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FATORES CRITICOS NA IMPLEMENTACAO DO. BALANCED SCORECARD le sa GESTAO PRODUGAO Fernando José Barbin Laurindo Escola Politécnica da USP, Av. Prof, Almeida Prado, 128, Tr.2 Biénio, 2° andar, CEP 05508-900, Sao Paulo, SP, Brasil, e-mail: vanderli@ prietoassociados.com.br, fabio,luis @ pol.usp.br, marlyme@usp.br, fiblau@usp.br Recebido em 01/7/2004 Aceito em 27/11/2005 eee) Resumo Existem diversas abordagens na literatura enfaticando a importancia de promover oalinhamento estratégico e 0 seu desempenho eperacional por meio do sistema de métricas. Um dos modelos mais difundides ¢ o balanced scorecard (BSC). A proposta deste artigo & discuiir os fatores eritcos de sucesso na implementagdo do BSC, bem como o pro- cesso de mudanca e as técnicas envolvidas nos bastidores da implementacdo, tendo como objeto central o confronto entre a perspectiva da empresa de consultoria que implementa o BSC e da empresa que adota o método. A abordagem metodolégica wtilizada foi a de estudo de miitiplos casos. A pesquisa foi organizada baseada em um estudo de casos iitiples criado sobre uma estrutura tebrica (framework) extratdo da literatura especializada e submetide a empresas de consultoria focadas neste tipo de implementagdo para identifcar e lista estes aspectos criticos nas empresas bra- sileiras. Em uma segunda etapa da pesquisa, um estudo de caso foi realizado com o objetivo de analisar os mesmos aspectos sob o ponto de vista das empresas que adotam a metadologia, as empresas clientes. Palavras-chave: balanced scorecard (BSC), alinhamento estratégico, implementacio da estratégia, sistemas de indicadores de desempenko. 1. Introdugao A relevancia entre 0 alinhamento da estratégia de ne- g6cio ¢ seu desempenho operacional tem sido ampla- mente estudada, Varias sugestdes podem ser encontradas na bibliografia académica e na pritica, enfatizando a im- portancia de se estabelecer uma relagdo entre a eficécia na gestdo e sua operacio, traduzida em metas, objetivos e requisitos da organizago (Broadbent e Weill, 1997; Car- valho e Laurindo, 2003a; 2003; Kaplan ¢ Norton, 1992; 1993; 1996; 2000; Neely ¢ Austin, 2000; Prieto, 2006; Rockart, 1979; Tonchia, 2000). Segundo Kennerly e Neely (2000), um sistema de me- dida de desempenho eficaz. possui necessariamente as seguintes partes: “1 - métricas individuais que quantifi- cam e eficiéncia e eficécia das agées; 2 - um conjunto de ‘medidas que permita 0 acesso ao desempenho da orga- nizago como um todo; ¢ 3 - uma estrutura que suporte € habilite a aquisigéo, ordenaco, anilise, interpretacio @ disseminagao dos dados”. O foco deste artigo esta no ponto 2 de um sistema de medida de desempenho. Os métodos atualmente mais referenciados sio Balanced Scorecard (BSC) (Kaplan ¢ Norton, 1992), a Pirimide de Desempenho - Performance Pyramide (Kerscens-van Drongelen, 2000) ¢ 0 Prisma de Desem- penho — Performance Prism (Kennerly ¢ Neely, 200 entre 0s quais 0 BSC tem se tornado o mais difundido has empresas. © objetivo deste artigo € indicar aspectos eriticos e di- ficuldades da implementagio do Ralanced Scorecard 8 Proto etal, ~ Fatores Crticos na Implementagso do Balanced Sica tentar entender quais so 0s conceitos e técnicas de ges- tao de negécio que suportam o proceso de implementa- 80 desta metodologia, Este artigo apresenta, nas segdes 2 ¢ 3, respectivamen- te, uma revisio da literatura sobre BSC e sobre os fatores criticos para sua implementagio. Na secdo 4, é apresen- tada a estratégia de pesquisa adotada, detalhando-se os aspectos metodol6gicos. Na seco 5, s40 apresentados os resultados da pesquisa empitica, Finalmente, altima se- 40 apresenta as conclusoes. 