INTRODUÇÃO

O estoque é o ponto principal do varejista, ele é composto por todos

os produtos que circulam nas gôndolas e os que estão esperando
para serem colocados à venda. Então uma coisa não se pode
discutir: é fundamental controlar o estoque, não é mesmo?

O inventário de estoque é o principal protagonista de uma importante

etapa do controle de estoque, e o ponto que merece atenção
especial em todo o processo gerência sobre a movimentação das
mercadorias na loja. Esse processo é responsável por realizar a
contagem das itens em estoque e dessa forma verificar se o estoque
está correto.

Durante o dia a dia do varejo, algumas perdas são inevitáveis. Por

meio do inventário é possível acertar o estoque e evitar que essas
perdas (que podem ser por roubos ou quebras; por exemplo)
prejudiquem o seu processo de venda.

Por meio do inventário, os gestores entenderão onde estão

ocorrendo os maiores prejuízos e, assim, serão definidas ações
direcionadas para reduzir essas perdas. Também cabe a esse
processo ser responsável por fornecer dados para sua equipe de
reposição, evitando a falta de produtos na gôndola.

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ÍNDICE INTERATIVO
Para ir ao capítulo, basta clicar no número da página PÁGINAS

1. O que é inventário de estoque? 04

2. Por que fazer um inventário de estoque? 08
3. Dicas para a preparação da loja para o inventário 13
4. Fazendo um inventário de estoque confiável 20
5. Conclusão 28
3
 Índice

Inventário de estoque pode ser definido como a

contagem, identificação e classificação de todos
os produtos que sua loja possui. Normalmente,
também é chamado de balanço do estoque.

A partir do inventário é possível encontrar e analisar

erros no estoque, confrontando os números coletados
na contagem de produtos e os dados oferecidos pelo
seu sistema, você terá essas informações em mãos.

Esse levantamento é fundamental para qualquer varejista

reduzir prejuízos e melhorar a operação da loja.
TIPOS DE INVENTÁRIO
DE ESTOQUE
No dia a dia do varejo, normalmente, a contagem de produtos
pode ser realizada de duas formas diferentes. A primeira é a
contagem total e a segunda a contagem gradual dos produtos,
ambas têm suas vantagens e vamos falar um pouco delas a
seguir:

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INVENTÁRIO TOTAL
O inventário total de estoque é caracterizado pela contagem de todos os produtos que estão estocados na loja. Esse tipo de
procedimento normalmente é realizado uma vez por ano, para que aconteça o acerto do controle de estoque.

Para a realização desse tipo de inventário de estoque é preciso contar com profissionais preparados para a contagem, auxílio de
equipamentos e preparação da loja para receber o processo.

A vantagem desse tipo de inventário está na segurança dos resultados, que mostra todas as divergências do estoque total de
uma loja. Com esses dados o varejista consegue criar ações para evitar perdas e impedir que prejuízos aconteçam.

Ao longo desse material você verá importantes dicas para a realização de um inventário total em seu negócio.

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O INVENTÁRIO
ROTATIVO (CÍCLICO)
O inventário rotativo é a contagem de uma determinada categoria
de produtos. Seus benefícios são a redução de custos em
relação ao inventário total, como ter de contratar terceiros ou
pagar hora extra para funcionários, e inconvenientes, como
parar o funcionamento da sua loja para realizar a contagem.

Para a realização desse inventário é necessário um sistema que

auxilie durante esse processo. Este software será responsável
em fornecer dados para que os funcionários possam realizar a
contagem dos produtos de uma determinada família e depois
caberá ao sistema fazer a integração entre todas as áreas do
estoque da loja.

O inventário rotativo permite analisar até mesmo o menor

segmento ou setor da loja (família de produtos), sem que haja a
necessidade da loja ser fechada, reduzindo gastos operacionais
extras. Basta um coletor de dados e um software adequado.

Para a realização desse tipo de inventário de estoque o software

de gestão da loja precisa ter essa funcionalidade. Só assim
será possível realizar a computação dos dados, pois o sistema
irá: analisar os itens existentes nessa contagem e apresentar
na tela os níveis de departamentalização encontrados neste
balanço.

Usando o inventário rotativo, você sempre manterá o seu estoque

correto, analisando caso a caso os verdadeiros motivos dos
famosos, mas evitáveis, furos de estoque. Usado especialmente
para os setores de Açougue e Hortifruti, dando adeus a estas
constantes “quebras”.

