Gerenciador de finanças GnuCash 2.2.

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Manual do Usuário

© 1997-2008 Contribuintes
http://www.gnucash.org
Índice
1. Apresentação...................................................................................................1
2. Acesso ao programa........................................................................................3
2.2. Tela principal.............................................................................................4
2.3. Telas de contas.........................................................................................5
3. Inserindo dados...............................................................................................6
3.1. Receitas....................................................................................................6
3.2. Ativo..........................................................................................................8
3.3. Despesas..................................................................................................9
4 Criando uma nova sub-conta..........................................................................11
Para saber mais............................................................................................12
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1. Apresentação

GnuCash é um software de gestão de finanças, para uso pessoal ou empresas.

É usado principalmente no ambiente operacional Linux, mas é também um
software multiplataforma, podendo ser instalado em ambiente Windows e
Macintosh, assim como em múltiplas línguas.
O GnuCash é suficientemente versátil para manter o controle das suas
informações financeiras, das mais simples às mais complexas. É um dos
poucos softwares que trabalham com as principais moedas e o único programa
de código aberto do tipo.
Sua tradução para o português ainda não está completa. Algumas ferramentas
ainda estão em inglês, mas como o software é intuitivo, isto não chega a
atrapalhar.
O GnuCash pode manter o controle de suas finanças de maneira tão detalhada
quanto você quiser.
Para entender melhor o funcionamento deste programa, é necessário
definirmos alguns conceitos e terminologias básicas, a saber:

1.1 Contas e Sub-contas:

O Conceito de conta é diferente do conceito que estamos acostumados,

ele não engloba apenas as contas correntes em banco ou as contas de
água e luz, ela engloba todos os grupos de entrada e saída de dinheiro.

Alguns tipos de contas do GnuCash

1.1.1. Dinheiro: O tipo de conta dinheiro é utilizada para indicar o

dinheiro que você tem em espécie.

1.1.2. Banco: O tipo de conta Banco refere-se a contas à ordem ou à

prazo, residentes num banco ou outra instituição financeira. Esta é
também o tipo de conta apropriada para cartões de débito, que
levantam os pagamentos diretamente de uma conta à ordem.

1.1.3. Receitas: É o tipo de conta utilizada para marcar a entrada de um

determinado valor, ou seja, quando uma verba for transferida da sede
para o Pólo Regional, a entrada deste valor não será feito diretamente
na conta corrente, ele será feito inicialmente na conta 'Receitas' e em
seguida ser registrada a 'Transferência' deste valor para a 'Conta
corrente Nossa Caixa'.

1.1.4. Despesas: As contas de despesas são as que costumam ter um

maior número de sub-contas, elas servem para armazenar a informação
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de onde e no que o dinheiro esta sendo gasto.

Uma sub-conta nada mais é que uma conta relacionada a outra, elas
servem para dar um maior detalhamento na organização das
movimentações financeiras.

1.2 Contabilidade de dupla entrada: Significa que o dinheiro tem de

vir de algum lado, não surge do "nada." A contabilidade de "dupla
entrada" é um método de registro que permite controlar exatamente de
onde o seu dinheiro vem e exatamente para onde vai.

Utilizar a dupla entrada significa que o dinheiro nunca é ganho ou

perdido; é sempre transferido de algum lugar (uma conta de origem)
para outro lado (a conta de destino). No GnuCash, esta transação é
conhecida como uma transferência.

A contabilidade de dupla entrada ajuda-o a evitar erros. É por esta razão

que os contabilistas profissionais a utilizam. Um sistema de dupla
entrada proporciona um benefício registra-e-salda, tornando-lhe mais
fácil encontrar a raiz de qualquer erro de introdução.

