MANUAL

EMPRESARIAL
DA
CONTABILIDA
DE

Hariella Andrade
Scia / Contadora
(63) 8420-7703

Sharon Albuquerque
Scia / Contadora
(63) 8416-8939
(63) 8133-9554

1 A Contabilidade
1.1 Objetivo deste Manual
O Objetivo deste manual de orientar os executivos, pequenos e
mdios empresrios de como realizada a contabilidade em suas
empresas, assim informando-o de como so realizados os
procedimentos, andamentos e finalizaes.
1.2 Competncias de cada Departamento
Identificamos a seguir os assuntos tratados e servios executados
em cada departamento:
- Depto Pessoal:
Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e apurao de
encargos trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como RAIS,
Informe de Rendimentos e demais assuntos previdencirios e
trabalhistas.
- Depto Fiscal:
Notas Fiscais (Entrada/Sada/Servios), apurao de impostos
(federais, estaduais e municipais), registro e apurao de livros e
demais obrigaes mensais, trimestrais e anuais do ICMS, IPI e ISS e
demais tributos como Giam, DCTF, e SPED.
- Departamento Contbil:
Balancetes, balanos, documentos contbeis, livros Dirio e Razo,
Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica e demais assuntos
contbeis.
- Legalizaes:
Alteraes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas,
certides negativas e fichas cadastrais.
- Expedio:
Retirada e entrega de documentos aos clientes.
- Recepo:
Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de e-mails em
geral.
- Assessoria:

Orientao tributria, contbil,

atendimento a cliente em geral.

fiscal,

trabalhista

jurdica,

- Consultoria:
Dvidas sobre preenchimento de notas, clculo de guias em atraso,
informao sobre vencimento de impostos e contribuies, dvidas
sobre folha de pagamento, e informaes de toda rotina operacional
vinculada aos servios contratados com nossa empresa.

2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS NOSSA

ORGANIZAO CONTBIL Com a finalidade de orientar V.Sas,
elaboramos alguns procedimentos dirigidos aos documentos fiscais e
contbeis, a fim de que possamos atend-los com maior rapidez e
cumprir os prazos legais.
2.1 Departamento Fiscal:
1. As notas fiscais de compras de mercadorias, matrias primas, ativo
imobilizado, e as de vendas e prestao de servios, devem ser
ordenadas e enviadas ou sero retiradas no incio de cada ms, para
registro e/ou classificao e posterior contabilizao.
2. Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos
devero ser enviados no original ou por xerox, na qual seja legvel a
autenticao bancria, ou deve ser anotada a data de pagamento.
2.2 Departamento Pessoal:
1. Rescises contratuais, recibos de frias, comprovantes e folhas de
pagamento, planilhas de comisses e variveis de salrios,
documentos para registro de empregados, etc., devem ser
encaminhados sempre em tempo hbil para que se possa proceder ao
processamento das rotinas, conforme prazos mencionados no item 4
deste.
2.3 Departamento Contbil:
1. Extratos Bancrios: verificar a seqncia da movimentao da
conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o perodo
faltante, ou solicitar um extrato mensal (pelo computador);
2. Depsito Bancrio: anexar cpia do comprovante da origem. Por
exemplo, recebimento de duplicata, anexar cpia desta;
3. Avisos de Cobrana: anexar cpias das duplicatas;
4. Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas,
transferncias, aplicaes, dbitos, crditos, etc.;
5. Contratos de seguros, emprstimos, financiamentos, etc., enviar
uma cpia do contrato e do pagamento das parcelas;
6. Despesas com conduo e correio: usar o vale despesas para cada
item;
7. Despesas com refeies, gasolina, lcool, material de limpeza,
brindes, conservao, manuteno, e outras pequenas despesas
somente podero ser contabilizadas quando comprovadas com a nota
fiscal do consumidor ou nota fiscal de servios;
8. Os recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cpia da mesma
ao depsito ou anotar a data do recebimento no verso;
9. Ticket de mquinas registradoras (supermercados) notas de
pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (scios) no
devem ser enviadas, pois no possuem valor contbil.
3- DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem
ser guardados em pastas prprias, disposio da fiscalizao ou para
utilizao no cumprimento de obrigaes acessrias, so os seguintes:
3.1 Principais
3.1.1 Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social;

3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6

Alteraes Contratuais e Atas de Assemblias Gerais;

DECA Declarao Cadastral Secretaria da Fazenda;
Carto do CNPJ;
Carto de Inscrio na Prefeitura;
Matrcula no INSS;

3.2 Acessrios
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6
3.2.7
3.2.8
3.2.9

Ficha de Cadastro Nacional de Empresas Junta Comercial;

- Ficha de Inscrio no CNPJ;
- Fichas de Alterao no CNPJ;
- Fichas de Alterao do Estado;
- Ficha de Inscrio na Prefeitura Municipal;
- Guias de Alterao na Prefeitura;
- Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos;
- Termo de Opo pelo SIMPLES;
- Alvars de Funcionamento;

