1

Índice
NOTA INTRODUTÓRIA 6

1 - AMBIENTE REGULADOR 7

1.1 - Lei Orgânica 7

1.1.1 Estrutura Orgânica da Presidência do Governo Regional dos Açores 7
1.1.2 Organograma da Presidência do Governo Regional dos Açores 7
1.1.3 Secretaria-Geral da Presidência do Governo Regional dos Açores 8
1.1.3.1 Natureza e Missão 8
1.1.3.2 Competências 8
1.1.4 Centro de Informação 8
1.1.4.1 Competências 8

1.2 - Leis e regulamentos 10

1.2.1 Legislação específica 10
Regional 10
Nacional 11
1.2.2 Legislação geral 11

1.3 - Código de Ética 12

Código de ética para os profissionais de informação em Portugal 12

2 - NORMAS, ORIENTAÇÕES E REQUISITOS 12

2.1 - Normas 12

2.2 - Orientações e requisitos 14

3- GESTÃO DE INFORMAÇÃO DE ARQUIVO 14

3.1 – Instrumentos de gestão de arquivo 14

3.1.1 Plano de Classificação 14
3.1.1.1 Princípios da classificação 15
3.1.1.2 A Codificação 15
3.1.1.3 Descritivo da rubrica 16
3.1.1.4 Atualização do Plano de Classificação 16
3.1.1.5 Índice do Plano de Classificação 17
3.1.2 Portaria de gestão de documentos 34
3.1.3 Regulamento de Conservação Arquivística 35

3.2 - Processos de gestão de arquivo 41

3.2.1 Tratamento da Correspondência 41
3.2.2 A Codificação dos Processos 41
3.2.3 As Lombadas 41

2
 3.2.4 Procedimento de final de ano 42
3.2.5 Circuito documental 42

4- PROCEDIMENTOS DE TRABALHO 47

4.1- Listagem de procedimentos 47

4.1.1 Procedimentos de Arquivo 47

4.1.2 Procedimentos de Biblioteca 47

4.1.3 Procedimentos do Sistema de Gestão de Correspondência 48

4.1.4 Procedimentos da Câmara de Expurgo 48

4.1.5 Procedimentos Relativos a Aplicações 49

4.2 - Procedimentos 50

SGC Ligação entre Instâncias no SGC (entradas remotas de registos) Código: PT-02 50

SGC Solicitação de Informação pelo GAAPS à Secretaria-Geral - Código: PT-03 52

SGC Solicitação de Informação pelo GAAPS a SR e DR - Código: PT-04 54

SGC Registo de entrada de proposta de Decreto-Lei - Código: PT-05 56

SGC Registo e abertura de um Processo do Contencioso Administrativo - Código: PT-06 58

SGC Registo e abertura de um Processo provenientes do Tribunal Judicial - Código: PT-07 60

Receção das ofertas, dirigidas ao Presidente do Governo - Código: PT-08 62

Publicações a disponibilizar ao público para consulta na Sala de Medalhas - Código: PT-09 64

SGC Circuito informacional no GAAPS – Livros da SG - Código: PT-11 65

Aquisição de recursos de informação - Código: PT-12 67

SGC Criar Registo - Código: PT-13 69

SGC Criar distribuição a partir de um registo- Código: PT-14 71

SGC Adicionar documento à distribuição- Código: PT-15 72

SGC Associar registo à distribuição- Código: PT-16 73

SGC Associar registo a uma distribuição em curso- Código: PT-17 74

Consulta de terceiros à documentação do AHPGRA- Código: PT-18 76

SGC Introduzir etapas paralelas- Código: PT-19 78

3
Expurgo: Ligar equipamento- Código: PT-20 79

Expurgo: reposição de água- Código: PT-21 81

Expurgo: verificação dos valores das sondas- Código: PT-22 82

Expurgo: desligar equipamento - Código: PT-23 83

Expurgo: verificação do compressor - Código: PT-24 85

SGC Entradas remotas de distribuições - tramitação - Código: PT-25 86

Conteúdos enviados ao CI - Código: PT-26 88

Converter documentos em PDF para WORD - Código: PT-27 89

Pedidos de consulta interna - Código: PT-28 93

Remessas de documentação para o AHPGRA - Código: PT-29 97

Consulta externa – tratamento de documentação - Código: PT-30 100

Consulta externa presencial no CI - Código: PT-31 103

Pedido de informação do SG a SR e DR - Código: PT-32 105

Eliminação de documentos de arquivo - Código: PT-33 107

Ofertas, Processo de entrada no CI - Código: PT-34 110

Tratamento técnico de conteúdos enviados ao CI - Código: PT-35 112

Descarte / eliminação de publicações bibliográficas - Código: PT-36 114

Registo e carimbagem de monografias - Código: PT-37 120

Registo e carimbagem de publicações periódicas - Código: PT-38 124

Aposição de Etiquetas com cota - Código: PT-39 128

IrfanView renomeação de ficheiros - Código: PT-40 131

IrfanView conversão de ficheiros - Código: PT- 41 135

Digitalização de documentos em alta resolução - Código: PT- 42 139

Proposta de aquisição de bens e serviços do Centro de Informação - Código: PT- 43 145

GLOSSÁRIO 147

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 158

4
APÊNDICE I – FORMULÁRIOS E QUADRO DO REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO
ARQUIVÍSTICA 159

APÊNDICE II – DOCUMENTOS ASSOCIADOS AOS PROCEDIMENTOS 166

DA-PT-12-A-PP – Aquisição de recursos de informação – Publicações periódicas 170

DA-PO-12-PA-M – Proposta de aquisição de Monografias 171

DA-PT-12-PA-PP – Proposta de aquisição de Publicações Periódicas 172

DA-PT-20 A 24 – Câmara de expurgo 173

DA-PT-22 – Controlo de valores das sondas da Câmara de expurgo 174

DA-PT-28-FPDC – Folha de requisição de documentos 176

DA-PT-28-BDRPCD 177

DA-PT-31 – Declaração de consulta: modelo 178

DA-PT-33 – Auto de eliminação 179

DA-PT-36 – Critérios para descarte e eliminação de publicações no acervo bibliográfico 181

DA-PT-36-AE-PP_M – Auto de eliminação: Descarte/ eliminação de publicações monográficas e

periódicas 182

DA-PT-36-PE-PP – Proposta de eliminação: Descarte/ eliminação de publicações periódicas 183

DA-PT-36-PP-M_PD – Publicações para permuta ou doação 185

DA-PT-37-M-DUPL – Monografias duplicadas disponíveis para oferta ou permuta 187

DA-PT-38-FCP-KARDEX – Base de dados de controlo de periódicos KARDEX 188

DA-PT-38-PFC – Registo anual de entrada de periódicos fora de coleção (não registados em controlo
de periódicos KARDEX) 189

APÊNDICE III – PORTARIA N.º 12/2014 - GESTÃO DE DOCUMENTOS PARA A

ADMINISTRAÇÃO REGIONAL AUTÓNOMA 190

FICHA TÉCNICA 191

5
Nota Introdutória
O presente manual emerge das atividades desenvolvidas no domínio da gestão da
informação pelo Centro de Informação da Secretaria-Geral da Presidência do Governo. É aqui
perspetivada, com o duplo objetivo de dar a melhor resposta às atribuições e competências
deste serviço, e de contribuir para a promoção de princípios da gestão pela Qualidade, a
melhoria contínua do processo produtivo, designadamente, nos ganhos de eficiência que
proporcionam a simplificação e normalização de práticas e procedimentos de trabalho.

A transversalidade que o Sistema de Arquivo tem nas organizações, assim como a

importância estratégica que tem na modernização administrativa, explicam que, nesta
primeira versão do manual, se tenha privilegiado os instrumentos normativos para a gestão
de informação de arquivo.

Note-se que a referida importância foi impulsionada pelo investimento do Governo

Regional dos Açores, nos últimos anos, na implementação de uma política arquivística para a
região, de que são exemplos: a criação da Comissão Coordenadora para os Arquivos da Região
Autónoma dos Açores (CCARAA), a elaboração de um corpo legislativo próprio ou, no que
concerne aos Arquivos da Administração Pública Regional, à criação do espaço Arquivo da
Presidência do Governo Regional dos Açores em 2008, cuja gestão operacional é assegurada
pelo Centro de Informação da Secretaria-Geral da Presidência do Governo.

Dos instrumentos para a gestão de informação de arquivo que constam deste manual,
importa, por serem instrumentos estruturantes do Sistema de Arquivo, destacar o a “Portaria
de Gestão de Documentos”, o “Regulamento de Conservação Arquivística” e o “Plano de
Classificação” baseado nas atividades da Presidência do Governo. Refira-se que este último
instrumento passou a ser parte integrante do Sistema de Gestão Correspondência (SGC),
sistema informático utilizado pela Presidência do Governo, e demais departamentos do
Governo Regional, na tramitação da informação produzida e recebida.

Para além dos mencionados instrumentos de gestão inclui-se um corpo de legislação

que identifica o ambiente regulador deste serviço, informação normativa e de orientações no
domínio da gestão da informação, bem como um conjunto de procedimentos, que resultam
da necessidade de sistematizar e uniformizar algumas das atividades desenvolvidas, nas áreas
de biblioteca e arquivo, pelo Centro de Informação.

Complementa-se a informação disponibilizada com um Glossário de Termos.

6
 1 - Ambiente Regulador
1.1 - Lei Orgânica

1.1.1 Estrutura Orgânica da Presidência do Governo Regional dos Açores

A estrutura orgânica da Presidência do Governo Regional dos Açores foi aprovada

através da publicação do Decreto Regulamentar Regional nº 30/2006/A. Neste diploma a
Presidência do Governo Regional integra os seguintes serviços, centrais e executivos:
a) O Gabinete do Presidente do Governo;
b) O Gabinete Técnico;
c) A Secretaria-Geral da Presidência;
d) O Gabinete de Representação do Governo Regional, em Lisboa.

1.1.2 Organograma da Presidência do Governo Regional dos Açores 1

(XI Governo Regional dos Açores)

PRESIDÊNCIA DO GOVERNO DO
GOVERNO REGIONAL DOS AÇORES

Secretária Regional Adjunta Subsecretário Regional da

da Presidência para os Comissão Coordenadora para Presidência para as
Assuntos Parlamentares os Arquivos da Região
Relações Externas
Autónoma dos Açores Gabinete Técnico

Direção Regional da Secretaria-Geral

Gabinete de Edição Direção Regional das
Juventude da Presidência Comunidades
do Jornal Oficial

Divisão Administrativa Centro de Informação Gabinete de Apoio Gabinete de Serviço de

Coordenação dos
Financeira e (Biblioteca Arquivo e à Comunicação Protocolo Manutenção e
Documentação) Palácios
Patrimonial Social e Relações Públicas Jardins

Secção de Orçamento, Núcleo de Apoio

Secção de Secção de
Contabilidade e Administrativo do
Expediente Pessoal
Património Palácio de Santana Divisão Editorial Divisão Técnica

Delegação em Angra
do Heroísmo

Delegação na Horta

1Organograma elaborado com base no Decreto Regulamentar Regional N.º 12/2014/A de 24 de Julho (alteração da orgânica
do XI Governo Regional dos Açores).
7
 1.1.3 Secretaria-Geral da Presidência do Governo Regional dos Açores

1.1.3.1 Natureza e Missão

A Secretaria-Geral é o serviço da Presidência do Governo Regional ao qual cabe

assegurar o apoio técnico, logístico, administrativo, de informação, comunicação e relações
públicas, bem como as funções de conceção, execução e coordenação no âmbito do
planeamento e gestão dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais da Presidência do
Governo Regional.

1.1.3.2 Competências

Compete à Secretaria-Geral:

 Prestar apoio técnico às comissões interdepartamentais e a grupos de trabalho

nomeados no âmbito da Presidência;
 Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover a
inovação, a modernização e a política de qualidade relativamente aos organismos e
serviços dependentes da Presidência do Governo Regional;
 Proceder à aplicação de técnicas de simplificação, modernização e racionalização
dos circuitos e procedimentos administrativos;
 Promover a uniformização de critérios de organização dos centros de
documentação e informação dos diversos serviços da Presidência do Governo,
coordenando as ações referentes à organização e preservação do património e
arquivo histórico;
 Prestar o apoio administrativo a todos os órgãos e serviços da Presidência do
Governo Regional desprovidos de serviços próprios desse tipo, assegurando-lhes
também, no âmbito da sua competência, o apoio técnico e documental necessário;
 Assegurar a recolha e tratamento da informação técnico-económica e
administrativa de interesse para a Presidência do Governo;
 Assegurar a coordenação e integração dos sistemas de informação;
 Organizar um centro de documentação e informação incumbido de recolher e tratar
a documentação e a informação referentes às matérias diretamente relacionadas
com a atividade da Presidência do Governo e promover a sua difusão;

1.1.4 Centro de Informação

1.1.4.1 Competências

O Centro de Informação compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e

objetivos específicos do Arquivo Corrente e do Arquivo Histórico da Presidência do Governo
Regional, constituídos por toda a informação administrativa e histórica, proveniente dos

8
diferentes serviços da Presidência do Governo e como resultado direto das atribuições
genéricas de recolha, seleção, tratamento e difusão levadas a efeito pelo Centro de
Informação.

2- O Centro de Informação contém, sob a sua responsabilidade, toda a informação

procedente dos diferentes órgãos, departamentos ou serviços da Secretaria-Geral da
Presidência do Governo Regional, independentemente do seu suporte ou formato, como
resultado da reunião da informação acumulada no decurso da sua atividade, num processo
natural, automático e orgânico, em razão das suas funções e atividades e que se conservam
para servir de referência, prova ou informação.

Neste contexto, refere-se que, entre outras, são competências específicas do Centro
de Informação:

a) Recolher, analisar, tratar e difundir a documentação e a informação técnica

necessária à atividade da Presidência;
b) Organizar e manter atualizados os ficheiros da documentação existente, ou outros,
necessários ao bom funcionamento do serviço;
c) Analisar, propor e providenciar a aquisição de fontes de informação relevantes para
apoiar as tomadas de decisão nos serviços;
d) Assegurar a receção, catalogação e conservação de todas as obras adquiridas;
e) Organizar e assegurar o funcionamento da biblioteca especializada, utilizando
tecnologias informáticas;
f) Elaborar, com a utilização de meios informáticos, e manter atualizado o inventário e
cadastro documental e bibliográfico;
g) Organizar e atualizar bases de dados de legislação e promover a sua ligação a outras
bases de dados específicas;
h) Assegurar a ligação a centros de documentação nacionais e estrangeiros e às
respetivas bases de dados;
i) Estudar e propor normas tendentes à uniformização da classificação de documentos
e respetivos prazos de conservação;
j) Elaborar o regulamento de arquivo dos serviços e submetê-lo à aprovação superior;

9
 k) Organizar e manter o arquivo e apoiar tecnicamente, nessa área, os restantes
serviços;
l) Promover a organização e arrumação do arquivo histórico e propor normas para a
regulamentação da sua consulta e utilização;
m) Elaborar e atualizar as tabelas de seleção e avaliação de documentos de acordo com
a legislação em vigor;
n) Promover a constituição e a atualização do inventário e do cadastro documental e
bibliográfico, com utilização de suporte tecnológico que permita a disponibilização
da informação relevante na página do Governo Regional na Internet;
o) Autorizar a microfilmagem, digitalização e inutilização de documentos de acordo
com a lei e as normas arquivísticas;
p) Promover a uniformização de critérios de organização dos centros de
documentação e informação dos diversos serviços da Presidência do Governo;
q) Estudar e promover a implementação de técnicas de simplificação, modernização e
racionalização dos circuitos e procedimentos administrativos;
r) Cooperar com serviços idênticos de outras entidades;
s) Prestar apoio, no âmbito das suas competências, a todos os serviços da Presidência
do Governo;
t) Exercer as demais funções que lhe vierem a ser atribuídas por lei ou por
determinação superior.

1.2 - Leis e regulamentos

1.2.1 Legislação específica

Regional

 Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de abril – Define a política

arquivística para a Região Autónoma dos Açores
 Decreto Regulamentar Regional n.º10/2014/A, de 15 de julho, que altera o Decreto
Regulamentar Regional n.º 7/2008/A, 18 de abril – Regulamenta o regime geral dos
arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores

10
 Decreto Legislativo Regional n.º 43/2008/A, de 8 de outubro – Trata-se do
aditamento ao DLR n.º 29/2004/A, de 24 de agosto, que estabelece o regime
jurídico de proteção e valorização do património cultural móvel e imóvel
 Portaria n.º 12/2014 de 26 de fevereiro – Aprova o regime de gestão de
documentos para a administração regional autónoma.

