EBK002

COMO TRABALHAR A
DISTÂNCIA
O GUIA PARA VIRTUALIZAÇÃO DE EMPRESAS
 ÍNDICE
01 COMPARAÇÃO COM O
MODELO TRADICIONAL
03

02 AS FERRAMENTAS QUE
ESTÃO DISPONÍVEIS
09

03 COMO FUNCIONA
NA PRÁTICA
34

04 CONTINUA COM FOME?

DÊ O PRÓXIMO PASSO
43
01 COMPARAÇÃO COM O
MODELO TRADICIONAL
 01. COMPARAÇÃO COM O MODELO TRADICIONAL

!
Os avanços tecnológicos e o desenvolvimento da economia nos últimos 30 anos
trouxeram grandes inovações para nossas vidas particulares e também para a
maneira como fazemos negócios. Muito se fala sobre a velocidade crescente da
troca de informações e o aumento da competitividade do mercado, apontando a
internet como a grande locomotiva desse movimento.
E isso tudo é muito correto!

Diversas limitações físicas de 30 anos atrás agora são superadas por crianças em
seus computadores. Quem com menos de 20 anos podia ter um amigo indiano ou
americano naquela época? Imagina o custo de utilizar mão de obra estrangeira na
sua empresa? Passagens, estádia, salário em outra moeda... Todas essas
características limitavam o ritmo das trocas e o alcance dos relacionamentos
entre pessoas e empresas.

Enfim, a verdade é que o aumento da tecnologia e a pressão competitiva cada vez

maiores forçaram e permitiram que as empresas se reinventassem criando um
novo fenômeno que trataremos neste livro: a VIRTUALIZAÇÃO DAS EMPRESAS.

04
 01. COMPARAÇÃO COM O MODELO TRADICIONAL

O QUE É ISSO?
NÃO, não são aquelas empresas falsas que aparecem na internet com uma
proposta para você ganhar dinheiro fácil e garantido e depois somem.

As EMPRESAS VIRTUAIS são empresas que não possuem a infra-estrutura

clássica de um negócio. Em outras palavras, não possuem um escritório físico e
tudo que é derivado disso. Ou seja, postos de trabalhos fixos, horários de entradas
e saída, o cafezinho da tarde e assim por diante. Os participantes da empresa
trabalham majoritariamente de casa, o famoso home-office e toda a comunicação
é feita através do computador ou por telefone.

Esse movimento começou nas pequenas empresas ligadas ao setor de tecnologia,

no entanto muito do que iremos falar aqui pode ser perfeitamente aplicado a
qualquer tipo de negócio gerando enormes reduções de custos (já viu o preço do
seu aluguel?) e melhorias significativas na comunicação e colaboração entre os
funcionários.

05
 01. COMPARAÇÃO COM O MODELO TRADICIONAL

QUAIS AS CONSEQUÊNCIAS?
Segundo estimativas de Kate Lister, fundadora da empresa Telework Research
Network, os benefícios da migração para empresas virtuais nos Estados Unidos
poderia sozinho financiar a reforma da saúde proposta pelo presidente Barack
Obama. Vejamos alguns números:

1. GANHOS DE PRODUTIVIDADE
Já que as pessoas que trabalham de casa são em média mais produtivas do que
aquelas que trabalham nos escritórios, as empresas teriam um ganho de
produtividade na casa de US$ 200 bilhões por ano.

2. ECONOMIAS
Além de serem mais produtivos, Lister estima que as empresas economizariam
US$194 bilhões por ano em despesas de aluguel, eletricidade, faltas e
rotatividade.

3. O MEIO AMBIENTE
Deixar os funcionários trabalharem de casa reduz a poluição de duas maneiras:
diminuindo o uso total de eletricidade (pessoas que trabalham de casa são mais
cuidadosas em desligar a luz ao sair) e reduzindo o número de quilômetros
rodados de carro. Lister estima que isso iria eliminar 84 milhões de toneladas de
gases poluentes por ano.

4. ESTRADAS MAIS SEGURAS

Pessoas que dirigem menos sofrem menos acidentes de transito, isso significa
que aproximadamente que 150.000 pessoas a menos seriam mortas ou
machucadas em acidentes de carro.

06
 01. COMPARAÇÃO COM O MODELO TRADICIONAL

RESULTADO
Se todas as empresas aplicassem o conceito de empresas virtuais, abrindo mão
das velhas verdades administrativas que olham o funcionário como alguém que
quer sempre enganar o dono e que precisa ser controlado como uma criança, os
recursos dos países podiam ser bem melhor aplicados em melhorias da qualidade
de vida sem perder produtividade ou dinheiro.

