PORTARIA NORMATIVA / SEGRT/MP Nº 04 de 10 de março de 2016

Assentamento Funcional Digital

Como forma de:

* Agilizar o acesso à informação;

* Subsidiar a tomada de decisão;
* Resguardar os direitos e os deveres dos órgãos, entidades e de seus agentes.

Seguir as diretrizes do e-Arq Brasil, Resolução CONARQ nº 25 de 27 de abril de 2007.

As especificações dos tipos e formatos de documentos, de atendimento obrigatório para a formação do

AFD, serão publicadas pelo DGSIS em sítio da internet específico e deverão obedecer às
recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, aprovadas pelo Conselho
Nacional de Arquivos – CONARQ.

Art. 3º A implantação do AFD compete à unidade de recursos humanos dos órgãos e entidades do
SIPEC e será realizada em duas etapas, consistentes na:

I - inclusão de novos documentos funcionais, produzidos após a data de lançamento oficial do Sistema
Eletrônico de Informação do Assentamento Funcional Digital (SEI-AFD), nos termos art. 8º; e

II - digitalização do legado dos documentos funcionais existentes nos Assentamentos Funcionais Físicos.

Art. 4º O AFD será único por servidor, cabendo aos órgãos e entidades do SIPEC a responsabilidade
pela inclusão de documentos e respectiva atualização.
§1º É vedada a duplicidade de AFDs para um mesmo servidor, independentemente do órgão em que
estiver em exercício, salvo nos casos de acumulação de cargos previstos em lei.

§3º Os documentos dos beneficiários de pensão farão parte do AFD do instituidor da pensão.

Art. 8º O SEI-AFD será lançado e disponibilizado aos órgãos e entidades do SIPEC até 30 de junho de
2016.

Art. 9º A partir de 1° de julho de 2016, fica vedado o arquivamento na forma física de documentos ou
cópias de documentos nos assentamentos funcionais físicos, devendo ser utilizado exclusivamente o
AFD como repositório de documentos funcionais.

§1º Os assentamentos funcionais físicos serão encerrados no momento da digitalização do legado,

utilizando-se para esse fim o termo de encerramento constante do Anexo desta Portaria Normativa.

Art. 10. O prazo máximo para conclusão da digitalização do legado de documentos funcionais pelos
órgãos e entidades do SIPEC é de 30 meses a partir do lançamento do SEI-AFD.
 MEDIDA PROVISÓRIA No 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001.

Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto

Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia

Art. 1o Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a
autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de
suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de
transações eletrônicas seguras.

Art. 2o A ICP-Brasil, cuja organização será definida em regulamento, será composta por uma autoridade
gestora de políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora
Raiz - AC Raiz, pelas Autoridades Certificadoras - AC e pelas Autoridades de Registro - AR.

Art. 5o À Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, primeira autoridade da cadeia de certificação,

executora das Políticas de Certificados e normas técnicas e operacionais aprovadas pelo Comitê Gestor
da ICP-Brasil, compete emitir, expedir, distribuir, revogar e gerenciar os certificados das AC de nível
imediatamente subseqüente ao seu, gerenciar a lista de certificados emitidos, revogados e vencidos, e
executar atividades de fiscalização e auditoria das AC e das AR e dos prestadores de serviço habilitados
na ICP, em conformidade com as diretrizes e normas técnicas estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-
Brasil, e exercer outras atribuições que lhe forem cometidas pela autoridade gestora de políticas.

Parágrafo único. É vedado à AC Raiz emitir certificados para o usuário final.

Art. 6o Às Autoridades Certificadoras, entidades credenciadas a emitir certificados digitais vinculando

pares de chaves criptográficas ao respectivo titular, compete emitir, expedir, distribuir, revogar e
gerenciar os certificados, bem como colocar à disposição dos usuários listas de certificados revogados e
outras informações pertinentes e manter registro de suas operações.

Art. 7o Às Autoridades de Registro, entidades operacionalmente vinculadas a determinada AC,

compete identificar e cadastrar usuários na presença destes, encaminhar solicitações de certificados às
AC e manter registros de suas operações.

Art. 8o Observados os critérios a serem estabelecidos pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, poderão ser
credenciados como AC e AR os órgãos e as entidades públicos e as pessoas jurídicas de direito privado.

Art. 13. O ITI é a Autoridade Certificadora Raiz da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira. Art. 14.
No exercício de suas atribuições, o ITI desempenhará atividade de fiscalização, podendo ainda aplicar
sanções e penalidades, na forma da lei.

_________________________________________________________________________________
Trata-se de um mecanismo que identifica o remetente de determinada mensagem eletrônica. No âmbito
da ICP-Brasil, a assinatura digital possui autenticidade, integridade, confiabilidade e o não-repúdio,
seu autor não poderá, por forças tecnológicas e legais, negar que seja o responsável por seu conteúdo.
A assinatura digital fica de tal modo vinculada ao documento eletrônico que, caso seja feita qualquer
alteração no documento, a assinatura se torna inválida. A técnica permite não só verificar a autoria do
documento, como estabelece também uma “imutabilidade lógica” de seu conteúdo, pois qualquer
alteração do documento, como por exemplo a inserção de mais um espaço entre duas palavras, invalida
a assinatura.

