Checklist:

como implementar um
sistema de controle
de despesas em sua
empresa

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A necessidade da transformação digital, na busca por
diferenciais competitivos, tem feito com que mais em-
presas invistam em sistemas de controle de despesas
com foco na eficiência dos processos, satisfação dos
colaboradores, conformidade legal e redução de custos.

De fato, são diversas as atividades cotidianas dos cola-

boradores, além das viagens de negócios, que envolvem
despesas corporativas e demandam um controle rígido
do financeiro para que esses custos não excedam o pla-
nejamento orçamentário inicial.

Apesar da importância desse monitoramento, realizar

essa tarefa manualmente, principalmente em negócios • A importância de controlar as despesas dos colaboradores;
com centenas ou milhares de colaboradores, é lento, • 7 passos para implementar um sistema de controle de despe-
custoso e pouco eficaz, o que motiva a adoção de um sas;
sistema digital e até automatizado para controle de des-
A partir desse material, esperamos que você possa definir
pesas.
estrategicamente seus parceiros e ter uma implementação
mais ágil, eficiente e de sucesso.
Pensando no processo para implementar essa tecnolo-
gia na empresa, preparamos um passo a passo para te
Boa leitura!
guiar. Para atender esses objetivos esse e-book inclui:

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Qual a importância
Um primeiro aspecto que também faz parte do checklist para
implementar com mais eficiência o sistema de controle de des-
pesas é identificar o porque essa tecnologia é importante para o
seu negócio.

de controlar as Durante a pesquisa sobre a solução, você vai se deparar com in-

despesas dos formações relevantes como as vantagens de adotá-la, o que deve

ser considerado como um primeiro passo para identificar quais

colaboradores? necessidades do negócio podem ser atendidas com a tecnologia.

Podemos destacar algumas das melhorias possíveis com o siste-
ma de controle de despesas, como:

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• Análise rápida de processos
• Decisões estratégicas baseadas em dados reais da operação
• Otimização orçamentária
• Agilidade na prestação de contas
• Conformidade legal
• Redução de fraudes
• Monitoramento contínuo do fluxo de caixa
• Redução de custos
• Maior produtividade e satisfação dos colaboradores
No entanto, apesar desses benefícios reconhecidos da solução,
os gestores, geralmente, focam em recursos que atendam um
gargalo mais crítico e urgente do negócio.
Dessa forma, o levantamento da importância do sistema de con-
trole de despesas é relevante para que possam ser definidos
quais problemas operacionais poderão ser solucionados e ali-
nhar as expectativas com as possibilidades reais da solução.
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Dependendo das necessidades corporativas, soluções adquiri-
das e políticas internas, os resultados podem ser distintos, mas
alguns dados da IDC Research sobre o SAP Concur revelam que
há motivos para otimismo:
• Retorno sobre o investimento médio de 482% em três anos
• Retorno financeiro médio em 7,3 meses
• Redução de 70% no tempo despendido nos relatórios de des-
pesas
• Queda de 54% na perda de recibos
Portanto, essa etapa inicial para conhecer as vantagens da solu-
ção e como o recurso pode impactar o cotidiano do negócio é es-
sencial para bons resultados nos passos posteriores.
 2
7 passos
Agora, após uma avaliação inicial de como o sistema de contro-
le de despesas atenderá às demandas operacionais da empresa,
seguimos com 7 etapas que devem estar presentes no planeja-

para implementar mento e execução da solução.

um sistema de Esse passo a passo é essencial para que quesitos importantes

não sejam esquecidos no processo de aquisição, comprometen-

controle de do seus benefícios, ou mesmo posteriormente, de forma que o

uso não atenda às expectativas iniciais.

