GERENCIAMENTO DE PROJETOS EM BIBLIOTECAS

Gustavo Bruno Alcantara de Lima1

RESUMO

Este artigo tem como objetivo de levantar referencial terico a fim de situar prticas conhecidas como
Gerenciamento de Projeto(ou Project Management, publicaes estrangeiras), especificamente em ambientes
informacionais como bibliotecas. Nesse sentido, nosso estudo consiste numa pesquisa bibliogrfica nas
principais bases de dados especializados em biblioteca e cincia da Informao (por exemplo: Library and
Information Science Abstracts (LISA), Library, Information Science and Technology Abstrcts (LISTA) e Web of
Science) podemos encontrar experincias profissionais e referncias aos processos de implementao de
numerosas propostas projeturas de diversos carteres.

Palavra-chave: Gerenciamento de Projeto - Biblioteca; Bibliotecrios - Gestores de projetos

Introduo
um desafio para os bibliotecrios e profissionais de informao promover os
servios e produtos inovadores e atendam as necessidades de seus usurios e engrandeam o
papel de suas Unidades de Informao(UI). O tema abordado se dedica na Administrao por
projetos ou Gerenciamento de Projetos(GP), onde devemos entender que projeto muito mais
do que um conjunto ordenado de aes para se atingir um objetivo, entretanto percebe-se que
quando tratamos de projetos em bibliotecas, estamos ainda tratando como apenas um
documento com cronogramas e descrio de recursos materiais e humanos.
No Brasil, o GP em bibliotecas ou UI ainda incipiente. Por outro lado, constatamos
crescimento de publicaes(artigos, livros, sites) relacionados com a temtica adotado neste
estudo (WINSTON e HOFFMAN, 2005; KINKUS,2007). Em contrapartida, como afirma
Fagan e Keach(2009) Gerenciamento de Projetos dentro de bibliotecas ainda emergente em
seu papel.
Consideramos GP uma metodologia adotada por indstrias, empresas de tecnologia e
servios, o qual tem facilitado os instrumentos de controle no processo de criao e
lanamentos de novos produtos e servios por meio que se facilite sua realizao em tempo
previsto, com qualidade e recursos econmicos planejados. A justificativa para a realizao da
pesquisa se pauta na necessidade dos profissionais da informao (bibliotecrios,
documentalistas, arquivistas e demais profissionais) conhecerem e utilizarem as ferramentas e
mtodos de GP.
1 Bacharel em Biblioteconomia; Graduando em Sistemas de Informao
 A primeira parte evidenciar o conceito de projeto e GP, quais as caractersticas e
vantagens de adotar prticas em Bibliotecas e UI.
A segunda parte relata sobre as principais metodologias adotadas pelos projetos em
bibliotecas, e tcnicas e ferramentas aplicadas em GP.
A Terceira ponto foca em destacar o bibliotecrio como gestor de projetos e sua
formao na are de gerenciamento de projeto. Neste estudo consideramos UI como um
conceito mais amplo de Biblioteca, por isso adotamos essa terminologia em alguns topicos.
Gerenciamento de projeto, afinal o que ?
Podemos conceituar Gerenciamento de Projetos (Project Management - PM) segundo
a PMI (2013) a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s
atividades do projeto para atender seus requisitos. De acordo com Carvalho Jnior (2012, p.
30) o conjunto de aes coordenadas por racionalidade e metodologia especfica, visando
atingir a concretizao de uma anseio, de uma ideia ou de uma objeto material. Para Winston
e Hoffman(2005) a aplicao de Gerenciamento de Projetos teve a suas origens:
Os princpios e tcnicas de gerenciamento de projetos comearam e foram refinados
na indstria transformadora por Frederick Taylor, principalmente na configurao de
fbrica, e mais tarde por Henry Gantt, desenvolvedor do grfico de Gantt para o
desempenho do projeto de rastreamento, e Willard Frazar, desenvolvedor da
Avaliao de Programas e Reviso tcnica (PERT) para acompanhar cronogramas de
projeto, custos e qualidade.[Nossa traduo].

Cabe ressaltar que projeto algo projetado ou proposto, poder ser um desejo ou
inteno de fazer(algo) para o futuro, muitas pessoas fazem projetos, mesmo que sejam
mentalmente. Porm o ato de processar, baseada em uma metodologia, desenvolvendo esse
plano ou projeto no resultado de um produto ou servio, podemos conceituar de
Gerenciamento de Projetos.