EMPRESAS EMPRESAS
NORMAIS VIRTUAIS

Onde é feito o trabalho? No escritório Qualquer lugar

Quem define o horário de trabalho? A gerência O profissional

Qual o foco da gerência? Controle Resultado

Custos com Aluguel? Alto Nenhum

Custo com Transporte? Alto Baixo

Como é feita a comunicação? Pessoalmente Virtualmente

Localidades Qualquer lugar

De onde são os funcionário?
próximas do mundo

07
 01. COMPARAÇÃO COM O MODELO TRADICIONAL

!
• MAS E QUEM VAI ATENDER OS TELEFONES?

• EU SOU UMA INDÚSTRIA COMO ISSO FICA?

• E SE EU PRECISAR PEGAR OS ARQUIVOS NA REDE?

• E AS MINHAS ANOTAÇÕES?

• COMO VOU CONTROLAR O DESEMPENHO DAS PESSOAS?

• COMO VOU ENTRAR EM CONTATO?

• QUAIS CUSTOS ESTÃO ESCONDIDOS NISSO?

Calma, calma...sabemos que existem ainda muitas dúvidas, medo e resistência
sobre o tema. Por isso, no próximo capítulo trataremos dessas dúvidas uma a uma
para que tudo fique bastante claro e você possa começar a utilizar as ferramentas
na hora.

08
!

02 AS FERRAMENTAS QUE
ESTÃO DISPONÍVEIS
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
Como havíamos citado no capítulo anterior, as mudanças tecnológicas
desempenharam um papel fundamental nesse movimento das empresas virtuais.
A democratização dos computadores e celulares que estão a cada ano mais
acessíveis e a disseminação da internet que por sua vez também está cada vez
mais rápida gerou um estouro na produção de programas e aplicativos para
substituir a antiga estrutura física dos escritórios.

NESTE CAPÍTULO sanaremos todas as dúvidas geradas anteriormente mostrando

quais são e como funcionam as ferramentas disponíveis e que tornam essa
estrutura de empresa uma realidade.

01. COMO VOU ATENDER MEUS

CLIENTES SEM TER UM ESCRITÓRIO?
A primeira dúvida em relação a ter uma empresa virtual é saber como você vai
receber os clientes tanto presencialmente quanto por telefone.

Existem algumas opções para esse tipo de situação:

ESCRITÓRIOS VIRTUAIS, AMBIENTES DE CO-WORKING ou BARES E
RESTAURANTES.

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
ESCRITÓRIOS VIRTUAIS
Esta é uma opção perfeita para pequenas empresas de serviços.
O custo de ter um escritório individual, em especial nas grandes cidades, é imenso
para empresas que estão começando e representam um grande risco financeiro.
Se você for colocar no papel, para montar um escritório você precisa: pagar um
aluguel, luz, água, contratar uma pessoa para fazer o atendimento, comprar
mesas, cadeiras, impressoras, entre outros. Isso tudo para ter um escritório
razoável. Caso você queira fazer algo um pouco mais sofisticado para causar uma
boa impressão nos clientes os custos são algumas vezes maiores.

Por sua vez, caso você decida contratar um escritório virtual você tem direito a:
• Um endereço comercial
• Um número de telefone,
• Serviço de atendimento personalizado
• Pode receber e enviar correspondência e encomendas
• Utilizar um escritório compartilhado
• Compartilhar a estrutura administrativa (xerox, impressoras, etc)
• Alugar salas de reuniões e auditórios

11
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
Deste modo, a sua empresa fica oficialmente sediada em um endereço
respeitável ,(normalmente localizados em centros comerciais) você possui uma
pessoa para atender suas ligações (também compartilhada), e reduz custos
significativamente, em comparação com montar seu próprio escritório. Isso tudo
enquanto você trabalha do conforto de sua casa ou diretamente no cliente,
dependendo do seu negócio.

ALGUNS EXEMPLOS:

http://www.flexioffice.com.br http://www.sdoffice.com.br

http://www.espaco2d.com.br/ http://www.bq.com.br/

www.regus.com http://www.orlyvirtual.com.br/

12
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
CO-WORKING
Os espaços de co-working são uma opção intermediária entre ter seu próprio
escritório e ter um escritório totalmente virtual. Em ambientes de co-working você
paga uma mensalidade para usar o espaço por um determinado número de horas,
dependendo do seu plano. Normalmente ele é constituído por uma grande sala de
trabalho com mesas de diferentes tamanhos, onde você pode usar qualquer um
dos postos de trabalho disponíveis.

Assim você pode sentar em qualquer lugar e trabalhar. É especialmente vantajoso

para free-lancers como designers que aproveitam o ambiente para fazer novos
contatos e estimular a sua criatividade.

Igualmente ao escritório virtual, no co-working você também compartilha os

custos e infra-estrutura de equipamentos, atendimento, etc.

DICA para reduzir ainda mais os custos você pode comprar uma linha de telefone
fixo na sua casa e usar o sistema de encaminhamento para o seu celular. Deste
modo, você possui uma linha fixa, mas consegue atendê-la de qualquer lugar.

