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Organização e Métodos PDF
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1. A ORGANIZAO EMPRESARIAL
Segundo Maximiano (1992) "uma organizao uma combinao de esforos individuais
que tem por finalidade realizar propsitos coletivos. Por meio de uma organizao torna-se
possvel perseguir e alcanar objetivos que seriam inatingveis para uma pessoa. Uma
grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratrio ou o corpo de bombeiros, um
hospital ou uma escola so todos exemplos de organizaes." Uma organizao formada
pela soma de pessoas, mquinas, recursos, financeiros e outros.
OUTRAS DEFINIES
A organizao da empresa tambm pode ser definida como a ordenao e agrupamento de
atividades e recursos, visando o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.
A ORGANIZAO deve ser entendida como o quadro estrutural de cargos definidos por
(respectivos ttulos, responsabilidades, relaes formais, nvel de autoridades, atribuies
bsicas e aspectos culturais). A funo bsica de organizao, o estudo da estrutura
organizacional da empresa, para que esta seja bem definida e possa atender as
necessidades e os objetivos estabelecidos de forma integrada com a organizao informal e
as estratgias estabelecidas na empresa.
entendimentos extra-estruturais,
desentendimentos,
lideranas naturais,
amizades e aes prejudiciais ou benficas empresa.
RESUMINDO
Quanto ao Mtodo, de forma mais prtica, seria traduzido como a forma de executar os
referidos sistemas com o menor dispndio de energia e maior eficcia do executante.
A funo da rea de OSM era voltada para o desenvolvimento de um sistema "entre quatro
paredes" para as vrias unidades organizacionais da Empresa, s quais cabia a
implantao.
Assim, as normas ou mtodos de trabalho deixam de ser trilhos rgidos e passam a ser
trilhas orientadoras. Abre-se espao para a criatividade e para as metas desafiadoras,
jogando-se com estes mecanismos motivacionais para o atingimento dos propsitos da
Organizao, aliado ao desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados.
2. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e estratgias
estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional uma ferramenta bsica para alcanar as
situaes almejadas pela empresa.
Antes de se definir estrutura organizacional necessrio conceituar a funo
organizao, pois a estrutura organizacional o instrumento bsico para concretizao do
processo organizacional.
Estrutura Informal
Estrutura informal a rede de relaes sociais e pessoais que no e estabelecida ou
requerida pela estrutura formal. Surge da interao social das pessoas, o que significa que
se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se renem entre si. Portanto,
apresenta relaes que usualmente no aparecem no organograma.
A abordagem na estrutura informal est nas pessoas e em suas relaes, enquanto a
estrutura formal d nfase a posies em termos de autoridades e responsabilidades.
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Os executivos gostariam de ter um controle maior sobre a estrutura informal, pois isto
tornaria seu trabalho mais simples e envolveria menos preocupao. Do ponto de vista
deles, a estrutura informal um empecilho que regularmente oferece resistncia s ordens
formais, ou as altera, ou ainda as cumpre por um procedimento diferente do desejado.
Independentemente de quo til ou prejudicial ela , o executivo logo percebe que a
primeira caracterstica da estrutura informal no poder ser extinta. Enquanto houver
pessoas nas empresas, haver grupos informais.
Autoridade informal vem daqueles que so objeto do seu controle, enquanto a
autoridade formal vem dos de fora, que so 05 superiores, antes do que das pessoas que
so controladas por ela. Em contraste com o fluxo descendente da autoridade formal, a
autoridade informal flui, no mais das vezes, ascendente ou horizontalmente. mais um
privilgio do que um direito. E geralmente mais instvel do que a autoridade formal, pois
est sujeita aos sentimentos pessoais. Devido sua natureza subjetiva, a estrutura informal
no est sujeita ao controle da direo, como o est a estrutura formal.
Como resultado das diferenas entre as duas formas de autoridade, a estrutura formal
pode crescer a um tamanho imenso, mas as estruturas informais, pelo menos as mais
consolidadas, tendem a ficar menores a fim de permanecer dentro dos limites das relaes
pessoais. H, entretanto, muitas estruturas informais dentro de uma grande empresa. Elas
existem em todos os nveis. Algumas esto inteiramente dentro da empresa; outras so
parcialmente externas empresa.