Nacional

• Decreto-Lei n.º 447/88 de 10 de dezembro – Regula a pré-arquivagem da

documentação

 Decreto-Lei n.º 121/92 - Diário da República n.º 150/1992, Série I-A de 1992-07-02 -
Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursos humanos,
recursos financeiros e recursos patrimoniais dos serviços da administração direta e
indireta do Estado

• Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro – Regime geral dos arquivos e do património

arquivístico; Lei n.º 14/94 de 11 de Maio - Altera o Decreto-Lei n.º 16/93

 Lei 107/2001 de 30 de Setembro – Lei de bases da política e do regime de proteção

e valorização do património cultural

• Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de março - Define o regime geral das incorporações da

documentação de valor permanente em arquivos públicos

1.2.2 Legislação geral

 Decreto-Lei n.º 47344, de 1 de junho de 1966, com alterações

introduzidas ao longo d o tempo – Aprova o Código Civil

 Decreto-Lei n.º 78/87, de 17 de fevereiro - Aprova o código de Processo Penal

 Decreto-Lei n.º 442/91, de 15 de novembro , com alterações introduzidas

posteriormente – Aprova o Código de Procedimento Administrativo

 Lei n.º 67/98, de 26 de outubro - Lei da Proteção de Dados Pessoais (transpõe para
a ordem jurídica portuguesa a Diretiva n.º 95/46/CE, do Parlamento Europeu e do
Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à proteção das pessoas singulares no
que diz respeito ao tratamento dos dados pessoais e à livre circulação desses dados)

 Decreto-Lei n.º 290-D/1999, de 2 de agosto - Regime jurídico da assinatura digital,

com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 62/2003, de 3 de Abril

11
  Decreto Regulamentar n.º 25/2004, de 15 de julho - Regulamenta o Decreto-Lei n.º
290-D/99, de 2 de Agosto, que aprova o regime jurídico dos documentos
eletrónicos e da assinatura digital

 Portaria n.º 1350/2004, de 23 de outubro - Fixa os termos a que obedece o registo

das entidades certificadoras que emitem certificados qualificados

 Decreto-Lei n.º 116-A/2006, de 16 de junho - Procede à criação do Sistema de

Certificação Eletrónica do Estado – Infraestrutura de Chaves Públicas e designa a
Autoridade Nacional de Segurança como autoridade credenciadora nacional

 Lei n.º 46/2007, de 24 de agosto. LADA - Lei de Acesso aos Documentos

Administrativos

 Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de abril - Procede à quarta alteração ao Decreto-Lei

n.º 290-D/99, de 2 de Agosto, que estabelece o regime jurídico dos documentos
eletrónicos e da assinatura digital, e à primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 116-
A/2006, de 16 de Junho, que cria o Sistema de Certificação Eletrónica do Estado

 Lei n.º 41/2013, de 26 de junho - Aprova o Código de Processo Civil

1.3 - Código de Ética

Código adotado em 1999 por 3 associações, em Portugal, da área de informação e
documentação, nomeadamente a APDIS – Associação Portuguesa de Documentação e
Informação na Saúde, a BAD – Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e
Documentalistas e a INCITE – Associação Portuguesa para o Desenvolvimento da Informação
Científica e Técnica.

Código de ética para os profissionais de informação em Portugal

2 - Normas, orientações e requisitos

2.1 - Normas

 ISAD (G) – Norma internacional de descrição arquivística (geral);

 ISAAR (CPF) – Norma internacional de registo de autoridade arquivística para
entidades coletivas, pessoas e famílias;
 ISDF – Norma internacional para descrição de funções;

12
 NP 4041:2005 - Informação e Documentação – Terminologia arquivística: conceitos
básicos;
 NP 4438-1 – Informação e documentação gestão de documentos de arquivo Parte
1: princípios diretores;
 NP 4438-2 – Informação e documentação gestão de documentos de arquivo Parte
2: recomendações de aplicação;
 NP EN ISO 9000:2005 - Sistemas de gestão da qualidade. Fundamentos e
vocabulário
 NP EN ISO 9001:2008 - Sistemas de gestão da qualidade – Requisitos;
 NP EN ISO 9004:2011 - Gestão do sucesso sustentado de uma organização: Uma
abordagem da gestão pela qualidade;
 NP 14001:2004 - Sistemas de gestão ambiental. Requisitos
 NP ISO 11620: 2004 – Informação e documentação – indicadores de desempenho
de bibliotecas;
 NP ISO 832:2009. Informação e documentação. Descrição e referências
bibliográficas. Regras para a abreviatura de termos bibliográfico
 NP 4285-3:2000 - Informação e documentação. Vocabulário. Parte 3: Aquisição,
identificação e análise de documentos e de dados.
 NP 4285-4:2000 - Informação e documentação. Vocabulário. Parte 4: Linguagens
documentais.
 ISO 19005-1:2005 - Document management - Electronic document file format for
long-term preservation;
 UNE ISO 30300: 2011 - Management System for records ‐ Fundamental and
vocabulary;
 ISO 30301:2011 - Management System for records ‐ Requirements;
 ISO 16175: Information and Documentation – Principles and Functional
Requirements for Records in Electronic Office Environments;
 ISO 26122:2008 - Information and Documentation – Work Process Analysis for
Records;
 ISO 23081-3:2011 - Information and Documentation – Managing metadata for
records

13
  ISO/IEC 27001:2005 - Tecnologia da informação - técnicas de segurança - sistemas
de gestão da segurança da informação – requisitos

2.2 - Orientações e requisitos

 ODA – Orientações para a descrição arquivística;
 MoReq – Modelo de requisitos para a gestão de arquivos eletrónicos;
 SIADE – Sistemas de informação de arquivo e documentos eletrónicos;

3- Gestão de informação de arquivo

3.1 – Instrumentos de gestão de arquivo

3.1.1 Plano de Classificação

O plano de classificação é definido como sendo um “sistema de classes pré-definidas,

concebido para a organização de um arquivo corrente. Em princípio, a elaboração de um
plano de classificação deve atender às áreas em que se desenvolvera atuação da entidade
produtora desse arquivo, às normas e práticas do seu funcionamento e às tipologias
documentais concebidas para materializar esta actuação”(NP 4041:2005, p.14).

Desta forma, pode-se dizer que a aplicação do plano de classificação tem o objetivo de:

 Proceder à identificação sistemática de todas as atividades desenvolvidas pelo

serviço;
 Uniformizar o processo de classificação da informação;
 Uniformizar conceitos e terminologias empregues, o que facilita a recuperação da
informação;
 Integrar e agrupar a informação certa nos respetivos processos, coleções e dossiês
existentes;
 Assegurar a correta designação da informação ao longo do tempo;

14
  Facilitar a recuperação de toda a informação relativa às funções e atividades
desenvolvidas pelo serviço;
 Juntar atividades específicas ou similares na mesma função.

Na Presidência do Governo o plano de classificação, com todas as mais-valias

apontadas, para além de ser integrado no Sistema de Gestão de Correspondência (SGC)
onde funciona como instrumento para classificar toda a documentação produzida ou
recebida, também serve de referência para a abertura do processo em suporte de papel.

3.1.1.1 Princípios da classificaç ão

Na classificação da informação o assunto é o elemento determinante, partindo sempre

do geral para o particular, originando, desta forma, uma estrutura hierárquica com o
máximo de 3 níveis e utilizando uma codificação numérica. Na elaboração da estrutura
hierárquica deverá ser explícita a articulação entre as funções e as atividades representadas.
Este tipo de estrutura, em árvore, permite a integração de novas classificações em qualquer
nível (funções, classes e séries), tornando a atualização do plano um processo simples e
flexível.

Neste contexto, a Secretaria-Geral optou por adotar um sistema de classificação

funcional que reflete as funções e atividades desenvolvidas pelos serviços da Presidência. As
funções meio ou de suporte existente surgem de uma proposta comum de todos os
departamentos da administração pública regional. Proposta cujo resultado final está patente
na Portaria n.º 12/2014, publicada a 26 de fevereiro.

3.1.1.2 A Codificação
A codificação segue o sistema numérico o que permite a apresentação hierárquica do
plano de classificação.

O sistema de classificação apresentado possibilita três níveis hierárquicos de classificação.

• O primeiro nível corresponde a uma função de carácter geral e representa as

grandes áreas funcionais da Presidência, num total de 15 funções.

• O segundo nível – a classe – identifica por ordem as atividades principais ligadas a

cada uma das funções.

15
 • O terceiro nível - a série – identifica atividades primárias ligadas a cada uma das
atividades principais. A este nível são associados todas as unidades de instalação,
nomeadamente processos, coleções e dossiês.

Exemplo 1:
01 Organização e funcionamento

01.01 Estrutura orgânica e funcional

01.01.01 Estruturas orgânicas e diplomas complementares

Processo 1: 01.01.01/001 – Alteração da orgânica da Secretaria-Geral

Exemplo 2:

06 Eventos, relações públicas e comunicação

06.01 Eventos e cerimónias oficiais

06.01.01 Processos relativos a eventos e cerimónias oficiais

Processo 1: 06.01.01/001 – Visita do Presidente do Governo Regional ao Brasil

Processo 2: 06.01.01/002 – Jantar de homenagem ao Emigrante

3.1.1.3 Descritivo da rubrica

Na última coluna do plano de classificação, no campo das observações, são dadas

indicações sobre os documentos que integram cada série documental, assim como
indicações sobre a organização dos processos.

3.1.1.4 Atualização do Plano de Classificação

O plano de classificação deverá ser atualizado sempre que surjam alterações nas
competências e atribuições nos serviços e estas levem ao surgimento ou desaparecimento
de atividades.

A atualização do plano ficará sempre a cargo do Centro de Informação.

16
 3.1.1.5 Índice do Plano de Classificação

Índice
09.06.09 abate de bens móveis, Processos de
09.04.04 abate e alienação de veículos, Processos de
08.08.01 Acidentes em serviço
11.07.04 Acompanhamento e controlo dos investimentos públicos
08.04.04 Acumulação de funções
06.01.03 Agendas
11.02.01 Alterações orçamentais do Orçamento e do Plano de investimentos
10.02.01 Análise, desenvolvimento e implementação de bases de dados
12.01.01 Aplicação à Região Autónoma dos Açores de legislação da União Europeia
12.02.02 Aplicação à Região Autónoma dos Açores de legislação de âmbito nacional
10.03.01 Apoio ao utilizador
09.07.01 aquisição de bens e serviços, Processos de
09.04.01 Aquisição de veículos
09.01.02 aquisição, alienação, expropriação de bens imóveis, Processos de
09.02.04 arrendamento e/ou cedência, Processos de
11.05.03 Atas dos órgãos de gestão financeira
14.03.01 Atendimentos e audiências referentes a problemas de carência e
desigualdade socioeconómica
10.01.02 Atualizações de software
05.05.02 audiências referentes à administração pública central, Processos de
05.03.02 audiências referentes à administração pública local, Processos de
05.07.02 audiências referentes à Presidência da República Portuguesa, Processos de
05.09.02 audiências referentes a representantes de cidades, regiões ou países
estrangeiros e organismos internacionais, Processos de
05.08.02 audiências referentes a representantes nas instituições da União Europeia,
Processos de
05.01.01 audiências referentes aos cidadãos, Processos de
05.06.02 audiências referentes aos grupos parlamentares e partidos políticos,
Processos de
05.02.02 audiências referentes aos organismos privados, Processos de
03.01.01 Auditorias, verificações e fiscalizações
13.01.01 autorização para a realização de concursos publicitários, jogos e
campanhas de recolha de fundos, Processos de
13.01.02 autorização para aquisição de bens e serviços na administração pública
regional, Processos de
07.01.05 Autos de eliminação de documentos de arquivo
07.03.04 Autos de eliminação de publicações periódicas
07.01.04 Autos de entrega e guias de remessa de documentos de arquivo
07.03.03 Autos de entrega e guias de remessa de material bibliográfico e audiovisual
09.05.03 Autos de entrega e guias de remessa de peças e obras de arte
02.02.06 avaliação de trabalhadores, Processos de
02.02.05 avaliação dos dirigentes, Processos de
07.03.02 avaliação e seleção de material bibliográfico, Processos de
09.06.05 avaliação e seleção de material e equipamentos, Processos de
08.01.02 Balanço Social

17
11.04.08 Balanços e Balancetes
08.05.05 Bolsa de formadores
11.02.02 Cabimentos orçamentais
09.01.01 Cadastro e Inventários de bens imóveis
09.06.01 Cadastro e Inventários de bens móveis
06.04.02 Campanhas institucionais do Governo Regional dos Açores
08.02.04 Candidaturas espontâneas
02.02.03 Carta missão
08.03.03 Cartões de identificação e livre trânsito
09.06.08 cedência/ transferência de bens móveis, Processos de
08.04.03 Certidões/declarações relativas à antiguidade dos funcionários
01.04.02 certificação, Processos de
09.01.04 Circuitos museográficos relativos aos imóveis
01.02.02 Circulares externas
01.02.01 Circulares internas, ordens e notas de serviço
08.06.01 Comissão Paritária, Processos da
05.06.04 comissões das assembleias legislativas, Processos relativos às
11.07.02 Comparticipações financeiras em entidades privadas
05.03.05 Composição dos órgãos autárquicos e assembleias da administração
pública local
01.01.07 Comunicados
10.03.02 Conceção de manuais técnicos
14.01.02 concessão de apoio a pessoas coletivas e organismos, Processos de
14.01.01 concessão de apoio a pessoas singulares, Processos de
08.02.01 concurso de pessoal, Processos de
11.03.06 Confirmação de saldos
02.02.04 Conselho Coordenador de Avaliação, Processos do
01.03.02 Conselhos, comissões e grupos de trabalho
09.05.04 conservação e restauro de peças e obras de arte, Processos de
07.03.05 consulta de material bibliográfico, Processos de
07.01.06 consulta dos arquivos, Processos de
11.05.01 Conta da Região Autónoma dos Açores
11.05.04 Contas de gerência
04.03.02 Contencioso administrativo, Processos de
04.04.01 Contencioso judicial, Processos de
07.02.03 Conteúdos remetidos aos diferentes departamentos do governo
09.07.02 Contratos de manutenção
05.04.02 contratos, programa e à concessão de apoios financeiros a terceiros pela
administração pública regional, Processos relativos aos
11.03.03 Controlo do movimento bancário
07.01.08 Copiadores de correspondência
11.04.07 Correspondência com a Direção Regional do Orçamento e Tesouro, Vice-
Presidência e Tribunal de Contas
05.08.04 Correspondência com instituições da União Europeia
05.09.04 Correspondência com representantes de cidades, regiões ou países
estrangeiros e organismos internacionais
07.01.11 Correspondência mal endereçada

18
15.03.01 credenciação, Processos de
06.04.04 criação de símbolos da Região Autónoma e do Governo Regional dos
Açores, Processos de
06.03.02 debates e entrevistas, Processos de
13.02.01 declaração de utilidade pública, Processos de
01.01.06 Deliberações
11.06.03 Depósitos em Instituições Bancárias
08.07.03 Descontos
01.01.04 Despachos
11.04.01 Despesas do Orçamento
11.04.02 Despesas do Plano
12.03.02 Diplomas de âmbito regional
03.03.01 disciplinares, Processos
06.03.01 Discursos, intervenções e mensagens
08.05.02 Divulgação de formação
07.02.02 divulgação de informação na intranet e internet, Processos de
14.02.01 doação de bens à Região Autónoma dos Açores, Processos de
02.02.01 Documentação de apoio ao sistema de avaliação
11.05.02 Documentos de despesa
07.02.01 edição de conteúdos, Processos de
15.02.01 Efetivos das Forças de Segurança
02.05.03 Elaboração de informação estatística
07.02.04 Eleições
14.05.01 emigração, Processos de
09.02.03 Empreitadas
09.05.05 empréstimo de peças e obras de arte, Processos de
07.03.07 Especialização do serviço de biblioteca
09.05.06 espécies botânicas, Processos relativos às
08.03.02 Estágios curriculares
05.04.03 estágios nos organismos públicos da Região Autónoma dos Açores,
Processos relativos à realização de
01.01.01 Estruturas orgânicas e diplomas complementares
01.04.01 Estudos de normalização e conceção de formulários
01.04.04 Estudos de opinião e questionários relativos ao Governo Regional dos
Açores
04.01.02 Estudos jurídicos
14.06.02 Estudos no âmbito dos assuntos sociais
04.02.02 Estudos técnicos
06.01.01 eventos e cerimónias oficiais, Processo relativos a
05.05.03 exposição de diversos assuntos relativos à administração pública central,
Processos de
05.04.01 exposição de diversos assuntos relativos à administração pública regional,
Processos de
05.01.02 exposições, sugestões e reclamações sobre vários assuntos relativos aos
cidadãos, Processos de
05.02.03 exposições, sugestões e reclamações sobre vários assuntos relativos aos
organismos privados, Processos de
11.03.04 Extratos relativos aos fornecedores de bens e serviços

