NOCOES DE ARQUIVOLOGIA SUMARIO CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA. ORGANIZAGAO DE ARQUIVOS: TEORIA DAS TRES IDADES; CLASSIFICAGOES EM ARQUIVOS CLASSIFICAGOES DOS ARQUIVOS. (0 GERENCIAMENTO DA INFORMAGAO E A GESTAO DE DOCUMENTOS: DIAGNOSTICOS: ARQUIVOS CORRENTES, INTERMEDIARIOS; PROTOCOLOS; AVALIACAO DE DOCUMENTOS; ARQUIVOS PERMANENTES; DIPLOMATICA ‘TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FISICOS: MICROFILMAGEM; AUTOMAGAQ; PRESERVAGAO, CONSERVAGAO E RESTAURAGAO DE DOCUMENTOS, 18 DOCUMENTOS ELETRONICOS (DIGITAIS): CONCEITOS E DEFINIGOES. 18 Va NOGOES DE ARQUIVAMENTO. No Brasil, algumas leis foram criadas para tir a aplicagao dos principios arquivisticos no ambito da administragdo piblica. Tais leis serio abordadas a ‘medida que 0s assuntos pertinentes as mesmas forem abordados, CONCEITO DE ARQUIVO De um modo geral, arquivo é aquele local que ut ‘zamos para guardar documentos, No entanto, & preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que Arquivo ¢ © conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituigao a0 longo de suas atividades, Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional e& formado a partir da nevessidade de que essas pessoas (fsicas 04 juridicas) tém de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram a0 longo da vida, 0 conjunto de documentos mantidos sob a guarda de tum arquivo é denominado acervo. FUNCAO DO ARQUIVO Basicamente a fungo do arquivo é guardare organizar os documentos acumulados pela insttuigo a que pertenes de forma a facilitara localizagao destes documentos, quando necessirio. Uma boa organizagio dos arquivos permite que a instituieao ganhe tempo e otimize seus recursos. FINALIDADES DO ARQUIVO ‘Ao onganizar os documentos, o arquivo atende, funda- ‘mentalmente, a duas finalidades distintas: a administragdo © historia 1um primeiro momento, as informagies contidas nos arquivos servem de base ao dia ‘dia da empresa, onde os usuarios seriam, basicamente, 08 funcionirios; os clientes, os administradores e quaisquer ou {ros individuos que busquem informapées relativas is ativi- dades da insttuigdo, Finalidade histériea: num segundo momento, o arqui- vo pode também preservar, por meio de sua documentagao, aspectos historios relatives @ instituigdo a que est inserido ‘© mesmo a sociedade em geral. Neste momento, 0 ustirio passa a ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa weressada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados.BP sor Sittitss variam de biblioteca para biblioteca), juivos elaboram DIFERENCAS BASICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizagio « disponibilizaao da informagdo), arquivo e biblioteca pos- suem caracteristcas distintas que os diferenciam. A. seguir, apresentamos, de forma sinétca, as principas diferengas ccontradas entre as cuas reas Objeti Enquanto 0 arquivo guarda e organiza es documentos com objetivos funcionais (atender a administraglo & a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informaglo para fins cultura Desta forma, informagdes organicas (que comprovam as atividades da instituielo e slo criadas em decorréncias ddestasatividades) sio organizadas ¢ conservadas nos arqui- ‘vos, enquanto informagbes nl orgdnicas (que mio refletem as atividades da instituigdo) so conservadas nas bibliotecas, Formas de ingresso dos documentos nas instituigées Arquivos e bibliotecas mantém em seu acervo um volu- ime enorme de documentos. Tais documentos ingressam na ituigdo de formas variadas. Os documentos de arquivo sio produzids pela propria insttuigao, no desempenho de suas atividades, ou recebidas de outras insttuigdes, sempre num contexto administrative ‘ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orginicas da instituigao, Os documentos de biblioteca, pelo seu cariter nfo ‘orginico (como visto no tépico anterior) so escolhides pela instituigdo © adguiridos conforme sua conveniéneia, Formando colegdes. Tal aquisigdo se dé, normalmente, por ‘meio da compra do material escolhide, ou, ainda, por meio de doagdes efetuadas por usuarios ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas. ‘Quantidade de exemplares de eada documento Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um iinico exemplar, tendo, no maximo, um limitado nimero de e6pias para atender a eventuais neves- sidades administrativas, Jos documentos de bibliotecas (os livros, por exemplo), so produzidos em numerosos exem- plares, espalhados por bibliotecas diversas. Classificagio ou Codificagiio dos documentos Existem varias maneiras diferentes para se organizarem, ‘9s documentos, como veremos no item Mérodas de arquiva- ‘mento, sendo que uma delas é por meio da classificagdo ou codificagao (anotagao de um edidigo em cada documento) a fim de ordeni-los nas pastas, estantes ou prateleiras. Arquivos ¢ bibliotecas se utilizam da classiticagio/ codificagdo, com a diferenga de que, enquanto a bibliote- ea adots esquemas préestabelecidos © padronizados (no Vencrs F seus cOdigos de elassificapio a partir das atividades desen- volvidas pela instituigdo, de forma que cada empresa adotard céaligos especiticos, de acorfo com os tipos de documentos sgerados por suas atividades “otineiras. Em resumo, podemos afrmar que arquivos e biblioteca diferem entre sia partir dos seguintes aspectos: ARQUIVO BIBLIOTECA Objetive Funcion Cattural Formas de aqui Compra sigdo de docu. | Prodtea Doagio mentos iauisanan Perenuta Tnico exemplar ou imtado mero de edpias (Quantidade de Seaaes Variados exemplares De acordo com Clasificagto | asatividadesda | Padronizado organizagio A CLASSIFICACKO DOS ARQUIVOS Quanto a entidade que o mantém De acordo com a entidade mantenedora, a bibliogratia arquivistica divide os arquivos em pilicos ou privados. Os arquivos privados, por sua vez, slo classificados em: institu: cionais, comerciais ou pessouis Arquivos piblicos so aqueles mantidos pelos érgiios piblicos em todas as suas esfras (federal, estadual ¢ munici= pal) em toxos os poderes (executivo, legislative e judiciato). Arquivos institucionais so aqueles mantidos por ins- tituigdes sem fins lucraivos, como igrejs, sindicatos, asso- ciagdes ete Arquivos comereiais, por sua vez, so aqueles manti- ‘dos por instituigdes com fins lucrativos, como firmas, corpo rages, companki Arquivos familiais ou pessoais sfo aquoles referentes a pessoas fisicas, Quanto a natureza dos documentos que guarda Considerando as caracteristicas das documentes manti- ‘dos em uum arquivo, podemos clasifici-los em especias ow especializado. ‘So arguivos especiais aqueles que mantém sob sua ‘guarda documentos de forms fisicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armaze- ‘namento, guarda e conservagio. Em resumo, si0 aqueles ar- quivos que guardam documentos que, se nao forem conser- ‘vados de maneira especial, teo sua conservagio seriamente ‘comprometida em virtude de suas caracteristicas fisieas. ‘Sito exemplos de arquivos especiais: — arquivo de fotograias; arquivo de CDs: — arquivo de disquetes, arquivo de microfiles: ¢— arquivo de ftas de video. © termo arquivo espectalizado 6 wtilizado para desig nar os arquivos que mantém sob sua guarda documentos de ‘reas especificas do conhecimento, ou seja, aqueles que nfo misturam assuntos diversos em seu acervo. ‘io exemplos de arquivos especializados: aarquivos de engenhar arquivs médicos; arquivos de imprensa; arquivos de arquitetura, ‘Quanto a extensio de sua localizagio classificagdo éutlizada para diferenciat os arquivos com relagio ao local em que s8o instalados. Em geral, 0 ar- 4quivo pode ser instalado nos proprios setores que utilizam os hamados de arguivos setorias ou, quando conveniente para 2 instiuigdo, pode ser instalado em um iinieo local, recebendo os documentos prove nientes dos diversos setores da institu, quando é chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada, Nos dois easos (setorial ou central), dover existir uma unidade de controle/coordenagao centralizada, de forma que as atividades de arquivo (normas, procedimentos ¢ opera 8s) sejam realizadas de maneira padronizada, documentos no dia a dia, quando so Quanto ao estigio de evolugto de seus documentos Quanto ao estigio de evolugtio dos documentos (cielo 4e primeira idade), intermedirios (arquivos de segunda ida de} c permanentes (arquivos de terceira idade), Em geral, 0s documentos mais novos e mais utilizados serio conservados nos arquivos correntes, os documentos ‘menos utilizados e que ainda nao presereveram sero arma- zenados nos arquivos intermedidrios © agueles que, jé ten- ddo cumprido sua fung2o administrativa, mas que devam ser cconservados para preservar a meméria (historia) da institui- ‘eo, serdo armazenados no arquivo permanente 0 GERENCIAMENTO DA INFORMACKO E A ESTAO DE DOCUMENTOS APLICADOS NOS ARQUIVOS GOVERNAMENTAIS, ARQUIVOS CORRENTES, INTERMEDIARIOS E PERMANENTES, DIAGNOSTICO Na organizagio do arquivo de uma insttuiglo, varios clementos devem ser identificades ¢ considerades visando criar uma estrutura eficiente e corretamente planejada, E de suma importincia que a equipe designada para este diagnéstico seja composta por profissionais que co- nhegam a estrutura eo funcionamento da instituig’o, 0 que tornarii mais fécil a identiicaglo de aspectos relevantes re- lativos & realidade arquivistica do drgio. Em geral, durante 0 diagndstico, devem ser analisados pectos a seguir: de vida}, 0s arquivos se clasificam em: correntes (arquivos Mh sn0r0 ean Ginsos Tamanho do acervo documental da insituiglo, que 1a arquivistica ¢ dimensionado em metros Tineares. (ocumentos dispostos verticalmente, um apés 0 outro) Namero de profissionais atuando na érea de arquivo, ‘bem como a qualifieaglo dos mesmos: Mobiliario existente para as operagdes de arquivo (estantes, prateleiras, armarios ete) Expago fisico disponivel para as atividades de arquivo. ‘Tus informagdes sero consideradas para a adogdo de ‘medidas que visem a otimizagao das atividades de arquivo da insttuigdo, no que se refere & diminuigao de custos ¢ a maior eficigncia das atividades, AUTOMACAO DE ARQUIVOS Entende-se por automagiio a adogio de programas, sis- temas e recursos tecnologicos existentes que permitam a oti- mizagio dos procedimentos ji realizados de forma manual E comum nos dias atuais a implementagio de sistemas Informatizados de protocolo, o desenvolvimento de siste~ ‘mas informatizados que permitem o controle de prazos & destinagao de documentos ¢, inclusive, a adogio de siste- mas de gerenciamento eletrinico de documentos que pet ‘mite sua consulta em meio informatizado, 0 que dispensa 2 necessidade de desarquivamento do documento em papel, Digitalizagio Digitalizag2o 6 a téenica que permite eriar uma cépia do documento em meio digital por meio da utilizagao de Vantagens da digitalizaga0 Possibitidade de acesso a documentos de forma simultinea em diferentes locais, uma vez que a {imagem do documento pode ser disponibilizada em rode: Maior agilidade na recuperagio (localizacto) das informagdes; ~ Conservaeio do documento original em papel em seu local de guarda, Em tépico anterior, classificamos 08 arquivos, quanto a0 estigio de evolugao de seus documentos, em correntes, intermedifrios ou permanentes, Esta classificagdo 6 conhe- ida como ciclo vital das documentos ou. ainda teoria das ards idades. Avqhiwaiwereee GRAN CURSOS: VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Na distribuigao dos documentos nos arquivos de I*, 2" 3 idades (corrente, intermedidrio e permanente) ha q se obscrvar, em primeira anilise, a importancia que este documento apresenta e que justifica a sua preservagdio ‘guarda em um arquivo. 