Os lderes de grupos informais surgem por vrias causas. Algumas dessas causas so:
idade, antiguidade, competncia tcnica, localizao no trabalho, liberdade de se mover na
rea de trabalho e uma agradvel e comunicativa personalidade. Na realidade, as causas
so to numerosas quanto s situaes, porque cada lder surge sob circunstncias
basicamente diferentes. Embora cada pessoa em um grupo de trabalho possa ser lder de
alguma pequena estrutura informal, h geralmente um lder primrio que est acima dos
outros. Sua influncia predominante. Cada executivo deve saber quem o lder informal
de seus subordinados e trabalhar com essa pessoa a fim de assegurar que essa liderana
esteja acompanhando os objetivos da empresa em vez de antagoniz-los.
A estrutura informal um bom lugar para lderes formais se desenvolverem, mas deve-
se lembrar que nem sempre um lder informal se constitui no melhor dirigente formal.
Alguns lderes informais falham como lderes formais porque temem a responsabilidade
formal, algo que eles no tm como lderes informais.
Os grupos informais surgem e persistem porque eles satisfazem os desejos de seus
membros. Estes desejos so determinados pelos prprios membros do grupo. Um desejo
que parece ser sentido por todos os grupos a necessidade de perpetuar sua cultura e isto
uma importante funo de toda estrutura informal. Uma segunda funo do grupo
informal a comunicao. A fim de satisfazer seus desejos e conservar os seus membros
informados do que est havendo que possa afetar a satisfao dos desejos, o grupo
desenvolve sistemas e canais de comunicao.
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Uma terceira funo o controle social pelo qual o comportamento dos outros
influenciado e regulado. O controle social interno e externo. O controle interno dirigido no
sentido de fazer os membros do grupo surgirem de conformidade com sua cultura, enquanto
o controle externo dirigido para os que esto fora do grupo, tais como o governo, o
sindicato ou alguns grupos informais. O executivo deve saber que a presso do controle
externo pode ser bastante forte, tal como quando uma greve ocorre.
Algumas vezes, a estrutura informal considerada como uma fora negativa do grupo
de trabalho, mas isto no necessariamente ocorre. Se seus interesses e objetivos esto
integrados com os da empresa, ento trabalhar pelos objetivos da referida empresa, em
vez de contra eles. A grande responsabilidade do executivo fazer todo o possvel para
efetuar esta integrao, pois assim os dois grupos se harmonizaro em vez de se
antagonizarem. Isto gesto efetiva e seu resultado global corresponde a uma situao em
que a estrutura informal ajuda a completar o trabalho. O ideal haver perfeita interao
entre as estruturas formal e informal.
O executivo, a fim de manter controle, deve ser cauteloso no sentido de conservar a
estrutura informal secundria estrutura formal. Tem havido argumentos de que, quando a
estrutura formal incompetente, uma dominante estrutura informal necessria e
desejvel a fim de manter o grupo trabalhando efetivamente. A afirmao "nesta empresa
trabalhamos bem, a despeito do chefe" ou "em vez de, por causa dele", descritiva de
situaes reais. Mas o executivo no deve considerar isto normalmente vlido, porque a
liderana informal no conservar para sempre o grupo num curso em direo aos objetivos
formais da empresa.
Analisando as principais vantagens da estrutura informal, podem-se relacionar as
seguintes:
proporciona maior rapidez no processo;
reduz distores existentes na estrutura formal;
complementa a estrutura formal;
reduz a carga de comunicao dos chefes; e
motiva e integra as pessoas da empresa.
As principais desvantagens da estrutura informal so:
desconhecimento das chefias;
dificuldade de controle; e
possibilidade de atritos entre as pessoas.