19
09.06.04 Fardamento
08.04.01 Férias, faltas, licenças e dispensas de serviço
09.07.03 Ficheiro de fornecedores de bens e serviços
11.03.01 Folhas de processamento de despesas
09.04.06 Folhas de serviço diárias dos veículos
08.07.02 Folhas de vencimentos processados
08.05.04 formação externa, Processos de
08.05.03 formação interna, Processos de
11.03.08 Fundo de maneio
06.02.02 Gestão de endereços
06.02.03 Gestão de ofertas
07.01.07 Gestão dos depósitos de documentos
05.04.05 Governo da Região Autónoma da Madeira, Processos relativos ao
07.01.10 Guias de entrega de correspondências avençadas
14.05.02 imigração, Processos de
04.01.01 Informações e pareceres
04.02.01 Informações e pareceres técnicos
03.02.01 inspeções, inquéritos e sindicâncias, Processos de
02.02.02 Instrumentos de avaliação do departamento
07.01.03 Instrumentos de descrição documental
09.04.02 Inventários de veículos
09.05.01 Inventários relativos ao acervo artístico e histórico móvel
15.01.01 Levantamento de Informação
10.01.01 Licenças e garantias de produtos informáticos
08.07.04 liquidação de ajudas de custo, deslocações e estadas, Processos de
08.04.02 Listas de antiguidade
07.01.09 Livros de protocolo de correspondência
07.01.01 Manuais de procedimentos para a gestão de arquivos
10.03.03 Manuais de produtos informáticos
09.06.06 Manuais técnicos e manuais do utilizador relativos a equipamentos
09.06.07 manutenção e reparação de equipamentos, Processos de
11.04.04 Mapas de despesas
11.04.06 Mapas de receitas
11.04.05 Mapas e relatórios de controlo da execução do orçamento de
funcionamento e do Plano de Investimento
10.02.04 Mapas estatísticos relativos às bases de dados
09.06.02 Mapas síntese dos bens inventariados
05.05.06 Mensagens de cortesia relativas à administração pública central
05.03.06 Mensagens de cortesia relativas à administração pública local
05.04.04 Mensagens de cortesia relativas à administração pública regional
05.07.03 Mensagens de cortesia relativas à Presidência da República Portuguesa
05.01.03 Mensagens de cortesia relativas aos cidadãos
05.02.05 Mensagens de cortesia relativas aos organismos privados
05.06.08 Mensagens de cortesia relativas às assembleias legislativas e aos partidos
políticos
08.02.02 mobilidade de pessoal, Processos de
01.04.03 modernização administrativa e reengenharia de processos, Processos de
20
06.02.01 Normas e regulamentos protocolares
11.03.05 Notas de crédito, guias de reposição e cauções
06.03.03 Notas e comunicados à imprensa
09.02.05 Ocorrências e/ou sinistros
11.01.03 Orçamentos Aprovados
05.07.01 Órgãos consultivos da Presidência da República Portuguesa
01.03.01 Órgãos consultivos do Governo Regional dos Açores
05.06.06 Órgãos independentes
01.01.05 Orientações
04.01.03 Pareceres sobre reclamações e recursos hierárquicos
09.04.05 Parqueamento
05.06.07 partidos políticos fora do contexto das assembleias legislativas, Processos
relativos aos
02.05.02 Pedido de dados estatísticos ou resposta a inquéritos
13.01.03 Pedidos de autorização relativos aos funcionários públicos e ao
recrutamento de pessoal na administração pública regional
11.07.03 Pedidos de empréstimo e dívida do GRA e dos serviços da APR
05.03.03 Pedidos de esclarecimentos, exposição, reclamações, protestos e
recomendações de diversos assuntos relativos à administração pública
local
11.03.07 Penhora
08.01.01 Planeamento e gestão de recursos humanos
11.01.01 Plano e Orçamento
02.01.01 Plano e Orçamento da Região Autónoma dos Açores
02.01.03 Planos a Médio Prazo da Região Autónoma dos Açores
02.03.01 Planos de atividades
08.05.01 Planos de formação
02.01.04 Planos e projetos
05.03.04 Planos municipais
01.01.03 Portarias
07.01.02 portarias de gestão de documentos, Processos de elaboração de
08.02.03 Posição remuneratória
11.07.01 privatização e reprivatização, Processos de
09.05.02 Processos de avaliação e seleção de peças e obras de arte
08.06.02 Processos de greve
09.02.01 Processos de obras
09.04.03 Processos de veículos
08.03.01 Processos individuais de pessoal
14.03.02 Processos Sociais
02.01.05 Programas e balanços de ação governativa
14.06.03 Projetos de formação no âmbito dos assuntos sociais
12.02.01 Projetos de diplomas de âmbito nacional
11.01.02 Projetos de Orçamento
14.06.01 Projetos sociais
05.05.01 protocolos, acordos e parcerias com a administração pública central,
Processos de
05.03.01 protocolos, acordos e parcerias com a administração pública local,
Processos de
21
05.06.01 protocolos, acordos e parcerias com as assembleias legislativas, Processos
de
05.02.01 protocolos, acordos e parcerias com organismos privados, Processos de
05.08.01 protocolos, acordos e parcerias do Governo Regional dos Açores com
instituições da União Europeia, Processos de
05.09.01 protocolos, acordos, parcerias e geminações da Região Autónoma dos
Açores com regiões ou países estrangeiros e organismos internacionais,
Processos de
04.05.01 Provedoria de Justiça, Processos da
12.04.01 publicação dos diplomas regionais no Jornal Oficial da Região Autónoma
dos Açores e no Diário da República, Processos de
06.04.01 Publicidade institucional do Governo Regional dos Açores
05.05.04 realização de estudos científicos nos Açores, Processos relativos à
07.03.06 Receção de publicações e/ou desdobráveis
04.03.01 reclamação e recurso hierárquico, Processos de
13.02.02 reconhecimento de fundações, Processos de
08.07.05 Regimes de proteção social
07.03.01 Registo bibliográfico de espécies documentais
10.02.05 Registo de backups, recovers
10.01.03 Registo de doações de produtos informáticos
10.02.02 Registos de acesso a bases de dados
05.02.04 Registos e meios de identificação de organismos privados
01.01.08 Regulamento interno
05.05.05 Relacionamento com forças militares e paramilitares.
06.01.02 Relatórios das atividades
02.04.01 Relatórios de atividades
10.02.03 Relatórios de erros de utilização de bases de dados
02.01.02 Relatórios de execução do Plano da Região Autónoma dos Açores
15.01.02 Relatórios de notícias
02.05.01 Relatórios estatísticos
09.02.02 Reparação de equipamentos
05.06.03 Requerimentos, interpelações e petições provenientes das assembleias
legislativas
11.03.02 Requisição de fundos
09.06.03 Requisições internas de material
09.01.03 reserva de espaços, Processos de
01.01.02 Resoluções
05.08.03 reuniões com instituições da União Europeia, Processos de
12.03.01 reuniões do Conselho do Governo Regional dos Açores, Processos de
05.09.03 reuniões no âmbito das relações internacionais, Processos de
01.02.03 reuniões, Processos de
06.03.04 Revistas de imprensa e recortes de jornais
09.03.02 segurança dos imóveis e bens, Processos relativos à
15.01.03 Segurança pessoal e de comitivas
09.03.01 Serviços de vigilância e de portaria
05.06.05 Sessões plenárias
15.02.02 Sistema de acessos
06.04.03 Solicitações relativas à imagem e aos símbolos dos Açores
22
 11.04.03 Subsídios
08.07.06 Trabalho extraordinário
11.06.01 Transferências Financeiras
11.06.02 Transferências Interbancárias

3.1.1.6 – Plano de Classificação

Código Funções Classes Séries

Organização e
01
funcionamento
Estrutura orgânica
01.01
e funcional
01.01.01 Estruturas orgânicas e diplomas complementares
01.01.02 Resoluções
01.01.03 Portarias
01.01.04 Despachos
01.01.05 Orientações
01.01.06 Deliberações
01.01.07 Comunicados
01.01.08 Regulamento interno
01.02 Atos de direção
01.02.01 Circulares internas, ordens e notas de serviço
01.02.02 Circulares externas
01.02.03 Processos de reuniões
Órgãos consultivos,
conselhos,
01.03
comissões e grupos
de trabalho
Órgãos consultivos do Governo Regional dos
01.03.01
Açores
01.03.02 Conselhos, comissões e grupos de trabalho
Qualidade dos
01.04
serviços
01.04.01 Estudos de normalização e conceção de formulários
01.04.02 Processos de certificação
Processos de modernização administrativa e
01.04.03
reengenharia de processos
Estudos de opinião e questionários relativos ao
01.04.04
Governo Regional dos Açores
Planeamento e
02 Gestão
Estratégica
Planos, projetos e
programas do
02.01
Governo Regional
dos Açores
Plano e Orçamento da Região Autónoma dos
02.01.01
Açores

23
 Relatórios de execução do Plano da Região
02.01.02
Autónoma dos Açores
Planos a Médio Prazo da Região Autónoma dos
02.01.03
Açores
02.01.04 Planos e projetos
02.01.05 Programas e balanços de ação governativa
Sistema de
02.02
avaliação
02.02.01 Documentação de apoio ao sistema de avaliação
02.02.02 Instrumentos de avaliação do departamento
02.02.03 Carta missão
02.02.04 Processos do Conselho Coordenador de Avaliação
02.02.05 Processos de avaliação dos dirigentes
02.02.06 Processos de avaliação de trabalhadores
Planeamento
02.03 interno de
atividades
02.03.01 Planos de atividades
Controlo interno de
02.04
atividades
02.04.01 Relatórios de atividades
02.05 Estatística
02.05.01 Relatórios estatísticos
Pedido de dados estatísticos ou resposta a
02.05.02
inquéritos
02.05.03 Elaboração de informação estatística
Atividades de
03
controlo
03.01 Auditorias
03.01.01 Auditorias, verificações e fiscalizações
Inspeções,
inquéritos e
03.02
sindicâncias,
averiguações
03.02.01 Processos de inspeções, inquéritos e sindicâncias
03.03 Ação disciplinar
03.03.01 Processos disciplinares
Consultadoria,
assessoria
04
técnica e
contencioso
04.01 Assessoria jurídica
04.01.01 Informações e pareceres
04.01.02 Estudos jurídicos
Pareceres sobre reclamações e recursos
04.01.03
hierárquicos
04.02 Assessoria técnica
04.02.01 Informações e pareceres técnicos
04.02.02 Estudos técnicos
Contencioso
04.03
administrativo
04.03.01 Processos de reclamação e recurso hierárquico

24
04.03.02 Processos de Contencioso administrativo
Contencioso
04.04
judicial
04.04.01 Processos de Contencioso judicial
Provedoria de
04.05
Justiça
04.05.01 Processos da Provedoria de Justiça
Relações
05
institucionais
05.01 Cidadão
05.01.01 Processos de audiências referentes aos cidadãos
Processos de exposições, sugestões e reclamações
05.01.02
sobre vários assuntos relativos aos cidadãos
05.01.03 Mensagens de cortesia relativas aos cidadãos
Organismos
05.02 privados regionais
e nacionais
Processos de protocolos, acordos e parcerias com
05.02.01
organismos privados
Processos de audiências referentes aos organismos
05.02.02
privados
Processos de exposições, sugestões e reclamações
05.02.03 sobre vários assuntos relativos aos organismos
privados
Registos e meios de identificação de organismos
05.02.04
privados
Mensagens de cortesia relativas aos organismos
05.02.05
privados
Administração
05.03
pública local
Processos de protocolos, acordos e parcerias com a
05.03.01
administração pública local
Processos de audiências referentes à administração
05.03.02
pública local
Pedidos de esclarecimentos, exposição,
reclamações, protestos e recomendações de
05.03.03
diversos assuntos relativos à administração pública
local
05.03.04 Planos municipais
Composição dos órgãos autárquicos e assembleias
05.03.05
da administração pública local
Mensagens de cortesia relativas à administração
05.03.06
pública local
Administração
05.04
pública regional
Processos de exposição de diversos assuntos
05.04.01
relativos à administração pública regional
Processos relativos aos contratos, programa e à
05.04.02 concessão de apoios financeiros a terceiros pela
administração pública regional

25
 Processos relativos à realização de estágios nos
05.04.03 organismos públicos da Região Autónoma dos
Açores
Mensagens de cortesia relativas à administração
05.04.04
pública regional
Processos relativos ao Governo da Região
05.04.05
Autónoma da Madeira
Administração
05.05
pública central
Processos de protocolos, acordos e parcerias com a
05.05.01
administração pública central
Processos de audiências referentes à administração
05.05.02
pública central
Processos de exposição de diversos assuntos
05.05.03
relativos à administração pública central
Processos relativos à realização de estudos
05.05.04
científicos nos Açores
Relacionamento com forças militares e
05.05.05
paramilitares.
Mensagens de cortesia relativas à administração
05.05.06
pública central
Assembleias e
05.06
partidos políticos
Processos de protocolos, acordos e parcerias com
05.06.01
as assembleias legislativas
Processos de audiências referentes aos grupos
05.06.02
parlamentares e partidos políticos
Requerimentos, interpelações e petições
05.06.03
provenientes das assembleias legislativas
Processos relativos às comissões das assembleias
05.06.04
legislativas
05.06.05 Sessões plenárias
05.06.06 Órgãos independentes
Processos relativos aos partidos políticos fora do
05.06.07
contexto das assembleias legislativas
Mensagens de cortesia relativas às assembleias
05.06.08
legislativas e aos partidos políticos
Presidência da
05.07 República
Portuguesa
Órgãos consultivos da Presidência da República
05.07.01
Portuguesa
Processos de audiências referentes à Presidência
05.07.02
da República Portuguesa
Mensagens de cortesia relativas à Presidência da
05.07.03
República Portuguesa
05.08 Assuntos europeus
Processos de protocolos, acordos e parcerias do
05.08.01 Governo Regional dos Açores com instituições da
União Europeia
Processos de audiências referentes a
05.08.02
representantes nas instituições da União Europeia
26
 Processos de reuniões com instituições da União
05.08.03
Europeia
Correspondência com instituições da União
05.08.04
Europeia
Relações
05.09
internacionais
Processos de protocolos, acordos, parcerias e
geminações da Região Autónoma dos Açores com
05.09.01
regiões ou países estrangeiros e organismos
internacionais
Processos de audiências referentes a
05.09.02 representantes de cidades, regiões ou países
estrangeiros e organismos internacionais
Processos de reuniões no âmbito das relações
05.09.03
internacionais
Correspondência com representantes de cidades,
05.09.04 regiões ou países estrangeiros e organismos
internacionais
Eventos, relações
06 públicas e
comunicação
Eventos e
06.01
cerimónias oficiais
06.01.01 Processos relativos a eventos e cerimónias oficiais
06.01.02 Relatórios das atividades
06.01.03 Agendas
06.02 Gestão protocolar
06.02.01 Normas e regulamentos protocolares
06.02.02 Gestão de endereços
06.02.03 Gestão de ofertas
06.03 Comunicação
06.03.01 Discursos, intervenções e mensagens
06.03.02 Processos de debates e entrevistas
06.03.03 Notas e comunicados à imprensa
06.03.04 Revistas de imprensa e recortes de jornais
Imagem
06.04
institucional
Publicidade institucional do Governo Regional dos
06.04.01
Açores
Campanhas institucionais do Governo Regional dos
06.04.02
Açores
Solicitações relativas à imagem e aos símbolos dos
06.04.03
Açores
Processos de criação de símbolos da Região
06.04.04
Autónoma e do Governo Regional dos Açores
Gestão de
07 Informação e
documentos
07.01 Arquivo
Manuais de procedimentos para a gestão de
07.01.01
arquivos

27
 Processos de elaboração de portarias de gestão de
07.01.02
documentos
07.01.03 Instrumentos de descrição documental
Autos de entrega e guias de remessa de
07.01.04
documentos de arquivo
07.01.05 Autos de eliminação de documentos de arquivo
07.01.06 Processos de consulta dos arquivos
07.01.07 Gestão dos depósitos de documentos
07.01.08 Copiadores de correspondência
07.01.09 Livros de protocolo de correspondência
07.01.10 Guias de entrega de correspondências avençadas
07.01.11 Correspondência mal endereçada
07.02 Conteúdos
07.02.01 Processos de edição de conteúdos
Processos de divulgação de informação na intranet
07.02.02
e internet

Conteúdos remetidos aos diferentes departamentos

07.02.03
do governo

07.02.04 Eleições
07.03 Biblioteca
07.03.01 Registo bibliográfico de espécies documentais
Processos de avaliação e seleção de material
07.03.02
bibliográfico
Autos de entrega e guias de remessa de material
07.03.03
bibliográfico e audiovisual
07.03.04 Autos de eliminação de publicações periódicas
07.03.05 Processos de consulta de material bibliográfico
07.03.06 Receção de publicações e/ou desdobráveis
07.03.07 Especialização do serviço de biblioteca
Gestão de
08 recursos
humanos
Planeamento de
08.01
recursos humanos
08.01.01 Planeamento e gestão de recursos humanos
08.01.02 Balanço Social
Recrutamento e
alteração da
08.02
posição
remuneratória
08.02.01 Processos de concurso de pessoal
08.02.02 Processos de mobilidade de pessoal
08.02.03 Posição remuneratória
08.02.04 Candidaturas espontâneas
Processos, registos
08.03 e meios de
identificação