2. Visdo geral do balanced scorecard 0 Balanced Scorecard (BSC) desenvolvido por Kaplan © Norton em 1992 resultou das necessidades de captar toda a complexidade da performance na organizagio € tem sido ampla e crescentemente utilizado em empresas © organizagées (Epstein e Manzoni, 1998). Entre suas contribuigdes estéo a composi sualizagao de medidas de performance que reflitam a estratégia de negécios da empresa, O BSC deve levar & criagio de uma rede de indicadores de desempenho que deve atingir todos os niveis organizacionais, tomando- se, assim, uma ferramenta para comunicar € promover 0 comprometimento geral com a estratégia da corporagao (Kaplan e Norton, 1996; 2000). Este método resume em um tinico documento, indica dores de performance em quatro perspectivas: financeira, clientes, processos intemos e aprendizado e crescimento, (Kaplan e Norton, 1992; 1996). Hauser ¢ Katz (1998: p. 517) advertem: “toda métti- ca, independente da forma utilizada, iré afotar agées ¢ decisdes. Mas, evidentemente, escolher a certa € crilico para o sucesso”, Neste sentido, cada perspectiva neces- sita de seu proprio e distinto conjunto de medidas de performance, as quais precisam ser especificas de acordo ‘com as caracteristicas e necessidades de cada empresa. Tais medidas precisam refletir ¢ materializar a missio € cestratégia da empresa (Kaplan ¢ Norton, 1993), Para ser bem Financeiro sucedido fnan- [abjetvos medidas metas iniiativa covramente, uals resulta- ‘ L dos deveros : apresentar aos shareholders? t Clientes. Processes Internos Pararealizar foyjetvos _mesidas metas _invciativas| Para satisfezer [objetves medidas metas _inicatvas Viste | nossos clientes : + [|e sharehotders, ‘ . : mos apresentar Estratégia | quais processos ‘208 nossos i + precisamos : : dlientes? ‘ 4 mmalnorar? 4 ‘Aprondizado e Croscimento Parareaizara [abjetwos medidas melas _iniiavas] nossa visdo, oquends 4 . g ddovemos smudar au : . : melhorar? : - Figura 1. Traduzindo visio e estratégia: quatro perspectivas (adaptado de Kaplan e Norton, 1996). GESTAO & PRODUGAO, v.18, 9.1, 9.81-92, jan abr, 2008 a Para facilitar o entendimento da estratégia por toda a empresa, Kaplan e Norton (2000) propuseram o BSC. A Figura 1 ilustra o modelo do BSC. Cada perspectiva deve {er scu préprio conjunto de indicadores, formulados para viabilizar 0 cumprimento da estratégia ¢ da visio da or ganizagio. Perspectiva financeira: Monitora se a estratégia da empresa esta contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros. As metas financeiras se relacionam com ren- tabilidade, crescimento e valor para os acionistas, 0s objetivos e medidas financeiros desempenham um papel duplo: definem o desempenho financeiro esperado da estratégia ¢ servem de meta principal para a defini- G40 dos objetivos e medidas das outras perspectivas do scorecard. Segundo Kaplan e Norton (2000), nesta pers pectiva, as empresas trabalham com duas estratégias basi cas: erescimento da receita e produtividade. A primeira ird refleti nas outras perspectivas, no sentido de gerar no- vas fontes de receita provenientes de novos mercados, no- vos produtos ou novos clientes ou na ampliagao do rela- cionamento com os clientes existentes. Jé a estratégia de produtividade ira refletir na busca da execucao eficiente das atividades operacionais em apoio aos clientes atuais, podendo incluir, também, a redugao de custos. Perspectiva do cliente: Pressupie definigdes quanto a0 mercado € segmentos nos quais a organizagao deseja competir. A organizagao deverd traduzir em medidas es- pecificas os fatores importantes para os clientes. A pro- posta é monitorar como a empresa entrega real valor a0 cliente certo. Normalmente sio definidos indicadores da satisfagao e de resultados relacionados aos clientes: satis- fagio, retencao, captagao e lucratividade. Perspectiva dos processos internos: Os indicadores de perspectiva dos clientes e dos acionistas devem set apoiados por processos intemnos. Nesta perspectiva as =—>— on Comunicagao| eligagao — ase | Planjamento onegécio — ‘organizagies identificam os processos criticos para a re- alizagdo dos objetivos das duas perspectivas anteriores. 