De maneira resumida, podem-se considerar alguns fatores que condicionam
aparecimento dos chamados grupos informais:
os interesses comuns que se desenvolvem em certo nmero de pessoas e que, atravs
deles, passa a sintonizar-se mais intimamente;
a interao provocada pela prpria estrutura formal;
os defeitos na estrutura formal;
a flutuao do pessoal dentro da empresa, a qual provoca, normalmente, a alterao dos
grupos sociais informais;
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os perodos de lazer; e
a disputa do poder.
O conhecimento desses fatores facilitadores do surgimento de grupos informais
possibilita ao executivo maior controle sobre a situao.
Por outro lado, a estrutura informal ser bastante desenvolvida e bem utilizada,
quando:
os objetivos da empresa forem idnticos aos objetivos dos indivduos; e
existir habilidade das pessoas em lidar com a estrutura informal.
Pode-se afirmar que o executivo inteligente e esperto o que sabe utilizar a estrutura
informal da empresa.
Estrutura Formal
A estrutura formal representada pelo organograma da empresa e seus aspectos
bsicos so os apresentados no item 2.2.2 do presente captulo, quando da anlise dos
componentes, condicionantes, e nveis de influncia da estrutura organizacional.
Neste ponto cabe uma pergunta sobre o que ideal: a estrutura deve adaptar-se ao
indivduo ou o indivduo estrutura? Acredita-se que o ideal no estar em nenhum
extremo, pois somente dessa forma a estrutura organizacional estar ajudando o executivo
no processo administrativo.
Sistema de Responsabilidade
Responsabilidade refere-se obrigao que uma pessoa tem de fazer alguma coisa
para outrem .
O sistema de responsabilidade refere-se alocao das atividades inerentes a esta
obrigao .
Portanto, quando um subordinado assume determinada obrigao, deve prestar
contas pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade.
A quantidade de responsabilidade pela qual o subordinado ter de prestar contas
determina a quantidade de autoridade delegada. Outro aspecto que permanece na
responsabilidade a obrigao do indivduo a quem ela foi atribuda, ou seja, a
responsabilidade no se delega.
Os aspectos bsicos do sistema de responsabilidade so:
a) Departamentalizao:
b) Linha e assessoria:
c) Atribuies das unidades organizacionais:
Sistema de Autoridade
Autoridade o direito para fazer alguma coisa. Ela pde ser o direito de tomar
decises, de dar ordens e requerer obedincia, ou simplesmente o direito de desempenhar
um trabalho que foi designado. A autoridade pode ser formal ou informal.
O aspecto dos limites de autoridade pode ser entendido atravs da Figura 3.3.
Observa-se que, ao se descer do nvel hierrquico mais alto para o nvel hierrquico
mais baixo, a amplitude de autoridade vai diminuindo at chegar ao limite mnimo.
A autoridade formal representa a delegada pelo superior hierrquico imediato.
A autoridade informal uma espcie de "autoridade adquirida" que desenvolvida por
meio de relaes informais entre as pessoas da empresa, que o fazem voluntariamente e
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por deferncia sua posio ou status. Na realidade, a autoridade informal serve para
modificar a autoridade formal na determinao do quanto ela ter de aceitao por parte
dos vrios subordinados nos diferentes nveis hierrquicos.
Alguns autores concluem que o chefe que leal aos seus subordinados tem maiores
possibilidades de estabelecer uma autoridade informal eficaz e, conseqentemente, maior
possibilidade de influenciar seus subordinados.
Fayol distingue a autoridade estatutria da autoridade pessoal. Para o referido autor,
autoridade estatutria o direito de comandar e o poder de se fazer obedecer, sendo que a
autoridade pessoal "se impe pela inteligncia, pelo saber, pelo valor moral, pelo dom de
comando, pela experincia". Assim, para termos um bom chefe preciso que ele alie
autoridade estatutria a autoridade pessoal.
Existem dois tipos de exerccio de autoridade:
o exerccio singular de autoridade aquele em que o poder de se fazer obedecer e o
direito de comandar so exercidos por um s indivduo; e
o exerccio mltiplo de autoridade ocorre quando o poder de se fazer obedecer e o direito
de comandar so exercidos por um grupo. Nesta hiptese, o poder pertence ao grupo, mas a
funo dividida entre os membros do grupo.
