Arquivologia - Tec Adm - 1 de 1

Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01
Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff
Introdução . ...................................................................................... 01
O gerenciamento da informação e a gestão de documentos . ....................02
Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação;
preservação, conservação e restauração de documentos. ........................ 22
Bibliografia . ...................................................................................... 30
Introdução
Prezado Aluno,
Bem vindo à segunda e última aula do Resumão de Arquivologia para Técnico

Administrativo do MPU.
Hoje iremos tratar dos assuntos gerenciamento da informação e a gestão de

documentos; tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; auto-
mação; preservação, conservação e restauração de documentos.
Não esqueça, participe do Fórum de dúvidas!
Chega de papo e mãos à obra...
Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

O gerenciamento da informação e a gestão de documentos
A ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
Antes de entrarmos na gestão de documentos propriamente dita, é necessário

falarmos sobre a organização de arquivos, que consiste basicamente no
desenvolvimento de quatro etapas de trabalho:
1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de

informações acerca da documentação do arquivo.
Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero dos

documentos (textuais, iconográficos, informáticos etc.), as espécies
documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de
conservação do acervo, os recursos humanos da instituição, enfim, todos
os dados relevantes para o arquivo da instituição.
2- Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, será
feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um
diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado.
Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas

existentes na administração que impedem o correto
funcionamento do arquivo.
3- Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em

consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da
organização. Esse plano deve levar em consideração os seguintes
elementos:
a) posição do arquivo na estrutura organizacional da

administração – recomenda-se que seja a mais alta possível;
b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em

fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?);
c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo, nos

casos de descentralização;
d) definição dos métodos de arquivamento;
e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;

f) necessidades de recursos humanos;
g) escolha das instalações e equipamentos;
h) constituição de arquivos intermediários e permanentes.
4- Implantação e acompanhamento: implementação do plano de

arquivo na instituição em conjunto com testes de procedimentos,
rotinas, normas, formulários etc.
A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante

dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades
ou falhas no sistema arquivístico.
Agora, podemos falar da gestão de documentos.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão documental é conceituada pelo art. 3º da Lei nº 8.159/91, da

seguinte forma: “Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Podemos traduzir a definição acima como sendo todas as atividades que

envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediária,
visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Segundo a doutrina, dentro da gestão de documentos destacam-se três fases

básicas: produção, utilização e destinação.
Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em

decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o
arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos
essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias
desnecessárias.
Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento,

classificação, registro, distribuição e tramitação), expedição, organização e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além
disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à
recuperação de informações.

Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação

dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus
prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo
permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a
instituição.
Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as

fases da gestão de documentos no quadrinho abaixo:
• elaboração dos documentos em decorrências

das atividades da instituição
Produção • criação de documentos essenciais à
administração, evitando duplicação e emissão
de vias desnecessárias
• protocolo, classificação, organização e
Gestão de
arquivamento durante a idade corrente e
Documentos
Utilização intermediária
• normas de acesso à documentação e
à recuperação de informações
• análise e avaliação dos documentos (valor)
Destinação • definição de quais serão objeto de arqui-
vo permanente e quais serão eliminados
GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes devem permitir

aproveitar, ao máximo, a informação disponível e necessária à tomada de
decisões, aumentando, assim, a eficiência administrativa.
Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do

arquivo:
1) Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação)

2) Expedição
3) Arquivamento
4) Empréstimo e consulta
5) Destinação
ATIVIDADE DE PROTOCOLO
A primeira atividade na gestão de documentos correntes é o protocolo.