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 Índice

Vamos apresentar aqui, os 4 motivos

principais para você realizar um inventário
de estoque na sua loja.
1. IDENTIFICAR AS
RUPTURAS
Se o grande objetivo do seu varejo é a venda dos produtos,
imagine o momento que o cliente chega para comprar um
produto e encontra a prateleira vazia. A ruptura, além de gerar
uma insatisfação do cliente na sua loja, cria boas chances da
venda ser efetuada em um concorrente direto.

O inventário de estoque é o principal aliado da sua loja para

evitar que as rupturas aconteçam.

Com o inventário, é possível identificar os dois tipos de rupturas:

aquele que o produto tem estoque no depósito (e no estoque
virtual), mas está ausente na gôndola – nesse caso o problema
foi de reposição.

E o segundo tipo, quando estoque virtual (no software de

gestão) indica que há disponibilidade do produto, mas este
está em falta tanto na loja, quanto no depósito. Ambos
significam perda de venda, mas a raiz do problema é diferente.

Existir divergência entre a quantidade de produtos no estoque

físico e a quantidade apresentada pelo sistema de gestão (estoque
virtual) gera uma série de problemas para sua loja.

Produto que não está na gôndola, não será vendido. Por isso,
é essencial realizar o inventário de estoque.

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2. MELHORAR A
Por meio do inventário de estoque você trabalhará com informações
acuradas. Dessa maneira, o processo de compra será realizado
com maior eficácia, possibilitando, por exemplo, implementar
REPOSIÇÃO DE várias automatizações de reabastecimento automático – uma
vez que o estoque virtual esteja confiável.

ESTOQUE DA SUA LOJA Além da melhoria no processo de compra, o processo de reposição

A reposição de estoque é uma atividade indispensável para
o processo de venda, pois ela é a principal forma de evitar
prateleiras vazias, causando rupturas, ou excesso de estoque,
causando perdas.
de produtos dentro da loja também vai melhorar, uma vez
que serão apontados os produtos que contém quantidade em
estoque, mas que não estão na gôndola. Uma vez apontados,
os repositores responsáveis por esses produtos poderão ser
orientados e treinados.

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3. ATUALIZAR O
CADASTRO DE
PRODUTOS
Durante o inventário de estoque, todos os produtos da loja
serão contados, dessa forma serão identificadas possíveis falhas
no cadastro de produtos, como por exemplo, produtos sem
cadastro no software.

Ao longo do tempo, alguns campos do cadastro de produtos

sofrem alterações e pode acontecer de produtos ficarem com
os cadastros desatualizados. Outro ponto importante são os
cadastros repetidos, ou seja, produtos que possuem mais de
um cadastro no sistema.

Produtos não cadastrados e cadastrados com código de barra

errado também são problemas que causam dores de cabeça
para o varejista, durante o inventário de estoque esses erros
são identificados.

Dessa forma, o inventário de estoque ajuda com os problemas

no cadastro de produtos da sua loja e, como o cadastro é a base
para quase todas as atividades do varejo, é importante que
ele esteja correto e sempre atualizado.

11
4. CONHECER AS SUAS
um inventário da loja. A partir do inventário, você vai conseguir
identificar quais são os tipos de perda que ocorrem na sua loja,
e saber quais ações tomar para evitar o problema no futuro.
PERDAS Tipos de perdas diferentes, exigem ações diferentes!

O inventário de estoque é o processo base para ter acesso às

As perdas de estoque, podem ser entendidas como a diferença informações de perdas da sua loja. Com informações corretas e
entre o estoque apresentado no sistema e o que realmente está precisas, os gestores da loja vão conseguir implementar ações
no estoque físico da loja. de melhoria e acompanhar seus resultados de forma mais eficaz.

Sendo assim, só existe uma maneira de descobrir a divergência

entre o estoque real e o virtual: contando o estoque, realizando

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 Índice

Essas dicas serão importantes para que você

prepare a loja para realizar o inventário de
estoque, pois serão a base para o processo
de contagem dos produtos do seu negócio.
1. TENHA UM
SOFTWARE
APROPRIADO PARA O
INVENTÁRIO DE LOJA
No momento de realizar a contagem dos produtos é indispensável
contar com um software que tenha uma rotina de inventário.
Essa funcionalidade deve oferecer a você a possibilidade de
exportar o arquivo de produtos e, depois, importar o resultado
do inventário.

Outra função importante desse sistema é fornecer um relatório

das divergências encontradas após o inventário de loja.

O software será responsável por garantir a segurança dos dados

para que você possa realizar o inventário de estoque. Além de
possibilitar a análise dos dados e acompanhar a evolução das
divergências dos inventários realizados ao longo do tempo.