despesas

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2.1 Mapear as
demandas internas
Em uma linha muito semelhante à apresentada anterior-
mente, os gestores devem mapear cada uma das deman-
das internas que justifiquem o investimento na tecnologia
e quais funcionalidades da solução atendem cada necessi-
dade.
Essa etapa é importante para que os gestores tenham um
projeto sólido a ser apresentado à diretoria para justificar
a relevância do investimento e também para que possam
definir qual tecnologia é mais adequada às demandas ma-
peadas.
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2.2 Definir
políticas internas
O sistema de controle de despesas será configurado para
colocar em vigor às políticas internas adotadas na compa-
nhia, de forma que a tecnologia só será eficiente se estiver
lado a lado com um documento sólido que apresente todos
os pormenores dos gastos corporativos.
A polícia interna deve especificar, por exemplo, limites de
gastos com restaurantes, hotéis, reuniões e transporte,de
acordo com a função do colaborador. Também deve-se
definir qual tipo de comprovante será aceito, qual o pra-
zo para apresentá-lo, tempo e modo para reembolso, entre
outras informações.
Unindo uma política interna de despesas corporativas cla-
ra, objetiva e compatível com a realidade do negócio, a so-
lução de despesas possibilitará colocá-la em prática com
eficiência.

2.3 Pesquisar
soluções confiáveis
A etapa seguinte é uma das mais relevantes de todo o proces-
so, pois inclui a pesquisa de soluções que atendam às defini-
ções dos primeiros itens deste checklist.
Para realizar a pesquisa do sistema de controle de despesas
e avaliar a solução mais compatível às suas necessidades é
preciso ponderar diversos quesitos. Apresentamos os mais
importantes a seguir:
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• Confiabilidade da fornecedora: a primeira avaliação a ser
feita é se a empresa que fornece a tecnologia é confiável.
Isso pode ser definido pela experiência de mercado, indi-
cação de outros clientes e casos de sucesso que compro-
vem como a solução adotada ajudou outros negócios;
• Avaliação do layout: outro aspecto relevante é em relação
ao layout do sistema e da aplicação, tanto para os gesto-
res, com métricas e relatórios claros e eficientes, quanto
para os colaboradores, com processos de prestação de
contas acessíveis, rápidos e intuitivos. Esse conjunto de
fatores deve ser avaliado a partir da atenção à experiência
do usuário;
• Assistência: verifique se a fornecedora dispõe de assis-
tência especializada durante a implementação e pós-ven-
da, oferecendo à sua empresa todo o suporte necessário
para a adoção e uso da ferramenta;

• Mobilidade: atualmente, eficiência é inseparável de mobi-

lidade, o que significa que os colaboradores e gestores de-
vem conseguir acessar a tecnologia em qualquer disposi-
tivo móvel, como celular, tablet ou notebook, o que garante
a atualização das informações com mais praticidade. Para
que esse recurso seja realmente eficaz, verifique se a em-
presa possui uma infraestrutura na nuvem;

• Conformidade legal: um dos desafios do controle das

despesas é reverter todos esses dados dispersos em rela- Desta maneira, são diferentes quesitos que devem ser verifi-
tórios de gastos que atendam às determinações legais de cados pelos gestores antes de escolher uma solução que seja
prestação de contas. Portanto, a solução escolhida deve mais complexa, tecnológica e que atenda às demandas ope-
facilitar essa demanda da empresa; racionais existentes.
• Auditoria: as auditorias automatizadas são diferenciais
relevantes da tecnologia para controle de despesas, pois
garante a eficiência dos processos, a revisão periódica das
informações e transparência.

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2.4 Planejar e 2.5 Instruir os
executar a migração colaboradores
Com a solução selecionada a partir de uma extensa investiga- Uma transformação operacional desse porte não é efetiva se
ção, é o momento de planejar a migração dos processos. Ve- todos os departamentos e equipes não estiverem comprome-
rifique aqui o suporte que a fornecedora oferece nesta etapa tidos com a mudança e com pleno domínio das novas ferra-
para garantir o êxito da transição. mentas.

O planejamento deve contemplar cada etapa da implementa- Dessa forma, é relevante que a empresa dedique tempo e re-
ção, período de testes, indicar se todos setores passarão pela cursos em instruir os colaboradores sobre a nova solução, a
digitalização de uma vez ou grupos distintos de colaborado- importância do uso, como usá-la, qual a política de despesas
res, entre outros detalhes que garantem o sucesso da solução. corporativas e outros.

