Manual Manuteno v1 10 10 14 PDF

MANUAL DO
NOVO MODELO DE
MANUTENÇÃO
DOS VEÍCULOS OFICIAIS
SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio – SCRLP

Diretoria Central de Administração Logística – DCAL
Manual do Novo Modelo

de Manutenção dos
Veículos Oficiais
Versão 1 – Outubro/2014
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
GOVERNADOR DO ESTADO
Alberto Pinto Coelho
SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

Renata Maria Paes de Vilhena
SECRETÁRIO-ADJUNTO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

Paulo Sérgio Martins Alves
SUBSECRETÁRIO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E QUALIDADE DO GASTO

Jean Mattos Duarte
DIRETORA DA SUPERINTENDÊNCIA CENTRAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS E PATRIMÔNIO

Luciana Vianna de Salles Drumond
DIRETORA DA DIRETORIA CENTRAL DE ADMINISTRAÇÃO LOGÍSTICA

Michele Mie Rocha Kinoshita
REVISÃO DO MANUAL
Marcos Eduardo Silva Soares
ELABORAÇÃO
Leonardo Siqueira de Moura
Ana Luiza Camargo Hirle
SUMÁRIO
1. O novo modelo de manutenção de veículos............................................. 7

1.1. O Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG............................................................. 10
1.2. Equipe especializada para gestão das manutenções ................................................. 11
1.3. Rede credenciada de estabelecimentos do setor de reposição automotiva ............. 12
2. Ações Preliminares ................................................................................. 15
2.1. Cadastro das unidades, dos veículos e dos condutores no SIAG ............................... 15
2.2. Cadastro de gestores (usuários) e obtenção de senha - SIAG.................................... 16
2.2.1. Níveis de alçada ............................................................................................................................. 17
2.2.2. Solicitação de Cadastro .................................................................................................................. 17
2.3. Acesso ao SIAG ........................................................................................................... 19

2.4. Criação dos Planos de Manutenção Preventiva ......................................................... 21
2.4.1. Atores envolvidos .......................................................................................................................... 21
2.4.2. Procedimentos para a criação dos planos ..................................................................................... 21
2.4.3. Vinculação dos veículos aos planos criados ................................................................................... 23
2.4.4. Fluxo simplificado .......................................................................................................................... 24
3. Manutenção veicular .............................................................................. 25

3.1. Solicitação de manutenção ........................................................................................ 26
3.1.2. Procedimentos para a solicitação .................................................................................................. 26
3.2. Indicação de estabelecimento pela Equipe Plataforma ............................................. 29

3.2.2. Procedimentos para a indicação de estabelecimento ................................................................... 29
3.3. Condução do veículo ao estabelecimento ................................................................. 31

3.3.2. Procedimentos para a condução do veículo ao estabelecimento indicado .................................. 31
3.4. Realização de orçamento ........................................................................................... 33

3.4.2. Procedimentos para a realização do orçamento ........................................................................... 33
3.5. Realização de cotações e negociação......................................................................... 36

3.5.2. Procedimentos para a realização de cotações e negociação com os estabelecimentos ............... 36
3.6. Indicação da melhor combinação econômica e comprovação da economicidade ... 38

3.6.2. Procedimentos para a indicação da melhor combinação .............................................................. 38
3.6.3. Procedimentos para comprovação da economicidade da(s) proposta(s) selecionada(s) ............. 40
3.7. Aprovação pelo gestor de frota .................................................................................. 43

3.7.2. Procedimentos para a aprovação .................................................................................................. 44
3.7.3. Procedimentos para a troca de Mensagens .................................................................................. 52
3.8. Realização da manutenção ......................................................................................... 54

3.8.2. Procedimentos para a realização da manutenção ......................................................................... 54
3.9. Retirada do veículo ..................................................................................................... 57

3.9.2. Procedimentos para a retirada do veículo ..................................................................................... 57
3.9.3. Particularidades para a retirada do veículo caso a manutenção seja feita em mais de um
estabelecimento. ..................................................................................................................................... 59
4. Cenários de manutenção ........................................................................ 61

4.1. Manutenção de veículos com itens em garantia ....................................................... 61
4.1.2. Correção da manutenção anterior: etapas do processo ............................................................... 62
4.1.2.1. Correção da manutenção anterior: fluxo do processo .............................................................. 64
4.1.3. Realização de nova manutenção em que parte dos itens encontra-se em garantia: etapas do
processo ................................................................................................................................................... 65
4.1.3.1. Realização de nova manutenção em que parte dos itens encontra-se em garantia: fluxo do
processo ................................................................................................................................................... 66
5. Relatórios emitidos pelo SIAG ................................................................ 67

5.1. Tipos de Relatórios ..................................................................................................... 67
5.2. Relatório Analítico da Despesa – RAD ........................................................................ 69
6. Pagamento ............................................................................................. 71
6.1. Considerações Iniciais ................................................................................................. 71
6.2. Regras relativas aos tributos incidentes sobre a manutenção .................................. 74
6.2.1. Notas Fiscais de mercadorias (peças, componentes, acessórios e materiais) ............................... 74
6.2.2. Notas Fiscais de serviços ................................................................................................................ 75
6.3. Atores Envolvidos ....................................................................................................... 76

6.4. Dos Procedimentos..................................................................................................... 77
6.4.1. Emissão das Notas Fiscais .............................................................................................................. 77
6.4.2. Recebimento Provisório ................................................................................................................. 77
6.4.3. Recebimento Definitivo ................................................................................................................. 79
6.4.3.1. Pré-faturamento no SIAG (rotina em desenvolvimento) ............................................................ 79
6.4.4. Validação do Relatório Analítico da Despesa – RAD ...................................................................... 80
6.4.5. Emissão da Fatura .......................................................................................................................... 81
6.4.6. Pagamento ..................................................................................................................................... 81
7. Contatos e Ferramenta para o acompanhamento dos Contratos ........... 83

N O V O M O D E L O D E M A N U T E N Ç Ã O D E V E Í C U L O S
1. O novo modelo de manutenção de

veículos
Neste capítulo será apresentado o novo modelo de manutenção de veículos, em implantação no

Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.
Esse modelo foi licitado por meio do Registro de Preços nº 120/2013 (Planejamento nº 239/2012),
de responsabilidade da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG, e tem como
objeto a contratação do serviço de gerenciamento da manutenção preventiva e corretiva da frota
de veículos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.
Trata-se da quarteirização do serviço de manutenção, na qual a Administração contrata empresa

especializada para o gerenciamento da manutenção de sua frota por meio do sistema
informatizado, equipe especializada e da rede de oficinas credenciadas.
Em outras palavras, a Administração contrata empresa para gerenciar a execução da manutenção

de sua frota de veículos. Tal manutenção, por sua vez, é executada pelas oficinas que fazem parte
da rede credenciada da contratada. O gerenciamento é realizado por meio de sistema
informatizado de gestão e equipe de especialistas.
Esse modelo diferencia-se do modelo de terceirização, usualmente adotado para a contratação dos
serviços de oficinas para manutenção veicular, pela existência da empresa gestora, que atua como
intermediadora das relações entre Estado e rede credenciada.
A figura a seguir diferencia os vínculos existentes entre as partes nos modelos de terceirização e
quarteirização da manutenção veicular:
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Figura 01 – Relações Existentes na Terceirização e na

Quarteirização da Manutenção Veicular.
No modelo de quarteirização, o gerenciamento das manutenções é realizado por meio de sistema

informatizado e integrado de gestão, de propriedade da empresa gestora, que interliga a rede
credenciada de estabelecimentos do setor de reposição automotiva e o contratante
(Administração).
A Administração conta também com equipe de especializadas em manutenção veicular,

disponibilizada pela gestora, usualmente denominada de “Equipe Plataforma”, para efetuar planos
de manutenção dos veículos, indicar a oficina onde cada veículo deve ser levado, analisar os
orçamentos recebidos, efetuar cotações e negociações com a rede credenciada e apresentar, em
sistema, o melhor orçamento para aprovação do órgão/entidade contratante.
Por fim, também faz parte do objeto licitado a realização das manutenções, com o fornecimento de
materiais e execução de serviços que lhes são inerentes. Todavia a manutenção veicular é realizada
exclusivamente pela rede credenciada, e não pela empresa gestora.
Importante ressaltar que, em geral, as empresas gestoras possuem ampla rede de

estabelecimentos credenciados, ampliando os locais e municípios onde as manutenções da frota do
contratante podem ser realizadas, sem que haja perda no controle sobre o processo.
O registro da transação financeira também ocorre no referido sistema, podendo ser realizada por
meio de cartão magnético/microprocessado ou no computador presente na oficina, sendo
requerida, em ambos os casos, a senha do servidor que retirou o veículo. O pagamento da rede
credenciada é feito pela empresa gestora, que solicita posteriormente o reembolso ao
órgão/entidade contratante, acompanhado da cobrança pelo serviço de gestão, que se dá pela
aplicação de taxa de administração percentual sobre o montante de gastos incorridos no período.
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Registre-se que o Estado (órgãos/entidades contratantes) encontra-se vinculado contratualmente

somente à empresa gestora, a partir do procedimento licitatório. Da mesma forma, os
estabelecimentos da rede credenciada também se encontram contratualmente vinculados apenas à
empresa gestora e realizam as manutenções da frota de veículos do Estado e de todos os demais
clientes da empresa gestora em cumprimento ao contrato que possuem com esta. A estes
contratos aplicam-se as normas de direito privado presentes no Código Civil.
Em resumo, a quarteirização do serviço de manutenção se apresenta como inovação passível de

conferir diversos benefícios ao contratante quando comparada com a terceirização. Com a
quarteirização, a Administração passa a contar com sistema de gestão com todo o histórico das
manutenções realizadas, acesso a relatórios contendo informações consolidadas ou detalhadas
sobre cada manutenção realizada por veículo, consultoria e análise de cada manutenção por equipe
especializada, padronização de serviços, aumento substancial da rede apta a prestar os serviços de
manutenção, atendimento tempestivo as necessidade de manutenção (independentemente de
onde o veículo estiver), aumento da disponibilidade de veículos em condições de uso, entre outros.
A seguir, pode-se ver um esquema do funcionamento do novo modelo, em comparação com a

terceirização, mais comum no setor público:
Para a implantação desse modelo foi realizado o Registro de Preços nº 120/2013 (Planejamento nº
239/2012), pela SEPLAG.
A empresa vencedora da Licitada é a Trivale Administração Ltda – CNPJ nº 00.604.122/0001-97,

cujo nome fantasia é Valecard.
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O objeto contratual é complexo e possui três elementos significativos:
1. Sistema informatizado e integrado de gestão.

2. Equipe especializada para gestão das manutenções.
3. Rede credenciada de estabelecimentos do setor de reposição automotiva, responsável pela
manutenção da frota de veículos dos órgãos/entidades participantes deste certame.
Detalharemos a seguir, cada item componente do serviço de gerenciamento da manutenção de

veículos.
1.1. O Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG

O Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG, utilizado pela empresa gestora para gerenciar o
processo de manutenção veicular, possui funcionalidades que permitem o planejamento,
acompanhamento e controle das manutenções dos veículos oficiais.
Ele tem funcionamento online e realtime para o registro e consulta de dados, e emite relatórios
operacionais e gerenciais pra fins de auditoria e gestão da frota e dos contratos. Assim, possibilita a
análise de informações, identificando os tempos médios das manutenções, os tipos de manutenção
mais comuns, os tipos de peças e serviços mais demandados, os preços praticados, a garantia das
peças e serviços, a vida útil das peças, a evolução dos gastos com cada veículo, dentre outros.
No novo modelo de manutenção, foi exigida a integração do sistema do fornecedor, o SIAG, com o
Sistema Integrado de Administração Materiais e Serviços do Estado de Minas Gerais – SIAD-MG,
de modo a restringir o cadastramento de manutenções apenas aos veículos integrantes da frota
estadual. Da mesma forma, restringiu-se a entrega e retirada do veículo somente a condutores
presentes no SIAD-MG, aumentando a confiabilidade e controle sobre as manutenções realizadas.
O SIAG é executado via web browser (internet), e possui as seguintes funcionalidades:
 Interliga a rede credenciada, a equipe especializada (Plataforma) e os órgãos e entidades

contratantes;
 Permite registro de plano de manutenção preventiva por veículo (revisões programadas);
 Permite o registro do orçamento prévio à cada manutenção (além de cotações e
negociações de preços);
 Realiza o controle das garantias de peças, componentes, acessórios, materiais e serviços;
 Apresenta, através de rotina específica, os dados de todas as cotações realizadas para cada
manutenção, com a indicação do orçamento de menor preço;
 Registra a aprovação parcial, total ou reprovação dos orçamentos, feita exclusivamente
pelo órgão/entidade contratante;
 Registra os dados de todos os responsáveis pelas etapas da manutenção; e,
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 Disponibiliza relatórios consolidados ou detalhados com as informações sobre as

manutenções.
1.2. Equipe especializada para gestão das

manutenções
A equipe especializada, denominada nesse manual como “Equipe Plataforma”, é formada por
profissionais com conhecimentos e experiência em manutenção veicular para orientar os órgãos e
entidades nas manutenções de seus veículos, verificando as reais necessidades de manutenção,
negociando valores com a rede credenciada e sanando dúvidas que possam existir por parte dos
gestores de frota.
As principais responsabilidades da equipe especializada da empresa gestora são:
 Estabelecer os planos de manutenções preventivas para os veículos, assim como o

