AULA 2

Tipos de documentos e Lei de Acesso a Informação

(LAI)

1. Documento

Documento é, então, toda informação registrada em um suporte material.

Existem muitas variações de tipos de documentos, vamos iniciar, diferenciando
documentos de ordem: comercial, oficiais e científicos.
Documentos de ordem comercial, são aqueles que se destinam a fins
estritamente comerciais, tal como notas fiscais, boletos bancários, fatura de
cartão de crédito etc.
Documentos oficiais, tem por finalidade auxiliar a gestão da administração
pública. São exemplos: Circulares, Ofícios e Portarias.
Obs. Circular é uma carta emitida aos funcionários de um determinado
setor ou empresa, com o objetivo de transmitir normas, ordens, avisos,
pedidos. Ofício é um documento de solicitação ou reinvidicação de algo.
Portaria é um documento de ato administrativo, baixado por autoridade pública
e destinado a dar instruções ou fazer determinações de várias ordens.

Documentos de natureza científica nos auxiliam na prestação de

serviços acerca da guarda e transmissão de informações científicas ou
didáticas sem ter, diretamente, finalidades lucrativas. Como exemplo podemos
citar: orientações sobre uso de cosméticos e medicamentos, tratamento de
doenças, um TCC – Trabalho de Conclusão de Curso etc.

A finalidade principal dos documentos é auxiliar o administrador de

empresas pública ou privada, na tomada de decisão.

Quanto ao grau de sigilo, os documentos podem ser ostensivos ou

sigilosos.

Documentos ostensivos tem acesso livre, não possuem restrições.

Documentos sigilosos, de acordo com a Lei de Acesso a Informação
“LAI”, número: 12.527/11, subdividem-se em:

Reservado: prazo de duração – 5 anos

Secreto: prazo de duração – 15 anos
Ultrasecreto: prazo de duração – 25 anos
 Ao final desse prazo, a informação poderá ser de domínio público. Os
documentos classificados como ultrasecreto, o prazo de sigilo pode ser
renovado uma vez, podendo então totalizar 50 anos.

Conhecendo a LAI – Lei de Acesso a Informação

Todos os cidadãos podem solicitar dos órgãos públicos Federais,

Estaduais e/ou municipais, informações de interesse particular ou geral.

Requisitos para solicitar informações: Identificação do requerente e

Especificação das Informações solicitadas. Não é obrigatório especificar o
porquê da solicitação da informação.

Como pode ser feito o pedido da informação?

Segundo o Artigo 10 da LAI, o pedido pode ser feito por qualquer meio
legítimo: um e-mail, um requerimento, uma petição. O prazo para o órgão
público fornecer a informação é de 20 dias, com possibilidade de prorrogação
de mais 10 dias, dependendo da dificuldade de acesso.

A LAI gera mais transparência nas informações dos órgãos públicos.

Algumas informações só poderão ser acessadas mediante ordem judicial,
como acesso a movimentações bancárias de pessoas, conversas telefônicas,
informações que possam comprometer a intimidade das pessoas.

O agente público que por ventura, dificultar ou retardar o acesso a

informação, poderá ser punico por improbidade administrativa
 2 .Tipos de arquivos

Existem diversos tipos de arquivos:

Dependendo da instituição, os documentos, os arquivos podem ser:
Públicos – documentos gerados nos poderes: federal, estadual ou
municipal e organizações relacionadas, tal como a FUNDHAS.
Privados – quando recebidos ou produzidos por instituições não públicas,
empresas privadas mais propriamente dito.
Institucionais – São arquivos de Escolas, Igrejas, associações etc...
Pessoais – RG, CPF, Certidão de nascimento, fotos etc

Os arquivos públicos apresentam três espécies: correntes; intermediários

e permanentes. Eles também são chamados, respectivamente: 1ª idade, 2ª
idade e 3ª idade.

1ª idade são os documentos em curso, ou seja:

- Alto grau de frequência;

- Necessita estar próximos aos usuários / setores de trabalho;
- Tem valor administrativo (serve a administração).

Exemplo: Relação de Códigos de Centros de Lucros, Relação de contato (e-

mail, telefone e endereços) de funcionários, ou seja, que são usados
frequentemente.

2ª idade: são constituídos de documentos que já não tem consultas

freqüentes, mas ainda podem ser solicitados.

- Baixo grau de frequência;

- Não necessitam estar próximos dos usuários / setores de trabalho;
- A permanência nesta fase é transitória;
- Aguardam destinação final;
- Tem valor administrativo.

Exemplo: em uma escola, temos ata de conselho de classe dos últimos

semestres. Ela é utilizada para publicação da relação de quem foi aprovado
e/ou retido. Passado o período de recursos, esse documento não precisará
mais ser utilizado com frequência e a organização pode encaminhá-la para o
arquivo permanente.
 3ª Idade: são os documentos que já cumpriram sua finalidade. São
guardados para preservar a história da instituição. Nesse sentido não tem mais
valor administrativo.

- Não tem valor administrativo;

- Serve a história, não a administração;
- Permite conhecer o histórico da instituição.

Exemplo: Ano de fundação da FUNDHAS, quem foram os seus fundadores,

atendia a qual idade de aluno, que cursos que tinham, etc

3. Gerenciamento da informação

Primeiramente vamos entender diferença entre dados, informação e

conhecimento

Dados

Dados são códigos que constituem a matéria prima da informação ou

podemos dizer que é a informação ainda não tratada.

Informação

Informação é o dado tratado ou os dados tratados. O resultado do

processamento de dados são as informações. As informações têm significado,
podem ser tomadas decisões ou fazer afirmações considerando as
informações.

A tabulação dos dados nos informará qual é o prato mais citado pela
turma, nesse sentido, teremos um dado tratado, ou seja, uma informação.

Informações é o conjunto de dados que foram processados, seja por

meio eletrônico, mecânico ou manual e que produziu a um resultado com
significado.
 Conhecimento

A informação passa a ser conhecimento quando ela é utilizada para a

realização de um evento. O conhecimento vai além de informações. Dados e
informações são teorias. A informação que é colocada em prática, ela se
transorma em conhecimento.

Suponhamos que iremos fazer uma confraternização no final do ano e

precisamos definir o que faremos: churrasco, pizza, feijoada entre outros. A
partir da informação (prato mais citado como preferido), decidiremos qual será
o alimento do evento. Quando temos conhecimento somos mais eficiente,
nesse sentido, teremos mais certeza de que o prato agradará a maior parte dos
participantes.

As informações são valiosas, mas o conhecimento constitui um saber de

fato. Produz ideias e experiências que as informações por si só não será capaz
de mostrar. Se informação é dado trabalhado, então conhecimento e
informação trabalhada.

Pense que na realização do evento, algumas coisas não deram certo.

Faltou escolher definir quem ficaria responsável pelo som e quem ficaria
responsável pela limpeza. O evento ficou meio sem graça sem som e, no final,
quase todo mundo foi embora e sobrou só para você, a limpeza, pois foi
realizado na sua casa. No próximo evento, você poderá definir de antemão,
quem ficará responsável pelo som e quem ajudará na limpeza, assim ficamos
mais experiêntes, vamos aprimorando o grau de conhecimento e os resultados
tendem a ser cada vez melhores.