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Conceitos Básicos
Premissas
do Project
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Uma maneira simples de gerenciar seus projetos!
Alinhando as expectativas
Para a elaborar um cronograma matador, você precisará seguir
uma sequência lógica, não tente burlar essa sequência, o resultado
pode não ser satisfatório.
A imagem abaixo demonstra o processo lógico da construção de
um cronograma de sucesso.
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Começando do começo
Quando você abre o Microsoft Project Professional 2013, você
perceberá que a tela inicial é muito parecida com o Excel, mas
lembre-se das PREMISSAS é só aparência; e não se esqueça,
imagem nem sempre é tudo .
A visão padrão é composta do bom e velho Gráfico de Gantt,
conforme figura abaixo.
Grupo de Atividades
ou Projeto
Classificar as
Atividades
atividades Gráfico de Gantt
#ficaDica:
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Campo do
Project
Renomear a
coluna
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Clicar no Botão
Direito
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Aquecendo os motores
Agora que você já conhece um pouco mais do ambiente do Project,
vamos começar a aquecer os motores para a elaboração do nosso
cronograma.
É chegada a hora de começar a configurar o contexto do Projeto e
aqui é onde mora uma das maiores diferenças do Excel e o MS-
Project.
Configurações
Padrões
Horas por
Semana
Tarefas
Automáticas
Duração em
Dias e Esforço
em Horas
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Essa opção pode também ser alterada pela tela inicial do Project,
diretamente na barra de status.
A configuração do calendário foi uma das dúvidas mais frequentes que tive
nos últimos dias, parece algo tão básico, mas que se não for configurado
corretamente antes de o cronograma ser aprovado, você poderá ter muitas
surpresas negativas e pode ter certeza que os feriados poderão ser
comprometidos.
Alterar o
Detalhe da Calendário
exceção
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Para mudar o período útil é só clicar em cima dos dias que serão “não
úteis” e cadastrar o motivo na Grid Exceções.
Cadastrar
Início e
Término do
projeto
Data de
Término do
Seleciona o
Projeto. Serve
calendário modelo
para confirmar
do Projeto
a data final.
Por exemplo,
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O fantástico mundo do GP
Feita a configuração básica, você está pronto para começar o
desenvolvimento do seu cronograma. Nesse momento tudo é
possível, é um momento íntimo seu e de seu cronograma, é o
nosso universo paralelo onde tudo é cor-de-rosa . Para mim, a
fase mais fácil do projeto é o planejamento e eu ADORO.
O desenvolvimento do cronograma tem uma sequência lógica e
precisa ser respeitada, é praticamente uma receitinha de bolo.
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Para configurar essa latência entre as atividades, temos que dar dois cliques
na atividade e ver as “Informações da Tarefa”.
Configurar a
Atividade “Capítulo 2”
Latência no Projeto
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Não vamos entrar no mérito aqui de como estimar esforço para atividade, mas
para inseri-lo no Project, precisamos adicionar a coluna Trabalho.
Não vou entrar no mérito aqui de como estimar esforço para atividade, pois
isso depende de cada tipo de projeto e existem muitas técnicas, mas para
inseri-lo no Project, precisamos adicionar a coluna Trabalho.
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Com isso, seria fácil dizer que você pode cadastrar o recurso no diagrama de
Gantt ao lado de cada atividade, porém, não é o melhor caminho, por isso,
devemos definir os recursos na Planilha de Recursos, chegando através do
menu abaixo.
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Tipo: Você pode ter o tipo Trabalho, ou seja, nosso esforço de horas,
também pode escolher material para alocação ou compra de equipamento,
e por fim, o custo que pode ser rateado ou pago no início ou no fim.
Taxa Padrão: Nesse campo, você deve colocar o valor hora de cada
recurso do seu projeto. Importante ser o mais assertivo possível, pois
terá um Orçamento bem definido “automagicamente”.
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Clicando em OK, você terá compartilhado seu cronograma para outro arquivo
do Project, dessa forma, você conseguirá gerenciar muito melhor os recursos
e verificar em qual projeto o recurso está alocado e quando ele estará
disponível para novos desafios.
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pontos importantes:
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Agora é uma hora sua e do seu cronograma para que você faça os ajustes
necessários, reveja o sequenciamento, duração e consiga chegar na melhor
configuração possível.
Fique nesse exercício até que você fique confortável com a sequência e com
os resultados obtidos. No momento em que você chegar em um cronograma
que você acredita ser viável é hora de pegar a aprovação com o patrocinador.
Salvar Baseline
É hora de falar “XXXXX” e tirar aquela foto do cronograma , após todos esses
passos, é chegada a hora de finalizar o planejamento, e essa etapa é
formalizada no momento em que você definir a linha de base.
Essa foto será no nosso mapa do tesouro do caminho que o projeto deve
seguir;
Você pode, mas não deveria sobrepor a tua linha de base inicial. O Project
possui 10 linhas de base, então tente não substituir a linha de base
inicial para não perder a referência;
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Caminho Crítico
Baseline da Tarefa
Com a definição da Linha de Base, o Project faz uma cópia das principais
informações do seu cronograma para gerar o Planejado e a partir desse
momento, os campos Trabalho e Duração deixam de servir para
planejamento e faz parte do seu acompanhamento de Execução.
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Note que os valores dos campos da Linha de Base são cópias dos
seus correspondentes, nossa meta como GP é tentar deixar esses
valores sempre iguais.
Realizado
Planejado
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Customizando Indicadores
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Adicionando Semáforos
Eu sou uma entusiasta da gestão a vista e sou muito visual, então para ajudar
a minha análise eu transformo os indicadores em semáforos.
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Para controlar o projeto através dos indicadores criados, basta mudar a data
de status, clicando na aba Projeto, ícone Informações do Projeto e coloque
a data que você quer verificar, conforme imagem abaixo:
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Selecionando Novo, você terá que dar o nome para o seu novo
Relatório, coloque One Page e clique em OK, com isso, você terá
acesso a tela de Design de relatórios do Project
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