A criptografia simétrica é baseada em algoritmos que dependem de uma mesma chave, denominada
chave secreta, que é usada tanto no processo de cifrar quanto no de decifrar o texto. Para a garantia da
integridade da informação transmitida é imprescindível que apenas o emissor e o receptor conheçam a
chave. O problema da criptografia simétrica é a necessidade de compartilhar a chave secreta com todos
que precisam ler a mensagem, possibilitando a alteração do documento por qualquer das partes. A
criptografia assimétrica utiliza um par de chaves diferentes entre si, que se relacionam
matematicamente por meio de um algoritmo, de forma que o texto cifrado por uma chave, apenas seja
decifrado pela outra do mesmo par. As duas chaves envolvidas na criptografia assimétrica são
denominadas chave pública e chave privada. A chave pública pode ser conhecida pelo público em geral,
enquanto que a chave privada somente deve ser de conhecimento de seu titular.

As principais informações que constam em um certificado digital são: chave pública do titular, nome
e endereço de e-mail, período de validade do certificado, nome da Autoridade Certificadora - AC que
emitiu o certificado, número de série do certificado digital, assinatura digital da AC.

CAIXA ECONÔMICA FEDERAL

AC JUS
SERASA EXPERIAN
VALID CERTIFICADORA DIGITAL
RECEITA FEDERAL DO BRASIL
SOLUTI CERTIFICAÇÃO DIGITAL
CERTISIGN
AC DIGITALSIGN
AC SAFEWEB
AC BOA VISTA
AC DEFESA - Ministério da Defesa

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE SÃO PAULO

AC PR - Autoridade Certificadora da Presidência da República

CASA DA MOEDA DO BRASIL

MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

PRODEMGE - Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais

 DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Regulamenta a Lei no 8.159.
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a
política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Art. 2o Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à
gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à
integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à
implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos públicos;
V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções
executiva, legislativa e judiciária;
VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da
política nacional de arquivos públicos e privados;
VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da
União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;
VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159,
de 1991;
X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de
interesse público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)
Vigência
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas
instituições integrantes do SINAR;
XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de
arquivos públicos e privados;
XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e
encadear ações;
XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de
educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.

Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ: (17)

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judiciário Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;
VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de associações de arquivistas;
X - três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino,
pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.
§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.

DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados,
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.

Art. 12. Integram o SINAR:

I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR
mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:

I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de
competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando
pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo
documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e
social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico
nacional;
XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões
especiais constituídas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante
atualização.

DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

§ 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei no
3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991.
 U1n quadro bastante esclarecedor das categorias docu1nentais é
fornecido pelo n1anua1 Docu1nentação e arquivo.22 Segundo seus auto-
res, os a tos poden1 ser:

□ nonnativos: são os de cun1priinento obrigatório, sendo de manifesta -

ção de vontade de autoridades supre1nas e devendo ser acatados pe-
los subordinados. En1anan1 do Poder Legislativo ou de autoridade
adn1inistrativa. Inclue1n: leis, decretos-leis, decretos, estatutos, regi-
1nentos, regula1nentos, resoluções, portarias, instruções normativas,
ordens de serviço, decisões, acórdãos, despachos, quando decisórios;
□ enunciativos: são os opinativos e que esclarecem questões vazadas em
outros documentos. Seu conteúdo visa fundamentar uma resolução
e podem ser: pareceres, informações, relatórios, votos, despachos,
quando interlocutórios;
□ de assentamento: são os configurados por registro, consubstanciando
assentamento sobre fatos ou ocorrências, como atas, termos, aposti-
las, autos de infração;
□ comprobatórios: são os que derivam dos de assentamento, compro-
vando-os, como certidões, trasladas, atestados, cópias autenticadas;
□ de ajuste: são documentos pactuais, representados por acordos de
vontade em que, no caso da documentação pública, pelo menos uma
das partes é a administração, seja federal, estadual ou municipal. São
os tratados, convênios, contratos, ajustes, termos;
□ de correspondência: são os que, em geral, derivam de atos normativos,
determinando-lhes a execução, como alvarás, circulares, avisos, cartas,
memorandos, mensagens, editais, imitações e exposições de motivos.

Outra possibilidade de classificação das categorias docurnentais

não foge da mesma concepção e da mesma essência. Os documentos
seriam classificados em três grandes categorias: dispositivos, testemu-
nhais e informativos, como propõe Manuel Vázquez:

1. No primeiro caso, o dos documentos dispositivos, enquadram-se os

documentos normativos, os de ajuste e os de correspondência:
 u são docun1entos nonnativos os que deriva1n de manifestações d
vontade de autoridades supren1as e devem obrigatoriamente see
acatados pelos subordinados. Como são dispositivos, são exarado r
antes que aconteçan1 os fatos e atos neles implicados. Emanam d s
Poder Legislativo, do Executivo ou de autoridades administrativa:
co1n poder de decisão. Como exemplo, temos leis, decretos, ins-
truções nonnativas, estatutos, ordens de serviço, regimentos, de-
cisões, regulamentos, acórdãos, resoluções, despachos decisórios· )

o os documentos de ajuste são documentos pactuais, representados

por acordos de vontade entre duas ou mais partes. No caso dos
arquivos públicos, un1a dessas partes deve ser a administração pú-
blica. Podem ser tratados, ajustes, convênios, termos, contratos,
pactos;
o os documentos de correspondência são os que, em geral, derivam
de atos normativos, determinando -lhes a execução em âmbito mais
restrito de jurisdição. São alvarás, intimações, circulares, exposi-
ções de motivos, avisos, editais, portarias, memorandos.

