CAPÍTULO I

1. Introdução

Um dos desafios para as organizações no que concerne à manutenção dos seus arquivos é
possibilitar que o volume de informação acumulada ao longo da sua actividade diária seja
acessível para o cumprimento de demandas administrativas, burocráticas e legais. Nesse sentido,
em arquivos permanentes, o arranjo de fundos surge para dar subsídio técnico-científico à gestão
de fundos. O arranjo e a descrição dos documentos de arquivo podem ser considerados os dois
processos nucleares da teoria e da prática arquivística que compartilham o mesmo objectivo:
representar o conhecimento arquivístico. Esta representação está baseada fundamentalmente na
aplicação do princípio da proveniência e no conceito de fundo documental.

Assim, desde sua emergência enquanto disciplina, no século XIX, nomeadamente a partir da
publicação do Manual de Arranjo e descrição de arquivos, em 1889, pelo trio holandês Muller,
Feith e Fruin, a Arquivística tem o arranjo e a descrição dos documentos de arquivo como
processos complementares e nucleares de sua teoria e prática, com o objectivo de classificar,
ordenar, descrever e fornecer acesso aos documentos. Estes processos têm objectivos específicos,
dividindo um objectivo em comum: representar o conhecimento arquivístico (TOGNOLI, 2012:
80).

Deste modo, o presente trabalho que tem como tema o “Arranjo do Fundo do Ministério da
Informação (1976 – 1995) ” é desenvolvido como requisito para a obtenção do grau de
licenciatura em Arquivística na Escola Superior de Comunicação e Arte da Universidade
EduardoMondlane (ECA – UEM). A escolha da baliza cronológica deve-se ao facto de (i)
1975ter se criado o Ministério da Informação de Moçambique e começo da produção do acervo
documental desta instituição e (ii) 1995 pelo facto de o governo moçambicano de ter extinguido
o Ministério da Informação e consequente cessação da produção documental desta instituição.

1
1.1. Justificativa

A escolha deste tema deriva em primeiro lugar, de motivações profissionais, uma vez que o seu
autor é funcionário do Arquivo Histórico de Moçambique (AHM) – Departamento de Arquivos
Permanentes (DAP). Em segundo lugar, a escolha do tema deriva de motivações académicas
pelo facto de o proponente ser estudante do curso de Arquivística na ECA-UEM. Estas duas
razões despertaram o interesse em perceber como tem sido o processo de ordenação dos fundos
dentro das séries e dos itens documentais no AHM – DAP, dai a escolha do tema acima
supracitado. Também outra motivação surge da oportunidade de procurar discutir
cientificamente algumas actividades que temos realizado no nosso dia profissional.

1.2. Problematização

Geralmente chega aos arquivos um elevado número de documentos desordenados, que não só
devem ser ordenados, como também, de acordo com um plano de arranjo 1 arquivístico devem
ser, colocados correctamente nas galerias e estantes. É tambémnecessários estarem em boa
ordem para serem localizados com facilidade quando houver necessidade de consultá-los; e
arranjá-los precisamente para serem inteligíveis tendo em conta a organicidade. A primeira
actividade, o arranjo arquivístico,consiste em estabelecer a ordem a partir da desordem, isto é, da
desorganização/desordenação (não arranjo) á organização/ordenação (arranjo). A ordenação ou
arranjo dos documentos é imprescindível por duas razões: (i) tornarem-se acessíveis ao usuário,
(ii)o conhecimento de sua natureza e seu conteúdo. O arranjo arquivístico implica também
processos intelectuais, pois para poder ordená-los o responsável deve ter um conhecimento
completo da história da instituição que produziu a documentação — sua origem, função e
desenvolvimento organizacional e funcional.

Foi a partir deste contexto em questão que se formulou a seguinte pergunta de partida:

i. Até que medida o arranjo desenvolvido no Fundo do Ministério da Informação

conseguiu reflectir a evolução institucional e as funções do órgão produtor dos
documentos?
1
Ou quadro de arranjo.

2
1.3. Objectivos
1.3.1. Objectivogeral
 Discutir o arranjo do Fundo do Ministério de Informação.

1.3.1. Objectivosespecíficos

 Compreender como foram organizados os documentos do Fundo do Ministerio da

Informação;
 Analisar a ordenação, a relação e o sentido dos documentos do Fundo do
Ministério da Informação.

1.4. Argumentos

Fazendo parte de todo o processo de arranjo da documentação produzida no Ministério de

Informação, para esboçar o presente tema, avançou-se com dois argumentos:

i. O primeiro sustenta que o arranjo de um fundo, deveria ser visto, antes de tudo, como
uma construção intelectual devido á complexidade de toda actividade pois é preciso
ordenar e organizar todos os documentostendo em consideração a sua relação,
conteúdo, produtor, sentido, etc;
ii. O Segundo argumento fundamenta que uma vez que muitos documentos de vários
produtores estão orgânica e irremediavelmente misturados muito antes de sua
chegada ao arquivo permanente, é papel do arquivista ordenar essa mistura para
ressaltar toda a proveniência contextual dos documentos.

