AULA 08

ARQUIVOS
1. CONCEITO DE ARQUIVO
Durante a sua atividade, uma empresa gera uma grande quantidade de informação, muitas vezes
registradas de forma física, em documentos impressos ou outras mídias, como disquetes ou CD-ROM. Somente
para conceituação, considera-se documento qualquer registro de informação, indiferente de seu formato, seja ele
físico ou eletrônico. Dentre a documentação gerada pela organização, podemos citar notas fiscais, faturas,
programação de produção, bem como documentação de funcionários e ex-funcionários.
Sob ponto de vista administrativo, arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos
oficialmente por um governo, organização ou firma no decorrer de suas atividades. É importante ressaltar que o
documento deve ser produzido (como um relatório ou uma ata) ou recebido (como uma nota fiscal de compra ou
fatura da energia elétrica). As grandes funções dos arquivos é o de guardar e o de conservar os documentos, de
modo a serem utilizados para atender algum interesse pessoa, empresarial ou oficial. Ainda podemos definir como
arquivo como um documento (geralmente salvo no computador ou outro meio virtual) ou como o lugar onde os
documentos são guardados (a sala do arquivo).
O arquivo deve ser organizado observando, pelo menos, os seguintes conceitos:
 Segurança: o arquivo deverá apresentar medidas que o protejam de incêndios, extravios, roubos, qualquer
sinistro, sigilo e deterioração;
 Precisão: deve assegurar a facilidade da consulta, localização e compreensão do sistema de arquivamento,
não apenas por parte do seu administrador, mas também para o manuseio de todos os usuários; e
 Flexibilidade: o arquivo deverá crescer e acompanhar o desenvolvimento da empresa ao longo do tempo.

Trabalhar com arquivos é coisa séria e deve ser encarada com grande responsabilidade por parte do
profissional, tanto é que é uma profissão, a do arquivista, e possui um curso de graduação específico para a formação
desse profissional, a Arquivologia - uma disciplina científica da Ciência da Informação, que cuida da informação e
que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu, sendo a ciência que estuda
teorias e métodos de organização e tratamento de documentos e sua conversão em potencial de informação.
Conforme o tamanho da empresa, ela poderá optar entre possuir um arquivo central, onde todos os
documentos são guardados, ou um arquivo local, que é mantido no setor e contém apenas documentos daquele
departamento.
É importante falarmos sobre os arquivos virtuais, salvos no computador. Por não ocupar um grande
espaço físico, as empresas podem optar por guardar a documentação em mídias (CD ou DVD-ROM, por exemplo),
microfilmagem (serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos
documentos por processo fotográfico), em servidor próprio (computador central onde todas as informações são
armazenadas) ou na nuvem (serviços onde os documentos são salvos na Web em servidores de terceiros e acessíveis
de qualquer lugar com acesso à internet). Quando a empresa optar por esse tipo de armazenamento é importante
que ela observe a capacidade de armazenamento do servidor ou da mídia (tal como a flexibilidade fala) e a existência
de uma cópia de segurança (backup).
Sobre os serviços de armazenamento na nuvem, é necessário que seja verificado o plano mais adequado.
Google Divre (Google), OneDrive (Microsoft) e Dropbox (Dropbox Inc.) são os serviços mais comuns de
armazenamento na nuvem, todas com versões gratuitas (geralmente para uso pessoal) e planos pagos (para
empresas).

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Auxiliar Administrativo Aula 08 - Arquivos