28
08.03.01 Processos individuais de pessoal
08.03.02 Estágios curriculares
08.03.03 Cartões de identificação e livre trânsito
Prestação e
08.04 suspensão de
trabalho
08.04.01 Férias, faltas, licenças e dispensas de serviço
08.04.02 Listas de antiguidade
Certidões/declarações relativas à antiguidade dos
08.04.03
funcionários
08.04.04 Acumulação de funções
08.05 Formação
08.05.01 Planos de formação
08.05.02 Divulgação de formação
08.05.03 Processos de formação interna
08.05.04 Processos de formação externa
08.05.05 Bolsa de formadores
08.06 Relações laborais
08.06.01 Processos da Comissão Paritária
08.06.02 Processos de greve
Remunerações,
08.07
abonos e descontos
08.07.01 Processos de vencimentos e abonos
08.07.02 Folhas de vencimentos processados
08.07.03 Descontos
Processos de liquidação de ajudas de custo,
08.07.04
deslocações e estadas
08.07.05 Regimes de proteção social
08.07.06 Trabalho extraordinário
Segurança, higiene
08.08
e saúde no trabalho
08.08.01 Acidentes em serviço
Gestão de bens e
09
serviços
Gestão de bens
09.01
imóveis
09.01.01 Cadastro e Inventários de bens imóveis

Processos de aquisição, alienação, expropriação de

09.01.02
bens imóveis

09.01.03 Processos de reserva de espaços

09.01.04 Circuitos museográficos relativos aos imóveis
Processos de obras
e manutenção de
09.02
imóveis e
instalações

29
09.02.01 Processos de obras
09.02.02 Reparação de equipamentos
09.02.03 Empreitadas
09.02.04 Processos de arrendamento e/ou cedência
09.02.05 Ocorrências e/ou sinistros
Segurança de
09.03
imóveis e bens
09.03.01 Serviços de vigilância e de portaria
09.03.02 Processos relativos à segurança dos imóveis e bens
Gestão do parque
09.04
de veículos
09.04.01 Aquisição de veículos
09.04.02 Inventários de veículos
09.04.03 Processos de veículos
09.04.04 Processos de abate e alienação de veículos
09.04.05 Parqueamento
09.04.06 Folhas de serviço diárias dos veículos
Acervo artístico,
09.05 histórico e botânico
móvel
Inventários relativos ao acervo artístico e histórico
09.05.01
móvel
Processos de avaliação e seleção de peças e obras
09.05.02
de arte
Autos de entrega e guias de remessa de peças e
09.05.03
obras de arte
Processos de conservação e restauro de peças e
09.05.04
obras de arte
09.05.05 Processos de empréstimo de peças e obras de arte
09.05.06 Processos relativos às espécies botânicas
Gestão de bens
09.06
móveis
09.06.01 Cadastro e Inventários de bens móveis
09.06.02 Mapas síntese dos bens inventariados
09.06.03 Requisições internas de material
09.06.04 Fardamento
Processos de avaliação e seleção de material e
09.06.05
equipamentos
Manuais técnicos e manuais do utilizador relativos a
09.06.06
equipamentos
Processos de manutenção e reparação de
09.06.07
equipamentos
Processos de cedência/ transferência de bens
09.06.08
móveis
09.06.09 Processos de abate de bens móveis
Aquisição de bens e
09.07
serviços
09.07.01 Processos de aquisição de bens e serviços
09.07.02 Contratos de manutenção
09.07.03 Ficheiro de fornecedores de bens e serviços

30
 Tecnologias de
10 informação e de
comunicação
Hardware e
10.01
software
10.01.01 Licenças e garantias de produtos informáticos
10.01.02 Atualizações de software
10.01.03 Registo de doações de produtos informáticos
Gestão de bases de
10.02
dados
Análise, desenvolvimento e implementação de
10.02.01
bases de dados
10.02.02 Registos de acesso a bases de dados
10.02.03 Relatórios de erros de utilização de bases de dados
10.02.04 Mapas estatísticos relativos às bases de dados
10.02.05 Registo de backups, recovers
10.03 Assistência técnica
10.03.01 Apoio ao utilizador
10.03.02 Conceção de manuais técnicos
10.03.03 Manuais de produtos informáticos
Gestão de
11 Recursos
Financeiros
11.01 Orçamento
11.01.01 Plano e Orçamento
11.01.02 Projetos de Orçamento
11.01.03 Orçamentos Aprovados
Alterações
orçamentais e
11.02
outros atos de
gestão orçamental
Alterações orçamentais do Orçamento e do Plano
11.02.01
de investimentos
11.02.02 Cabimentos orçamentais
Contabilidade e
11.03
Gestão Financeira
11.03.01 Folhas de processamento de despesas
11.03.02 Requisição de fundos
11.03.03 Controlo do movimento bancário
Extratos relativos aos fornecedores de bens e
11.03.04
serviços
11.03.05 Notas de crédito, guias de reposição e cauções
11.03.06 Confirmação de saldos
11.03.07 Penhora
11.03.08 Fundo de maneio
Acompanhamento e
controlo da
11.04
execução
orçamental
11.04.01 Despesas do Orçamento
11.04.02 Despesas do Plano

31
11.04.03 Subsídios
11.04.04 Mapas de despesas
Mapas e relatórios de controlo da execução do
11.04.05 orçamento de funcionamento e do Plano de
Investimento
11.04.06 Mapas de receitas
Correspondência com a Direção Regional do
11.04.07 Orçamento e Tesouro, Vice-Presidência e Tribunal
de Contas
11.04.08 Balanços e Balancetes
11.05 Contas públicas
11.05.01 Conta da Região Autónoma dos Açores
11.05.02 Documentos de despesa
11.05.03 Atas dos órgãos de gestão financeira
11.05.04 Contas de gerência
Gestão de Fluxos
11.06
Financeiros
11.06.01 Transferências Financeiras
11.06.02 Transferências Interbancárias
11.06.03 Depósitos em Instituições Bancárias
Dívida pública,
investimentos e
11.07
aplicações
financeiras
11.07.01 Processos de privatização e reprivatização
11.07.02 Comparticipações financeiras em entidades privadas
Pedidos de empréstimo e dívida do GRA e dos
11.07.03
serviços da APR
Acompanhamento e controlo dos investimentos
11.07.04
públicos
Processo
12
legislativo
12.01 Legislação europeia
Aplicação à Região Autónoma dos Açores de
12.01.01
legislação da União Europeia
12.02 Legislação nacional
12.02.01 Projetos de diplomas de âmbito nacional
Aplicação à Região Autónoma dos Açores de
12.02.02
legislação de âmbito nacional
Legislação da
12.03 Região Autónoma
dos Açores
Processos de reuniões do Conselho do Governo
12.03.01
Regional dos Açores
12.03.02 Diplomas de âmbito regional
12.04 Jornais oficiais
Processos de publicação dos diplomas regionais no
12.04.01 Jornal Oficial da Região Autónoma dos Açores e no
Diário da República
Reconhecimento
13
e permissões

32
 Autorizações e
13.01
controlo
Processos de autorização para a realização de
13.01.01 concursos publicitários, jogos e campanhas de
recolha de fundos
Pedidos de autorização para aquisição de bens e
13.01.02
serviços na administração pública regional
Pedidos de autorização relativos aos funcionários
13.01.03 públicos e ao recrutamento de pessoal na
administração pública regional
Classificação e
13.02
reconhecimento
13.02.01 Processos de declaração de utilidade pública
13.02.02 Processos de reconhecimento de fundações
14 Função social
Processos de
14.01
concessão de apoio
Processos de concessão de apoio a pessoas
14.01.01
singulares
Processos de concessão de apoio a pessoas
14.01.02
coletivas e organismos
Atribuição de
donativos à RAA
14.02
por calamidades
públicas
Processos de doação de bens à Região Autónoma
14.02.01
dos Açores
Encaminhamento e
acompanhamento
14.03
da resolução de
problemas sociais
Atendimentos e audiências referentes a problemas
14.03.01
de carência e desigualdade socioeconómica
14.03.02 Processos Sociais
14.05 Migrações
14.05.01 Processos de emigração
14.05.02 Processos de imigração
Questões Sociais -
14.06 Projetos, estudos e
formação
14.06.01 Projetos sociais
14.06.02 Estudos no âmbito dos assuntos sociais
Projetos de formação no âmbito dos assuntos
14.06.03
sociais
Segurança,
15
proteção e defesa
Planeamento e
15.01
prevenção
15.01.01 Levantamento de Informação
15.01.02 Relatórios de notícias
15.01.03 Segurança pessoal e de comitivas

33
 15.02 Gestão de recursos
15.02.01 Efetivos das Forças de Segurança
15.02.02 Sistema de acessos
15.03 Credenciação
15.03.01 Processos de credenciação

3.1.2 Portaria de gestão de documentos

A Portaria de gestão de documentos é um instrumento essencial à boa gestão de qualquer

sistema de arquivo. Esta é constituída por: regulamento arquivístico, tabela de seleção, modelo de
auto de entrega, modelo de guia de remessa e modelo de auto de eliminação.

Dada à sua importância a Comissão Coordenadora, em conjunto com todos os departamentos

regionais, na qual está incluída a Presidência, levaram a cabo a elaboração de um Plano de
Classificação transversal2 a toda a administração pública regional. Posteriormente, a referida
Comissão, procedeu à atribuição, em cada série identificada no Plano e Classificação, dos prazos de
conservação administração e respetivo destino final.

O produto final deste trabalho surge a 26 de fevereiro de 2014, com a publicação da Portaria
n.º 12/20143, a qual vem regulamentar a avaliação, seleção e determinação de prazos de
conservação administrativa e a eliminação da informação produzida pelo Governo Regional dos
Açores.

Devido à transversalidade da aplicação da Portaria a Secretaria-Geral da Presidência, com a

publicação da mesma, dispõe de um instrumento que lhe irá permitir, entre outras situações:

 Definir os prazos de conservação e destino final de todos os documentos recebidos e

produzidos pela Presidência,
 Eliminar racionalmente toda a informação, que não possui valor secundário (informativo);
 Garantir a preservação de toda a informação com valor informativo;
 Rentabilizar espaço, que apenas será ocupado com informação conservação definitiva;
 Reduzir nos custos da conservação da informação;
 Normalizar procedimentos;

O Plano de Classificação e a respetiva Tabela de Seleção não são instrumentos estanques4,

podem, e devem, ser atualizados com o objetivo de introduzir novos conjuntos documentais, que
podem surgir de alterações das funções e atividades desenvolvidas pelo serviço. Estas modificações,
na sua grande parte, estão patentes nas alterações orgânicas dos serviços, que surgem através da
publicação de legislação.

2 Instrumento que está na base da elaboração da Tabela de Seleção.

3 A Portaria encontra-se no final deste documento, no Apêndice III.
4 Que não sofrem alterações ao longo do tempo.

34
 3.1.3 Regulamento de Conservação Arquivística

Regulamento de Conservação Arquivística da Presidência do

Governo Regional dos Açores

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1- O presente Regulamento é aplicável a toda a informação produzida e recebida, pela

Presidência do Governo Regional dos Açores,
2- O seu cumprimento é da responsabilidade da Secretaria-Geral e operacionalizado pelo
Centro de Informação.

Artigo 3.º

A avaliação

1- A fim de avaliar o interesse administrativo e histórico da documentação produzida pela

Presidência do Governo Regional dos Açores é criado um Grupo Consultivo com a seguinte
composição:
a. um técnico superior do Centro de Informação;
b. um técnico superior da Divisão Administrativa, Financeira e Patrimonial;
c. e um técnico superior jurista do Gabinete Técnico da Presidência.
2- Os membros do grupo consultivo são designados pelo Presidente do Governo, sob
proposta conjunta do Chefe do Gabinete e do Secretário-Geral.

3- A avaliação da informação tem por objetivo determinar o seu valor para efeitos de
conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação em fase
administrativa.

4- Os prazos de conservação são os que constam da tabela de seleção.

5- Os prazos referidos nos nºs 3 e 4 são contados a partir da data final dos processos, dos
documentos integrados em coleções, dos registos ou da constituição de dossiers.

Artigo 4.º

Competências do Grupo Consultivo

1- Compete ao Grupo Consultivo apreciar e manifestar-se sobre as propostas de conservação

elaboradas pelos diferentes órgãos, departamentos ou serviços, de acordo com os prazos
definidos pela lei.
35
2- Compete ainda ao Grupo Consultivo definir o interesse administrativo e histórico da
informação que, produzida pela Presidência do Governo Regional dos Açores, não esteja
abrangida pela normas de conservação, ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de
conservação, se julgue conveniente manter em arquivo por um período mais dilatado.

Artigo 5.º

A seleção

1- A seleção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser

efetuada de acordo com as orientações estabelecidas na Tabela de Seleção.

2- À informação a que for reconhecido valor secundário (arquivístico) será conservada em

arquivo no suporte original, exceto nos casos em que a sua substituição seja previamente
autorizada, nos termos do Artigo 10.º.

Artigo 6.º

A Tabela de Seleção

1- A Tabela de Seleção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação da

informação.

2- A Tabela de Seleção deve ser submetida a revisão periódica, com vista à sua adequação às
alterações que se verifiquem na produção da informação.

3- A Tabela de Seleção é submetida a parecer favorável da Comissão Coordenadora para os

Arquivos da Região Autónoma dos Açores, antes de ser aprovada.

Artigo 7.º

A eliminação

1- A eliminação da informação à qual não for reconhecido valor arquivístico deve ser
efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados na Tabela
de Seleção, desde que não se justifique a sua conservação permanente.

2- Compete ao Centro de Informação propor, depois de consultados os órgãos,

departamentos e serviços respetivos, a eliminação dos documentos, de acordo com as
determinações legais.

3- A eliminação da documentação será realizada para que seja impossível a sua

reconstituição.
36
4- A eliminação da informação, à qual tenha sido reconhecido valor arquivístico (de
conservação permanente), poderá ser efetuada desde que os documentos sejam
microfilmados de acordo com o disposto no Artigo 10.º.

5- A eliminação da informação poderá, também, ser feita antes de decorridos os prazos

referidos no n.º 1, desde que a informação seja microfilmada de acordo com o disposto no
Artigo 10.º.

6- As séries documentais poderão ser conservadas por prazos superiores aos prazos mínimos
de conservação estabelecidos na Tabela de Seleção, a título permanente ou temporário,
global ou parcial, desde que a sua conservação não prejudique o bom funcionamento dos
serviços.

7- A eliminação da informação, que não seja mencionada na Tabela de Seleção, carece de

autorização da Comissão Coordenadora para os Arquivos da Região Autónoma dos Açores.

8- A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade,

racionalização e de natureza ambiental, assim como aos meios e custos envolvidos.

Artigo 8.º

Formalidades da eliminação

1- A eliminação da informação mencionada no artigo 7.º deve obedecer às seguintes

formalidades:

a. Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará prova do abate

patrimonial;
b. Assinatura do auto de eliminação pelo dirigente do serviço ou organismo em
causa, bem como pelo responsável Centro de Informação;
c. O auto de eliminação será elaborado em duplicado, ficando o original no
serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido à Comissão
Coordenadora para os Arquivos da Região Autónoma dos Açores para
conhecimento.
2- O modelo do auto de eliminação consta do Formulário I ao presente regulamento.

Artigo 9.º

A conservação

1- Compete ao Centro de Informação zelar pela boa conservação e preservação física das
espécies em depósito, através dos seguintes procedimentos:

a. Criação e garantia de boas condições ambientais e de segurança;

b. Promoção do restauro e (re)encadernação das espécies danificadas;
37
 c. Promoção da cópia de documentos, utilizando a tecnologia mais adequada, tendo
em vista a preservação e salvaguarda dos originais

Artigo10º

A substituição do suporte

1- A substituição do suporte dos documentos será feita para que fique expressa e
inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e
comunicabilidade, de acordo com as normas técnicas em vigor.

2- A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser

realizada sempre que seja funcionalmente justificável.

3- A microfilmagem é feita com observância das normas técnicas definidas pela ISO
(International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade,
autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.

4- Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1ª
geração), com valor de original, um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz
(positivo em sais de prata - 2ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efetuada
em suporte digital.

5- Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de
prata e uma cópia de consulta.

6- Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou

quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.

7- Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com

assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da
entidade responsável pela execução da transferência de suportes, devendo estes conter a
descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de
qualidade definidos pela ISO.

8- De todos os rolos produzidos deverão ser elaborados os seguintes registos:

a. Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b. Ficha de controlo de qualidade, ótica, física, química e arquivística do novo suporte
documental produzido.

9- As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente

deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios,

38
com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido
pela ISO para microfilmes de conservação permanente.

10- As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original,
nos termos do disposto no art.º 3º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

11- Nos termos da alínea h), do artigo 4.º, do Decreto Regulamentar n.º 7/2008/A, de 30 de
Abril, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será
possível mediante autorização expressa da Comissão Coordenadora para os Arquivos da
Região Autónoma dos Açores, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

12– A Comissão Coordenadora para os Arquivos da Região Autónoma dos Açores, no âmbito
da sua ação fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.

Artigo11º

Acessibilidade e comunicabilidade

1- O acesso e a comunicabilidade da informação atenderão a critérios de confidencialidade,

de acordo com as instruções internas e em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

A Remessa

1- A informação com reduzidas taxas de utilização deverá ser remetida para o arquivo
definitivo, onde aguardará os prazos para a sua eliminação.

2- As remessas da documentação/informação devem ser efetuadas de acordo com a

periodicidade que o Centro de Informação determinar.