1.5. Metodologia

A elaboração deste projecto consistiu no trabalho e pesquisa dos documentos de arquivos do

Ministério de Informação disponíveis no AHM – Departamento de Arquivos Permanentes
(DAP), onde o proponente deste projecto é funcionário. Há que realçar também a importância de
termos recorrido á outras fontes para a nossa fundamentação teórica.

3
Do ponto de vista dos procedimentos técnicos, trata-se de uma pesquisa bibliográfica e
documental. A parte bibliográfica consistirá no levantamento preliminar do material já publicado
a respeito, incluindo especialmente, as informações disponibilizadas pelo Arquivo Histórico de
Moçambique. A pesquisa documental foi o levantamento de material não – publicado pelos
cursos, obtido por meio de questionários, pesquisa in loco e contactos directos. Trata-se, ainda,
de uma pesquisa mista quanto à análise dos seus resultados, uma vez que se pretende trabalhá-los
tanto numa abordagem quantitativa, quanto qualitativa.

CAPÍTULO II
2. REVISÃO DA LITERATURA

4
O arranjo de fundos arquivísticos e a classificação arquivística aparece na literatura pela primeira
vez no século XVII, notadamente com o último volume da obra De ReDiplomatica, de Jean
Mabillon. O método de Mabillon se ocupava de investigar os fatos e eventos aos quais os
documentos estariam relacionados, embora ainda não abordasse noções de organização. No
mesmo século, como destaca SOUSA (2006), os italianos passaram a utilizar-se de um
instrumento de arranjo ao qual chamaram titolario, elaborado a partir das funções de uma
instituição e que sesubdividia de acordo com a hierarquia de funções. Paralelamente estendendo-
se até o século XIX, os espanhóis também passaram a teorizar sobre o arranjo de fundos, muito
embora a prática só viesse a ser executada posteriormente, (HERNANDEZ & MEDEIROS,
2016).

Desde meados do século XIX, o respeito aos fundos tem sido considerado “o princípio básico da
ciência arquivística” (COOK, 2017: 8). O principal autor sobre o tema, o arquivista e historiador
francês Michel Duchein, afirma que é pela prática desse princípio “que o arquivista se distingue
mais nitidamente tanto do bibliotecário quanto do documentalista”, (DUCHEIN, 1986: 14).

Traduzido do inglês arrangement, o arranjo de fundos arquivístico é definido como uma

sequência de operações intelectuais e físicas que visam a organização dos documentos de um
arquivo ou colecção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecidos, (ARQUIVO
NACIONAL, 2005: 37). É através do arranjo que se possibilita a localização eficaz e eficiente
dos documentos de arquivo.

Falando da importância de arranjos de fundos nos arquivos das instituições (públicas e privadas),
COOK (2017: 9) mostra-nos que;

“Praticamente todos os arquivistas contemporâneos concordam com as afirmações relativas à

importância do respeito aos fundos e os princípios relacionados da proveniência e da ordem
original; porque aderindo a esses princípios, os arquivistas podem preservar a natureza orgânica de
arquivos como prova de transacções. Por meio dessa adesão, o carácter probatório dos arquivos
fica protegido, uma vez que os documentos inerentemente reflectem as funções, programas e
actividades da pessoa ou instituição que os produziu. Arquivos não são colecções artificiais
adquiridas, arranjadas e descritas inicialmente por tema, local ou tempo, e sim em uma relação
contextual, orgânica e natural com sua entidade produtora e com os actos de sua produção”.

5
Dessa forma, ressalva o mesmo autor procurando mostrar uma das características de documento
de arquivo, a organicidadeque;

“Respeitando os fundos como a emanação orgânica de uma entidade produtora de documentos, os

arquivistas de todo o mundo conferem valor aos documentos como evidência e para pesquisa,
assim como acentuam suas próprias identidades enquanto profissionais da informação que devem
entender a complexidade da relação singular entre cada entidade produtora e os documentos que
produziu, e entre as séries ou agrupamentos inter-relacionados de documentos” (COOK, 2017:
12).

Para os objectivos deste trabalho, a importância do fundo é claramente baseada no facto de ter
sido colocado no centro do arranjo e da descrição arquivística. Para melhor compreensão do
objecto de estudo deste trabalho, importa definir em primeiro lugar o “conceito de fundo”. O
conceito de fundo apenas começou a emergir no final de 1985 nos Estados Unidos da América.
“O fundo é um termo largamente usado em arquivística, documentação e biblioteconomia, para
designar, para fins de controlo, os documentos permanentes de um tipo específico de instituição
ou organização” (EVANS, 1974: 422)2.

Para o BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS (1985: 7), “fundo pode ser definido como a
totalidade dos documentos de qualquer natureza que toda entidade administrativa, toda pessoa
física ou entidade colectiva, acumulou automática e organicamente por razões de sua função ou
actividade”.

Importa salientar que as duas definições descritas acima sobre o conceito de fundo, ambas
podem ser usadas para abranger documentos em qualquer forma ou suporte produzidos por
órgãos ou pessoas agindo em representação pública ou privada.