A partir de vrios conceitos, podemos identificar os atributos dos projetos como:
So singulares ou nicos, ou seja, criam um produto, servio ou
resultados nicos ;
So finitos, possuem o incio e fim, seguem um ciclo de vida;
Tem um objetivo (meta);
Tem planejamento;
Tem oramento;
Tem especificaes;
Requer recursos;
complexo;
Molda conexes entre departamentos;
Pode ser avaliado.
 Segundo Abadal(2004) podemos classificar os projetos como: Desenvolvimento ou
Cientifico; Inovao ou Reformulao; Estratgicos ou Operacionais; Organizao nica ou
Cooperao; Simples ou Complexos. Partindo deste referencial, percebe-se que os projetos
podem ter uma funo especfica para cumprir sua finalidade, ou seja, cada projeto poder ser
desenvolvido seguindo critrios distintos que se relacionam para sua concretizao.
Os projetos podem ser empreendidos por todos os nveis organizacionais. Pode envolver
vrias pessoas ou uma nica pessoa, mltiplas organizaes ou apenas uma nica
organizao. Note (2015) define que programa so conjuntos de projetos correlacionados que
so realizados usando tcnicas de gerenciamento de projetos de forma coordenada, ela ainda
ressalta que para as bibliotecas obtenham vantagens em GP, devido a facilidade na GP .
Pelo visto at agora, podemos entender que os projetos seguem um ciclo onde nascem,
desenvolvem e morrem, seguindo assim distintas etapas ou evoluo. Podemos agrupar os
processos de gesto de projetos em cinco grupos, que segundo chamada de Gesto
Tradicional de Projeto:King(2013)
Iniciao;
Planejamento;
Execuo;
Monitoramento e controle; e
Encerramento.
Para outros autores podemos entender esses processos como o Ciclo de Vida do
Projeto(ver Ilustrao 1). Percebemos que cada grupo de processo composto por conjuntos
de processos. A iniciao a preparao do projeto, onde so realizados os estudos de
viabilidade do projeto, faz-se a abertura do termo do projeto e identificao das partes
interessadas. O Planejamento algo que acontece em todas reas de conhecimento do projeto,
composto por 20 processos fundamental e passa ser obrigatrio para o sucesso do projeto; A
Execuo envolve colocar o plano do projeto em ao, este grupo de processo
Gerenciamento de Projeto e UI
Na atualidade, existem vrios tipos de Bibliotecas (universitrias, pblicas, escolares,
comunitrias, especializadas entre outras) e Unidades de Informacionais, com diversas
finalidades e estruturas(fsica ou virtual), suas origens partiram de uma necessidade de
fornecer e armazenar, disseminar e promover servios e produtos informacionais. Nota-se que
no incio algum/organizao teve que definir como a biblioteca/UI seria feita e sua
finalidade, ou seja, seu sentido de existir. As bibliotecas no cenrio atual de mudanas
constantes, esto por passando por reestruturao na sua organizao, na maneira que oferta
servios(fsicos e eletrnicos) e na educao de seus usurios.
 Podemos notar que nas bibliotecas podem ser implementadas os seguintes projetos:
estruturao ou reestruturao; formao e desenvolvimento de acervo;
tratamento da informao; informatizao (de toda a unidade de
informatizao ou de determinadas reas); modernizao; capacitao de
recursos humanos; disseminao da informao; formao, ampliao ou
desenvolvimento de pblico; criao ou aprimoramento de produtos e
servios, dentre outros.(ALMEIDA, 2000).

No artigo de Maddox Abbott e Laskowski (2014) relata a importncia do uso de GP

para efetivao do processamento tcnico na Biblioteca Universitria da Universidade de
Illinois em Urbana-Champaign, onde realizaram vrios aes como: Inventrio do acervo,
Organizao das estantes, restaurao fsica de materiais, conservao do ambiente da
biblioteca, digitalizao de acervo, catalogao retrospetiva e mudana de sistema de
classificao, unificao de acervos.