0 chamado valor do document, que pode se apresentar de duas formas: primo ou secundacio. Valor Primario Emtende-se por documento de valor primario aquele ‘que atende as necessidades da insttuigdo no seu dia a dia, ‘ou seja, © documento que ainda serve para fins administra. ‘vos, legais ou juridicos e que pode, « qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendéncia funcional [Na pratica, todo documento nasce com valor primério, ‘que também é comumente ehamado de valor administrat- v9, devido as suas caracteristicas. Durante um determinado periodo, que varia de documento para documento, este valor desaparece, fa chamada preseri¢do do documento. (Os arquivos corrente (I idade) e intermedirio (2 ida- de) sto os responsiveis pela guarda dos decumentos desde © momento de sua criago até a prescriglo para fins admi= nistratives. Valor Secundrio Alguns documentos, mesmo depois de prescrtos para fins administrativos, so conservados pela instituigio por serem considerados importantes para preservar a meméria’ ‘ou histéria da empresa ou da sociedade, S20 os chamados documentos de valor secundério ou histirieo. Na pritica, nem todos os documentos apresentario esse valor (a maioria dos documentos ndo apresentari valor secundirioshistirico), Ao contririo do valor primdrio, o valor secundirio € definitive, ou seja, uma ver considerado histérico, 0 documento seri guardado em cariter permanente, e sua ‘Buarda se dara no arquivo de 3 idade, o arquivo permanente: ARQUIVO CORRENTE © arquivo corrente, também chamado de arquivo de I* idade, ¢ assim definido por Marilena Leite Pues: 'E 0 arquivo constituido de documentos em curso ou consultados frequentemente, localizados nos proprios seto- Fes que os receberam ou produziram ou em dependéncias priximas e de facil acesso”. Desta form, podemos considerar que arquivo cor: rente apresenta as seguintes caraeteristicas: ~ Ea fase em que os documentos so produzids; E constituido pelos documentos mais novos da instituigao; ~ Apresenta grande frequéncia de consulta aos seus documentos; — Nesta fase, 0s documentos tramitam (circulam) bastante dentro da instituig20 ou entre uma insti- tuigdo e outra,a fim de atingir as suas finalidades; Veneze Osarquivos correntes, por conservarem documentos consultados frequentemente, devem estar locali- 2zados nos préprios stores que os utlizam (arquivos setoriais) ou em locais de ficil acesso (arquivo central ou geral). ARQUIVO INTERMEDIARIO. © arquivo intermediitio, por sua vez, & aquele que guarda os documentos que, mesmo mio sendo de uso tre- ‘quente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solictados para tratar de assuntos que guardam relagio com seu conteide, Nesta fase, nto hi mais a necessidade de eles serem conservaidos proximos a0 stor que os utiliza, uma vez que a frequéncia de uso jéé bastante reduzida. Por uma questio de economia, é normal a eriagt de arquivos intermedition em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma ‘ armazenar um grande niimero de documentos a um custo bastante reduzido, (Os documentos encaminhados aos arquivos intermedi- {rios permanecem como propriedade exclusiva do setor que ‘0s enviou, ou seja, 0 acesso restrito a este Setor, que con- serva os direitos sobre eles. Nos arguivos intermediirios, os documentos aguardam 4 sua prescrigo, onde sero submetidos a destinagao final (climinagao ou recothimento para guarda permanente) Esta destinaglo & determinada a partir da exisiéncia ou ndo do valor secundirio (histiricol. Os documentos. destituidos de valor historico devem ser destinados a climinagdo. Os documentos considerados importantes na preservagto da rmeméria da instituigdo, enttetanto, deverdo ser destinados ‘a0 arquivo permanente, onde sero guardados em cariter efinitivo Em alguns paises, 0 arquivo de 2* idade, por suas ‘caracteristicas, recebeu o nome de limbo ou purgatério, ‘A climinagdo de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados slo a fragmentagao © a maceraglo (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se claborar a fistagem de eliminagado de documentos, que ‘conteri a relaeao de todos os documentos submetidas a este processo, ARQUIVO PERMANENTE, No arquivo de tereeiry idade ou permanente, sio preservados os documentos que, ji tendo cumpride a sua funga0 administrativa, so conservados pelo. valor secundario ou historico que apresentam para a instituigao. ‘Como visto anteriommente, ¢ valor secundirio & um valor definitive, ou seja, no prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente jamais serio eliminados, ‘A fungio basica do arquivo permanente & preservar e divulgar a historia da instiuigao, Para tanto, na tereeira ‘dade os documentos estario disponiveis para consulta pelo publico em geral, no apenas is pessoas envolvidas ddretamente com as aividades administrativas da instituigio, como ocorre nos arquivos de primeira ¢ segunda idade, Em geral, devem ser preservados historicamente ‘documentos que prove como a instituigao foi organizada (origem) e como a mesma funcionow ao longo do - (nomas, regulamentos, diretizes etc), Fiveea AVALIACKO DE DOCUMENTOS Para que os documentos cumpram 0 seu cielo de vida, necesséria ume anilise de suas caracteristicas, de forma a idemtfiear os prazos que cada tipo de documento levaré para ccumprir sua finalidade administrativa (valor primi), bem ‘como sua importincia histérica (valor secundério). Esta andlise é chamada tecnicamente de avaliagdo de documentos ¢ sera desenvolvida por uma comissdo formada por pessoas que conhegam bem a estrutura €o funcionamen- to da instituigao avaliada, Esta avaliag20 resultaré na elaboragdo de um instru ‘mento, que regular o prazo de guarda e a destinacao final de cada documento da instituigdo. a chamada ‘abela de temporalidade, que, uma vez criada, deveri ser aprovada por uma aoridade competemte do érgdo, para que poss ser aplicada na insttuigdo, ‘Cada instituigio deverd possuir sua propria tabela de temporalidade, uma vez. que os documentos variam de em- presa para empresa, de acordo com as atividades especificas de cada uma. ‘A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com exemplos hipotéticos, a fim de permitir uma melhor compreensio do assunto, Cod. Prazos de Ioan ii, | som [Pam 2s eves: ‘anos | ‘Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos deverto, necessariamente, possuir um pprazo de guarda para a fase corrente, uma vez que é ali que cle tem sua origem. ‘A fase intermedifria nfo & obrigatéria na vida do documento, sendo que alguns podem, inclusive, ser ‘liminados ainda na fase correntee outros, ainda, poderio ser recolhidos da fase corrente diretamente para a permanente, ‘As passagens dos documentos para as fases interme- diiria e permanente recebem os nomes de transferéncia € recolhimento, respestivamente, “Transferéneia ¢ 0 envio de documentos da fase corrente para a fase interm Recolhimento &0 envio de documentos da fase corren- te ou intermediéria para a fase permanente. Vantagens da avaliagio par instituigao Definiros prazos de guarda e a destinagio final de cada documento da insttuigao pode trazer inimeras vantagens - insttuiglo, dente as quais destacam-se: Nesoer@ + ganho de espagofisico; + maior facilidade na organizaglo e recuperago da informagdo, uma vez que a massa documental teri seu volume reduzide: economia nos gastos com recursos humanos, financeiros ¢ materiais empregados na guarda dos documentos nos arquivos. METODOS DE ARQUIVAMENTO -Métodos de Arquivamento so as diferentes maneiras uti- lizndas para colocar documentos em ordem em un arquivo. ‘Os métodos mais eomuns e mais utilizados so: alfabé- tico, geogrifico, numérico e ideogrifico. Cada método tem suas particularidades, a saber: Método Atfabético No método alfabético, © principal elemento a ser com siderado para a organizag8o dos decumentos ¢ a sua poste- riot localizago & 0 nome. Este método é muito utilizado nas organizagBes, ¢ apresenta como vantagens ser um método fil e rapido, No entanto, 20 armazenar um grande volume de informagaes, & comum a ocorréncia de erros, devide ao ‘cansago visual por parte do funcionsrioe & grande variedade de wrafia dos nomes. ‘A fim de tornar mais ripida a localizagiio ¢ guarda dos documentos, 0 método alfabstico pode ser combinado com ‘cores, para identifica letra procurada, Este método & deno- ms minado Variades. Portanto, 0 método variadex utiliza cores ‘como elementos auxiliares para facilitar a localizago e a recuperagio dos documentos, e & uma variagao do método alfabético, Regras de alfabetagao No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfubetagio, que de- vem ser consideradas, S20 elas: 1) Nos nomes de pessoas fisicas, considera-se o dltimo sobrenome e depois, 0 prenome. ‘Araujo, Marcos Pereira Carvatho, Lucas Tavares, Ferreira, Maria Souza ‘Vasconcelos, Luis dos Santos Obs: No caso de sobrenomes iguais, a ordenagdo seri feita pelo prenome. Ferreira, André Ferreira, Joao Ferreira, Paulo 2) Sobrenomes compostos de substantive e adjetive ou ligados por hifen nao devem ser separados.. Bom Tempo, Cléudia Castelo Branco, Humberto de Alencar Monte-Verde, Juvenal Silva Santos-Dumont, Alberto Vilas Boas, Bernardo Alves + AvavivelosieBMbeee¢ ‘Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, ‘So e Santa seguem a mesma regra. ‘Santa Cruz, Pedro Henrique Santo Expedito, Jodo Barbosa Sto Tiago, Bernardo Oliveira 3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da or- ‘denago, devem preceder os nomes que iniciam com a mes- ma letra Pereira, M. Pereira, Marcelo Pereira, Maria Pereira, Mauro 44) Artigos e preposigdes no devem ser considerados.. Anjos, Milton Sousa dos Costa, Severina Pereira da Santos, Edson Pereira dos va, Luciana Oliveira da (Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partcula {que acompanhs 0 nome pode ou ndo ser considerada. O mais ‘comum & consideri-la, quando esta iniciar com letra maiscula, Da Vinci, Leonardo Del Piero, Fabio Me Cain, John O'Brian, Paul Van Gogh, Vincent Von Richtoffen, Michael '5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Jinior, Neto li «Sobrinho, devem vir parao inicio acompanhados do sobre- ‘nome anterior ‘Araijo Fitho, Marcos Pereira Carvalho Jinior, Lucas Tavares Ferreira Neto, Matia Sou Vasconcelos Sobrinho, L dos Santos 6) Titulos que acompanham os nomes no devem ser considerados. Devem ser colocados no final, entre partnteses ‘Alves, José Silva dos (Presidente) Barbosa, Lucas Moreira (Ministro) Campos, Juvenal de Sousa (General) Rodrigues, Maria Aparecida (Professora) 7)No caso de nomes estrangeiros, a organiza ser fet- 1a pelo iltimo sobrenome, com excegiio dos nomes orients ‘ede paises de lingua espanhola, que tem regras especificas, Cam@es, Luis Vaz de Clinton, Bll Newton, Isaac Shakespeare, William 8) No caso de nomes de espanhéis ou de qualquer pais de lingua espanhola, a ordenago deveri ser feta pelo penti- timo sobrenome e, para tanto, os dois iltimos sobrenomes deverdo ser transpostos para o inicio, Bolanos Fuentes, Pablo Gutierrez Salazar, Juan ‘Sanchez Ruas, Roman Vieneas 9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou. ‘irabes, por exemplo, deverioser organizados da mesma for- ma como se apresentam, sem qualquer alteragdo. ALJahzie Kim I! Sung Law Kim Chong Mao Tsé Tung 10) Na organizagdo de nomes de institugdes, os no- ‘mes 20 mantidos da mesma forma como se apresenta, levando-se 0 artigo do inicio para o final, entre parénteses. Quando nao ha artigo no inicio, nfo deve ser feta qualquer alteragio. Fundagiio Getilio Vangas Globo (0) Times (The) 11) Nos nomes de eventos, o numeral do inicio deve ser colocado no final, entre parénicscs. A ordenasio, neste caso, se dara pelo nome do evento eno pelo numeral Congresso de Medicina Segundo) Encontro de Arquivistas (IV) Seminario de Jornalistas(18") Obs.: © numeral serviri para ordenar eventos com 0 Eneontro de Arquivistas(1) Eneontro de Arquivistas (11) Encontro de Arquivistas (II) Método Geogritico 0 método geogrifico &utlizado quando os documentos ‘fo organizados pela procedéncia ou local, ou seja, quando «8 insttuigo opta por classificar os documentos pelo local de origem, No entanto, de acordo cum a literatura arquivistica,al- gumas regras devem ser adotadas para a correta utilizagdo do método geogrifico 1) Na ordenagio de documentos por estado ou pais, cles devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior localizagto. Deve-se observar, contudo, que a Cidades referentes a um mesmo estado ou pais deverio ser das de forma alfabétiza, mas mantendo a capital no ‘uma vez que esta é, normalmente, cidade mais pro- ccurada e com 0 maior numero de documentos. Exemplo: Bahia Salvador Ihéas Htabuna Porto Seguro Coan Fortaleza Crates Juszeiro Quixadé Gois Goiinia Anépolis Rio Verde Firme2) Quando o arquivamento é feito por cidades hhaver a separagio por estado, nio hi a necessidade de se colocar as capitais no inicio. A ordenagio seri simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de eada cidade, dove ser idemificado 0 estado correspondente, para 0 caso de cidades com © mesmo nome. Exemplo: Anipolis (Gos) rato Ceari) Custédia (Pernambuco) Passo Fundo (Rio Grande do Sul) ‘Vitoria (Espirito Santo) Vitéria (Tocantins) Método Numérieo ‘Ométodo numérico, como o proprio nome diz, & aquele em que os documentos so ordenados por niimero. Na utili zagdo deste método, pode-se optar por trés maneiras distin- ‘tas: numérico simples, eronolégico ou digito-terminal. © método munérico simples é adotado quando a orga nizagio ¢ feita pelo nimero do documento ou da pasta em que este foi arquivado, E um metodo muito util ganizagio de prontuirios médicos, pastas de funcionérios, process e filmes, No entanto, ao se trabalhar com nimeros maiores, com \irios digitos, © método numérico simples acaba por se tor- nar muito lento e trabalhoso, tanto na organizag20 quanto na localizagio do documento, Neste caso, é indicada a util lizagao do métode digito-rerminal, onde a ordenaga0 € feta pelos dois iltimos digitos, o que torna o arquivan pido e eficiente. ‘A seguir, temos um ex: ‘método digito-terminal, 14.25.01 78-44-10 nplo pritico da utlizagto do Observe que a ordenagdo foi feta pelos dois dltimos digitos. Quando estes s20 iguais, a ordenagio se dari pelos dois digitos anteriores © método mumérico cronoligico & aquele utlizado para organizar os documentos por data, E um método larga- mente utilizado na organizagdo de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja 0 principal elemento ‘na busea da informagao, Método Ideogriiico © método ideogrifco & utilizado quando a ordenagio dos documentos € feta por assunte, E também um metodo muito uilizado no dia dia das instituigdes. ‘© método ideogrtico tem algumas subdivises que se- rio detalhadas a seguir: Disiondrio Eneiclopédico| Alfabético Decimal Numérico <7 Na organizagio por assunto, estes podem ser ordenados. de forma alfabética ou numérica, ‘A ordenagao alfabstica dos assuntos pode ser feita em um Gnico nivel (métado dicfondrio) ou em virios niveis hi rarquizados (enciclopédico). Observe a seguir a diferenga centre os dois métodos. ‘Suponha que um setor separou seus documentos por assunto, em que foram crindas as seguintes pastas: Feérias — Contas a pagar Aposentadoria Empréstimos bancirios Licenga médicas Contas a receber Frequéncia| Licenga maternidade ~Empréstimos rurais A ordenagdo destas pastas de forma alfabstica pode se {dar em um tnico nivel ou em niveis hierarquizados, de acor- do com a conveniéneia do usuirio. Na pritica, a ordenagdo serd efetivada da seguinte forma: aT [_ ENCIGLOPEDICO Finances ontas Aposentaoria Aree (Conta pagar ns CContas a eceber inpesimos ancirioe prétimos banc nn Empestmon ris Re Feris Frequencia gmt Lien materniade Frogtcia Liven médien ec Matern Medica Observe que, enquanto no métode dicionério os assun- tos slo ordenados de maneira simplesmente alfabstica (em um Gnico nivel), no método enciclopédico a ordenagdo dos assuntos se di em varios niveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais especificos, onde cada nivel é ordenado alfabeticamente, Neste caso, 0 arquivo sera ‘composto por pastas e subpastas, em diferentes nives. (Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma nu- ‘mérica, onde serdo atribuidos para cada assunto cédigos que servirio para identificd-los e permitirio a sua localizagio no Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormen- te, teriamos como possivel organizagio, utilizando-se o mé- todo ideogrifico numérico: 1 Pessoal Le Férias 2 Licengas Novoes de Avg1 Médiea Maternidade -3 — Aposentadoria -4 — Frequéncia Financeira -1 — Empréstimos 1 Bancarios 1 Rurais ‘A Recsber A Pagar Aluguéis Observe que, na organizagao por cédigo numérico, nto bia preocupagaio de organizar os assuntos em ordem alfabé- tica, Sto criados niveis hierarquizados, onde os assuntos sto ‘numerados na ordem em que forem sendo relacionados. Esta relago de assuntos com seus respectivos eédigos comport o plano de classificacdo da instituigio, que servira para clas- sificar 0s documentos (atribuir a cada documento um cédigo {de acordo com seu assunto) antes de seu arquivamento, (Os métodos decimal © duplex so bastante parecidos, ‘com a particularidade de que, ne método decimal, 0 nimero de classes em cada nivel ¢ limitado a 10, € no método di- plex, 0 nimero de classes ¢ iimitado, Miétodos Diretos / Indiretos Consideram-se dlretos os métodos que permitem que a bbusea do documento se dé no préprio local em que ele esta arquivado, sem a necessidade de um indice ausiliar. £ uma dos métodos que organizam por nome (afabé. tico, geogrifico, dicionario e enciclopédico). Consideram-se indiretos os métodos em que, para loca lizar © documento no arquivo, é necesséria a adogo de um indice por nome, que indicaré a localizag30 do documento dentro do arquivo, E uma caracteristica dos métodos em que a ondenagiio ¢ feita por niimero (numérico simples, cronol6- ‘gico, digito-terminal, decimal e duplex). ‘earacteristi Método horizontal / Vertical Quando © documento & acondicionado em seu local de ‘guarda (pasta, gaveia ou caixa) 0 arquivamento pode ser fei- tode forma horizontal ou vertical. © arquivamento horizontal, no qual os documentos ‘io acondicionados uns sobre os outros, s6 & indicado para documentos de grandes dimens®es, como mapas, plantas & papéis de grandes dimensdes. © arquivamento vertical, no qual os documentos sto arquivados lado a Indo, & 0 mais comum, sendo largamen- te adotado nos arquivos correntes ¢ intermedirios, onde 0 acondlicionamento ¢ feito em caixas ou pastas suspensas, 8 Guia-fora Guia-fora & uma ficha 04 formuliio colocado no local do documento desarquivado para indicar o seu empréstino, Ao retirar 0 documento do seu local, o funciondtio responsi vel pelo arquivo deve se utilizar deste instrumento, que seri retirado no momento em que o documento for devolvido, Escotha do método a ser adotado A escolha do método de arquivamento a ser adotado em lum arquivo deverd ser precedida de uma andlise minuciosa| dos documentos a serem arguivados e da estrutura da insti- {uigdo que esti sendo organizada. Lim mesmo arquivo pode utilizar, em seu acerve, viros métodos de arquivamento simultineos, de forma a bem organizar sua documentacio Num arquivo fotogrifice, por exemplo, seria possivel a te organizagao: BATIZADOS. e 1960 a 1980 de 1981 22000 ands 2001 ‘CASAMENTOS ‘de Arajo, José até Ferreira, Maria ‘de Garcia, Paulo até Martins, Severino de Nascimento, Joto até Ximenes, Raimundo VIAGENS Bahia Ceari Santa Catarina Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizada hum primeiro momento, a organizagao por assunto (quando as folografias foram separadas em batizados, casamentos & viagens) e, num segundo momento, foram utilizados os mé- todos eronoligico,alfabético e geogrifico, de acordo com as particularidades de cada assunto. Fssa mistura de métodos & cconhecida como classifieagdo ou arranjo que seri definido de forma a melhor atender as necessidades de cada insti ‘80 organizods, MICROFILMAGEM Entende-se por microfiimagem a técnica que permite criar uma e6pia fotogrifica do documento em formato alta- mente reduzido, por meio de equipamentos especificos para tal (mirofilmadoras). Vewces Fi‘A microfilmagem surgiu da necessidade de se armaze- nar, em um mesmo local, um volume muito grande informa- es que, de outra forma, nao seria possivel Podemos destacar como vantagens do uso da microfil- smagem: Ganho de espace fisico: Validade legal (0 microfilme & aceito como do- ‘cumento original, o que permite que, apés sua microfilmagem, 0 documento em papel possa ser climinado, desde que nfo tenha valor histérico);, ~ Preservagdo do documento em papel; = Maior seguranga na guarda da informagiio (se- gundo a legislagao arquivistica vigente, 6 obri- satéria a confecedo de duas c6pias de cada mi- crofilie, guardadas em locais separados, para garantr a seguranga da informagio nele armazo- nada). Aplicagdes da microfilmagem A microfilmagem ¢ classificada de acordo com 0s be- neficios que sua aplicagio trari& instituigo. Microfilmagem de substituiga0 ‘Eaquela que visa subsitur o documento em papel pelo 'microfilme, visando ao ganho de espago fisic. Incide apenas em documentos temporirios, uma ver.que documentos hist6- Ficos nfo poder ser climinados, ainda que microfilmades. Microfilmagem de preservagio Visa a preservar documentos com valor histéric. ‘Quando microfilmados, os documentos originais em papel slo guardados © 0 uso didrio se dari com microfilme. Microfilmagem de seguranga Aplicada quando a instituigdo procura maior seguranga, na guarda de suas informagdes. Apesar de microfilmado, 0 ‘documento continuara sendo utilizado em seu suporte otigi- nal (papel). O microfilme serviré como edpia de seguranga (backup) para o caso de perda ou destruigao do original LELN. 