13
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
Concluindo, nesse tipo de ambiente você paga apenas as horas que você usar o
espaço, consegue ter acesso à infra-estrutura (impressoras, fax, etc) e tem um
grande lado de relacionamento, pois é uma excelente oportunidade de conhecer
novas pessoas e negócios.

ALGUNS EXEMPLOS:

http://www.beesoffice.com/site/

http://www.broffices.com.br

http://www.2work.com.br

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
REUNIÕES EM CAFÉ/RESTAURANTE
Por fim e, em alguns casos, complementar aos escritórios virtuais e ambientes de
co-working, existe sempre a possibilidade de fazer reuniões com clientes em
lugares públicos como restaurantes e cafés.

Essa é uma cultura bastante difundida no EUA e na Europa e é cada vez mais
utilizada no Brasil. Sem dúvidas, esse foi um movimento muito incentivado pela
grande entrada de empresas e investidores no país, além do grande
desenvolvimento do mercado interno, em especial a enorme profusão de novos
estabelecimentos do gênero e que já estão sendo construídos com o intuito de
serem usados como local de trabalho.

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
Isso pode ser facilmente percebido com o aumento de pontos de internet wireless,
além da preocupação na própria arrumação das mesas de modo a gerar
privacidade para os clientes.
Esses ambientes são perfeitos para uma reunião de trabalho, pois além de
fornecer uma infra-estrutura física essencial, eles praticamente já possuem um
espaço na agenda de todos (visto que ganha-se tempo já se alimentando na
reunião) e são lugares seguros e neutros onde nenhuma das partes vai se sentir
desconfortável.

ALGUNS EXEMPLOS:

http://www.vanillacaffe.com.br/ http://www.alessandroefrederico.com.br

http://www.starbucks.com.br www.cafeina.biz

http://www.joaquinabar.com.br http://www.garciaerodrigues.com.br

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

02. E A PRODUTIVIDADE? COMO VOU

CONTROLAR SEM ESTAR LÁ?
Dentro das empresas ainda existe uma crença muito ultrapassada de que o olho
do dono engorda o boi. Esse tipo de visão em muitos casos acaba atrapalhando o
crescimento da empresa e deixando oportunidades muito importantes passarem.
Além de já existirem vários estudos sobre produtividade que deixam claro que
esse estilo de gestão de “ficar em cima“ chamado de microgerenciamento do
funcionário não possui nenhum efeito, ou pior, possui um efeito negativo,
atualmente temos muitas ferramentas de gerenciamento de projetos. Essas
ferramentas focam no que realmente é importante em gestão de pessoas e
projetos: os RESULTADOS.

SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Dentro do universo de softwares de gerenciamento de projetos existem milhares
de opções desde softwares muito robustos e usados em projetos de grande porte
como o Primavera e o MS Project até softwares gratuitos na internet. No entanto
como estamos tratando aqui de empresas virtuais, que tipicamente são pequenas,
citaremos o nosso favorito e líder do mercado de softwares para esse segmento: o
Basecamp da 37 Signals. Com esse tipo de sistema, que é totalmente online, você
consegue criar uma conta para cada um de seus funcionários, criar projetos e
designar tarefas para cada um deles, com prazos e recursos definidos.

A grande vantagem que vemos no Basecamp é a facilidade de uso. Ele não possui
funcionalidades rebuscadas e foca totalmente no essencial para um projeto sair

17
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
bem. Por essa razão, a necessidade de treinamento do pessoal e a curva de
aprendizagem é bastante reduzida em comparação com outros programas.

Em suma, este é mais um programa que dispensa de um servidor, pode ser

acessado de qualquer lugar e é perfeito para o controle de desempenho dos
funcionários em tempo real, mesmo à distância. Assim que a pessoa finaliza sua
tarefa e envia o produto final, o supervisor já recebe um e-mail com o material
para aprovar. Além disso, pelo fato da avaliação do produto final ser feita à
distância, a mesma é muito mais objetiva, já o relacionamento pessoal é mais
afastado.

ALGUNS EXEMPLOS:

basecamphq.com www.microsoft.com/project/

http://www.zoho.com/projects/ http://www.projectbuilder.com.br

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
SOFTWARE DE CONTROLE DE VENDAS
No tópico anterior falamos de controle da produção de fato do serviço ou produtos,
mas outro ponto essencial é conseguir controlar as vendas e campanhas de
marketing. E, neste quesito, as ferramentas on-line estão até mais difundidas.
Novamente, existem milhares de opções desde as mais caras às gratuitas, no
entanto vamos falar logo do líder de mercado, o Salesforce.

Através de sistemas como o Salesforce você consegue obter inúmeros relatórios

sobre as suas vendas que vão desde o número de clientes que ligaram na semana,
passando pelo montante de vendas total até mesmo informações mais específicas
de quanto um vendedor vendeu em uma determinada região em um período de
tempo.