0s ptocessos devem criat as condigdes para que a orga- nizagdo oferega propostas de valor ao cliente, capazes de atrair e reter clientes nos seus segmentos de atuacao ¢, a0 ‘mesmo tempo, criando valor aos acionistas. Perspectiva do aprendizado e do crescimento: Em- presas com condigo de serem cada vex melhores s40 empresas com capacidade de aprender. A capacitagio 4a organizagao se dard por meio dos investimentos em novos equipamentos, em pesquisa ¢ desenvolvimento de novos produtos, em sistemas ¢ procedimentos ¢ nos re- ‘cursos humanos da empresa. Visto de maneira integrada, o balanced scorecard tra- uz o conhecimento, habilidades e sistemas que os em- pregados precisardo (seu aprendizado e crescimento), ppara inovar e construir as capacidades estratégicas certas, ¢ eficientes (processos internos) que entregarao valor es- peeifico ao mercado (clientes), os quais, eventualmente, proporcionargo © aumento do valor ao acionista (finan- ceiro) Kaplan e Norton (1996) definem quatro processos ge- renciais para implementagio do BSC, conforme ilustra a Figura 2, (0 proceso de tradugao da visio ajuda a construir um eonsenso em tomo da visio e da estratégia da organiza- ‘edo, Os autores advertem que devem ser evitadas decla- rages vagas como “o melhor da classe”, pois o proceso deve conduzir a definigio das medidas de desempenho, resultado deste processo € a traducio da estratégia em termos operacionais, ou seja, o desenho dos mapas estra- ‘égicos, BSCs (© processo de communicagao ¢ ligacao - consiste em ‘comunicar a estratégia no sentido vertical ¢ horizontal da estrutura, igando os objetivos departamentais aos indivi- Feedback e ‘prendizado Figura 2. Gerenciando a Estratégia: quatro processos (adaptado de Kaplan e Norton, 1996). a Proto etal ~ Fatores Crticos na Implementagso do Balanced Scorecard dduais. Deve-se evitar que os objetivos individuais priori- zem as metas de curto prazo, alinhando-os & estratégia da organizagao. Este processo também consiste em identificar os pro- cessos-chave e desenvolver medidas de desempenho para estes processos. 0 processo de planejamento do negécio consiste em alocar os recursos ¢ definir as prioridades de acordo com as metas estratégicas. processo de feedback e aprendizado visa dar & or- ganizagio a capacidade de aprendizado estratégico, ou seja, fazer da gestio estratégica um processo continuo, Com o BSC, uma organiza¢ao pode monitorar seus resul- tados de curto prazo nas quatro perspectivas, permitin- do a modificagio das estratégias em curso ¢ refletindo © aprendizado organizacional Esses quatro processos refletem uma seqiiéncia itera~ tiva de agdes, Para chegar a um sistema gerencialmente estabilizado, segundo o exemplo apresentado por Kaplan € Norton (1996), talvez seja preciso cerca de trinta me- ses, sendo que a organizacéo pode percorrer esses quatro processos duas ou trés vezes. 3. Aspectos criticos na implementacao do BSC De acordo com Kaplan © Norton (2000), Mercer (1999) e Schneiderman (1999), diversas empresas en- contraram dificuldades na implementagio do BSC, com © uso significative de recursos humanos ¢ financeitos, sem os resultados desejados. Kaplan (1999a) anuncia que “desenvolver e implementar um sistema de gerencia- mento BSC numa empresa no é uma iniciativa das mais simples”. Para melhor entender 2 complexidade aponta- da por Kaplan, este artigo procura conjugar as principais dificuldades encontradas em termos globais, conforme a revisio de literatura, para criar € compor um guia para 0 desenvolvimento da pesquisa ‘Um dos problemas mais comuns diz respeito 20 en- volvimento do gerente nivel sénior, a partir do momento em que os executivos passam a delegar toda a estratégia do processo de implementagio ao nivel hierarquico inter- medisrio. Kaplan (1999a) argumenta que estes gerentes intermediétios podem nao estar preparados para entender a estratégia nem