acompanhamento e controle de sua execução;
 Prestar assistência aos usuários, quanto aos procedimentos a serem seguidos para a
manutenção, serviço de guincho/reboque, bem como em caso de sinistro;
 Direcionar os veículos preferencialmente para os estabelecimentos da rede credenciada
mais próximos;
 Avaliar tecnicamente os orçamentos registrados no sistema, verificar se os itens encontram-
se em garantia e, caso seja necessário, realizar vistoria por imagem dos itens a serem
substituídos;
 Realizar a cotação de preços em estabelecimentos distintos da rede credenciada;
 Negociar itens do orçamento com os estabelecimentos da rede credenciada;
 Apresentar, para a aprovação do gestor de frota, o orçamento de menor valor, ou de melhor
custo/ benefício, acompanhado de todas as cotações realizadas;
 Garantir que os orçamentos apresentados ao gestor de frota para aprovação estejam dentro
dos limites máximos de preços;
 Orientar os gestores de frota dos órgãos/entidades;
 Acompanhar as garantias das peças, componentes, acessórios, materiais fornecidos, bem
como dos serviços realizados pela rede credenciada; e,
 Solicitar a reparação das mercadorias e serviços executados com vícios, defeitos,
incorreções, erros, falhas, imperfeições ou recusados pelo gestor da frota dos órgãos/
entidades contratantes.
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1.3. Rede credenciada de estabelecimentos do

setor de reposição automotiva
A empresa gestora (Valecard) deverá manter uma rede credenciada de estabelecimentos do setor
de reposição automotiva formada por oficinas, autopeças, distribuidoras e concessionárias
autorizadas a prestarem o serviço de manutenção preventiva e corretiva à frota de veículos dos
órgãos e entidades contratantes, bem como serviços de assistência em situações de emergência,
como serviço de guincho/reboque 24 horas por dia e 7 dias por semana.
Para determinar a distribuição mínima de estabelecimentos no território estadual, para

atendimento da frota dos órgãos/entidades, foram realizados estudos prévios, de forma a
estabelecer um quantitativo mínimo de estabelecimentos para os municípios pré-estabelecidos,
visando otimizar a amplitude das manutenções, principalmente nas unidades fora da região
metropolitana. Estabeleceu-se que a distância máxima que um veículo pode se deslocar para
manutenção (nos casos de unidades no interior) é 200 km.
A Valecard deve manter, pelo menos, 3 (três) estabelecimentos credenciados com assistência de
veículos multimarcas em cada município indicado pelo Estado. Em situação excepcional, caso não
haja 03 (três) estabelecimentos no município onde se encontra o veículo, as cotações deverão ser
realizadas nos estabelecimentos mais próximos, situados até 200 km do local onde o veículo se
encontra.
Abaixo, tem-se a distância máxima dos Estabelecimentos da Rede Credenciada em Cada

Mesorregião de Minas Gerais.
Qtde Distância Máxima –

Mesorregião Área (Km2)
Municípios Estab da Rede Credenciada
CAMPO DAS VERTENTES 12.563 36 Até 50 km
METROPOLITANA BELO
39.486 105 Até 50 km
HORIZONTE
SUL/SUDOESTE DE MINAS 49.253 146 Até 50 km
VALE DO RIO DOCE 41.809 102 Até 50 km
ZONA DA MATA 35.747 142 Até 50km
CENTRAL MINEIRA 31.751 30 Até 100 km
JEQUITINHONHA 50.143 51 Até 100 km
OESTE DE MINAS 24.043 44 Até 100 km
VALE DO MUCURI 20.080 23 Até 100 km
NOROESTE DE MINAS 62.381 19 Até 200 km
NORTE DE MINAS 128.424 89 Até 200 km
TRIANGULO/ALTO PARANAIBA 90.545 66 Até 200 km
Total geral 586.225 853
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A rede credenciada de estabelecimentos deve cobrir, pelo menos, os 75 municípios apresentados a

seguir. A tabela relaciona também o número mínimo de oficinas que devem estar presentes em
cada um deles, chegando a um número total de 174 estabelecimentos da rede credenciada.
# Município Unidade Veículo Qtde de oficinas # Município Unidade Veículo Qtde de oficinas
1 BELO HORIZONTE 20 39 ALMENARA 2
2 MONTES CLAROS 7 40 VESPASIANO 2
3 UBERLANDIA 6 41 FRUTAL 2
4 JUIZ DE FORA 5 42 PIRAPORA 2
5 CONTAGEM 5 43 LAVRAS 2
6 GOVERNADOR VALADARES 5 44 ARAGUARI 1
7 UBERABA 5 45 VICOSA 1
8 BARBACENA 5 46 GUANHAES 1
9 VARGINHA 4 47 FORMIGA 1
10 TEOFILO OTONI 4 48 OURO PRETO 1
11 DIVINOPOLIS 3 49 SANTA LUZIA 1
12 PATOS DE MINAS 3 50 TRES CORACOES 1
13 SETE LAGOAS 3 51 CORONEL FABRICIANO 1
14 UNAI 3 52 CARATINGA 1
15 POUSO ALEGRE 3 53 MANHUMIRIM 1
16 DIAMANTINA 3 54 SAO SEBASTIAO DO PARAISO 1
17 CURVELO 3 55 GUAXUPE 1
18 JANUARIA 3 56 SAO LOURENCO 1
19 MURIAE 3 57 MONTE CARMELO 1
20 POCOS DE CALDAS 3 58 OLIVEIRA 1
21 PASSOS 2 59 CAMPO BELO 1
22 UBA 2 60 CAPELINHA 1
23 BETIM 2 61 CONSELHEIRO LAFAIETE 1
24 ITUIUTABA 2 62 IBIRITE 1
25 RIBEIRAO DAS NEVES 2 63 MANHUACU 1
26 IPATINGA 2 64 SABARA 1
27 ARAXA 2 65 JOAO PINHEIRO 1
28 JANAUBA 2 66 BOM DESPACHO 1
29 ALFENAS 2 67 ITURAMA 1
30 SAO JOAO DEL REI 2 68 NOVA LIMA 1
31 PONTE NOVA 2 69 ARACUAI 1
32 PARACATU 2 70 BAMBUI 1
33 PATROCINIO 2 71 JEQUITINHONHA 1
34 PARA DE MINAS 2 72 JUATUBA 1
35 LEOPOLDINA 2 73 SAO JOAQUIM DE BICAS 1
36 PEDRA AZUL 2 74 ABAETE 1
37 ITABIRA 2 75 NOVA SERRANA 1
38 ITAJUBA 2
Total de Estabelecimentos da Rede Credenciada 174
A distribuição da rede de estabelecimentos mínima no território mineiro pode ser visualizada no

mapa abaixo:
13
174 estabelecimentos
Caracterizado o novo modelo de manutenção veicular, a partir de seus três pilares principais
(sistema de gestão, equipe especializada e rede credenciada), serão abordadas nos capítulos
seguintes os pré-requisitos, regras, fluxo da manutenção de veículos, relatórios e regras para o
pagamento dos serviços contratados.
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2. Ações Preliminares
2.1. Cadastro das unidades, dos veículos e dos

condutores no SIAG
O Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG encontra-se integrado ao módulo Frota do Sistema
Integrado de Administração de Materiais e Serviços – SIAD.
Dessa forma, o cadastro das unidades de frota, de veículos e de condutores é realizado

automaticamente por meio de carga de dados enviada, exclusivamente, do SIAD ao SIAG.
ATENÇÃO: o cadastro destes itens não pode ser realizado por outra forma!
Esta medida visa tornar a gestão mais eficiente e segura, uma vez que as informações em ambos os
sistemas serão as mesmas. Assim, é fundamental que os dados de unidades de frota, de veículos e de
condutores sejam continuamente atualizados no SIAD.
Somente a senha dos condutores poderá ser cadastrada diretamente no sistema da empresa Valecard
(SIAG), uma vez que ela é solicitada por este sistema no processo de manutenção.
É importante salientar que os veículos locados e inativos (patrimônio baixado devido à alienação ou
doação, por exemplo), bem como os condutores inativos no SIAD encontram-se impedidos de realizar
manutenções no novo modelo.
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2.2. Cadastro de gestores (usuários) e obtenção de

senha - SIAG
Existem no SIAG os seguintes tipos de perfil, cada um com atribuições específicas no sistema.
Tipo de perfil Descrição
Pode visualizar todas as informações dos órgãos/ entidades.
NÃO pode aprovar as manutenções dos veículos.

Gestor de Frota do Estado – GFE
(Perfil exclusivo da SEPLAG) Responsável pela autorização das manutenções de veículos, para todo o Estado,
em que o valor do orçamento somado ao valor total das manutenções efetuadas
no veículo nos últimos 12 meses for superior a 40% do valor venal do veículo.
Pode visualizar as informações de todos os veículos alocados em todas as

unidades de frota de seu órgão/entidade.
Gestor de Frota do Órgão – GFO
(subtipo - aprovação) Pode aprovar as manutenções de todos os veículos pertencentes ao seu
órgão/entidade, independentemente do valor (qualquer valor).
Pode visualizar todas as informações referentes a seu órgão/entidade.

Gestor de Frota do Órgão – GFO
(subtipo - consulta) NÃO pode aprovar as manutenções de veículos.
Pode ter acesso a uma ou várias unidades de frota.

Pode visualizar todas as informações referentes à(s) unidade(s) que tem acesso.
Gestor de Frota da Unidade –
GFU (subtipo - aprovação) Pode aprovar as manutenções de todos os veículos pertencentes à(s) unidade(s)
que tem acesso, de acordo com seu limite de alçada.
Pode ter acesso a uma ou várias unidades de frota.

Pode visualizar todas as informações referentes à(s) unidade(s) que tem acesso.
Gestor de Frota da Unidade –
GFU (subtipo - consulta)
NÃO pode aprovar as manutenções de veículos.
Acesso exclusivo dos funcionários da empresa Valecard que compõem a equipe

especializada. Estes usuários são responsáveis por acompanhar e analisar os
Equipe Plataforma orçamentos e cotações, inserir a comprovação da economicidade, acompanhar
os prazos, etc.
Acesso dos estabelecimentos da rede credenciada para registrar a entrada do

veículo, realizar orçamento e cotações, inserir informações referentes a cada
Estabelecimento
manutenção e finalizar a manutenção.
O usuário cadastrado em um perfil poderá ter o seu perfil modificado futuramente.
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2.2.1. Níveis de alçada

Para cada usuário cujo perfil permita a aprovação de manutenções deve ser indicado um nível de
alçada.
O nível de alçada define o valor máximo de manutenção que poderá ser aprovado pelo usuário.
Existem 3 (três) níveis de alçada para fins de aprovação das manutenções em cada órgão:
 Aprova até R$ 1.000,00

 Aprova até R$ 3.000,00
 Aprova tudo
O SIAG possui as seguintes regras:
 TODO o usuário cadastrado como Gestor de Frota do Órgão – GFO (subtipo - aprovação)
terá o nível de alçada “Aprova tudo”;
 Os Gestores de Frota da Unidade – GFU (perfil de aprovação) poderão ter um dos três níveis
de alçada acima. O nível de alçada de cada GFU deverá ser definido pelo gestor de frota do
órgão no momento do cadastro.
2.2.2. Solicitação de Cadastro

A solicitação do cadastro de usuário para acesso ao SIAG deve ser feita pelo superintendente de
planejamento, gestão e finanças, ou diretor de transportes ou equivalente. Recomenda-se que
estes servidores também sejam cadastrados no SIAG com o perfil de gestor de frota do
órgão/entidade (GFO).
O perfil de acesso do usuário será definido pelo próprio órgão/entidade contratante, de acordo
com as atividades que o servidor desempenha no processo de manutenção de veículos.
A solicitação de cadastro de usuário deve ser encaminhada ao responsável na empresa Valecard,

Raphael Rodrigues, através do e-mail: raphael.rodrigues@valecard.com.br.
O assunto deste e-mail deve ser: Solicitação de criação de usuários.
No corpo do e-mail, devem ser informados os seguintes dados:
1. Nome completo
2. CPF
3. RG
4. Data de nascimento
5. E-mail
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6. Telefone
7. Telefone celular
8. Qual o tipo de perfil do usuário (GFO – consulta; GFO – aprovação; GFU – consulta; GFU
aprovação)
a. O nível de alçada, se o usuário for do perfil GFU – aprovação.
b. Os códigos da(s) unidade(s) a serem acessadas pelo usuário com os perfis GFU –
consulta ou GFU aprovação.
Em suma, deverão ser enviadas as informações pessoais do usuário e o perfil de acesso que será
liberado para ele no sistema.
Após o cadastro, será enviada uma senha de acesso ao e-mail cadastrado do usuário, e por SMS
para o telefone celular cadastrado, como mostrado na figura abaixo. Essa senha é provisória e
deverá ser alterada no primeiro acesso ao sistema, como medida de segurança.
18
2.3. Acesso ao SIAG

O acesso ao Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG pode ser feito a partir de qualquer
computador que possua acesso a internet, mediante a inserção do login e senha de acesso do
usuário cadastrado. O endereço para acesso é:
https://siag.valecard.com.br
Para acessar o sistema o servidor deverá informar seu usuário e senha de acesso na tela inicial do
SIAG.
O domínio que deve ser escolhido é “Usuário Terceiro”. Na imagem em seguida, pode ser vista a
tela inicial do SIAG, com os campos para usuário e senha.
Caso o usuário tenha esquecido a sua senha, ela pode ser recuperada clicando-se no link “Esqueci
minha senha”, destacado na tela abaixo.
19
Para a recuperação da senha, serão solicitados os seguintes dados do usuário:
 Login
 CPF/CNPJ
 E-mail
 Telefone
Após digitar os dados solicitados, clique no botão “Enviar Senha” e uma nova senha será enviada
para o e-mail e por SMS para o telefone celular constantes do cadastrado do usuário. A tela do
sistema para recuperação da senha está mostrada em seguida.
20
2.4. Criação dos Planos de Manutenção Preventiva