Sabemos que os documentos em fase corrente são aqueles necessários às

atividades desenvolvidas na instituição. Dessa forma, as unidades de protocolo
executam os procedimentos de recebimento, classificação, registro e
movimentação dos documentos – constituindo verdadeiras portas de entrada
para a informação.
Ou seja, o protocolo envolve atividades como recebimento e expedição de

correspondências, classificação dos documentos recebidos em ostensivos ou
sigilosos, distribuição de documentos etc.
Portanto, aí vai uma dica importante para responder questões sobre protocolo:
sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificação, Registro
e Movimentação dos documentos. (para lembrar Æ ReClaReMo)
No protocolo é utilizado o instrumento chamado código de classificação, que

é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício
de suas funções e atividades.
Atenção: vale a pena destacar que algumas questões do Cespe afirmam que o
protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos. Apesar de a
doutrina classificar a atividade expedição como sendo distinta da “atividade
protocolo”, a expedição é executada pelo “departamento de protocolo” da
empresa.
Portanto, cuidado! Se a questão afirmar que o protocolo executa as

atividades de recebimento, classificação, registro, movimentação e expedição
(porta de saída) considere-a correta.
Dentre das atividades do protocolo encontra-se a classificação dos

documentos, nesse ponto, vamos lembrar os documentos ostensivos e
sigilosos.
A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não

prejudica a administração. Por outro lado, consideram-se sigilosos os
documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e
divulgação.
Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve:
• separar o que é de caráter ostensivo do que é de caráter sigiloso

(Classificação);

• encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos

destinatários (Movimentação);
• abrir os documentos de caráter ostensivo e, a partir da sua leitura,

interpretar e classificá-los com base no código de assuntos, se for o caso
(Classificação); e
• encaminhar os documentos de caráter ostensivo ao setor responsável

(Movimentação).
Observe, então, que o protocolo deve tomar conhecimento do conteúdo de

documentos ostensivos, contudo, não pode tomar conhecimento do
conteúdo de documentos sigilosos.
ATIVIDADE DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
Já vimos que alguns documentos têm valor temporário, enquanto que outros
têm valor permanente. Além disso, alguns deles são frequentemente
utilizados, enquanto outros nem tanto.
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso, surge a

necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos.
Essas três atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos,

de acordo com seus valores informativo e probatório.
Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:
• Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por

serem de importância vital para a organização.
• Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de

não serem vitais, a informação que contêm deve ser preservada em
caráter permanente.
• Temporários: podem ser descartados, após determinado prazo, quando

cessa o valor do documento.
É evidente que a eliminação de documentos, não pode ser feita

indiscriminadamente. Dessa forma, há pontos-chave que sempre devem ser
observados:
• importância do documento com relação aos valores administrativo, fiscal

ou legal (=primário) ou informativo, probatório (=secundário);

• possibilidade e custos de reprodução (e.g. microfilmagem);
• espaço, equipamento utilizado e custos de arquivamento;
• prazos de prescrição e decadência de direitos, de acordo com a legislação

vigente; e
• número de cópias existentes.
Ainda, segundo o artigo 9º da Lei nº 8.159/91, “A eliminação de documentos

produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica
esfera de competência.”
INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃO
Nas atividades de avaliação e destinação, são utilizados os instrumentos de

destinação, que são os atos normativos elaborados pela organização, nos
quais são fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos
documentos.
Os dois principais instrumentos de destinação são:
• Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos

devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou
recolhidos aos arquivos permanentes. Além disso, estabelece os
critérios para recolhimento no arquivo permanente e eliminação.
Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia

estar definido que os cartões de ponto deveriam ser conservados por
sete anos no Serviço de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos
de prestação de serviços de limpeza deveriam ser conservados em
caráter definitivo no arquivo permanente.
• Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de

documentos a serem eliminados de uma só vez e que necessita ser
aprovada pela autoridade competente.
Agora, vamos ver como são utilizados os instrumentos de destinação dentro da

rotina para a destinação de documentos na fase corrente que engloba as
seguintes atividades:

1. verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de

acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade;
A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a

partir de prazos e critérios para recolhimento e eliminação.
2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;
Para proceder com a destinação é preciso verificar, na tabela de

temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos.
3. registrar os documentos a serem eliminados;
As listas de eliminação, como vimos, relacionam os documentos a serem

eliminados.
4. proceder à eliminação;
O ato de eliminar os documentos também faz parte da fase de destinação.
5. elaborar termo de eliminação;
O termo de eliminação é o instrumento do qual consta o registro de

informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de
guarda.
6. elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; e
De forma semelhante à lista de eliminação, existem as listas de