Para a Biblioteconomia e o GP tem ambas algo em comum o conceito de ordem o
cerne de ambas as disciplinas. Segundo Massis (2010) o GP, bem como muitos dos aspectos
tcnicos do trabalho do bibliotecrio(catalogao, indexao, servios de referncia e demais
atividades) leva o conceito de ordem e divide-os em suas partes componentes, para que
possam ser tratados e gerenciados dentro de uma construo ordenada.
No artigo Vinopal (2011) alerta que em bibliotecas devem desenvolver Portflios de
projetos(Registro de projetos) onde inventariado ou listados todos os projetos realizados ou
que sero realizados no futuro, ela acrescenta que o portflio importante pois , ele
provavelmente vai revelar o trabalho escondido que tinha anteriormente sido negligenciado
tanto pela administrao ou no tinha sido devidamente classificado como projeto.
Para Moraes(2004) para as bibliotecas brasileiras tornarem efetivos os projetos, devem
levar em conta os seguintes requisitos: adoo da estrutura matricial na organizao da
biblioteca, efetivar a prtica de planejamento, equipes multidisciplinares e programas de
atividades das bibliotecas. Esses requisitos que Moraes indicam, alguns ainda so paradigmas
para as bibliotecas, por exemplo o uso de equipes multidisciplinares em projetos de
bibliotecas, pois em bibliotecas os recursos humanos so escassos e dificilmente organizaes
contratam profissionais como gestores de projetos, cabe ao bibliotecrio cumprir essa misso,
muitas vezes sem experincia e formao adequada. Muitas bibliotecas possuem apenas um
bibliotecrio para desempenhar o papel gerencial, de processamento tcnico, instrucional e
demais funes. Outros problemas das bibliotecas so a falta de planejamento, muitos
gestores de bibliotecas no tem essa prtica em suas rotinas administrativas, e os Programas
de Atividades da Biblioteca no tem continuidade, so realizados e alguns com tempo
desaparecem.
Metodologias de GP em UI
No artigo de Horwath(2012) podemos perceber a falta de evidncia de que as
bibliotecas esto utilizando abordagens formais e padronizadas de metodologias de GP. As
metodologias de gerenciamento de projeto auxiliam nas melhores prticas e tcnicas que
devem ser aplicadas para cada tipo de projeto, deve-se ter o entendimento que nem todos os
processos so obrigatrios, cabe ao gerente do projeto em conjunto de sua equipe elucidar
quais os melhores caminhos para chegar ao sucesso do projeto.
Estre vrios projetos desenvolvidos em Bibliotecas pode-se destacar as metodologias
de GP: o Guia PMBOK, adotado mundialmente; o PRINCE2, utilizado por organizaes
pblicas do Reino Unido; E o SCRUM, uma metodologia de gesto gil de projetos,
adotado mais em projetos de Tecnologia da Informao e Comunicao(TIC) em bibliotecas.
Percebe-se que maior parte das bibliotecas utilizam metodologias prprias, guiadas
por informalidade ou metodologia personalizada para as suas necessidades. Esse fato
comprova a Imaturidade destas instituies no GP.
O PMI uma instituio internacional sem fins lucrativos, sendo a principal
associao de profissionais de gerenciamento de projetos. Foi fundada em 1969, mas somente
na dcada de 90, publicou sua primeira edio do PMBOK (Project Management Body of
Knowledge), o qual considerado o pilar bsico para gesto e direo de projetos, que se
encontra hoje na sua quinta edio. Os principais objetivos do PMI so: formular padres
profissionais de gesto de projetos; gerar conhecimento atravs da investigao; promover a
gesto de projetos como profisso atravs de seus programas de certificao (PROJECT,
2015).
Segundo o PMI(2013) em seu Guia PMBOK 5 edio, define que para um eficiente
desempenho da funo de gerncia, o conjunto de conhecimentos tcnicos composto por dez
reas, que so aplicadas ao longo dos cinco grupos de processos: Iniciao, Planejamento,
Execuo, monitoramento e controle, e encerramento. As dez reas de conhecimento so:
Gerenciamento da integrao do projeto, Gerenciamento da escopo do projeto,
Gerenciamento do tempo do projeto, Gerenciamento do custo do projeto, Gerenciamento da
qualidade do projeto, Gerenciamento de pessoas do projeto, Gerenciamento dos recursos de
comunicao do projeto, Gerenciamento dos riscos do projeto, Gerenciamento de aquisio
do projeto, Gerenciamento de pessoas interessadas(stakehokders) do projeto.