Artigo 13.º

Formalidades da remessa

1- As remessas mencionadas no artigo anterior devem obedecer às seguintes formalidades:

a. Serem acompanhadas de um auto de entrega, que fará prova da remessa;

b. O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à
identificação e controlo da informação remetida, obrigatoriamente rubricada e
autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c. A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no Centro de
Informação e o duplicado devolvido ao serviço de origem;
39
 d. O duplicado será provisoriamente utilizado pelo arquivo definitivo como
instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as
referências topográficas, e demais informação tida por pertinente, só podendo ser
eliminado após a elaboração do respetivo inventário.
2- Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do Formulário II e do
Formulário III do presente regulamento.

3- O envio da documentação efetua-se de acordo com o quadro publicado em anexo ao

presente Regulamento, Quadro I.

Artigo 14.º

Casos omissos

1- As dúvidas ou casos omissos, não previstos no presente Regulamento, serão resolvidas

pela Secretaria-Geral, com base em parecer técnico do Centro de Informação.

Artigo 15.º

O presente Regulamento entra em vigor na data da sua aprovação.

40
3.2 - Processos de gestão de arquivo

3.2.1 Tratamento da Correspondência

O circuito documental do tratamento da correspondência é apresentado em

procedimento específico que descreve as funções que são apoiadas informaticamente.

Os códigos do plano de classificação são utilizados:

 Nos documentos internos, a quando da sua elaboração, em campo próprio

designado para o efeito;
o Exemplo: Nos ofícios, no campo N/Refª
 Nos documentos recebidos são colocados no campo superior direito;
 Nas lombadas das pastas onde os documentos em suporte papel, ou outro, são
arquivados e, neste caso, dá-se-lhe o nome de cota.

3.2.2 A Codificação dos Processos

Os processos ao serem abertos, para além do código da classe e da série em que o

mesmo se insere, acrescenta-se o número do processo.

NOTA: Como já foi anteriormente referido os processos são sempre abertos ao nível da
série.

3.2.3 As Lombadas

As lombadas das pastas contêm:

 O Açor estilizado
 O nome da entidade detentora – Presidência do Governo Regional
 O nome da classe
 O código da classificação
 O título do processo
 O volume (caso haja)
 As datas extremas
 N.º da unidade de instalação
 Cota [D00-M00-P00]-(atribuída quando o documento ingressa no arquivo definitivo)
41
As lombadas dos processos contêm:

 O Açor estilizado
 O nome da entidade detentora – Presidência do Governo Regional
 Código de classificação
 N.º de processo
 O assunto do processo
 Datas extremas
 Cota [D00-M00-P00]-(atribuída quando o documento ingressa no arquivo definitivo)

3.2.4 Procedimento de final de ano

No final do ano os processos em curso transitam para o ano seguinte,

mantendo o mesmo número de processo e ano de criação. Para os processos e
coleções considerados anuais a sua numeração será automaticamente alterada,
abrindo-se novo processo para o novo ano.

3.2.5 Circuito documental

Os documentos circulam em formato eletrónico no Sistema de Gestão de

Correspondência (SGC), podendo, em caso de necessidade, circular no seu suporte papel.

3.2.6 Descrição documental

Uma das competências atribuídas ao Centro de Informação consiste na elaboração e

atualização de instrumentos que possibilitem a identificação, pesquisa e acesso a toda a
informação proveniente dos diversos serviços da Presidência. É neste contexto, que o Centro
de Informação procede à elaboração de instrumentos de descrição (guia e inventários) que
têm por base normas gerais internacionais de descrição arquivística, como é o caso da ISAD
(G) e sua aplicação a Portugal, como é o caso da ODA.

É neste sentido, e seguindo as normas internacionais de descrição arquivísticas, que

foram definidos, como meio de identificar de forma unívoca a unidade de descrição, os
seguintes elementos para o campo “Zona de Identificação”:
42
  Código do país: PT – Portugal
 Código da instituição detentora: APGR – Arquivo da Presidência do Governo
Regional

Neste caso o código da entidade detentora será sempre: PT/APGRA.

Os restantes elementos do código de referência variam dependendo do sistema (S),

Subsistemas(SS) secção(SC), subsecção(SSC), série(SR), subsérie(SSR), unidade de
instalação(UI), processo(P), documentos simples(DS).

Assim, são apresentados alguns exemplos sobre como elaborar o código de

referência, tendo em conta os vários níveis de descrição.

Códigos de referência referentes aos sistemas, exemplos:

 PT/APGRA/PGRA
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)

 PT/APGRA/GCDPD
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Governo Civil do
Distrito de Ponta Delgada(S)

Códigos de referência referentes aos subsistemas, exemplos:

 PT/APGRA/PGRA/SRAECE

Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do

Governo Regional dos Açores(S)/Subsecretário Regional dos Assuntos Europeus e
Cooperação Externa(SS)

 PT/APGRA/PGRA/SRP
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Secretário Regional da Presidência(SS)

 PT/APGRA/PGRA/DRC

43
 Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Direção Regional das Comunidades(SS)

 PT/APGRA/PGRA/GP
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Gabinete do Presidente(SS)

 PT/APGRA/PGRA/SG
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Secretaria-Geral(SS)

Códigos de referência referentes às Secções, exemplos:

 PT/APGRA/PGRA/ SG/SE
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Secretaria-Geral(SS)/Secção de Expediente(SC)

 PT/APGRA/PGRA/ SG/SOCP
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Secretaria-Geral(SS)/Secção de Orçamento,
Contabilidade e Património (SC)

Códigos de referência referentes às Séries, exemplos:

 PT/APGRA/PGRA/GP/21-105
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Gabinete do Presidente(SS)/Contencioso
Administrativo(SR)

 PT/APGRA/PGRA/GP/21-116

5 21-10 - Corresponde ao nº dos descritores atribuído pelo Gabinete do Presidente à documentação referente ao
Contencioso Administrativo
6 21-11 - Corresponde ao nº dos descritores atribuído pelo Gabinete do Presidente à documentação referente ao

Contencioso Judicial
44
 Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Gabinete do Presidente(SS)/Contencioso Judicial(SR)

 PT/APGRA/PGRA/ SG/SE/2
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Secretaria-Geral(SS)/Secção de
Expediente(SC)/Assembleia Regional dos Açores(SR)

Códigos de referência referentes às Unidades de Instalação, exemplos:

 PT/APGRA/PGRA/ SG/SE/2/141
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Secretaria-Geral(SS)/Secção de
Expediente(SC)/Assembleia Regional dos Açores(SR)/Caixa 141(UI)

 PT/APGRA/PGRA/ GP/21-10/9
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/ Gabinete do Presidente(SS)/Contencioso
Judicial(SR)/Caixa 9 (UI)

Códigos de referência referentes aos processos, exemplos:

 PT/APGRA/PGRA/ GP/21-10/9/13
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Gabinete do Presidente(SS)/Contencioso

 PT/APGRA/PGRA/ SG/SE/2/141/2
Portugal/Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores/Presidência do
Governo Regional dos Açores(S)/Secretaria-Geral(SS)/Secção de
Expediente(SC)/Assembleia Regional dos Açores(SR)/Caixa 141(UI)/Instalações da
Assembleia Regional(P)

45
46
4- Procedimentos de Trabalho
4.1- Listagem de procedimentos
4.1.1 Procedimentos de Arquivo

 Receção das ofertas pelo GPRP e envio para o CI

 Processo de entrada de ofertas no CI

 Tratamento técnico, efetuado pela área de arquivo dos conteúdos enviados ao CI

 Pedidos de consulta de terceiros à informação do AHPGA

 Pedido de consulta da documentação do CI pelos serviços da PGRA

 Remessas de documentação para o Arquivo Histórico da Presidência do Governo

Regional dos Açores

 Tratamento da documentação para consulta de particulares/entidades externas

 Consulta da documentação pelos requerentes no CI

 Pedido de informação da SG a SR e/ou DR

 Eliminação da informação/documentação de arquivo

4.1.2 Procedimentos de Biblioteca

 Disponibilização de publicações para consulta na Sala de Medalhas (sala de espera

para audiências) do Palácio de Sant’Ana

 Aquisição de Recursos de Informação (bibliográficos)

 Eliminação/descarte de publicações, monografias e periódicos do acervo

bibliográfico, (documentos impressos)

 Destino dos conteúdos que entram no CI

 Registo, carimbagem e arrumação das monografias (documentos impressos)

 Registo, carimbagem e arrumação de publicações periódicas impressas

 Aposição de etiquetas e arrumação das monografias na Biblioteca

47
4.1.3 Procedimentos do Sistema de Gestão de Correspondência

 Como criar um registo

 Como criar uma distribuição a partir do registo

 Adicionar documento a uma distribuição no SGC

 Como associar um registo a uma distribuição

 Associar registo a uma distribuição que está em curso

 Introduzir etapas paralelas

 Ligação entre Instâncias no SGC (entradas remotas de registos)

 Registo de entrada e criação de processo de proposta de Decreto-Lei

 Registo e abertura de Processo do Tribunal Administrativo

 Registo e abertura de Processo do Tribunal Judicial

 Solicitação de Informação pelo GAAPS ao Secretario-Geral

 Solicitação de Informação pelo Chefe de Gabinete às Secretarias e Direções

Regionais

 Entradas Remotas de distribuições no SGC - tramitação

 Circuito informacional da documentação registada no SGC, pelo GAAPS

4.1.4 Procedimentos da Câmara de Expurgo

 Como colocar em funcionamento os equipamentos da Câmara de Expurgo

 Reposição de água no copo de humidificação na Câmara de Expurgo

 Verificação diária dos parâmetros (oxigénio, humidade e temperatura) registados

na Câmara de Expurgo e da extração de água do compressor

 Como desligar os equipamentos de expurgo

 Verificação das condições de funcionamento do compressor

48
4.1.5 Procedimentos Relativos a Aplicações

 Converter informação de ficheiros PDF para o Microsoft Word

 Renomeação em lote de ficheiros de imagem com a aplicação informativa IrfanView

 Conversão em lote de formatos de ficheiros de imagem com a aplicação informática

IrfanView

 Digitalização de documentos (em suporte papel), em alta resolução, para

preservação ou impressão profissional

4.1.6 Procedimentos Administrativos

 Proposta de aquisição de bens e serviços

49
4.2 - Procedimentos
SGC Ligação entre Instâncias no SGC (entradas remotas de registos) Código: PT-02

Objetivos: Definir os procedimentos no SGC, para a entrada de um registo proveniente de outro

serviço ou departamento do Governo Regional dos Açores.

Âmbito: Aplica-se aos serviços da Presidência que recebem entradas remotas no SGC,
nomeadamente o Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana e a Secção de
Expediente.

Abreviaturas
GAR – Grupo de Acesso Remoto (Expediente remoto)
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana
PT- Procedimento de trabalho
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
SE – Secção de Expediente

Descrição

Etapa Responsável Atividades

Ao entrar um documento eletrónico vindo, remotamente, de outro

1 serviço ou departamento do Governo Regional dos Açores é dada
entrada, no Registo Remoto no Livro de Entradas do SGC.
Verifica o campo “Assunto” do registo e retifica caso seja necessário.
GAAPS/SE
2 Preenche o maior número de campos possíveis no registo (PT-13).
(Processos, classificação, documentos, antecedentes).

3 Anexa o registo a uma distribuição (PT-16) e encaminha, a mesma.

50
Etapa 3 - Procedimento de Trabalho (PT) n.º 2

Ligação entre instâncias

GAR
Procede de
É um Não acordo com o
registo? indicado no
Procedimento de
Trabalho n.º 25

Sim

GAR

Procede ao
registo no Registo
Remoto no Livro
SGC
de Entrada a que
pertence a
informação

GAR
Preenche todos os
campos necessários
no registo
(classificação,
registos associados e
processo)

GAR

Encaminha o
registo, através de
uma distribuição.

Fim

51
 SGC Solicitação de Informação pelo GAAPS à Secretaria-Geral - Código: PT-03

Objetivos: Definir os procedimentos para os pedidos de informação feitos pelo Chefe de Gabinete,
através do GAAPS, ao Secretário-Geral.

Âmbito: Aplica-se ao Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana e à Secretaria-Geral.

Abreviaturas
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana
PT – Procedimento de Trabalho
SG – Secretário-Geral
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
CG – Chefe de Gabinete

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Elabora o pedido de informação, registando no livro de
1
correspondência interna do GAAPS.
CG (GAAPS)
Envia o pedido de informação ao SG, através de uma distribuição a
2
partir do Livro Interno.
- Se necessitar de informação complementar envia a distribuição,
para a respetiva Secção, a solicitar a referida informação.
3 SG
- Se não necessita informação complementar envia a resposta ao
Chefe de Gabinete através do Grupo GAAPS.

52
 PTCI 03
Procedimento de Trabalho n.º 3

Solicitação de Informação à Secretaria-Geral

Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana

Início

GAAPS

Necessita de
solicitar
informação

NÃO
A informação
é só para o
1 PT-04
Secretário-
Geral?

SIM

GAAPS
Documento de
circulação Elaborar o pedido
interna de informação, SGC
registando no Livro
Interno GAAPS

GAAPS
Envia a solicitação
ao Secretário-Geral
através de uma
distribuição a partir
do Livro Interno

O Secretário-
SIM Geral necessita NÃO
de informação
complementar?

Secretário-Geral

Envia distribuição a
solicitar informação
à respectiva secção

Secção

Responde ao
Secretário-Geral

Secretário-Geral

Envia resposta ao
Chefe de Gabinete
pelo GAAPS

Fim

53
 SGC Solicitação de Informação pelo GAAPS a SR e DR - Código: PT-04

Objetivos: Definir os procedimentos para os pedidos de informação feitos pelo Chefe de Gabinete
(através do GAAPS) às Secretarias e Direções Regionais.

Âmbito: Aplica-se ao Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana.

Abreviaturas
CG – Chefe de Gabinete
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana
PT – Procedimento de Trabalho
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Elabora o ofício de saída, de acordo com o despacho efetuado pelo
1 GAAPS
Chefe de Gabinete, e entrega ao mesmo para ser assinado.
2 CG Assina o ofício e devolve ao GAAPS.
Regista, o ofício, no livro de Saída e adiciona-o ao respetivo processo
3
(PT-13).
GAAPS
Envia o ofício, por registo remoto, às diversas secretarias e direções
4
regionais.

54
 Procedimento de Trabalho n.º 4

Solicitação de Informação às secretarias regionais e direções regionais

Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana

GAAPS

Proposta de Elabora o ofício de saída

PT-03 1 Ofício de acordo com o
despacho do Chefe de
Gabinete

GAAPS

Ofício
assinado Entrega ao Chefe de
Gabinete o ofício para
ser assinado

GAAPS

Regista no Livro de
Saída e adiciona ao SGC
processo
correspondente

GAAPS

Envia o ofício para as

diversas secretarias e
direções regionais, por
registo remoto

Fim

55
 SGC Registo de entrada de proposta de Decreto-Lei - Código: PT-05

Objetivos: Definir os procedimentos aquando da entrada de uma informação no GAAPS, sobre

propostas de Decretos-Lei

Âmbito: Aplica-se ao Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana.

Abreviaturas
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana
PT – Processo de Trabalho
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência

Descrição
Etapa Responsável Atividades

1 Analisa a informação enviada sobre proposta de Decreto-Lei.

Regista e classifica o documento, no Livro de Entradas GAAPS, de
2
acordo com o assunto do mesmo (PT-13).
Pesquisa a Classe de Processo “Governo da República-Propostas de
3
Decreto-Lei”.
3.1 Se já existir o processo adiciona a informação ao mesmo.
GAAPS
Se não existir o processo efetua a pesquisa, na classe de processo
4 “Governo da República-Propostas de Decreto-Lei”, e anota o número
do último processo.
Cria o processo, atribuindo o número sequencial, e regista o mesmo
5
nas fichas de controlo.
Se necessário inicia distribuição (PT-14) ou associar a distribuição já a
6
decorrer (PT-16).

56
 Fluxograma

Informação sobre Propostas de Decreto-Lei

INÍCIO

GAAPS
Proposta de
Decreto-Lei Analisa a
informação

GAAPS
Regista no Livro de
Entradas e classifica a SGC
informação entrada de
acordo com o assunto

GAAPS
Pesquisa a Classe de
Processo “Governo da
República – Proposta de
Decreto-Lei”.

SIM Já existe NÃO

processo?

GAAPS
GAAPS Pesquisa a Classe de
Processo “Governo da
Adiciona ao Processo República – Proposta de
existente. Decreto-Lei” e anota o n.º
do último processo.

GAAPS

Cria o processo e anota o

mesmo nas fichas de
controlo.
Se necessário
iniciar distribuição
ou associar a
distribuição

Fim

57
 SGC Registo e abertura de um Processo do Contencioso Administrativo - Código: PT-06

Objetivos: Definir os procedimentos a efetuar para o registo e abertura de um Processo do

Contencioso Administrativo.

Âmbito: Aplica-se aos serviços que dão entradas na Presidência do Governo, nomeadamente o
GAAPS e o SE.