2. O segundo caso é o dos documentos testemunhais, aqueles que acon-

tecem depois do cu1nprimento de um ato dispositivo ou que deri-
vam de sua não -observância ou são relativos a observações sujeitas a
relatórios, termos de visita etc. Podem ser:

o de assentamento, que são os configurados por registros oficialmente

escritos sobre fatos ou ocorrências, tais como atas, termos, aposti-
las, autos de infração etc.;
o de comprovação, que são documentos comprobatórios que deri-
vam dos de assentamento, comprovando-os, tais como os atestª-
dos, certidões, traslados e cópias certificadas.

3. Como terceira e última categoria, temos os documentos informat~-

ntl-
vos, que são opinativos/enunciativos e esclarecem questões co
ma resa-
das em outros documentos. Seu conteúdo fundamenta u . _
. d achos 111
1ução. São pareceres, informações, relatónos, votos, esp
terlocutórios . nen-
. . ue docut ,
Deduz-se dessa relação de categorias documentais q tura. E
. . / . " esma estru
tos atinentes à mesma problemática Jund1ca tem ª m _ o.metam
. . . . nao se e
p reciso saber d1st1ngu1-los uns dos outros, para que
 RESOLUÇÃO Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007
Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística
de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos -
SINAR.

RESOLUÇÃO Nº 32, DE 17 DE MAIO DE 2010

Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil.

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de
Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou
implantado.

O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. No

caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e,
para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD.
_______________________________________________________________________
Fluxos de trabalho: workflow
_______________________________________________________________________
Obrigatoriedade dos requisitos
Os requisitos foram classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos, de acordo com o
grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções.

No e-ARQ Brasil, os requisitos foram considerados:

• obrigatórios quando indicados pela frase: “O SIGAD tem que...”

• altamente desejáveis quando indicados pela frase: “O SIGAD deve...”
• facultativos quando indicados pela frase: “O SIGAD pode...”

Cada requisito numerado é classificado como:

(O) = obrigatório = “O SIGAD tem que ...”
(AD) = altamente desejável = “O SIGAD deve ...”
(F) = facultativo = “O SIGAD pode ...”

Tem = o requisito é imprescindível.

Deve = podem existir razões válidas em circunstâncias particulares para ignorar um determinado item,
mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente examinada antes de se escolher uma
proposta diferente.
Pode = o requisito é opcional.
_______________________________________________________________________
A gestão arquivística de documentos compreende:
• definição da política arquivística;
• designação de responsabilidades;
• planejamento do programa de gestão;
• implantação do programa de gestão.

Designação de responsabilidades
• direção superior: é a autoridade máxima responsável pela viabilidade da política de gestão
arquivística de documentos. A ela caberá apoiar, integralmente, a implantação dessa política, alocando
recursos humanos, materiais e financeiros, e promovendo o envolvimento de todos no programa de
gestão arquivística.
• profissionais de arquivo: são os responsáveis pelo planejamento e implantação do programa de
gestão arquivística, assim como pela avaliação e controle dos trabalhos executados no âmbito do
programa. Além disso, os profissionais de arquivo são responsáveis também pela disseminação das
técnicas e da cultura arquivística.
• gerentes de unidades ou grupos de trabalho: são os responsáveis por garantir que os membros de
suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o
programa de gestão arquivística de documentos.
• usuários finais: são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e uso dos documentos
arquivísticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gestão.
• gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação: são as equipes responsáveis
pelo projeto, desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação nos quais os documentos
arquivísticos digitais são gerados e usados, e pela operacionalização dos sistemas de computação e de
comunicação.
_______________________________________________________________________
Metodologia do programa de gestão (oito passos)
Levantamento preliminar
Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos
Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos
Avaliação dos sistemas existentes
Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de
documentos arquivísticos
Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos
Implementação do sistema de gestão arquivística de documentos
Monitoramento e ajuste
_______________________________________________________________________
A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao
sistema de gestão arquivística por meio das seguintes ações:
• registro; • classificação; • indexação; • atribuição de restrição de acesso; • arquivamento.
_______________________________________________________________________
A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de
intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no SIGAD.
_______________________________________________________________________
Instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos

Instrumentos principais
• plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e atividades do órgão ou entidade;
• tabela de temporalidade e destinação;
• manual de gestão arquivística de documentos;
• esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos.

Instrumentos adicionais
• glossário;
• vocabulário controlado;
• tesauro.
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A organização dos documentos arquivísticos é feita com base num plano ou código de classificação. Tal
instrumento constitui-se no núcleo central de qualquer SIGAD.