3.3. De Afxao Obrigatria

3.3.1 Legislao Federal
1 Tributria:
PLACA INDICATIVA DA OPO PELO SIMPLES
Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do simples federal.
2 - Sade Pblica:
PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS PARA
MENORES. Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que
comerciam cigarros
3 Trabalhista:
a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS MENORES
Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores.
b) ESCALA DE REVEZAMENTO
Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos
dias destinados ao repouso.
c) AVISO DE REEMBOLSO CRECHE
Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.
d) QUADRO DE HORRIO
Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas
empresas, que no adotarem registros manuais, mecnicos ou
eletrnicos individualizados de controle de horrio.
e) SEGURANA DO TRABALHO
Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio
de materiais; materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas;
interdio de uso; construo civil; explosivos; localizao de
extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras.
4 - Defesa do Consumidor
CONDIES DE VENDA PRAZO (preo vista; taxa de juros ao ms,
quando refixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice

pactuado, quando ps-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de

mora, que no poder exceder a 2%.
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os
prestadores de servios.
3.3.2 Legislao Estadual
1 - Tributria
CARTAZ SONEGAR CRIME
Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir
nota-fiscal.
2 Defesa do Consumidor
CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL,
PROCON, DISQUEDENNCIA e IPEM)
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de
prestao de servios.
3 Fiscalizao Sanitria
CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO
Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros
alimentcios, abertos presena do pblico, fiscalizados pela
Secretaria de Estado da Sade, diretamente ou por rgo delegado.
Observaes:
1. Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do
estabelecimento devem ter seus preos obrigatoriamente afixados no
prprio produto, de forma visvel ao consumidor.
2 - Consulte nossa empresa sobre outras especificaes dos
mencionados cartazes e documentos que devem ser afixados.
3 - Consulte nossa empresa sobre os cartazes e outros documentos de
afixao obrigatria no mbito da legislao municipal.
4 RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL
4.1 - Cuidados Especiais
O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos
encargos sociais requer especial ateno, seja pela peculiar condio
da relao entre a empresa e seus empregados ou pela exigidade de
prazos para a execuo das muitas rotinas envolvidas, aliada s
severas multas quando de sua no observncia.
Outra questo de enorme importncia quanto ao aspecto das vrias
fontes da legislao que norteiam a matria. Alm da prpria CLT e de
vrios outros Regulamentos especficos, sempre dever ser verificada
a Conveno Coletiva de Trabalho das categorias de empregados
contratados pela empresa. Isto porque, no mais das vezes, so
assegurados direitos e vantagens, muitas vezes enormemente
variveis de uma para outra categoria de trabalhadores.
Evidentemente, por tudo isto, as consideraes aqui expressas no
esgotam o assunto.
Sempre que surgirem dvidas, recomendamos entrar em contato com
o nosso departamento de pessoal. Abaixo listamos as ocorrncias e
prazos mais comuns dentro dessa rea de atividade:

4.2- Admisso de Funcionrios

A legislao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao
registro do funcionrio. Deve-se evitar, sempre que possvel, a
contratao ou demisso no perodo em que a folha de pagamento
esteja sendo processada, ou seja, aps o dia 20 de cada ms.

4.2.1- Documentos Para a Admisso

CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdncia Social (original)
Ficha de Admisso
Atestado do Exame Mdico Admissional
1 Foto 3X4
Cpia do Carto do Pis
Cpia da Cdula de Identidade (RG)
Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF)
Cpia do Ttulo de Eleitor
Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH)- para os motoristas
Cpia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista
Cpia da Certido de Casamento
Cpia das Certides de Nascimento dos filhos e dependentes
Cpia do Carto da Criana dos filhos menores de 14 anos e
Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco
e idade.
Na Ficha de Admisso devero constar no mnimo os principais dados
do funcionrio, tais como: Nome, Endereo, Estado Civil, Funo, Data
da Admisso, Salrio (por ms, hora ou tarefa) e horrio de trabalho.
As cpias de documentos fornecidas devero ser devolvidas ao
empregado, aps sua utilizao, no prazo mximo de 5 (cinco) dias,
tendo em vista ser crime a reteno de documentos, ainda que sob a
forma de cpia (Lei 5553/68). A nica exceo quanto cpia do
Carto da Criana, que dever permanecer anexa Ficha de Salrio
Famlia, para eventual prova junto fiscalizao. A CTPS deve ser
devolvida em, no mximo, 48 horas.
4.2.2 Contrato de Experincia
Quando da contratao, o procedimento indicado o de que o
contrato de experincia seja firmado por escrito. A sua falta torna o
contrato por prazo indeterminado, com o nus da necessidade de
concesso do aviso-prvio para dispensa do empregado e da multa de
50% do FGTS, se houver interesse na extino do contrato de
trabalho.
O contrato de experincia pode ser prorrogado uma nica vez. O prazo
mximo considerado como experimental de noventa dias. O mais
comum que se contrate por quarenta e cinco dias, renovando-se o
perodo de experincia por outro, de mais quarenta e cinco dias.
Alerte-se que se no houver interesse na continuidade do funcionrio,
o contrato de experincia no pode superar a data limite, sob pena de
passar a ser considerado um contrato por prazo indeterminado,
surgindo novamente a necessidade da concesso de aviso-prvio e do
pagamento da multa de 50% do FGTS para a resciso contratual.

4.3 Resciso do Contrato de Trabalho

4.3.1 - Aviso Prvio
O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso
do contrato de trabalho e tem a durao de 30 dias.
Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo
empregador, o horrio normal do empregado ser reduzido de duas
horas dirias, podendo a reduo ser convertida em ausncias de sete
dias corridos. Se a resciso for promovida pelo empregado e o mesmo
no conceder o aviso prvio ao empregador, este poder descontar os
salrios correspondentes ao prazo respectivo.
O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o
trmino do aviso prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja
indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia, contado a partir da data
da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de servio
na empresa haver necessidade de homologao no sindicato da
categoria profissional do trabalhador ou no Ministrio do Trabalho,
previamente agendados.
4.3.2 Documentos Necessrios
-Empregados com menos de 1 ano:
Termo de Resciso de Contrato;
CTPS - Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
Aviso Prvio;
CD - Comunicado de Dispensa Requerimento do
desemprego;
Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador);
Atestado Mdico Demissional.