 Segundo a APM Group (2016), o PRINCE2-Projetos em ambientes
Controlados(PRojects IN Controlled Environments) uma abordagem baseada nos processos
de gerenciamento de projetos, alm de ser no proprietria genrica, onde pode ser usada
livremente(sem licena) e tem a flexibilidade de funcionar com outras metodologias(SCRUM,
PMBOK, CANVAS e demais metodologias) .
Segundo a pgina online PRINCE2(2015), essa metodologia foi desenvolvida pela
CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency), e atualmente faz parte da
OGC(Office Government Commerce). O PRINCE2 foi desenvolvido em 1989, afim de ser o
padro de gerenciamento de projetos especialmente no Reino Unido. A partir de agosto de
2013, os direitos de propriedade do PRINCE2 passou para a empresa AXELOS Limited. O
PRINCE2 est baseado em quatro elementos: Princpios; Temas; Processos e Ambiente de
trabalho. Alm disso, foca-se em seis objetivos principais do projeto: escopo, tempo, custo,
qualidade, risco e benefcios.
O SCRUM baseado na metodologia Agile de gerenciamento projetos. Esse termo
Agile significa mover-se com rpida e simples elegncia, ou ter um rpido caratr inventivo e
adaptvel. O termo SCRUM tem referncia ao esporte rugby, acontece quando os jogadores
esto amontoados(juntos). A metodologia SCRUM foi desenvolvida na dcada de 90, por Jeff
Sutherland and Ken Schwaber . uma metodologia iterativa e progressiva com foco na
entrega de software que trabalha com um elevado valor para o usurio. Segundo Forsman e
Hansson(2014) o SCRUM foi adotado pela Library at Chalmers University of Technology,
na Sucia. Sendo inicialmente adotada no projeto de reformulao do site da biblioteca passou
a ser utilizada em outros projetos da instituio, aplicado em todos os tipos de projetos
desenvolvidos.
Tcnica e Ferramenta de GP
Devemos entender que as tcnicas e ferramentas so essenciais os processos de GP,
Segundo Daychoum (2007, p.3) os processos so uma srie de aes que geram resultados.
Os processos so composto por: Entradas(documentos ou item que alimentam o processo ),
Tcnicas e Ferramentas(mecanismos aplicados s entradas e que geram sadas) e
Sadas(resultado, produto ou servio gerado por um processo). impossvel gerenciar um
projeto sem o uso de Ferramentas e Tcnicas de GP.
Podemos classificar as Ferrementas em: Gesto Estratgicas(Anlise SWOT, rvore
de deciso, Painel de Controle - Balanced Scorecard, Benchmarking, Mtodo 5W2H,
Princpio de Pareto, Brainstorm); Gesto de Partes Interessadas(Anlise de Stakeholders);
Gesto de Prazo(Grfico de Gantt e Grfico de Milestone); Gesto de Custo(Anlise de valor
agregado, Curva S, Oramento matricial); Gesto de Qualidade(Grfico de Pareto,
Diagrama de causa-efeito ou de Ishikawa, Histograma, Folha de verificao, Grfico de
Disperso, Fluxogramas, Carta de Controle, Conceito Kaizen, 5S); Gesto de Escopo(EAP -
Estrutura Analtica do Projeto); Gesto de Negociao(ZOPA - Zona de Possveis Acordos,
Janela Johali); Gesto de Recurso Humanos(Histograma de Recurso Humano, Matriz de
Responsabilidade e Organograma); Gesto de Aquisies( Mapa de Concorrncia e
Solicitao de propostas); Gesto de Comunicao(Mtodo Delphi, Tcnica de Entrevistas,
Tcnica de Grupo Nominal e Tcnica de Reunio); Gesto de Riscos(Matriz de Probabilidade
e impacto de Riscos, RBS - Risk Breakdown Structure, Tcnica de Monte Carlo)
No artigo de Horwath (2012)Horwath(2012) quando questionou sobre o uso de
ferramentas e tcnicas aplicadas todos os entrevistados revelavam que nunca utilizaram 23
ferramentas e tcnicas das 28 questionadas.
