10

recursos
digitais que irão
te ajudar a ser
mais produtivo

Conheça ferramentas digitais que ajudarão

você a ser mais produtivo no dia a dia
Introdução
Você encontrará aqui 10 dicas, que não precisam ser
lidas e aplicadas de uma vez. A nossa recomendação
é que você leia rapidamente todas as dicas e depois
volte àquelas que realmente serão úteis pra você.

Como cada dica depende da sua aplicação, volte

e execute a organização aos poucos nos seus
dispositivos, acompanhando cada passo. Este é um
material para você ter como referência e você pode
voltar nele sempre que precisar.

A mágica da organização acontece na prática.

Então reserve um tempo para ir aplicando as dicas

ao seu dia a dia.
Como o digital pode
te ajudar a ter uma
vida mais produtiva
O digital já faz parte da nossa vida. Andamos com
o celular pra todo lado, levamos o computador na
mochila e podemos acessar informações de qualquer
lugar. Toda essa facilidade trouxe uma série de
benefícios para empreendedores e funcionários de
empresas, que hoje em dia podem ter ferramentas
super eficientes para fortalecer seus trabalhos, sem
precisar pagar muito por elas.
Acesso fácil a arquivos de
qualquer dispositivo, facilidade
de comunicação com clientes,
autonomia e liberdade para
trabalhar de qualquer lugar
- sabemos da importância
que essas ferramentas tem
para o dia a dia de trabalho.
Vale lembrar que não existem
ferramentas certas ou erradas,
existem aquelas que funcionam
pra cada um de acordo com a
demanda de trabalho. É claro
que algumas ferramentas tem
mais funções e por isso agradam
mais pessoas, como é o caso de
algumas que você verá neste
e-book.
Organizar é criar sistemas que funcionam e a
tecnologia pode ajudar muito neste processo, claro.
Podemos usar ferramentas online para gerir finanças,
organizar um evento, administrar tarefas, organizar
leituras, preparar apresentações, armazenar
informações, gerenciar compromissos, etc. Existem
muitas opções de aplicativos disponíveis e antes de
optar por um ou outro, é válido verificar os recursos
de cada ferramenta, se ela consegue centralizar as
atividades que você precisa, se a comunicação com
seus dispositivos é boa, se a sincronização é feita
rapidamente, se o acesso às informações é simples
e principalmente, se está te ajudando a obter mais
resultados. Testar é fundamental.

Algumas perguntas antes de escolher um aplicativo:

Este aplicativo fará com que o meu dia seja

mais produtivo?
Já possuo algum aplicativo que realiza uma
função similar?
Este aplicativo se comunica bem com meus
dispositivos (Mac, iPhone, iPad)?
Consigo aprender facilmente (com um curso ou
um tutorial na internet) como usar este aplicativo?

Para manter um dia a dia organizado, algumas pessoas

preferem concentrar todas as suas informações em
uma única ferramenta e outras preferem trabalhar
com ferramentas específicas e especializadas em uma
utilidade. Neste ebook você irá encontrar 10 recursos
que irão te ajudar a ter uma vida mais produtiva.
#01
Desafogue
a memória
do seu
computador usando
o Evernote ou o
Google Drive
Para não ocupar a memória do seu computador com
vários arquivos ou ainda, para ter a facilidade de
encontrar os seus documentos de qualquer lugar
onde você esteja (mesmo sem o seu computador em
mãos), uma boa alternativa é usar serviços como o
Evernote e o Google Drive. Ambos podem virar uma
extensão do seu cérebro, do seu trabalho e também
dos seus projetos. Isso significa, na prática, que você
não precisa mais ficar arquivando documentos no
computador se você pode usar o Evernote e o Google
Drive para isso. Ambos permitem que você salve
arquivos que já foram produzidos em outros locais
ou crie novos arquivos. Também é muito simples
compartilhar arquivos através desses aplicativos.
No Evernote os cadernos são como as suas pastas,
mas aqui você não pode incluir subpastas, apenas as
suas notas (que podem conter anexos). Já no Google
Drive você pode utilizar a mesma estrutura de pastas
e subpastas, como no seu computador.
#02
Use o
Feedly
para
gerenciar RSS
O Feedly é uma ótima opção para quem quer ler
todas as suas notícias em um local só. Você inscreve
seus blogs e sites preferidos e o Feedly armazena
os conteúdos novos à medida que eles vão sendo
publicados. Assim fica muito mais fácil administrar as
leituras e você pode separar um bloco de tempo para
ler tudo de uma vez, diária ou semanalmente.
#03
Esqueça
Bookmarks!
Use o
WebClipper do
Evernote!
Esqueça os Bookmarks. Quando você encontrar
algo interessante, capture com o Webclipper. Você
pode enviar artigos, imagens, capturas de tela e
posts de redes sociais diretamente para o Evernote,
onde será muito mais fácil de organizar e localizar a
informação em qualquer dispositivo. O Webclipper é
uma extensão para ser instalada no seu navegador.
Faça o download da ferramenta aqui.
#04
Use
sistemas de
agendamentos
para reuniões como o
Calendly e o Doodle
O Calendly é uma ferramenta que funciona bem se
você recebe um monte de pedidos de reunião de
pessoas que estão fora da sua empresa. Você cria
uma URL única e as pessoas escolhem datas e horas
com base na sua disponibilidade. O Calendly pode
ser sincronizado com seu Google Calendar ou Office
365. Este tipo de ferramenta evita uma enorme troca
de emails para tentar descobrir qual é o melhor
horário para uma reunião em meio a agenda cheia
dos participantes.