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 1.1 Estágio dos arquivos
A medida em que os documentos são gerados, utilizados e guardados, estes podem ser classificados
conforme a frequência de seu uso. Primeiramente é importante saber que os documentos passam por três fases: o
da sua utilização contínua, de utilização esporádica e os que perderam o valor administrativo. Dessa forma, o ciclo
do arquivo por ser categorizado em três fases, idades ou estágios.
O arquivo de primeira idade ou corrente mantém a documentação de uso frequente e, por este motivo,
deve ser mantido em um local de fácil acesso e consulta. São os documentos de maior valor administrativo, pois
estão em uso constante. Um controle de estoque feito de forma manual, atas de reuniões recentes, chamadas de
uma turma em andamento são exemplos de documentos do arquivo corrente.
Depois de usados e percebidos que não serão mais usados, os documentos são encaminhados para outro
ambiente, geralmente uma sala, comumente chamada de arquivo morto. Tais documentos perderam o valor
administrativo, isto é, o seu uso, e agora possuem um valo histórico. Dessa forma, os documentos são guardados
seguindo critérios (que veremos a seguir), conservados e mantidos para uma possível futura consulta. A esse
denominamos como arquivo de terceira idade ou permanente. Esse tipo de arquivo é o que denominamos
propriamente de arquivo. São exemplos comprovantes de pagamento de cinco anos, documentação de ex-
funcionários e atas de reuniões de anos anteriores.
No entanto, há o arquivo de segunda idade ou intermediário, que é basicamente formado por documentos
que vieram do arquivo corrente, mas que deixaram de ter seu uso frequente – ainda será necessário consultá-lo, mas
não de forma constante. Por esse motivo, eles não são armazenados no mesmo lugar do arquivo corrente, não
havendo necessidade de serem conservados tão próximos do local de trabalho, pois são transitórios. Podemos citar
como exemplo os comprovantes de pagamentos e demais documentos do ano vigente que podem ser utilizados.

1.2 Método de arquivamento: alfabético

Podemos definir como método de arquivamento o plano preestabelecido para a guarda de documentos,
isto é, a maneira de como a documentação será armazenada. Esse método irá variar conforme o tipo de documento,
sendo, por exemplo, o método alfabético o mais utilizado para documentos com nomes (de clientes, de funcionários
e fornecedores, por exemplo); ou o método numérico, usado para documentos com datas (contas a pagar, por
exemplo) ou com numeração (atas e memorandos, por exemplo).
O método de arquivamento alfabético consiste na organização do material tendo por base o nome de
uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o
elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética. As pastas ou fichas são dispostas
no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação, separadas pelas guias alfabéticas que orientarão
a consulta.
O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada
diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito funcionamento está
condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização, que é o conjunto de determinações que comandam a
ordenação alfabética de nomes de pessoas, firmas e instituições no arquivo, solucionando os casos duvidosos.
A regra geral do arquivamento pelo método alfabético é que os nomes são colocados em ordem inversa,
isto é, primeiramente se desloca o último sobrenome para a frente e após colocasse em ordem alfabética.
Dados os seguintes nomes: Regina Moreira, Rafael Souza Medeiros, Ana Cláudia Correia Santos, Flávio
da Costa e Zenaide da Silva Carvalho.

Passo 1: Deslocar o sobrenome para frente Passo 2: Colocar em ordem alfabética

Moreira, Regina Carvalho, Zenaide da Silva
Medeiros, Rafael Souza Costa, Flávio da
Santos, Ana Cláudia Correia Medeiros, Rafael Souza
Costa, Flávio da Moreira, Regina

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Carvalho, Zenaide da Silva Santos, Ana Cláudia Correia

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 No entanto, algumas exceções devem ser observadas. Uma delas é quando o cadastro possui, em seu
nome, uma terminação que indica grau de parentesco como Filho, Júnior (ou Jr.) Neto e Sobrinho. Esse tipo de
situação é mais comum em nomes masculinos. Neste caso, a partícula de parentesco não é considerada.
Dados os seguintes nomes: Renato Pereira Filho, Victor Andrade Neto, Roberto Carlos Lima Sobrinho
e Bruno Barreto Barbosa Júnior.

Passo 1: Deslocar o sobrenome para frente Passo 2: Colocar em ordem alfabética

Pereira Filho, Renato Andrade Neto, Victor
Andrade Neto, Victor Barbosa Júnior, Bruno Barreto
Lima Sobrinho, Roberto Carlos Lima Sobrinho, Roberto Carlos
Barbosa Júnior, Bruno Barreto Pereira Filho, Renato

Quando o nome possuir um título acadêmico, como mestre (Me.) ou doutor (Dr.), não são considerados
e o arquivamento segue as regras anteriores. Os títulos são colocados no final e entre parênteses.
Dados os seguintes nomes: Dra. Ana Castro e Ms. Adriano Cruz.