O softwares ou programas de computadores tambm so ferramentas que auxiliam
gerenciamento de bibliotecas, as mais bsicas temos como exemplos editores de textos e
planilhas eletrnicas e as mais complexas programas especficos de licena privada ou livre
para GP(Exemplos: Microsoft Project, OpenProj, GPNET entre outros). No trabalho de
Ferraz(2014) apresentado no XVIII Seminrio Nacional de Bibliotecas Universitrias,
desenvolveu um Sistema de Gesto de Projetos online, para a Diviso de Bibliotecas da
Escola Superior de Agricultura Luiz de Queiroz da Universidade de So Paulo, o sistema que
no foi batizado e serve como Gestor Eletrnico de Documentos(GED) e acompanhamento
dos processos dos projetos.
Bibliotecrios como gestores de projetos
Os bibliotecrios so profissionais que geralmente ajudam no armazenamento,
localizao, coleta, disseminao e demais servios da informao, porm a cada dia o papel
gerente de projetos emergente. Diante de uma ambiente propenso a mudanas e as novas
demandas das Tecnologias da Informao e Comunicao, cabe aos bibliotecrios assumirem
um papel de gerente de projetos, pois assim podem gerenciar recursos fsicos escassos e a
diminuio de pessoal de bibliotecas, e assim gerenciar essa situao de forma eficaz e
eficiente. Para PHO (2012) no h tanta novidade nesse contexto de GP para os bibliotecrios,
j que eles assumem as funes bsicas de gesto: planejar, dirigir, controlar e avaliar. O que
falta na verdade, o apoderamento das reas de conhecimento, tcnicas e ferramentas de GP.
Percebemos que as disciplinas acadmicas nos cursos de Biblioteconomia no oferecem
capacitao/disciplinas para GP, onde nos estudos de Winston e Hoffman observa-se que os
currculos acadmicos em GP so mencionados em apenas 3,7% dos programas em 56
instituies de ensino.
Kinkus(2007) ressalta que entre as habilidades do gestor de projetos, as mais
importantes respectivamente so: Habilidade Humana (por exemplo: capacidade para ouvir -
comunicao; motivar, incentivar e influenciar as pessoas; relacionamento interpessoal);
Habilidade Organizacional(habilidade de planejamento e organizao; capacidade de ver o
projeto como o todo) e Habilidade Tcnica(conhecimento especia). Diante destas afirmaes,
que as atividades mais importantes esto na Gesto de Pessoas e nas pessoas interessadas
(stakeholders) fundamental para o gestor do projeto obter sucesso em seu projeto.
Serrano e Avils() Em pesquisa sobre a GP em disciplinas dos curso superiores em
Cincia da Informao e Documentao na Amrica Latina, no Brasil apenas a Universidade
de Braslia e a Universidade do Estado de Santa Catarina compem cada instituio com uma
disciplina em GP. O destaque a Universidade de Guadalajara, no Mxico, com 7(sete)
disciplinas em GP.
No Brasil, os bibliotecrios podem fazer cursos de capacitao distncia nos sites
Class Cursos(http://www.classcursos.com/cursos/gestao-de-projetos/) e no site
Extralibris(http://extralibris.org) com dois cursos: Gesto de projetos para Bibliotecrios e
Gesto de Projetos em plataformas colaborativas. Cabe aos bibliotecrios buscarem outros
cursos de especializao ou serem submetidos as provas para certificao em GP em
entidades reconhecidas.
Consideraes finais
Este artigo no esgotou ao mximo a discursso sobre GP, os pontos levantados
podem gerar novos estudos e pesquisa em GP em Biblioteca ou UI. Constatou-se que
evidente as aplicaes e experincias de GP em bibliotecas e UI. Na literatura estrangeira,
existem vastas publicaes (livros, artigos, pginas web e demais fontes de informao)
relacionadas a GP em bibliotecas, porm na literatura cientfica na lngua portuguesa poucas
publicaes foram encontradas. Os estudos em GP em bibliotecas so ainda bsicos e iniciais
na adoo do gerenciamento de projetos em bibliotecas, como definem Feeney e Sult (2011)o
tema no foi tratado com a mesma intensidade na literatura de biblioteconomia como outros
assuntos. Constatou-se que poucos so os relatos o uso de metodologias de
padronizadas(PMBOK, SCRUM, PMCANVAS e demais metodologias) para gerenciamentos
de bibliotecas. Juntamente a aplicao de ferramentas gerenciais e Necessita aos