Uma tese muito importante sobre a ideia de “acto de produção de documentos” que é a principal
para o conceito de fundo, é nos apresentados por COUTURE e ROUSSEAU (1987):

“Indivíduos e instituições produzem documentos naturalmente no exercício de suas funções e

actividades normais. Criando efectivamente documentos, recebendo-os ou ainda partilhando e
manipulando informações que são ou poderiam tornar-se documentos, eles produzem um
agregado de material documentário, seja qual for a forma ou o suporte que reflecte seu status
jurídico. O resultado da reunião “natural” ou “orgânica” dos documentos é chamado fundo. É

2
Essa definição é repetida em TAYLOR (1980, p. 157), BERNER (1983, p. 127) e mais surpreendentemente em
COUTURE; ROUSSEAU (1987, p. 267).

6
 impossível, dessa forma, conceber, e menos ainda identificar, um fundo sem ter uma clara
compreensão da natureza, âmbito e autoridade do produtor dos documentos envolvidos. Os actos
de produção e acumulação são vistos como os mais centrais para a definição de fundo, enquanto
classificação, arquivamento e ordenação original são vistos como pontos centrais para a descrição
das séries, dossiers e itens. Como corolário da sua natureza orgânica, o fundo não pode ser
artificial, ou sintetizado após o acto de produção. Por exemplo, a colecção não é um fundo, mas
sim um “anti-fundo”. Ao contrastar fundo e colecção, foi observado que “o primeiro é o resultado
de um processo natural, o produto de actividades claramente definidas, enquanto a última é uma
construção artificial, uma criação arbitrária, frequentemente fruto do acaso. Ainda que os
documentos produzidos pelo coleccionador em seu trabalho de reunir a colecção obviamente
constituam um fundo (ou parte de um fundo), o produto reunido – a colecção propriamente dita –
não é um fundo (COUTURE; ROUSSEAU, 1987: 161)”.

O norte-americano Theodore Schellenberg foi o primeiro a pensar em uma Arquivística

universal, isto é, que trata do arranjo de todo o arquivo, seja corrente, intermediário ou
permanente. Conforme LOPES (2009: 132-133), Schellenberg permaneceu no limite entre as
correntes tradicional e o Records Management. Com maior intensidade nos Estados Unidos,
refletindo “a tradição pragmática do mundo anglófono da América do Norte” o Records
Management é uma corrente centrada nos arquivos activos e semi-activos, consistindo em um
“conjunto de regras práticas, por vezes muito eficazes, mas que não possuem fundamentos
científicos rigorosos, abrindo porta à improvisação”. A teoria de Schellenberg popularizou os
termos de arranjo de fundos arquivísticos para se referir às operações de classificação nos
arquivos correntes e permanentes, respectivamente, com base no uso de diferentes terminologias
para diferentes usos dados aos documentos nessas fases.

O arranjo de fundos arquivísticos pressupõe o respeito de critérios para o arranjo de um fundo.

Como escreve COOK (2017: 19), o simples acto de produzir documentos não define
necessariamente um fundo, pois, o contexto administrativo em que a produção ocorreu, a
natureza da função exercida que levou à criação dos documentos e o controle exercido sobre o
sistema de arquivamento são outros factores relevantes. De acordo com este autor, para se
arranjar um fundo é preciso ter em consideração alguns critérios básicos: “no arranjo e descrição
de arquivos, os documentos de um dado produtor nunca devem ser misturados com aquele de
outro produtor. Cada um tem sua própria ordem, cada um tem seu próprio lugar”.

7
 “Respeitados os critérios de arranjo, há que acordar entre os dois organismos3 uma data para
efectivar a organização física da documentação. Esta, devidamente acondicionada, deverá ser
colocada em unidadesde transferência (por exemplo, caixotes, inventários), transportada,
desencaixotada e instalada no destino, no mais curto espaço de tempo possível, dado que se
pretende reduzir ao mínimo o período em que a documentação fica inacessível para consulta e,
consequentemente, o risco de ineficácia organizacional. No momento de preparar esta operação,
deve ser dada a cada fundo uma identificação, no mínimo, um número sequencialmente atribuído.
Em simultâneo, deve ser elaborado um mapa de controlo dos documentos, que faça a
correspondência entre a referida identificação e os números de referência atribuídos no fundo
(trata-se de um instrumento de controlo que especifica que pastas ou outras unidades documentais
estão dentro de cada fundo). Poderá também revelar-se conveniente identificar no fundo e no
mapa de controlo ou inventário o local exacto de destino, especialmente quando esteja em causa
um grande volume de documentação e se pretenda que a mesma venha a ser instalada em
diferentes depósitos ou gabinetes”, (LOURENÇO & PENTEADO, 2012: 36).

