COMO FAZER REUNIÕES RÁPIDAS E PRODUTIVAS

Data: 29/10/2007.

1. Meia hora é suficiente

Para que uma reunião tenha tempo de duração de trinta minutos, os resultados desejados e os
assuntos e questões a serem abordados devem estar claramente definidos.

2. Convoque poucas pessoas

Para ser produtiva e ter a participação de todos, a reunião deve ter de oito a doze participantes. Se a
equipe for maior, uma alternativa é fragmentá-la e eleger um líder para cada grupo. As equipes
discutirão os assuntos previamente e os líderes servirão de porta- vozes na reunião com a chefia.

3. Ajuste o foco antes

Uma reunião toma rumos indesejados por falta de clareza, tanto do chefe quanto da equipe. Para
evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os resultados esperados. No final da reunião,
faça um resumo das determinações e delegue as tarefas que forem necessárias. Também é bom ter
regras claras sobre o uso de celular e computador durante o encontro para evitar interrupções.

4. Evite reunião-surpresa

Reuniões em cima da hora não devem acontecer, salvo em situações de emergência. Quando são
assim os encontros se mostram improdutivos e acaba que as pessoas envolvidas perdem o seu
tempo, uma vez que as pessoas não puderam se preparar. Convoque com, no mínimo, um dia de
antecedência. Para reuniões mais longas e complexas, avise dois dias antes.

5. Mande um representante

Em muitas reuniões, você poderá mandar um representante em seu lugar. Assim você poderá se
concentrar naquelas que são importantes de verdade.

Fonte: revista você s/a.

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