Sabe aquele vai e volta de troca de emails quando

as pessoas ficam tentando achar um horário para
marcar uma reunião? Esse vai e volta consome muito
tempo! Mas uma ferramenta de agendamento pode
ajudar. O Doodle é um app em português, onde
você insere os horários disponíveis e compartilha um
link com seus convidados. Eles vão marcar a data
de encontro e você recebe um email com a seleção.
Mais rapidez e praticidade.
#05
Administre
suas
postagens
com a Hootsuite
A Hootsuite permite que você seja muito mais
produtivo com as mídias sociais. Possui capacidade
de gerenciar todas as suas redes sociais e agendar
mensagens para publicação posterior, além de
oferecer inúmeras possibilidades de atividades nas
mídias sociais, como: engajamento, escuta, análise
e segurança.
#06
Planeje seus
projetos
individuais e
de equipe com o Trello
A ideia de um sistema de projetos é fazer com que todos
os próximos passos do plano da equipe ou individual
estejam em um local simples de acesso, com as informações
necessárias, de forma que o trabalho de todo mundo
possa ser otimizado. É incrível como a produtividade da
equipe melhora com um sistema desses estruturado.

É claro que em algumas empresas nem todos os setores

tem times, e sim só uma pessoa que dá conta de todas as
atividades do setor. Mas mesmo assim é importante que
todas as atividades daquele setor estejam listadas.

Sabendo das áreas de atuação da empresa e o que diz

respeito a cada uma dessas áreas, é hora de montar os
quadros. Uma forma simples de fazer isso é usando as
áreas como os próprios quadros dentro do time no Trello.
#07
Use o Canva
para auxiliar
com peças
gráficas
Redes Sociais, emails e ebooks são peças fundamentais
para empreendedores. O Marketing Digital é mais
importante do que nunca para quem quer expandir
sua mensagem e seus negócios. O Canva é uma
ferramenta linda que ajuda empreendedores a criar
artes bacanudas para suas redes sociais, cartões de
visita, ebooks, entre outros.
#08
O controle
das
finanças é
mais simples com o
Conta Azul
Com o Conta Azul o empreendedor pode fazer o
gerenciamento completo do seu negócio online,
monitorando receitas e despesas, gerando relatórios
de gestão empresarial, emitindo notas fiscais, emitindo
boletos, fazendo conciliação bancária, oferecendo
orçamentos e faturas profissionais, gerenciando
estoques e fazendo propostas comerciais. Vale para
o freelancer também!
#09
O IFTT pode
automatizar
tarefas pra
você
O IFTTT é um serviço para web, Android e IOS que
automatiza as coisas pra você. E é um salvador da
pátria, minha gente! Dá pra criar várias receitas
linkando os apps diversos que são usados no dia
a dia, assim não se perde tempo mais com coisas
bobas.

O IFTTT permite que você crie fluxos de trabalho simples

(denominados Applets) entre diversos aplicativos. Por
exemplo: se algo acontecer no Gmail, faça algo no
Instagram. Cada serviço registrado no IFTTT tem um
conjunto predefinido de acionadores e ações.

Um Applet é criado combinando-se o acionador de

um serviço (como o Gmail) com a ação de outro
serviço (como o Instagram).

