Como fazer um plano de comunicação interna

Índice

Introdução

Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno

Passo 2 - Organizar o plano de comunicação

Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência

Introdução

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A comunicação interna existe sempre, mesmo que a sua empresa

nunca tenha definido uma política de comunicação. As conversas de

corredores ou durante a pausa

para café são um espaço privilegiado para a comunicação interna.

A diferença é que uma política de comunicação interna é uma forma

eficaz de combater rumores,

estimular o envolvimento dos seus empregados nos projectos da

empresa e instaurar um clima de confiança.

Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno

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Não se esqueça que, comunicar é antes de tudo, ouvir. Para

conhecer as percepções e expectativas dos empregados, escute-os.

Ao fazer isto, está a executar

o diagnóstico da sua empresa e simultaneamente a valorizar os

seus empregados.

Antes de avançar com o plano de comunicação interna, deve

procurar conhecer o estado social da sua empresa:

Saiba quais são as expectativas dos seus empregados em relação à

empresa e ao seu futuro no seio desta

Analise se a política interna tem sido coerente com a política

geral da empresa e a sua cultura

Se o tipo de veículos de informação que têm sido utilizados para

a comunicação interna estão adequados aos alvos ou se nem sequer

existem

O diagnóstico interno pode se realizado através um questionário

claro, neutral, lógico e progressivo (sempre do geral para o

particular). Este tipo de acção

é mais fácil de executar numa pequena empresa, mas para

estruturas com mais de 200 empregados é preferível optar por um

sistema de amostragem representativa

segundo o método de quotas. A amostragem deve ser composta no

mínimo por 60 pessoas e representar a população de conjunto em

termos de sector, cargo, idade

e sexo. O documento deve ser curto e pedagógico.

As visitas aos sectores da empresa permitem a apreensão de

algumas situações e as entrevistas, em ambiente formal, dirigidas

pelo responsável de comunicação

ou de uma consultora externa, são outros meios de executar o

diagnóstico interno.

A postura da direcção no que refere à comunicação interna também

é um foco de análise, nomeadamente nas seguintes questões:

Qual o papel da direcção na transparência da informação?

As chefias têm um papel importante na divulgação da informação?

A direcção apoia claramente as chefias nesta acção?

As intenções expressas são alteradas na gestão do dia-a-dia?

Por último, é importante perceber qual a identificação da cultura

da empresa e de que modo ela é percebida por todos os

colaboradores internos. A história,

as actividades, os valores e os sinais que a identificam, tornam

a cultura de cada empresa única e toda a sua comunicação deve

transmiti-la.

Após a análise, os resultados devem ser apresentados à equipa que

vai desenvolver o plano de comunicação.

Passo 2 - Organizar o plano de comunicação

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A partir do diagnóstico interno devem ser identificados os pontos

fortes e fracos da actual política de comunicação, da cultura da

empresa, as percepções

e perspectivas dos empregados. Identificados estes aspectos, a

direcção deve reunir-se com a equipa para definir de forma

participativa os objectivos da

comunicação interna.

A identificação dos alvos da comunicação interna é essencial para

o sucesso deste projecto. Lembre-se que a sua empresa é

constituída por várias pessoas

e grupos. Quando transmite uma mensagem é fundamental definir a

quem se dirige. Por exemplo, se pretende comunicar com um grupo

de funcionários com um

nível de instrução muito baixa, não terá sucesso se o fizer

utilizando uma linguagem complicada.

Só depois se partirá para a definição dos objectivos da política

de comunicação interna e será a partir daqui que deverá estudar

os meios a utilizar no

plano de comunicação.
Na definição dos objectivos é preciso não esquecer que para ser

facilmente executável, a política de comunicação deve ser:

Transparente: não pode existir uma situação de secretismo

Simples: para ser de fácil execução

Realista: porque caso não seja reconhecida, dificilmente será

aceite

O plano de comunicação só terá sucesso se houver um compromisso

real por parte da direcção e se os meios escolhidos forem

adequados aos seus objectivos

e públicos.

É importante definir quem é que vai dirigir este plano de

comunicação. Nas grandes organizações é cada vez mais comum o

cargo de director de comunicação.