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
Além disso, esses sistemas, além de poderem ser acessados em qualquer lugar
com internet, também já possuem uma integração em tempo real com dispositivos
como Smartphones. Deste modo, um gestor pode, em qualquer lugar com
conexão para celular, ver em tempo real o que está ocorrendo em termos de
vendas. Isso tudo sem precisar dos velhos servidores e preocupações com
infraestrutura de informática.

ALGUNS EXEMPLOS:

www.salesforce.com highrisehq.com

http://www.vtex.com.br http://www.zoho.com/crm/

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

03. TUDO BEM, TUDO BEM... MAS EXISTEM

MUITAS OUTRAS INFORMAÇÕES QUE EU
PRECISO ALÉM DESSAS. E AGORA?
Claro que existem outras informações necessárias, não é a toa que as empresas
investem muito dinheiro em servidores e computadores para todos os seus
funcionários. No entanto, já existem também muitos alternativas para a troca de
arquivos e informações em geral para empresas. Vamos falar do nosso favorito, o
Dropbox.

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
REDES VIRTUAIS
O Dropbox é um serviço que cria redes virtuais para armazenamento e
compartilhamento de arquivos. Ele é basicamente uma rede como vemos
comumente em empresas, porém os arquivos podem ser acessados de qualquer
computador com internet e você também tem uma cópia que fica no seu
computador para usar quando não estiver conectado. Assim, você não precisa
mais se preocupar em toda hora estar contratando um técnico para fazer
pequenos ajustes na rede da sua empresa, o Dropbox faz tudo isso para você. Além
disso, a segurança é muito maior, pois além de você ter uma grande empresa por
trás de tudo, eles realizam o backup virtual dos seus arquivos e existe uma cópia
da rede no computador de cada um que esteja compartilhando-a.

O serviço é gratuito até 2GB, o que é espaço suficiente para pequenas empresas
guardarem os seus documentos que são realmente úteis, os documentos antigos
podem muito bem ficar armazenados em um HD externo. Mesmo entrando nas
versões pagas que são de 50GB e 100GB, o custo contínua sendo muito menor do
que qualquer infra-estrutura de TI.

Para as empresas mais informatizadas, o Dropbox ainda oferece mais uma grande
vantagem, ele possui aplicativos para os principais Smartphones do mercado
(iPhone e Blackberry). Se você possui esses dispositivos, é possível acessar sua
rede de qualquer lugar.

ALGUNS EXEMPLOS:

www.dropbox.com www.box.net

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
COMPARTILHAMENTO DE ANOTAÇÕES/INFORMAÇÕES
As ferramentas virtuais disponíveis não apenas servem como uma rede de
compartilhamento de arquivos, mas já existem hoje programas, como o Evernote,
que auxiliam no compartilhamento direto e em tempo real de anotações.

Este tipo de serviço é perfeito para compartilhar informações como reuniões e

ideías entre pessoas de uma mesma equipe mas que não estão sempre juntos.
Igualmente ao Dropbox, você pode acessar suas anotações de qualquer lugar com
internet além de poder também vê-las e editá-las através de Smartphones. O
serviço é gratuito com as funções básicas e também fornece uma versão paga que
permite vários usuários editarem o mesmo documento. Ideal para quem gosta de
trabalhar colaborativamente.

Outro sistema que também está sendo amplamente utilizado por empresas é o
Google Apps. Ele desempenha um papel fundamental na simplificação do controle
de e-mails, agendas e também inclui o Google Docs, que similarmente ao
Evernote, é um programa de compartilhamento de documentos, no entanto
também inclui planilhas e apresentações.

Os benefícios do uso do Google Apps são parecidos com os do Dropbox no sentido

de reduzir drasticamente a necessidade de técnicos especializados em informática
para configurarem coisas simples como contas de e-mail. Além de ser gratuito, o
Google Apps tem uma interface muito amigável ao usuário e é bem mais simples
de configurar e usar do que o Outlook. Você consegue criar, deletar e bloquear
contas de e-mails para seus funcionários em poucos minutos, sem ter que
aprender nada técnico.

23
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
Fora a questão dos e-mails e documentos, o Google Apps também fornece um
sistema de chat, o Google Talk, e um sistema de compartilhamento de agendas. O
sistema de agendas também é bastante simples e lhe permite saber onde estão
cada um de seus funcionários e marcar reuniões e encontros. Por fim, todas essas
funcionalidades também podem ser acessadas através de celulares Smartphones.

São todas essas razões que fizeram mais de 3 milhões de empresas aderirem ao
Google Apps. Igualmente aos outros softwares, ele possui uma versão gratuita que
normalmente é mais do que o suficiente para pequenas empresas e uma versão
paga para empresas que já possuem um porte mais avançado.