Importa ter ainda em atenção alguns outros aspectos de arranjo de fundos de arquivo
nomeadamente:
i. Aquisição de caixotes ou caixas – estes devem ser de uma dimensão que não impeça
um fácil manuseamento por uma única pessoa, quando cheios. Isto significa que
devem ter uma capacidade que não seja superior a mais de 4 ou 5 pastas standard de
arquivo. A quantidade mínima de caixotes a adquirir é facilmente calculada logo que
esteja efectuada a avaliação eselecção de documentação a arranjar,

ii. Meios de transporte – quando está em causa o arranjo de grandes quantidades de

documentação, é preferível fraccionar o transporte em viaturas de média dimensão,
ainda que sejanecessário efectuar várias deslocações. Dessa forma, controla-se mais
facilmente não só as saídascomo, sobretudo, as entradas e a instalação da
documentação. É importante assegurar que asreferidas viaturas sejam de caixa
fechada,

iii. Recursos humanos de apoio – a aquisição de serviços de transporte com meios

humanos própriosem circunstância alguma devem dispensar a afectação de
3
No caso a instituição arquivística que recolhe os documentos e o órgão de procedência dos documentos. No caso do
órgão de procedência pode ser o produtor dos documentos ou um órgão que custodiou esses documentos.

8
 funcionários dos organismos à coordenação do processo, no local onde decorre o
arranjo e organização da documentação. O arranjo e organização dos documentos
devem ser previamente acordados entre ambos os coordenadores, especialmentepara
disciplinar a instalação do fundo no local de destino.

COOK (2017: 19), mostra que o arranjo de fundos arquivísticos é uma oportunidade para
efectuar um diagnóstico geral ao seu sistema de arquivo e levar a cabo actividades que permitam
incrementar a qualidade dos serviços arquivísticos aos utentes. Para este efeito, é importante que
o processo de arranjo contemple:
 Diagnóstico - consiste na recolha e análise de documentos sobre o sistema de arquivo
organizacional, com o propósito de identificar pontos fortes e fracos, oportunidades e
constrangimentosverificados, de modo a poder definir quais os passos a dar para a sua
melhoria,
 Elaboração dos instrumentos integrados de gestão de documentos, visando a
classificação, avaliação e preservação da informação / documentação, nomeadamente:
 Plano de classificação - este instrumento, preferencialmente elaborado numa
perspectivafuncional, compreende a identificação sistemática e organização de
actividades, de acordo com convenções logicamente estruturadas, métodos e regras,
representando-as num sistema estruturado para a classificação da informação/documentos
de arquivo,

A criação de novas estruturas na Administração Central do Estado, para além de obrigar a

responder de imediato à necessidade de arranjos documentais, dá aos responsáveis da gestão de
documentos de arquivo dos organismos a ocasião de rever as políticas e procedimentos nesta
matéria, de adaptar a estrutura da classificação dos documentos, de modificar a tabela de
selecção e de reenquadrar as actividades realizadas neste domínio. Os instrumentos institucionais
que garantem os arranjos de fundos arquivísticos devem ser analisados para garantir que
respondem às necessidades de gestão documental ocorrida nos documentos sujeitos ao arranjo.
Do mesmo modo, será preciso rever o funcionamento dos diversos serviços de gestão de
documentos. A partir destes exercícios de arranjos e organização de documentos, importará
também colocar no centro das preocupações a qualidade dos serviços aos utilizadores. Em certos

9
casos, dever-se-á reagrupar a documentação, enquanto noutros será mais útil a sua
descentralização. Contudo, as decisões deverão ser tomadas pensando nas pessoas que recorrem
aos serviços de gestão dos recursos informacionais, (LOURENÇO & PENTEADO, 2012).

Portanto, o arranjo de fundos que tinham tido na fase corrente um plano de classificação claro e
preciso, e que esse plano tinha servido como instrumento de classificação desses documentos,
vai ajudar em grande medida o trabalho de arranjo que será desenvolvido em arquivos
permanentes.

Entretanto, durante os últimos anos, a aplicação do conceito de arranjo de fundo de arquivo na

descrição arquivística tem enfrentado um problema prático que advém, segundo COOK (2017)
de vê-lo exclusivamente enquanto uma entidade física ao invés de um princípio conceitual. Essa
visão reflecte, de acordo com BEARMAN (1999), uma tradição de catalogação descritiva guiada
pelo documento, em oposição a uma abordagem de gerenciamento de dados guiada pelo contexto
do ciclo documental, entendendo o princípio da proveniência enquanto virtual e dinâmico que
rege as actividades práticas e o estabelecimento de séries físicas. Na visão de ambos os autores é
fundamental que o arranjo de fundosarquivísticos tenha seufoco na conjunção do contexto da
actividade e do sistema de informação na organização e criação de documentos. Essa conjunção
pode acontecer no nível de fundo “contanto que ofundo esteja realmente apresentado como uma
conjunção das funções dos criadores e das actividades de um lado e como a conjunção dos
documentos e dos sistemas de informação – os verdadeiros produtos que procederam daquelas
funções e actividades - ou no nível dos documentos”, (COOK, 2017).

Desse modo, entendemos nós, que o sucesso do processo de arranjo passa por confiar esse
trabalho arquivístico a pessoal altamente qualificado,porque a actividade de arranjo impõe
conhecimentos sólidos sobre a Arquivística, na componente prática e teórica, conhecimento
sobre a evolução institucional do produtor dos documentos, para compreender as variações de
competências ao longo do tempo e as estruturais desse órgão, entre outras coisas.