É possível criar no SIAG planos de manutenção preventiva para os veículos da frota do
órgão/entidade. Estes planos contém a relação de revisões que devem ser realizadas
periodicamente em cada veículo oficial.
As manutenções preventivas constituem um importante elemento para redução dos gastos com a
manutenção da frota, uma vez que por meio delas é possível efetuar a troca de peças desgastadas,
substituir materiais e fluidos necessários ao bom desempenho do veículo, a fim de identificar
falhas, ainda no início, evitar panes ou quebras e a consequente realização manutenções corretivas.
O plano de manutenção deve ser elaborado com base no manual do fabricante, o tipo de utilização
e a intensidade de uso do veículo, e definirá a quilometragem/data em que deverão ser realizadas
as revisões.
Ao se aproximar do momento da revisão, o SIAG emitirá um alerta informando da necessidade de

realização da manutenção preventiva, indicando, inclusive quais peças/materiais deverão ser
substituídos, e quais serviços serão necessários na realização da revisão programada.
2.4.1. Atores envolvidos
 Gestor de frota do Órgão ou da Unidade (GFO ou GFU): solicitar o cadastramento de planos

de manutenção preventiva à Equipe Plataforma para os veículos da frota sob a sua
responsabilidade.
 Equipe Plataforma: cadastrar os planos de manutenção preventiva para os veículos e
vincular a estes planos os veículos, conforme solicitação do gestor de frota.
2.4.2. Procedimentos para a criação dos planos

Para a criação dos planos de manutenção preventiva deverão ser observadas as seguintes regras:
1) O gestor de frota deve contatar a Equipe Plataforma solicitando a criação dos planos, para
atender as necessidades dos veículos de sua frota.
2) Os planos de manutenção poderão ser construídos a partir dos critérios de:
a. Tempo: com a definição de prazo limite para a realização da manutenção preventiva

(ex: a cada 3 meses);
b. Quilometragem: com a definição de hodômetro limite para a realização da
manutenção preventiva (ex: 10.000 km, 20.000 km, 30.000 km, 40.000 km, etc.).
21
3) Para cada plano criado deve ser definido um percentual, anterior ao atingimento dos limites
estabelecidos, para que o sistema envie alerta ao gestor de frota. Essa rotina permitirá que
o gestor receba um alerta, por e-mail, antes de o veículo atingir a quilometragem ou tempo
da revisão.
4) Poderão ser criados tantos planos quanto necessários, com características individualizadas,
para atendimento das necessidades de manutenção dos veículos.
Embora a criação dos planos de manutenção seja atribuição da Equipe Plataforma, prevista em
edital, também é possível que o gestor de frota (GFO ou GFU), em situações excepcionais, inclua no
SIAG, ele próprio, os planos de manutenção preventiva para os veículos da frota sob a sua
responsabilidade.
Para criar os planos de manutenção preventiva o gestor de frota deverá possuir acesso ao sistema
SIAG para a realização das rotinas a seguir.
Após acessar o SIAG, clicar no menu “OPERAÇÃO”, no item “PLANO DE MANUTENÇÃO” e clicar em
“NOVO”.
Deverá preencher, então, as informações e critérios que desejar utilizar para a criação do plano,
conforme mostrado na tela seguinte.
22
Após a criação dos planos de manutenção, deve-se vincular a eles os veículos que ficarão
submetidos aos seus critérios.
2.4.3. Vinculação dos veículos aos planos criados

Cada veículo poderá ser vinculado a vários planos de manutenção, uma vez que cada plano refere-
se a uma revisão específica. Por exemplo: se um veículo tiver que realizar revisões com 20.000 km,
40.000 km, 60.000 km e 80.000 km, ele deverá ser vinculado a 04 (quatro) planos de manutenção
preventiva.
Compete à equipe plataforma vincular os veículos aos planos de manutenção criados. Todavia é
possível ao gestor de frota (GFO e GFU) efetuar tais ações por conta própria. Para realizar a
vinculação, o gestor de frota deve acessar o menu referente à criação de Planos de Manutenção,
pesquisar os planos existentes, selecionar um plano específico criado e clicar no ícone “VEÍCULOS”
do plano selecionado. Em seguida, deve-se clicar em “INCLUIR NOVOS VEÍCULOS”.
O sistema exibirá a tela de inclusão de veículos. Nesta tela, pode-se pesquisar os veículos desejados
a partir dos filtros existentes na parte superior. Para selecionar os veículos, devem ser marcados os
ícones à esquerda das informações do veículo. No cabeçalho da tabela, pode-se marcar de uma só
vez todos os veículos exibidos.
23
Filtros
Com a criação e vinculação dos planos de manutenção preventiva, o gestor de frota passará a
receber alertas por e-mail, informando sobre a proximidade da revisão.
2.4.4. Fluxo simplificado
24
3. Manutenção veicular
A manutenção veicular será:
- PREVENTIVA: quando ocorrer periodicamente para a troca de materiais, fluídos e peças

desgastadas, conforme indicação do fabricante e/ou do gestor de frota;
- CORRETIVA: quando for constatada a quebra ou defeito em peças, componentes e sistemas do

veículo, acarretando falhas em seu funcionamento; ou,
- CORRETIVA – SINISTRO: quando da ocorrência de acidentes envolvendo o veículo.
O fluxo abaixo contempla, de forma simplificada, as etapas da manutenção de veículo, conforme o

Novo Modelo de Manutenção Veicular, e os responsáveis por cada uma delas:
Estas etapas serão apresentadas detalhadamente a seguir.
25
3.1. Solicitação de manutenção

A solicitação de manutenção é a primeira etapa do fluxo de manutenção de veículos. Identificada a
necessidade de realização de manutenção de veículo, o gestor de frota (GFO ou GFU) deverá entrar
em contato com a Equipe Plataforma para solicitar a sua realização.
O contato com a Equipe Plataforma é feito por e-mail, com o envio de formulário com as
informações do veículo que demanda manutenção.
 Condutor: informar a necessidade de manutenção do veículo ao gestor de frota.

 Gestor de Frota do Órgão/da Unidade: solicitar manutenção de veículo à Equipe
Plataforma.
 Equipe Plataforma: Analisar e atender as solicitações recebidas, providenciar o serviço de
reboque, quando necessário, e prestar orientações ao gestor de frota.
3.1.2. Procedimentos para a solicitação

Para realizar a solicitação de manutenção à Equipe Plataforma o gestor de frota deverá:
1) Preencher o formulário padrão de solicitação de manutenção, disponibilizado pela empresa

Valecard aos usuários cadastrados.
a. Devem ser preenchidos os dados do solicitante, de localização física do veículo, de

sua identificação, além de endereço de faturamento. Devem ser informados também
os serviços solicitados e, se possível, realizada uma breve descrição do problema.
2) Enviar e-mail à Equipe Plataforma, exclusivamente pelo endereço

plataformaacionamento@valecard.com.br
a. No campo assunto, do e-mail, deve conter somente a informação da PLACA DO

VEÍCULO e o Código que identifica o órgão solicitante no SIAD.
Exemplo: HNH-1476 – 01450.
b. Anexar ao e-mail o formulário padrão de solicitação de manutenção preenchido.
3) Comunicar à Equipe Plataforma, nos casos em que o veículo estiver impossibilitado de

locomoção, que será necessário o serviço de guincho/reboque.
26
ATENÇÃO: se não for dia útil ou a necessidade ocorrer fora do horário comercial, a solicitação de
guincho/reboque deve ser feita diretamente à empresa responsável pelo serviço.
O atendimento está disponível 24 horas, 7 dias por semana.
4) O gestor deverá indicar em sua solicitação, no formulário padrão, se devem ser utilizadas
peças genuínas ou originais.
5) Deve ser feita uma solicitação para cada veículo, pois é gerado pelo sistema SIAG um
número do protocolo que servirá para acompanhamento do status da solicitação.
Após o envio do formulário, será enviado um e-mail para o gestor de frota com esse número do
protocolo para o atendimento.
Abaixo, pode ser visto o modelo de formulário padrão de solicitação de manutenção que deve ser
preenchido:
27
Segue exemplo de e-mail de solicitação de manutenção, enviado para a Equipe Plataforma, com o
formulário padrão de solicitação de manutenção preenchido e anexado ao e-mail.
28
3.2. Indicação de estabelecimento pela Equipe

Plataforma
Após o envio da solicitação de manutenção pelo gestor de frota, a Equipe Plataforma deve analisá-
la e direcionar o veículo a um estabelecimento da rede credenciada apto a realizar a manutenção
requerida e, preferencialmente, mais próximo de onde o veículo se encontra.
 Equipe Plataforma: indicar o estabelecimento para o qual o veículo deve ser direcionado.
3.2.2. Procedimentos para a indicação de estabelecimento

Para indicar um estabelecimento da rede credenciada a Equipe Plataforma deverá:
1) Analisar o formulário padrão de solicitação de manutenção recebido, a fim de identificar o

tipo de estabelecimento para o qual o veículo deverá ser direcionado, com base no
problema relatado (ex: mecânica, lanternagem, alinhamento/balanceamento, auto-elétrica,
etc.).
2) Realizar avaliação do custo x benefício para a indicação do estabelecimento da rede

credenciada, considerando: a distância entre o veículo e o estabelecimento, o histórico de
preços do estabelecimento, a disponibilidade para receber o veículo, o histórico de
problemas com o estabelecimento, etc.
3) Verificar, com base nos relatos sobre o defeito apresentado pelo veículo, se o problema
pode estar em peças, componentes, acessórios, materiais e serviços ainda em garantia.
Nesse caso, a indicação do estabelecimento será daquele que prestou os serviços e forneceu
peças ainda em garantia.
a. Caso haja garantia apenas de peças/componentes/acessórios/materiais, fornecidos

por estabelecimento distinto daquele que realizou os serviços de manutenção, a
indicação do estabelecimento se dará da maneira convencional.
b. Se for identificada a necessidade de substituição somente de itens/serviços em
garantia fornecidos por um mesmo estabelecimento, este deverá ser contatado para
que efetue a substituição dos itens ou refaça os serviços.
4) Comunicar, por e-mail, ao gestor de frota os dados do estabelecimento para qual o veículo
deverá ser levado: nome, endereço, telefone e contato do estabelecimento.
29
ATENÇÃO: Caso o estabelecimento esteja bloqueado ou a uma distância incompatível com a

prevista no item 1.3 deste manual, o gestor de frota poderá solicitar nova indicação à Equipe
Plataforma.
IMPORTANTE:
A Equipe Plataforma deve atender aos prazos previstos em edital para a indicação do
estabelecimento para o qual o veículo deve ser direcionado.
A indicação de estabelecimento da rede credenciada para realização de manutenção deverá

observar o prazo máximo de 3 (três) horas, a partir do contato do órgão/entidade, exceto quando:
 Não houver estabelecimento em condições de efetuar o reparo no município onde o veículo

se encontrar;
 O veículo estiver em estradas e sem condições de se locomover;
 O veículo estiver envolvido em acidente e aguardando laudo pericial e/ou a realização de
Boletim de Ocorrência.
30
3.3. Condução do veículo ao estabelecimento

Um condutor do órgão/entidade deverá levar o veículo até o estabelecimento indicado pela Equipe
Plataforma para a realização do orçamento.
Ao chegar ao estabelecimento da rede credenciada, o estabelecimento deve efetuar o registro da

entrada do veículo no SIAG.
IMPORTANTE:
Os veículos que não forem levados ao estabelecimento indicado pela Equipe Plataforma no prazo
de 3 (três) dias úteis terão a tratativa cancelada, sendo necessária uma nova solicitação de
manutenção, exceto nos casos em que há agendamento prévio e informado pelo contratante.
 Condutor: conduzir o veículo ao estabelecimento da rede credenciada indicado pela Equipe

Plataforma.
 Estabelecimento: receber o veículo, registrar a entrada do veículo no SIAG.
3.3.2. Procedimentos para a condução do veículo ao

estabelecimento indicado
1) O condutor do órgão/entidade onde o veículo encontra-se alocado deverá levá-lo até o
estabelecimento indicado pela Equipe Plataforma, ou, caso haja necessidade de guincho,
deverá acompanhar a entrega do veículo no local indicado.
a. Somente condutor cadastrado no módulo Frota SIAD, vinculado ao órgão/entidade

ao qual pertence o veículo, pode fazer a entrega do veículo no estabelecimento.
2) O estabelecimento deverá proceder ao registro da entrega do veículo no SIAG, informando a

placa e hodômetro do veículo, e os dados do condutor responsável.
Após o registro, o gestor de frota responsável (GFO ou GFU) receberá um e-mail informando sobre
a entrada do veículo no estabelecimento.
IMPORTANTE:
De acordo com as regras do edital, o estabelecimento deve responsabilizar-se integralmente pelos

veículos recebidos dos órgãos/entidades, incluindo todos os pertences, acessórios e objetos nele
31
contidos, obrigando-se à reparação total da perda, em casos de furto ou roubo, incêndios ou

acidentes, independente de culpa, bem como ressarcir os danos causados aos contratantes, no caso
de uso indevido do veículo, enquanto este estiver sob sua guarda.
32
3.4. Realização de orçamento

O estabelecimento da rede credenciada, após registrar a entrada do veículo no SIAG, deve iniciar a
confecção do orçamento, verificando quais itens e serviços serão necessários para a realização da
manutenção. O orçamento deve ser registrado no SIAG.
IMPORTANTE:
O orçamento, inclusive quando envolver a desmontagem do motor do veículo, deverá ser feito sem
ônus aos órgãos/entidades contratantes, ou seja, o estabelecimento não poderá cobrar pelo
orçamento efetuado.
A emissão de laudo técnico (inspeção) poderá ser solicitada, porém este item encontra-se sujeito à
cobrança.
 Estabelecimento: realizar orçamento para a manutenção do veículo.