ALGUNS EXEMPLOS:

www.evernote.com www.google.com/apps

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
ENVIO DE GRANDES ARQUIVOS
Depois de ver esses últimos exemplos, dependendo do seu tipo de empresa, você
pode ainda estar se perguntando: mas o que eu faço com os arquivos realmente
grandes?

Para esse tipo de demanda também existe uma solução: os sites de envio de
grandes arquivos. Através deles você pode enviar arquivos de até 2GB em alta
velocidade pela internet. Como todos os outros serviços on-line você terá
disponível uma cota gratuita e para os volumes mais altos terá que pagar.
Claro que se você precisar fazer isso sempre vai valer mais a pena lançar mão do
bom e velho pen-drive.

ALGUNS EXEMPLOS:

www.transferbigfiles.com www.yousendit.com

www.sendspace.com www.dropsend.com

www.sendbigfiles.com

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

04. OK, JÁ TENHO TODAS AS

INFORMAÇÕES OBJETIVAS QUE PRECISO,
MAS NADA SUBSTITUI O OLHO NO OLHO!
Isso é ao mesmo tempo verdadeiro e falso. Verdadeiro, pois sempre foi assim que
as coisas foram feitas no passado e falso porque esse cenário já está mudando em
algumas situações. De um lado já existem ferramentas que permitem a realização
de vídeo conferências com uma qualidade de vídeo e audio muito boas, do outro
nós temos algumas empresas que já estão realizando contratações e entrevistas
de processo seletivo via chat, quebrando todos os paradigmas!

VÍDEO CONFERÊNCIA
Esse é provavelmente o serviço que mais se beneficiou com o desenvolvimento da
internet. Nos primeiros anos de existência, por razão da lentidão das conexões,
esse tipo de reunião sofria muito com quedas no sinal e atrasos no audio ou vídeo.
No entanto, hoje em dia você consegue ter reuniões com várias pessoas das mais
diferentes localidades com qualidade e estabilidade.

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
O líder e um dos pioneiros desse segmento é o Skype que fornece o serviço de
vídeo conferência, com vários participantes gratuitamente! Igualmente a outros
aplicativos apresentados neste livro, o Skype também tem uma versão disponível
para Smartphones no qual você pode se comunicar com seus funcionários
gratuitamente, se estiver conectado a uma rede wireless, ou com uma tarifa
abaixo do mercado, no caso de utilizar o 3G do seu celular.

De quebra, o Skype também possui um sistema de chat para quem gosta de

conversar por escrito ou não quer ter trabalho usando outros aplicativos para a
mesma função.

Usando esse tipo de programa, você consegue ver e ouvir seus funcionários sem
trabalho e a preços mais atraentes!

MELHOR EXEMPLO:

www.skype.com

27
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
SUBSTITUTOS AO OLHO NO OLHO
As vídeo conferências podem ser usadas por aqueles que ainda acreditam que o
olho no olho não é substituível, mas gostaríamos de apresentar ainda neste
capítulo alguns outros programas que estão de uma maneira ou outra se
mostrando razoáveis substitutos.

Em primeiro lugar, temos os mais diversos sistemas de chat, que como falamos no
início deste tópico, já vem sendo usado para entrevistar funcionários, além de
serem uma das ferramentas de comunicação mais usadas no mundo. Os
programas de chat permitem a você trocar mensagens escritas com seus
companheiros de trabalho, enviar arquivos e em alguns casos realizar vídeo
conferências e reuniões com várias pessoas.

Este tipo de solução é interessante por ser inteiramente gratuita, de fácil uso e já
ser muito utilizada para uso pessoal. Além do Google Talk e do Skype que já
citamos existem milhares de outros serviços de chat, sendo o mais famoso o MSN
da Microsoft e o que mais cresce é o do Facebook.

Aproveitando o gancho do Facebook, queremos falar da importância das redes

sociais como um substituto para a avaliação individual e como maneira de
conhecer melhor os nossos companheiros de trabalho e até mesmo possíveis
candidatos para trabalharem na sua empresa.

Empresas que ignoram a importância das redes sociais no mercado moderno

estão fadadas a perder oportunidades de negócios e cometerem erros
desnecessários. Não existe ferramenta melhor para você conhecer e avaliar um
funcionário do que o que os próprios amigos e pessoas próximos dele falam.

28
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
Além disso, as redes sociais não se limitam ao âmbito pessoal. Logicamente, o
Facebook com seus mais de 500 milhões de usuários é disparada a maior rede e a
mais importante do momento. No entanto, redes como o Linkedin, especializada
em contatos profissionais, também são essenciais para conhecer e contratar
novos profissionais. Além disso, podem ser uma excelente maneira do profissional
que trabalha de casa continuar a aumentar a sua rede de relacionamentos.