o projeto do BSC como um todo, n3o tendo nem a autoridade nem o conhecimento dos proces- sos necessérios para o sucesso da implementacio. Estes autores também se referem a0 comprometimento da ge- réncia como fator tio importante como conhecimento © autoridade, Além disso, Kaplan (1999) enfatiza que a posigao da alta administragdo deve ser a de dividir fun- goes € responsabilidades, de forma a evitar 0 isolamento durante a implementagio do BSC. Kaplan (1999a, p. 3) diz, “O resultado final desta autoconfianca excessiva € que ‘0s processos de tomada de deciséo, em niveis superiores, no mudam’, Ele também destaca o ponto de vista de Norton a respeito da divisio de responsabilidades: “tirar aestratégia da mao de 10 ¢ passar para 10 mil” (Kaplan, 1999a, p. 4). Para alcangar o propésito da empresa como uum todo, Kaplan (1999a) sugere atribuir os scorecards da ‘empresa gradualmente, distribuindo o esforgo da imple- ‘mentagao ¢ também ajustando ¢ refinando os objetivos e necessidades em todos os setores da empresa Segundo Kaplan (19992), uma parte significativa do conjunto total de medidas do BSC nio est disponivel ‘nos primeiros meses de implementagao do proceso. No entanto, isto nao deve ser considerado um verdadeiro problema. Porém, em vez. de se deter em detalhes sem fim em busca de um comeso perfeito, as empresas de- veriam comegar pela utilizagao de medidas de BSC € promover uma continua melhoria para esta abordagem. Kaplan (1999b, p. 5) afirma: “o scorecard no € um evento tinico ~ € um proceso de gerenciamento contt- nu.” Carvalho ¢ Laurindo (2003b) alertam ainda que a implementagao do BSC anda junto como gerenciamento por processos, se a empresa ainda no mapeou seus pro- cessos criticos, vai demorar para estabelecer as métricas, nesta perspectiva Um outro importante relato de Kaplan (1999) diz res- peito a uma situagéo muito comum, quando consultores ‘extemos ficam responséveis pela implementagiio do BSC. Em tal circunstincia, hé um alto risco de se produzir um sistema sofisticado, mas que no prioriza as necessidades de gestio do executive sénior. Portanto, do ponto de vista de Kaplan (1999b, p. 5 ¢ 6) “sistema e tecnologia sio extremamente importantes..mas os sistemas ¢ tecnolo- zgias aplicados devem vir ap6s a gestdo ter finalizado seu Itabalho estratégico iniial, e que itdo criar 0s objetivos, ‘medidas, metas, iniciativas ¢ scorecards interligados por toda empresa Hauser Katz (1998) propdem que vantagens relacio- nadas com valores nao devem ser bascadas apenas em planejamentos de longo prazo, mas também nos de curto prazo, de forma a manter a motivacio individual. Por ou- ‘to lado, Kaplan (1999) alerta para o risco de o resultado ser apenas uma simples adigo de medidas nio financeiras orientadas para a composigao dos planos de compensa- ‘do, Neste caso, cada medida especttica de performance & ‘melhorada, mas nao a performance financeira total. ‘Aoimplementarum sistema de medidade performance, existe 0 risco de se produzirem valores incompativeis com 0 uso de modelos (comparativos) sem a devida ca- racterizagdo/personalizacto. Kaplan ¢ Norton (1993) alertam para o fato e demonstram que as diferentes situa- ‘goes de mereados, segmentos de negécios, estratégias de produtos e ambientes competitivos demandam diferentes scorecards. GESTAO & PRODUGAO, v.18, 9.1, 9.81-92, jan abr, 2008 85 Kaplan ¢ Norton (1993) ressaltam a importancia de santer equilibradas as quatro principais perspectivas do BSC: “Este conjunto equilibrado de medidas demonstra nio s6 as negociagGes que gerentes ja efetivaram através de medidas de performance, como os incentiva a alcan- ar suas metas no futuro sem fazer negociagdes entre fa- tores de sucesso” Hauser e Katz (1998) ressaltam uma importante ques- tio durante a implementagao de um sistema de medida de performance: evitar que a baixa capacidade de empre- gados e gerentes em diversificar riscos afete a escola de