Passo 1: Deslocar o sobrenome para frente Passo 2: Colocar em ordem alfabética

Castro, Ana (Dra.) Castro, Ana (Dra.)
Cruz, Adriano (Me.) Cruz, Adriano (Me.)

Nas situações em que o sobrenome for precedido de um prefixo que começa com letra maiúscula, esse
será considerado, fazendo-se o arquivamento pela letra do prefixo.
Dados os seguintes nomes: Serena Von Blumm, Hans Van Andersen, Fabrizio Del Fontinelli e Hanna
von Stuttgart.

Passo 1: Deslocar o sobrenome para frente Passo 2: Colocar em ordem alfabética

Von Blumm, Serena Del Fontinelli, Fabrizio
Van Andersen, Hans, Stuttgart, Hanna von
Del Fontinelli, Fabrizio Van Andersen, Hans
Stuttgart, Hanna von Von Blumm, Serena

Há também situações onde o sobrenome é composto por um substantivo seguido de um adjetivo, como
Casa Grande. Nessas situações, o sobrenome não é separado, fazendo o arquivamento pela letra do substantivo.
Dados os seguintes nomes: Daniele Casa Grande, Fernando Castelo Branco e Mariana Montes Veres.

Passo 1: Deslocar o sobrenome para frente Passo 2: Colocar em ordem alfabética

Casa Grande, Daniele Casa Grande, Daniele
Castelo Branco, Fernando Castelo Branco, Fernando
Montes Verdes, Mariana Montes Verdes, Mariana

Por sua vez, nomes de empresas não são alterados, e a preferência é o arquivamento pela razão social.
Quando a razão social começar com um artigo (O ou A, por exemplo), este é colocado entre parênteses e posto no
final, não sendo considerado. Se no nome haver um número, este deve ser colocado por extenso.
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 Dados os seguintes nomes: Banco do Estado do Paraná, Luis Franco Comercial EIRELI, 2 Irmãos
Supermercado Ltda, O Estado de São Paulo e Os Pequeninos Bazar Infantil.

Passo 1: Deslocar o sobrenome para frente Passo 2: Colocar em ordem alfabética

Banco do Estado do Paraná
Luis Franco Comercial EIRELI
Dois Irmãos Supermercado Ltda
Estado de São Paulo (O)
Pequeninos Bazar Infantil (Os)
Banco do Estado do Paraná
Dois Irmãos Supermercado Ltda
Estado de São Paulo (O)
Luis Franco Comercial EIRELI
Pequeninos Bazar Infantil (Os)

Nomes árabes e orientais não são alterados e nomes espanhóis são arquivados pelo sobrenome paterno –
que será o penúltimo sobrenome.

1.2 Método de arquivamento: numérico

Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo: processos,
legislação, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico.
Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é indireta, pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar
alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.
Pode ser:
 Simples: utilizado quando os documentos são numerados, como atas, memorandos, circulares, leis,
decretos e afins. A ordem a ser guardada é crescente, isto é, 1, 2, 3 e assim por diante.
 Cronológica: neste caso utiliza-se quando os documentos são datados, como faturas de contas, relatórios
contábeis e financeiros e correspondências. Neste caso, arquiva-se do mais antigo para o mais recente.

1.3 Equipamentos
Dependendo de cada empresa, e de cada situação, equipamentos diferentes podem ser utilizados para a
guarda dos documentos. O administrador do arquivo, ou arquivista, deverá observar as três condições para o
arquivamento.

a) Arquivo horizontal: utilizado para empresas que

trabalham com plantas de construções, levantamentos
topográficos, mapas e outros documentos
cartográficos, como escritórios de arquitetura e
engenharia civil;

Figura 1 - Arquivo horizontal

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 b) Arquivo vertical frontal: utilizado para a guarda de documentos
em pastas suspensas postas em uma ordem previamente
estabelecida, muito comum em setores de pessoal e de cadastro
em geral, sendo o mais utilizado em escritórios;