Existem centenas de Applets disponíveis que funcionam

como base para você fazer os seus. Não se preocupe
em criar tudo de uma vez, porque a automação surge
mesmo da necessidade. Então, sempre que você se
questionar se a máquina não poderia estar fazendo
aquilo, vá atrás de um novo Applet para te ajudar.
#10
Um
gerenciador
de senhas é
mandatório!
Os gerenciadores de senhas permitem que você guarde
todas as suas senhas em um local seguro, slavando
suas senhas em uma base de dados criptografados
na nuvem. Sabemos que a nuvem parece assustadora.
Mas não é muito mais arriscado ficar aí salvando
todas as suas senhas como 123456?

Algumas vantagens de usar gerenciadores de senhas:

Ter todas as senhas organizadas em um só local

Precisar lembrar apenas de uma única senha mestre para
acessar todas as senhas
Ter a possibilidade de criar senhas complexas, que
dificultem a descoberta da mesma
É muito melhor ter senhas diferentes do que usar uma
mesma senha para tudo

Conheça alguns sistemas para organizar suas senhas:

Last Pass: Muito fácil de usar e tem uma carinha bem

amigável. Funciona como extensão para Firefox, Internet
Explores, Google Chrome, Safári e Opera. O aplicativo
também esta disponível para Android, iOS, Windows
Phone e Blackberry. Você precisa se cadastrar no site e
ter uma senha mestra (que abre tudo). A medida que você
for entrando nos sites, o Last Pass vai perguntar se quer
salvar a senha. Este é o gerenciador que uso atualmente.

1 Password: Gerenciador funciona no Safari, Chrome,

Firefox e Opera. No Mobile há versão para iOS e uma
nova para Android. Super bem recomendado, só possui
um preço salgado. Sincroniza com iCloud e Dropbox.

Dash Lane: Gerenciador funciona no Safari, Chrome,

Firefoz, Opera e Internet Explorer. Modelo Fremium,
trabalha com limitações e para registrar mais senhas uma
assinatura precisa ser feita.

Enpass: Com diferencial possui a sincronização com

vários serviços de nuvem como Box, iCloud, Dropbox,
Google Drive e One Drive. Também funciona no modelo
Fremium.
Agora é com você!
Este material apresentou a você 10 recursos digitais
que irão ajudar você a ser mais produtivo.

Agora você deve ingerir uma dose extra de

comprometimento, arregaçar as mangas e colocar
esses recursos para funcionar no seu dia.
GABRIELA BRASIL
Prazer, eu sou Gabriela e Brasil
de fato é o meu sobrenome.
Sou uma apaixonada por
organização, produtividade,
vida simples e tecnologia,
elementos que juntos compõem
o balaio do meu trabalho como
consultora, educadora, aprendedora e produtora de conteúdo.

Há quatro anos dedico o meu tempo a dividir com outras pessoas

os mesmos benefícios que consegui com a organização: mais
tranquilidade, foco e qualidade de vida.

Me especializei em Organização Residencial e Office pela Oz Organize

sua Vida, de São Paulo e estudei Administração do Tempo na FGV-RJ.
Continuo desenvolvendo minhas habilidades trabalhando, estudando,
viajando e escrevendo sobre organização. Também faço partes das
associações APPO (Association of Photo Professional Organizers –
USA) e NAPO (National Association of Professional Organizers – USA),
e procuro me manter sempre atualizada sobre o que está acontecendo
no setor da organização para continuar compartilhando novidades
com minha galera. Sou uma Evernote Certified Business Consultant, o
que significa que fui certificada pela própria Evernote para orientar
pessoas e empresas a utilizarem a ferramenta.

Sou idealizadora e instrutora do programa Academia de Organização

Digital. Meu trabalho é ajudar outras pessoas a encontrarem mais
tempo e tranqüilidade através da organização. Então além de atuar na
organização de ambientes digitais, presto consultorias e cursos para
organização do tempo e organização digital.

Atualmente moro em Stanford, na Califórnia. Vim morar no Vale

do Silício em 2015 para respirar um pouco os ares de inovação
que sopram por aqui. Continuo aprimorando meus conhecimentos
diariamente para melhor atender minha galera, com novidades, bom
humor, dedicação, respeito, carinho e autenticidade.
aprendeaí
E aí, gostou das dicas
desse Ebook? Pois saiba
que temos muito mais
para compartilhar com
você quando o assunto
é produtividade. No curso Agora Vai! Produtividade Digital e Bullet
Journal, você vai reconhecer sua bagunça digital; aprender como
montar um workflow simples com ferramentas digitais e analógicas,
como Evernote, Todoist e Bullet Journal; além de aprender a montar um
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