projetos em fungdo de métricas nao claras que permitam a escolha pelo menor risco, comprometendo as probabi- lidades de resultados de longo prazo. Desta forma, isto pode criar um custo de risco que pode levar a empresa a se desviar de seus objetivos a longo prazo, Hauser € Katz (1998) também afirmam que a utilizagao de valo- res hard 10 control podem criar uma certa resistencia & sita utilizagao pelos gerentes do nivel intetmedirio, Para evitar este problema, os autores sugerem escolher valo- res que possam ser implementados a curto prazo, mas fortemente ligados aos objetivos a longo prazo da em- presa, numa correlagao altamente estratégica. Hauser ¢ Katz. (1998) preferem estes valores adequados, estrategi- camente alinhados, mesmo quando nao sao precisos, do que valores de alta preciso e sem importincia para uma abordagem produtiva, Além disso, hé o tisco de se perde- rem os objetivos organizacionais € de se manter a velha cultura baseada em antigos valores. Conforme Kaplan (2000), discusses inconsistentes, assim como informagio e comunicagio improdutivas, so os maiores impedimentos para a total compreensio dos objetivos e da estratégia da empresa por parte dos funcionérios. Kaplan (2000) reconhece que onze em cada quinze seguidores bem sucedidos do BSC utilizam siste- mas formais para avaliagao de conhecimentos dos fun- cionétios. Embora de vital importancia para o sucesso do BSC, Kaplan ¢ Norton (1993) demonstraram que © processo de comunicagio pode ser impactado pelo risco de vir & tona informacao estratégica a investidores exter nos ou competidores, mas é importante se organizar com dados confidenciais de forma a se evitarem impactos ne- gativos na comunicagao e na implementagdo de objetivos internos. ‘Um importante fundamento de Kaplan ¢ Norton (1996) diz respeito a falta de definigao de uma estratégia comum. € sua transicéo para objetivos claros. O simples conheci- ‘mento das metas corporativas nao é suficiente para mudar © comportamento das pessoas; € necessério incentivar a alianga dos objetivos € medidas, associando o nivel indi- vidual as metas de longo prazo da empresa. Desta forma, um scorecard corporativo deveré envolver a definigao de objetivos comuns ¢ temas a serem adotados por todas as unidades de negécios, promovendo uma sinergia que iré produzir um valor maior para a empresa. Além disso, cada modelo (comparativo) em larga escala se refletiré ‘em metas locais (Kaplan ¢ Norton, 1999) ‘Um outro erro comum apresentado por Kaplan ¢ Norton (1999) consiste em considerar o BSC simplesmente como uum projeto para desenvolver métricas, em vez de um projeto de mudancas estratégicas que incluem cada de- talhe da empresa. A conseqtiéncia deste erro € que pode levar a resultados inexpressivos. Bons resultados exigem gerenciamento de tempo e énfase em prioridades bem efinidas para que se possa implementar uma estratégia vista de cima para baixo. Por iltimo, a equipe encarrega- da da implementagdo do BSC é de extrema importincia ‘As pessoas envolvidas na condugao do projeto BSC de- ‘vem compor uma equipe estrategicamente posicionada, ‘multifuncional e integrada, de forma a analisar em deta- Ihes a estratégia e os valores da empresa como um todo. Deve-se evitar que a equipe seja constitufda apenas por uum grupo de especialistas em suas fungoes, 4, Aspectos metodolégicos A proposta deste artigo € discutir os fatores criticos de sucesso na implementagao do BSC, bem como 0 proces- so de mudanga e as técnicas envolvidas nos bastidores da implementagao, tendo como objeto central 0 confronto centre a perspectiva da empresa de consultoria para imple- ‘mentagao do BSC ¢ da empresa que adota o método. ‘A abordagem metodolégica utilizada pode ser descrita conforme a Figura 3. Em uma primeira fase da pesquisa foi claborada uma estrutura teérica (framework), extrai- da da literatura apresentada nas segdes 2 ¢ 3 deste artigo. Esta estrutura foi