Neste ltimo caso, podem-se enquadrar os rgos de deliberao coletiva, tais como
os comits ou comisses. E devem-se enumerar, tambm, as teorias bsicas sobre a origem
da autoridade:
Teoria formal da autoridade: a origem da autoridade na empresa deve obedecer a uma
hierarquia, assim como a empresa se baseia nas instituies (sociais, polticas, econmicas,
religiosas) para estabelecer suas normas internas. Essas instituies so mudadas
medida que os costumes, tradies e leis do povo mudam.
Teoria da aceitao da autoridade: a origem da autoridade a aceitao das ordens,
desde que sejam compreendidas e estejam dentro das funes do subordinado. uma
teoria discutvel, porque na prtica o subordinado, pressionado pelo grupo, acabar
obedecendo ordem.
Teoria da competncia: a autoridade pode provir de qualidades pessoais de competncia
tcnica. Dentro do grupo de subordinados pode existir um que se sobressaia e acaba
transformando os outros em subordinados, apesar de no possuir autoridade devida.
E, finalmente, devem-se considerar os tipos de autoridade, a saber:
hierrquica; e
funcional.
A autoridade hierrquica segue as linhas de comando estabelecidas pela estrutura
hierrquica da empresa.
Na Figura 3.4, "A" tem autoridade hierrquica sobre "B"e "C". Por outro lado, "B" tem
autoridade hierrquica sobre "D" e "E".
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Fica evidente que a autoridade funcional deve ser muito bem estabelecida pela
empresa, para evitar possveis problemas de duplicidade de comando. O ideal a
autoridade funcional estar correlacionada apenas ao estabelecimento de polticas
administrativas.
Os aspectos bsicos do sistema de autoridade so:
a) Delegao:
b) Descentralizao e centralizao:
c) Nveis hierrquicos:
d) Amplitude de controle:
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Sistema de Comunicaes
Deve-se verificar at que ponto a forma estrutural atende s necessidades de
comunicao da empresa.
Comunicao o processo mediante o qual uma mensagem enviada por um
emissor, atravs de determinado canal, e entendida por um receptor.
O sistema de comunicao a rede por meio da qual fluem as informaes que
permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz.
A - Esquemas de comunicao
De maneira genrica existem dois tipos diferentes de formao de esquemas de
comunicao numa empresa. So eles:
o formal: conscientemente planejado, facilitado e controlado. Ele segue a corrente de
comando numa escala hierrquica; e
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B - Fluxos da comunicao
As comunicaes na empresa podem ser realizadas atravs dos seguintes fluxos:
horizontal, realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do mesmo nvel
hierrquico;
diagonal ou transversal, realizado entre unidades organizacionais e nveis diferentes; e
vertical, realizado entre nveis diferentes, mas de mesma rea.
As principais vantagens da comunicao horizontal e diagonal so;
propicia maior rapidez no processo de comunicaes;
apresenta menor distoro no processo de comunicao entre as pessoas;
aproxima pessoas atravs da comunicao direta;
proporciona viso mais integrada da empresa, pois cada indivduo passa a conhecer de
maneira mais adequada as vrias atividades desenvolvidas e quais so os responsveis; e
evita sobrecarga nas chefias, pois determinados problemas so resolvidos diretamente
pelas pessoas envolvidas.
As principais desvantagens da comunicao horizontal e diagonal so:
apresenta informao menos confivel;
pode reduzir a autoridade da chefia;
pode prejudicar o planejamento, a coordenao e o controle porque o chefe tem menos
informaes; e
pode provocar conflitos e antagonismos.