transferência (documentos destinados à fase intermediária) e as listas de
recolhimento (documentos destinados à fase permanente).
Falaremos, adiante, sobre as diferenças entre recolhimento e transferência.
7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.
Permitir que os documentos passem ao arquivo intermediário também faz

parte da fase de destinação.
ARQUIVAMENTO
O Arquivamento consiste no conjunto de operações destinadas ao

acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

Obs.: Acondicionamento são as formas de embalagem ou guarda de

documentos visando à sua preservação e acesso.
Antes de falar sobre o arquivamento e suas técnicas, temos que lembrar que a
gestão de documentos é composta por três grandes fases:
1.Produção;
2.Utilização; e
3.Avaliação e Destinação.
Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as
diferentes atividades estão distribuídas entre as fases:
Observando a figura acima, é possível perceber que o ciclo de gestão de

arquivos é um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produção),
desenvolvimento (utilização) e morte (avaliação e destinação).
Nesse contexto, é dentro da fase de utilização que a maioria das funções do

documento são exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado,
consultado etc.).
A atividade de arquivamento representa o conjunto das operações destinadas

ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.
Dessa forma, antes de arquivar, é preciso classificar, ou seja, analisar e

identificar o conteúdo dos documentos, selecionando a categoria de assunto
sob a qual devem ser arquivados e determinando o código para a sua
recuperação.

O arquivamento é uma das atividades mais importantes dentro da gestão

arquivística, pois é fundamental para a organização ser capaz de armazenar
suas informações e recuperá-las no momento desejado.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodológica e

mecânica, em relação à qual os documentos devem ser organizados. Ou seja,
todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam
eficientemente arranjados. Os problemas que a instituição pode enfrentar não
são inerentes ao sistema em si, mas são devidos a escolhas erradas, frente às
características e necessidades dessa instituição.
Nesse contexto, é importante que o método de arquivamento escolhido esteja

alinhado às necessidades e às características da organização. Assim, os
métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Antes de entrar em cada um dos métodos de arquivamento, é importante

ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
• Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita

diretamente no local onde se acha guardado.
Por exemplo, se você procura por um documento endereçado ao João e

os documentos estão organizados alfabeticamente basta ir à letra “J”
para encontrá-lo.
• Sistema indireto é aquele em que, para se localizar um documento, é

preciso, antes, consultar um índice ou código.
Os principais métodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes

classes: métodos básicos e métodos padronizados.
Os métodos básicos são os mais utilizados e são baseados nos elementos de

ordenação como o nome, local, número, data e assunto.
Já, os métodos padronizados utilizam outros elementos de ordenação (p.ex.:

cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessórios especiais para sua
organização.

Listamos abaixo os principais métodos de arquivamento:
Alfabético
Geográfico
Simples
Numérico Cronológico
Métodos Dígito-terminal
Básicos Enciclopédico
Alfabéticos
Dicionário
Ideográficos
Duplex
(Assunto)
Numéricos Decimal
Unitermo
Variadex
Automático
Métodos
Soundex
Padronizados
Mnemônico
Rôneo
Dentre os métodos de arquivamento o método alfabético é o mais simples

de todos e o mais cobrado em provas.
Esse método é direto, e tem como elemento principal o nome. As fichas e

pastas são dispostas na ordem alfabética, respeitando as regras gerais de
alfabetação e ordenação (falaremos adiante sobre essas regras).
Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, se comparado aos

demais. Contudo, pode gerar erros de arquivamento quando o volume
de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual que pode causar.
Para efetuarmos o arquivamento precisamos conhecer as regras de

alfabetação. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os
métodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso.
São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade, pois a
maioria delas é bem intuitiva):
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois

o prenome.
Barbosa, João
Cabral, Pedro
Aníbal
Bernardo
Atenção: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem

alfabética do prenome.
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por

hífen não se separam.
Castelo Branco, Vitor

Monte Alegre, Carlos
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São

seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Santa Rita, Flávia

São Paulo, Carlos
São Pedro, Felipe
4. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação

de sobrenomes iguais.
Silveira, R. Sil-
veira, Ricardo
Silveira, Roberto
5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são
considerados.
Albuquerque, Rosana d’
Almeida, Pedro de
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome,
mas não são considerados na ordenação alfabética.
Costa Filho, Jorge da