Em empresas de menor dimensão o cargo não existe e a situação de

quem será responsável é menos clara. Muitas vezes, as funções

acabam por ser desempenhadas

pelo departamento de marketing ou de recursos humanos ou por um

dos administradores. Outra hipótese é recorrer a uma agência de

comunicação que apoie a

empresa nesta área.

A administração tem de definir um orçamento para a comunicação

interna, cabendo ao responsável pela gestão do plano apresentar

para aprovação um caderno

de encargos para cada uma das acções que pretende desenvolver.

Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência

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Definidos os objectivos do plano de comunicação, cabe ao

responsável pela gestão do plano, identificar os suportes mais

eficazes para tornar a comunicação

uma ferramenta do dia-a-dia.

A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do

orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de

comunicação. Podem ser utilizados:

Meios orais

Meios escritos

Meios audiovisuais

Novas tecnologias

Pese as vantagens e dos custos, antes de definir aquele que

considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma

determinada situação:

Reunião

Vantagens: É um dos meios mais eficazes para comunicar de forma

activa nas PME. É imediato e transmite informação de referência.

Desvantagens: Excesso de reuniões acaba por provocar

desinteresse.

Nota de serviço

Vantagens: Transmite uma informação muito precisa. Envolve as

chefias e permite uma comunicação mais dirigida.

Desvantagens: Custo de redacção e reprodução.

Flash de informação

Vantagens: Ideal para dar a conhecer um resultado ou uma mudança.

Desvantagens: Reprodução.

Placard

Vantagens: Simples, fácil gestão e adequado para todo tipo de

mensagens. Indicado para informar aspectos legais e acções da

empresa.

Desvantagens: Custo variável (depende se utiliza designers ou

placards luminosos por exemplo).

Folheto

Vantagens: Dá a conhecer as novidades da empresa e todas as

acções. Chega a toda equipa.

Desvantagens: Dispendioso.

Manual de acolhimento

Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus procedimentos.

Facilita a integração.

Desvantagens: Leva tempo a sistematizar.

Carta ao pessoal
Vantagens: Documento assinado pelo administrador ou director

focando aspectos importantes da vida da empresa. Dirigida e

personalizada. Eficiente no combate

aos rumores.

Desvantagens: Pode ter interpretações erradas, se não for

objectiva.

Inquéritos

Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa. Permite a expressão

das opiniões dos colaboradores.

Desvantagens: Tempo na realização e análise.

Caixa de sugestões

Vantagens: Encoraja o espírito de iniciativa, a criatividade e a

participação. Possibilidade de todos os colaboradores darem

sugestões.

Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e consulta das

sugestões regularmente.

Jornal da empresa

Vantagens: Pode ser distribuído na empresa e para o domicílio de

todos os colaboradores. Considerado por muitos como um canal de

comunicação interno de

referência. Numa PME, a sua dimensão pode não justificar,

sobretudo pelos encargos financeiros. Mas, uma versão "caseira"

de algumas folhas A4 com notícias,

fotocopiadas e distribuídas na empresa, já é possível fazer. O

mais importante é quem escreve e a capacidade que tem de captar a

atenção dos leitores.

Desvantagens: Dispendioso. Envolvimento de recursos humanos

especializados (jornalistas ou assessor de imprensa). Tempo de

redacção, paginação, impressão

e distribuição.

Intranet

Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequenas, médias e

grandes dimensões. Permite a circulação rápida de informação e

pode facilitar os processos

burocráticos. Uma ferramenta do século XXI.

Desvantagens: Variam consoante o grau de informatização da

empresa.

E-mail

Vantagens: É uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas

de várias dimensões, sobretudo por aquelas que não têm uma

Intranet. É um meio rápido e

barato de envio de uma newsletter interna ou uma informação

flash.

Desvantagens: É necessário a existência de um programa

informático que permita o acesso a toda a empresa.

Bibliografia

Almeida, Vítor; A Comunicação Interna na Empresa; Práxis

Béon, Philippe; Como Desenvolver a Comunicação na Empresa;

Publicações Europa-América

Referências

APECOM (Associação Portuguesa das Empresas de Conselho em

Comunicação e Relações Públicas);

www.apecom.pt

Autor: PME Negócios