1.

Defina um objetivo claro

Seu primeiro passo deve ser definir por que está elaborando um relatório de vendas. 

Você está medindo a eficácia de suas campanhas promocionais? Quer identificar

tendências interessantes nas vendas ao longo de um período? Ou seu relatório de vendas
foi elaborado para motivar sua equipe a ter um melhor desempenho?
Conhecer o objetivo do seu relatório de vendas vai te ajudar a coletar e analisar o
tipo certo de dados. 
Também é útil para determinar o escopo de seu relatório. Por exemplo, se você está
tentando entender a lucratividade de um determinado segmento de clientes.

Nesse caso, seu relatório de vendas deve se concentrar em quanta receita ele gerou para
sua empresa, quais estratégias foram empregadas para maximizar o lucro no passado e o
quanto foram eficazes.

2. Escolha a periodicidade

Você vai compartilhar todos os seus números de vendas desde o início da sua empresa?
Esse seria um relatório bastante extenso… 

Em vez disso, descubra em que período você deseja se concentrar. 

Será um relatório semanal, mensal, trimestral ou uma revisão de fim de ano? 

Lembre-se: definir um período ajuda a determinar o foco do relatório.
Por exemplo, um relatório anual permite que você analise as tendências mais amplas do
seu setor, os hábitos de compra dos clientes, os resultados das principais iniciativas de
marketing, lançamentos de novos produtos e variações sazonais.
A escolha de um período específico também permite que você faça comparações mais
precisas.
3. Determine as informações necessárias

Nesta etapa, você precisa decidir quais dados formarão uma imagem realista do
desempenho da sua equipe e podem ajudar a tomar decisões para que ela se mantenha
no caminho certo. 

A maioria dos relatórios de vendas, especialmente para a alta administração, deve

responder às seguintes perguntas-chave:

 As metas de vendas estão sendo cumpridas?

 Qual é a sua receita comparada às despesas para o período escolhido?
 Como as vendas da sua equipe se comparam aos períodos anteriores (trimestre
anterior, ano anterior, etc)?
 Quais produtos e serviços vendem mais?
 Quais produtos e serviços não estão atendendo às expectativas?
 Qual é a sua previsão de vendas para o próximo mês/trimestre/ano?
 Quais são as principais áreas de oportunidades?
 Quais são os principais desafios?
Talvez não seja preciso incluir todas essas informações em todos os relatórios de vendas
que você cria.
Especialmente se estiver apresentando a um único chefe de departamento, que pode estar
interessado em um campo restrito de dados. 

Porém, oferecer uma imagem mais abrangente do desempenho de vendas

geralmente é melhor que fornecer informações a menos.
4. Estabeleça o formato

A maneira como você apresenta os dados ao seu público é tão importante quanto os
próprios dados. 
É aqui que a representação visual dos dados pode ajudá-lo, tornando seu relatório de
vendas fácil de entender e analisar: use gráficos e tabelas para ilustrá-los.
Isso ajuda a destacar tendências importantes e apontar quaisquer problemas que possam
estar afetando suas vendas.

Além disso, o uso de recursos visuais pode ajudá-lo a criar um relatório de vendas
atraente, que prende a atenção.

Por exemplo, um gráfico em linhas pode ajudar a mostrar o aumento ou diminuição na

receita durante um período. 

Um gráfico em pizza pode ilustrar quanto cada produto contribui para as vendas totais,
enquanto os gráficos de barras podem ser usados para comparar o desempenho dos
vendedores.

5. Considere os dados sazonais

Ao analisar as informações para montar seu relatório de vendas, não esqueça de

considerar os dados sazonais.

No caso, aquelas informações que são impactadas por fatores externos, fazendo
com que sejam muito diferentes do usual.
Por exemplo, para uma indústria frigorífica, dezembro é um mês onde as vendas são muito
maiores, devido aos tradicionais churrascos de Natal e Ano Novo.

Nesse caso, comparar dezembro com novembro não é a melhor estratégia, sendo melhor
fazer a comparação com o mesmo mês, só que do ano anterior.