Concluindo, esses conselhos servem para todas as empresas tanto as que são
virtuais quanto as tradicionais, pois se atualizar com o que existe de melhor no
mercado é fundamental para uma empresa se manter competitiva e aproveitar as
melhores oportunidades que aparecem. Sendo assim, mesmo que você seja
conservador e ache que olho no olho ainda é essencial, não deixe de usar essas
ferramentas apresentadas como complemento ao tradicional. Garantimos que o
resultado aparecerá na hora.

REFERÊNCIAS E FERRAMENTAS

•http://www.youtube.com/watch?v=0pjuV5zUlMc
Excelente vídeo sobre o uso de mídias sociais para recrutamento de novos
funcionários!

29
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
ALGUNS EXEMPLOS:

www.msn.com www.flickr.com

www.linkedin.com www.orkut.com

www.facebook.com www.myspace.com

30
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

05. ESTOU CONVENCIDO, MAS QUAL O

TIPO DE EQUIPAMENTOS EU VOU PRECISAR
PARA VIRTUALIZAR MINHA EMPRESA?
No início deste livro comentamos que os avanços tecnológicos desempenharam
um papel essencial no aparecimento das empresas virtuais. Sem a internet e todo
o tipo de equipamentos portáteis seria impossível obtermos o mesmo nível de
comunicação e integração do modelo tradicional.

LAPTOPS/NETBOOK
A principal ferramenta de trabalho em empresas virtuais é sem dúvidas o
laptop!.Esse é um investimento que tem que ser feito e é um equipamento que
está cada vez mais acessível. Existem diversas marcas disponível e preços que vão
desde R$2.000,00 a R$8.000,00.

Para a maioria dos profissionais, os laptops mais básicos são o suficiente, no

entanto para pessoas que trabalham com gráficos pesados e edição de filmes,
talvez seja necessária a compra de algo mais potente.

31
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
Outra opção mais barata são os netbooks. que são basicamente laptops menos
potentes, porém menores e mais leves. Este tipo de equipamento é vendido na
faixa de R$800,00 e é perfeito para quem quer fazer anotações rápidas em
reuniões.

SUGESTÃO
A LUZ aconselha fortemente a compra de computadores Apple.
Para mais informações entre no site www.apple.com.br

ALGUNS EXEMPLOS:

www.apple.com.br/macbook www.dell.com.br

32
 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
CELULARES
Um outro equipamento fundamental hoje em dia são os aparelhos celulares. O
crescente aumento de suas funcionalidades que está muito ligado ao uso da
internet e aplicativos permite, principalmente para os smartphones, uma
integração nunca antes vista. Como já foi apontado anteriormente, muitos dos
softwares disponíveis on-line também possuem uma versão integrada com os
celulares. Portanto, esse é um equipamento que merece um investimento
razoável. O preço dos smartphones podem variar de R$500,00 a R$2.000,00
dependendo da marca e configuração.

SUGESTÃO
A LUZ aconselha fortemente a compra de iPhones.
Para mais informações entre no site www.apple.com.br

ALGUNS EXEMPLOS:

www.apple.com.br/iphone www.dell.com.br

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 02. AS FERRAMENTAS QUE ESTÃO DISPONÍVEIS

!
CONECTIVIDADE
Ao longo de todo esse livro foi reforçada a importância da internet como um
elemento essencial para o surgimento das empresas virtuais e como principal
veículo de comunicação da atualidade. Por isso, não basta apenas termos os
equipamentos necessários como laptops e smartphones. É essencial para pessoas
que trabalham remotamente terem boas conexões.

Sendo assim, nós encontramos dois cenários: o trabalho de casa e a conectividade

móvel (3G). Em casa, é preciso ter uma conexão banda larga de, no mínimo, 1GB.
Caso contrário, você corre o risco de falta de estabilidade na conexão e demora na
troca de arquivos. Um pacote de banda larga 6GB custa aproximadamente R
$120,00/mês. Agora, na questão da conectividade móvel existem duas soluções:
lugares com Wi-Fi (conexão sem fio) ou dispositivos 3G.

Conexões Wi-Fi tem que se tornado cada vez mais populares e na maioria das
vezes são oferecidas gratuitamente, a questão é levar isso em consideração no
momento de escolher o lugar para trabalhar. Estabelecimentos que não oferecem
esse mínimo hoje em dia estão fadados a perder clientes! Já os dispositivos 3G
podem ser adquiridos em qualquer operadora telefônica. Os preços variam em
torno de R$50,00 por mês e alguns smartphones, como o iPhone, já vem com esse
recurso embutido.

A tecnologia 3G permite que você conecte seu laptop ou celular na internet de

qualquer lugar que estiver usando sinais de rádio. A velocidade ainda não é muito
alta, mas é o suficiente para acessar rapidamente a internet e quaisquer
aplicativos ou sites.

34
!