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2. UTILIZE
FERRAMENTAS
ADEQUADAS
Para a realização de um inventário de loja eficiente e seguro é
preciso contar com ferramentas adequadas para dar suporte
à contagem de produtos, visto que, se essa contagem for
realizada de forma manual a acuracidade das informações
será comprometida.

Portanto, é fundamental que a contagem seja realizada por meio

de um coletor de dados, isso evitará erros humanos, como erros
de digitação ou a má interpretação de números escritos. Com
o coletor de dados é possível implementar várias práticas
que vão melhorar a qualidade do seu inventário.

O coletor de dados também é essencial para dar agilidade ao

processo, pois possibilita a contagem de maneira mais rápida,
economizando mão de obra e ganhando tempo, pois o tempo
destinado a essa operação deve ser cumprido conforme o
planejado.

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3. DECIDA A
METODOLOGIA QUE
SERÁ USADA NO
INVENTÁRIO DE LOJA
Antes de começar o processo do inventário, é preciso definir
como será realizada a contagem das mercadorias.

Devido ao grande número de itens presentes em um estoque

do varejo, alguns apresentam formas diferentes de serem
estocados e contados, sendo assim, para contar os produtos
é necessário escolher a forma dessa contagem.

Por exemplo, o varejista precisa decidir se será contado peça

por peça ou se será usado algum fator de conversão, contando
assim, caixas, fardos ou paletes, de determinado produto. Outro
exemplo é se as prateleiras serão contadas da esquerda para a
direita ou de cima para baixo.

Para que a operação ocorra de maneira produtiva e eficiente,

deve ser alinhado entre os profissionais a metodologia de
contagem.

16
4. DEFINA QUAIS
ÁREAS DO ESTOQUE
SERÃO CONTADAS
Tão importante quanto a decisão da forma que será contada, é a
escolha das áreas que serão contadas no processo de inventário
de estoque.

Para essa escolha é importante observar que algumas áreas não

passam por um processo de inventário de estoque, áreas como
o açougue e o sacolão, normalmente, passam por contagem
diária dos produtos, devido à particularidade desses itens.

O varejista precisa definir se os produtos impróprios serão

contados, a exemplo os produtos vencidos, danificados e já
separados para devolução.

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5. AVALIE A OPÇÃO
Pode parecer que o investimento necessário para a contratação
de uma empresa terceirizada seja alto, porém ao colocar no
papel os gastos com equipamentos, hora extra de funcionários
DE TERCEIRIZAR e treinamento, verá que vale a pena procurar uma empresa
especializada.

A REALIZAÇÃO DO E o mais importante: sem a certeza de que as informações

INVENTÁRIO DE LOJA coletadas são reais, o inventário perde o sentido. Portanto,

contar com a ajuda de profissionais qualificados, que tem
cases de sucesso no mercado varejista, faz muita diferença.
É uma boa opção escolher uma empresa especializada para
realizar o inventário de loja do seu negócio.

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6. REALIZE O
INVENTÁRIO NO
MOMENTO QUE A LOJA
ESTIVER FECHADA
No momento de realizar o inventário na sua loja é preciso ter
controle sobre a movimentação das mercadorias, o que significa
na prática, não haver movimentação física de mercadorias.

Entretanto, durante o funcionamento do seu negócio, esse controle

é perdido devido ao fato dos consumidores conseguirem pegar
os produtos nas prateleiras e colocarem em seus carrinhos ou,
até mesmo, em outras gôndolas.

Portanto, a dica é: realizar o inventário de loja em um momento

em que a circulação de clientes não seja liberada. Para não
perder vendas, esse momento pode ser durante o período da
madrugada ou em dias que o seu negócio não funciona.

O inventário de estoque é realizado para obter informações

precisas das quantidades dos produtos. Uma vez que essa
confiabilidade é comprometida, o sentido do inventário se perde.
Portanto, se for possível, opte por realizar o inventário com a
loja fechada.

Alguns varejistas realizam o inventário de estoque com a loja em

funcionamento, porém devido à falta de controle, o resultado
não é seguro, ou seja, a loja aberta compromete precisão dos
resultados desse processo.
19
 Índice

Fazendo um inventário de estoque confiável

1. METODOLOGIA DE
CONTAGEM
O primeiro ponto para saber como fazer um inventário de Essa metodologia será importante para evitar que a contagem
estoque é definir a metodologia. Antes de começar o processo saia do padrão e que varie de contador para contador. Além
de contagem dos produtos que a sua loja tem, é fundamental disso, para a realização das auditorias da contagem é preciso
que seja definida a forma de contagem que será adotadas pelos que todos tenham o conhecimento do padrão adotado.
contadores.

21
2. A LOJA DEVE SER
os produtos precisam estar à mostra e dispostos de uma forma
que seja possível manipulá-los e ter acesso aos códigos de barra.