 Equipe Plataforma: analisar o orçamento apresentado pelo estabelecimento.
 Gestor de Frota do Órgão/Unidade: monitorar o cumprimento dos prazos previstos em
edital para a elaboração do orçamento.
3.4.2. Procedimentos para a realização do orçamento

Para a realização do orçamento, o estabelecimento da rede credenciada deve observar as seguintes
regras:
1) O veículo deve ser avaliado pelo estabelecimento que o recebeu.
2) O estabelecimento deve registrar o orçamento no SIAG, com os seguintes dados:
a. Placa e o hodômetro do veículo.

b. Nome do condutor que entregou o veículo.
c. Relação de peças, acessórios, componentes, materiais e suas respectivas
quantidades e preços (unitário e total).
d. Tipo de peça utilizado: genuína, original ou paralela (1ª linha), conforme indicado
pelo gestor de frota no formulário padrão de solicitação da manutenção.
e. Fabricante de peças, componentes, acessórios e materiais.
f. Relação de serviços e seus respectivos tempos e preços (unitário e total).
g. Garantia de peças, acessórios, componentes e materiais, bem como dos serviços.
33
h. Datas da entrada do veículo e da emissão do orçamento.
3) Há prazos máximos para a realização do orçamento, a partir da entrada do veículo no

estabelecimento. Os prazos estabelecidos no edital são:
Tipo de Orçamento Veículos Leves Veículos Pesados

Manutenção Preventiva (Revisão) Até 4 horas Até 8 horas
Manutenção Corretiva Até 1 dia útil Até 2 dias úteis
Manutenção Corretiva – média monta 1
Até 2 dias úteis Até 3 dias úteis
Obs.: Caso o último dia do prazo pré-estabelecido seja um dia não útil, o orçamento deverá
ser emitido até o dia útil seguinte.
4) A garantia mínima exigida, conforme edital, deve estar de acordo com o abaixo
especificado:
a. A garantia para peças, componentes, acessórios e materiais deve ser, no mínimo,

igual à garantia oferecida pelo fabricante.
b. A garantia para serviços deve ser de, no mínimo, 90 (noventa) dias.
5) Se necessário, a Equipe Plataforma, ou o próprio gestor de frota, pode solicitar ao

estabelecimento que produza fotos do veículo e das peças, para auxiliar a aprovação da
manutenção.
a. O SIAG possui funcionalidade que permite a realização do procedimento de vistoria

por imagem, por meio de upload de fotografias do veículo, a fim de subsidiar a
avaliação e recomendação da manutenção apropriada pela Equipe Plataforma, bem
como conferência do gestor da frota.
Após a inserção do orçamento no SIAG, ele deve ser encaminhado pelo estabelecido para a análise
da equipe Plataforma.
1 Entende-se por média monta os danos sofridos pelo veículo que afetem seus componentes mecânicos e estruturais, envolvendo
substituições de equipamentos de segurança especificados pelo fabricante ou cujo reparo tenha orçamento superior a 40% de seu
valor venal.
34
35
3.5. Realização de cotações e negociação

A Equipe Plataforma deve avaliar o orçamento registrado no SIAG e verificar se há a
obrigatoriedade de realizar cotações com outros estabelecimentos da rede credenciada.
IMPORTANTE:
 Caso o valor do orçamento seja superior a R$500,00 para veículos leves, ou superior a
R$1.000,00 para veículos pesados, DEVEM ser feitas cotações em outros estabelecimentos
da rede credenciada, de forma a haver no mínimo 3 (três) preços para cada item e/ou
serviço constante do orçamento.
 Independentemente do valor do orçamento, o gestor de frota pode solicitar a realização de
cotações, caso julgue necessário.
Essas regras são apresentadas na tabela a seguir:
Após a realização das cotações por outros estabelecimentos, a Equipe Plataforma deve avaliar o
orçamento e cotações apresentados, seus itens e serviços, e os seus respectivos preços, e negociar
melhores condições junto aos estabelecimentos da rede credenciada.
 Equipe Plataforma: solicitar cotações de preços a outros estabelecimentos e negociar

melhores condições com os estabelecimentos da rede credenciada.
 Estabelecimento: realizar cotação de preços para a manutenção do veículo.
 Gestor de Frota do Órgão/ Unidade: acompanhar os prazos previstos em edital para a
prestação do serviço e solicitar mais cotações, caso julgue necessário.
3.5.2. Procedimentos para a realização de cotações e

negociação com os estabelecimentos
1) A Equipe Plataforma envia por meio do SIAG o orçamento original sem os preços para
outros estabelecimentos da rede credenciada, de forma a obter, ao fim, no mínimo 3 (três)
preços para cada peça/material e serviço.
36
2) Os estabelecimentos que receberam o pedido de cotação deverão informar seus preços no

sistema SIAG, referentes aos itens de peças e de serviços do orçamento original. Além disso,
deverão apresentar as demais informações, tais como a garantia.
a. Caso não existam 3 (três) estabelecimentos no município onde se encontra o veículo

as cotações poderão ser realizadas nos estabelecimentos da rede credenciada mais
próximos, situados a até 200 km de onde o veículo se encontra, conforme tabela
apresentada no item 1 deste manual.
3) As cotações dos estabelecimentos deverão ser emitidas em até 1 (um) dia útil, a ser
contado após o registro do orçamento no SIAG.
4) A Equipe Plataforma deve negociar com os estabelecimentos a fim de obter o melhor preço,
e inferior aos limites máximos previstos no contrato.
5) A negociação de preços deverá ser concluída em até 1 dia útil, após o registro de todas as
cotações realizadas, exceto no caso de manutenção de média monta, que poderá ser
realizada em prazo superior a este.
Terminada esta etapa passa-se para a etapa de indicação do melhor orçamento/cotação ou da

melhor combinação econômica pela Equipe Plataforma.
37
3.6. Indicação da melhor combinação econômica e

comprovação da economicidade
Após o registro do orçamento e das cotações no SIAG, e da realização de eventual negociação com
os estabelecimentos, a Equipe Plataforma deve selecionar a melhor combinação econômica dentre
os preços oferecidos e encaminhá-la ao gestor de frota.
A indicação da melhor proposta (orçamento ou cotações) deve vir, obrigatoriamente,

acompanhada de relatório com a comprovação de que os preços de peças/materiais são inferiores
ao preço à vista do fabricante.
A empresa Valecard efetua esta comprovação por meio de relatório PDF extraído do sistema
Audatex.
IMPORTANTE:
Apenas nas situações em que não houver valores Audatex para alguma peça/material deve ser
comprovada a economicidade de outra maneira, tal como pesquisa de mercado ou preços
históricos praticados pela própria rede credenciada de estabelecimentos da Valecard.
 Equipe Plataforma: selecionar, dentre o orçamento e as cotações registrados no SIAG, a

proposta economicamente mais vantajosa para a manutenção, e inserir no mesmo sistema a
comprovação da economicidade da proposta elegida.
3.6.2. Procedimentos para a indicação da melhor combinação

1) A Equipe Plataforma visualiza os preços de todos os itens de peças/material e serviços
constantes do orçamento e das cotações registradas no SIAG pelos estabelecimentos da
rede credenciada.
2) O sistema automaticamente destaca de verde os menores preços para cada um dos itens
constantes do orçamento e cotações, conforme tela abaixo.
38
3) A Equipe Plataforma irá selecionar a melhor combinação econômica para a manutenção,

considerando as seguintes diretrizes:
a. Em regra, a realização da manutenção deve ocorrer em apenas um estabelecimento

da rede credenciada.
Dessa forma, se todas as propostas (orçamento e cotações) tiverem todos os itens de
peças/materiais e serviços necessários para a manutenção, a Equipe Plataforma irá
selecionar o orçamento ou a cotação com o menor valor total.
b. A realização da manutenção em mais de um estabelecimento da rede credenciada

ocorrerá quando as cotações não contemplarem todos os itens de materiais e
serviços necessários para a manutenção.
Por exemplo: o estabelecimento 01 registra o orçamento com todos os itens da
manutenção, os estabelecimentos 02 e 03 registram cotação só para serviços e os
estabelecimentos 04 e 05 registram cotação somente para peças/materiais.
Neste caso, a Equipe Plataforma verificará se cada item de peça/material ou serviço
recebeu pelo menos três preços e fará a seleção das melhores propostas da seguinte
forma:
i. Os serviços necessários para a manutenção devem ser realizados em um

único estabelecimento.
39
ii. As peças, componentes, acessórios e materiais necessários à realização da

manutenção podem ser fornecidos por estabelecimento diverso daquele que
realizará o serviço de manutenção. Esses itens podem ser fornecidos por
mais de um estabelecimento, e deverão ser entregues no local de realização
do serviço.
3.6.3. Procedimentos para comprovação da economicidade da(s)

proposta(s) selecionada(s)
1) A comprovação da economicidade para a realização dos serviços deve ter como referência a
proposta comercial da empresa Valecard para a licitação.
Os valores máximos da hora/homem para cada porte de veículo (moto, leve e pesado) estão
discriminados na proposta comercial da empresa Valecard. Esses valores também estão
registrados na Ata de Registro de Preços e nos contratos firmados e representam o limite
máximo (teto) passível de ser pago pela hora/homem em cada manutenção. Eles podem ser
conferidos na tabela abaixo:
2) A comprovação da economicidade para as peças/materiais será feita por meio de

comparação dos preços do orçamento/cotações selecionado(s) com os preços do sistema de
orçamentação eletrônica Audatex.
a. O sistema Audatex contém o preço à vista atualizado de fabricantes e montadoras

para peças/ materiais.
b. A Equipe Plataforma deverá gerar relatório Audatex, em PDF, contendo os preços de
todas as peças/materiais necessários para a manutenção.
c. Em seguida a Equipe Plataforma irá verificar se os preços do orçamento/cotações são
inferiores aos preços à vista presentes no sistema Audatex com os descontos
mínimos fixados na proposta comercial sobre esses valores.
d. Os descontos mínimos, a serem aplicados sobre os preços constantes na planilha
Audatex, para as peças originais e paralelas, conforme proposta comercial da
empresa Valecard, são:
40
Por exemplo: uma peça original tem o valor de R$100,00 na tabela Audatex. Porém,
como foi fixado um desconto mínimo de 11,00% na proposta comercial da empresa
Valecard para as peças originais, o seu valor máximo poderá ser de até R$89,00. Esse
é valor resultante da aplicação do desconto sobre o valor da peça constante do
sistema Audatex.
e. Este relatório deve ser inserido no sistema SIAG para conferência do gestor de frota
(GFO ou GFU) do órgão contratante.
Abaixo, segue exemplo de planilha Audatex:
41
42
3.7. Aprovação pelo gestor de frota

A melhor combinação econômica selecionada pela Equipe Plataforma deve ser aprovada pelo
gestor de frota (GFU ou GFO) para que a manutenção possa ser efetuada.
O gestor de gestor de frota poderá aprovar totalmente, aprovar parcialmente, reprovar ou, ainda,
solicitar a revisão de preços da melhor combinação econômica indicada pela Equipe Plataforma.
IMPORTANTE
Ao receber a melhor combinação econômica da Equipe Plataforma, o gestor de frota deve verificar,
antes de aprová-la, se:
 Foram efetuadas todas as cotações no sistema SIAG, de modo que cada item de peças/
materiais e de serviços contenham, pelo menos, três preços2;
 O tipo de peça definido na solicitação de manutenção (genuína, original e paralela – 1ª
linha) encontra-se na combinação econômica selecionada;
 Os preços dos serviços da combinação econômica são inferiores ou, pelo menos, iguais aos
valores máximos estabelecidos no contrato;
 O relatório Audatex está presente;
 Os preços das peças/ materiais da combinação econômica são inferiores ou, pelo menos,
iguais aos preços à vista da montadora/ fabricante com a aplicação dos descontos
estabelecidos no contrato.
Além da aprovação do gestor de frota, será necessária a autorização do gestor de frota do Estado,
representado por servidor da Diretoria Central de Administração Logística – DCAL/ SEPLAG, quando
o valor da manutenção a ser realizada, somada aos valores das manutenções realizadas nos últimos
12 meses no veículo, ultrapassar 40% de seu valor venal.
 Gestor de frota do Órgão/Unidade: aprovar manutenções para veículos de propriedade ou

em uso pelo seu órgão/entidade ou unidade, de acordo com seu nível de alçada.
 Gestor de frota do Estado: autorizar as manutenções dos veículos do Estado, quando o valor
do orçamento mais o valor total das manutenções efetuadas nos últimos 12 meses for maior
que 40% do valor venal do veículo.
 Equipe Plataforma: efetuar a revisão de preços da combinação econômica, após a
solicitação do gestor de frota (GFO ou GFU).
2
Via de regra, o fornecedor deverá apresentar pelo menos três preços para cada item do orçamento. A exceção à regra ocorrerá
quando o valor total do orçamento for inferior a R$ 500,00, para veículos leves e R$ 1.000,00, para veículos pesados, conforme
apresentado no item 3.5 deste manual.
43
3.7.2. Procedimentos para a aprovação

O gestor de frota (GFO ou GFU) poderá aprovar ou não um orçamento, indicado pela Equipe
Plataforma, que esteja aguardando aprovação (Status = “Em Aprovação”). Para isso, deverá, seguir
os passos seguintes:
1) Acessar o orçamento que necessita de aprovação e analisá-lo.