VER A PARTIR DA PÁGINA 42 DO E-ARQ BRASIL

 LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias
fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos
documentos originais em juízo ou fora dêle.

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição

detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996.

Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos

oficiais, e dá outras providências.

Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de
180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de
reprodução.

§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.

§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do
original, como para a extração de cópias.

§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade
e a qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do
campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo
obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se
possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura,

com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;

II - número do microfilme, se for o caso;

III - local e data da microfilmagem;

IV - registro no Ministério da Justiça;

V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação
da série contida em microfilme anterior;

VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;

VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos
documentos a serem microfilmados;

IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento,
imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;

II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;

III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;

IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em

microfilme posterior;

V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da

microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou
por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no
filme original.

§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os

seguintes elementos:

a) identificação do microfilme, local e data;

b) descrição das irregularidades constatadas;

c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.

§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a

localização dos documentos.

§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem

dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento
deste Decreto.

-------------------------------------------------------------------------

Microfilmagem de substituição: É aplicada a documentos não históricos (aqueles que não

possuem valor permanente ou secundário), pois o objetivo é substituir os originais com a finalidade
de liberar espaço físico no arquivo.

Microfilmagem de preservação: É aplicada em documentos históricos (aqueles que possuem valor

permanente ou secundário), pois o objetivo é preservar o documento original e utilizar o microfilme
para fins de consulta.

Microfilme de segurança: Cópia de segurança, que deve ser armazenada em local distinto do
original. Trata-se de uma medida de segurança para se garantir uma cópia dos documentos em
casos de sinistros (incêndios, inundações, desmoronamentos etc.).
 PORTARIA Nº 9, DE 15 DE MARÇO DE 2018

Princípios, diretrizes e responsabilidades relacionados à Segurança da Informação (SI) para o

tratamento da informação em ambiente de Computação em Nuvem

5.2.1. Informação sem restrição de acesso: pode ser tratada, a critério do órgão ou entidade da APF, em
ambiente de computação em nuvem, considerando a legislação vigente e os riscos de SIC;

5.2.2. Informação sigilosa: como regra geral, deve ser evitado o tratamento em ambiente de computação
em nuvem, conforme disposições a seguir:

5.2.2.1. Informação classificada: é vedado o tratamento em ambiente de computação em nuvem;

5.2.2.2. Conhecimento e informação contida em material de acesso restrito: é vedado o tratamento em

ambiente de computação em nuvem;

5.2.2.3. Informação com restrição de acesso prevista em legislação vigente: a critério do órgão ou
entidade da APF, pode ser tratado em ambiente de computação em nuvem, considerando a legislação
vigente e os riscos de SIC. O órgão ou entidade da APF deve adotar medidas que assegurem a
disponibilidade, integridade, confidencialidade e autenticidade (Dica);

5.2.2.4. Documento Preparatório: a critério do órgão ou entidade da APF, pode ser tratado em ambiente
de computação em nuvem, considerando a legislação vigente e os riscos de SIC. O órgão ou entidade
da APF deve adotar medidas que assegurem a Dica;

5.2.2.5. Documento preparatório que possa originar informação classificada deve ser tratado conforme o
item 5.2.2.1.; e

5.2.2.6. Informação pessoal relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem: a critério do órgão ou
entidade da APF, pode ser tratado em ambiente de computação em nuvem, considerando a legislação
vigente e os riscos de SIC. O órgão ou entidade da APF deve adotar medidas que assegurem a DICA.

5.3. Deve ser assegurado que dados, metadados, informações e conhecimento, produzidos ou
custodiados por órgão ou entidade da APF, bem como suas cópias de segurança, residam em território
brasileiro;

5.4. Os dados, metadados, informações e conhecimento, produzidos ou custodiados por órgão ou

entidade da APF, referentes aos itens 5.2.2.3., 5.2.2.4. e 5.2.2.6., devem residir exclusivamente em
território brasileiro;
 ANEXO 1

SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990

1) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Início do rolo. Fim do rolo.

Beginning of roll. End of roll.
0076 (*) 0075 (*)

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade:

Continua em outro rolo. Continuação de outro rolo

Continued on another roll. Continued from another roll.

F
0490 (*) 0491 (*)

ia D
3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situação:

Original ilegível. Original em cores.

Original difficult to read. Original in colour.
Tr t P
0077 (*) 0488 (*)

Texto deteriorado. Repetição de imagem.

er

Encadernação defeituosa. Repetition of image.

Damaged text. 0080 (*)
l
Wrong binding.
0078 (*)
P

Numeração incorreta.
eX

Data incorreta.
Incorrect numbering. Páginas e/ou números em falta.
Incorrect date. Missing pages
0079 (*) And/or issues
0081 (*)

(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990.

OBS: As letras e números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios indicados no item 1, deverão ser apresentados
na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e
30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual
ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar
entre 3 e 7 milímetros.

Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – setembro - 2008 64

 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ
Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes - 2010

TABELA 1
Tipo de Formato de
Tipo de documento Resolução mínima, modo de cor e observações
Reprodução arquivo digital
Textos impressos, sem Resolução mínima de 300 dpi39, escala 1:1, com margem
ilustração, preto e TIFF38 sem preta de 0,2 cm ao redor do documento, 4 bits, modo
Bitonal (**)
branco. (*) sem compressão bitonal(**)
manchas
Textos impressos, com Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem
ilustração e preto e Tons de cinza TIFF sem preta de 0,2 cm ao redor do documento, 8 bits, modo
branco.(*) com (***) compressão tons de cinza (***)
manchas
Textos impressos, com Resolução mínima de 300 dpi , escala 1:1, com margem
TIFF sem
ilustração e cor Cor preta de 0,2 cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits
compressão
por canal de cor), modo RGB (****)
Manuscritos sem a Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem
TIFF sem
presença de cor Tons de cinza preta de 0,2cm ao redor do documento, 8 bits, modo tons
compressão
de cinza (***)
Manuscritos com a Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem
TIFF sem
presença de cor Cor preta de 0,2 cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits
compressão
por canal de cor), modo RGB (****)
Fotografias Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem
(Preto e Branco e Cor) TIFF sem preta de 0,2 cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits
Cor
(**) compressão por canal de cor), modo RGB, com carta de cinza para
ajuste de níveis (preferencialmente)
Negativos fotográficos TIFF sem Resolução mínima de 3000 dpi, 24 bits (8 bits por canal
e diapositivos (a) Cor de cor), modo RGB (****)
compressão
Documentos Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem
cartográficos TIFF sem preta de 0,2cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits por
Cor
compressão canal de cor), modo RGB, com carta de cinza para ajuste
de níveis (preferencialmente) (****)
Plantas Resolução mínima de 600 dpi, 8 bits, com possibilidade
Preto e branco TIFF
de modo tons de cinza (****)
Microfilmes e Tons de cinza TIFF sem Resolução mínima de 300 dpi, 8 bits, modo tons de cinza
microfichas (***) compressão (***)
Gravuras, cartazes e Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1, com margem
desenhos (Preto e preta de 0,2cm ao redor do documento, 24 bits (8 bits por
TIFF sem
Branco e Cor) Cor canal de cor), modo RGB, com carta de cinza ou cores
compressão
para ajuste de níveis (preferencialmente)
(****)
(*) Sem manchas / com manchas.
(**) Bi-tonal: Captura de imagem onde não há gradação entre o claro e o escuro. Recomenda-se o seu uso somente para
textos impressos e/ou datilografados monocromáticos e muito homogêneos, sem presença de manchas ou escurecimento do
suporte original.
(***) Tons de Cinza / Escala de cinza: (Greyscale) - Recomenda-se o uso de escala de cinza para evitar que pequenas
manchas interfiram na leitura final do representante digital. Da mesma forma para a digitalização de microformas, caso
tenham as características assinaladas acima.
(****) Modo de cor: RGB (Red-Green-Blue). Padrão de cores. RGB é a abreviatura do sistema de cores aditivas formado
por Vermelho (Red), Verde (Green) e Azul (Blue). Este sistema é constituído por projeções de luz como monitores de vídeo
e projetores (data displays), em contraposição ao sistema substrativo, formado por impressões (CMYK). O padrão RGB é
padrão para apresentação de cores na internet e seu uso é recomendado para documentos originalmente coloridos ou com
informações relevantes em cor e fotografias de modo geral.

38 Avaliar de acordo com o documento original a utilização do formato de arquivo PNG ao invés de TIFF.
39 A resolução óptica mínima de de 300 dpi é a recomendável quando se deseja utilizar a tecnologia OCR (Optical
Character Recognition).
17
I.3 ‒ Definições5

Apresentam-se, aqui, definições importantes no contexto desse documento.

Atualização de suporte
Técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para outro, sem mudar sua
codificação, para evitar perdas de dados provocadas por deterioração do suporte.

Autenticidade
Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o

F
que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.

ia D
Ciclo vital dos documentos
Sucessivas fases por que passam os documentos arquivísticos, de sua produção a guarda
permanente ou eliminação.
Tr t P
Confiabilidade
Credibilidade de um documento arquivístico enquanto afirmação de um fato. Existe quando um
documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da
completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criação.
r
l
Pe

Confidencialidade
Propriedade de certos dados ou informações que não podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem
autorização para pessoas, entidades ou processos.

Conversão
eX

Técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como: a) conversão de dados:
mudança de um formato para outro; b) conversão de sistema computacional: mudança do modelo de
computador e de seus periféricos.

Disponibilidade
Propriedade de estar acessível e utilizável sob demanda por uma entidade autorizada.

Documento arquivístico
Documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prática, como
instrumento ou resultado dessa atividade, e retido para ação ou referência.