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de docu- imentos oficiais e dé ourras providéncias. 0 Presidente da Repiblica, fago saber que o Congresso. "Nacional decreta eeu sanciono a seguinte Lei Art. 1° E autorizada, em todo 0 terrtério nacional, a ‘microfilmagem de documentos particulares e oficiais arg vados, estes de Srglos federas, estaduais e municipais, §1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certiddes, os traslados e as cépias fotogrificas obtidas dire- tamente dos filmes produzirio os mesmos efeitos em julzos Gran conSOS §2° Os documentos microfilmados poderio, a critério dda autoridade competente, ser eliminados por incineragio, destruigo mecdnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegragdo, $3" A incineragao dos documentos microfilmados ou sua transferéneia para outro local far-se-i mediante laveatura de termo, por autoridade competente, em livro proprio, $4" Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficardo arquivados na repartiao detentora do arquivo, veda- dda sua saida sob qualquer pretexto. §5° A eliminagao ou transferéneia para outro local dos documentos microfilmades far-se-d mediante lavratura de termo em livro préprio pela autoridade eompetente. 86° Os originais dos documentos ainda em trinsito, microfilmados mio poderio ser eliminados antes de ser ar- quivades, 97" Quando houver convenincia, ou por medida de se- guranga, poderio exeepcionalmente ser microfilmados do- ccumentos ainda nfo arquivados desde que autorizados por autoridade competente, Art. 2° Os documentos de valor histirico no deverto ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartigio detentora dos mesmos. Art. 3° O Poder Executivo regulamentari, no prazo de ‘90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades ccompetentes, nas esferas foderais, estaduais ¢ municipais para a autenticagio de traslados e certides originais de mi crofilmagem de documentos oficiais, §1" O decreto de regulamentagdo determinard, igual~ inte, quais os cartérios e dros publicos capacitados para ‘efetuarem a microfilmagem de documentos. particulares bbem como os requisites que a microfilmagem realizada, por aqueles cartérios © érglos piiblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos juridicos «em juizos ou fora dele. quer 0s microfilmes, quer os seus traslados ¢ certidoes origingras, §2° Presereverd também o decreto as condigdes que os cartérios competentes tro de cumprir para autenticagio de reprodusdes realizadas por particulares, para produzir efei- tos juridicos com a teresiros. Art. 4° E dispensivel © reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos ofciais arquiva- dos, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidaes originais de microfilmes, ‘Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sun publicagio, Art. 6° Revogam-se as disposigées em contriri, Brasilia, 8 de maio de 1968; 147° da Independencia e 80° da Repablica A. COSTA E SILVA Luis Antonio da Gama e Silva DECRETO N. 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n. $433, de 8 de ‘maio de 1968, que regula a microfilma- gem de documentos oficiais, e dé outras providencias, Nogoes de Arquivotonia0 PRESIDENTE DA REPUBLICA, no uso das atr IL —local ea data da microfilmagem; \ bbuigdes que Ihe confere art, 84, inciso 1V, da Constt e tendo em vista 0 disposto no art, 3° da Lei n, $.433, de 8 de maio de 1968 DECRETA: Art. 1° A microfilmagem, em todo terrtGrio nacional, autorizada pela Lei n, $433, de 8 de maio de 1968, abrange 6s documentos oficiais ou piblicos, de qualquer especie © fem qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos drgai0s dos Poderes Executivo, Judicirio ¢ Legislative, da Admi= nistragdo Indireta, da Unido, dos Estados, do Distrito Fede- ral ¢ dos Municipios, bem como a dos documentos particu- lares ou privados, de pessoas fisicas ou juridicas, Art 2° A cmissio de cépias, trasiados e certs x- traidas de microfilmes, bem assim a autenticagao desses do- ccumentos, para que possam produzr efeitos legais, em juizo ou fora dele, ¢ regulada por este Decreto Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste De- creto, 0 resultado do proceso de reprodueao em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrificos ou cletrénicos, em diferentes graus de redusio. Art, 4° A microfilmagem sera feita em equipamentos ‘que garantam a fielreprodugaio das informagdes, sendo per- mitida a utilizagao de qualquer mieroforma, Parigrafo tnico. Em se tratando da utilizago de micro fichas,além dos procedimentos previstos neste Decreto,tan- toa original como a cépia terlo, na sua parte superior, rea reservada a titulaglo, aidentiicagdo e a numeragdo sequen cial legiveis com a vista desarmada, bem como fotograms \estinados & indexagao. Art. 5° A microfilmagem, de qualquer especie, ser fei- ta sempre em filme original, com 0 minimo de 180 linhas por milimetro de definigSo, garantida a seguranga e qualidade de imagem ¢ de reproduedo. ‘§I° Sera obrigatbria, para efeito de seguranga, a extra- elo de filme e6pia, do filme original 92° Fica vedada a utilizagao de filmes atualiziveis de qualquer tipo, tanto para a confeegio do original como para aextragio de eépias. § 3° 0 armazenamento do filme original deverd ser feito em local diferente do seu filme eépia. ‘Art, 6° Ne microfilmagem podera ser utilizado qual- ‘quer grau de redugdo, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodugio. Parigrafo tinico. Quando se tratar de original eujo ta- ‘mano ultrapasse a dimensio mixima do campo fotografico ddo equipamento em uso, a microfilmagem poderi ser feita por etapas, sendo obrigatéria a repetigio de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identficar, por superposigio, a continuidade entre as segdes adjacentes microfilmadas. Art, 7° Na microfilmagem de documentos cada série serd sempre precedida de imagem de abertura, com 0s se- ‘guintes elementos 1 — idemtficagao do detentor dos documentos a serem smicrofilmados; IL niimero do microfilme, se for 0 caso: Vee IV registro no Ministerio da Justiga; V ~ ordenagdo, identiicagdo © resumo da série de documentos a serem mierofilmados; VI ~ mengio, quando for 9 caso, de que a série de documentos a serem microfiimados é continuagdo da série ccontida em microfilme anterior; ‘VII_~ identificagdo do equipamento utilizado, ‘unidade filmada e do grau de reducdo: VIII - nome por extenso, qualificagdo funcional, se for ‘6 caso, © assinatura do detentor dos documentos a serem mierofilmados; IX nome por extenso, qualificagdo funcional eassina- tura do responsivel pela unilade, eartério ou emprest exe- ‘cutora da mierofilmagem, Art. 8° No final da microfilmaem de cada série seri sempre reprodusida a imagem de encerramento, imediata- mente apds 0 tltimo documento, com os seyuintes elementos 1 identificago do detentor dos documentos microfi- smados; II ~ informagdes compiementares relativas a0 item V do artigo 6 deste Decreto; TIL termo de encerramento atestando a fie! observin- cia as disposigbes do presente Decreto; TV — mengio, quando for 0 caso, de que a série de do- ccumentos microfilmados continua em microfilme posterior, V-— nome por extenso, qualifieagdo funcional eassina- tura do responsivel pela unidade, cartorio ou empresa exe- ccutora da microfilmagem. ‘Art. 9° Os documentes da mesma série ou sequén- cia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ow aqueles cujas imagens nio apresentarem legibilidade, por fala de operagio au por problema técnico, serdo reproduzi- ‘dos posteriormente, nfo Sendo permitido corte ou insere0 no filme original 1° A microfilmagem destes documentos sert precedi- dda de uma imagem de observagio, com os seguintes el mentos: 8) identifieagdo do microfilme, locale data; ») deserigdo das iregularidades constatadas; )nome por extenso, quaificagdo funcional eassinatura 4do responsivel pela unidade, cartério ou empresa executora «da microfilmagem. §2° E obrigatério fazer indexagdo remissiva. para recuperar as informagdes ¢ assegurar a localizagdo dos documentos. § 3° Caso a complemeatagio no satisfaga os pudrdes de qualidade exigidos, a mictofilmagem dessa série de documentos deveri ser repetda integralmente, Art, 10, Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e téenicas que assegurem ao filme alto poder de definigdo, densidade uniforme e durabilidade. ‘Art. HL Os dacumentes, em tramitago ou em estudo. poderio, a crtério da autoridade competente, ser microf ‘mados, ndo sendo permitidaa sua climinagio até a definigio de sua destinagdo final, ‘Art. 12. A eliminagdo de documentos, apés a microfil- ‘magem, dar-se-4 por meios que garantam sua inutilizagao, sendo a mesma precedida de lavratura de temo proprio & pds a revisio ea extragdo de filme copia is da cea FirmePariigrafo ico. A eliminagio de documentos oficiais ‘u pilblicos s6 deveri ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do érgio, aprovada pela autoridade ccompetente na esfera de atuagao do mesmo e respeitado 0 disposto no art. 9° da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 ‘Art. 13. Os documentos ofciais ou publicos, com valor de guarda permanente, nfo poderio ser eliminados apés microfilmagem, devendo set recolhides ao arquivo piiblico de sua esfera de atuagto ou preservados pelo proprio drgio detentor. Art. 14. Os traslados, as certiddes e as cépias em papel ‘ow em filme de documentos microfilmados, para produzirem cfeitos legais em juizo ou fora dele, terdo que ser autentica- dos pela autoridade competente detentora do filme original §1° Em se tratando de e6pia em filme, extraida de mi crofllmes de documentos privados, deveri ser emitido termo préprio, no qual deverd constar que o filme que 0 acompa- nha é c@pia fie do filme original, cuja autenticagdo far-se-a nos cartérios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte §2° Em se tratando de c6pia em papel, extraida de mi crofilmes de documentos privados, a autenticagdo fa por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartérios que satisfizerem os requisites especificados no artigo se- ‘guint. § 3° A cépia em papel, de que trata o parigrafo an- terior, poderi ser extraida utiizando-se qualquer meio de reprodugdo, desde que soja assegurada a sua fidelidade © qualidade de leitura, Art. 1S. A microfilmagem de documentos poder ser Decreto. Parigrafo tnico. Para exercer a atividade de microfil- ‘magem de documentos, as empresas e cartérios, a que se refere este artigo, além da legislagio a que estio sujeitos, ddeverto requerer registro no Ministério da Justia e sujeitar- se A fiscalizagio que por este seri exercida quanto a0 cum- primento do disposto no presente Decreto. Art. 16. As empresas e 0s cartorios, que se dedicarem {4 microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerdo, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: 1 --que a microfilmagem foi executada de acordo com 0 disposto neste Decreto; I~ que se responsabilizam pelo padrio de qualidade do servigo exeeutado; TIL — que o usuario passa a ser responsdivel pelo manu- seio e conservagiio das microformas, Art. 17. Os microfilmes e filmes cépia, produzidos no exterior, somente terio valor logal, em juizo ou fora dele, «quando: | autenticados por autoridade estrangeira competente; I tiverem reconhecida pela autoridade consular bra- sileira a firma da autoridade estrangeira que os houver au- tenticado; TIL ~ forem acompanhados de traduglo oficial Art. 18. Os microfilmes originais ¢ os filmes e6pi re sultantes da microfilmagem de documentos sujeitos a fsca- lizagd0, ou necessérios & prestaglo de contas, deverio ser antides pelos prazos de prescriglo a que estariam sujeitos (0 seus respectivos originals, por empresas ¢ cartérios habilitados nos termos deste lt GRAN CURSOS: Art. 19. As infragdes, &s normas deste Decreto, por parte dos cartirias e empresas registrados no Ministério da Justiga sujeitardo o infrator, observada a gravidade do fato, as penalidades de adverténcia ou suspensio do registro, sem prejuizo das sangdes penais ¢ civis eabiveis. Parigrafo tinico. No caso de reincidéncia por falta gra- ve, o registro seri cassado definitivamente Art. 20, O Ministério da Justiga expediri as instrugdes sm nevessérias ao cumprimento deste Decreto. Art.21, Revogg-se odecreton. 