Costa Neto, Jorge Damas-
ceno Sobrinho, Carlos

Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados

quando servirem de elemento de distinção.
7. Os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o

nome completo, entre parênteses.
Helena, Maria (Doutora)

Marques, Armando (Juiz)
Marques, Sílvia
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo

nos casos de nomes espanhóis e orientais (veja as regras 10 e 11)
Boy, John
Freud, Sigmund
Jung, Carl Gustav
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O

mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando
escritas com letra maiúscula.
Capri, Guilio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
O’Brian, Michael
Atenção: muito cuidado para não confundir com a regra 5.
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,

que corresponde ao sobrenome de família do pai.
Arco y Molinero, Angel del

Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são

registrados como se apresentam.
Li Xian Xin
Li Yutang
Yong Po Yuan
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições

que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos
sejam colocados entre parênteses após o nome.
Colegial (A)
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)
Monte Verde Peças e Acessórios
13. Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e

assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV)

Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo)
Congresso de Geologia (3º)
Além das regras de alfabetação, temos que ter em mente as regras de

ordenação. Podemos ordenar os itens de duas formas:
1. Letra por letra
Monte Claro
Monte Dourado
Monteiro
Monte Triste
2. Palavra por palavra
Monte Claro
Monte Dourado
Monte Triste
Monteiro
Outro método básico de arquivamento, muito cobrado em provas é o

denominado geográfico.
É um método direto, cujo elemento principal é o local.
Esse método pode ser ordenado de duas formas:

1. Nome do estado, cidade e correspondente
Amazonas Manaus (capital) Luiz

Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Luiz
Rio de Janeiro Campos Alberto
Rio de Janeiro Campos Luiz
São Paulo Lorena Luiz
São Paulo São José dos Campos Souza, Carlos
Atenção: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente às

outras cidades de um mesmo estado.
2. Nome da cidade, estado e correspondente
Campos Rio de Janeiro Alberto

Campos Rio de Janeiro Luiz
Lorena São Paulo Luiz
Manaus (capital) Amazonas Luiz
Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Luiz
São José dos Campos São Paulo Souza, Carlos
Atenção: a regra das capitais não se aplica a esse tipo de ordenação.
Por último, vamos falar sobre o método ideográfico (=por assunto). Esse
método tem como elemento principal o assunto.
Exemplo: Admissão de Pessoal

Assistência Jurídica
Imóveis
Atenção: Não podemos confundir assunto com os tipos físicos dos

documentos (espécies documentais), como correspondências, memorando,
telegramas e relatórios. Estes podem até servir de subdivisão auxiliar,
contudo, não são assuntos.

Assistência Jurídica
- Correspondências
- Pareceres
Imóveis
Da mesma forma, não podemos confundir assunto com a procedência dos

documentos, que pode, no máximo, ser utilizada como subdivisão.


- Departamento de Vendas
- Fábrica Alvorada
- Fábrica Primavera
Assistência Jurídica Imó-
veis
Atenção: não existe um esquema padronizado de classificação por assunto,

cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu
próprio plano de classificação.
Por fim, para terminar com esse assunto, vamos falar, rapidamente, sobre os
tipos de arquivamento.
A posição em que são dispostos fichas e documentos distinguirá os tipos de

arquivamento em horizontal e vertical.
No tipo horizontal, os documentos são colocados uns sobre os outros e

arquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse método muito utilizado
para arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivos
permanentes (onde a frequência de uso é menor).
Note que para consultar qualquer documento é necessário retirar os que se

encontram sobre ele, dificultando a localização rápida das informações – por
esse motivo, o uso do arquivamento horizontal é desaconselhável na fase
corrente dos arquivos (onde a frequência de uso é maior).
Já o arquivamento vertical é caracterizado pela disposição dos documentos um

atrás do outro, permitindo a rápida consulta, sem necessidade de remover
outros documentos.
GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS E

PERMANENTES
Na fase de avaliação e destinação, os documentos são analisados em função

do valor e da frequência de uso. Essas duas variáveis definem qual será o
destino do documento: transferência para o arquivo intermediário,
recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação.