Abreviaturas:
AJ – Apoio Jurídico
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana.
PT – Procedimento de Trabalho
SE – Secção de Expediente
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Abre e analisa a informação existente no documento, sobre
1
contencioso.
Digitaliza, regista e classifica o documento, no Livro de Entradas do
2 GAAPS no SGC (PT-13), de acordo com o assunto do mesmo.
Atendendo sempre às questões de ser ou não matéria sensível.
3 Pesquisa a Classe de Processo “Tribunal”.
GAAPS
3.1 - Se já existir o processo adiciona o registo a este.
Se não existir o processo procede à criação deste colocando no
4
assunto, do processo “Contencioso Administrativo”.
5 Adiciona o registo ao processo.
Se necessário inicia distribuição (PT-14) ou associar a distribuição já a
6
decorrer (PT-16), no Apoio Jurídico.
Executam as suas tarefas e, após a sua execução, remetem a
7 AJ
distribuição ao GAAPS, bem como o processo em suporte papel.
Executa as tarefas necessárias à tramitação do processo, encerra a
8 GAAPS
distribuição, e arruma o processo físico.

58
 Fluxograma

Início

GAAPS
Contencioso
Administrativo Abre e analisa o
documento

GAAPS

Regista a entrada e
classifica a SGC
informação, digitaliza

GAAPS

Pesquisa a classe de
processo “Tribunal”

SIM Já existe NÃO

processo?

GAAPS GAAPS

Adiciona o registo Cria processo, colocando no

ao processo assunto do processo
“Contencioso Administrativo”

Se necessário GAAPS
iniciar distribuição
ou associar a Adiciona o registo
distribuição ao processo

AJ

Procede ao tratamento
jurídico e despacha

GAAPS
Executa as tarefas, encerra a
distribuição, e arruma o
processo físico

Fim

59
 SGC Registo e abertura de um Processo provenientes do Tribunal Judicial - Código: PT-07

Objetivos: Definir os procedimentos a efetuar para o registo e abertura dos Processos provenientes
do Tribunal Judicial.

Âmbito: Aplica-se aos serviços que dão entradas na Presidência do Governo, nomeadamente o
Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana e a Secção de Expediente.

Abreviaturas
AJ – Apoio Jurídico
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do palácio de Sant’Ana
PT – Procedimento de Trabalho
SE – Secção de Expediente
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência

Descrição
Etapa Responsável Atividades
1 Abre e analisa a informação existente no documento.
Digitaliza, regista e classifica o documento, no Livro de Entradas do
2 GAAPS no SGC (PT-13), de acordo com o assunto do mesmo.
Atendendo sempre às questões de ser ou não matéria sensível.
3 Pesquisa a Classe de Processo “Tribunal”.
3.1 GAAPS - Se já existir o processo adiciona o registo a este.
Se não existir o processo procede à criação deste colocando no
4
assunto, do processo “Contencioso Judicial”.
5 Adiciona o registo ao processo.

Se necessário inicia distribuição (PT-14) ou associa a distribuição já a

6
decorrer (PT-16), no Apoio Jurídico.

Executam as suas tarefas e, após a sua execução, remetem a

7 AJ
distribuição ao GAAPS, bem como o processo em formato físico.

Executa as tarefas necessárias à tramitação do processo, encerra a

8 GAAPS
distribuição, e arruma o processo físico.

60
 Fluxograma

Início

GAAPS
Contencioso
Judicial Abre e analisa o
documento

GAAPS
Regista a entrada e
classifica a SGC
informação,
digitaliza

GAAPS

Pesquisa a classe
de processo
“Tribunal”

SIM Já existe NÃO

processo?
GAAPS

Cria processo,
colocando no
GAAPS assunto do
processo
“Contencioso
Adiciona o registo Judicial”
ao processo

GAAPS

Adiciona o registo
ao processo
Se necessário
iniciar distribuição
ou associar a
distribuição

AJ

Procede ao tratamento
jurídico e despacha

GAAPS

Executa as tarefas,
encerra a distribuição, e
arruma o processo físico

Fim

61
 Receção das ofertas, dirigidas ao Presidente do Governo - Código: PT-08

Objetivos: Definir os procedimentos para a receção das ofertas, dirigidas ao Presidente do Governo,
pelo Gabinete de Protocolo e Relações Públicas e posterior envio para o Centro de Informação.

Âmbito Aplica-se ao Gabinete de Protocolo e Relações Públicas e Centro de Informação

Abreviaturas
CI- Centro de Informação
GPRP- Gabinete de Protocolo e Relações Públicas
PT- Procedimento de Trabalho
SGC-Sistema de Gestão de Correspondência

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Faz a receção de todas as ofertas dirigidas ao Presidente do Governo
Regional:
- as que são entregues em mão ao Presidente;
1 - as que são entregues aos elementos que representam o Presidente
(como secretários e diretores regionais, e assessores);
- as que são entregues no Gabinete do. Presidente;
- as que são entregues ao Gabinete do Protocolo e Relações Públicas.
GPRP
Preenche folha de pré-registo, disponível numa pasta partilhada, pelo
2 GPRP e o CI, com todas as ofertas recebidas (ver documento
associado).
Envia as ofertas para o CI (Edifício da Boavista).
Na mesma data inicia uma distribuição no SGC, com a classificação
3
06.02.03, dirigida à coordenadora do CI, na qual anexa a guia de
remessa (Ver documento associado).
CI
4 Aceita e distribuição e envia à TS, com o conhecimento à AT.
(Coordenadora)
Após a receção das ofertas, e verificação da guia de remessa,
CI suspende a distribuição até à conclusão do tratamento técnico (PT-
5
(TS) 34-Tratamento Técnico das Ofertas) e arquiva a guia, em suporte de
papel, na respetiva pasta.

Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

DA-PT-08-Pré-registo de ofertas Tabela do Controlo da entrada de ofertas pelo GPRP e pelo CI
Word

Guia de Controlo das ofertas enviadas do GPRP para o CI

DA-PT-08-Guia de remessa
Remessa

62
Pré-registo das ofertas recebidas pelo Presidente do Governo
(Informação a preencher pelo Gabinete de Protocolo e Relações Públicas)

Entidade oferente
Tipologia
Data [Instituição Local Destino
e material
Pessoa-Cargo]

Exemplo
Entidade oferente
Tipologia
Data [Instituição Local Destino
e material
Pessoa-Cargo]
Associação de Futebol de Ponta Delgada
Placa de
Ponta Centro de
2009-11-12 Auditon Moniz casquinha e
Delgada Informação
madeira
Presidente da Direção

Sala de Medalha
Medalha
2010-08-07 Câmara Municipal de Cascais Cascais do Palácio de
Bronze
Sant’Ana

63
 Publicações a disponibilizar ao público para consulta na Sala de Medalhas - Código: PT-09

Objetivos: Definir os procedimentos relativos às publicações a disponibilizar ao público para consulta

na Sala de Medalhas (sala de espera para audiências) do Palácio de Sant’Ana.

Âmbito: Aplica-se Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana e ao Centro de

Informação.

Abreviaturas
CI-Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho

Descrição
Etapa Responsável Atividades

CI (Edifício Ao entrar uma nova publicação das revistas * é carimbada** a

1 Boavista) primeira página de cada uma pelo CI (Edifício Boavista) e comunicado
ao CI (Ribeira Grande) o nome, a data e o número da revista.
Colocar as revistas na Sala das Medalhas (os últimos 3 números de
2 Funcionário do cada revista, em móvel próprio).
Palácio de
Sant’Ana*** Sempre que chega um novo número procede de acordo com a etapa 1
3
e 2 e envia a revista mais antiga ao CI (Edifício da Boavista).

Funcionário do
Envia para as instalações do CI, na Ribeira Grande, as publicações
4 Palácio de
substituídas.
Sant’Ana

Nota:
*Revista da Armada; Newsletter da Fundação Calouste Gulbenkian e Revista Saber Açores

** É carimbada a primeira página interior (não colocar na capa), no canto inferior direito com o
carimbo do Açor.

*** Este funcionário será indicado, por quem de direito, para desempenhar a função de controlo das
publicações a serem disponibilizadas na Sala das Medalhas, no Palácio de Sant’Ana.

64
 SGC Circuito informacional no GAAPS – Livros da SG - Código: PT-11

Objetivos: Definir os procedimentos para o registo da informação no Sistema de Gestão de

Correspondência (SGC), sempre que a informação seja tratada pelo GAAPS nos livros da SG. Este
procedimento surge para que haja coerência e controlo da informação que é registada no Sistema de
Gestão de Correspondência da Presidência do Governo Regional.

Âmbito: Aplica-se ao Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana e à Secção de

Expediente.

Abreviaturas
CG – Chefe de Gabinete
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana
SE – Secção de Expediente
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
SG – Secretaria-Geral

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Entra um documento que, embora possua o seu processo na SG, será
1 GAAPS tramitado sob a responsabilidade do GAAPS, de acordo com as
orientações do Sr. Chefe de Gabinete.
Faz o registo no Livro de Entrada do SG colocando a entidade, e o
2 GAAPS máximo de informação que possuir relativa àquele registo,
informando a SE.

Inicia a distribuição selecionando o grupo “Secretariado de Apoio a

3 GAAPS Santana”7 dando a indicação para quem o assunto foi remetido (em
regra será o Sr. Chefe de Gabinete).

Despacha o assunto, o despacho do Sr. Chefe de Gabinete deverá ser

4 CG
exarado sobre a informação, em suporte papel.

7
Fazem parte deste grupo de distribuição as utilizadores:
Maria do Céu Silva
Maria Gabriela Simas

65

5 GAAPS
6 GAAPS
7 SE
- A utilizadora que trás o Despacho do Sr. Chefe de Gabinete aceita a
distribuição, que se encontra pendente no grupo de distribuição;
- Transcreve o Despacho do Sr. Chefe de Gabinete no campo
“despacho/informação”;
- Executa o Ofício de Saída;
- Regista a saída no Livro de Saídas da SG, no SGC;
- Anexa, no separador “Outros Dados”, no campo “antecedentes” o
registo de entrada que deu origem àquela saída;
- Digitaliza e anexa, na sua etapa, o documento com o Despacho do Sr.
Chefe de Gabinete.
- Faz a expedição do ofício.
Despacha a distribuição para o Grupo “Expediente e Arquivo”8 e envia
a informação em suporte papel à referida secção.
- Uma das utilizadoras aceita a distribuição;
- Confirma se o suporte papel já se encontra em seu poder;
- Confirma se foram colocados todos os dados do registo;
- Arquiva o que chegou em suporte papel no respetivo processo;
Encerra a distribuição, indicando que a informação em suporte físico
se encontra arquivada no respectivo processo.

8
Fazem parte deste grupo de distribuição as utilizadoras
Graça Melo
Ana Barbosa

66
 Aquisição de recursos de informação - Código: PT-12

Objetivos Definir os procedimentos para a aquisição de recursos (bibliográficos) de informação

relevantes para as atividades da Presidência do Governo.
Ao procedimento estão associados quatro formulários.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação, chefias dos diferentes serviços e colaboradores do

Gabinete do Presidente do Governo.

Abreviaturas
CI – Centro de Informação
GB- Gabinete do Presidente
PGRA – Presidência do Governo Regional dos Açores
SG – Secretário-Geral
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
SCOP- Secção de Contabilidade Orçamento e Património
PT – Procedimento de Trabalho

Descrição

Etapa Responsável Atividades

Inicia distribuição no SGC, com informação dirigida à Coordenadora
do CIPG, com a classificação, 07.03.02, duas vezes por ano (junho e
CI novembro), solicitando a indicação de recursos de informação
1 técnico superior (bibliografia) com relevância para a atividade do departamento ou do
(área de biblioteca) colaborador.
Da distribuição deverão constar, em anexo, os formulários próprios
para o efeito (formulários DA-PT-12_A-M e DA-PT-12_A-PP).
Dá conhecimento às chefias dos diferentes serviços e colaboradores
CI
do GP da informação referida na etapa anterior e define prazo para o
2 Coordenadora
pedido dos recursos de informação (bibliográficos), através do SGC.
Envia distribuição para o técnico superior do CI (área de biblioteca)
CI
Suspende a distribuição no SGC e aguarda receção dos e-mails com
3 Técnico superior
as respostas à consulta efetuada.
(área de biblioteca)
Faz a transferência dos formulários referidos na etapa1 e preenche-os,
Chefia/Colaborador
4 com a referência dos recursos de informação (bibliografia)
do GP
considerados relevantes.
Chefia/Colaborador Envia por correio eletrónico para cipg@azores.gov.pt os
5
do GP formulários referidos nas etapas anteriores.

67
 CI
Após receção de e-mail verifica se os recursos de informação
6 Técnico superior
listados nos formulários constam do acervo bibliográfico da PGRA.
(área de biblioteca)
CI Caso não constem, preenche os formulários DA-PT-12_PA-M e/ou
7 Técnico superior DA-PT-12_PA-PP, onde elenca os recursos de informação
(área de biblioteca) (bibliográficos) pretendidos, custo e fornecedores.
CI Retoma a distribuição, anexa a proposta de aquisição bens serviços
8 Técnico superior e os formulários referidos na etapa anterior, e envia-a para a
(área de biblioteca) Coordenadora do CI.
CI Confirma os dados da proposta de aquisição e respetiva necessidade.
9
Coordenadora Dá seguimento à distribuição para o Secretário-Geral.
Aprova, ou não, a aquisição dos recursos de informação
10 SG
(bibliográficos). Envia a autorização para a SCOP
Procede à aquisição de acordo com procedimento próprio. Envia a
11 SCOP
distribuição para a Coordenadora do CI
CI Confirma as faturas, coloca-as na etapa da distribuição envia a
12 Coordenadora mesma para a SCOP, dando conhecimento ao técnico superior
(área de biblioteca)
CI
Informa, por e-mail. os interessados e procede de acordo com o
13 Técnico superior
PT-Registo de publicações.
(área de biblioteca)

Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

Levantamento de necessidades de informação
DA-PT-12_ A-M Formulário
 aquisição de monografias (livros).
Levantamento de necessidades de informação
DA-PT-12_A-PP Formulário
 aquisição de publicações periódica (revistas, jornais).
DA-PT-12_PA-M Formulário Proposta de aquisição de monografias (livros).

DA-PT-12_PA-PP Formulário Proposta de aquisição de publicações periódicas (jornais e revistas).

68
 SGC Criar Registo - Código: PT-13

Objetivos: Definir os procedimentos que permitam criar um registo fora do processo.

Âmbito: Aplica-se a todos os utilizadores do SGC.

Abreviaturas
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
US – Utilizadores do Sistema

Descrição
Etapa Responsável Atividades
1 Na barra superior, em Registo, clicar sobre o botão (criar).
Selecionar, no campo livro, a opção pretendida:

- Documento vindo do exterior do organismo, deverá ser registado

2.1
no Livro de Entrada;
- Documento criado internamente no organismo, deverá ser
2.2
registado no livro Interno;
- Documento que sai do organismo, deverá ser registado no Livro de
2.3
Saída.
Inserir o assunto, de uma forma breve, sucinta e sempre do geral para
3
o particular, no respetivo campo e clicar no botão “Registar”
Tomar nota dos dados fornecidos na janela referente ao registo,
4
principalmente o n.º do mesmo e clicar no botão “Voltar”.
Ao “voltar” entra no Registo e no separador “Dados Gerais”. Procede
5 US à classificação, clicando no botão , em conformidade com o plano
de classificação.
Introduzir a entidade à qual a informação pertence clicando no botão
6
.
No campo referente aos Documentos, clicar no botão para
7
adicionar o documento.
- Ao abrir a caixa “Documento” clicar um “Procurar” para adicionar o
documento pretendido;
- Colocar a referência do documento;
7.1
- Introduzir no campo “Data na Origem” a data referente à elaboração
do documento;
- Escolher a tipologia documental;
7.2 Clicar no botão “inserir” para introduzir o documento no registo.
8 Clicar no botão “guardar”

69
 No caso da informação que está a ser registada pertencer a um
processo já existente, deve, através do botão “Pesquisar processo”
(botão com o desenho de uma lupa ), procurar o processo e anexar
10
o registo ao mesmo. Se não existir processo aberto sobre o assunto
deverá criar o mesmo na classe de processo respetiva (procedimento
PT-XX).
Abrir o separador ”Outros Dados”, colocar os antecedentes (registos
11
relacionados), clicando no botão lupa .
Voltar ao separador “Dados Gerais”. Fechar a folha de criação de
12
registo, ou dar início a uma distribuição.

Nota: Em caso de engano ou erro será sempre possível corrigir, selecionando a linha dos dados a
retificar (que fica de cor diferente) e clica do botão (menos) .

70
 SGC Criar distribuição a partir de um registo- Código: PT-14

Objetivos: Definir os procedimentos que permitam criar uma distribuição a partir de um registo, no SGC.

Âmbito: Aplica-se a todos os funcionários, da Presidência do Governo Regional, que utilizam o sistema.

Abreviaturas
PT – Procedimento de Trabalho
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
US – Utilizadores do sistema

Descrição
Etapa Responsável Atividades
1 Abrir o registo que se pretende fazer chegar a outro utilizador.
Nos dados gerais da folha do registo ir até “Distribuições” e clicar em
2
para iniciar a distribuição.
Ao surgir uma nova janela confirmar se está ativo o “Copiar Documentos
3
do Registo para 1ª Etapa”, se não estiver colocar o visto.
4 Clicar no botão “Guardar”.
US Surge a janela que permitirá colocar os dados necessários para iniciar a
5
distribuição.
6 Adicionar o interveniente seguinte através do botão da distribuição.