Com o planejamento definido, é o momento de executar a im- Essa etapa será significativamente facilitada se a escolha da
plementação em si, sendo importante que essa etapa conte ferramenta considerar o design da solução e a atenção à ex-
com um período para testes, para reportar erros e dificulda- periência do usuário no desenvolvimento da aplicação.
des, definir gargalos e revisar o que for necessário.

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2.6 Definir metas
Essa etapa permeia também a escolha, planejamento e imple-
mentação da tecnologia. Estabelecer metas e objetivos signi-
fica definir o que se espera da solução de forma geral, como,
por exemplo, “reduzir os gastos” como também detalhar essa
proposta “reduzir x% das despesas corporativas em 6 meses
e y% em 9 meses”.
Aqui, se inclui também o que será feito para alcançar as metas
estabelecidas, a parte da adoção do novo sistema, e também
as métricas que serão acompanhadas para verificar o êxito no
uso da solução, por exemplo, tempo para reembolso, gastos
corporativos e tempo de processamento dos dados.
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2.7 Monitorar
os resultados
O monitoramento de resultados é uma tarefa contínua após a
implementação do sistema de controle de despesas e não ter-
mina nunca, pois o objetivo deve sempre ser o de aprimorar e
modernizar processos e resultados.
A solução selecionada deve fornecer relatórios completos,
mas com interfaces simples, facilitando a interpretação das
informações e favorecendo insights. Um recurso relevante da
ferramenta é que seja possível filtrar dos dados, por exemplo,
por funcionário, departamento, tipo de despesa e cartão cor-
porativo.
A partir do monitoramento dos resultados, os gestores podem
se dedicar aos passos seguintes:
• Investir em otimizações: consiste nas auditorias e busca
constante por gargalos a serem corrigidos e oportunida- Dessa forma, o sistema de controle de despesas continua ge-
des de otimização das metas orçamentárias; rando benefícios e melhorias mesmo após o impacto inicial
promovido pela reformulação e modernização dos processos,
• Insights: a partir da inteligência de dados, o sistema pode- o que garante um diferencial competitivo de longo prazo.
rá apresentar insights com oportunidades para melhorar
a operação, seja tornando-a mais ágil, reduzindo gastos,
entre outros.

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 O SAP Concur Expense é uma solução completa para controle

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de despesas da sua organização com experiência, credibilidade
e diferenciais relevantes, como atender desde pequenos negó-
cios até empresas citadas na Fortune 500.

Com experiência global em diferentes segmentos e possibili-

dade de operação em nuvem, o SAP Concur Expense garante
segurança, agilidade e eficiência no controle das despesas cor-
porativas com funcionalidades como:

• Gerenciamento das despesas por aplicativos móveis;

Casos de sucesso •
•
Otimização da gestão de despesas com recibos eletrônicos;
Melhor visualização dos dados com a integração de sistemas;

do SAP Concur •
•
Conciliação de despesas com integração de cartões;
Opção para visualizar as informações de despesas por fun-

Expense cionário;
• Rastreio de informações de despesas com segurança.

Essas funcionalidades têm garantido o êxito de pequenas e

grandes empresas de diferentes segmentos, que compartilham
suas experiências na adoção da solução de gestão de despesas
SAP Concur Expense. Conheça a seguir!