O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:
Valor Frequência de uso Destino
permanece no arquivo
com valor primário alta
corrente
transferência para o
com valor primário baixa
arquivo intermediário
sem valor primário, mas recolhimento para o

baixa
com valor secundário arquivo permanente
sem valor primário e

eliminação -
secundário
Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, até
agora, estávamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo,
são bem diferentes: transferência e recolhimento.
Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário.
Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente.
Obs.: Também caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermediário

para o permanente.
Enfim, se o destino do documento é o arquivo permanente estamos tratando

de recolhimento, se for o arquivo intermediário estamos falando de
transferência.
Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferências:

permanente e periódica.
A transferência permanente ocorre em intervalos irregulares e exige,

quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o
documento deverá ser transferido.
A transferência periódica, por sua vez, ocorre em intervalos

determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de três tipos:
1. Transferência em uma etapa: os documentos com valor secundário são

recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar
pelo “limbo”. Ou seja, é a mesma coisa que recolhimento.
2. Transferência em duas etapas (= dupla capacidade, transferência múltipa

ou método do ciclo): os documentos são transferidos para o arquivo
intermediário, onde permanecem por determinado período e,
finalmente, se considerados com valor secundário, são recolhidos para o
arquivo permanente.
3. Transferência de mínimo e máximo: os documentos compreendidos

entre um intervalo de datas (mínimo e máximo) são transferidos
para o arquivo intermediário.
Ou seja, ao atingir um prazo mínimo, o documento é transferido para o

arquivo intermediário, depois de passar de um prazo máximo, é
recolhido para o arquivo permanente ou eliminado.
Importante! Perceba que recolhimento é um tipo de transferência.

Cuidado, pois a banca pode tentar confundir você.
Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver:
Permanente
(intervalos irregulares)
uma etapa recolhidos diretamente

(=recolhimento) para o arquivo permanente
passam, primeiramente,
Transferência
duas etapas pelo “limbo” (arquivo
Periódica
intermediário)
(intervalos
quando compreendidos
determinados)
entre um intervalo de datas
mínimo e
(mínimo e máximo), são
máximo
transferidos para o arquivo
intermediário
Prazos de guarda
Esse é assunto bem simples que frequentemente cai em provas. Os prazos de

guarda são baseados em estimativas de uso, em que documentos deverão
ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim dos quais
a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou
eliminação).

Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades de

cada documento, determinam os prazos em que os documentos devem ser
mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, recolhidos aos arquivos
permanentes ou eliminados.
Ou seja, os prazos de guarda são definidos nas tabelas de temporalidade e

variam de acordo com o tipo de documento em questão.
Por exemplo, notas fiscais de compras de matéria-prima podem ficar

armazenadas por um período de tempo diferente dos cartões de ponto dos
empregados.
Tudo isso pode depender de diversas variáveis administrativas, legais e fiscais.
ADMINISTRAÇÃO DO ARQUIVO PERMANENTE
Os arquivos passam por uma evolução que os afasta cada vez mais de seu
objetivo primário, diminuindo seu valor primário (=administrativo, legal ou
fiscal) e aumentando seu valor secundário (=informativo, probatório, histórico
ou cultural).
Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem
constituir peças fundamentais para a história da organização e de toda a
sociedade.
É nesse estágio que surge o arquivo permanente.
A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar,

descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia.
De uma forma geral, as atividades de um arquivo permanente podem ser

classificadas em quatro grupos:
• Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos

no arquivo permanente.
• Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a localização

dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgação.
• Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu lugar de

guarda.
• Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos documentos.

Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um

mnemônico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar?
Descrição – Conservação – Referência – Arranjo
A administração do arquivo permanente é bastante complexa, talvez mais

complexa que a de arquivos correntes e intermediários.
A razão disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar

documentos emanados de diversos órgãos, de muitas subdivisões
administrativas e de numerosos funcionários individuais.
Lembra quando falamos sobre centralização e descentralização de arquivos

correntes?
Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois é o

resultado da contínua reunião de documentos enviados pelos diversos arquivos
correntes e intermediários.
Dessa forma, ao tratar da documentação de caráter permanente, deve-se

sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=princípio do
respeito aos fundos) que afirma que o arquivo produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado
aos de outras entidades produtoras.
O fato de o arquivo permanente ser constituído de diversos fundos faz

necessária a análise de quais unidades administrativas irão constituir cada
fundo.
A escolha desses fundos é estabelecida de acordo com a conveniência de cada

situação, contudo, pode ser feita a partir de dois critérios.
1. Estrutural: fundos são constituídos pelo agrupamento dos documentos

provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
Por exemplo, seria constituído um fundo para cada órgão: Ministério

de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energética – EPE, agência
Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc.
2. Funcional: fundos são constituídos por documentos reunidos de acordo

com sua semelhança temática, provenientes de diversas fontes
geradoras de arquivo.

Por exemplo, poderíamos constituir um único fundo relacionado à

atividade comum a todos os órgãos: “Energia” (Ministério de Minas e
Energia, Empresa de Pesquisa Energética – EPE, agência Nacional de
Energia Elétrica – ANEEL etc.)

Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem;

automação; preservação, conservação e restauração de documentos.
Já vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer

gênero (=a configuração que assume um documento, dependendo do sistema
de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo). Ou seja, o documento
pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.
O arquivo também é composto de documentos que podem ser confeccionados

por diversos tipos de material, sobre os quais as informações são registradas
(=suporte).
São exemplos disso: papel, filme, disco ótico, disco magnético etc. Destes,
daremos especial atenção a um tipo específico de suporte, o microfilme.
Para que você não confunda os gêneros de documentos. Vamos ajudá-lo a

recordar os mais importantes:
• escritos ou textuais: textos manuscritos, datilografados ou impressos;
• cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas ou de

engenharia (mapas, plantas, perfis etc.);
• iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como

fotografias, diapositivos, desenhos etc.;
• filmográficos: películas cinematográficas e fitas magnéticas de

imagens, com ou sem sonorização, contendo imagens em movimento;
• sonoros: registros fonográficos (discos e fitas magnéticas);
• micrográficos: documentos resultantes de microrreprodução de

imagens (microfilme, microficha, rolo etc.); e
• informáticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais

(disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.).
Muitas vezes, dentro do ciclo de vida de um documento, o suporte pode ser

alterado devido a questões funcionais, administrativas ou legais. Por exemplo,
podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espaço ou
garantir a preservação de originais passíveis de destruição.

Nesse sentido, é preciso observar que a adoção de recursos tecnológicos para

alteração do suporte da informação requer a observância de determinados
critérios:
1. questões legais concernentes à alteração do suporte, observando-

se as garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, as
especificações e os padrões de qualidade estabelecidos pela legislação
brasileira e por organismos internacionais;
2. capacidade de recuperação das informações antes e depois de

processar a alteração do suporte;
3. custo da operação;
4. definição da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da

reprodução, a durabilidade do novo suporte e o acesso à
informação;
5. existência de depósitos e equipamentos de segurança que venham a

garantir a preservação do novo suporte.
Ou seja, organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo

da viabilidade econômica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaço
e recursos financeiros do órgão, além do cálculo dos equipamentos, materiais e
acessórios necessários.
Deve-se, ainda, verificar as instalações dos arquivos de segurança, bem como

as condições de tratamento técnico, armazenamento e acesso às informações.
Somente a partir desses procedimentos, recomenda-se propor as eventuais

alterações de suporte documental.
MICROFILMAGEM
A microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em

formato micrográfico (microfilme ou microficha).
A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a

economia de espaço. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma
maior; é, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de
um documento qualquer.
Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos:

• economia de espaço;
• acesso fácil e rápido;
• segurança e garantia da confidencialidade das informações; e
• durabilidade.
A regulamentação desse processo reprográfico está na Lei no 5.433/68 e no