Figura 2 - Arquivo vertical frontal

c) Pasta suspensa: utilizado em conjunto com o arquivo vertical

frontal, serve para agrupar documentos de mesma natureza
(como comprovantes de pagamento ou formulário de clientes
que comecem com uma letra específica, por exemplo), com uma
anotação em uma aba “saltada” que fica em sua parte superior;

Figura 3 - Pasta suspensa

d) Caixa para arquivo permanente: como o nome sugere, utilizado

para a guarda de documentos que não possuem mais uso na
empresa, sendo as caixas guardadas em um local separado e seguro,
devidamente identificada;

Figura 4 - Caixa para arquivo

permanente

e) Pasta sanfonada: comum para a guarda de documentos de

pouco volume, utilizado, geralmente, em âmbito escolar ou
na guarda de pequenos documentos, tais como contas e
recibos;

Figura 5 - Pasta sanfonada

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 f) Fichário em acrílico: caixa, geralmente de plástico e com uma
tampa acrílica, que dispõe de cartões do tamanho de metade de
uma folha A4, utilizado para fichas de clientes, sendo utilizado
em grande escala em consultórios, academias e pequenos
comércios.
Figura 6 - Fichário em acrílico

g) Fichário: comum para guardar documentos, é muito utilizado para

manusear papéis de diversos usos, geralmente os em folhas soltas
que precisam, devido ao seu assunto comum, estarem agrupados.
Podem ter diversas cores, o que facilita na classificação por assunto
(fichário azul para atas, fichário vermelho para memorando,
fichário amarelo para carta circular, por exemplo). São de fácil
manuseio e de guarda, pois ocupam um espaço menor em uma
estante ou prateleira.
Figura 7 - Fichário

1.4 Organização
É notório que ao trabalhar com documentação em geral, o profissional deverá desenvolver uma técnica,
aplicá-la e aprimorá-la. A forma de como o auxiliar administrativo irá gerir o arquivo irá variar conforme o porte,
a atividade e a dinâmica da empresa. Indiferente das peculiaridades de cada empresa, o profissional deverá ser
extremamente organizado e metódico.
Uma dica importante a guarda de documentos é a criação de categorias para classificar os documentos.
Por exemplo, um fichário com comprovantes de pagamento pagos separados por categorias como aluguel,
condomínio, impostos e taxas e faturas de energia elétrica. Ainda, poderá subdividir as categorias por anos.
A utilização de recursos visuais para promover a facilidade na busca de determinado arquivo é
fundamental. O uso de cores para pastas de diferentes assuntos e a correta identificação com etiquetas e rótulos em
pastas, caixas e gavetas auxiliará na agilidade na gestão documental. Devemos lembrar que um dos conceitos mais
importantes do arquivo é justamente a precisão.
A criação de planilhas eletrônicas também ajuda na organização e na busca de arquivos, ainda mais se
tratando de documentos numerados, onde é necessário a criação de uma lista-índice. Dito isso, o arquivo deverá
ser organizado em ordem alfabética ou numérica, conforme o tipo de documento armazenado.
E por fim, para facilitar o manuseio das pastas (como as suspensas, por exemplo) deixe um espaço entre
elas. Respeite a capacidade que cada pasta possui, não sobrecarregando-a. Dessa forma evita a danificação do
material de trabalho.

1.5 Natureza dos arquivos

Os arquivos podem ser classificados de acordo com a sua natureza, como:
 Público - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou
municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.
 Institucional - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas,
sociedades e associações. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.
 Comercial - arquivo de firmas, corporações e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório
de engenharia ou de um banco.
 Familiar ou Pessoal - diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente.
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REFERÊNCIAS
https://arquivar.com.br/como-organizar-arquivos-de-uma-empresa-confira/
https://arquivar.com.br/servico/organizacao-de-arquivos/
https://alexanderalmeida.wordpress.com/2011/04/16/regras-de-alfabetacao/
https://pt.wikihow.com/Organizar-os-Pap%C3%A9is-de-um-Escrit%C3%B3rio
ABRUZZI, Ana Paula. Casa do Concurseiro – Arquivologia (Ministério Público).
ETERNO, Darlan. Casa do Concurseiro – Arquivologia (TCE).

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