64.398, de 24 deabril de 1969, Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicagao, que Brasilia, 30 de janeiro de 1996; 17° da Independéncia e 108° da Repiblica FERNANDO HENRIQUE CARDOSO SiMBOLOS ADOTADOS NOS MICROFILMES {A Resolugdo n. 10 do Conarg apresenta os simbolos a serem utilizados em casos especiais durante a microfilma- gem, a seguir: 1) Simbolos obrigatirios a serem utilizados em todos os roles Inicio do roto, Fim do rolo. 2) Simbolos obrigatérios a serem utilizados em todos (05 rolos, caso a documentagdo tenha continuidade: Continua em ‘outro rolo, Continwacao de outro rolo 3) Simbolos obrigatorios a serem microfilmados junto com 0s documentos, conforme a situagio: Original ilegivel pee Nogaen de n Arsi‘A segunda etapa da gestdo de documentos, a utliza- \ Texto deteriorado. (do, envolve as atividades de controle da tramitagio de do- Encadernago ‘cumentos (protacofo, bem como a elaboragio de normas de defeituosa Aacesso & documentagao (empréstimo ou consulta), além da efinigao das formas de orgmizagdo e arquivamento dos do- ccumentos nas fases correntee intermediéria. Finalmente, a destinago, que se caraeteriza como ater- ceira fase da gestio de documentos compreende a definiga0 do destino a ser dado a cada documento apés o cumprimento do seu prazo de guard, Esta definigdo & realizada por meio de uma avaliagdo, conforme destacado em item anterior. Numeragao incorreta Data incorreta, LEIN, 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Original em cores. Dispde sobre a politica nacional de arquivos piblicos e privados e dé ‘ontras providencias O PRESIDENTE DA REPUBLICA, fago saber que © Congresso Nacional decree cu sancione a seguinte Lei: soeelouo ds ixegp CAPITULO T Rese U ines DISPOSIGOES GERAIS Art. 1° E dover do Poder Piblico a gestto documental © a protepi especial a docementos de arquivos, como ins- teumento de apoio 8 adminstragio, a cultura, ao desenvolv rmento cienifieo como elementos de prova ¢informacao. Art. 2° Consideram-se arguvos, para os fins desta Lei, 0s conjuntos de documentos proizidas reccbides por 6r- sos piblicos, instiuigdes de cariter piblico © entidades privadas, em decorréncia do exercicio de atividades esp cifieas, bem como por pessoa fisica, qualquer que sj 0 i= porte da informago ou a natureza dos documentos. [Art 3° Considera-se gesido de documentos 0 conjunto de procedimentos e operagoes ténieas rferentes sua pro- dugdo,tramitagdo, uso, avaiagZo e arquivamento em fase corrente ¢intermediéra, visindo a sua eliminagdo ou reco lhimento para guarda permanente ‘Art. * Todos tém dircto a roseber dos éraos pi os informagdes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serio prestadas no prazo dle, sob pena de responsabili- dade, ressalvadas aquelas eyo sigilo seja impeescindivel & seguranga da sociedade e do Estado, bem como i inviolabi- lidade da intimidade, da vide privada, da hoara eda imagem das pessoas. Art. 5° A administragto piblica franquearé a consulta Paginas elou siimeros em falta GESTAO DE DOCUMENTOS A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arqui- ‘vos piblicos no Brasil, assim define gestio de documentos: ““Gestdio de documentos é 0 conjunto de procedimentos © operagdes téenicas que visam controlar a produeio, tra- ‘mitacdo, uso, avaliago ¢ arquivamento de documentos nas fases corrente e intermedia, visando sua eliminagao ou recolhimento para guarda permanente”. Em resumo, gestdo de documentos & 0 conjunto de to- das as atividades que envolvem 0 controle dos documentos da insttuigdo, desce a sua criagdo até 0 seu destino final (liminag20 ou guarda permanente), Pademos dividir a gestio de documentos em trés fases distintas: ans documentos pablicos na forma da Lei ~ Produgio: Art. 6° Ficaresguardado o direito de indenizagio pelo Utilizagao;e dlano material ou moral decorrente da violagdo do sitio, ~ Destinagio. sem prejuizo das agdes penal civil eadministatva [Na etapa de producdo, devem ser efetivados esforgos para evitar a eriaglo de documentos que nBo sejam real- mente necessirios para a instituiglo, além da duplicagao desnecessiria de documentos; deve-se buscar a criago de formulirios que faciltem a geragio de documentos dentro ‘de uma padronizagio préestabelecida; e ainda deve-se bus- car a implementagio de sistemas informatizados que visem ‘a otimizar 0 ato de eriagdo de documentos. 2 CAPITULO IL DOS ARQUIVOS PUBLICOS Art 7 Os arquivos piblicos so os conjuntos de do- ccumentos produzides e recebidos, no exercicio de suas ati- vvidades, por érgios piblicos de ambito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorréncia de suas fungOes administrativas, legislativas ejudicidrias. Vewess Firwe3 05 conjuntos de documentos proxluzidos e recebidos por instituigdes de eariter pablico, Por entidades privadas encarregadas da gestdo de servigos pblicos no exercicio de suas atividades. §2° A cessago de atividade de instituigBes piblieas ¢ de cariter piblico implica 0 recolhimento de sua docummen- lagi instituiedo arquivistica piblica ou a sua transferéacia 2 instituigdo sucessora Art. 8° Os documentos piblicos sto identificados como correntes, intermedifrios e permanentes, ‘$I° Consideram-se documentos correntes aqueles em {curso ou que, mesmo sem movimentagiio, constitwam objeto de consultas frequentes. §2" Consideram-se documentos intermedirios aqueles no sendo de uso cortente nos drgos produtores, razdes de interesse administrative, aguardam a sua elimi ‘10 ou recolhimento para guarda permanente. § 3° Consideram-se permanentes 0s conjuntos de do- ‘cumentos de valor hist6rico, probatério ¢ informative que devem ser definitivamente preservades. Art. 9 A climinagao de documentos produzidos por instituigdes piblicas e de cariter piblico sera realizada me- diante autorizagdo da insttuigdo arquivistica pablica, na sua specifica esfera de competéncia, Art. 10. Os documentos de valor permanente s8o ina- lienaveis ¢ impreseritiveis, CAPITULO IIL DOS ARQUIVOS PRIVADOS. de documentos produzidos ou recebides por pessoas ou juridicas, em decorréncia de suas atividades, Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Piblico como de interesse piblico e social, desde ‘que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes Para a historia e desenvolvimento cientfico nacional Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse piblico e social nlo poderio ser alienados com dis persio ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pardgrafo inico. Na alicnado desses arquivos o Poder Piblico exercera preferéncia na aquisigao. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos priva- dos identificados como de interesse piblico e social poder ser franqueado mediante auterizagio de seu proprietirio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse publico © social poderio ser depositados a titulo revogivel, ou doados a instituigdes arquivistieas pablic Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigéncia do Cédligo Civil ficam idemtiticados como de interesse pilblicoe social caPiruLo DA ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE INSTITUIGOES ARQUIVISTICAS PUBLICAS Art. 17. A administragdo da documentagao piblica ot de eariter pablico compete as instituigdes arquivisticas fede- eee 4o Distrito Federal e municipais. Noogeer de Executivo, ¢ 0s arquivos do Poder Legislativo ¢ do Poder Judicirio. S20 considerados, também, do Poder Executive (0s arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Re- lagdes Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Actondutica §2° Sao Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Exe- eutivo, 0 arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio, § 3° So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Po- der Executive, 0 arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicisrio, §4° So Arquivos Municipais o arquivo do Poser Exe- cutive e © arquivo do Poder Legislative, §5° Os arquivos piblicos dos Territérios sto organiza ddos de acordo com sua estrutura politico-juridica Art. 18, Compete ao Arquivo Nacional a gestdo e 0 recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar ¢ facullar aacesso aos documentos sob sua guarda, © acompanhar ¢im- plementar a politica nacional de arquivos, Pardrafo tnico. Para o pleno exercicio de suas fun- «808, 0 Arquivo Nacional poder criar unidades regionais, Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislative Federal a gestdo e 0 recolhimento dos documentos produzi dos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exereicio «de suas fungdes, bem como preservar¢ facultar 0 acesso aos ‘documentos sob sua guarda. ‘Art, 20, Competem aos arquivos do Poder Judiciério Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos gy Federal a gestfoe o recolhimento dos documentos produzidos recebidos pelo Poder Judicidrio Federal no exercicio de suas fungdes, tramitados em juizo ¢ oriundos de earérios € secretarias, bem como preservar ¢ facultar 0 acesso aos documentos sob sua guard Legislagio Estadual, do Distrito Federal ‘municipal definra os critérios de organizagto e vinculagao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestio ¢ 0 acesso avs documentos, abservado 0 disposto nia Constt ‘elo Federal, e nesta Lei CAPITULO V DO ACESSO E.DO SIGILO Dos DOCUMENTOS PUBLICOS Art, 22. assegurado o direito de acesso pleno aos do- ccumentos pblices. Art. 23. Decreto fixari as categorias de sigilo que de- vero ser obedevidas pelos érgios piblicos na classificagio {dos documentos por eles produzidos. S$1° Os documentos cuja divulgagao ponha em risco a seguranga da sociedade e do Estado, bem