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3.1 Sanofi
A Sanofi, empresa com mais de 5 mil colaboradores do setor
farmacêutico, identificou a necessidade de transformação
no negócio para reduzir despesas indevidas, modernizar e
agilizar processos e ter maior controle orçamentário.
Com a revisão das políticas internas e implementação do
SAP Concur Expense, a empresa diminuiu em 5% as despe-
sas corporativas, aumentou em 80% a velocidade no pro-
cesso de reembolso e, em apenas 3 meses, obteve o retorno
sobre o investimento realizado.
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3.2 Randon
O grupo Randon, do setor de transportes, enfrentava dificul-
dades na gestão de despesas devido à falta de compatibili-
dade entre os sistemas utilizados e processos manuais com
uso de malote.
Após a implementação do SAP Concur Expense, a empresa
conseguiu otimizar 80% do processo de gestão de custos
em viagens com facilidade e mobilidade devido à agilidade
de inserir dados, recibos e fazer todo o gerenciamento por
aplicativos.
3.3 ArcelorMittal
A ArcelorMittal é um conglomerado industrial e conta com
mais de 17 mil colaboradores, sendo que a gestão de despe-
sas corporativas é complexa devido o tamanho da corpora-
ção.
3.4 Arezzo&Co
A adoção do SAP Concur Expense pela Arezzo&Co impactou
mais de 650 funcionários da empresa que tem 49 lojas pró-
Com gastos mensais de mais de R$ 2 milhões em viagens
prias no país. A mudança na gestão de despesas corporativas
corporativas, eram milhares de horas despendidas no con-
era necessária para otimizar a atividade dos colaboradores,
trole desses processos para reembolso.
reduzir o tempo de reembolso, que poderia chegar a 20 dias,
desconsiderando perdas e extravios de recibos.
De acordo com Laercio Vitrio, gerente de demandas de TI da
ArcelorMittal a adoção do SAP Concur foi transformadora. O
Com a nova tecnologia, o tempo de reembolso diminuiu para
processo remoto de implementação utilizando metodologia
até 5 dias, em média, o que foi possível devido à digitalização
ágil foi executado em 16 semanas.
dos processos, exclusão de etapas desnecessárias e maior
produtividade dos profissionais envolvidos.
A principal transformação foi na redução de custos devido a
menor necessidade de tarefas manuais, tornando as equipes
mais produtivas, e a redução dos gastos com processos ana-
lógicos, como papel, malotes, entre outros.

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3.5 Braskem
A Braskem é uma das líderes do mercado em que atua e
conta com 8 mil colaboradores, tornando a gestão de despe-
sas corporativas complexa e fazendo da modernização dos
processos uma demanda essencial.
Com processos analógicos e lentos, a empresa identificou a
necessidade de uma transformação nessa área com auxílio
do SAP Concur Expense. Desta maneira seria possível ob-
ter mais agilidade, segurança e qualidade na experiência do
usuário.
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Após a implementação, a Braskem conseguiu reduzir para
algumas horas o processo de aprovação de despesas pela
área comercial, que antes demorava até 4 dias. Além disso, o
volume de transações passou de 2 mil para 10 mil ao mês.
Esse aumento da demanda não comprometeu a experiência
dos colaboradores, sendo que 70% deles aprovavam os no-
vos processos e a ferramenta.
“Com a solução conseguimos melhorar radicalmente a ex-
periência dos colaboradores da Braskem com processos de
viagem, que eram extremamente doloridos” explica Reinaldo
Medeiros, especialista de TI para controladoria e finanças da
empresa.
3.6 Votorantim
A Votorantim está presente em 20 países e conta com mais
de 34 mil colaboradores, sendo necessário gerenciar 3 mil
cartões corporativos e 14 mil viagens por mês.
Com essa operação, a empresa precisava de agilidade e efici-
ência na gestão das despesas corporativas, objetivos alcan-
çados com a implementação do SAP Concur.
A nova tecnologia teve resultados positivos como a dimi-
nuição de 87% no tempo de auditoria, redução de 97% no
tempo para análises, 100% dos pedidos auditados, elimina-
ção de solicitações indevidas ou duplicadas e de processos
manuais.
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Os diversos casos de sucesso da implementação do SAP
Concur Expense demonstram que a modernização tecnoló-
gica favorece enormemente os colaboradores dos departa-
mentos responsáveis por esses processos, mas também os
demais funcionários.
A tecnologia pode ser adotada em negócios de pequeno,
médio e grande porte, pois pode ser adequada às diferentes
realidades corporativas, além de atender as demandas inde-
pendentemente do segmento de atuação da empresa.
A transformação tecnológica está em todos os processos do
SAP Concur Expense, que vai desde a implementação remo-
ta até as funcionalidades disponibilizadas na ferramenta e o
suporte aos clientes.
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