7 Elaborar a informação no campo “Despacho/Informação”.

8 Confirma os dados introduzidos na sua etapa.
9 Despacha a distribuição no botão “Enviar”.

Nota: Em caso de engano ou erro será sempre possível corrigir, selecionando a linha dos dados a retificar
(que fica de cor diferente) e clica do botão (menos) .

71
 SGC Adicionar documento à distribuição- Código: PT-15

Objetivos: Definir os procedimentos que permitam adicionar um documento à distribuição, no SGC.

Âmbito: Aplica-se a todos os funcionários, da Presidência do Governo Regional, que utilizam o SGC.

Abreviaturas
PT – Procedimento de Trabalho
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
US – Utilizadores do Sistema

Descrição
Etapa Responsável Atividades

Abrir a distribuição, que se encontra nas tarefas por despachar, e ler o

1
que é solicitado para executar.
2 Consultar a informação que é necessária para responder ao pedido.
3 Selecionar o seu nome, cujo n.º da etapa se encontra <n>.
US Adicionar o interveniente seguinte através do botão da
4
distribuição.
5 Elaborar a informação no campo “Despacho/Informação”.
6 Adicionar o “Documento” (PT-13 – etapa 7, 7.1, 7.2).
7 Confirmar os dados introduzidos na sua etapa e “Enviar”.

Nota: Em caso de engano ou erro será sempre possível corrigir, selecionando a linha dos dados a
retificar (que fica de cor diferente) e clica do botão (menos) .

72
 SGC Associar registo à distribuição- Código: PT-16

Objetivos: Definir os procedimentos que permitam associar um registo à distribuição, no SGC.

Âmbito: Aplica-se a todos os funcionários, da Presidência do Governo Regional, que utilizam o SGC.

Abreviaturas
PT – Procedimento de Trabalho
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
US – Utilizadores do Sistema

Descrição
Etapa Responsável Atividades

Abrir a distribuição, à qual pretende associar o registo, e clicar sobre o

1
separador “Outros dados” da distribuição.
No separador Outros dados” e em “Registos associados” clicar na
2
lupa para procurar o registo pretendido.
Preencher os campos “Ano” e “Número”, em caso de serem
conhecidos, e ou introduzir no campo ”Assunto” um termo que se
2.1 possa associar ao registo pretendido, e ou no separador “Detalhes”
adicionar outros dados para a pesquisa (PT-Pesquisa). De seguida,
US clicar no botão “Pesquisar”.
Selecionar a linha do registo pretendido, confirmar se existe um visto
2.2 no “Associar documentos” e, finalmente, clicar no botão
“Selecionar”.
Voltar ao separador “Dados gerais” colocar o interveniente seguinte
3
na distribuição pelo botão ou através da Lista Pessoal no botão .
4 Preencher o campo “Despacho/Informação”.
Confirmar todos os dados introduzidos na etapa corrente e envia a
5
distribuição clicando no botão “Enviar”.

Nota: Em caso de engano ou erro será sempre possível corrigir, selecionando a linha dos dados a
retificar (que fica de cor diferente) e clica do botão (menos) .

73
 SGC Associar registo a uma distribuição em curso- Código: PT-17

Objetivos: Disponibilizar com maior rapidez a informação que chega sobre um determinado assunto
que se encontra a tramitar no SGC.

Âmbito: Aplica-se à Secção de Expediente, GAAPS

Abreviaturas
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana
PT – Procedimento de Trabalho
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
SE – Secção de Expediente

Descrição
Etapa Responsável Atividades

Identificar se a informação, que tem de ser registada, está relacionada

1 com alguma distribuição que já se encontre a decorrer (PT-Pesquisa).
Em caso afirmativo anotar o número da mesma.
Na folha de registo no separador “Dados gerais”, e no campo
2 referente à distribuição, realizar a pesquisa utilizando o botão (Lupa)
e selecionar a distribuição identificada.
- Selecionar a sigla com o código da instância;
GAAPS/SE - Colocar o ano;
2.1
- Colocar o mesmo número, da distribuição, nos dois campos.
- Clicar no botão “Pesquisar”.
Confirmar se o resultado da pesquisa está correto e selecionar a linha
da distribuição que se pretende associar ao registo. Confirmar se
3
existe um visto no “Associar documentos” e, finalmente, clicar no
botão “Selecionar”.
O utilizador que tiver a distribuição em si é notificado (através do
4
correio eletrónico) que foi associado mais um registo à distribuição.

Nota: Em caso de engano ou erro será sempre possível corrigir, selecionando a linha dos dados a
retificar (que fica de cor diferente) e clica do botão (menos) .

74
 Fluxograma
PT-17 – Associar registo a distribuição em curso

INÍCIO

GAAPS/SE

Documento
Regista no Livro de Entradas SGC

Existe
associa uma
distribuição
distribuição e abre
relacionada Não
novo processo
com este
assunto?

Sim

GAAPS/SE
Pesquisar e selecionar
a distribuição

GAAPS/SE

O utilizador será notificado,

por e-mail, que foi associado
mais um registo à distribuição

Fim

75
 Consulta de terceiros à documentação do AHPGRA- Código: PT-18

Objetivos: Definir os procedimentos relativos aos pedidos de consulta da informação do arquivo

histórico, da Presidência do Governo dos Açores, solicitada por pessoas externas ao organismo.

Âmbito: Aplica-se a todos os pedidos de consulta provenientes de cidadão, entidades privadas,

serviços da Administração Pública Regional, Administração Pública Local e Administração Pública
Central.

Abreviaturas:
AHPGRA – Arquivo Histórico da Presidência do Governo Regional dos Açores
CG – Chefe de Gabinete
CI- Centro de Informação
Cord.CI – Coordenadora do Centro de Informação
EE – Entidade Externa
PGRA – Presidente do Governo Regional dos Açores
PT – Procedimento de Trabalho
SE - Secção de Expediente
SG – Secretário-Geral
TSA- Técnico Superior de Arquivo

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Solicita a consulta de documentação através de requerimento dirigido
1 EE ao Senhor Presidente do Governo Regional dos Açores ou ao Senhor
Secretário-Geral da Presidência.

2 SE Regista o pedido no SGC (PT-13 e PT-16) e envia para o SG

3 SG Pede um parecer/informação à coordenadora do CI

Coord. do CI Envia parecer/informação ao SG

Envia para autorização superior (PGRA/CG), ou autoriza, ou não, a

SG
consulta.

4 CG/SG Envia à Cord.CI o despacho com a autorização, ou não, para consulta.

Faz a proposta de ofício a comunicar a autorização, ou não, a ser
5 Cord.CI enviada à EE e envia para o SE. Informa o TS (PT-tratamento da
informação a ser disponibilizada a EE).

76
 Leva a proposta de ofício ao SG para ser assinada e procede ao seu
6 SE registo de saída no SGC (PT-13 e PT-17).

77
 SGC Introduzir etapas paralelas- Código: PT-19

Objetivos: Definir o procedimento que permita adicionar etapas paralelas, que possibilitam a ação de
vários intervenientes sobre o mesmo assunto, ao mesmo tempo.
Âmbito: Aplica-se a todos os utilizadores do SGC.

Abreviaturas
PT – Procedimento de Trabalho
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
US – Utilizadores do Sistema

Descrição
Etapa Responsável Atividades

1 Abrir a distribuição, à qual pretende associar um percurso paralelo.

No campo “Etapas” adicionar, através do botão o
2 utilizador que irá receber as várias etapas paralelas e
clicar no botão
- Selecionar a linha <X>, para mudar de cor, onde se encontra a etapa
corrente (a do próprio utilizador que pretende adicionar os
3
US intervenientes seguintes em etapas paralelas).
- Clicar no botão
Ao abrir a janela da lista de utilizadores, adicionar os utilizadores que
4
serão intervenientes nas etapas paralelas.
5 Clicar no botão .
6 Preencher o campo “Despacho/Informação”.
7 Clicar no botão “Enviar”.

Nota: O utilizador que irá receber as etapas paralelas só recebe a distribuição quando todos os intervenientes
nas etapas paralelas as despacharem.
O utilizador que irá receber as etapas paralelas pode consultar a distribuição quando:
- Já tiver sido interveniente na mesma;
- Se lhe for dado conhecimento antes de ser despachada a distribuição com etapas paralelas.

Em caso de engano ou erro será sempre possível corrigir, selecionando a linha dos dados a retificar (que fica de
cor diferente) e clica do botão (menos) .

78
 Expurgo: Ligar equipamento- Código: PT-20

Objetivos: Definir os procedimentos que permitem a ativação do sistema de expurgo.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação da Presidência do Governo, nomeadamente aos

funcionários que gerem o funcionamento da câmara de expurgo.

Abreviaturas
CI – Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho
TS – Técnico Superior

Descrição
Etapa Responsável Atividades

Verificar previamente se o nível da água (destilada) se encontra a 2/3

1 no copo borbulhador (o copo do lado esquerdo-DS-PT-20 a 24-SE,
legenda nº 10).

Ligar o compressor de ar (no botão de cor verde e de forma redonda-

2 DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº 1a) e aguardar que este atinja a sua
capacidade máxima

Ligar o sistema de secagem de ar comprimido (botão verde e de

3
forma quadrada-DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº 2).

Ligar o gerador de azoto e aguardar que esse atinja a sua capacidade

4
máxima (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº3).

(CI) TS
Abrir a válvula de entrada do azoto (do lado esquerdo-DS-PT-20 a 24-

5 SE, legenda nº7) até ¼ de volta para minimizar o golpe de pressão

quando o sistema de humidificação entra em funcionamento (a
válvula está localizada na própria câmara de expurgo).

Abrir a 2ª válvula de entrada de azoto (do lado direito-DS-PT-20 a 24-

6
SE, legenda nº8) na sua totalidade.

Verificar se a câmara está devidamente ocupada com a

7
documentação, de preferência até ¾ da sua capacidade.
Fechar a câmara à chave e confirmar se ela ficou efetivamente
8
fechada.
Ligar o interruptor de corte geral, existente na câmara, para a posição
9
ON (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº12).

79
 Colocar o interruptor de ciclo, também existente câmara, na posição
10 N2 (azoto), este interruptor está localizado acima do interruptor
referido no ponto 9 ( DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº13).
11 Guardar a chave da câmara de expurgo no chaveiro.

Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

DA-PT-20 a 24-SE Legenda Identifica e localiza todos os componentes do Sistema de Expurgo.

80
 Expurgo: reposição de água- Código: PT-21

Objetivos: Definir os procedimentos que permitem a reposição da água na câmara de expurgo.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação da Presidência do Governo, nomeadamente aos

funcionários que gerem o funcionamento da câmara de expurgo.

Abreviaturas:
AO - Assistente Operacional
CI – Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Colocar o botão do comando elétrico na posição OFF (DS-PT-20 a 24-
1
SE, legenda nº13).
Fechar as 2 válvulas de entrada de azoto na câmara de expurgo (DS-
2
PT-20 a 24-SE, legenda nº 7 e 8).
Despressurizar os copos de humidificação (DS-PT-20 a 24-SE, legenda
3 nº 10 e 11) carregando na válvula de purga, de cor preta e situada no
topo do copo do lado direito.
Desenroscar o parafuso, existente no topo do copo do lado esquerdo
4
do borbulhador, rodando o parafuso para o seu lado esquerdo.
Repor a água (destilada), através de um pequeno funil, pela abertura
5
(CI) AO do orifício, até 2/3 do volume do copo.
6 Enroscar o parafuso.
Se necessário efetuar o dreno do copo de recolha (lado direito-DS-PT-
7 20 a 24-SE, legenda nº11). A operação deverá ser feita desenroscando
o copo.
Abrir e fechar as válvulas de azoto e pressionar a válvula de purga
8
preta existente no copo do lado direito.
Abrir as válvulas de azoto ficando, a da esquerda, aberta até ¼ de
9
volta (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº7).
Mudar o botão do quadro elétrico para N2 (azoto) (DS-PT-20 a 24-SE,
10
legenda nº13).

Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

DA-PT-20 a 24-SE Legenda Identifica e localiza todos os componentes do Sistema de Expurgo.

81
 Expurgo: verificação dos valores das sondas- Código: PT-22

Objetivos: Definir os procedimentos de rotina referentes à verificação dos valores das sondas
existentes na câmara de expurgo e da extração de água do sistema.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação da Presidência do Governo, nomeadamente aos

funcionários que gerem o funcionamento da câmara de expurgo.

Abreviaturas:
AO – Assistente Operacional
CI – Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Verificar, obrigatoriamente, duas vezes por dia, uma de manhã e
outra à tarde, os valores existentes nas 3 sondas (oxigénio, humidade
1 relativa e temperatura - DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº 14, 15 e 16).
Sempre que possível, mas sem obrigatoriedade, essa leitura poderá
ser efetuada à noite.
Registar por escrito, no formulário de registo próprio (DA-PT-22), os
2
valores observados.
O valor da temperatura adequado deverá rondar entre os 20º e os 25º
3 C., a humidade relativa deverá oscilar entre 30 e 60% e o oxigénio,
(CI) AO durante o período de tratamento, deverá ficar abaixo dos 2.000ppm.
Se se verificar uma permanência de valores anormais, durante algum
tempo, deverão ser tomadas algumas medidas no sentido da correção
4
da situação (consultar a tabela de avarias, contatar o técnico da
EXPM) e em último caso suspender o ciclo de expurgo.
Verificar todas as manhãs se o balde de recolha de água (DS-PT-20 a
5 24-SE, legenda nº6), que se encontra ligado à base do compressor do
lado esquerdo, está cheio.
6 Despejar o balde de água sempre que seja necessário.

Documentos Associados

Código do
Tipologia Objetivo
modelo
DA-PT-22 Formulário Registo dos valores de oxigénio, humidade relativa e temperatura.
DA-PT-20 a 24-
Legenda Identifica e localiza todos os componentes do Sistema de Expurgo.
SE

82
 Expurgo: desligar equipamento - Código: PT-23

Objetivos: Definir os procedimentos que permitem a desativação do sistema de expurgo.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de informação da Presidência do Governo, nomeadamente ao técnico

superior responsável pelo procedimento.

Abreviaturas
CI – Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho
TS – Técnico Superior

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Ao fim de quinze dias, período previsto para a exterminação dos
1 insetos identificados no quadro, terminar o ciclo de expurgo de
acordo com os procedimentos seguintes.
Fecha as 2 válvulas de entrada de azoto na câmara de expurgo. As
2 válvulas deverão passar da posição na vertical para a horizontal (DS-
PT-20 a 24-SE, legenda nº 7 e 8).
Roda o botão do quadro elétrico para a posição OFF (DS-PT-20 a 24-
3
SE, legenda nº13).
4 Desliga o interruptor geral (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº12).
5 Desliga o compressor (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº1b).
6 Desliga o secador (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº2).
7 Desliga o gerador de azoto (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº3).
8 (CI) TS Aguarda mais sete dias com a câmara fechada.
Ao sétimo dia volta a ligar a Câmara no interruptor geral (DS-PT-20 a
9
24-SE, legenda nº12).
Abre as válvulas de entrada de ar comprimido na câmara de expurgo
10
(DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº9).
Roda o botão de comando, no quadro elétrico, para a posição AR (DS-
PT-20 a 24-SE, legenda nº13). (com esta operação gera-se o início da
11
ventilação do azoto dentro câmara provocando a normalização dos
níveis de oxigénio).
Aguarda que o indicador luminoso, situado no topo da câmara, fique
12
verde (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº17).
Fecha a válvula de entrada de ar comprimido (DS-PT-20 a 24-SE,
13
legenda nº9).
Roda o botão do quadro elétrico para a posição OFF (DS-PT-20 a 24-
14
SE, legenda nº13).

83
 Desliga a Câmara no interruptor geral (DS-PT-20 a 24-SE, legenda
15
nº12).
16 Destranca a fechadura e abrir a câmara de expurgo.
Aguarda uma hora, de preferência com a porta da rua aberta, para
que se efetue a normalização dos valores de oxigénio, temperatura e
17 humidade relativa dos objetos existentes no interior da câmara e
também para que seja garantida a segurança, ao nível ambiental, dos
manuseadores dos objetos.
18 Retira os objetos do interior da câmara.

Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

DA-PT-20 a 24-SE Legenda Identifica e localiza todos os componentes do Sistema de Expurgo.

84
 Expurgo: verificação do compressor - Código: PT-24

Objetivos: Definir os procedimentos relativos à verificação do bom funcionamento do compressor do

sistema de expurgo.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de informação da Presidência do Governo, nomeadamente ao técnico

superior responsável pelo procedimento.