Seguro-

-Empregados com mais de 1 ano:

Termo de Resciso de Contrato;
Cheque administrativo nominal ao ex-funcionrio no valor das
verbas rescisrias; ou dinheiro, no caso de analfabeto; ou depsito
bancrio.
CTPS - Carteira de Trabalho e Previdncia Social;
Livro ou Ficha de Registro de Empregados;
Comprovante de Aviso Prvio;
CD - Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego;
Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador).
Atestado Mdico Demissional;
06 ltimas guias do FGTS GFIP;
GRFP paga.
GRs das contribuies sindical, assistencial e confederativa do
empregado referentes ao exerccio;
Carta de Preposto.
4.3.3 Cuidados Especiais na Dispensa
Convm lembrar que nos casos em que a resciso de contrato se
opere nos trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei

estabelece uma indenizao adicional correspondente ao valor de um

ms do salrio do empregado.
Da mesma forma, necessrio sempre consultar a Conveno Coletiva
aplicvel, tendo em vista direitos especiais que podem ser
assegurados, tais como situaes especiais de estabilidade
(funcionrio em fase de alistamento, com determinada idade e/ou
tempo de servio, gestantes, etc.).
4.4 Frias
4.4.1 Frias Normais e Coletivas
A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30
dias de frias, sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de
1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salrio normal, a
ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3
de suas frias em abono pecunirio.

4.4.2 Concesso
A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o
empregador. Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o
empregado faz jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro.
Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e
menores de 50 anos de idade, as frias podero ser concedidas em 2
perodos, um dos quais no poder ser inferior a 10 dias corridos. O
empregado estudante, com menos de dezoito anos, ter direito a
frias coincidentes com as frias escolares.
4.4.3 Frias Coletivas
Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um
setor ou a um estabelecimento especfico da empresa.
Neste caso, dever ser feita comunicao com no mnimo 15 dias de
antecedncia ao
Ministrio do Trabalho e aos sindicatos que representem os
empregados, alm da afixao de avisos nos locais de trabalho.
4.4.4 Comunicao e Anotao
As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com
antecedncia mnima de trinta dias. A concesso das frias deve ser
anotada na CTPS do empregado, antes que este entre em gozo das
mesmas.
4.4.5 Perda do Direito
No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo
aquisitivo permanecer em licena remunerada por mais de 30 dias ou
tiver sido afastado pela Previdncia Social por mais de 6 meses, ainda
que descontnuos.
No pode ser procedido desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo,
haver reduo do perodo de gozo, sempre que o funcionrio tiver
mais de 5 faltas injustificadas durante o perodo aquisitivo.
4.4.6 Pagamento

O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio

do respectivo perodo.
4.5 - Horrio de Trabalho
4.5.1 Durao
A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8
horas dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de
trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao.
4.5.2 Trabalho Noturno
O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia
seguinte considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno
computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna
remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal.
4.5.3 Trabalho aos Domingos
O trabalho aos domingos, exceto algumas atividades especficas,
requer autorizao prvia dos rgos do Ministrio do Trabalho e o
cumprimento das demais posturas da legislao local. A remunerao
das horas trabalhadas aos domingos no mnimo 100% superior s
horas normais.
4.5.4 Horas Extras
A jornada poder ser aumentada em at 2 horas por dia, mediante
acordo escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a remunerao
mnima das horas extras 50% superior da hora normal. Contudo,
muitas das convenes coletivas tm fixado este percentual em
patamares superiores.
4.5.5 Controle de Ponto
As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de
freqncia atravs de livro ou registro de ponto, que demonstre a hora
de entrada e sada dos funcionrios. Dever ainda conter prassinalado o horrio de almoo e portar a assinatura do empregado.
Lembramos que h Convenes Coletivas que exigem a anotao do
ponto para qualquer nmero de empregados, o que, alis, um
procedimento recomendvel.
4.5.6 - Intervalo para repouso e alimentao
Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contnuas
dever ser concedido um intervalo mnimo de 1 hora para repouso e
alimentao. Este intervalo no computado na durao do trabalho e
no dever ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que
traga a previso dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4
horas e inferiores a seis, dever ser observado intervalo mnimo de 15
minutos. H, ainda, situaes especiais de intervalo, como no caso dos
digitadores e
de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas.
4.5.7 - Intervalo entre jornadas
O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11
horas.

