Índice

Introdução..........................................................................................................................3
O Microsoft Access...........................................................................................................4
Conceitos de Banco de Dados...........................................................................................4
Propriedade do Tamanho Dos Campos.............................................................................7
Objectivo do Access..........................................................................................................7
Vantagens de uma base de dados......................................................................................7
Os elementos de uma base de dados do Access................................................................8
Conclusão........................................................................................................................11
Bibliografia......................................................................................................................12

Introdução
O presente trabalho da disciplina de informática, de carácter avaliativo de tema Access,
tem como objecto específico de fazer saber ou conhecer o que é Access, qual é a função
do access. Tem como objectivo geral, descrever a funcionalidade do programa o
Microsoft Access. Com objectivo específico, como são executados as tarefas no
Microsoft Access.
.

3
O Microsoft Access

O Microsoft Access é um software que permite gerir uma base de dados. O programa
faz parte de Microsoft Office, que é um pack (pacote) de aplicações que permitem
realizar actividades de escritório.

As seguintes tarefas podem ser executadas:

 Organize dados em unidades relacionadas gerenciáveis

 Inserir, modificar e localizar dados
 Extraia subconjuntos de dados com base em critérios específicos
 Criar formulários e relatórios personalizados
 Automatizar tarefas comuns do banco de dados
 Relações de banco de dados de gráfico
 Adicionar clipart a formulários e relatórios

Criar macros para automatizar várias funções, crie aplicativos de banco de dados,
consistindo de módulos
Vinculados por menus, caixas de diálogo e botões de comando.

No Access, o termo banco de dados refere-se a um único arquivo que contém uma
colecção de informações. Cada banco de dados do Access consiste em tabelas,
consultas, relatórios de formulários, macros e módulos

Conceitos de Banco de Dados

Bancos de dados - são conjunto de arquivos relacionados entre si com registros sobre
pessoas, lugares ou coisas

 Nomes de campos - estes devem ser significativos, sem espaços ou pontuação, tais
como SNAME (sobrenome), FNAME (primeiro nome), DOB (data de nascimento),
ENDEREÇO1 (primeira linha de endereço), cidade, PCODE, telefone etc. Não é
possível ter dois campos com o mesmo nome.

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 Tipos de campo

Os tipos de dados de um campo determinam muitas outras qualidades de campo

importante, como as seguintes:
 Quais formatos podem ser usados com o campo.
 O tamanho máximo de um valor de campo.
 Como o campo pode ser usado em expressões.
 Se o campo pode ser indexado.
O tipo de dados de um campo pode ser predefinido ou você pode seleccionar um tipo de
dados dependendo de como você cria o novo campo.

Quando usar um determinado tipo de dados

Considere um tipo de dados de um campo com conjunto de qualidades que se aplicam a

todos os valores contidos no campo.

Tipos básicos

Formato Usar para exibir

Texto Valores alfanuméricos curtos, como um sobrenome ou um endereço.

Cujo a partir do accesss 2013 os tipos de dados de texto foram
renomeados como Texto Curto.

Numero, Numero Valores numéricos, como as distanciam. Observe que há um tipo de

Grande dados diferente para moeda.

Moeda Valores monetários.

Sim/Não Campos e valores sim e não que contem apenas um de dois valores.

Data/Hora Valores de data e hora para os anos 100 a 9999.

Rich Text Texto ou combinação de texto e números que podem ser formatados
usando controlos de cores e fontes.

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Campo calculado Resultados de um cálculo. O cálculo deve fazer referência a outros
campos na mesma tabela.

Anexo Anexo de imagens, arquivos de planilhas, documentos, gráficos e

outros tipos de arquivos com suporte a registro em seu banco de
dados.

Hiperlink texto ou combinações de texto e números armazenados como texto e

usado como um endereço de link.
Longos blocos de texto. Um uso típico de um campo memorando seria
Memorando uma descrição datalhada do produto.