03 COMO FUNCIONA
NA PRÁTICA?
 03. COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?

!
Agora vamos falar do que realmente interessa. No primeiro capítulo, falamos
sobre a diferença do modelo tradicional de empresas com todos os funcionários
trabalhando no mesmo lugar com horários pré-determinados e o foco no controle
em contraste com os novos métodos de gestão que incluem o foco no resultado e
possibilitam o surgimento de empresas virtuais.

Depois, entramos no segundo capítulo mostrando várias das inúmeras

ferramentas que já existem e estão disponíveis, em muitos casos gratuitamente,
para substituir os antigos métodos. Com isso nosso objetivo era acabar com o
primeiro nível de resistência do tipo “isso não existe” ou “isso é impossível”.

No entanto, ainda resta uma importante questão e que temos a intenção de sanar
neste terceiro e último capítulo. COMO ISSO FUNCIONA NA PRÁTICA?
Para responder à essa questão resolvemos separar a experiência de montar um
empresa virtual ou “virtualizar” uma parte do trabalho em duas perspectivas: a do
gestor e a do funcionário.

01. PARA OS GESTORES

Se você é o líder ou gerente de uma empresa ou equipe e está querendo adotar
alguns conceitos aqui apresentados, nós temos algumas dicas e experiências que
podem lhe ser úteis. Logicamente, a grande preocupação é com a gestão de
pessoas, ou seja, como delegar tarefas e acompanhá-las. Como garantir que o
trabalho está, de fato, sendo feito. Mas vamos começar pelo início: como contratar
novos funcionários.

36
 03. COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?

!
CONTRATAÇÃO DE PESSOAS
A principal questão que deve ser notada na hora de contratar novos funcionários é
o perfil bastante moderno que uma empresa virtual demanda. Como já foi
apontado anteriormente, a entrevista pode ser feita presencial ou remotamente,
visto o casos de empresas que usam programas de chat para realizar suas
contratações.

Muitos podem achar isso um absurdo, mas a realidade é que qualquer processo de
seleção é falho por natureza. Isso acontece, pois não conseguimos nesse pequeno
espaço de tempo, conhecer uma pessoa à fundo.

Qualquer tipo de entrevista, prova ou dinâmica apenas vai demonstrar aqueles

candidatos que tem a capacidade de ganhar o trabalho e não os que realmente
conseguem realizar o trabalho!

Por essa razão, ao contratar pessoas, e isso vale para qualquer tipo de empresa, a
principal preocupação deve ser o perfil e APÓS a contratação, mesmo que para um
período de teste, deve-se aplicar testes reais de trabalho para ver se a pessoa é
apta ou não. Lembre-se o importante é o resultado.

E QUAL SERIA ESSE PERFIL?

37
 03. COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?

!
Bom, para começar nós já temos algumas questões bem gerais, mas que devem
ser levadas em consideração desde o primeiro momento:

01. O candidato obrigatoriamente deve possuir grande familiaridade com tecnologia

02. O candidato tem que conseguir se auto gerenciar, não existe mais espaço no mercado
para pessoas que ficam esperando a ordem do chefe

03. O candidato tem que ter uma boa capacidade de comunicação por escrita e oral

04. O candidato tem que conseguir desenvolver um relacionamento “virtualmente”

E para contratar essa nova geração, novas perguntas devem ser feitas e novas
respostas devem ser desejadas. Por exemplo, antigamente a pessoa que jogava
computador era mal vista, hoje já existem diversos estudos que mostram como os
jogos de computador ajudam no desenvolvimento do profissional e empreendedor.
Além disso, essa pessoa muito provavelmente teria o perfil básico citado acima.

Na reportagem de Rafael Farias Teixeira, Pequenas Empresas,

Grandes negócios set/2010, ele afirma “o universo virtual pode ser um
ótimo campo de treinamento para desenvolver habilidades reais, como
liderança, persuasão e estratégia.”

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 03. COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?

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REGRAS CLARAS
As empresas virtuais precisam ter regras muito claras para todos. Por ser
totalmente ou parcialmente gerida à distância, não pode-se perder muito tempo
tentando achar o responsável para tomar decisões toda hora, isso deve ser
previsto anteriormente. Claro que muitas das antigas regras como horário e
presença diária não interessam mais, porém outros processos importantes devem
ser bem definidos. Por exemplo, a política de reembolso, incluindo o que será
reembolsado e como, deve ser previamente apresentada.

COMO DELEGAR TAREFAS

Sem dúvidas, você terá de abrir mão de algumas coisas agradáveis como delegar
uma tarefa ao seu funcionário fazendo um esboço em um pedaço de papel na
frente dele. Porém, isso não é razão para desespero, o computador também
fornece algumas soluções bastante interessantes e que, em muitos casos, são até
melhores que o velho rascunho. Veja abaixo nossas sugestões:

1. DELEGUE VISUALMENTE
Sempre que precisar delegar uma tarefa que necessite de alguma demonstração
do que fazer, você pode usar aplicativos que filmam a tela de seu computador,
como o ScreenFlow (www.screenflow.com), e fazer uma simulação do trabalho.
Depois você pode ou colocar o vídeo em um site como o próprio Youtube.com ou
enviar via e-mail ou Dropbox (www.dropbox.com).