4.5.8 Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias

Diferenciadas
Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres
sejam iguais em direitos e deveres, pela prpria diferena natural
existente, a legislao estabelece intervalos peculiares ao trabalho da
mulher, como, por exemplo, o perodo para amamentao. Da mesma
forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos
especiais assegurados, tanto pela CLT, quanto por acordos e
convenes
coletivas.
Igualmente,
as
chamadas
categorias
diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos
e jornadas especficas, at pelas condies prprias de determinadas
atividades e tarefas.
4.6 Remunerao
4.6.1 Pagamento dos salrios
A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1
ms, devendo ser efetuado at o 5 dia til do ms subseqente ao
vencido.
4.6.2 Adiantamento Salarial
A quase totalidade das convenes coletivas e os prprios usos e
costumes do mercado determinam a concesso de adiantamento
salarial, cuja data varia de empresa para empresa e de acordo com a
data em que efetuado o pagamento mencionado no item 4.6.1.
4.6.3 Itens que integram os salrios
Alm do valor fixo estipulado, devero ser considerados para efeito de
remunerao tambm as comisses, percentagens, gratificaes,
dirias para viagens quando excedentes a 50% do salrio do
empregado, e abonos.
4.6.4 Garantias
A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma
forma, no pode haver desigualdade de salrios entre dois
funcionrios com diferena de tempo de servio na mesma funo
inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual produtividade e
perfeio tcnica, na mesma localidade. o chamado paradigma.
4.6.5 Vale Transporte
O benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e parte do
custeio das despesas realizadas pelos empregados para o
deslocamento ao local de trabalho. devido aos trabalhadores em
geral. custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do
salrio do empregado. Sua aquisio deve ser comprovada atravs de
recibo emitido pelas empresas autorizadas venda deste.
4.6.6 Outras Vantagens e Benefcios
Se por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa, ou ainda
por determinao de acordo individual ou acordo ou conveno
coletiva forem concedidos benefcios in natura, os mesmos no podem
ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a

supresso. Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens

adicionais so:
Ticket Refeio
Cesta Bsica
Assistncia Mdica
4.7 - 13 Salrio
4.7.1 Normas Gerais
A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at
o dia 20 de dezembro de cada ano. Trata-se do 13 Salrio. O dcimo
terceiro salrio devido razo de 1/12 da remunerao do ms de
dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. Para este
efeito, so considerados como ms completo as fraes iguais ou
superiores a quinze dias.
4.7.2- Antecipado por ocasio da concesso de frias
A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por
ocasio da concesso das frias, sempre que o empregado assim o
solicitar at 31 de janeiro do ano a que se refere.
4.7.3 Prazo para Pagamento
Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao
das frias, a mesma dever ser quitada at o dia 30 de novembro do
ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela dever ser
paga at o dia 20 de dezembro do respectivo ano.
4.8 - Obrigaes Legais em Geral
4.8.1 Livros que devem permanecer no local de trabalho
A legislao estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeo do
Trabalho que deve ser mantido em cada um dos estabelecimentos que
tenham empregados, para verificao e eventuais anotaes dos
autos de infrao e dos termos de ocorrncia. Igualmente, o Livro ou
Fichas de Registro de Empregados devero ser apresentados
fiscalizao, sempre que solicitados.
4.8.2 - Normas Regulamentadoras
Com o fim de criar regulamentos de Segurana , Higiene e Medicina do
Trabalho, foram institudas as NR Normas Regulamentadoras. As
mesmas dispem sobre vrios aspectos voltados a diminuir os riscos
de insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre
os principais aspectos que as NR abordam, ressaltamos:

PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional

PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais
CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes
EPI Equipamentos de Proteo Individual

4.8.3 Estojo de Primeiros Socorros

O empregador dever manter em cada um de seus estabelecimentos
o material necessrio prestao de primeiros socorros, de acordo

com o risco da atividade. Este material deve ser guardado em local

adequado e aos cuidados de pessoa treinada para esse fim.
4.9 Inscrio dos Scios ou Diretores na Previdncia Social
So segurados obrigatrios da previdncia social, na qualidade de
contribuintes individuais, as seguintes pessoas fsicas: diretor no
empregado e o membro de conselho de administrao na sociedade
annima; todos os scios, nas sociedades em nome coletivo e de
capital e indstria; o scio gerente e o scio cotista que recebam
remunerao decorrente de seu trabalho na sociedade por cotas de
responsabilidade limitada, urbana ou rural.
Para tais segurados filiados at 28.11.99, a contribuio previdenciria
ser correspondente a 20% (vinte por cento) dos valores constantes
de uma escala de salrios-base, dividida em classes variveis entre R$
200,00 e R$ 1.561,56 (04/2002), cuja progresso decorre do tempo de
contribuio em cada uma delas.
O contribuinte individual inscrito aps 28.11.99, dever contribuir
obrigatoriamente
sobre o valor total da remunerao percebida decorrente do trabalho
(pr-labore).
4.10 Penalidades
As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria
podero variar entre 7,5657 e 7.565,6943 UFIR, dependendo da
Infrao. Consulte sempre nossa organizao contbil.
5 SERVIOS DE TERCEIROS
Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios
contratados de terceiros, a saber:
5.1- Pessoas Fsicas
Pessoas Fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como
autnomas nas Prefeituras Municipais, e junto ao INSS, e devem
apresentar RPA (recibo de pagamento a autnomos), Nota Fiscal de
Servios ou Recibos.
Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes:
- Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a
autnomo), descrevendo adequadamente os servios prestados, todos
os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF,
endereo completo, pois essas informaes sero necessrias no
eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do
informe de rendimentos obrigatrios;
- Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de
Renda Devido, quando couber, de acordo com a tabela de incidncia
desse tributo e exigir a declarao de dependentes do Imposto de
Renda para os casos que assim o exigirem;
- O valor bruto dos servios prestados deve ser includo na base de
clculo do INSS a fim de garantir o recolhimento da quota
previdenciria.
Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados
no tocante s legislaes previdencirias e trabalhista:

- A legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o

pagamento com habitualidade como sendo decorrente de vnculo
empregatcio, se a relao apresentar as caractersticas prprias para
tanto, implicando em srios riscos de aes trabalhistas ou autuaes
administrativas,
sendo
necessrios
cuidados
especiais
na
administrao desses casos.
5.2 Pessoas Jurdicas
A empresa que se utilizar da contratao de servios prestados por
pessoas jurdicas deve atentar para os seguintes detalhes:
- Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo
todas as condies bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades
profissionais envolvidas, alm das demais situaes;
- Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil;
- Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados;
- Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto
de Renda na Fonte, de 1,5 % pela lista das 40 atividades, bem como
das atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de auto-reteno;
- Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS
nos casos previstos em lei, que de 11%, e em caso afirmativo
descontar o valor desse imposto.
6 DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA
Um bom controle da documentao que envolve as movimentaes e
operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom
trabalho de contabilidade, uma vez que estas operaes representam
a quase totalidade da movimentao contbil e financeira das
empresas.
Essas operaes so as seguintes:
Pagamentos;
Recebimentos;
Emprstimos Bancrios;
Descontos de Ttulos;
Cobrana Bancria;
Leasing;
Despesas Bancrias;
Outras operaes.