Tem um conjunto adicional de propriedades de campo, que esta

Pesquisa localizada na guia pesquisa no painel propriedades do Campo.

Números
a) Gerais – para exibir números sem formatação adicional exactamente como
eles são armazenados.
b) Moeda – para exibir valores monetários gerais.
c) Euro - para exibir valores monetários gerais armazenados no formato da
U.E.
d) Fixo para exibir dados numéricos.
e) Padrão - para exibir dados numéricos com decimais.
f) Porcentagem – para exibir Porcentagens.
g) Cientifico - para exibir cálculos.

Data e Hora
a) Data abreviada – exiba a data em formato curto. Depende das
configurações de data e hora de sua região.
b) Data normal – exiba a data no formato normal.
c) Data completa – exiba a data em um formato longo. Dependendo das
configurações de data e hora da sua região.
Sim/Não
a) Caixa de selecção – uma caixa de selecção
b) Verdadeiro/falso – opção de verdadeiro ou falso
c) Activar/desactivar – opção de activar ou desactivar.
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 Comprimento do campo
Isso tem que ser corrigido, então você precisa planejar sua estrutura de banco de dados
de antemão (embora você possa alterar o comprimento mais tarde).

Propriedade do Tamanho Dos Campos

Depois de criar um campo e definir seu tipo de dados, você pode definir as propriedades
adicionais no campo. O tipo de propriedades do campo determina quais outras
propriedades você pode definir.
Para os campos números e moedas, a propriedade de tamanho do campo é
especialmente importante, porque ela determina o intervalo de valores de campo. Por
exemplo, um campo de números de um bit pode armazenar apenas números inteiros que
variam de 0 a 255.
A propriedade do tamanho do campo também determina quanto espaço em disco cada
valor do campo número exige, dependendo do tamanho do campo, o número pode usar
exactamente 1,2,4,8,12 ou 16 bytes

Objectivo do Access

O principal objective do access é a gestão da informação da forma que nos interessa ou

é útil. Igualmente importante é a estruturação dessa mesma informação Para que o
access não esteja a ocupar espaço com informação desnecessária ou com informação
duplicada.

Vantagens de uma base de dados

 Diminuição de espaço físico ocupado;

 Maior integridade dos dados;
 Menos redundância;
 Mais facilidade de partilha de dados;
 Maior facilidade de manutenção;
 Isolamento entre objectos de dados, o que protege a integridade de origem dos
dados;

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Os elementos de uma base de dados do Access
As secções seguintes são pequenas descrições dos elementos de uma base de dados
comum do Access.

1. Tabelas
2. Formulários
3. Relatórios
4. Caixa de diálogo Nova Pasta de Procura
5. Macros
6. Módulos

Tabelas

O aspecto de uma base de dados é semelhante a uma folha de cálculo, na qual os dados
são armazenados em linhas e colunas. Por esta razão, costuma ser bastante fácil
importar os dados de uma folha de cálculo para uma base de dados. A principal
diferença entre armazenar os seus dados numa folha de cálculo e armazená-los numa
base de dados é a forma como os dados estão organizados.

Para obter a maior flexibilidade de uma base de dados, os dados precisam de ser
organizados em tabelas para que não ocorram redundâncias. Por exemplo, se armazenar
informações sobre funcionários, cada funcionário apenas deverá ter de ser introduzido
uma vez numa tabela que esteja configurada para receber dados de funcionários. Os
dados sobre produtos serão armazenados numa tabela específica e os dados sobre
sucursais serão armazenados noutra tabela. Este processo é denominado normalização.

Cada linha na tabela corresponde a um registo. Os registos são onde as informações

individuais são armazenadas. Cada registo consiste num ou mais campos. Os campos
correspondem às colunas numa tabela. Por exemplo, pode ter uma tabela denominada
"Funcionários", em que cada registo (linha) contém informações sobre um funcionário
diferente e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, tal como o
nome, apelido, endereço, etc. Os campos devem ser designados como um determinado
tipo de dados, seja texto, data ou hora, número ou outro tipo.