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C - Custo da comunicao
No estudo das comunicaes entre pessoas ou unidades organizacionais, deve-se
levar em considerao o aspecto custo para a empresa, pois a anlise da transmisso das
informaes mostra que ela muito mais custosa do que se poderia pensar, no tanto
devido s despesas de apoio necessrias, mas principalmente em funo do tempo que ela
absorve e das demoras que acarreta
Numa empresa h comunicaes sobre elementos codificados e no codificados. As
primeiras referem-se a grficos, estatsticas, tabelas, ordens de fabricao etc. As segundas
referem-se formulao de polticas, planejamento, organizao. Uma estrutura eficaz deve
minimizaras comunicaes no codificveis trocadas entre grupos separados.
Outro aspecto a ser analisado referente "lei" de N.C. Parkinson: todo o trabalho se
dilata de maneira a ocupar todo o tempo disponvel.
E finalmente, deve-se lembrar o fato de alguns empresrios terem a idolatria da
dimenso.
Apresentando de maneira resumida o que Parkinson considerou como causas do
aumento de custos na estrutura organizacional, temos
demasiado nmero de nveis hierrquicos envolvidos na superviso de atividades
correntes a curto prazo;
demasiado nmero de estgios na elaborao das decises;
existncia de grandes servios funcionais ou de assessoria;
complexidade da estrutura, responsabilidades diludas, comisses de coordenao etc.;
unidades organizacionais sem objetivos mensurveis, funo vaga e qualitativa, chefia
sem agressividade;
unidades organizacionais sem meios completos e autnomos para atingirem seus
objetivos; e
unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimenso necessria.
Um aspecto importante que normalmente se considera somente as comunicaes
que levam a aes. Neste ponto deve-se verificar que tipo de ao a comunicao est
provocando. Portanto, fundamental a administrao de comunicao.
D - Subsistema de procedimentos
Dentro do sistema de comunicaes, deve-se considerar tambm o subsistema de
procedimentos, que o resultado da definio das formas pelas quais as atividades so
desenvolvidas (mtodos utilizados) e suas inter-relaes (seqncias, dependncias e
tramitaes).
De forma irnica, apresenta-se no Quadro 1 um comunicado interno que pode
evidenciar a importncia de adequado sistema de comunicaes.
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DE: SUPERVISOR
PARA: FUNCIONRIOS
Sistema de Decises
Deve ser efetuada uma anlise das decises para se estabelecer qual a estrutura
organizacional ideal, e para tanto devem-se considerar os seguintes aspectos:
que decises so necessrias para ser o desempenho indispensvel realizao dos
objetivos;
de que espcie so essas decises;
em que nvel da empresa devem ser tomadas;
que atividades elas acarretam;
que executivos devem participar dessas decises, pelo menos at aqueles que devem ser
consultados previamente; e
que executivos devem ser informados, depois de tomadas as decises.
O aspecto dos pontos mais baixos em que "deve" e "pode" ser tomada a deciso. De
maneira resumida, apresenta duas regras relacionadas ao aspecto mencionado:
a deciso deve ser tomada sempre no nvel mais baixo possvel e o mais perto possvel da
cena de ao; e
a deciso deve ocorrer sempre em nvel que assegure a considerao plena de todos os
objetivos e atividades afetadas.
Fator Humano
Todo executivo deve trabalhar com e atravs de pessoas. E estas pessoas realizam os
trabalhos que permitem que os objetivos estabelecidos sejam alcanados.
A eficincia de uma estrutura depende de sua qualidade intrnseca e do valor e da
integrao dos homens que ela organiza.
Portanto, no desenvolvimento de uma estrutura organizacional eficiente deve-se levar
em considerao o comportamento e os conhecimentos das pessoas que tero de
desempenhar as funes que lhes sero atribudas.
O coeficiente humano que pondera a qualidade da estrutura produto dos seguintes
fatores:
o valor dos homens;
o conhecimento que eles possuem da estrutura; e
sua motivao para faz-lo funcionar da melhor forma possvel.
So necessrias determinadas qualidades humanas cuja importncia aumenta
medida que a pessoa sobe na hierarquia. Ele considera as seguintes capacidades: tcnica,
de comando, administrativa, de cooperao e de integrao.
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Fator Tecnologia
O fator tecnolgico como o conjunto de conhecimentos que so utilizados para
operacionalizar as atividades na empresa para que seus objetivos possam ser alcanados.