Documento arquivístico digital

5 As definições aqui apresentadas foram baseadas nos glossários dos seguintes documentos:
 “e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos”.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE. Versão adotada pelo CONARQ em dezembro de 2009;
 Glossário da CTDE/CONARQ.
 Resolução GR ‒ UNICAMP nº 17/2011, de 29/6/2011.
 ABNT 27001/2006 – “Requisitos para sistemas de gestão de segurança da informação”.
 “Diretrizes do Preservador – A preservação de documentos arquivísticos digitais: Diretrizes para
organizações”. Projeto InterPARES 2.
 ISO 14721/2003 – Reference Model for an Open Archival Information System – OAIS.
6
CONARQ - Implementação de Repositórios Arquivisticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq / 2015
Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico.

Documento digital
Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema
computacional.

Integridade
Estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou
alteração não autorizada nem documentada.

Metadados

F
Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar
documentos arquivísticos ao longo do tempo.

Migração

ia D
Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem
Tr t P
acessados face às mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital:
a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte
mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma
plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A migração pode
ocorrer por conversão, por atualização ou por reformatação.
r
l
Pe

Modelo de referência
Uma estrutura conceitual para compreensão dos principais relacionamentos entre as entidades de
um ambiente, e para o desenvolvimento de padrões consistentes ou especificações que consolidam
esse ambiente. Um modelo de referência é baseado em pequena quantidade de conceitos unificados,
e pode ser usado como uma base para aprendizado e explanação de padrões para um não
eX

especialista.

Normalização de formatos
Conversão de formatos de arquivo para um elenco gerenciável de formatos apropriados para
preservação e acesso.

Preservação digital
Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a
fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que
for necessário.

Preservador de documentos arquivísticos

Entidade responsável pela custódia física e legal dos documentos do produtor, bem como por sua
preservação, isto é, proteger e garantir acesso contínuo aos documentos.

Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD

Conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de
documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou híbridos, isto é,
composto de documentos digitais e não digitais.

7
CONARQ - Implementação de Repositórios Arquivisticos Digitais Confiáveis – RDC-Arq / 2015
RECOMENDAÇÕES PARA A PRODUÇÃO E O ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Produção e Acesso
* Os documentos identificados nas tabelas de temporalidade e destinação como de valor permanente
deverão ser produzidos em papéis alcalinos.
* Os papéis das capas de processos devem ser alcalinos;
Áreas de Armazenamento
* Áreas Externas: A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de
segurança contra perigos iminentes;
* Áreas Internas: a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2.
* Nas áreas de depósito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu
suporte e suas especificidades, a saber:
- documentos textuais, como manuscritos e impressos; - documentos encadernados;
- documentos textuais de grande formato; - documentos sonoros;
- documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;
- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes;
- documentos em meio micrográfico; - documentos fotográficos;
- documentos cinematográficos; - documentos em meios magnéticos e ópticos.

* Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose devem ser armazenados separadamente, de

acordo com sua base e condição de preservação.

Condições Ambientais
fotografias em preto e branco
T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

fotografias em cor
T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

filmes e registros magnéticos

T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%

“a faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação diária de +/- 5%, e que a
temperatura ideal para documentos é 20º C, com variação diária de +/- 1º C”.

Acondicionamento
* Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua
preservação. A escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada
suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre qualidade
e resistência e sobre segurança no trabalho.

Manuseio e Transporte
* O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos técnicos, durante o tratamento dos documentos,
quanto pelos usuários, merecendo recomendações afixadas nas salas de trabalho e de consulta.

Segurança
* Toda instituição arquivística deve contar com um Plano de Emergência. Este plano deve incluir:
- Um programa de manutenção do edifício;
- Um plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a eliminação do maior número
possível de riscos;
- Um plano de salvamento e de segurança humanos;
- Um plano de salvamento de acervos (plano de emergência);
 REQUISITOS PARA UM REPOSITÓRIO DIGITAL CONFIÁVEL (RDC-ARQ)

Indicar parâmetros para repositórios arquivísticos digitais confiáveis, de forma a garantir a

autenticidade (identidade e integridade), a confidencialidade, a disponibilidade, o acesso e a
preservação, tendo em vista a perspectiva da necessidade de manutenção dos acervos
documentais por longos períodos de tempo ou, até mesmo, permanentemente.

Os requisitos estão organizados em três conjuntos:

1) infraestrutura organizacional;

a. Governança e viabilidade organizacional

b. Estrutura organizacional e de pessoal
c. Transparência de procedimentos e arcabouço político
d. Sustentabilidade financeira
e. Contratos, licenças e passivos

2) gerenciamento do documento digital;

O gerenciamento dos documentos de um repositório digital confiável deve estar de acordo com o
modelo de referência OAIS.