a. No menu superior da tela inicial, clicar no item OPERAÇÃO e na janela que se abrir,
clicar em ORÇAMENTO, como mostrado na figura a seguir.
b. Na tela seguinte, deve ser escolhido o tipo “ORÇAMENTO” e, dentre as opções

disponíveis, a opção “EM APROVAÇÃO”, como mostrado na próxima figura.
i. Caso haja um orçamento específico para ser aprovado, o gestor de frota
poderá apenas inserir a placa do veículo e, em seguida, clicar em
“PESQUISAR”.
ii. O gestor de frota pode utilizar-se dos filtros disponíveis para personalizar sua
pesquisa de forma a ter listados todos os veículos que se enquadrarem nos
filtros selecionados.
 Ex1: Intervalo de tempo: mostrará os orçamentos em aprovação
criados no intervalo informado.
 Ex2: Unidade: mostrará os orçamentos em aprovação de todos os
veículos pertencentes à Unidade informada.
c. Na parte inferior da tela, serão exibidos os resultados da pesquisa. O gestor deve,
então, clicar no botão “TRATAR” referente ao orçamento desejado.
44
d. Após clicar em “TRATAR”, será exibida uma tela com informações detalhadas sobre o
orçamento selecionado. Na aba superior, ao clicar-se em “PRODUTOS E SERVIÇOS”,
será exibida uma tela com os itens e serviços em aprovação, seus valores unitários,
as garantias oferecidas e, para as peças, o seu tipo (genuína, original ou paralela).
Essa tela está retratada a seguir:
45
2) O gestor de frota, antes de proceder com a aprovação do orçamento, deverá seguir alguns
passos para verificar se ele está de acordo com as regras estabelecidas, informadas a seguir:
a. O gestor de frota deve conferir se foram realizadas todas as cotações necessárias.
Para isso, clicar na no botão “NEGOCIAÇÃO”.
b. Ao clicar nesse botão, o sistema exibirá o resumo da manutenção até o momento,
com a apresentação do orçamento e das cotações realizadas, bem como seus
respectivos preços. Será exibida, também, a combinação econômica selecionada pela
Equipe Plataforma. Estarão marcadas as opções de itens e serviços previamente
indicados pela Equipe Plataforma como sendo a melhor combinação econômica.
c. A figura seguinte mostra essa tela.
i. Obs.: a seleção feita pela Equipe Plataforma está travada para alteração.
ii. Conforme vimos no item 3.6 deste manual, a combinação pode ser formada
por uma ou várias propostas (orçamento e cotações).
46
d. Voltando para a tela anterior (clicando-se no botão “VOLTAR”), o gestor de frota

deve verificar na proposta se as peças/materiais informados no sistema são do tipo
definido no formulário padrão de solicitação de manutenção (genuína, original ou
paralela – 1ª linha).
e. Posteriormente, deve verificar se os preços de serviços atendem aos critérios de

economicidade definidos, ou seja, se os valores dos serviços são inferiores ou iguais
aos valores máximos estabelecidos no contrato.
f. Feito isso, deve verificar se os preços de peças/ materiais são inferiores ou iguais aos
preços à vista da montadora/ fabricante com os descontos estabelecidos em
contrato, para cada tipo de peça (genuína, original ou paralela – 1ª linha).
i. Obs.: estes descontos foram apresentados no capítulo 3.6.2 deste manual.
ii. Para isso, o gestor de frota deve acessar o relatório Audatex, clicando na aba
“ARQUIVO” da proposta em análise e, em seguida, clicando em
“DOWNLOAD”.
47
3) Somente se o orçamento/cotação atender a todos os critérios acima elencados, o gestor

de frota poderá aprová-lo. O gestor de frota, após analisar o orçamento e suas
informações, deverá, então, decidir pela aprovação (total ou parcial) ou reprovação do
orçamento
Obs.: lembre-se que cada gestor de frota de unidade (GFU) somente poderá aprovar
orçamentos cujos valores sejam inferiores ou iguais ao seu nível de alçada. Já o gestor de
frota do órgão (GFO) poderá aprovar orçamento/cotação independente do seu valor.
4) Para efetuar a aprovação total da melhor combinação econômica, o gestor de frota deverá:
a. Acessar o botão AÇÃO, na parte de baixo da tela, e selecionar a opção “Aprovar

Orçamento”.
48
b. Feito isso, será aberto pop-up onde o gestor de frota deverá informar sua senha de
autorização. Ele também deverá registrar um breve relato sobre a manutenção. Em
seguida, deve-se clicar no botão “AUTORIZAR”.
Obs.: A senha de autorização é diferente da senha de acesso do gestor ao sistema.

Tal medida visa trazer mais segurança ao processo.
5) Se o gestor de frota efetuar a aprovação parcial, ele deverá aprovar, individualmente, cada
item de peça/material ou serviço. Também deverá reprovar, individualmente, os itens de
peça/material ou serviço por ele rejeitados para a manutenção. Para isso, o gestor de frota
deverá:
a. No orçamento/cotação indicado pela Equipe Plataforma, clicar na aba PRODUTOS E

SERVIÇOS.
b. Na tela que se abrirá, serão exibidos todos os itens de peças/materiais e de serviços
com o status “Aguardando aprovação”.
c. Para aprovar o item, o gestor de frota deverá clicar no botão , localizado ao lado
direito da linha do item.
d. Para reprovar, o gestor de frota deverá clicar no botão , também localizado ao lado
direito da linha do item.
Destacamos abaixo exemplo de orçamento no qual há um item “Aprovado” e um item

“Reprovado”.
49
6) Após a aprovação e reprovação de todos os itens da melhor combinação econômica, o

gestor de frota (GFO ou GFU) deverá acessar o botão “AÇÃO”, na parte de baixo da tela e
selecionar a opção “Aprovar Orçamento”.
a. Feito isso, será aberto pop-up onde o gestor de frota deverá informar sua senha de
autorização. Ele também deverá registrar um breve relato sobre a manutenção. Por
fim, deverá clicar no botão “AUTORIZAR”.
7) Se o gestor de frota (GFO ou GFU) entender que a melhor combinação econômica deve ter
os preços revisados ou que a Equipe Plataforma deve selecionar outra combinação dentre o
50
orçamento/cotações realizados, ele poderá requisitar, via SIAG, a revisão do orçamento.

Para isso, o gestor de frota deverá:
a. acessar o botão AÇÃO, na parte de baixo da tela, e selecionar a opção “Solicitar

Revisão do Orçamento”.
b. Feito isso, será aberto pop-up onde o gestor deverá informar a justificativa para a
revisão do orçamento/ cotações.
8) Se mesmo após a revisão, o gestor de frota não concordar com a melhor combinação
econômica indicada, ela deverá ser reprovada no SIAG. Para isso ele deverá:
a. acessar o botão AÇÃO, na parte de baixo da tela, e selecionar a opção “Cancelar

Orçamento”.
b. Feito isso, será aberto pop-up onde o gestor deverá informar o motivo do
cancelamento.
51
9) AUTORIZAÇÃO PELA SEPLAG

Quando a melhor combinação econômica aprovada pelo gestor de frota (GFO ou GFU),
somada ao valor das manutenções realizadas nos últimos 12 meses no veículo, ultrapassar
40% de seu valor venal, tal combinação econômica deverá ser ainda autorizada pelo gestor
de frota do Estado para que a manutenção possa ser realizada.
a. O status da manutenção permanecerá “em aprovação” até que a SEPLAG autorize ou

reprove a manutenção, com base em justificativa enviada pelo gestor de frota.
b. Caso a SEPLAG reprove a manutenção, ela será cancelada; caso a SEPLAG a autorize,
a manutenção poderá ser iniciada.
3.7.3. Procedimentos para a troca de Mensagens

Na etapa de aprovação a comunicação entre os atores envolvidos é muito importante. O SIAG
possui funcionalidade que permite a troca de mensagem entre eles.
52
53
3.8. Realização da manutenção

Após a aprovação, total ou parcial, pelo gestor de frota, o sistema liberará o estabelecimento para o
início da manutenção no veículo.
Caso a combinação escolhida para a manutenção possua peças de outro estabelecimento da rede
credenciada, as peças/materiais devem ser entregues na oficina que realizará os serviços da
manutenção.
 Estabelecimento: deve realizar a manutenção do veículo.

 Gestor de frota do Órgão/Unidade: deve acompanhar o prazo de execução da manutenção.
3.8.2. Procedimentos para a realização da manutenção

O estabelecimento deve iniciar a manutenção, que estará disponível para execução no sistema
SIAG.
Após iniciada a manutenção, o status da ordem de serviço no sistema ficará “Em Execução” até que
o estabelecimento inclua a informação de finalização dessa etapa.
O gestor de frota deve atentar-se para os prazos máximos estabelecidos no edital da licitação para
a realização da manutenção. Esses prazos, de acordo com o tipo de veículo e valores podem ser
verificados na tabela abaixo:
Valor Manutenção/ Valor Venal Veículos Leves Veículos Pesados

0 à 10% Até 4 dias Até 5 dias
11% à 20% Até 9 dias Até 11 dias
Acima de 40% Até 25 dias Até 30 dias
A seguir é exibida tela do SIAG, após a aprovação da manutenção pelo gestor frota, que indica que a
ordem de serviço está disponível para o início da manutenção pelo estabelecimento da rede
credenciada.
54
Após a finalização da manutenção, o estabelecimento da rede credenciada concluirá a etapa no

SIAG. Com isso o status da ordem de serviço passará a ser “Aguardando Retirada”. O sistema
enviará alerta ao gestor de frota que deverá providenciar a retirada do veículo por condutor
cadastrado, e com senha para a retirada.
55
56
3.9. Retirada do veículo

Ao fim da manutenção, o estabelecimento da rede credenciada registrará a sua conclusão no SIAG e
o veículo ficará disponível para ser retirado por condutor do órgão/entidade que detém a
propriedade ou posse do veículo.
É enviado ao gestor de frota um alerta, por e-mail ou SMS, informando a finalização da

manutenção. O gestor de frota deve enviar um condutor cadastrado no SIAD e vinculado ao seu
órgão/entidade para a retirada do veículo.
A retirada é feita mediante senha do condutor, que também deve possuir senha no SIAG.
ATENÇÃO:
O gestor de frota deverá solicitar previamente a criação de senha no SIAG para os condutores de
seu órgão/entidade, entrando em contato com o responsável da empesa Valecard, indicado no item
2.1 deste manual.
 Condutor: deve verificar se a manutenção foi realizada e se as informações básicas das

notas fiscais emitidas estão corretamente preenchidas. Se positivo, deve atestar o
recebimento no SIAG e retirar o veículo da oficina.
 Estabelecimento: Deve emitir as notas fiscais referentes à manutenção e entregar o veículo
ao condutor.
3.9.2. Procedimentos para a retirada do veículo
1) O estabelecimento da rede credenciada deverá entregar as notas fiscais ao condutor que, por
sua vez deverá verificar se:
 As notas fiscais estão em nome do órgão/entidade contratante;

 Foi emitida uma nota fiscal para peças e outra para os serviços da manutenção;
 A nota fiscal de peças é eletrônica (não foi preenchida à mão)
 Se em cada nota fiscal há a informação abaixo, em campo próprio:
Fornecimento/ Prestação realizado com intermediação da Trivale Administração Ltda – CNPJ nº

00.604.122/0001-97, a partir de contrato decorrente do Registro de Preços nº 120/2013
57
2) O estabelecimento também deverá abrir no SIAG a ordem de serviço da manutenção para que o
condutor possa conferir se a manutenção foi realizada conforme parâmetros aprovados na
ordem de serviço. Para isso, ele deve verificar se os valores presentes no SIAG são iguais aos
valores das notas fiscais emitidas.
IMPORTANTE: os valores do SIAG e das notas fiscais devem ser os mesmos. No caso de notas
fiscais de peças emitidas por estabelecimentos mineiros, não optantes do Simples Nacional, o
condutor deverá considerar o valor total disposto no campo “Observações”/“Informações
Complementares” do documento. O valor total apresentado neste campo deve ser igual ao
valor registrado no SIAG.
3) Caso sejam constatados erros nas notas fiscais emitidas, o condutor deve solicitar que a falha
seja corrigida prontamente, com a reemissão de nota fiscal pelo estabelecimento. Se isto não
for feito ou se o condutor constatar algum problema na manutenção realizada, o veículo não
deve ser retirado e nem as notas fiscais recebidas. O condutor deverá comunicar esse fato ao
gestor de frota, para ele contate a Equipe Plataforma.
4) SOMENTE se os dados das notas fiscais e do SIAG estiverem equivalentes, o condutor deve
atestar a retirada do veículo no SIAG. Para isso:
a) O estabelecimento da rede credenciada deve registrar o CPF do condutor no SIAG.
b) O condutor deve informar sua senha pessoal na tela abaixo e, opcionalmente, colocar
pequeno relato:
5) O condutor deverá recolher as peças substituídas, exceto os pneus e baterias (caso o órgão/
entidade não os solicite), para que tais itens recebam a correta disposição final por parte do
estabelecimento que efetuou a manutenção.
6) Após a retirada do veículo o status da manutenção no SIAG será “Finalizado”, como mostra a
tela a seguir.
58
3.9.3. Particularidades para a retirada do veículo caso a

manutenção seja feita em mais de um estabelecimento.
Conforme informado no item 3.6.2 deste capítulo, quando as cotações forem parciais
(contemplarem somente parte dos itens de peças/materiais ou de serviços necessários para a
manutenção), a Equipe Plataforma poderá selecionar a melhor combinação econômica, formada
por, pelo menos, dois documentos, de estabelecimentos diferentes (01 orçamento e 01 cotação; 2
cotações; 01 orçamento e 02 cotações; 3 cotações; etc.).
Nesse caso, havendo a aprovação da manutenção pelo gestor de frota (GFO ou GFU):
 A prestação do serviço será realizada por um estabelecimento;