B - Processo de implantao
Apesar da possvel existncia de integrao entre os funcionrios envolvidos no
processo e os tcnicos responsveis pelos trabalhos, sugere-se reforar os aspectos
inerentes aos modernos princpios de "participao" e desenvolver a implantao efetiva da
seguinte forma:
anlise e aprovao pela diretoria da empresa (aspectos conceituais);
anlise e aprovao pelos responsveis das vrias unidades organizacionais (aspectos
conceituais e principalmente descritivos);
implantao efetiva; e
acompanhamento e avaliao do processo.
Os possveis acertos seriam realizados nas fases intermedirias.
A - Levantamento
Nesta fase, os aspectos bsicos so:
identificao dos problemas evidenciados pelos usurios; e
entrevista com os elementos-chaves da empresa (com ou sem uso de questionrio). Pode-
se considerar como ideal a utilizao de um roteiro estruturado de entrevistas.
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B - Anlise
Nesta fase, o analista de sistemas, organizao e mtodos deve efetuar:
anlise dos dados levantados anteriormente;
interligao dos dados levantados, verificando sua veracidade e considerando os vrios
subsistemas da empresa;
estabelecimento dos padres e critrios de avaliao; e
identificao do efeito de cada um dos dados levantados na situao atual da estrutura
organizacional da empresa.
C - Avaliao
Nesta fase, os aspectos bsicos so:
estabelecimento da situao dos quatro componentes da estrutura organizacional na
empresa;
verificao do envolvimento de cada um dos quatro condicionantes sobre a estrutura
organizacional;
verificao do nvel de influncia de cada nvel da empresa estratgico, ttico e
operacional - para com o delineamento da estrutura organizacional; e
verificao do nvel de abrangncia da abordagem da estrutura organizacional, quer seja
em nvel de empresa, em nvel de unidade estratgica de negcio ou em nvel de
corporao.
NMEROS
GRFICOS
COMENTRIOS
DECISES/AES RESULTADOS
3. DEPARTAMENTALIZAAO
CONCEITOS
FORMAS DE DEPARTAMENTALIZAR
1- Funo
2- Produto ou servio
3- Territrio
4- Cliente
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5- Processo
6- Projeto
7- Matricial
8- Mista
Deve-se notar, no entanto, que a maioria das organizaes usam uma abordagem da
contingncia Departamentalizao: isto , a maioria usar mais de uma destas
abordagens usadas em algumas das maiores organizaes. A maioria usa a abordagem
funcional na cpula e outras nos nveis mais baixos.
Vantagens
As vantagens principais da abordagem funcional so:
Desvantagens
Existem tambm muitas desvantagens na abordagem funcional. Entre elas podemos dizer:
1- Lojas de departamentos
2- A Ford Motor Company tem as suas divises Ford, Mercury e Lincoln Continental.
3- Um hospital pode estar agrupado por servios prestados, como cirurgia, obstetrcia,
assistncia coronariana.
Desvantagens:
Exige mais pessoal e recursos de material, podendo da resultar duplicao
desnecessria de recursos e equipamento.
Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vrios
grupos de produtos.
Pode criar uma situao em que os gerentes de produtos se tornam muito
poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa.
A American Telephone & Telegraph Company (AT&T) estabeleceu suas divises principais
desta maneira South Central Bell, New England Bell, Pacific Bell, Mountain Bell, e assim
por diante.
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As lojas de departamentos, por exemplo, podem ter uma seo para o grupo dos catorze
aos vinte anos, uma seo para gestantes ou uma seo de roupas masculinas sociais, sem
mencionar os departamentos para bebs e crianas. Em cada caso, o esforo de vendas
pode concentrar-se nos atributos e necessidades especificas do cliente.
As desvantagens so:
Dificuldade de coordenao.
Subutilizao de recursos e concorrncia entre os gerentes para concesses
especiais em benefcio de seus prprios clientes.
Vantagens
Desvantagens:
Por exemplo: uma firma contbil poderia designar um scio (como administrador de projeto),
um contador snior, e trs contadores juniores para uma auditoria que est sendo feita para
um cliente.