Outra forma de descrever registos é imaginando um catálogo de fichas de biblioteca à

moda antiga. Cada ficha no arquivo corresponde a um registo na base de dados. Cada
informação numa ficha individual (autor, título, etc.) corresponde a um campo na base
de dados.

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Formulários

 Os formulários permitem-lhe criar um interface de utilizador no qual pode introduzir e

editar os seus dados. Os formulários contêm frequentemente botões de comando e
outros controlos que desempenham várias tarefas. Pode criar uma base de dados sem
utilizar formulários ao editar os seus dados nas folhas de dados da tabela. Contudo, a
maioria dos utilizadores de bases de dados preferem utilizar os formulários para
visualizar, introduzir e editar dados nas tabelas.

Pode programar botões de comando para determinar que dados aparecem no formulário,
abrir outros formulários ou relatórios ou desempenhar várias outras tarefas. Por
exemplo, pode ter um formulário denominado "Formulário de Clientes" no qual trabalha
com dados de clientes. O formulário de clientes pode ter um botão que abre um
formulário de encomenda no qual pode efectuar uma nova encomenda para esse cliente.

Os formulários também lhe permitem controlar a forma como os outros utilizadores

interagem com a base de dados. Por exemplo, pode criar um formulário que mostra
apenas certos campos e permite que apenas certas operações possam ser
desempenhadas. Isto ajuda-o a proteger os dados e a assegurar que os dados são
introduzidos adequadamente

Relatórios

 Os relatórios são utilizados para formatar, resumir e apresentar dados. Um relatório,
normalmente, responde a uma questão específica, como "Quanto dinheiro recebemos de
cada cliente este ano?" ou "Em que cidades estão localizadas os nossos clientes?". Cada
relatório pode ser formatado para que apresente as informações da forma mais legível
possível.

Macros

As macros no Access podem ser entendidas como uma linguagem de programação

simplificada que pode utilizar para adicionar funcionalidade a uma base de dados. Por
exemplo, pode anexar uma macro a um botão de comando num formulário de modo a
que a macro seja executada sempre que o botão é clicado. As macros contêm ações que
desempenham tarefas, tais como a abertura de um relatório, a execução de uma consulta
ou o fecho da base de dados. A maior parte das operações que executa manualmente
pode ser automatizada através de macros, o que permite poupar tempo de uma forma
extraordinária.

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Módulos

Os módulos, como as macros, são objectos que pode utilizar para adicionar
funcionalidades à sua base de dados. Se por um lado os utilizadores cria macros no
Access ao escolher a partir de uma lista de ações de macros, os módulos são escritos
pelo utilizador na linguagem de programação Visual Basic for Applications (VBA). Um
módulo é uma colecção de declarações, instruções e procedimentos que estão
armazenados em conjunto como uma unidade.

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Gerenciamento do Banco de Dados
Compactando e Reparando um Banco de Dados, Criptografia de um Banco de Dados,
Documentando um Banco de Dados, Analisando Desempenho do Banco de Dados e
Analisando Tabelas

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Conclusão

Chegando ao fim do trabalho, pude concluir que elaborar um trabalho não é fácil, mas
dela minha dedicação e esforço concluí que o access é um software que permite gerir
uma base de dados. O programa faz parte de Microsoft Office, que é um pack (pacote)
de aplicações que permitem realizar actividades de escritório.

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Bibliografia

Mini e Microcomputadores: Software

Autor: Ricardo R. Gudwin
Departamento de Engenharia de Computação e Automação Industrial (1997)
Livro Programação
13205: Engenharia Informática
6619: Tecnologias e Sistemas de Informação
Autor; Adelino de Lima Gabriel – ESTEC - UPN 1

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