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 03. COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?

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2. DELEGUE USANDO ÁUDIO
Isso é ótimo para fazer no final de um dia de trabalho. Faça uma lista com todas as
tarefas que você tem que passar e salve as explicações em um arquivo de áudio.
Deste modo, você pode enviar pelo e-mail ou Dropbox. Esse tipo de delegação é
vantajosa, pois o funcionário pode ouvir novamente a mensagem quantas vezes ele
quiser para compreendê-la por completo.

DICA Sempre salve o arquivo com a data e horário da gravação e faça o mesmo no
começo da gravação para garantir que está correta.

3. DELEGUE POR ESCRITO

Se você prefere passar as atividades por escrito, nossa sugestão é que seja criado
um modelo desse documento. Algo que seja padronizado de fácil preenchimento e
compreensão. Segue abaixo um exemplo:

Data:

Nome da Tarefa:

Prioridade:

Data de Início:

Data de Término:

Descrição da Atividade:

Referências para serem usadas:

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 03. COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?

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PARA SE TRABALHAR À DISTÂNCIA
Muitos pensam que trabalhar de casa será mil maravilhas, porém existem alguns
desafios e armadilhas que precisam ser evitados e superados para se obter todos
os benefícios esperados.

1. NÃO SUBESTIME A IMPORTÂNCIA DA SUA CADEIRA

Citando a famosa propaganda da ortobom “você vai passar 1/3 da sua vida sobre
ela.” Trabalhando de casa, a necessidade de se ter uma boa cadeira de escritório
cresce drasticamente. Para isso você deve investir em uma cadeira de alto nível
evitando fazer economias em troca de conforto.

2. SEPARE O SEU ESPAÇO

É essencial para as pessoas que trabalham em casa separarem um espaço para
entrar no “modo de trabalho”. Isso é importante para conseguir separar para si os
diferentes momentos do dia e também para os outros moradores da casa.

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 03. COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?

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3. ORGANIZE O SEU TEMPO
É muito fácil perder a noção do tempo trabalhando de casa e esquecer das suas
atividades pessoais. Para evitar isso, é importante organizar seu horário de modo
a deixar um horário separado para você todos os dias para resolver assuntos
pessoais que incluem a administração da casa e até mesmo lazer.

4. TERCEIRIZE O MÁXIMO POSSÍVEL

Não tente fazer todo o trabalho por conta própria só porque você pode. Atividades
como buscar ou entregar documentos podem ser feitas por empresas
especializadas a um custo bastante acessível.

5. USE A TECNOLOGIA A SEU FAVOR

Encontrar com o cliente é importante, mas também apresenta um custo altíssimo.
Use o máximo de reuniões por Skype, e-mail ou até mesmo chat para manter o
contato com o cliente sem precisar ir presencialmente. É claro que isso depende
do público-alvo, mas vale a dica.

6. AGRUPE AS SUAS SAÍDAS

Sempre que precisar sair para fazer algo, seja pessoal ou profissional, tente
agrupar os seus encontros para evitar ficar saindo e voltando várias vezes. Esse
tipo de interrupção pode ser danosa à sua produtividade e além disso você
minimiza as vezes que terá que se arrumar.

7. MANTENHA O FOCO
Se você optar por um Home-office, seus familiares e amigos vão ficar encantados
de saber que agora você está todo o dia em casa à disposição deles. Por isso, faça
do seu espaço e horário de trabalho um santuário. Avise para seus familiares ou
colegas de apartamento para não te interromperem, isso também vale para
animais de estimação!

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 03. COMO FUNCIONA NA PRÁTICA?

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8. TRABALHE COM O SEU HUMOR
Se você é o tipo de pessoa que acorda ranzinza, evite fazer ligações para clientes
na parte da manhã e aproveite para fazer trabalhos que não envolvam interação
social e vice-versa. Se você melhora a sua produtividade dando uma cochilada de
tarde, faça isso!

9. ENCONTRE LUGARES ALTERNATIVOS

Sem dúvida a sua casa tem que ser o lugar mais agradável do mundo para você
trabalhar com tudo que você gosta, seja música, comida perto, etc... No entanto,
de tempos em tempos você sentirá a necessidade de mudar de cenário e ver
coisas novas, por isso é importante dar uma mapeada na sua vizinhança e achar
restaurantes/cafés que sejam confortáveis.

10. PARE PARA OUTRAS PESSOAS

Não deixe de ver outras pessoas com regularidade. Marque almoços, cafés ou
jantares com seus amigos, fornecedores ou clientes.

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 04. CONTINUA COM FOME? DÊ O PRÓXIMO PASSO

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