O GnuCash oferece uma vantagem sobre os pacotes tradicionais de

contabilidade porque realiza muito do trabalho de dupla entrada por si,
criando um ambiente operacionalmente agradável e, ainda assim,
mantendo os benefícios de precisão da contabilidade de dupla entrada.
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2. Acesso ao programa

Para acessar o GnuCash clique no menu aplicativos → Escritório → Gerenciador

de Finanças GnuCash. Conforme imagem abaixo:

Imagem 1: Localização do ícone de inicialização

Para a sua maior comodidade nossa Equipe de TI já deve ter feito a

configuração do GnuCash para você, e ele deve aparecer com a seguinte tela:

Imagem 2: Tela inicial com menus recolhidos

Ou então, algo como:

Imagem 3: Tela inicial com menus expandidos

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Caso o GnuCash apresente uma tela de “Configuração de Nova Hierarquia de

Contas” como imagem abaixo, é sinal de que o programa não esta
encontrando os arquivos configurados pelo Guri, neste caso, ou em qualquer
dificuldade procure nossa Equipe.

Imagem 4: Assistente de Configuração de Nova Hierarquia de Contas

2.2. Tela principal

A diferença entre as telas da “Imagem 1” e da “Imagem 2”, esta no simples

fato de que o menu, que esta recolhido na primeira, aparecer expandido na
segunda. Para alterar a exibição entre estes dois modos de visualização basta
clicar no pequeno triângulo localizado à esquerda de cada item do menu. Para
diferenciar os estados “expandido” e “recolhido”o GnuCash alterna o
posicionamento do triângulo. Outro facilitador visual é a alteração da cor do
triângulo, quando o mesmo esta selecionado, veja as imagens abaixo.
Expandido → Ponta do triângulo virada para baixo
Recolhido → Ponta do triângulo virada para o lado direito.

Imagem 5: Menu recolhido Imagem 6: Menu expandido

O programa adotou esses dois estados de apresentação para que você possa
facilmente ver o resumo das finanças dentro das principais contas, no caso:
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Ativo; Despesas e Receitas. È importante ressaltar que cada item deve ser
expandido ou recolhido separadamente.

2.3. Telas de contas

A tela principal, que tratamos no capitulo anterior, é uma tela de apresentação

das informações. Para inserirmos as informações no programa devemos
acessar as telas da conta a qual vamos inserir a movimentação. Há uma tela
dessas para cada uma das contas e sub-contas que já tiverem sido criadas,
mas por padrão usaremos mais as das sub-contas.
Para acessa-las é muito simples, basta clicar duas vezes em cima da sub-conta
na qual deseja inserir uma movimentação financeira.

Por exemplo: Para inserirmos uma nova entrada de valores na Receita

“Transferência da sede para a Regional” basta darmos um duplo clique em
cima do item e o programa abrirá a seguinte tela:

Imagem 7: Tela "Transferência da Sede para Regional"

1. Você pode voltar para a tela principal clicando no botão Fechar ou

na aba Contas, neste caso a aba “Transferência da sede para
regional” se manterá aberta, fato que pode facilitar a navegação, se for
usá-la com muita freqüência. Lembre-se apenas de não deixar muitas
contas abertas ao mesmo tempo, pois isso poderá confundi-lo e causar
um lançamento indevido.
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3. Inserindo dados

3.1. Receitas
3.1.1. Transferência da sede para a Regional
Agora que já vimos como entrar nas telas principais do programa, podemos
aprender a inserir os dados. Vamos fazer isso por meio de exemplos.

Devemos alimentar o programa com os dados sempre tendo em mente o fluxo

do caixa, ou seja, nenhuma verba vai para um lugar sem antes ter vindo de
algum lugar. Então o primeiro exemplo que veremos será o de como
registramos a entrada de um capital nas finanças do Pólo.

A principal entrada de capital no pólo será justamente a transferência mensal

de valores, da conta da AAPG, para as contas dos Pólos Regionais.
Para inserirmos essa entrada temos que em primeiro lugar visualizar a sub-
conta “Transferência da sede para regional” e para tanto o menu da conta
“Receitas” deve estar expandido, caso contrário expanda-o e clique duas vezes
no menu citado. Irá aparecer para você a tela exibida na imagem abaixo:

Repetição da imagem 7

Esta tela apresenta uma tabela com os seguintes itens:

Data:
Neste campo informe a data em que a transação foi efetuada. Para
preenchê-lo digite a data, preferencialmente no formato “dd-mm-aaaa”, ou
clique no pequeno quadrado que aparece no campo data, quando selecionado.
Ao clicar neste botão surgirá um menu do tipo calendário onde poderá
selecionar a data que deseja inserir. Para navegar por esse menu basta clicar
nos sinais “<” ou “>” para retroceder ou avançar um mês ou um ano.
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Imagem 8: Menu calendário

Nº
O campo número pode ser usado caso tenha alguma outra fonte de
controle (uma planilha no OpenOffice.org Planilha Eletrônica por exemplo) e
queira utiliza-lo como identificador das informações correspondentes;

Descrição
Neste campo descreva, de forma detalhada, a transação que esta
registrando no programa. Por exemplo “Transferência Mensal - Agosto 2009”

Transferência
Este campo possui uma caixa de opções e serve para conectar as
diferentes sub-contas do programa. Para inserir a informação basta clicar no ou
pode clicar no pequeno botão quadrado que aparece no campo, quando
selecionado, igualmente acontece no campo data, e escolher alguma opção na
lista.
No caso dessa transferência mensal, o valor desse campo deve ser
“Ativo:Conta Corrente Nossa Caixa” como mostra a Imagem 9.

Imagem 9: Lista de transferências

o:R: Este campo é utilizado para transações com cheque, como o Pólo
Regional não trabalha com cheques ignore este campo.

Cobrar: Outro campo que não será usado no Guri, serve para registrar o
que é chamado de “Custo de Dívida Incobrável” na contabilidade.

Receita:
Aqui deve ser informado o valor que entrou na receita.

Saldo:
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Campo automático, não precisa ser preenchido, informa o saldo da sub-

conta (não confundir com o saldo disponível na conta).

Depois de inserir o valor no campo “Receita” clique no botão registrar.

Volte então à tela principal para observar as alterações feitas.

Imagem 10: Verificando as modificações na tela principal

Verifique que o programa registrou não só a entrada do valor no campo

“Transferência da sede para a Regional” na conta “Receitas”, mas também
registrou a entrada do valor na conta “Ativo” sub-conta “Conta Corrente Nossa
Caixa”.
Como mencionamos anteriormente, o GnuCash resolve boa parte do trabalho
de registrar a Dupla Entrada de uma movimentação.

3.2. Ativo
Outra movimentação que você terá com freqüência no Polo é a retirada de
dinheiro da conta corrente para o “Caixa em espécie”. Vejamos um exemplo de
inserção desta movimentação:
3.2.1. Caixa em espécie
Para inserirmos esta movimentação basta clicarmos duas vezes em cima
da sub-conta na tela principal, exatamente como fizemos para inserirmos os
dados anteriores. Feito isso o programa abrirá a tela da sub-conta “Caixa em
espécie” esta adota o mesmo layout e os campos muito semelhantes aos da
sub-conta “Transferência da sede para a Regional” alterando apenas os
campos “Cobrar” e “Receita” para “Aumentar” e “Decrescer”. Outra
observação importante é que no campo “Descrição” desta sub-conta é
interessante acrescentarmos mais detalhes como o número da transação
bancária. Veja abaixo o exemplo de tela preenchida:
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Imagem 11: Preenchendo um registro na tela "Caixa em Espécie"

Repare que inseri um valor hipotético de “R$ 200,00” no campo “Aumentar” e

vinculei a “Transferência” deste valor com a sub-conta “Conta Corrente Nossa
Caixa”, com isso o programa fará o registro da saída deste mesmo valor na
sub-conta vinculada. Vamos verificar?
Antes de sair desta tela não esqueça de registrar essa movimentação clicando
no botão Registrar.
Na tela principal iremos visualizar o seguinte:

Imagem 12: Verificando a alteração da tela principal.

Repare que o valor da conta “Ativo” continua sendo R$ 700,00 e que ele é a
soma do valor das duas sub-contas. Agora se abrirmos a tela da sub-conta
“Conta Corrente Nossa Caixa” verificaremos que o GnuCash inseriu o registro
de saída do valor que foi para a “Caixa em Espécie”.