10
CAPÍTULO III

A ACTIVIDADE DE ARRANJO ARQUIVÍSTICO COMO UM PASSO PARA

VISIBILIZAÇÃO DE UM FUNDO NO AHM

11
O ciclo documental é composto por 3 idades4, sendo que, para que os documentos da idade
permanente possam servir de prova ou a história, impõe-se que estejam disponíveis ao acesso
público, pois como sustenta PAES (2004:121), “ a função de um arquivo permanente é reunir,
conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos…”.

Entretanto, a mesma PAES (2004), defende que a administração dum arquivo permanente é mais
complexa que nos arquivos correntes e intermediário e passa por desenvolver as actividades de
arranjo, descrição, conservação e referência.

Tendo em conta que o objecto do nosso estudo é o arranjo arquivístico, actividade que visa
ordenar os documentos dos fundos tendo em conta uma lógica, neste capítulo procuraremos
discutir de forma geral como é desenvolvido o arranjo no Arquivo Histórico de Moçambique
(AHM).

Entretanto, é preciso frisar que a lógica a que nos referimos no parágrafo anterior é sustentado
por BELLOTTO (2006:136), quando diz que “a operação do arranjo resume-se à ordenação dos
conjuntos documentais remanescentes das eliminações…, obedecendo a critérios que respeitem o
carácter orgânico dos conjuntos, internos e externamente”.

Assim, partindo desses pressupostos, importa analisar como foram arranjados os documentos dos
diversos fundos que se encontram a guarda permanente no Departamento dos Arquivos
Permanentes (DAP) do AHM.

Tendo em conta que a ordenação dos fundos deve ter em conta o carácter orgânico que cada
órgão produtor de documentos tem, logo, não existe um padrãode organização dos diversos
fundos que existem no DAP5. Deste modo, a abordagem neste capítulo vai se concentrar na
ordenação ou arranjo do Fundo da Administração do Concelho de Marracuene, do Fundo do
Governo-Geral e do Fundo da Educação. A escolha destes três fundos tem em conta as
particularidades como foi feito o arranjo de cada um dos fundos.

Ao analisarmos estes três fundos notamos que em algum momento a questão da busca do
carácter orgânico dos documentos que constituem principalmente os documentos do fundo da

4
Corrente, intermediário e permanente.
5
Porque cada órgão produtor dos documentos tem sua estrutura orgânica e suas funções, dai que, cada fundo vai ter
sua própria estrutura de arranjo ou quadro de arranjo.

12
Educação pode não ter sido observado na altura de elaborar o quadro de arranjo e consequente
organização dos documentos desse fundo.

Segundo BELLOTTO (2006:144), “o quadro de arranjo justapõe-se a um quadro dos órgãos

administrativos e suas subdivisões à época da produção dos documentos a serem arranjados”.

Pegando o Fundo da Educação achamos que o arranjo desenvolvido apenas se baseou na espécie6
documental, pois na primeira divisão desse fundo encontramos: “ relatórios das escolas”,
“processos das escolas” entre outras divisões. Por esta organização não fica reflectido o carácter
orgânico dos documentos. Achamos nós, que esse arranjo pode beneficiar o historiador que
consulta esses documentos, no entanto, o mesmo não vai entender os documentos dentro do
contexto de sua produção, buscando assim apenas “meias verdades”. PAES (2004:125), sustenta
até que “no arranjo do conjunto, os interesses das pesquisas históricas são consideradas
secundárias”.

Já no que diz respeito ao Fundo do Governo-Geral, achamos que o seu arranjo foi desenvolvido
tendo em conta as funções que esse órgão produtor dos documentos desenvolvia. Pois, segundo
PAES (2004:124), existe os critérios de organização estrutural e funcional, sendo a funcional
“constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos
pela semelhança de suas actividades, mantido porém o princípio de proveniência”.

Dessas actividades desenvolvidas pelo Governo-Geral de Moçambique encontramos reunidos

documentos sobre as seguintes funções que serviram para o arranjo: Política Interna; Política
externa; Negócios indígenas; Fazenda; Obras públicas; Caminhos-de-ferro; Justiça, Saúde; e
Higiene; entre outras funções.

No que diz respeito ao Fundo da Administração do Concelho de Marracuene, a realidade que

encontramos no seu arranjo não é muito diferente do Fundo do Governo-Geral, porque para este
fundo também se teve em conta as funções exercidas por esse concelho administrativo. Assim,
sendo, as funções que serviram para o arranjo do fundo foram: administração; negócios
indígenas; trabalho e acção social; fazenda; fomento e colonização; educação e cultos; justiça;
militar; orçamento e contas; pessoal; tambo e carga; tribunais indígenas; entre outras funções.

6
Segundo o Dicionário Brasileiro da Terminologia Arquivística (2005), espécie documental é a divisão de género
documental que reúne tipos por seu formato.