6.1 - Pagamentos
Estas operaes compreendem todas as formas de efetuarmos
pagamentos de qualquer natureza, atravs da rede bancria, prtica
absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo desde
um cheque at procedimentos via Internet e os chamados home
banking.
Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que
toda empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cpia
do documento de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico,
etc..) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados
(duplicata, ttulo, depsito, guias de recolhimento de impostos e
contribuies, etc..).

6.2 - Recebimentos
Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos
valores de qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos
provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e
terceiros.
Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser
documentados de forma a permitir a clara identificao do valor
recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado
por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..). Os
depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em
documento apartado, de todas informaes necessrias ao seu bom
controle.
Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria
(emprstimos,
adiantamentos,
etc.)
devem
igualmente
ser
identificados e documentados pelo departamento financeiro e os
eventuais valores a identificar devem ser objeto de controles
internos que definam em curto espao de tempo como trat-los nos
registros financeiros e contbeis.
6.3 - Emprstimos Bancrios
Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que
podem ser obtidos junto ao mercado financeiro.
O departamento financeiro deve documentar de maneira sumria as
principais caractersticas de cada contrato, a fim de dar cincia a
todos os envolvidos, tais como:
Tipo e natureza do contrato;
Valor do emprstimo;
Prazos de vencimento;
Prazos de carncia;
Encargos (juros, spread, etc..);
Garantias;
Outras que julgar conveniente.
Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser
encaminhado nossa empresa para que tenhamos subsdios
adequados ao registro correto das operaes.
7 Despesas e Custos
Este tpico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a
contabilizao das despesas/custos, e como document-la perante a
legislao fiscal.
7.1- As despesas/custos realizadas devero estar OBRIGATORIAMENTE
relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas
por meio de documentao idnea, notas fiscais ou recibos, emitidas
sempre em nome da empresa, com data do evento, valor,
discriminao dos itens ou servios e sua devida quitao. Ex: Nunca
deveremos lanar despesas de manuteno de veculos, se a empresa
no possui absolutamente nenhum veculo.
7.2- Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno
pela fonte
pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil
nossa organizao contbil para clculo dos mesmos. Ex: Recibo de
aluguel, RPA recibo de pagamento a autnomos, etc.

7.3- As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das

contas de luz e telefone nossa organizao contbil juntamente com
as notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crdito
fiscal de ICMS.
7.4- A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa
como documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom
emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas
fiscais e recibos diversos so reconhecidos pela legislao.
7.5- Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagas com
cheque nominal.
7.6- Para empresas que mantm atividade externa na realizao de
seus negcios ou manuteno em seus clientes, permitido a
elaborao de relatrio peridico de despesas, contendo todas as
atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em
Km se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas,
passagens areas quando utilizadas, etc), sempre com todos os
comprovantes anexos.
7.7- Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica,
exigir contrato
das empresas que as realizam. Ex: Manuteno dos computadores,
dos aparelhos de ar condicionado, etc.
Observao:
Qualquer dvida que eventualmente aparea na apresentao dos
documentos para serem lanados em despesas/custos, etc., consulte
sempre o nosso Depto. Contbil.
8. ESTOQUES
8.1 - Conceito
O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas, produtos
em fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de
embalagem, nas indstrias; e pelas mercadorias nas empresas
comerciais.
8.2 - Inventrio
Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos
itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa,
existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime
tributrio do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os
seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e
valor total.
Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de
Inventrio, obrigatrio pela legislao federal e estadual, e necessrio
para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo).
Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias,
regra geral, utiliza-se o custo mdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro
a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela
legislao, bem como outras formas de avaliao praticadas em

situaes especficas. Consulte nosso departamento contbil no caso

de dvida sobre o melhor mtodo.
A legislao do Estado do Rio de Janeiro concede prazo de 60 dias para
a escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto
a legislao federal vaga quando determina que o o inventrio ser
escriturado no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de
Registro de Inventrio e do livro de Controle da Produo e do
Estoque, sujeitam o contribuinte a multa elevada.
O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do
perodo) deve coincidir com a apurao escritural (estoque inicial,
mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a
estoque final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob
pena de autuao pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra
de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade
com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais.
Consulte nosso departamento contbil para maiores esclarecimentos.
A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados,
deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente
Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra,
devero ser estornados.
As empresas construtoras que possuam material de construo a ser
aplicado nas obras no exerccio seguinte, bem como, os imveis
prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no
Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de
resultado no fim do exerccio.
Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas,
moveis, veculos, etc., no precisam ser relacionados no Livro de
Registro de Inventrio.
9- COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE
MERCADORIAS E PRODUTOS.
As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios
iro gerar para as empresas crditos tributrios passveis de
compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade.
As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais
contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da
operao, dados do adquirente, condies de pagamento, descrio
dos produtos e destaques dos impostos incidentes, no esquecendo de
anotar a data de recebimento da mercadoria.
vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por
caixas registradores e notas fiscais simplificadas.
9.1 Escriturao dos Livros Fiscais
As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros
prprios. Para tanto faz- se necessrio o envio peridico da primeira
via, organizao contbil, sob protocolo especial para esse fim,
conforme o acordado no contrato de prestao de servios.
9.2 - Classificao
A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida,
realizada pelo prprio comprador, pois este sabe para que e porque a
fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizao de um carimbo prprio
para este fim.