DEPARTAMENTALIZAO DE MATRIZ
A Departamentalizao de matriz semelhante de projeto, com uma exceo principal. No
caso da Departamentalizao de matriz, o administrador de projeto no tem autoridade de
linha sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organizao do administrador de
projeto sobreposta aos vrios departamentos funcionais, dando a impresso de uma
matriz. A organizao de matriz proporciona uma hierarquia que responde rapidamente s
mudanas em tecnologia. Por isso, tipicamente encontrada em organizao de orientao
tcnica, como a Boeing, General Dynamics, NASA e GE onde os cientistas, engenheiros, ou
especialistas tcnicos trabalham em projetos ou programas sofisticados. Tambm usada
por empresas com projetos de construo complexos .
Vantagens
Permitem comunicao aberta e coordenao de atividades entre os especialistas
funcionais relevantes. Capacita a organizao a responder rapidamente mudana. so
abordagens orientadas para a tecnologia.
Desvantagens
Pode haver choques resultantes das prioridades.
DEPARTAMENTALIZAO MISTA
o tipo mais freqente, cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais se adapte
sua realidade organizacional.
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Princpio do maior uso o departamento que faz maior uso de uma atividade, deve
t-la sob sua jurisdio.
Principio do maior interesse o departamento que tem maior interesse pela
atividade deve supervisiona-la.
Principio da separao e do controle As atividades do controle devem estar
separadas das atividades controladas.
Principio da supresso da concorrncia Eliminar a concorrncia entre
departamentos, agrupando atividades correlatas no mesmo departamento.
A integrao Quanto mais atividades trabalham integradas, maior razo para ficarem no
mesmo departamento.
LINHA E ASSESSORIA
Linha Assessoria
ATUAO DA ASSESSORIA
1. uma extenso do executivo em termos de tempo e de aspectos tcnicos.
2. Facilita o controle e coordenao organizacional.
3. Agente de adaptao organizacional.
4. Desenvolvimento de conselhos e servios.
DESVANTAGENS
1. Quando usada como vlvula de escape para os erros do superior - unidade de linha.
2. Quando a assessoria dificultar a delegao de tarefas ao pessoal de linha de linha.
3. Quando a assessoria assumir funes de linha, dificultando o processo administrativo.
4. Quando o executivo tender a ignorar seus subordinados de linhas em benefcio dos
subordinados de assessoria.
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Consultar o assessor leva tempo. Pessoal de linha est envolvido com a rotina
e no tem tempo para pensar, criticar e
melhorar o trabalho elaborado pela
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assessoria.
4. ORGANOGRAMA
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Introduo
Grfico que representa a estrutura formal da organizao num determinado
momento
Deve ser usado como instrumento de trabalho
Requisitos
Fcil leitura
Permitir boa interpretao dos componentes da organizao
Fazer parte de um processo organizacional de representao estrutural
Ser flexvel
OBJETIVOS
BENEFCIOS E LIMITAES
Permite detectar:
Funes importantes negligenciadas e funes secundrias com demasiada importncia
Funes duplicadas ou mal distribudas
Limitaes
Exibe apenas uma dimenso dos relacionamentos existentes entre indivduos e as fraes
organizacionais
Mostra as relaes que devem existir e no a realidade existente
REGRAS GERAIS
Deve conter nome da organizao, autor, data e nmero.
Deve ser mostrada a referncia de outros grficos.
Para anlise, deve apresentar a estrutura existente.
Cada funo pode ser representada por um retngulo:
Se o grfico mostrar apenas parte da organizao, deve haver linhas abertas para
demonstrar continuidade.