 O fornecimento de peças será realizado por outro(s) estabelecimento(s) da rede
credenciada.
Com isso, as peças e materiais são entregues, acompanhadas dos documentos fiscais, na oficina
onde os serviços de manutenção serão prestados.
Pelo procedimento padrão, as peças e materiais a serem utilizados na manutenção deveriam ser
retirados por um condutor do órgão/entidade, mediante senha pessoal, em cada um dos
estabelecimentos e, então, entregues na oficina onde o veículo se encontrasse.
Todavia verificou-se que este procedimento exigiria ações e custos adicionais do órgão/ entidade a
qual o veículo encontra-se vinculado, que poderiam elevar-se caso os estabelecimentos
fornecedores das peças e materiais estivessem muito distantes da oficina responsável pelo serviço.
59
Assim, de forma a tornar o processo eficiente, acordou-se com a Valecard que nestas situações a
Equipe Plataforma irá autorizar no SIAG a retirada das peças/ materiais dos estabelecimentos
fornecedores, que as entregarão, acompanhadas dos documentos fiscais, na oficina responsável
pela prestação do serviço.
Com isso, quando o condutor for retirar o veículo da oficina que efetuou o serviço, ele irá verificar
somente a ordem de serviço (presente no SIAG) e as notas fiscais deste estabelecimento, de acordo
com os procedimentos apresentados no item 3.9.2.
SOMENTE se os dados das notas fiscais emitidas pelo estabelecimento onde encontra-se o veículo
estiverem equivalentes ao do SIAG, o condutor deve atestar a retirada do veículo no SIAG.
Importante: As notas fiscais de peças emitidas pelos outros estabelecimentos também devem ser
recolhidas, junto com as peças substituídas e encaminhadas ao gestor de frota (GFO ou GFU) para
conferência posterior.
60
4. Cenários de manutenção
Nos capítulos anteriores apresentamos os pré-requisitos para o uso do sistema de manutenção

licitado (SIAG) e o fluxo padrão da manutenção que poderá ocorrer em um único estabelecimento
(situação mais comum) ou em mais de um estabelecimento (situação excepcional).
Neste capítulo serão apresentadas outras situações relativas à manutenção de veículos no novo
modelo. Inicialmente será abordada a manutenção com itens em garantia. Futuramente, à medida
que surjam novas situações, elas serão incorporadas neste capítulo a fim de propiciar aos órgãos/
entidades contratantes as orientações sobre como proceder em tais situações.
Ressaltamos que as orientações aqui apresentadas devem ser lidas sempre em conjunto com as
regras apresentadas no capitulo 3 deste manual.
4.1. Manutenção de veículos com itens em garantia
O edital estabeleceu (item 5.7 do Termo de Referência) que a rede credenciada deve oferecer as
seguintes garantias quanto às manutenções realizadas:
 Garantia igual a do fabricante para peças/materiais fornecidos

 Garantia mínima de 90 (noventa) dias corridos para os serviços realizados
Há duas situações típicas para a realização da manutenção com itens em garantia:
1ª) Correção de manutenção anterior: quando o material utilizado apresentar defeito e/ou
o serviço realizado tiver que ser corrigido.
2ª) Realização de nova manutenção em que parte dos itens encontra-se em garantia:
quando houver a necessidade de realizar nova manutenção no veículo e parte dos itens
previstos (peças/materiais/serviços) estiverem em garantia.
Em AMBAS as situações, será necessário registrar o processo de manutenção no SIAG, conforme

procedimentos do capítulo 3. Todavia, a substituição de peças/materiais e a correção dos serviços
em garantia ocorrerão gratuitamente, ou seja, sem custo ao órgão/entidade contratante.
Após a substituição das peças e/ou correção dos serviços considerados imperfeitos, será
reiniciado o prazo de garantia dos itens.
61
 Gestor de frota (GFO ou GFU): informar à equipe plataforma sobre a necessidade de

substituir peças em garantia com defeito ou de corrigir serviços; aprovar as manutenções de
itens em garantia e acompanhar a realização dos reparos;
 Equipe Plataforma: acompanhar as garantias das peças, componentes, acessórios, materiais
e serviços e solicitar aos estabelecimentos da rede credenciada a reparação das mercadorias
e serviços com defeitos, incorreções, vícios ou que foram recusados pelo gestor de frota do
órgão/entidade;
 Condutor: entregar o veículo à oficina indicada e, após a manutenção, efetuar a retirada do
veículo da mesma;
 Estabelecimento: fornecer peças, componentes, acessórios, materiais e efetuar serviços em
garantia sem qualquer ônus aos contratantes.
4.1.2. Correção da manutenção anterior: etapas do processo

1. Solicitação de manutenção à Equipe Plataforma:
 Se o gestor de frota (GFO ou GFU) identificar a necessidade de troca de mercadoria com
defeito e/ou de correção de serviço, deverá preencher o formulário padrão de solicitação
de manutenção e destacar nele o que deve ser reparado (peças/ materiais e serviços).
 Os demais procedimentos devem ser realizados conforme o item 3.1 deste manual.
2. Indicação do estabelecimento pela Equipe Plataforma

 A Equipe Plataforma deve indicar ao gestor de frota o mesmo estabelecimento da rede
credenciada que realizou os serviços de manutenção para os itens em garantia.
 Deve também contatar os estabelecimentos que forneceram as peças em garantia para que
estes procedam à substituição das peças com defeitos.
3. Condução do veículo ao estabelecimento indicado

Conforme o item 3.3 deste manual.
4. Realização de orçamento
 A oficina deverá registrar novo orçamento com os mesmos itens da manutenção anterior. O
sistema irá destacar que os itens encontram-se em garantia.
 Os valores registrados no SIAG para os itens em garantia deverá ser R$0,00.
 A oficina deverá informar nova garantia aos itens que serão substituídos ou corrigidos.
62
5. Realização de cotações e negociação

Como o valor da manutenção é R$ 0,00 esta etapa não é realizada.
6. Comprovação da economicidade pela Equipe Plataforma

Como o valor da manutenção é R$ 0,00 esta etapa não é realizada.
7. Aprovação da manutenção pelo gestor de frota

Apesar de itens e serviços em garantia terem o valor R$0,00 no SIAG, é obrigatória a
aprovação pelo gestor de frota (GFO ou GFU) para que a correção da manutenção anterior
seja iniciada.
8. Realização da manutenção pelo estabelecimento com melhor preço

A substituição dos itens de peças/ materiais e a correção dos serviços serão realizadas pelo
estabelecimento da rede credenciada que realizou o serviço anterior, implicando na garantia
de peças e serviços.
9. Retirada do veículo por condutor cadastrado

O condutor deve verificar se a manutenção encontra-se com o valor R$ 0,00 no SIAG e, se
positivo, atestar a retirada do veículo no sistema.
63
4.1.2.1. Correção da manutenção anterior: fluxo do processo
64
4.1.3. Realização de nova manutenção em que parte dos itens

encontra-se em garantia: etapas do processo
Esta situação ocorre quando o veículo tiver que fazer uma manutenção e é constatado que parte
dos itens presentes no orçamento encontram-se em garantia.
1. Solicitação de manutenção à Equipe Plataforma:

2. Indicação do estabelecimento pela Equipe Plataforma

 Caso a Equipe Plataforma verifique pelo formulário padrão que parte dos itens solicitados
encontra-se em garantia, ela deve orientar ao gestor de frota que envie o veículo ao
estabelecimento que concedeu a garantia.
 Deve também contatar os estabelecimentos que forneceram as peças em garantia para que
estes procedam à substituição das peças com defeitos.
3. Condução do veículo ao estabelecimento indicado

4. Realização de orçamento
 É possível que seja constatado que há itens em garantia somente nesta etapa do processo.
Isso ocorrerá quando não houver a referência aos itens em garantia no formulário padrão
e/ou a equipe plataforma indicar a condução do veículo a novo estabelecimento.
Caso isso ocorra, o veículo deverá ser reconduzido ao estabelecimento que realizou a
manutenção cujos itens encontrem-se em garantia.
 A oficina deverá registrar novo orçamento contendo os itens em garantia. Estes itens
deverão ter valor igual a R$0,00.
 A oficina deverá registrar os demais itens para a manutenção, com seus respectivos valores.
 A oficina deverá informar a garantia a todos os itens do orçamento.
5. Realização de cotações e negociação

Deverá ser realizada somente para os itens que NÃO se encontram em garantia, conforme
item 3.5 deste manual.
6. Comprovação da economicidade pela Equipe Plataforma

Deverá ser realizada somente para os itens que NÃO se encontram em garantia, conforme
7. Aprovação da manutenção pelo gestor de frota

Conforme item 3.7 do manual.
8. Realização da manutenção pelo estabelecimento com melhor preço
65
Conforme item 3.8 do manual.
9. Retirada do veículo por condutor cadastrado

Conforme item 3.9 do manual, com a ressalva de que a substituição dos itens em garantia
não serão acobertados por novo documento fiscal.
4.1.3.1. Realização de nova manutenção em que parte dos itens

encontra-se em garantia: fluxo do processo
66
5. Relatórios emitidos pelo SIAG

O controle realizado no SIAG visa gerar informações – detalhadas ou consolidadas – aos gestores de
frota a fim de que eles tenham condições de efetuar os pagamentos, acompanhar a economicidade
do contrato, o cumprimento dos níveis de serviço acordados, a evolução das despesas com a
manutenção da frota de veículos, bem como a necessidade de substituição de veículos.
Tais informações encontram-se nos relatórios disponibilizados no SIAG aos seus usuários. Por isso, é
importante conhecê-los a fundo, para que a gestão dos contratos e da própria frota seja realizada
de forma eficiente.
5.1. Tipos de Relatórios

Os principais relatórios disponíveis no SIAG são:
 Demonstrativo Manutenção (Analítico/Sintético): permite visualizar informações mais

objetivas sobre as manutenções, incluindo informações sobre o veículo, o orçamento, a
entrada e a retirada do veículo do estabelecimento, os materiais/serviços da manutenção e
os respectivos valores.
 Demonstração de Negociações: permite visualizar as negociações realizadas pela Equipe

Plataforma para a manutenção. O relatório permite comparar os valores iniciais constantes
do orçamento/cotações com os valores finais obtidos após negociação.
 Faturamento Sintético (Composto/Simples): permite visualizar os valores dos materiais e

dos serviços, bem como os valores totais das manutenções, por veículo, além da data a que
se referem tais valores.
 Itens/Serviços em Garantia: permite visualizar as garantias fornecidas para todos os

materiais e serviços da manutenção, bem com o prazo restante até o fim das respectivas
garantias.
 Orçamento com itens em garantia: permite visualizar os orçamentos para a realização de

manutenções em que há itens e/ou serviços ainda em garantia.
 Relatório Analítico da Despesa – RAD: contém todas as informações de cada manutenção

realizada, bem como os valores que devem pagos pela Administração. Dada a sua
importância, ele será detalhado em item próprio, a seguir.
Ressaltamos que o formato final deste relatório ainda está sendo desenvolvido pela
empresa Valecard.
67
 Total por Aprovador (Analítico/Sintético): permite visualizar os valores totais aprovados

para a realização de manutenções, para itens e serviços, por cada aprovador.
Para acessar os relatórios no SIAG, deve-se:
 Na tela inicial, clicar no item “RELATÓRIOS” do menu superior;

 Em seguida, escolher a opção “GERAÇÃO DE RELATÓRIOS”;
 Na tela que será aberta, é possível selecionar, no campo “Relatórios”, o relatório desejado.
68
5.2. Relatório Analítico da Despesa – RAD

O Relatório Analítico da Despesa – RAD tem como objetivo apresentar informações completas
sobre as manutenções de veículos realizadas em cada período. Será possível obter nele o valor total
das manutenções, o valor dos tributos incidentes ou deduzidos, o valor líquido das manutenções
(que devera ser repassado à empresa Valecard a título de reembolso) e o valor da taxa de
administração no período.
Salientamos que o Relatório RAD não está totalmente funcional, pois as informações referentes aos
tributos ainda devem ser validadas pela SEPLAG. Neste momento, o valor dos tributos e o valor
líquido das manutenções devem ser obtidos manualmente pelos órgãos e entidades contratantes.
Para obter este relatório, o gestor de frota (GFO ou GFU) deve:
 Clicar no item “RELATÓRIOS” no menu superior da tela inicial;

 Escolher a opção “GERAÇÃO DE RELATÓRIOS;
 No campo “Relatório” da próxima tela, escolher o item “Relatório RAD”.
 Na área de Filtros, informar no campo “Período Relatório”, as datas inicial e final das
manutenções a serem trazidas;
 Na área de Filtros, informar nos campos “Órgão/Entidade”ou “Unidade”, respectivamente,
os códigos do órgão ou da unidade desejados.
 Por fim, clicar no botão “Gerar Listagem”.
69
Na tela abaixo podem ser visualizados os dados do relatório RAD gerado pelo SIAG:
70
6. Pagamento
Neste capítulo serão descritas as regras a serem observadas para a realização do pagamento do
serviço de gerenciamento da manutenção prestado de acordo com o Novo Modelo de
Manutenção Veicular.
6.1. Considerações Iniciais

Conforme apresentado no Capitulo 01, o serviço de gerenciamento da manutenção é prestado
por empresa gestora contratada, que disponibiliza ao Estado: (1) sistema de gestão, (2) equipe
de especialistas e (3) sua rede de estabelecimentos credenciados (oficinas, autopeças,
concessionárias, etc.). Neste serviço, ocorre a quarteirização da prestação do serviço das
manutenções, que são realizadas pela rede credenciada e não pela empresa gestora.
A empresa gestora (Valecard) oferece este serviço amparada em dois pilares: o de gestão e o de
intermediação. A gestão se dá por meio do sistema SIAG, que controla todo o processo de
manutenção, e por equipe de especialistas, que dá suporte aos contratantes. A intermediação
também é feita através do SIAG, pois este sistema possui a função de meio de pagamento da
manutenção. Cabe salientar que as oficinas possuem com a empresa gestora uma relação
jurídica semelhante à existente com operadoras de cartão de crédito/débito.
O pagamento aos estabelecimentos da rede credenciada é feito pela empresa gestora