9.3 Controle Financeiro das Compras

Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as
compras devero ser controladas separadamente em: vista e a
prazo.
As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque
utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma
anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento, e sempre
vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de
pagamento ou utilizao de um carimbo prprio, esclarecendo quanto
sua quitao. Salientamos que a simples referncia de venda vista,
no quita a nota
fiscal.
9.4 Transferncias e Remessas
Os recebimentos de mercadorias em transferncias de depsitos ou
filiais, e os recebimentos por remessas de ou para conserto ou
industrializao, previstos na legislao vigente devero receber uma
orientao especial de nossa organizao contbil.
9.5 Devolues de Compras
As devolues de compras devem receber um tratamento prprio, nos
termos da legislao fiscal, devendo receber uma orientao especial
de nossa organizao contbil.
10. IMOBILIZADO - AQUISIO E VENDA
10.1 - Conceito
Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita
para funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e
construes), maquinas, computadores, moveis, instalaes e
ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso.
10.2 - Aquisio
Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota
fiscal, escritura, recibo, etc.). O original ou uma cpia dever ser
enviada a nossa organizao contbil para registro fiscal e contbil. Se
tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte um dos nossos
scios.
Na compra de veculo de pessoa jurdica, tire uma cpia da nota fiscal,
e na compra de
particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento
de transferncia aps o reconhecimento da firma e antes de envia-lo
para efetivar a transferncia.
Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento
(leasing), exija, tambm, a nota fiscal correspondente.
No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no
comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente
recibo ou duplicata quitada para sua segurana.
Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina,
etc., consulte um dos nossos scios sobre as implicaes legais e
tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio: a vista, a
prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negcio.

Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois

alm de diversas exigncias burocrticas h incidncia de tributos e
contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.).
No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma,
ampliao), consulte-nos sobre as implicaes relacionadas com esse
tipo especial de imobilizao.
10.3 - Venda
Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo.
Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a
ser vendido, pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de
atualizaes e depreciaes.
Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime
tributrio escolhido
pelo contribuinte.
Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire
cpia do documento de transferncia aps assin-lo e reconhecer a
firma e antes de entreg-lo ao comprador.
Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal
como: contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo
para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para
determinadas operaes.
No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia
de seguro, enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido.
recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras
para o ativo imobilizado.
11- Vendas e Circulao de Produtos e Mercadorias e
Prestao de Servios
As vendas de produtos, mercadorias e servios iro gerar para as
empresas, a obrigao de pagamento de vrios impostos, tais como
IPI, ICMS, ISS, PIS E COFINS; e, Se optante pela modalidade do lucro
presumido, as vendas comporo a base de clculo para a apurao do
IRPJ (imposto de renda da pessoa jurdica) e da CSLL (contribuio
social sobre o lucro lquido); e, Se optante pelo Simples, as ME ou EPP,
pagaro esse imposto com base nas suas vendas, o mesmo
acontecendo para as optantes do Regime Simplificado, com relao ao
ICMS.
As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a
legislao
vigente,
em
modelos
prprios,
destacando-se
principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as
condies de pagamento, os produtos comercializados e os impostos
incidentes na referida operao.
O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento
especfico. Consulte o nosso departamento fiscal. obrigatria a
guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numrica seqencial.
Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser
efetuado no momento da sada das mercadorias, sendo necessria a
assinatura do recebedor no respectivo canhoto.
As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de
recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pr-datados,
cobrana bancria, carto de crdito, etc.
11.1 Escriturao dos Livros Fiscais

As notas fiscais, bem como os cupons fiscais devero ser escriturados

em livros prprios. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico de
uma via dos respectivos documentos ou resumo dirio dos
equipamentos prprios de cupons fiscais, nossa organizao
contbil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim,
obedecendo a periodicidade estabelecida em nosso Contrato de
Prestao de Servios.
11.2 Prestadoras de Servios
Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de
Renda/Pis-Cofins-Csll e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus
documentos de venda de servios, nos termos de legislaes
especficas, consulte nosso departamento fiscal.
As empresas dispensadas da emisso da nota fiscal devero emitir o
recibo ou documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando uma
cpia para nossa organizao contbil para o devido registro contbil .
11.3 - Transferncias e Remessas
As transferncias para depsitos ou filiais, bem como as remessas
para beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas
anteriormente, ficam obrigadas a situaes especficas, devendo ser
consultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e
consideraes especiais.
11.4 Devolues de Vendas
A legislao prev condies e especificaes legais prprias s
devolues de vendas, devendo ser consultada a organizao contbil,
sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais.
12- RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS
Este tpico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais so
os principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na
liquidao e guarda desses documentos.
12.1- Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus
tributos. Procure pag- los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se
no o fizer fique ciente de que incidir multa, juros de mora e correo
a ser aplicado na efetiva liquidao do tributo, bem como de eventuais
notificaes e fiscalizaes que podero ocorrer em funo do no
pagamento do mesmo.
12.2- Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no
ms imediatamente anterior, para que se efetue o lanamento de
baixa das mesmas.
12.3- Apresentamos adiante relao dos principais
classificados por esfera de governo, cdigo e vencimento:
TRIBUTOS FEDERAIS CDIGO VENCIMENTO
IRPJ- LUCRO REAL ESTIMATIVA MENSAL 5993 DIA 30 *
CSSL- LUCRO REAL 2484 DIA 30 *
IRPJ TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO 2089 DIA 30 #