Linhas de
comunicao
Autoridade e hierarquia
(cadeia de comando)
Organograma Estrutural
Presidncia
Linhas:
A linha cheia de autoridade (vertical) e de coordenao (horizontal)
A linha tracejada ou pontilhada deve ter seu significado na legenda
Di Di
re Di vi
to re s
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a ri de
de Assessoria Jurdica a M
Q de on
ua Presid Pr ta
lid ncia o ge
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e u
Assessoria de
o
Comunicao
Diretoria de Recursos
Humanos
Diviso de
Recrutamento Diviso de
Seleo
Pouco utilizado
Suaviza a apresentao da estrutura
Economiza espao
A autoridade representada do centro para a periferia
As linhas de autoridade ficam difceis de serem identificadas
Reduz conflitos entre superiores e subordinados
Exemplos de organizaes: hospitais, universidades (rea acadmica)
Representao de estruturas mais complexas torna-se difcil
Representao de muitos nveis hierrquicos torna-se difcil
Pode utilizar letras e nmeros para simplificar
Necessita de legendas
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Presidncia
Presidncia
Administrao
Tipo 1:
O funcionrio no tem um chefe hierrquico imediato
Assim que o funcionrio conclui a tarefa, sua subordinao muda para o supervisor
adequado nova tarefa executada
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Tipo 2:
Aplicado em organizaes de pequeno porte
Pouco verticalizada
Poucos chefes para vrias atividades
Organograma Estrutural-Funcional
Presidncia
1. Presidir as reunies da diretoria
2. Aprovar compras de equipamentos
3. ...
Assessoria de Comunicao
1. Analisar as estruturas de comunicao
2. Detectar problemas de comunicao
3. ...
Organograma Matricial
Presidncia
Projeto
A
Projeto
B
Recomendaes finais
Alm dos retngulos, podem ser usados crculos, retngulos com os cantos curvos e
vrias outras simbologias
Esteticamente, deve-se buscar a simetria no diagrama
Devem ser evitadas siglas e abreviaes
A linha de coordenao no deve ligar unidades diretamente
O uso de nomes dos ocupantes dos cargos exigem constante atualizao
Durante a elaborao do organograma, podem surgir discrepncias, provavelmente
a estrutura informal
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5. FLUXOGRAMAS
CONCEITO
O termo fluxograma vem do ingls flow-chart (flow=fluxo+chart=grfico).
Fluxograma uma tcnica de representao grfica que se utiliza smbolos previamente
convencionados, permitindo a descrio clara e precisa do fluxo, ou seqncia, de um
processo, bem como sua anlise e redesenho.
ASPECTOS
VANTAGENS
Podemos destacar as seguintes vantagens principais:
Descreve qualquer tipo de processo, mesmo os mais complexos;
Permite viso ampla de todo o processo que est sendo estudado;
Descreve o funcionamento de todos os componentes do processo;
Possibilita a verificao, de maneira clara e precisa, das falhas de funcionamento,
dos gargalos, da duplicidade de procedimentos e de outros problemas oriundos do
processo em estudo;
No permite a dupla interpretao, graas padronizao dos smbolos que so
utilizados;
Possibilita a anlise e a proposio de modificaes, visando melhoria do processo;
Permite fcil atualizao.
TIPOS DE FLUXOGRAMAS
Existem, basicamente, dois tipos: o fluxograma vertical e o horizontal com suas variaes.
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Fluxograma vertical
Trata-se do fluxograma mais utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de
produo, no qual se pode dividir um grande processo em vrios outros, mais simples, com
poucas reas envolvidas e com nmero restrito de operaes que se encaixam nos
smbolos, previamente, estabelecidos pelo fluxograma. Podemos, tambm, utiliza-lo em
processos administrativos, desde que feitas as devidas adequaes.
Esse tipo de fluxograma pode ser impresso como formulrio padronizado e constitudo de
smbolos e convenes pr-impressos em colunas verticais.
O fluxograma vertical tem como vantagens a rapidez de preenchimento (uma vez que se
trata de um formulrio impresso padronizado), a clareza na apresentao e a facilidade de
leitura.
FLUXOGRAMA VERTICAL
Operao ou anlise Cliente:
Execuo ou conferncia Processo:
Smbolos
Totais
Fluxograma horizontal
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ARAUJO, L.C.G de. Organizao, sistemas e mtodos. So Paulo: Atlas, 2005. Vol. I.