(Valecard). Ela, por sua vez, solicita ao Estado o pagamento referente (1) ao repasse/ reembolso
do gasto total com manutenção no período e (2) ao serviço de gestão (o produto da taxa de
administração pelo gasto total com manutenção no período).
No arranjo adotado para a prestação do serviço de gerenciamento da manutenção, o Estado

enquadra-se como tomador do serviço, os estabelecimentos da rede credenciada, como
prestadores dos serviços, e a empresa gestora (Valecard), como intermediadora.
Este arranjo é apresentado no quadro abaixo:
71
Dessa forma, o estabelecimento da rede credenciada deve emitir a nota fiscal em nome do
órgão/entidade contratante. Quando numa mesma manutenção ocorrer o fornecimento de
mercadorias e a realização de serviços, o estabelecimento deverá emitir duas notas fiscais,
sendo uma para peças e outra para os serviços. A nota fiscal de peças deve ser eletrônica,
conforme determina o Protocolo ICMS 42/2009. Por fim, tendo em vista que a aquisição de
mercadorias e a prestação dos serviços se dão com a intermediação da empresa gestora
(Valecard), cada nota fiscal emitida por cada estabelecimento deve conter a seguinte
informação em campo próprio: “fornecimento/prestação realizado com intermediação da
Trivale Administração Ltda – CNPJ nº 00.604.122/0001-97, a partir de contrato decorrente do
Registro de Preços nº 120/ 2013”.
Além disso, como o Estado é tomador dos serviços, ele tem o DEVER de efetuar as retenções de
tributos na fonte, quando houver a previsão legal, e o DIREITO à isenção do ICMS3, quando
houver fornecimento de mercadorias (peças, componentes, acessórios e materiais) por
estabelecimento mineiro não optante do Simples Nacional.
Sendo assim, faz-se necessário incluir dois conceitos muito importantes neste modelo: o valor
total e o valor líquido.
 Valor total: é o valor da manutenção aprovado no sistema SIAG;

 Valor líquido: é o valor total menos a dedução e/ou retenção incidente sobre a manutenção
realizada. Quando não houver dedução ou retenção, o valor líquido será igual ao valor total.
É o valor líquido que será pago pela empresa gestora (Valecard) à rede credenciada.
3
A regra de isenção de ICMS nas compras pelo setor público não se aplica às empresas públicas. Dessa forma, as regras deste
item 6 relativas ao pagamento de valores com dedução de ICMS não se aplicarão às mesmas. Para as empresas públicas o
cálculo de valor líquido será realizado apenas com a diminuição dos valores relativos à retenção de tributos.
72
É o valor líquido que será repassado pelo Estado à empresa gestora (Valecard) à título de
reembolso.
A figura a seguir demonstra esses conceitos:
Valor Retenção Dedução Valor

Total ISS do ICMS Líquido
Valor aprovado Valor a ser

no SIAG pago
Em suma, verifica-se que o pagamento terá a seguinte dinâmica no novo modelo de

manutenção de veículos:
 Rede credenciada: realiza a manutenção + emite nota fiscal em nome do órgão/entidade

 Empresa gestora (Valecard): paga a rede credenciada o valor líquido da manutenção
 Estado (órgãos/entidades): paga o valor líquido da manutenção + o valor do serviço (taxa de
administração) à empresa gestora + paga os tributos retidos ao Ente Público competente.
73
6.2. Regras relativas aos tributos incidentes

sobre a manutenção
6.2.1. Notas Fiscais de mercadorias (peças, componentes,

acessórios e materiais)
As notas fiscais emitidas pelos estabelecimentos da rede credenciada, relativas à venda de
mercadorias, devem obedecer às seguintes regras:
1. Caso o estabelecimento seja MINEIRO e NÃO optante pelo Simples Nacional:
a) Há a isenção do ICMS sobre a operação. Assim, a nota fiscal deve apresentar a dedução
do valor do ICMS sobre o valor total das mercadorias.
b) Com isso, o valor líquido será inferior ao valor total aprovado no SIAG.
c) No campo “Observações”/“Informações complementares” da nota fiscal deve ser
informado o valor total das mercadorias e o valor do tributo deduzido.
d) Independentemente de a operação estar submetida ao regime de operação própria (OP)
ou de substituição tributária (ST), deverá ser concedida a dedução do ICMS, conforme
orientação DOLT/SUTRI Nº. 002/2007, da Secretaria Estadual de Fazenda, disponível em:
http://www.compras.mg.gov.br/images/stories/Fornecedores/dclc-instrucoes-icms.pdf
IMPORTANTE: Como as alíquotas aplicáveis à operação com mercadorias podem

sofrer variações, recomendamos que o órgão/entidade contratante verifique se a
dedução do ICMS consta da nota fiscal emitida, deixando a cargo do órgão
competente pela fiscalização tributária, a saber, a Secretaria de Estado da Fazenda
– SEF, a análise relativa à alíquota aplicável e valores deduzidos.
Em outros termos, os condutores, gestores e demais envolvidos nas atividades

relativas ao contrato de manutenção devem verificar se há a aplicação da alíquota
e dedução de valores. Todavia, não possuem competência legal para
verificação/questionamento de alíquotas e os valores aplicados. Essa competência
é do fisco estadual.
2. Caso o estabelecimento seja MINEIRO e optante pelo Simples Nacional:
a) Não há isenção do ICMS sobre a operação.

b) Com isso, a dedução do ICMS será igual a R$ 0,00 e o valor líquido será igual ao valor
total aprovado no SIAG.
74
Observação: Para consultar se um estabelecimento é optante ou não optante pelo Simples

Nacional, basta acessar o site da Receita Federal, no link:
http://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/aplicacoes.aspx?id=21
Importante: A Secretaria de Estado da Fazenda do Estado de Minas Gerais positivou as regras relativas a venda de
mercadorias nos contratos decorrentes do Registro de preços nº 120/ 2013 (Planej. nº 239/ 212), ratificando o
arranjo adotado pelo mercado fornecedor. Trata-se da Resolução conjunta SEF/AGE nº 4708, de 07 de outubro de
2014, publicada em 10 de outubro de 2014.
6.2.2. Notas Fiscais de serviços

As notas fiscais emitidas pelos estabelecimentos relativas à prestação dos serviços de
manutenção devem obedecer às seguintes regras:
1. A nota fiscal deve destacar a alíquota do ISS e o valor do ISS a ser pago.
Obs.: via de regra, mesmo se o estabelecimento for optante do Simples Nacional, o ISS
deverá ser destacado na nota fiscal. Por isso, é importante exigir que o tributo esteja
destacado mesmo nestes casos.
2. O órgão/entidade deve consultar a legislação do município a fim de verificar se o

responsável tributário pelo pagamento do tributo é o tomador ou o prestador do serviço.
a) Caso o responsável tributário seja o tomador do serviço:

i. A retenção e o pagamento do valor do ISS devem ser realizados pelo
órgão/entidade.
ii. Com isso, o órgão/entidade deve pagar o valor líquido à empresa gestora
(Valecard). O valor líquido é inferior ao valor total aprovado no SIAG, pois é
resultante da diminuição do valor do ISS do valor total da nota.
b) Caso o responsável tributário seja o prestador do serviço:

iii. A retenção e o pagamento do valor do ISS devem ser realizados pelo
estabelecimento da rede credenciada.
iv. Com isso, a retenção do ISS não se aplicará ao órgão/entidade. O valor da
retenção sob responsabilidade do contratante será igual a R$ 0,00 e o valor
líquido será igual ao valor total aprovado no SIAG.
Importante: essa situação ocorre somente quando houver regra expressa na legislação
do município onde é prestado o serviço de manutenção indicando que o responsável
tributário é o prestador do serviço. Um exemplo de legislação nesse sentido é a da
Prefeitura de Uberlândia.
75
6.3. Atores Envolvidos
ATOR ATRIBUIÇÃO
Emitir a(s) nota(s) fiscal(is) para cada manutenção
Estabelecimento (rede credenciada)
realizada.
Efetuar o recebimento provisório no momento da
Condutor
retirada do veículo do estabelecimento.
Efetuar o recebimento definitivo da manutenção,
com o ateste do serviço aceito por meio da rotina
Gestor de frota (GFO ou GFU) de pré-faturamento.
Aprovar o Relatório analítico da despesa – RAD.
Emitir a fatura pela prestação do serviço de
Empresa Gestora (Valecard) gerenciamento da manutenção, após a autorização
do gestor de frota.
Diretoria Financeira (órgão/entidade Efetuar o pagamento da fatura, após o ateste do
contratante) gestor de frota.
76
6.4. Dos Procedimentos

De forma simplificada e objetiva, as etapas para a realização do pagamento, após a realização da
manutenção, são as seguintes:
E ta ele imento ondutor e tor e tor Empre a Setor

de rota de rota e tora inan eiro
Emitir Emissão
Receb. Receb. Aprovação Pagame
Notas da
Provisório Definitivo do RAD nto
Fiscais Fatura
6.4.1. Emissão das Notas Fiscais

Os estabelecimentos da rede credenciada (oficinas, autopeças, concessionárias, etc.), que
fornecem mercadorias e prestam serviços para a manutenção da frota de veículos oficiais pelo
novo modelo, devem emitir as respectivas notas fiscais e entregá-las ao condutor no momento
da retirada do veículo.
A SEPLAG já repassou à empresa gestora (Valecard) as diretrizes para a emissão das notas fiscais
para que esta possa orientar os estabelecimentos de sua rede credenciada. Mesmo assim, é
muito importante que os servidores dos órgãos/entidades contratantes verifiquem se os
documentos fiscais foram emitidos corretamente a fim de que os erros sejam sanados
rapidamente pelos estabelecimentos emissores.
Os dados das notas fiscais devem ser registrados no sistema SIAG. Ademais é fundamental que
o valor total da nota fiscal (mesmo que disposto no campo Observações, no caso de incidência
da dedução de ICMS) seja igual ao valor total da manutenção registrado no sistema SIAG.
6.4.2. Recebimento Provisório

O recebimento provisório é feito pelo condutor na etapa de retirada do veículo. Os
procedimentos de retirada foram apresentados no item 3.9 deste manual. Para efetuar o
recebimento o condutor deverá:
1) Verificar se as notas fiscais emitidas pelo estabelecimento que está de posse do veículo
atendem aos requisitos abaixo:
a. A nota fiscal deve estar em nome do órgão/entidade contratante;
77
b. Deve ser emitida uma nota fiscal para o fornecimento de mercadorias e outra
para a prestação dos serviços;
c. A nota fiscal de peças deve ser eletrônica, conforme determina o Protocolo ICMS
42/2009;
d. Em toda nota fiscal emitida (mercadorias ou serviços) deve haver a seguinte
informação em campo próprio: “Fornecimento/prestação realizado com
intermediação da Trivale Administração Ltda – CNPJ nº 00.604.122/0001-97, a
partir de contrato decorrente do Registro de Preços nº 120/ 2013”.
2) Verificar se os valores totais das notas fiscais são iguais ao valor total registrado no SIAG,
conforme procedimento do item 3.9 deste manual.
3) Checar se a manutenção foi realizada conforme solicitado e aprovado no SIAG e recolher

as peças que foram substituídas, na forma apresentada no item 3.9 deste manual.
4) SOMENTE se as notas cumprirem os requisitos acima e estiverem com valores

equivalentes aos registrados no SIAG e o veículo estiver devidamente reparado, o
condutor poderá atestar a retirada, por meio de senha pessoal, no SIAG.
5) Caso o condutor verifique erros ou pendências em relação à manutenção, ele deve

solicitar ao estabelecimento que efetue as correções necessárias para possa atestar a
retirada no SIAG. Se isto não for feito, o veículo não deve ser retirado e nem as notas
fiscais recebidas. O condutor deverá comunicar esse fato ao gestor de frota, para ele
contate a Equipe Plataforma.
6) Caso o fornecimento de peças tenha sido realizado por outro(s) estabelecimento(s) da

rede credenciada, o condutor deverá recolher as notas fiscais emitidas por eles e
entregues no estabelecimento onde está o veículo. A conferência destas notas será de
responsabilidade do gestor de frota (GFO e GFU).
IMPORTANTE:
 O momento mais adequado para a correção de erros nas notas fiscais é o da retirada do
veículo do estabelecimento onde ele se encontra.
 Por isso é fundamental que o condutor seja orientado sobre as conferências que devem
ser feitas antes de se dirigir ao estabelecimento para retirar o veículo.
 Recomendamos que o gestor de frota (GFO ou GFU) elabore um checklist contendo os
itens que devem ser conferidos pelo condutor antes de retirar o veículo da oficina. É
importante que neste checklist já seja indicado quantas notas fiscais deverão ser
recolhidas e quais delas deverão ser conferidas.
 O condutor deve ser alertado de que os dados dele (nome e CPF) ficam armazenados no
sistema SIAG e que seu ateste no sistema indica que as conferências acima foram
realizadas e o veículo pôde ser retirado. Dessa forma, o condutor poderá ser
responsabilizado.
78
Após a retirada do veículo, o condutor encaminhará o veículo e as notas fiscais recolhidas para o
gestor de frota responsável efetue o recebimento definitivo.
6.4.3. Recebimento Definitivo

O recebimento definitivo é feito pelo gestor de frota (GFO ou GFU). Para isso, ele deverá:
1) Verificar detalhadamente se a manutenção foi feita conforme solicitado pelo

órgão/entidade.
2) Conferir se as notas fiscais foram emitidas de acordo com os requisitos apresentados no
3) Conferir, além disso, se as notas fiscais estão de acordo com as regras tributárias
dispostas no item 6.2 deste manual.
4) Comparar, detalhadamente, os demais dados das notas fiscais com os dados presentes
no sistema SIAG (itens, quantidades e valores).
Caso sejam verificados erros ou inconsistências nas notas fiscais recebidas e/ou nos serviços
realizados pelos estabelecimentos, o gestor de frota deverá efetuar a glosa das notas fiscais e
entrar em contato com a Equipe Plataforma, informando o motivo da glosa e anexando os
documentos fiscais incorretos.
IMPORTANTE: o gestor de frota deverá efetuar o recebimento definitivo em até 03 dias úteis
após a retirada do veículo da oficina.
6.4.3.1. Pré-faturamento no SIAG (rotina em desenvolvimento)