submetida a empresas de consultoria focadas na implementagao de BSC para identificar e lis- tar 0s fatotes criticos para o sucesso das implementagSes, Posteriormente, um estudo de caso foi realizado com 0 objetivo de analisar os mesmos aspectos sob o ponto de vista das empresas que adotam a metodologia, as empre- sas clientes. A empresa selecionada é representativa para a pesquisa por ter adotado o BSC em quatro das suas uni- Erpresas implemen tadoras do BSC Critero de selegao [Fabaragie do] [Anaise compa: instrumento rativa dos fesultadoe Critérie de selego Erpresas suri do ‘Bsc Revs da Itratura Figura 3. Abordagem metodolégica. a6 Proto etal ~ Fatores Crticos na Implerentagso do Balances Sc dades com diferentes graus de sucesso na implementagao. ‘A abordagem de estudo de caso foi adotada por ser mais adequada para investigar um fendmeno contemporaneo, sem limites claros ¢ definigSes (Yin, 200), Conforme su- gere Bonoma (1985), foram utilizadas diversas fontes de informagio além das entrevistas, tais como o estudo de documentos e dados dos sistemas de métricas utilizados. ceritério para selegao dos casos de empresas que im- plementam 0 BSC foi baseado em ntimero de casos im- plementados em empresas nacionais e a disponibilidade no fornecimento das informagSes para a pesquisa, Basea- das neste critério, foram selecionadas quatro empresas de consultoria, Além da informagio qualitative obtida nas entrevistas, alguns dados quantitativos foram reunidos a partir de 14 projetos de implementago de BSC desenvol- viidos pelas quatro empresas estudadas cujos documen- tos também foram analisados para reforgar os estudos da pesquisa (Eisenhardt, 1989) Os ctitérios para a selegao do caso de empresa que uti- liza 0 BSC foram: adogio do BSC a mais de um ano € nao ser cliente das empresas de consultoria de implementagio do BSC sclecionadas para o estudo. Os principais aspec- {os estudados na empresa selecionada foram: 1) como as situagdes criticas apontadas pelas firmas de consultoria foram conduzidas durante a implementagio do BSC (ver Tabela 4); 2) se de fato elas ocorreram:; 3) se elas pode- riam ter sido evitadas; e 4) assim como o impacto para 0 sucesso da implementagao, 4.1 Instrumento de pesquisa e roteiro Para a elaboragao do instrumento de pesquisa foram listados 0s fatores criticos apresentados nas segées teé- ricas deste artigo, resultando em 26 questées principais, como mostra a Tabela 1. O instrumento de pesquisa in- clufa estas questées, distribufdas aleatoriamente numa folha de registro, no qual deveriam ser colocados os co- mentirios sobre os projetos de implementagao do BSC. ‘A Tabela 2 apresenta a planilha organizada para rece- ber os dados das entrevistas 5, Resultados da pesquisa de campo Nesta seco, sio apresentados os resultados da pes- quisa empirica tanto sob a perspectiva das empresas de consultoria como das empresas usuétias do BSC. No final da segao é feita a andlise comparativa dos resultados, 5.1 A perspectiva das empresas de consul- toria para implementacao do BSC Quatro empresas de consultoria brasileiras foram pes- quisadas, ullizando as téenicas de estudo de casos des- crita na segio anterior. Destas empresas coletou-se um conjunto de 14 implementagSes que foram submetidas & avaliagio de situayGes critcas, de acordo com a Tabela 3. 5.1.1 Resultados da pesquisa Depois de preenchidas as folhas de registro, as entre- vistas foram executadas com as respectivas empresas de consultoria ¢ finalmente os dados pesquisados foram te- sumidos de acordo com a Tabela 4. Dois assuntos foram apontados em 93% dos projets, como 0s mais comuns ¢ mais atuantes: comprometi- ‘mento da alta administracao e discussdes nao claras ¢ infregiientes. As principais justificativas e abordagens apresentadas para diminuir o risco dessas situag6es fo- ram a criagao de um processo formal de gestio de mu-

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