tributos

CSSL TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO 2372 DIA 30 #

IPI 1o DECNDIO 1097 DIA 20 +
IPI 2o DECNDIO 1097 DIA 30 +
IPI 3o DECNDIO 1097 DIA 10 *
SIMPLES FEDERAL 6106 DIA 20 *
COFINS 2172 DIA 20 *
PIS FATURAMENTO 8109 DIA 20 *
INSS GPS/PATRONAL 1007 DIA 10 *
INSS GPS/FUNCIONRIOS SIMPLES 2003 DIA 10 *
INSS GPS/FUNCIONRIOS - GERAL 2100 DIA 10 *
GFIP FGTS 0115 DIA 07 * PIS/COFINS/CSLL(S/NF.ACIMA 5.000,00 POR
MS/CLIENTE)
5952 10 DIA MS SEGUINTE
IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PJ A PJ 1708 10o DIA @
IRRF- S/COMISSES DE PJ A PJ 8045 10o DIA @
IRRF- S/ALUGUIS 3208 10o DIA @
IRRF- S/SALRIO OU PR-LABORE 0561 10o DIA @
IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PF A PJ 0588 10o DIA @
* do ms seguinte ao fato gerador
# do ms seguinte ao final do TRIMESTRE de encerramento
+ do ms corrente ao fato gerador
@ til da semana seguinte ao fato gerador

OBS: ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o

vencimento cai em feriado ou fim de semana,
EXCETO no SIMPLES e INSS; nestes casos PRORROGA-SE.
TRIBUTOS ESTADUAIS CDIGO VENCIMENTO
ICMS- REGIME DE APURAO NORMAL 021-3 DIAS 20 *
ICMS-REGIME SIMPLIFICADOESTIMATIVAME/EPP 022-1 #
* do ms seguinte ao fato gerador (PRORROGA-SE o recolhimento
quando o vencimento cai em feriado e fim de semana)
# data vencimento de acordo com o penltimo algarismo do n. de
inscrio
TRIBUTOS MUNICIPAIS PERODO VENCIMENTO
ISS- SOBRE FATURAMENTO MENSAL 10 #
ISS SOC. CIVIL PROF. REGULAMENTADA MENSAL 10 #
# do ms seguinte ao fato gerador
IMPORTANTE:
QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREA NA
CONFERNCIA DAS GUIAS PARA PAGAMENTO, ETC., CONSULTE
SEMPRE A NOSSA ORGANIZAO CONTBIL.
13 ARQUIVO
Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de
arquivos: Documentos Contbeis e Documentos Legais.
13.1 Documentos Contbeis
Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem
cronolgica de data, em alguns casos em ordem cronolgica de

lanamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por ms, por

trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos
de cada empresa.
Os principais documentos contbeis so:
- notas de compra/servios
- notas de vendas/servios
- extratos bancrios
- duplicatas pagas
- comprovantes de despesas/custos
- cpias de cheques
- comprovantes de dbitos/crditos bancrios
- outros documentos contabilizados
13.2 Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores
distintos:
100 - FEDERAL
200 - ESTADUAL
300 - MUNICIPAL
400 - MINISTRIO DO TRABALHO
500 - CONTRATOS
600 - INSS
700 - SINDICAL
800 - DIVERSOS
Por sua vez, cada setor dividido em:
100 - Federal
101 - Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 - Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica
103 - Ficha de Alterao do CNPJ
104 - Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 - Certido Negativa Conjunta Receita e Procuradoria
106 - Comunicaes de Aumento de Capital
107 - Demonstrativos dos Duodcimos
108 - CNAE
109 - Comunicaes de IPI e IRPJ
110 - DIRF
111 - Carto do CNPJ
112 - Notificaes - Auto de Infraes
113 - Baixa do CNPJ
114 - Certido Negativa por Encerramento de Atividades
115 - Programa de Alimentao ao Trabalhador
116 - DNER
117 - Defesas
118 - Utilidade Pblica
119 - Parcelamentos
120 - Termo de Opo Simples
121 - Autorizao do DAC
122 - IPEM
123 - Diviso de Censura de Diverses Pblicas
124 - CADE SDE
200 - Estadual
201 - Declarao Cadastral (DECA)

202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217
218
219
220
221
222
223

Declarao do ndice de Participao dos Municpios (DIPAM)

Demonstrativo das Operaes Interestaduais GIA
Certido Negativa do ICMS
Autorizao para Impresso de Notas Fiscais
Auto de infrao
Parcelamento do ICMS
Notificaes
Ficha de Inscrio do Contribuinte DECA
Declaraes
Alvar de Utilizao Secretaria de Sade
Modelos de Notas Fiscais
Comprovao ZONA FRANCA
Conselho Regional de Educao
Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma)
IBDF IBAMA
Defesas
Licena da Diviso do Exerccio Profissional
Utilidade Pblica
Declarao de Microempresa
Laudos Tcnicos
Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados
Vigilncia Sanitria