como aqueles ne- ‘cessrios a0 resguardo da inviolablidade da intimidade, da vvida privada, da honra e da imagem das pessoas sto origi- nalmente sigilosos, §2" 0 acesso aos documentos sigilosos referentes a se- guranga da sociedade e do Estado sera restrto por um prazo ‘mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produ= 40, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma tnica vez, por igual periode. ‘A rquivetoniaBhee10°0 Gran consos § 3° 0 avesso aos documentos sigilosos referentes a hhonra e a imagem das pessoas seri testrito por um prazo mé- xximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua producto. ‘Art. 24. Poder o Poder Judiciério, em qualquer inst cia, determinar a exibigdo reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensivel a defesa de direito pré- prio ou esclarecimento de situagao pessoal da parte Parigrafo tinico. Nenhuma norma de organizayio ad- ‘ministrativa sera interpretada de modo a, por qualquer for- Fo disposto neste artigo. DISPOSIGOES FINAIS Art. 25, Ficara sujeito & responsabilidad penal, civil ¢ ‘administrativa, na forma da legislagdo em vigor, aquele que desfigurar ou destnair documentos de valor permanente ou cconsiderado como de interesse piblico e social. Art, 26, Fica criado Consetho Nacional de Arquivos CONARQ, érgio vinculado a0 Arquivo Nacional, que definiri a politica nacional de arquivos, como drgio central ‘de um Sistema Nacional de Arquivos ~ SINAR. $1" O Conselho Nacional de Arquivos sera presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por re= presentantes de instituigdes arquivisticas ¢ académicas, pi blicas e privadias §2° A cestrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serio estabelecidos em regulamento. ‘Art.27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicago. ‘Art. 28, Revogam-se as disposigbes em contrrio, Brasilia, em 08 de janeiro de 1991; 170° da Independéncia e 103° da Repibliea, FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho DECRETO N. 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei n. 8.159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispose sobre a poli- ica nacional de arquivos pilblicos ¢ pric vados. O PRESIDENTE DA REPUBLICA, no uso da atri- bbuigdo que Ihe confere o art. 84, inciso IV, da Consttuigaio, «tendo em vista 0 disposto na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: capiTULOL DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, Art, 1° Conselho Nacional de Arquivos ~CONARQ, redo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a politica nacional de arquivos piblicos privados, bem como exercer orientagdo normativa visando fi gestio documental e & proteglo especial aos documentos de arquivo. “4 Art. 2’ Compete ao CONARQ: 1- estabelecer diretrizes para 0 funcionamento do Si tema Nacional de Arquivos ~ SINAR, visando a gestdo, 2 preservaglo € ao acesso aos dacumentas de arquivos: Tl promover o inter-elacionamento de arquivos pi- blicos ¢ privades com vistas ao intercdimbio e & integragdo sistémica das atividades arquivisticas; IL ~ propor ao Chet da Casa Civil da Presidéncia da blica normas legais necessirias ao aperfeigoamento ¢ 4 implementagdo da politics nacional de arquivos ptblicos ce privados;, TV ~ zelar pelo cumprimento dos dispositivos const tucionais e legais que norteiam o funcionamento e 0 acesso 05 arquivos piblicos; 'V— estimular programas de gestio ¢ de preservagio de ‘documentos piblicas de Ambito federal, estadual, do Distrito Federal ¢ municipal, produzidos ou recebidos em decorrén cia das fungdes executiva, epistativa e judicidria; VI subsidiar a claboragdo de planos nacionais de de- seavolvimento, sugerindo metas e prioridades da politica nacional de arquivos piiblieas e privados; VIL-~estimular a implantagao de sistemas de arquivos ros Poderes Executivo, Lezislativo ¢ Judicidrio da Unido, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo © Legislative dos Municipios VILL ~ estimular @ integrago e modemizagao dos ar- quivos paiblicos e privados; IX — identificar os arquivos privados de interesse pibli- «60 e social, nos termos do art, 12 da Lei n. 8.159, de 1991; °X-— propor ao Presidente da Repiblica, por intermédio ddo Chefe da Casa Civil da Presidéncia da Republica, a de- ) assinatura do servidor. Exemplo: 6.2 Conterido 0 carimbo “conferido” ser usado nas unidads de pro- tovofo para registrar a quantidade de folhas ou pegas inseri- ‘das no proceso, quando da autuagao. ‘Os campos préprios desse carimbo serio preenchidos ‘com as seguintes informagdes: a) quantidade de pegas que constituem o proceso; }rubrica do servider esigla do érgdo autuado. Exemplo: M, Planejamento, Orgamento e Gestio Unidade: XXX CONFERIDO. ocesso autuado com pecas(s). Data: dor 6.3 Confidenci © carimbo “confidencial” seri utilizado para facilitar ‘a idemtiticagao do documento ou processo cujo teor somente ete por servidor autorizado, Mes 0s servidores com- petentes para classificar‘© documento como tal. Esse carimbo seri aposto sobre o lacre do envelope ‘que protege o documento ou provesso, precedido da assina- {ura do servidor que o clasifico, ‘As unidades de protocolo também usarlo esse catim- bo apd a autuagio de documento classificado como “con fidencial”, observados 0s procedimentos definidos nesta 64 Desmembramento Exemplo: M, Plangjamento, Orgamento e Gestio Unidade: XxXx PROCESSO N, ‘TERMO DE DESMEMBRAMENTO Pagina(s)___a retirada(s) por motive de desmembramento Servidor Data CONFIDENCIAL 16.5 Desentranhamento de Pecas Exemplo: M, Plangjamento, Orgamento e Gestio Unidade: XXX PROCESSON. ‘TERMO DE DESENTRANHAMENTO. Em send HO 8 retirada do presente processo dats) pega(s) (5) . " por motivo de Servidor 6.46 Devolugio de Correspondéncia O carimbo “devolugdo de correspondéncia" seri usado pelos orgios ¢ entidades, para comunicar ao serviga dos cor- reios a ni localizagdo do interessado. Exemplo: M. Planejamento, Orgamento e Giestio Unidade: XXXX DESTINATARIO NAO LOCALIZADO_ EQUIVOCO NA ENTREGA MUDOU-SE OUTROS (INDICAR) DEVOLVIDO A ECT EM__ SERVIDOR 33 Arquivo!‘Ao autuar um processo, apor carimbo “EM BRAN- m paginas e espacos que ndo contenham informagdes. 6.48 Numeracio de Folha ou Pega (O carimbo de “numeragdo de folha ou pega” ser utiliza ‘doppara registrar incluso de uma ou mais pega no processo. Caberd a0 protocolo central ou setorial do érgio ou ‘entidade que inserir uma ou mais folhas, bem como peeas ro processo, fazer a aposi¢a0 do carimbo de “numeragto de folha ou peca”, preenchendo com os seguintes dados: 1) nimero da folha ou pega ) rubrica do servidor que fez a snotagdes; © nome do drgio ou entidade deverdcireundar 0 earim= bo. Os éraios ou entidades serdo representados por abrevia- turas, na palavra inical, conforme detalhado abaixo, sezui do de seu respectivo nome, constando, também, a volta do cearimbo, a sigla da unidade especifica que tenha autuado 0 pprocesso ou inseride pesas. Exemplo: Agencia— A Fundagio ~F. Instituto ~ 1 Ministerio — M. Secretaria ~S, Documentos de tamanho pequeno (Ex.: guias de depo. sito baneério, DARF) serio colados no centro da pagina do proceso ¢ carimbados de forma que 0 carimbo atinja seus ccantos superiores direito e esquerdo, observando para nio prejudicar informagdes constantes do verso. 69 Numerador-Datador © carimbo “numerador-datador”serd usado para regis trar, em orem numérico-cronoldgica, os processos forma- dos pelas unidades de protocolo, Esse carimbo registrari, no processo, os seguintes ele~ ) nome ou sigla da unidade administrativa responsi- vel pela autuagao; ) numero do processo; ©) data da autuagao. Seri opcional, a cada dra, a uilizagdo do carimbo numerador-datador. 6.10 Reservado © carimbo “teservado” serd usado para caracterizar os ‘documentos eujo assunto no deva ser do conhecimento do piiblico em geral, LUsardo 0 carimbo “reservado”, os servidores compe tentes para classificar 0 documento como tal. M sse carimbo sera aposto sobre o fechamento do velope que protege o documento ou processo, precedido da assinaturae identificagio do servidor que 0 classificou. ‘As unidades de protocoio também deverio usar este ccarimbo apés a autuagao de documento classificado como “reservado”, observados os procedimentos defi 6.11 Secreto © carimbo “seereto” sexi utilizado para salvaguardar © documento ou processo eujo trato requeira alto grau de seguranga e cujo teor deva ser, exclusivamente, do conhe- cimento de servidores diretamente ligados ao seu estudo ou Poslerio usar 6 earimbo de “secreto”, exclusivamen- te, os servidores competentes para classficar o documento ‘como tal, Esse earimbo ser aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, prevedido da assinatura © ‘dentificagao do Servidor que 9 classifico. ‘As unidades de protocole também deverdo usar este ea- rimbo apis a autuago de documento classficado como “se- creto”, observados 08 procedimentos definids nesta norma. 6.12 Termo de Abertura de Volume Este termo sera lavrado, no protocolo central ou seto- ‘ial, na abertura de volume. 6.13 Termo de Encerramento de Volume Este termo seri lavrado no protocolo central ou set0- rial, no encerramento de volume. 6.14 Termo de Desapensagiio ste termo seri lavrado no protocolo central ou scto- rial, quando ocorrer a desapensagiio de processos. 6.15 Termo de Juntads por Apensagto Este termo seri lavrado no protocolo central ou seto- rial, na juntada por apensacao. 6.16 Termo de Ressalva Este termo ser lavrado no ‘quando, no momento da aneyagio de processos, for consta- tada a auséneia de pega(s) em um dos processos anexados. 6.17 Urgente © ceatimbo “urgente” sera usado em documentos euja tramitagio requeira maior celeridade que a rotineira, Usarito 0 carimbo “urgente” os servidores competentes para classifica documento como tal Esse earimbo seri aposto na capa do processo, ou sobre ‘© documento assim classifica. Viewers Firme7. DISP SICOES FINAIS 7A Observar principios éticos dispensados aos. documentos, mantendo absoluta discriglo com relaglo as informagdes neles contidas. 72. Dispensar adequadlo tratamento fico sos documentos, observandocuidados dehigiene noseumanuseio, fazer furos centralizados, fazer ax dobras: necessirias com simetra, utilizar material adequado, como cola apropriads, cevitar uso de grampos metilicos, lips, preservar informagies 0 apor elementos, como carimbos, etiquetas ete 73 Caberi a cada drgio ou entidade desenvolver seu respectivo manual operacional das ages destinadas a0 servigo de protocolo, detalhando as rotinase procedimentos, ‘com base nesta norma, 74 Cada 6rgio ou entidade devers tor uma comiss0 credenciada, com competéncia para receber documentos de cariter sigiloso, como confidenciais, secretos e reservados. 