13
No entanto, neste fundo temos a destacar também em relação ao seu arranjo que foi se tendo em
conta as variações de competências que a administração do concelho produtor dos documentos
foi tendo ao longo do tempo. Assim, por exemplo temos a função “Negócios indígenas” que
depois desaparece porque foi abolido o estatuto do indígena em 1961 e surge a função “trabalho
e acção social”, também podemos destacar a função “tribunais indígenas” que desaparece
quando acaba o indigenato, sendo que isso é “fruto” das variações de competências que o
concelho foi tendo. Essa realidade vai se reflectir também no quadro de arranjo que foi elaborado
para os documentos deste fundo.

Assim achamos que o arranjo desenvolvido no Fundo do Governo-Geral e no Fundo da

Administração do concelho de Marracuene aproxima-se na sustentação de BELLOTTO
(2006:145), quando diz que “na sistemática do arranjo é preciso levar em conta, sempre, a
estrutura orgânica da instituição; as acções que os documentos demonstram em comprimento das
operações geradas pelas actividades, estas por sua vez, oriundas das funções e estas últimas
geradas pela competência que justifica a criação e o funcionamento da entidade produtora”.

Portanto, a actividade de arranjo torna-se crucial para compreensão plena dos documentos de
valor permanente pelo usuário desses mesmos documentos, dai que, essetrabalho 7 deve ser
executado por pessoa altamente qualificada, para que o fundo reflicta a realidade da sua
produção.

CAPÍTULO IV: BREVE CONTEXTUALIZAÇÃO SOBRE A CRIAÇÃO DO MINISTÉRIO

DE INFORMAÇÃO, 1975 – 1994

4.1. Breve historial do Ministério de Informação

7
Em primeiro lugar, temos o trabalho intelectual, que consiste em estabelecer um quadro de arranjo que será usado
para a organização dos documentos do fundo a serem arranjados; e num segundo lugar o trabalho é físico, quando já
organizamos fisicamente os documentos tendo em conta o quadro de arranjo criado.

14
Moçambique foi colonizado por Portugal até ao dia 25 de Junho de 1975, quando a Frente de
Libertação de Moçambique (FRELIMO) proclamou a independência do país, criando assim a
República Popular de Moçambique.

Com a independência foi criado o primeiro governo de Moçambique independente e com isso
alguns ministérios para ajudar na governação do país. Dentre os ministérios criados está o
Ministério da Informação, instituição criada pelo Decreto Presidencial nº1/75 de 27 de Julho.

Esse ministério, segundo os artigos 16 e 17 da sua criação, tinha como competência a difusão da
linha política da FRELIMO e do governo através dos órgãos de informação, de modo que, esses
órgãos eram coordenados pelo Ministério da Informação, cabendo ao ministério criar ou
extinguir órgãos de informação.

No entanto, para permitir que o Ministério da Informação levasse avante os seus objectivos com
sucesso era necessária uma estrutura administrativa, de modo que, por Portaria nº119/75 de 22 de
Novembro de 1975 foram criados os seguintes órgãos junto ao ministério:

- Gabinete do Ministro;

- Direcção Nacional da Informação;

- Direcção Nacional de Propaganda e Publicidade

- Departamento de Planificação e Projecto;

- Departamento de Finanças;

- Departamento de Formação e Qualidade;

- Departamento de Recursos Humanos;

- Instituto Nacional do Livro e do Disco.

Assim, o Ministério da Informação para além de criar órgãos de informação que compreendiam a
imprensa, rádio e imagem, promovia a formação dos quadros da área, controlava a política

15
editorial dos órgãos de informação, autorizava a instalação de representantes das agências
noticiosas estrangeiras no país, entre outras actividades.

O ministério em estudo funcionou no país durante todo período de vigência do partido único 8, até
a altura em que foi extinto através do Decreto Presidencial nº4/95 de 16 Outubro.

A extinção do Ministério da Informação aconteceu porque com a nova realidade política no

país9já não se justificava o controlo dos órgãos de informação pelo Estado moçambicano.

Com a extinção do Ministério da Informação foi criado o Gabinete da Informação junto ao

Gabinete do Primeiro Ministro com tarefa mas de apoiar apenas na regulação do funcionamento
dos órgãos de informação.

CAPÍTULO V: ARRANJO DO FUNDO DO MINISTĖRIO DA INFORMAÇÃO

5.1 Análise de dados

8
Na altura da vigência do sistema monopartidário.
9
Surgimento do sistema multipartidário.

16
 “O respeito dos fundos é tradicionalmente considerado, desde a segunda metade do séc. XIX,
como o princípio fundamental do arquivo…. Mas como muitos princípios é mais fácilenuncia-lo
do que defini-lo e defini-lo do aplicá-lo. Se as suas bases conceituais são relativamente fácies de
estabelecer, ele levanta, desde que se procure aprofundar os aspectos teóricos e aproveitar as
consequências práticas, inúmeras dificuldades sobre as quais gerações de arquivista se debruçam
sem que soluções nítidas fossem, no entanto, universalmente imposto”, DUCHEIN (1992:1).