300 - Municipal
301 - Guia de Inscrio ou Atualizao ISS
302 - Ficha de Inscrio no ISS FDC
303 - Taxas de Licena Letreiro / Especiais
304 - Certido Negativa do ISS
305 - Pedido de Vistoria
306 - Comunicados
307 - Imposto Predial
308 - Auto de Infrao e Intimao
309 - Autorizao para Impresso de Notas Fiscais
310 - Habite-se / Auto Vistoria
311 - Alvar de Funcionamento
312 - Defesas
313 - Utilidade Pblica
314 - Declarao de Microempresa
315 - Parcelamentos
316 - Cancelamentos
317 - Regime Especial
318 - Certido de Transformao de Uso
319 - Certido/Protocolo da Instalao Comercial
400 Ministrio do Trabalho
401 - Cadastro de Empresas
402 - Relao de Empregados Menores
403 - RAIS / DCPIS
404 - CIPA
405 - Certificados de Aprendizagem SENAI
406 - Reclamaes Trabalhistas Defesas
407 - Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao

408
409
410
411

Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI

Defesas
Acordo de Compensao
Laudos Tcnicos

500 - Contratos
501 - Contrato Social - Ata de Constituio
502 - Alteraes de Contrato
503 - Contrato de Locao
504 - Contrato de Uso de Veculos
505 - Cadastro da JUCESP
506 - Contrato de Assessoria
507 - Contrato de Prestao de Servios
508 - Reunies
509 - Publicaes em Jornais
510 - Atas
511 - Contratos Diversos
512 - Comprovante de Cauo de Locao
513 - Certido Breve Relato JUCESP
514 - Xerox das Exigncias JUCESP
515 - Declarao de Alienao de Participaes Societrias
516 - Baixa de Firma Individual
517 - Notificaes
518 - Defesas
519 - Recadastramento JUCESP
520 - Buscas Jucesp/Cartrios
600 - Inss
601 - Pedido de Matrcula (Inicial)
602 - Certificado de Matrcula
603 - Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC)
604 - Certificado de Regularidade de Situao
605 - Certificado de Quitao
606 - Certificado de Taxa de Seguro
607 - Demonstrativo dos Salrios de Contribuio
608 - Certificado de Aprovao Corpo de Bombeiros
609 - Alteraes: Nome, Endereo, CGC
610 - Declaraes de Rendimento do INSS
611 - Comprovante Inscrio Contribuio Individual
612 - Carns dos Scios
613 - Recadastramento
614 - Autos de Infrao
615 - Defesas
616 - SESI
617 - Termo Ao Fiscal TAF
618 Parcelamentos
700 Sindical
701 - Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador
702 - Conselho Regional de Farmcia
703 - Dissdios Coletivos
704 - Acordos
705 - SENAI 706 - FINAME

707
708
709
710
711
712
713
714
715
716
717
718
719
720

- Certides e Registros
- CRA
- CORCESP
- Conselho Regional de Contabilidade
- CRECI
CREA
- Correspondncia Sindicato Patronal
- CONAR (Legislao e Processos)
- SUSEP
- Certido Negativa de Dbito Salarial
- Conselho Regional de Medicina
- EMBRATUR
- Conselho Nacional do Cinema
CORE

800 Diversos
801 - CACEX
803 - Certido de Registro de Capital Estrangeiro
804 - Procuraes / Declaraes
805 - Balanos e Balancetes
806 - Documentos dos Scios ( xerox )
807 - Marcas e Patentes
808 - Correspondncias
809 - Consultas
810 - Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS
811 - Escrituras
812 - Apurao do Ativo Imobilizado
813 - Ajustes de Balano
814 - Laudo de Avaliao
815 - Relatrios
816 - Inventrio
817 Depsito Inicial
818 Cadastro de Fornecedores e Associaes
819 Convocaes
820 - Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica
821 - Cadastro de Bancos
822 - Mapas de Depreciaes
823 - Alvars
824 - Seguros
825 - Carta de Fiana
826 - Eletrobrs
827 - BNDES
828 - Consrcios
As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como
outros documentos esto divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
PASTA A/1 PASTA B/2
1- Guias de Recolhimento do INSS 9 - Guias de Apurao e
Recolhimento do ICMS
2- Guias de Recolhimento e Relao dos Empregados do FGTS
10 - Guias de Apurao e Recolhimento do IPI
3 - Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurdica e
Contribuio Social
11 -

4 - Guias de Recolhimento do ISS 12 5 - Cadastro de Admisso e Demisso dos Empregados 13 Orientaes e Comunicados
6 - Guias de Recolhimento do PIS, COFINS 14 - Memos Empresa
Contbil
7 - Guias de Recolhimento e Relao dos Funcionrios de Contribuio
Sindical e Assistencial
15 8 - Folhas e Envelopes de Pagamento 16 - PASTA C/3 PASTA D/4
17- Balanos 25 - Fichas Financeiras e Informes de Rendimentos
18- Balancetes 26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19- Cadastros e Declaraes 27 20- IBGE 28 21- DCTF - DACON 29 22- 30 23- 31 24- 32 - Documentos dos Autnomos
PASTA E/5
FUNCIONRIOS
33- 40 Empregados Desligados
34- 40.1 35- 40.2 36- 40.3 37- 40.4 38- 40.5 39- 40.6 40.7 40.8 40.9 40.10
13.3 Prazos para Guarda de Documentos
A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de
documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situaes em que um
mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em
virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos envolvidos
(societrio, tributrio, trabalhista, previdencirio, etc.). Consulte as
tabelas de temporalidade de guarda de documentos disposio em
nossa organizao contbil.