7.8 Caberi a cada éreio ou entidade definir sua propria estrutura de protocolo, definindo quanto a existéncia de protovolo central e/ou setora 1.6 As dividas e casos omissos serao dirimids junto a0 Departamento de Logistica ¢ Servigos Gerais, subordinado 4 Secretaria de Logistica ¢ Servigos Gerais do Ministério do Planejamento, Orgamento e Gestao. EXERCICIOS ‘CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA 01 (CESPE/AGU/2010) 0 arquivo de um éxgao & 0 conjunc de documentos resbidos ou expedides por esse reo n0 ex cieio de suas atvidades, 02. (CESPE / MPS / 2010) Documenta ¢ tadainformagaoregis- {rada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo ¢ pesquisa, pois comprova fats, fendmenos « pensamentos da humanidade nas diferentes Epocas © nos diversos lugares. (03, (CESPE / TRE /GO / 2009) Entende-se por documento de arquivo qualquer documento produzid ou recebid por pes- ‘02 fisica ou juridica, acumuladonaturalmente a longo das atvidades e preservado como prova de tas atvidades, (04, (CESPE / TRE /MA/2009) Os documentos de arquivo sio provas de transagies realizadas nas organizayaes. 0S. (CESPE / SECAD (TO /2008) Os documentos podem servir se prova de transagdes realizadas, (CESPE/ CLDE /2006) Arquivo é0 conjunto de documentos produzidos erecebidos por pessoa isin ou juridie, publica ‘ou privada. E conservado por essas pessoas ot por seus su ‘cessores, para fins de prova ou informagao. 07, (CESPE/MEC2005) Os documentos existetes nos argu {0s Slo 0 resultado das atividades desenvolvidas pela inst igo produtors, 08. (CESPE / TRE / BA / 2010) O arquivo & constitukdo de documentos em variados supores, entre outros: papel, papel fotogrfico, pelicula fotografica © midias dgias, 0, 2 B a6. n. 20, a. 2, editor ‘GRAN CURSOS (CESPE ("TRE / BA / 2010) 0 arquivo € constitute de ‘documentos em variados suportes, entre outros: papel, papel fotogritico, pelicula fotogiticae midias digits. (CESPEIMS/ARQUIVISTA/2010) O termo suporte & uti 2ado em arguivologia para denominar qualquer material que ‘contém informagiesrezistradas. Alguns exemples,além do ‘mais comum hoje, que & 0 papel, io: papiro, pergaminho, isco magnético, ene outros. (CESPE/PRG/DF/2005) Os documentos produzidos no Am- bito da instituigao, mesmo que no estejam em suporte pa pel so considerados documentos de arquivo, (CESPE/TRE/TO:2005) Os acervos anguivisticos s20 cons- tituids por um mesmo tipo de suporte. (CESPE/STM/2008) A composiglo do conceito de arquivo adotado pela arquivistca define que seus documentos de- ‘vem possur um mesmo tipo de suport fisio, FUNCAO E FINALIDADES DOS ARQUIVOS: (CESPE/FUNDACIPB/2008) Um arquivo tem como fan ‘so principal tomnardisponiveis as infarmagdes contd no acervo documenta (CESPE/INP!/2006) © arquivo tem como Fungo bisi ‘omar disponiveis as informagdes contidas nos documentos rmantides sob sua guarda, (CESPE/ MIN, MEIO AMBIENTE/2003) A fungto prin pal do arquivo €tornardisponiveis as informagdes contidas no acervo documental sob sua guards, (CESPE/ANAC2009) A Fungo primaria do arquivo & fun ional, sto é ser instrumento da administragdo. Em um segundo momento, considerase 0 valor para a histria € cultura de uma sociedade, (CESPE/-MIN. SAUDE/2008) A legislagio arquivistca brasileira, apesar do grande avango, ito considers os argui= ‘vos como instrumento de apoio 4 administrag. (CESPE/MPE/AM,2008) © arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio a administagto, constitat ‘com decorrer do tempo, base do eonhecimento da hist «a instituigdo a que pertence. (CESPEX-SECAD/TO/2008) A principal fnalidade dos ar- |quivos ¢ servi d adminisrapdo,constituindo-se, com o de correr do tempo, em kase para o conhecimento da histra, (CESPEIMIN. MEIO AMBIENTE/2003) A principal fin lidade dos arquivos € servir& administragae. les cons twem-- se, com o decorrer do tempo, em base do conheci- mento da histria, CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (FUNIVERSA/ADASA 2009) De acardo com Lei, 8.159, de 8 de jancito de 1991, ¢ correo afrmar que slo tipos de arguivos Nevoes a 35 ie Atguisvienia2. 24. 25. 26. 2. 28. 2, 30, aL 2. 35, 36. 36 4 correnes intrmediris permanentes, (CESPEIDPL/ ARQUIVISTA 2010 ) Os documentos cor ie etre nnpon perconi rentesdevem sr mantidosproximos ds sues diets em raado da frequéncia com gue so consltadas ou da grande « privados, inermediros e permanentes " s ® essibildade de uso que os documentos dessa idade em 4. corenes intermedi e provisris. eee aie «cortentes empoririose provisos. 38, (CESPEIMPS2010) Fase corrente & a fase em que os Alocumentos esto ativos, em curso e que ind sf0 muito {(CESPE/ MCT2008) Arquivo de primera ade ou corete consulados pela adminstatoe, por sso, so conservados argu de segunda idade ou intermediiioe arquivo deter {into wes Gegios prodoiores «ira idade ou permanente so estigios de evolugde dos a quis. 39, (FUNIVERSA/TERRACAP2010) Acerca daclassifcagto z dos anguivos, aque que guardam os documentos mais {(CESPE-SECAD/TO/2008) Os arquivos podem ser dividi- novos ¢ mais utlizades na instiuiedo sto chamados de os em: correntes,semipermanentese permanente. exyuivee (CESPETCB/AC | 2006) As fases do ciclo de vida do umn Se arquivo so duas correntee permanent. neues (CESPETRE/TO / 2005) Atualmente, com evolusto da a é 4uivstia, o colo vital dos documentos passa por 4 tases: . Arquivos setoriais,correnes, natives permanentes, 40. (CESPE/ANATEL/2009) Os documentos. que entram no Barna iden eanlhae ‘gto pblico © que vio sara os setres destnatros eto formar os arquivos eorrenes dessa unidades. (CESPE/ TREJBA/2010) Os documentos que nio ares ‘ teateuran tam as alo iii exo ae team vr sect | 4, (CESPEM/20NM Os amie cree so ald de adem se liminads, poi no so mas necesitios |“ ” Jocumenos com pouea feguéncia de Uso e que so mant- fom prova de uma atividade desenvolvida pea organiza- Se ee oe tos prxmos de quem os eeebe ou os produz {(CESPEANAC/2009) 0 arquivo intermedirio, asim como | 42 (CESPE/MI/2009) Enquantotramitam pela unidades pol Ve pat ee a 2 tico-adminisiatvas, es processos faze parte dos arquivos primo. ativos ou correntes do dio ao qual prtencem 43. (CESPE/SEADSES/EHSSE2009) 0 (CESPE-POL. FEDERAL/ESCRIVAO/2009) A teria dos é UEHSIEIDOOSS OF Sneios ita ‘lores de documentos no permite defnirse document a irreses pee sontete Gee torent joan Pap Sodas need rp (ou) reebidos pelos viv stores de trabalho da institu 60 que precsam, peo eu grande potencia de uso fear (CESPE/-TREIMA/2009) Os anquivos correntes so for Priwimos 205 seus srs dies mados por documentos com valor secundiro. 44. (CESPE/TREIGO/2009) Os documentos considerades cor jase ey cenany ieciaces camepea Fenies so earactetizados por estaretn ativs, ou em euro, SS ueaarn lm de serem alvos de consulasfrequentes (CESPEIPRER, MUN. VITORIA/ARQUIVISTA. /es / | 45 (CESPE / TRE / MA / 2009) Os arguivos correntes sto 2008) A bistrn se fz com documentos que nasceram para locados perto dos seus wsuirios diets, devido grande serhistricos. Possiblidade de uso que apreseniam, ¢ so conhecidos {amb como arquios atvos. (CESPE/ PREF. MUN. VITORIA/ ARQUIVISTAV-ES / : 2008) Os arquivos itermediros sae constituidos por do- ARQUIVO INTERMEDIARIO éeumentos ainda com valor primo 46, (CESPE/DPUIARQUIVISTA2010 ) Os arguivos interme (CESPE /PREF. RIO BRANCOVAC/ 2007) 0 valor prmsrio Airis sto formados por documentos semiativos, que no pode sor encontrado nos documentos nas fasescorrente © recisam ser mands prximos aos usuros dies intermedia, 47, (CESPE!-EMBASA/2010) Quando um soto acumula mu (Cespe!TSE2007) Prevalece, na fase corrente, 0 valor se- tos documentos que no $80 mais utilizados, a evertuas cundario dos documentos, psa importineia adminisrativa buseas toram-se demoradas © pouco eficintes: por ese aque les tem ‘tv tal setr deve eseelher os documentos conslerados importantes para consersar junto acs que ainda esto em ARQUIVO CORRENTE curso edestruirorestante (CESPE / AGU / 2010) O arquivo corrente & formado | 48, (CESPE/TRE/MT/2010) 0 arquivo intermedino justia por documentos. que estio em srémite, mas que no Se por questdeseconémias. uma forma de armazenamen- Ho consullados foquentemente porque aguardam sua tod documentos mais baat que aqua fia nos stores de destnaso final trabalho da orpanizasio. Venexs Firme(a exsrmeann OX deat ho esto a 50, sh. 92. 53. 56. a, a. arguivos intermediirios quando apresentam alto valor se cundéro, (CESPE/TRE/MT/2010) 0 acesso aos documentos & aberto 20 piblco nos anquives intermedirios, diferentemente do {ue ovorre com os arquivos correntes, de acesso restrito 208 scumuladores (CESPE/TRE/MT/2010) A descenteaizagio fisica dos {quivos intermediirios ¢ resultado da grande frequéncia de uso dos documentos nessa fase do arquivo (CETRO/EMBRAPA/ 2010) S8o considerados arguivos in {ermeilirios os conjuntos de documentos com curso em an- ddamento, os quis costituem objeto de esporidicas ou raras consultas (CESPE/ANATEL2009) Os documentos produzidos e(ou) recebidos por una unidade ou setorde trabalho de um dng piblico que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solictades, deverio ser transfer 40s 20 arquivo intermedirio, (CESPE/ANTAQ2009) © arquivo intermediéti & consti- {ido de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, (CESPE/-TRE/MA‘2008) 0 acesso 40s documentos no aF- ‘quivointermediro éaberto ao pblico. (CESPE/"TREIMA/2009) Os documentos do arquivo inter- meditrio so mantidos por conta dos prazospresercionas lil aguardam a destinaeto final: eliminagdo ou guarda perma ARQUIVO PERMANENTE (CESPE/DPU 2010) Nos arquvos permanente, pesquisa & facutada (iberads) a pibico extern. (CESPE/ DPU2OI0) Nos arquivos permanentes, os documentos exstents so passives de eliminagio, (CESPE/- INCA/2010) Os conjuntos documentais de um hospital que so custodiades em eariter definitive, em fungdo do seu valor e por possuirem acesso pablico, sio auinte ordenagio, MINAS GERAIS: Belo Horizonte /Ouro Preto / Uberlindia, PARANA: Curitba/ Londrina/Paranagu 222, (CESPEIMin. Esporte (2008) Quando se onganiza um at ‘qivo por estados de Federagio, as capitas sio ordenadas alfabeticamente como qualquer outra cidade. Método Numérico 223, (CESPE/ Coturb-FS 2010) A atribuigBo de um mimero a ‘ada correspondent (pessoa Fisica ou pessoa jurica)obe- tlecendo & ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupacao com a ordenagaealfabética, écaracterstca do Incodo numérico simples, Uma possvel atibuiglo por esse todo éapresentada a seguit: Pasta I~ Morera, Mari Pasta 2 ~ Aario, Joo Bosco: Pasta 3~ Alves, Flbio Jose 224, (CETRO / Embrapa 2010) No método digito-terminal os documentos so numerados sequencialmente: os nimeros, tispostos em grupos de dois digitos cada um, si idos da di- reita para a esquerda,formando pares, Tem como vantagem ‘aredugho de errs de arquivamento erapideznalocaizagio, Visto que trabalhs com grupos de dois digits. 225, (CESPEIANTAQ/2009) O metodo numérico simples deter ‘mina numeragio sequencial das documents, dispondo os ‘nimeros em tés grupos de dois digitos cada um. Por exer- plo: 52-63-19. Mh i100 ‘GRAN CURSOS. 226. (CESPF/SEADICEHAP/PB/2009) Uma representagio cor- reta do metodo numérico simples & 22-93-17 227, (CESPE/MPE/RR/2008) 0 método numérico simples cons- titui-se na atribuigdo de um nimero e de uma letra a cada documenta de pessoa isi ou juries. 