Imagem 13: Verificando a segunda entrada produzida pelo GnuCash

Muito bem, vamos agora verificar o preenchimento de alguns exemplos das

sub-contas da nossa maior conta, a conta “Despesas”.
3.3. Despesas
Nosso primeiro exemplo é de uma despesa com “Correios” para envio de
documentos para a sede. Nesta sub-conta é importante que utilizemos uma
“Descrição” bem detalhada da transação, no exemplo adotado coloquei um
nome genérico que exemplifica um número de detalhamento satisfatório:
Envio de "Tipo de Serviço" com "Nome do Documento" para o "Nome do
Núcleo" aos cuidados de "Nome do Funcionário" para "Finalidade".
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“Tipo de Serviço”: utilizar o nome do serviço dos correios como: Carta

Simples, Sedex, Carta Registrada, etc;
“Nome do Documento”: utilizar algum nome que identifique o(s)
documento(s) que estão sendo enviados como: “Relatórios de Prestação de
Contas”, “Certificados de conclusão de cursos” , “Relatórios mensais do
núcleo X” ou qualquer outro nome que transmita com segurança para você, ou
para outras pessoas familiarizadas com as atividades do Projeto, o que foi
enviado;
“Nome do Núcleo”: utilizar o nome do Núcleo que deve receber o(s)
documento(s);
“Nome do Funcionário”: quando for necessário especifique o nome de
quem deve receber a informação.
“Finalidade”: em casos específicos é bom descrever o motivo ou a
finalidade a qual um documento foi enviado.
Exemplos:
1) Envio de Sedex com Relatórios de prestação de contas para o núcleo
Formação Continuada aos cuidados de Paula Pires para o reembolso de
valores ao funcionário Fulano de Tal referente ao curso de Administração
de OS
2) Envio de Carta Registrada com “REQUISIÇAO / MOVIMENTAÇAO DE
PESSOAL” para RH.
Veja a aparência da tela com a inserção do primeiro exemplo citado.

Imagem 14: Exemplo de preenchimento na sub-conta "Correios"

Da mesma forma que ocorreu nas demais sub-contas, o GnuCash vai gerar um
registro de movimentação financeira na conta/sub-conta relacionada no campo
“Transferência”.

Adiantamentos
Os adiantamentos concedidos a Tis e Supervisores devem ser tratados como
despesas normais, e lançados nas respectivas sub-contas de Despesa. Quando
houver restituição, essa deve ser lançada em uma das sub-contas de
Restituição, em Receitas, conforme o caso.
Vejamos um exemplo: digamos que você adiantou R$50,00 ao Supervisor
Administrativo “Fulano”. Você irá lançar esse valor na sub-conta de Despesa
intitulada Adiantamentos Supervisores Administrativos:
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Imagem 15: Registro da Despesa na sub-conta “Adiantamentos Supervisores Administrativos”

Suponhamos que houve uma sobra de R$15,00 desse valor: ele deverá ser
reembolsado para a Regional. Para isso, utilize a conta de restituição
Restituição Supervisores Administrativos, como segue:

Imagem 16: Restituição de verba para o Caixa do Pólo

4 Criando uma nova sub-conta.

Em algum momento, você pode se deparar com a necessidade de uma
nova sub-conta para registrar uma movimentação freqüente no pólo. Nesse
caso, você pode criar uma nova sub-conta. Para isso, siga os passos
descriminados abaixo:
Primeiro → Clique com o botão direito do mouse em cima da conta na
qual deseja criar uma sub-conta e escolha a opção “Nova Conta” como na
imagem:

Imagem 17: Inserindo uma nova

sub-conta

Segundo → Insira os dados da nova sub-conta como no exemplo a seguir:

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Imagem 18: Assistente de Nova Conta.

Não digite valor no "Código de Conta"
Terceiro → Clique no botão “OK” para confirmar a criação da nova sub-
conta.

Para saber mais

Veja o tutorial completo do GnuCash em
http://www.gnucash.org/docs/v1.6/pt_PT/index.html

Bom trabalho a todos!

Gerenciador de finanças GnuCash 2.2.6 - Manual do Usuário

Idealizadores: Henrique Oliveira, Diretor Administrativo Financeiro e Thomas

Hansen, Gerente de TI
Elaboração: Yurê Abondanza Kuhlmann