Visando tornar o recebimento definitivo mais eficiente, está sendo desenvolvida a
funcionalidade de “pré-faturamento” no SIAG.
Nesta rotina, o gestor de frota poderá selecionar a manutenção finalizada, consultar os seus
dados (inclusive os valores de tributos) e compará-los com os dados das notas fiscais recebidas.
 Caso os dados estejam corretos, o gestor de frota irá validar o registro do SIAG.
Tal validação indica que a manutenção foi finalizada e aceita pelo órgão/entidade
contratante e pode ser faturada.
 Caso os dados estejam incorretos, o gestor de frota irá glosar o registro do SIAG e inserir,
no próprio sistema, o motivo da glosa. Esta ação permitirá que a Equipe Plataforma e os
estabelecimentos tomem providências para a correção dos erros apontados no SIAG. As
manutenções com glosa não serão faturadas enquanto dos motivos que acarretaram a
glosa não forem sanados.
79
6.4.4. Validação do Relatório Analítico da Despesa – RAD

Nesta etapa, o gestor de frota deverá analisar o Relatório Analítico da Despesa – RAD e caso ele
reflita as despesas com manutenção do período, autorizar a emissão da fatura pela empresa
gestora (Valecard).
1) Após o termino de cada quinzena (1ª quinzena, dias 1 à 15 e 2ª quinzena, dias 16 à 31), o
gestor de frota deverá emitir, via SIAG, o Relatório Analítico da Despesa – RAD,
conforme procedimentos do item 5.2 deste manual.
2) O RAD deve apresentar somente os dados das manutenções finalizadas.
3) Os dados do RAD devem ser comparados com os dados do conjunto de notas fiscais
relativas à quinzena em análise.
4) Como atualmente o RAD apresenta somente o valor total de cada manutenção do

período e o valor da taxa de administração, o gestor de frota deverá:
a. Verificar nas notas fiscais recebidas qual o valor do ISS e do ICMS que deverá ser
retido ou deduzido de cada manutenção, conforme item 6.2 deste manual;
b. Calcular o valor líquido de cada manutenção, conforme item 6.2 deste manual;
c. Calcular o somatório dos tributos e o somatório dos valores líquidos das
manutenções do período.
Importante: a empresa Valecard está atualizando o RAD para que ele apresente,
além dos valores totais e da taxa de administração, os valores dos tributos e o valor
líquido. Em breve será disponibilizado novo RAD, já com tais informações.
5) Caso o RAD esteja em conformidade com as manutenções finalizadas, o gestor de frota

deverá autorizar a Valecard a efetuar o faturamento.
Obs.: o órgão/entidade poderá informar, ainda, para a Valecard, o somatório do valor
dos tributos e o somatório do valor líquido das manutenções.
6) Caso seja verificada alguma inconformidade no RAD (manutenções finalizadas e não

aceitas, valores incorretos, etc.) o gestor deverá informar tais ocorrências à Valecard
solicitar que a empresa não inclua tais manutenções no faturamento.
7) De acordo com as regras do contrato, a validação do RAD deve ser feita em até 3 (três)
dias contados do recebimento. Por isso, é essencial que a etapa anterior (o recebimento
definitivo) seja realizada continuamente e as inconformidades reportadas, para que a
validação do RAD ocorra sem atrasos.
80
Somente após a validação do RAD e autorização do gestor de frota para emissão da fatura, a
empresa Valecard poderá emitir fatura relativa ao período.
6.4.5. Emissão da Fatura

Após a validação do RAD a empresa gestora (Valecard) emitirá a fatura pelo pagamento dos
serviços de manutenção prestados na quinzena. A fatura conterá a cobrança:
 Dos valores líquidos das manutenções finalizadas e aceitas pelo gestor de frota no período;
 Do valor do serviço de gerenciamento, que é o produto da taxa de administração pelo valor
total (registrado no SIAG) das manutenções. A taxa de administração aplicada nos contratos
firmados é de 5%.
O primeiro valor é referente aos serviços prestados pelos estabelecimentos da rede

credenciada e será pago à empresa Valecard a título de reembolso pelos valores que ela
repassou/repassará às oficinas. Ele não corresponde a um serviço efetivamente prestado pela
empresa Valecard. O segundo valor corresponde à remuneração da empresa pelo
gerenciamento realizado.
Caso a fatura esteja em conformidade com os valores validados no RAD, ela poderá ser atestada
pelo gestor de frota e outro funcionário do órgão/entidade contratante.
A fatura deverá ser encaminhada para pagamento ao setor financeiro do órgão/entidade,

acompanhada das notas fiscais à ela vinculadas.
6.4.6. Pagamento
O órgão/entidade contratante deverá pagar à Valecard o valor líquido das manutenções
realizadas e o valor da taxa de administração. Deverá também efetuar o pagamento do ISS
devido à cada um dos Municípios onde foram efetuadas as manutenções.
Segue abaixo um exemplo de pagamento a ser realizado, caso no período tenham ocorrido três
manutenções. Neste exemplo:
a) A oficina que realizou a 1ª manutenção emitirá nota fiscal no valor de R$ 1.000,00. Não
há retenção de valores nesse caso, pois o responsável pelo pagamento do tributo é
prestador de serviços.
b) A oficina que realizou a 2ª manutenção irá emitir nota fiscal cujo valor total é R$
1.000,00 e o valor líquido R$ 950,00, pois no município onde ele se encontra o
pagamento desse tributo é de responsabilidade do tomador do serviço.
c) A oficina que realizou a 3ª manutenção, na qual houve somente o fornecimento de
peças, emitirá nota fiscal no valor de R$ 820,00, informando no campo informações
81
complementares, o valor total e o valor da dedução do ICMS, pois trata-se de fornecedor

mineiro NÃO optante pelo Simples Nacional.
Tais manutenções encontram-se na tabela abaixo:
Id Estabelecimento Tipo Nota Valor Bruto Retenção Dedução Valor Líquido Taxa
Manut. Fiscal Adm.
1 - Serviços R$ 1.000,00 Ñ Ñ R$ 1.000,00 R$ 50,00
2 - Serviços R$ 1.000,00 R$ 50,00 R$ 950,00 R$ 50,00
3 NÃO Opt. Simples Peças R$ 1.000,00 R$ 180,00 R$ 820,00 R$ 50,00
Total R$ 3.000,00 R$ 50,00 R$ 180,00 R$ 2.770,00 R$ 150,00
Caso o RAD esteja em conformidade com as notas fiscais recolhidas e armazenadas pelo
contratante, ele autorizará a emissão da nota fiscal/fatura pela empresa gestora.
No documento fiscal deve ser cobrado o valor líquido das manutenções (R$ 2.770,00) e o valor
da taxa de administração (R$ 150,00).
O órgão contratante deverá pagar R$ 2.920,00 (R$ 2770,00 + R$ 150,00) à empresa gestora e R$
50,00 ao Poder Público (relativo ao imposto retido).
No Sistema Integrado de Administração Financeira – SIAFI, por sua vez, o órgão/entidade deverá
efetuar uma liquidação de R$ 2.970,00, sendo R$ 2.920,00 destinados à empresa gestora
(fornecedor contratado) e R$ 50,00, destinado ao Poder Público, referente aos tributos
incidentes. Por fim, deve efetuar o pagamento de R$ 2.920,00 à empresa gestora e de R$ 50,00
ao Poder Público.
Observação: como a nota fiscal emitida pela empresa Valecard refere-se a um período de 15
dias, pode haver a necessidade de realização de retenção do ISS para várias prefeituras. Nesse
caso, é possível efetuar no SIAFI tantas liquidações quantas forem necessárias para o
pagamento desses tributos às respectivas prefeituras. O órgão/entidade poderá solicitar à
SEF/MG, que amplie o limite de 5 CNPJs diferentes de prefeituras para até 99.
82
7. Contatos e Ferramenta para o

acompanhamento dos Contratos
São apresentados a seguir os contatos dos responsáveis, e os temas sob a sua responsabilidade,
para a solução de dificuldades encontradas na execução dos contratos do Novo Modelo de
Manutenção de Veículos:
Valecard – Treinamentos de usuários, cadastro e senhas de acesso, e outros.

Nome: Raphael Rodrigues
E-mail: raphael.rodrigues@valecard.com.br
Valecard – Dificuldades relacionadas à atuação da Equipe Plataforma e à realização das

manutenções
Nome: Nelson Valentim
E-mail: nelson.valentim@valecard.com.br
Valecard - Dificuldades relacionadas ao sistema SIAG e ao cumprimento das obrigações contratuais

Nome: Marcelo Braga
E-mail: marcelo.braga@valecard.com.br
Nome: Ricardo Falco
E-mail: ricardo.marques@valecard.com.br
Contatos da SEPLAG para dificuldades relacionadas à implantação do Novo Modelo de

Manutenção Veicular:
Leonardo Moura - leonardo.moura@planejamento.mg.gov.br
Fernando Brito – fernando.brito@planejamento.mg.gov.br
Fernando Guerra – fernando.guerra@planejamento.mg.gov.br
Marcos Soares – marcos.soares@planejamento.mg.gov.br
Para centralizar as informações relativas às dificuldades na implantação do Novo Modelo de

Manutenção, a SEPLAG desenvolveu ferramenta online, onde os problemas devem ser registrados.
Na ocorrência de qualquer dificuldade, o órgão/entidade contratante deve buscar ajuda junto aos
responsáveis na empresa Valecard, contratada. Todavia, caso o problema persista, ou aconteça de
forma reiterada, solicitamos o seu registro nessa ferramenta, de forma a permitir à SEPLAG um
panorama geral das dificuldades na implantação e da necessidade de atuação visando
ajustar/melhorar a execução dos contratos.
83
A ferramenta pode ser acessada pelo seguinte link:
https://docs.google.com/forms/d/1rkoiroKVpx5PcyY__mxryTnj4D3UquuFCyVLBHIN_pE/viewform?u
sp=send_form.
Segue a sua visualização, a seguir:
84

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MANUAL DO

Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio – SCRLP

Manual do Novo Modelo

SECRETÁRIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

SECRETÁRIO-ADJUNTO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

SUBSECRETÁRIO DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E QUALIDADE DO GASTO

DIRETORA DA SUPERINTENDÊNCIA CENTRAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS E PATRIMÔNIO

DIRETORA DA DIRETORIA CENTRAL DE ADMINISTRAÇÃO LOGÍSTICA

1. O novo modelo de manutenção de veículos............................................. 7

2.3. Acesso ao SIAG ........................................................................................................... 19

3. Manutenção veicular .............................................................................. 25

3.2. Indicação de estabelecimento pela Equipe Plataforma ............................................. 29

3.3. Condução do veículo ao estabelecimento ................................................................. 31

3.4. Realização de orçamento ........................................................................................... 33

3.5. Realização de cotações e negociação......................................................................... 36

3.6. Indicação da melhor combinação econômica e comprovação da economicidade ... 38

3.7. Aprovação pelo gestor de frota .................................................................................. 43

3.8. Realização da manutenção ......................................................................................... 54

3.9. Retirada do veículo ..................................................................................................... 57

4. Cenários de manutenção ........................................................................ 61

5. Relatórios emitidos pelo SIAG ................................................................ 67

6.3. Atores Envolvidos ....................................................................................................... 76

7. Contatos e Ferramenta para o acompanhamento dos Contratos ........... 83

1. O novo modelo de manutenção de

Neste capítulo será apresentado o novo modelo de manutenção de veículos, em implantação no

Trata-se da quarteirização do serviço de manutenção, na qual a Administração contrata empresa

Em outras palavras, a Administração contrata empresa para gerenciar a execução da manutenção

Figura 01 – Relações Existentes na Terceirização e na

No modelo de quarteirização, o gerenciamento das manutenções é realizado por meio de sistema

A Administração conta também com equipe de especializadas em manutenção veicular,

Importante ressaltar que, em geral, as empresas gestoras possuem ampla rede de

Registre-se que o Estado (órgãos/entidades contratantes) encontra-se vinculado contratualmente

Em resumo, a quarteirização do serviço de manutenção se apresenta como inovação passível de

A seguir, pode-se ver um esquema do funcionamento do novo modelo, em comparação com a

A empresa vencedora da Licitada é a Trivale Administração Ltda – CNPJ nº 00.604.122/0001-97,

O objeto contratual é complexo e possui três elementos significativos:

1. Sistema informatizado e integrado de gestão.

Detalharemos a seguir, cada item componente do serviço de gerenciamento da manutenção de

1.1. O Sistema de Gestão da Manutenção – SIAG

O SIAG é executado via web browser (internet), e possui as seguintes funcionalidades:

 Interliga a rede credenciada, a equipe especializada (Plataforma) e os órgãos e entidades

 Disponibiliza relatórios consolidados ou detalhados com as informações sobre as

1.2. Equipe especializada para gestão das

As principais responsabilidades da equipe especializada da empresa gestora são:

 Estabelecer os planos de manutenções preventivas para os veículos, assim como o

1.3. Rede credenciada de estabelecimentos do

Para determinar a distribuição mínima de estabelecimentos no território estadual, para

Abaixo, tem-se a distância máxima dos Estabelecimentos da Rede Credenciada em Cada

Qtde Distância Máxima –

A rede credenciada de estabelecimentos deve cobrir, pelo menos, os 75 municípios apresentados a

A distribuição da rede de estabelecimentos mínima no território mineiro pode ser visualizada no

2.1. Cadastro das unidades, dos veículos e dos

Dessa forma, o cadastro das unidades de frota, de veículos e de condutores é realizado

2.2. Cadastro de gestores (usuários) e obtenção de

NÃO pode aprovar as manutenções dos veículos.

Pode visualizar as informações de todos os veículos alocados em todas as

Pode visualizar todas as informações referentes a seu órgão/entidade.

Pode ter acesso a uma ou várias unidades de frota.

Pode ter acesso a uma ou várias unidades de frota.

Acesso exclusivo dos funcionários da empresa Valecard que compõem a equipe

Acesso dos estabelecimentos da rede credenciada para registrar a entrada do

O usuário cadastrado em um perfil poderá ter o seu perfil modificado futuramente.

2.2.1. Níveis de alçada