A citação acima de DUCHEIN (1992), reflecte as dificuldades que realmente os técnicos dizem
que sentiram quando buscaram aspectos teóricos para criar o quadro de arranjo usado para
organizar o Fundo do Ministério da Informação. O primeiro momento do arranjo do fundo, que
foi a parte intelectual do arranjo, consistiu em elaborar a história do Ministério da Informação
para compreender quais eram as suas funções e atribuições e com isso poder compreender
tipologia documental que tais funções e atribuições podiam produzir no funcionamento
administrativo do ministério, foram tendo ao longo do tempo.

Compreender as funções e atribuições do ministério, foi possível com o levantamento histórico

compreender os órgãos que foram criados no ministério e como foram evoluindo. Para esse caso,
alguns órgãos foram mudando de designação ao longo do tempo, outros órgãos foram extintos, e
isso teve que se reflectir no quadro de arranjo que foi produzido.

Por tanto com o levantamento da história administrativa do Ministério da Informação através da

legislação e regulamentos que foram produzidos ao longo de cerca de19 anos da existência do
ministério, foi possível conseguir minimamente compreender a realidade administrativa do
ministério, e através desses dados se elaborar o quadro de arranjo do fundo.

Dos dados levantados por nós podemos concluir que o quadro de arranjo produzido para o fundo
em estudo baseou-se na estrutura administrativa do produtor dos documentos, pelo que o arranjo
desenvolvido neste caso foi um arranjo estrutural.10

Desse modo, o quadro de arranjo elaborado teve como primeira divisão11 deste fundo as divisões
administrativas máximas do ministério, procurando ir ao encontro do argumento de BELLOTTO
(2006:147), quando diz que “o principio norteador da fixação de fundos de arquivos é o órgão
estrutural…. O que determina seu arranjo interno é, num primeiro momento, ainda a estrutura

10
PAES (2004), diz que existe arranjo estrutural e arranjo funcional.
O arranjo estrutural consiste em organizar os documentos com base na estrutura.
11
BELLOTTO (2006), diz que a primeira divisão do fundo é a secção ou grupo.

17
organizacional…. Por sua vez DUCHEIN (1992:11), diz que “a estrutura interna dos fundos
reflecte evidentemente essas variações de competências”.

Assim num primeiro momento o quadro de arranjo teve as seguintes secções, que correspondiam
os primeiros órgãos criados no ministério:

- Gabinete do Ministro;

- Direcção Nacional de Informação;

- Secretaria das Relações Internacionais

- Departamento de Planificação e Projecto

- Departamento de Recurso Humanos

- Departamento de Finanças

No entanto, ao manter as divisões funcionais do ministério 12 como base de arranjo, isso levou a
que fosse necessário ter em conta que em alguns momentos certos órgãos deixavam de existir.
Ou mudavam de denominação, e isso devia se reflectir também no quadro de arranjo. Por
exemplo, essa situação aconteceu nos seguintes casos:

- A Secretaria das Relações Internacionais foi transformada em Departamento das Relações

Internacionais em 1988;

- O mesmo Departamento das Relações Internacionais foi transformado em 1990 em

Departamentos de Estudos e Cooperação, e isso significou extinguir o Departamento das
Relações Internacionais e o Departamento de Planificação e Projectos;

Também, o Departamento de Planificação e Projectos em 1990 foi transformado em Direcção

Nacional de Planificação.

Portanto, essas mudanças vão se reflectir nos documentos que são sendo produzidos e com isso,
o contexto de organização dos documentos deve ter em conta esta organicidade, respeitando-se
assim o princípio de respeito ao fundo13, e a evolução institucional.

12
Entende-se divisões funcionais como estrutura orgânica.
13
Que diz que a organização dos documentos deve partir do geral ao particular.

18
Para sustentar a afirmação acima, DUCHEIN (1992:13), diz que “as divisões funcionais do
organismo como base da classificação de fundo, temos então que fatiar o fundo por ordem
cronológica ou períodos delimitado pelas mudanças de estrutura dessas divisões…”

Assim, para o fundo em estudo aconteceu essa realidade em algumas secções como vimos nos
exemplos acima citados. Ao analisar o fundo em estudo encontramos 10 secções, sendo que
algumas das secções não tem documentos de todo período da existência do ministério que vai de
1975 a 1994, porque podem ter sido extintos esses órgãos, ou mudado de denominação como
resultado da variação de competência da instituição que produziu os documentos destes fundos.
Assim, vão abaixo as secções criadas no fundo e o período de tempo dos documentos que os
constituem:

- Conselho de Ministro (1976 – 1994);

- Gabinete do Ministro (1975 – 19949;

- Direcção Nacional de Informação (1976 – 1994);

- Direcção Nacional de Planificação (1990 – 1994);

- Departamento de Recursos Humanos (1975 – 1994)

- Departamento de Finanças (1976 – 1994);

- Secretaria das Relações Internacionais (1975 – 1988);

- Departamento das Relações Internacionais (1989 – 1990);

- Departamento de Estudos e Cooperação (1991 – 1994);

- Departamento de Planificação e Projecto (1975 – 1990).