ORGANIZADA E Nesse momento, é importante separar as mercadorias de

acordo com suas fragrâncias, sabores, e outras particularidades
ARRUMADA PARA que as diferem. Você deve fazer a separação de uma forma que
evite erros na contagem. Imagine o profissional que vai contar

O INVENTÁRIO DE milhares de produtos no dia, se ele não for bastante atento,

diferenças de sabores e rótulos podem passar despercebidas.

ESTOQUE
Essa organização envolve a ordenação dos produtos nas prateleiras
de uma forma que favoreça a contagem, lembrando que todos
Com relação ao depósito (o local onde fica o estoque dos produtos
da loja), deve ser evitado que as caixas de mercadorias sejam
abertas, para evitar erros de contagem.

22
3. ANALISAR A
MOVIMENTAÇÃO
DE ESTOQUE
A organização da loja está relacionada com o controle sobre os
produtos, tanto fisicamente quanto virtualmente. Dessa forma
para a realização do inventário é necessário ter a certeza que
o software de gestão está atualizado e que não há nenhuma
nota de mercadoria para entrar ou qualquer outro tipo de
pendência, esses fatos causariam um erro no resultado.

Na hora de escolher o dia para a realização do inventário de

estoque, é válido considerar um dia mais calmo em relação à
movimentação de produtos.

Isso quer dizer, que no dia do inventário é necessário evitar o

recebimento de novas mercadorias.

23
4. AUDITORIA
DA CONTAGEM
DE ESTOQUE
É necessário realizar a auditoria da contagem das mercadorias.
É preciso que seja definido um responsável por auditar esse
processo, conferindo, por amostra, se a atividade está correta.

A melhor forma de auditar o inventário é através da emissão

de relatórios de contagem sem a indicação da quantidade
encontrada, ou seja, a partir dos dados informados pelo
contador, o auditor deve conferir fisicamente se os mesmos
estão corretos.

É essencial que tenha um supervisor responsável pelo inventário

de estoque, de forma que não é indicado deixar por conta dos
contadores a contagem e a auditoria do processo.

24
5. ENDEREÇAMENTO
O endereçamento deve ser realizado para ajudar na localização
das prateleiras e corredores da loja.

DA LOJA PARA O O endereçamento da loja será relevante para a auditoria e para a

segurança do resultado do inventário de estoque, pois assegura
INVENTÁRIO DE que todos os contadores sigam o mesmo padrão de contagem,
e percorram todas as prateleiras

ESTOQUE
25
6. REALIZE,
PELO MENOS,
DUAS CONTAGENS
Se o objetivo do inventário é diagnosticar a diferença entre o
estoque físico e o estoque virtual da loja, é necessário que ele
seja correto. Portanto, para uma maior segurança dos resultados,
é preciso que seja realizada mais de uma contagem.
Normalmente, uma contagem é realizada de forma manual,
ou seja, o contador conta quantos produtos têm em uma
determinada fileira, e depois de forma eletrônica, usando o
coletor de dados para leitura dos códigos de barra. Esse processo
só evolui no momento que as duas informações são iguais.
O coletor de dados é eficiente para realizar a contagem, pois
identifica os produtos por meio do código de barra isso evita
erros de identificação de produtos e a contagem equivocada de
itens com sabores embaralhados.
Por isso é fundamental contar com equipamentos preparados
para o processo.
26
7. FAÇA O BACKUP
DOS DADOS
PERIODICAMENTE
Por último, para finalizar o processo de aprendizado para saber
como fazer um inventário de estoque, é preciso que as informações
alcançadas pelos coletores de dados sejam arquivadas, isso quer
dizer que, é preciso fazer uma cópia de segurança da contagem,
para evitar o risco de perder essas informações.

Normalmente, indicamos que seja realizado o backup de uma

em uma hora.

27
 Índice

Conclusão
CONCLUSÃO
O inventário é um processo fundamental para o varejo. Entretanto,
só faz sentido a sua realização, se for executada de maneira
segura, precisa e eficiente.

Os resultados de um inventário de estoque realizado de forma

correta ajudam o varejista no momento de tomar decisões
para corrigir erros e evitar perdas, além de facilitar a criação
de ações para melhorar os resultados do negócio.

O inventário de estoque, apesar de ser um processo indispensável

para o bom funcionamento da loja, não é uma atividade que
faça parte do dia a dia do varejista e dos seus colaboradores. Por
isso, é importante contar com a ajuda de um profissional, ou
mesmo, procurar uma empresa especializada nessa operação,
os resultados serão mais seguros e confiáveis.

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