228, (ECC/TREF Y REGIAO.2007) Uma insituigdo adota 0 mé- todo digito-terminal para clasiticar os pronturios de seus servidores 1) 001.299 Hilary Jenkinson 2) 032.699 - Eugenio Casanova 3) 120129 -R, Schellenberg 4) 159.544 - Luciana Durant 5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz 6) 306818 - Bruno Delmas 7) $88,029 - Paola Carveet 8)246.348 - Michel Duchein ‘A adequada ordenago de tas prontuatios & a 123485,62. bS6I38A2 © 5621483. 412684,1,53 © 72684513 29, (CESPE/PRG/DF 2005) Simples e digito-terminal sio méto- ‘dos numéricos de arquivament 230, (CESPE/TRE/MT2005) O metodo de arquivamento digito- terminal apresenta como desvantagem a lentdo na recupe ragio da informacio. ‘Método Ideogratico 231. (CESPE/CETURBVES2010) A criagdo de pastas para oat ‘guivamento de documentos # parte dos temas relacionados 8 atvidades desenvolvidas no stor de tabalho indica 0 uso do método ideogrético, 232, (CESPE EMBASA/2010) Um dos métados de ordenamen- to considerados mais ficients é 0 ideogrifico, no qual os ‘documentos recebem niimeros dispostos em trés grupos de ‘ois digitos cada um, queso lidos da dieitaparaa esquet- da, formando pares. Nese ea, o arquivament feito con- siderando um grupo de cada vez 233, (FUNIVERSAJTERRACAP2010) Acerca dos métodos de aruivamento, aqucle que separa os documentos por assunto 1 ideogrific, b alfabético, 4. geogritic. 234, (CESPEJANATEL/2009) A divisto da documentagdo em classes, conforme os temas, caracteriza © metodo de arqui- ‘vamentodigito-terminal Noogoce de 43 A rqvivotosiaMites 235, 26, am. 238. 239, 240, aan, maa, 243. (CESPE/MEC/ARQUIVISTA/2005) A. classifcagio. por assunto éutilizada com o objetivo de agruparos documentos sob um mesmo tema e agilizar sua recuperacao, Escolha do método a ser adotado (CESPE / ANAC / 2009) 0 metodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da orgenizagio que prods ou recebe. (CESPE/ANAC/2009) Nome, local, nimero, data assunto so os elementos de um documento que devem ser conside. rados na ordenaeao dos documentos de arquivo. (CESPE/SEADICEHAP/PBY2009) 4 atividade de clasitiea- so de documentos de anyuivo exig, por parte do classifica dor, contesimentos nao 48 da cmpresa on dango public, ‘mas da natureza dos documentos serem classifcados, (CESPE/ MEC/2009) E possivel, na escolha do método de !arquivamento,definir um método principale métodos aui- liares para organizagao da documentagao, (CESPE/DFTRANS?2008) Considere que uma unidade de arquivo apresente a segunte organizayto do se acerve, PESSOAL CEILANDIA: de Abrato até Fagundes / de Gongalves até Lima /de Miranda até Oliveira GAMA: de Abrev até Ferreira / de Garcia até Maciel VEICULOS MATERIAL PERMANENTE ~ Com base nessa organizagio, é corre afirmarque o método Principal de arquivamento uilizado foi o métedo por asun- to, tendo sido empregados, come métndos secundaris, 0 acogrifico eo alfabeticn. (CESPE/HEMOBRAS/2008) A atividade de classifcugt0 de documentos de arquivo exige do responsivel conbecimento «de administragto qual est vinculad e também da nature- za dos documentos a serem classificados (CESPEYANCINE/2006) Considerando a hipstese de arqui= ‘vamento a seguir, &correto afirmar que o principal critrio, utlizado para ali foi o de arquivamente por asst, FILIAIS Centro-Oeste Nordeste Norte = Sto Paulo PESSOAL - FOLHA DE PAGAMENTO = de A aé 5 de K até M ~ Equipamentos de Eseritério Matéria-prima Maquinas de grande porte (CESPE/MPE/TO/2006) 4 escolha mais adequada do mé- todo de arquivamento depende da natureza dos documentos serem arquivados ¢ da estrutura da organizagio & qual lunidade de arquivo est vinculada 244, (CESPEISTM/2004) Os documentos de arquivo obedecem a um méiodo de arquivarent dine 245, (CESGRANRIO/BNDES/2004) Cada empresa deve adotar 8 metodologia de arquivamento que atenda dis necessidades specifica. Regras de Alfabetacao 246, (CESPE/DETRAN/PA/2006) Joio Barbosa _anquiva-se como Barbosa, Joe, 247, (CESPE/SESPA/PA/2004) Nos nomes de pessous fisicas, cnsidera-se 0 dlkimo sobrenome e depois © prenome. 2248, (CESPE/MPE/AM/2008) No arquivamento de fchas por ‘nome de pessoas, quandoaparecem sobrenornesipunis, deve Drevaleceraordem alfabaica do prenome. 249, (CESPE/MPE/RR/2008) Na ordenagao alfabética de pastas «de um arquivo por nomes de pessoas fisieas, considera so 0 timo sobrenome e depois © prenome. Quando houver 30: brenomes igus, prevalece a ordem alfabética do prenome, 250, (CESPEISESPA/PA/2004) No caso de sobrenomes igus, Drevalece a ordem alfabtiea do prenome, 251. (CESPE/MPE/AM/ADAPTADA/2008) Segundo as gras de alfabetagdo uilizadas no metodo de arquivamento alfabeti- 0, os sobrenomes compestos de substantivo © adjetivo ou Tigados por hifen nao se separa, 282, (CESPE/DETRAN/PA/2036) Nos sobrenomes. composts: Paulo Castelo Branco arquiva-se como Castelo Branco, Paulo 253, (CESPE'SESPA/PA/2004) Sobreaomes.compostos de umn substantvo eum adjtivo eu igados por hier dose separam 254, (CESGRANRIOMBNDES?2004) Sobrenomes compostos de substantive eadjtivo (come Monte Verde) nd so separados 255. (CESPE/TRE/MG/2009) Os nomes a seguir estio coreta ‘mente ondenados, de acordo com as regras de alfabetagio, José, Rogério Sto Paulo, Carlos Sto Rita, Simone Santa 256, (CESPE/DETRAN/PA/2006) Nos sobrenomes com as pala- ‘ras Santa, Sanio ou Ser Carlos So Paulo arquiva-se como Paulo, Catios Sto. 257. (CESGRANRIO/BNDES/2004 Sobrenomesiniciados com ‘palavra Santa (como Sarta Cruz) sfo compostos e ndo se separa, 258. (CESPETRE/MG/2009) Os nomes a seguir estio correta- ‘mente ordenados, de acorda com as repras de alfabetaglo. Torres, Alisson| Torres, A Torres, Beatriz 259. (CESPEICETURBJES/2010) A regra de alfabetagdo para rnomes de pessoas fisicas considera © ditim sobrenome © depois o prenome. Por exemple, © nome Maria José da Silva deve ser arquivado da segunte forma: Silva, Mara I Venere Firme‘ecordo com as regras de alfabetagdo. Alencastro, Marcelo Perera Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo Sto Tiago, Vicente de Paula de 261. (CESPE/DETRAN/PA/2006) Nos sobrenomes com artigos € preposigBes: Ricardo d'Avila aquiva-se como Avis, Ri carga 262. (CESPE/SESPA/PA2004) Artgos, conjungies ¢ preposi ‘es, tas como a, 0, de, da, do, &, um, uma, so conside- ‘ados para ordenagio, 263. (CESPE/CETURB/ES.2010) Na alfabetago do nome Ro- berto de Santana Jinior, deve ser consierada & sepuinte forma: Jinior, Roberto de Santana 264, (CESPE/SEADICEHAP'PB/2009) Quanto ao corteto em- prego das regras de alfabeiagdo nos nomes apresentados, assinale oped corre a. Roberto Castelo Branco -Braneo, Roberto Castelo, Michel Sao Paulo - Pano, Michel , « Paulo de Almeida ~ Almeida, Paulo de 4 Juliano de Lourengo Neto - Neto Juliano de Lourengo 268. (CESPE/TST/2008) A sequéncia alfubética a seguir est de acordo com as regs dealfabetagto Sanior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto Morais Neto, Alfonso Henrique Beraardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva 266. (CESPEIANCINE/2006) Considerando-se as regras de al- fabetagdo para arquivamento de documentos cwo prinipal lemento seja 0 nome, estdincorretaa seqénciaa seguir: Sangucira, Antonio Carlos Negra, Marco Antonio Serra Neto, Carlos José de Araijo Souza, José Paulo de 267. (CESPEIMCT/2008) Na ordenagio alfabética de pastas ahertas por nome de personalidades, os ttuos no s80 con- siderados na alfabetago, slo colocados apis © nome com- Pleto entre paréteses. 268. (CESPEVTST 2008) A sequéncia alfabtica a seguir esté de acordo com as regras de alfabetagio, ‘Bernardes, Ministro Marcus Afonso Fagundes, Deméstenes Farias Fagundes, Desembargador Carls Fercira Hansen, Pedro Henrique de Almeida ‘Queiroz, Juiz Amadeu Antonia de Souza 269. (CESPE/MPE/TO12006) De acondo com as repras de alfibe- tagllo, a sequéacia a seguir est corel, Barros, Antonio de Souza (Promotor) Fagunds, Paulo de Almeida (Desemargador) Gonrato, Reginald da Silva (Procurador) Lima, Pedro Antonio de Araijo (Procurador) ‘GRAN CURSOS: (CESPEIMCT/2008) Na alfabetagdo de nomes de espanhsis, registro € feito peo prenome. 271. (CESPEITRT 16* REGIAO/2005) Os autores espanbdie de- verdo ser arquivades do seguinte modo: Molinero, Paco Batos ¢ Oviedo, Francisco Carbalhl 272. (CESGRANRIO/ANP:2005) Indique a opgdo em que © rome esti repistrado incorrelamente para arquivamento a Santa Cruz, Sergio (Ministro) b. Etchevarren Diaz, Esteban de «Andrade Jinior, Ricardo daSilva 4. Santo, Leonting de Monte 273, (CESPE/TRE/MT/2005) Considere que o TRE/MT adotara ‘ mélodo de arquivamentoalfabético fark uso das regras de alfabetaeao. Assinale a oped eujo nome esta representa docorretamente 4 Noto, Antonio Pereira de Souza », de Camargo, Luisa Maria Pontes « Braneo, Solange Ribeiro Castelo 4. Sato, Akiko Yamamoto Maller, Paul 2274, (CESGRANRIO/BNDES,2004) Os nomes orients (apo- rneses ou drabes, por exemple) slo onganizadosalfabetica mente exatamente como se apresentam, 278. (CESPE/TIDET/2008) Com base nas repras de alfabetagdo, 0s nomes a seguir esto corretamente apresentados Aijo, José C. daSilva (Desembargador) Barhosa Neto, Pedro Paulo Fundagdo Getiio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do 276. (CESPE/ CETURB/ES?2010) Para alfabetar @ seguinte rome: II Conferéncia de Fisica Quantica, © nimero romano deve ser colocado por extenso e assim entrar na afabetagao, como apeesentado a seguir: Segundo Conferéncia de Fisica Quintca 277. (CESPE/FUNDAC/PBI2008) Assinale a oppo em que a aplcapdo das regras de alfbetagao est correta 4, Branco, Roberto Castelo Lobo, José Santos Ross, Calos Monte be, Almeida, José de Andrade, Ronaldo d Souto, Arnaldo de « Cristo, Alberto Santo Paulo, Anténio Sao Rita, Carlos Santa 4. Primeiro Congresso de Servigo Socal ‘Segundo Congresso de Servigo Social Terceiro Congresso de Servigo Social 278. (CESPE/STI/2008) A disposigdo alfabética de pastas de do- ‘cumentos de um arquivo a partir das regras de alfbetagao ‘exclusiva para nomes de pessoas. 45 Nogaes de Arquivotent2, 280. 261, 282. 283, 285, I. (CESPE/EMBASA/2010) O nome Johann Wo (CESPE/EMBASA/2010) Um dos métodos de ordenasio mais usados ¢o alfabético, Ao usar aordem alfabética para rnomes & preciso seguir regras. Nesse sentido, consiere a lista alfabeticnsepuinte ‘A Barateiea Ltd, Akira Kurosawa Andrade, Miro de Branco, Camilo Castelo Cabral, Podro Alvares Du Pont, Jean Funsdago Getilio Vargas Goethe, Johann Wolfgang von Herrera Cortez, Carmem Monies, Mane Sin Cheng Tsai Lybrary of Congress (The) Maciel, Jorge ‘Mahmoud Abmadingjad Neto, Jorge Maciel Paula, Gabriel Santa ‘Acerca do método alfabstico, das regras de alfabetagao para homes da lista acima, julgue os itens que se seguem, (CESPE / EMBASA /2010) Os nomes de Mario de Andrade Pedro Alvates Cabral eso na ordom de alfabetasdo corres, pols, nos nomes de pessoas fisicas, deve-se considerar @ “timo sobrenome e depois o prenome. (CESPE/EMBASA/2010) Os nomes Akira Kurosawa ¢ Mahmoud Ahmadinejad foram ordenados erradameate, pois, em ambos os casos, foi considerado prenome e m0 0 Sobrenome para alfabetagao. (CESPE/EMBASA/2010) Os artigos e preposigdes no de= ‘vem ser considerados para a alfabetagao, como acontece

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