São três os tipos de pacotes de informação:

Pacote de informação para submissão: refere-se à admissão dos documentos digitais e seus
metadados associados.
Pacote de informação para arquivamento: refere-se ao acondicionamento e armazenamento dos
documentos digitais e seus metadados associados.
Pacote de informação para disseminação: refere-se ao acesso aos documentos digitais e seus
metadados associados.

e 3) tecnologia, infraestrutura técnica e segurança.

a. Infraestrutura de sistema
b. Tecnologias apropriadas
c. Segurança
-------------------------------------------------------------------------
Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G)
Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE

Os documentos arquivísticos digitais em fase corrente e intermediária devem, preferencialmente, ser

gerenciados por meio de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos –
SIGAD, a fim de garantir o controle do ciclo de vida, o cumprimento da destinação prevista e a
manutenção da autenticidade e da relação orgânica, características fundamentais desses
documentos. A norma mais importante da área é o Open Archival Information System – OAIS,
que descreve as funções de um repositório digital e os metadados necessários para a preservação e
o acesso dos materiais digitais gerenciados pelo repositório, que constituem um modelo funcional e
um modelo de informação. No Brasil, o modelo OAIS foi traduzido pela ABNT e publicado sob a
forma da norma ABNT NBR 15472: 2007, com o título “Sistema Aberto de Arquivamento de
Informação – SAAI”.
 Os repositórios digitais confiáveis devem:

* aceitar, em nome de seus depositantes, a responsabilidade pela manutenção dos materiais

digitais;
* dispor de uma estrutura organizacional que apoie não somente a viabilidade de longo prazo dos
próprios repositórios, mas também dos materiais digitais sob sua responsabilidade;
* demonstrar sustentabilidade econômica e transparência administrativa;
* projetar seus sistemas de acordo com convenções e padrões comumente aceitos, no sentido de
assegurar, de forma contínua, a gestão, o acesso e a segurança dos materiais depositados;
* estabelecer metodologias para avaliação dos sistemas que considerem as expectativas de
confiabilidade esperadas pela comunidade;
* considerar, para desempenhar suas responsabilidades de longo prazo, os depositários e os
usuários de forma aberta e explícita;
* dispor de políticas, práticas e desempenho que possam ser auditáveis e mensuráveis; e
* observar os seguintes fatores relativos às responsabilidades organizacionais e de curadoria dos
repositórios: escopo dos materiais depositados, gerenciamento do ciclo de vida e preservação,
atuação junto a uma ampla gama de parceiros, questões legais relacionadas com a propriedade dos
materiais armazenados e implicações financeiras.
-------------------------------------------------------------------------
CONSIDERAÇÕES SOBRE UM REPOSITÓRIO DIGITAL DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

* Responsabilidade pelo repositório: pelo projeto, implantação e manutenção de um repositório

digital de documentos arquivísticos deve ser compartilhada por profissionais de arquivo e de
tecnologia da informação.

* Tratamento arquivístico: tem que ser capaz de organizar e recuperar os documentos, de forma a
manter a relação orgânica entre eles.

* Princípios de preservação digital:

- focar especificamente em documentos arquivísticos,

- focar em documentos arquivísticos digitais autênticos;
- pressupor que a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais está sob ameaça,
- reconhecer que a preservação digital é um processo contínuo;
- reconhecer que a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais tem por base os
procedimentos de gestão e preservação;
- arbitrar o que se considera como documento original;
- reconhecer que a elaboração de manuais e os procedimentos de preservação apoiam a presunção
de autenticidade desses documentos;
- reconhecer que o registro, em metadados, das intervenções de preservação em cada documento
apoia a presunção de autenticidade desses documentos;
- reconhecer que a autenticidade dos documentos digitais deve ser avaliada e presumida no
momento de sua submissão ao repositório.
- reconhecer que o repositório digital é responsável pela manutenção permanente da autenticidade
dos documentos a ele submetidos; e
- distinguir claramente a autenticidade e autenticação de documentos, considerando que a primeira é
a qualidade de o documento ser verdadeiro, e a segunda é uma declaração dessa qualidade, feita,
em um dado momento, por uma pessoa autorizada para tal.

* Independência dos repositórios: Um repositório digital deve ter independência; isso significa que
seu funcionamento e o acesso aos documentos não podem depender das aplicações que funcionam
em conjunto com ele.

* Interoperabilidade: Um repositório digital deve estar em conformidade com as normas e padrões

estabelecidos, de forma a possibilitar níveis de interoperabilidade com outros repositórios digitais e
sistemas informatizados que tratam de documentos arquivísticos.
 Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014

Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

Art. 1º A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá
depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões
Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD e será efetivada quando cumpridos os
procedimentos estabelecidos nesta Resolução.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam

Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 2º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de
Listagem de Eliminação de Documentos que, após a aprovação pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos - CPAD e pelas autoridades dos órgãos e entidades a quem compete
aprovar, deverá ser submetida à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência, para autorização da eliminação.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão, obrigatoriamente, encaminhar, por meio de

correspondência oficial, duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos, assinadas e
rubricadas a fim de obter a autorização.

Art. 3º Após obter a autorização, os órgãos e entidades, para proceder à eliminação, deverão elaborar
e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial, sendo que na
ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro veículo de divulgação local, para dar
publicidade ao fato de que serão eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de
Documentos.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão encaminhar, obrigatoriamente, para a instituição

arquivística pública, na sua específica esfera de competência, uma cópia da página do periódico
oficial ou do veículo de divulgação local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos foi publicado.

Art. 4º Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação
de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não
sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim
interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico, encaminhando uma cópia do Termo de
Eliminação de Documentos para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência, para ciência de que a eliminação foi efetivada.

Art. 5º A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de
fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de
que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

§ 1° A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável

designado para acompanhar o procedimento.