Decreto no 1.799/96. A própria legislação trás a definição de microfilme e do
processo de microfilmagem:
O art. 1º da Lei no 5.433/68 fala que: “É autorizada, em todo o território

nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados,
estes de órgãos federais, estaduais e municipais.”
Já o art. 1º do Decreto no 1.799/96 traz que: “A microfilmagem, em todo

território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968,
abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo,
Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou
privados, de pessoas físicas ou jurídicas.”
O mesmo decreto define no art. 2º que: “Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de
documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em
diferentes graus de redução.”
Outra disposição importante diz respeito à possibilidade ou não da eliminação

do documento depois de microfilmado, veja o que dizem os arts. 11 e 13 do
Decreto no 1.799/96: “Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo,
poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo
permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.”
(...)
“Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda perman-

ente,poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao
não
arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão
detentor.”
Ou seja, mesmo os documentos microfilmados devem obedecer aos critérios

estabelecidos de eliminação e guarda permanente. A microfilmagem não
autoriza por si só a eliminação do documento.

Outro ponto importante diz respeito aos efeitos legais do documento

microfilmado, veja o que diz o art. 1º, § 1º, da Lei no 5.433/68: “Os
microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as
cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos
efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.” (grifo nosso)
Ou seja, os documentos microfilmados produzem os mesmos efeitos dos

originais.
PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DOCUMENTAL
Os documentos podem sofrer degradação causada por diversos agentes,

normalmente classificados em:
• FÍSICOS Æ luminosidade, temperatura, umidade etc.
• QUÍMICOS Æ acidez do papel, poluição atmosférica, tintas etc.
• BIOLÓGICOS Æ insetos, fungos, roedores etc.
• AMBIENTAIS Æ ventilação, poeira etc.
Assim, o arquivo permanente, além da guarda, deve se preocupar também

com a preservação dos documentos da instituição, de forma a garantir que os
valores secundários (histórico e cultural, probatório e informativo), inerentes a
essa idade do arquivo, não sejam perdidos.
A preservação de documentos envolve três atividades: conservação,

armazenamento e restauração.
• O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos

documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado
físico em que foram criados.
• O armazenamento é a guarda ou acondicionamento de documentos

em depósitos.
• Já, a restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou

seja, a legibilidade do documento.
A preservação dos documentos se dá por meio de adequado controle ambiental

e tratamento físico ou químico, desta forma, procura-se prevenir a
deterioração dos documentos.

Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criação

e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação,
compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do
ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica,
procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por
água.
Há uma série de tratamentos e técnicas que podem ser utilizadas na

conservação dos documentos. Sendo as quatro principais operações de
conservação: desinfestação, limpeza, alisamento, restauração ou reparo.
• Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de

insetos.
• Higienização ou limpeza: Retirada, por meio de técnicas apropriadas,

de poeira e outros resíduos.
• Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço

inoxidável e expô-los à ação do ar com forte percentagem de umidade,
durante uma hora e, em seguida, passá-los a ferro, folha por folha.
• Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para

recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.
Atenção: apesar de alguns autores considerarem restauração como

atividade distinta da conservação, o Cespe considera essa atividade
como parte da conservação de documentos.
Podemos citar ainda outras técnicas:
• Climatização: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a

temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à
preservação dos documentos.
• Desacidificação: Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a

um mínimo de 7, com vistas à sua preservação.
• Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é

protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são
seladas.
• Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente

em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos,
fungos e outros microorganismos.

A conservação está diretamente relacionada ao local de guarda dos

documentos e às variáveis climáticas aos quais estão submetidos.
Não é importante para você entrar em detalhes técnicos de como conservar

documentos. Contudo, tenha em mente alguns pontos importantes, que, na
realidade, são bem intuitivos.
• Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimônia),

enquanto que a luz do dia deve ser evitada, pois acelera o
desaparecimento da tinta e enfraquece o papel.
• Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito

úmidos causam o aparecimento de mofo, o ideal é uma umidade
intermediária
(45%-60%).
• Temperatura: não deve sofrer muitas oscilações – ambientes muito

quentes podem destruir a fibra do papel.
Ou seja, o ideal sempre é o meio termo: nem muito frio, nem muito quente;
nem muito seco, nem muito úmido. A única exceção é a luminosidade, que
sempre deve ser pouca.
RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS
Esse é um assunto não muito cobrado, contudo, vamos dar uma passada
rápida em alguns dos vários métodos existentes para restaurar documentos.
O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao

envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente – mofo,
pragas, gases, manuseio – sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e
flexibilidade, e sem que aumento o volume e o peso.
Vamos uma breve descrição dos principais métodos de restauração (não se

preocupe em gravar os detalhes de cada um, mas apenas quais são os
métodos de restauração):
• Silking
Esse método utiliza tecido de grande durabilidade, mas devido ao uso de

adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a
legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos
raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no
entanto, um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto

custo.
• Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o

que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e
flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que
é manual, tornam-se suscetíveis ao ataque de insetos e fungos,
além de exigir habilidade do executor.
• Tecido
Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino,

aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada
consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de
insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e
infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e flexibilidade.
• Laminação
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma

folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, prensado sob
pressão e temperatura elevada.
A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas
sem a perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à
ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser
removida com água e sabão.
O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A

aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil
obtenção. O material empregado na restauração não impede a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as
características da laminação são as que mais se aproximam do
método Ideal.
• Laminação manual
Utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não

empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Esta,
ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada
semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o
papel de seda.
A laminação manual, também chamada de laminação com solvente,

oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos
para instalar equipamentos mecanizados.
• Encapsulação
Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo

revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster
fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o
documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o
documento solto dentro das duas lâminas.
A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de

restauração de documentos.
Com isso terminamos nosso Resumão, esperamos que você tenha gostado.
Não esqueça estaremos com o Fórum aberto até a semana seguinte à

realização da prova, qualquer dúvida apareça por lá.
Um grande abraço,
Davi e Fernando.

Bibliografia
BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística.
BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio

de Janeiro: Ed. FGV, 2004.
Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.
Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações).
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.
SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro,

Ed. FGV, 2005.

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Resumão de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU – Aula 01

Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Bem vindo à segunda e última aula do Resumão de Arquivologia para Técnico

Hoje iremos tratar dos assuntos gerenciamento da informação e a gestão de

Não esqueça, participe do Fórum de dúvidas!

Chega de papo e mãos à obra...

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

O gerenciamento da informação e a gestão de documentos

A ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

Antes de entrarmos na gestão de documentos propriamente dita, é necessário

1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de

Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero dos

Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas

3- Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em

a) posição do arquivo na estrutura organizacional da

b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em

c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo, nos

d) definição dos métodos de arquivamento;

e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 2

f) necessidades de recursos humanos;

g) escolha das instalações e equipamentos;

h) constituição de arquivos intermediários e permanentes.

4- Implantação e acompanhamento: implementação do plano de

A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante

Agora, podemos falar da gestão de documentos.

A gestão documental é conceituada pelo art. 3º da Lei nº 8.159/91, da

Podemos traduzir a definição acima como sendo todas as atividades que

Segundo a doutrina, dentro da gestão de documentos destacam-se três fases

Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em

Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento,

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Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação

Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as

• elaboração dos documentos em decorrências

GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes devem permitir

Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do

1) Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação)

A primeira atividade na gestão de documentos correntes é o protocolo.

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Sabemos que os documentos em fase corrente são aqueles necessários às

Ou seja, o protocolo envolve atividades como recebimento e expedição de

No protocolo é utilizado o instrumento chamado código de classificação, que

Portanto, cuidado! Se a questão afirmar que o protocolo executa as

Dentre das atividades do protocolo encontra-se a classificação dos

A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não

Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve:

• separar o que é de caráter ostensivo do que é de caráter sigiloso

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• encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos

• abrir os documentos de caráter ostensivo e, a partir da sua leitura,

• encaminhar os documentos de caráter ostensivo ao setor responsável

Observe, então, que o protocolo deve tomar conhecimento do conteúdo de

ATIVIDADE DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO

Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso, surge a

Essas três atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos,

Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:

• Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por

• Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de

• Temporários: podem ser descartados, após determinado prazo, quando

É evidente que a eliminação de documentos, não pode ser feita

• importância do documento com relação aos valores administrativo, fiscal

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