A secção “ Direcção Nacional de planificação” só surge em 1990 a 1994; a secção “Secretaria

das Relações Internacionais” só existiu de 1975 ate 1988; a secção “Departamento de Estudo e
cooperação” sóexistiu entre 1991 a 1994; a secção “ Departamento das Relações” existiu entre
1989 a 1990; e a secção “Departamento de Planificação e Projecto” existiu de 1975 a 1990.

Portanto, o quadro de arranjo produzido para este fundo procurou reflectir o dinamismo do
ministério, dai que, algumas secções não reflectem ou não cobrem todo período de

19
funcionamento do ministério, tendo em conta a perspectiva de funcionamento da instituição
produtora dos documentos, pois, segundo BELLOTTO (2006:155), “… o arquivo deve realizar
estudos sobre legislação, estrutura, seus quadros de secção e série”.

As secções criadas no quadro de arranjo procuraram incorporar as series documentais nas

estruturas administrativas que existiram no ministério em estudo. Assim, as 350 caixas de
documentos que compõem este fundo são percebidas partindo da estrutura administrativa e as
series documentais ligadas ao sector de sua produção. Portanto, as funções de cada órgão
produtor dos documentos.

Por isso temos por exemplo as funções de gestão de recursos humanos ligadas ao Departamento
dos Recursos Humanos; as funções ao controle d politica de informação na Direcção de
Informação; as funções ligadas as finanças no Departamento de Finanças. Essas situações no
nosso entender vai ao encontro de um quadro de arranjo que procura reflectir a estrutura
organizativa, sua evolução e funções.

Do estudo desenvolvido percebemos que actividade arranjo, principalmente a parte intelectual,

constitui um grande desafio para os arquivistas, porque as instituições são dinâmicas, e isso deve
ser reflectido nesse quadro de arranjo, situação que não é fácil principalmente quando o
organismo produtor dos documentos a serem organizados não tenha respeitado alguns
procedimentos ou práticas na gestão dos documentos.14

CONSIDERAÇÕES FINAIS E RECOMENDAÇÕES

14
Na fase corrente e intermediária.

20
Os arquivos permanentes têm grande valor para as sociedades porque é através deles que se faz a
recuperação de acontecimentos e factos passados com alguma consistência, e ai ajudar a
compreender alguma realidade.

No entanto, esses arquivos que são de acesso público, tal só podem acontecer quando existem
instrumento de pesquisas fiáveis de recuperação da informação que os documentos de valor
permanente possuem. Porém, para que se produza os tais instrumentos de pesquisa fiáveis é
necessário primeiro desenvolver a actividade de arranjo.

Como vimos ao longo do trabalho, a actividade de arranjo arquivístico é um processo muito

complexo que exige a compreensão plena da instituição produtora dos documentos sujeitos a
organização, suas funções e competências, a tipologia de documento que cada função produz e as
constantes variações que esse órgão sofrendo ao longo de sua existência administrativa.
Conhecendo isso com profundidade é que se pode elaborar o quadro de arranjo consistente, e
esse quadro é que será o instrumento principal que nos guiava para organizar fisicamente os
documentos do fundo.

Portanto, aparte intelectual de arranjo joga papel fundamentalmente para que se organize
devidamente os documentos de um fundo, e o arquivista que desenvolve esta parte intelectual
deve ter conhecimentos muito profundos não apenas do órgão produtor dos documentos, mas
também da teoria e prática dos arquivos, pois em arquivos não se usa regras mas princípios
arquivísticos.

Assim do estudo desenvolvido em torno do Fundo do Ministério da Informação quanto ao seu

arranjo arquivístico chegamos as seguintes conclusões:

1- A parte intelectual do arranjo constitui o ponto fundamental de todas as

restantes actividades que vão desaguar com a vizibilização do fundo através
do instrumento de pesquisa.
2- O arranjo deste fundo consistiu em reconstruir as estruturas administrativas do
ministério que constituíram as secções;
3- O arranjo de fundo foi estrutural;
4- As séries de cada secção reflectem as funções de cada órgão do ministério.

21
Por outro lado, feito esse trabalho de análise do arranjo do Fundo do Ministério da Informação,
recomendamos:

- A necessidade do AHM continuar a investir na formação dos seus quadros,

porque as actividades desenvolvidas no DAP são complexas.

- A necessidade de investir na capacitação permanente;

- A necessidade de fazer a divulgação quer por artigos, seminários e palestras das

actividades técnicas desenvolvidas em arquivos permanentes, porque notamos que
muitos aspectos teóricos ainda não são dominado mesmo por alguns técnicos do
DAP.

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

22
BEARMAN, D (1999). “Documenting documentation”. Archivaria, 34 (summer), p. 33-49,
1999.

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PAES, Marilena Leite. Arquivo Teoria e Prática. 3a edição Ampliada. Fundação Getúlio Vargas.
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documentos de arquivo no contexto de uma reestruturação da administração central do Estado.
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Projecto Editorial.

23
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na Internet.
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Ministérios da Informação. Bolentim da República de Moçambique. Maputo. Série I, 1975.

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