§ 2° A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá

observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.
 RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006
Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para
instituições arquivísticas públicas
a) ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados, incluindo os documentos
não digitais que façam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido;
b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoção de procedimentos
administrativos e técnicos que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção
ou perda de dados;
c) vir acompanhados de termo de transferência ou de recolhimento, conforme as normas da
instituição arquivística na sua esfera de competência;
d) vir acompanhados de listagem descritiva que permita a identificação e controle dos
documentos transferidos ou recolhidos, conforme anexo I dessa resolução, em duas vias, sendo que
uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e
a outra com a instituição arquivística para fins de prova e informação;
e) vir acompanhados de declaração de autenticidade, emitida pelo órgão ou entidade responsável
pela transferência ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos documentos,
elaborada conforme anexo II dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente
com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição
arquivística, para fins de prova e informação;
f) estar no (s) formato (s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituição arquivística
responsável pela sua custódia; e
g) ser enviados em mídia(s) ou protocolo(s) de transmissão previsto(s) pelas normas da instituição
arquivística.

Art. 6º O órgão ou entidade que transfere ou recolhe documentos arquivísticos digitais manterá uma
cópia, até que a instituição arquivística pública emita atestado de validação aprovando o
processo de transferência ou recolhimento.
Parágrafo único. A cópia a que se refere este artigo deverá ser eliminada de forma irreversível e por
método seguro e comprovado.

Anexo 1
Elementos essenciais para a elaboração da listagem descritiva para transferência e recolhimento
de documentos arquivísticos digitais
a) órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento dos documentos arquivísticos;
b) órgão ou entidade responsável pela produção e acumulação dos documentos arquivísticos, caso seja
diferente do responsável pela transferência ou recolhimento;
c) tipo e quantidade de mídias utilizadas e o volume total de dados em bytes;
d) identificação dos formatos de arquivo digital;
e) metadados necessários para a interpretação e apresentação dos documentos, tais como a estrutura
da base de dados, o esquema HTML e o esquema de metadados;
f) registro de migrações e datas em que ocorreram;
g) registro das eliminações realizadas;
h) indicação de espécie, título, gênero, tipo, datas-limite, identificador do documento, e indicação de
documentos complementares em outros suportes. No caso de transferência, indicação da classificação e
do seu respectivo prazo de guarda e destinação documentos;
i) informações necessárias para apoiar a presunção de autenticidade conforme anexo II; e
j) data e assinatura do responsável pelo órgão que procede a transferência ou o recolhimento, podendo
ser em meio convencional e/ou digital.

Nota: A instituição arquivística recebedora poderá definir uma listagem descritiva mais detalhada de
acordo com as características da documentação a ser recolhida.
 Informações para apoiar a presunção de autenticidade

Essas informações são requisitos que servem como base para a instituição arquivística avaliar e atestar
a autenticidade dos documentos transferidos ou recolhidos. A disponibilidade e a qualidade dessas
informações vai variar de acordo com o tipo de documento arquivístico digital e dos procedimentos de
gestão adotados. Quanto maior o número de requisitos atendidos e quanto melhor o grau de satisfação
de cada um deles, mais forte será a presunção de autenticidade. As informações compreendem
metadados e outras informações para apoiar a presunção de autenticidade que podem não constar da
listagem descritiva do acervo.

I – Metadados

Os metadados relacionados aos documentos arquivísticos digitais, que costumam estar registrados nos
sistemas de gestão de documentos, devem acompanhar o documento digital no momento da
transferência ou recolhimento. São eles:

a) nome do autor;

b) nome do destinatário;

c) assunto;

d) data de produção;

e) data da transmissão;

f) data do recebimento;

g) data da captura ou arquivamento;

h) código de classificação;

i) indicação de anexo;

j) nome do setor responsável pela execução da ação contida no documento;

k) indicação de anotação;

l) registro das migrações e data em que ocorreram; e

m) restrição de acesso.

II - Outras informações para apoiar a presunção de autenticidade que estarão contidas na

listagem descritiva:

a) indicação dos procedimentos de privilégios de acesso e uso;

b) indicação dos procedimentos para prevenir, descobrir e corrigir perdas ou adulteração dos
documentos;

c) indicação dos procedimentos de preservação com relação à deterioração da mídia e obsolescência

tecnológica;

d) indicação das normas e procedimentos que determinam a forma documental; e

e) indicação das normas e meios para autenticação de documentos, utilizadas pelo órgão ou entidade
produtor ou acumulador.
 DECRETO Nº 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003.

Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal.

Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e
entidades da administração pública federal.

Art. 2o O SIGA tem por finalidade:

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura,
o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de
sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos

setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística

pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação
pública federal.

Art. 3o Integram o SIGA:

I - como órgão central, o Arquivo Nacional;

II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de
documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;

III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;

II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-
Geral do Arquivo Nacional;

III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP,

indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão;

IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento,

Orçamento e Gestão;

V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.

§ 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por solicitação de seu Presidente,
especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando julgado necessário pela maioria
absoluta de seus membros.