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Tecnicas de Secretariado PDF
Tecnicas de Secretariado PDF
Secretariado
conjunto
de assessores diretos
de
uma
CONCEITO DE SECRETARIADO
Tecnicas De Secretariado
1. Planear e organizar a rotina diria e mensal da chefia/direco, providenciando pelo
cumprimento dos compromissos agendados:
1.1 Organizar a agenda, efectuando a marcao de reunies, entrevistas e outros
compromissos, tendo em conta a sua durao e localizao e procedendo a eventuais
alteraes;
1.2 Organizar reunies, elaborando listas de participantes, convocatrias, preparando
documentao de apoio e providenciando pela disponibilizao e preparao do local da
sua realizao, incluindo o equipamento de apoio;
1.3 Organizar deslocaes efectuando reservas de hotel, marcao de transporte,
preparao de documentao de apoio e assegurando outros meios necessrios
realizao das mesmas.
2. Assegurar a comunicao da chefia /direco com interlocutores, internos e externos,
em lngua portuguesa ou estrangeira:
2.1 Receber chamadas telefnicas e outros contactos, efectuando a sua filtragem em
funo do tipo de assunto, da sua urgncia e da disponibilidade da chefia/direco, ou
encaminhando para outros servios;
2.2 Acolher os visitantes e encaminh-los para os locais de reunio ou entrevista;
2.3 Contactar o pblico interno e externo no sentido de transmitir orientaes e
informaes da chefia/direco.
3. Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da
chefia/direco:
3.1 Seleccionar, registar e entregar a correspondncia urgente e pessoal e encaminhar a
restante a fim de lhe ser dada a devida sequncia;
COMPETNCIAS
Conhecimentos
1. Lngua portuguesa.
2. Lngua inglesa ou francesa e outra lngua estrangeira.
3. Noes de organizao e administrao de empresas/servio pblico.
4. Organizao do trabalho e gesto do tempo.
5. Noes bsicas de legislao laboral, fiscal e comercial.
Uma secretria est, por exemplo, encarregue de manter a agenda do seu diretor
atualizada e de marcar e controlar compromissos, reunies e viagens. As suas principais
funes envolvem tambm redigir relatrios, apresentaes e outros documentos. Um
dos problemas dirios mais importantes de uma secretria o de saber fazer um bom
arquivo, uma tarefa que requer no s boas capacidades de sistematizao de processos,
como tambm de organizao pessoal.
Boa gesto de tempo e tarefas
Uma secretria eficiente precisa de saber gerir todas as suas tarefas, quer sejam
dirias, semanais ou a at de longo prazo. A secretria deve saber administrar e
estabelecer os assuntos prioritrios que constituem a sua agenda e, sobretudo, as do seu
superior. Entre essas tarefas podemos encontrar: separar e organizar o trabalho do dia,
assim como o trabalho que se encontra pendente ou atrasado; dar apoio a reunies e
certificar-se que est tudo organizado para o o bom funcionamento destas; Fazer o
levantamento da correspondncia e dos telefonemas urgentes; Determinar prazos para a
assinatura de cartas, cheques ou facturas.
CONCLUSO