Abreviaturas
CI – Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho
TS – Técnico Superior

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Após cada ciclo purgar retira a água do reservatório abrindo a
válvula, localizada na base do mesmo do lado direito (DS-PT-20
1 a 24-SE, legenda nº5). A água deverá ser vertida para dentro de
um balde. É necessário tomar algum cuidado devido à pressão de
saída da água.
Verificar a contagem para substituir o óleo - carregar 2 vezes no botão
(DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº1c). Às 1.900 horas de utilização o
2
equipamento começa a sinalizar a necessidade da manutenção.
Às 2.000 deverá ser efetuada uma mudança do óleo.
(CI) TS Verificar contagem para substituir o filtro separador - carregar 2
3 vezes no (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº1d). Às 4.000 horas
terá que haver a substituição dos mesmos.
Sendo necessário verificar pontualmente a contagem de horas de
4 funcionamento do compressor dever-se-á pressionar uma vez o
botão . (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº1d).
Abrir a tampa do compressor e verificar se existem vestígios de
5
fugas de óleo (DS-PT-20 a 24-SE, legenda nº4).
Se houver algum vestígio de fuga de óleo convém limpá-lo e
6
avisar a EXPM da ocorrência.

Documentos Associados

Código do
Tipologia Objetivo
modelo
DA-PT-20 a 24-
Legenda Identifica e localiza todos os componentes do Sistema de Expurgo.
SE

85
 SGC Entradas remotas de distribuições - tramitação - Código: PT-25

Objetivos: Definir quais os procedimentos, para entrada de uma distribuição remota, na instância da
Presidência do Governo Regional dos Açores (SGC0005).

Âmbito: Aplica-se à Secção de Expediente e ao Gabinete de Apoio do Palácio de Sant’Ana (Grupo de

Expediente e Arquivo).

Abreviaturas
GAAPS - Gabinete de Apoio do Palácio de Sant’Ana
PT – Procedimento de Trabalho
SE – Secção de Expediente

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Ao entrar uma distribuição vinda remotamente de outro serviço ou
1 departamento do Governo Regional dos Açores é registada no Livro
de Entradas respetivo (SG) (PT-13).
Suspender a distribuição remota, no Grupo Expediente e Arquivo, até
2 existir um despacho com a resposta à mesma e inicia uma distribuição
na instância da Presidência.
Se existir processo: Anexar o registo e a distribuição ao processo;
3 Se não existe processo: criar processo e anexa o registo e a
distribuição ao mesmo.
GAAPS/SE Enviar distribuição ao destinatário ou suspender a mesma, caso siga
4
em papel, justificando “Para despacho…”.
Ao chegar o despacho, e caso venha em suporte de papel, registar no
5
Livro Interno.
Anexar ao processo e encerrar a distribuição, de acordo com o
6
despacho.
Retomar a distribuição remota, anteriormente suspensa,
7
transcrevendo o despacho e colocando a informação necessária.
Devolver a distribuição remota à instância de SGC que solicitou ou
8
enviou a informação.

86
 Fluxograma

Procedimento de Trabalho n.º 25

Ligação entre instâncias

INÍCIO

Entrada de uma distribuição

remota no SGC0005

Registo da distribuição no Livro de

Suspende a distribuição no
Entradas correspondente no
Grupo
SGC0005

SIM: NÃO:
Anexa o registo e Existe Cria processo e anexa
distribuição do SGC0005 processo? registo e distribuição do
ao processo SGC0005 ao mesmo

Envia distribuição do SGC0005 ao destinatário,

ou suspende a mesma caso siga em papel,
justificando “Para Despacho com xxxxx”

Ao chegar o Despacho /
Informação

Regista no Livro Interno o Despacho

no caso de vir em papel

Anexa ao processo e encerra a distribuição

SGC0005, de acordo com o Despacho

Retoma a distribuição remota

suspensa no Grupo

Transcreve o Despacho e coloca

a informação necessária de
acordo com o mesmo

Devolve a distribuição remota à

instância de SGC que solicita ou
envia informação

FIM

87
 Conteúdos enviados ao CI - Código: PT-26

Objetivos: Definir o destino dos diferentes conteúdos, de acordo com as áreas de tratamentos
técnico (biblioteca e documentação e arquivo), que dão entrada no Centro de Informação da
Presidência do Governo Regional dos Açores.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação da Presidência do Governo Regional dos Açores.

Abreviaturas
CI – Centro de Informação
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana
PT – Procedimento de Trabalho
SE – Secção de Expediente

Descrição
Etapa Responsável Atividades

Fazem o registo de entrada, de todos os conteúdos enviados à PGR

1 GAAPS/SE (PT-13 Procedimento para o Registo). Enviam os conteúdos, para o CI,
após despacho do Secretário-Geral e do Chefe de Gabinete.

2 CI-Coordenadora Envia os conteúdos recebidos ao Técnico de biblioteca ou de Arquivo

Recebe, para tratamento técnico, os seguintes conteúdos,

independentemente do seu suporte: monografias; publicações
(jornais e revistas); brochuras; planos e relatórios de atividades de
3
serviços da Administração Pública Central, Regional e Local, assim
como de instituições particulares de Solidariedade Social; planos e
projetos do GRA (versão final); teses de mestrado e doutoramento.

CI-área de
Recebe, para tratamento técnico, todas as monografias, publicações
biblioteca e
periódicas e brochuras que foram editadas, ou apoiadas na sua
4 documentação
edição, pelo Governo Regional dos Açores, segundo a orientação n.º
12/2009 do X GRA.

Recebe, igualmente, para tratamento técnico as monografias e

publicações periódicas que são oferecidas ao Presidente do GRA, no
5
âmbito das audiências e das atividades protocolares. Estas também
serão introduzidas na BD das Ofertas.

Recebe, para tratamento técnico, os seguintes documentos: planos e

relatórios de instituições e empresas privadas e associações;
6 CI-área arquivo
relatórios de auditorias a serviços públicos; boletins, panfletos,
folhetos e cartazes de divulgação de serviços e eventos.

88
 Converter documentos em PDF para WORD - Código: PT-27

Objetivos: Reaproveitamento de informação de documentos em PDF, permitindo convertê-la para

ficheiros editáveis do Microsoft Word

Âmbito: Qualquer utilizador com essa necessidade.

NOTA: O procedimento exige uma versão do Adobe ACROBAT (a versão gratuita do Adobe Reader -
visualizador de ficheiros PDF- não permite a conversão supramencionada)

Descrição
Etapa Atividades

Abrir o documento do formato PDF que se pretende converter para o formato

WORD.

No separador “DOCUMENTO” selecionar “RECONHECIMENTO DE TEXTO COM

OCR” –
“RECONHECER TODO O DOCUMENTO”

89
 Selecionar uma das opções:
“TODAS AS PÁGINAS” (se pretender converter todo o documento)

“PÁGINA ACTUAL” (se pretender só uma página específica)

“A PARTIR DA PÁGINA (se pretender converter uma parte do documento, indicando um

intervalo sequencial, por exemplo da página 1 à 20)

90
 Ir ao separador “ARQUIVO” e salvar o documento em “SALVAR COMO”

91
 Escolher a localização onde se pretende guardar o documento no novo formato.
Selecionar em “”GUARDAR COM O TIPO e neste caso “DOCUMENTO DO
MICROSOFT WORD (*.doc)” – de referir que o documento fica guardado na
versão do Word 97 - 2003 (.doc).

NOTA: Como salvaguarda para o futuro deverá depois salvar na versão

WORD 2010.

92
 Pedidos de consulta interna - Código: PT-28

Objetivos: Definir os procedimentos para os pedidos de consulta da documentação, existente no

Centro de Informação, pelos serviços da Presidência.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação e a todos os serviços da Presidência.

Abreviaturas
BDRPCD – Base de Dados de Registo de Pedidos de Consulta da Documentação
CI – Centro de Informação
DA – Documento Associado
PT – Procedimento de Trabalho
RD – Requisição de Documentos
SGC – Sistema de Gestão de Correspondência
SPGRA – Serviços da Presidência do Governo Regional dos Açores

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Enviam, por correio eletrónico para cipg@azores.gov.pt, o formulário
1 SPGRA preenchido (DA-PT28-FPCD) com o pedido de consulta da
documentação.
2 Regista o pedido no SGC (PT-13) e abre uma distribuição (PT-16).
Se houver a necessidade de transportar a documentação para o
3*
serviço requisitante:
3.1  Pesquisa na base de dados os documentos solicitados;
3.2  Localizar fisicamente, no depósito, os documentos;
3.3  Preenche a folha de empréstimo da documentação;
CI (técnico de  Regista a folha de requisição do documento (DA-PT-28-RD)
arquivo) no SGC (PT-13) e anexa-a à distribuição (Etapa2), dando
3.4
conhecimento à coordenadora do CI e ao responsável pelo
serviço requerente;
 Coloca uma cópia da requisição do documento ou um
3.5 “fantasma” no depósito, no local onde a documentação se
encontrava anteriormente.
 Envia a distribuição por SGC e a(s) unidade(s) de instalação ao
3.6
requerente;
Preenche a Base de Dados de registo dos pedidos de consulta da
4
documentação (DA-PT-28-BDRPCD).
Após consulta, e ao enviar a documentação para o CI, devolve a
5 SPGRA
distribuição ao arquivista do CI.
Ao receber a documentação, e certificar-se das suas condições,
CI (técnico de
6 acondiciona-a no depósito e encerra a distribuição, dando
arquivo)
conhecimento à Coordenadora do CI.

93
 Fluxograma
Pedido para consulta da documentação (em suporte físico)

Início

SPGRA

Necessita de
consultar
documentação do CI

CI
E-mail com o
pedido de
consulta Regista no SGC o SGC
pedido de consulta

A documentação NÃO
é para ser enviada 1
em suporte físico?

SIM

CI
Pesquisa e localiza,
fisicamente, a documentação;
preenche a folha de
empréstimo e coloca uma
cópia da folha ou um
“fantasma” no depósito

CI
Regista a folha de
empréstimo no SGC e
anexa-a à distribuição
criada anteriormente

CI
Envia a distribuição pelo
SGC e a documentação, Preenche a Base de
Dados de registo dos
em suporte físico, ao pedidos de consulta
requerente da documentação

SPGRA
Após consultar, envia
a documentação para
o CI e devolve a
distribuição

CI

Recebe e verifica a
documentação e
encerra a distribuição

Fim

94
 Etapa Responsável Atividades

Se o pedido for para digitalizar e enviar, por e-mail, a documentação

3* SPGRA
para o serviço requisitante:

3.1  Pesquisa na base de dados os documentos solicitados;

3.2  Localiza fisicamente, no depósito, os documentos;
3.3  Digitaliza os documentos (PT-Digitalização de documentos);
 Registar a primeira folha do documento no SGC (PT-13) e
CI (técnico de
anexa-a à distribuição (Etapa2), dando conhecimento à
3.4 arquivo)
coordenadora do CI e ao responsável pelo serviço
requerente;
 Envia o e-mail com os documentos digitalizados e a
3.5
distribuição no SGC.
Preenche a BD de registo dos pedidos de consulta da documentação
4
(DA-PT-28-BDRPCD).
Recebe o e-mail e confere se os documentos digitalizados foram os
5 SPGRA
solicitados. Após verificar, encerra a distribuição.

*A consulta e disponibilização da informação pode-se proceder por duas formas: envio do suporte
físico ao serviço requerente ou digitalização da documentação e posterior envio, por e-mail, ao
referido serviço.

95
 Fluxograma

Pedido para consulta da documentação e envio, da mesma, digitalizada.

CI
Pesquisa e localiza,
1 fisicamente, a
documentação

CI

Digitaliza a
documentação
solicitada

CI

Anexa à distribuição criada

anteriormente (apenas a
primeira página se for um
ficheiro muito grande)

CI
Envia o email com o ficheiro contendo
toda a documentação e, ao mesmo
tempo, encaminha a distribuição ao Preenche a Base de
Dados de registo dos
requerente com o conhecimento à pedidos de consulta
coordenadora do CI e do serviço da documentação
requerente.

SPGRA
Ao receber o e-mail
confirma se os dados estão
os corretos e, a assim for,
ao receber a distribuição
encerra.

FIM

Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

Controlar os pedidos e o envio da documentação para os
DA-PT-28-FPCD Formulário
SPGRA.
Registar todos os pedidos de consulta da documentação
DA-PT-28-BDRPCD Base de Dados
feitos ao CI.

96
 Remessas de documentação para o AHPGRA - Código: PT-29

Objetivos: Definir os procedimentos para o envio da documentação, por parte dos Serviços da
Presidência, para o Centro de Informação (Arquivo Histórico da Presidência do Governo Regional dos
Açores).

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação e a todos os restantes serviços da Presidência.

Abreviaturas
AHPGRA - Arquivo Histórico da Presidência do Governo Regional dos Açores
AT – Assistente Técnica
CI – Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho
SPGRA – Serviços da Presidência do Governo Regional dos Açores
TS – Técnico Superior
TSA – Técnica Superior de Arquivo
UI- Unidades de Instalação

Descrição
Etapa Responsável Atividades

Em conformidade com os prazos estabelecidos no regulamento interno

(DA-PT-29-RGL) cada serviço preenche, em duplicado, a guia de
1 SPGRA
remessa, (DA-PT-29-GR) cujo formulário encontra-se no regulamento, e
entrega-a à coordenadora do serviço.
SPGRA Assina a guia de remessa (na sua ausência poderá ser assinada pelo TS
2
(Coordenador) ou AT responsável pelo envio).

Regista a guia de remessa (PT-13), digitaliza e envia por distribuição, no

SGC, (PT-16) à TSA do CI. Na mesma altura envia a documentação, em
3 SPGRA
suporte físico, acompanhada com a respetiva guia de remessa (original
e duplicado).

4 Aceita a distribuição e suspende até receber a documentação.

5 CI Recebe a documentação e confere se todas as UI estão em consonância

(TSA) com a guia de remessa.
Insere toda a documentação na câmara de expurgo e inicia um ciclo de
6
expurgo (do PT-20 ao PT-24).
7 Entrega a guia de remessa à coordenadora para ser assinada.

CI Assina e devolve à TSA. Na ausência da Coordenadora a guia poderá ser

8
(Coordenadora) assinada pela TSA.

97
 Digitaliza a guia de remessa (PT-Digitalização de documentos) e anexa-a
à distribuição (PT-16). Por fim, devolve a distribuição ao SPGRA dando
9 CI (TSA)
conhecimento à coordenadora do CI e ao coordenador do SPGRA, assim
como envia o duplicado da guia de remessa ao serviço remetente.
10 SPGRA Arquiva a guia e encerra a distribuição.

Fluxograma

Início

SPGRA
Preenche a guia de
remessa em duplicado e
entrega à coordenadora
do serviço para assinar

SPGRA
(Coordenadora)
Assina e devolve a
guia de remessa

SPGRA
Regista , digitaliza e envia por
distribuição, no SGC, a guia de
remessa. Envia ao CI a
SGC
documentação, em suporte
físico, acompanhada com a guia
de remessa (original e duplicado

CI (TSA)
Aceita e suspende a
distribuição até receber a
documentação

CI (TSA)
Ao receber a
documentação confere
todas as UI

CI (TSA)

Insere toda a documentação Dá origem ao

na câmara de expurgo e inicia PT-20 a 24
um ciclo de expurgo

CI (TSA)
Entrega a guia de remessa
à coordenadora do CI para
ser assinada

CI (TSA)
Entrega a guia de remessa
à coordenadora do CI para
ser assinada

CI (Coordenadora)

Assina e devolve a guia de

remessa à TSA

CI (TSA) SPGRA
CI (TSA)
Devolve a distribuição, dando conhecimento
Arquiva o suporte de
Digitaliza a guia e anexa-a à à coordenadora do CI e do Serviços que
papel e encerra a
distribuição. enviou a documentação e, finalmente, envia
distribuição
o duplicado da guia ao SPRGA

Fim

98
 Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

Servir como prova do envio da documentação e funcionar como
DA-PT-29-GR Formulário
instrumento de gestão documental.
DA-PT-29-RGL Regulamento Impor normas de procedimento no CI.

99
 Consulta externa – tratamento de documentação - Código: PT-30

Objetivos: Definir os procedimentos para o tratamento e disponibilização da documentação

solicitada para consulta, por privados ou entidades externas. Trata-se da continuação do PT-18-
Consulta de terceiros à documentação do AHPGRA (Sistema de informação da Presidência).

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação.

Abreviaturas
CI – Centro de Informação
DR – Direção Regional
PGRA – Presidência do Governo Regional dos Açores
PT – Procedimento de Trabalho
PRT/EE – Particular/Entidade Externa
SR – Secretaria Regional
UI – Unidades de Instalação

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Seleciona os inventários relativos ao assunto ou assuntos
(Cont. PT-18) solicitados pelo PRT/EE ou requerente. Se for necessário elabora
1 um inventário, com base no pedido feito, onde identifica os
CI assuntos, as UI e a sua localização física.
(TSA)
Informa, por telefone ou e-mail, o requerente que se deverá
2 deslocar ao CI para analisar o inventário e assinalar as UI que
contêm os processos que deseja consultar.
3 PRT/EE Seleciona as UI que deseja.
Se o requerente selecionar documentação pertencente a outro
sistema de informação (exemplo: Direção Regional), que esteja no
4 TSA
Centro de Informação a título de depósito, a TSA informa a
Coordenadora deste pedido de consulta.
Informa o Secretário-Geral do pedido de consulta e elabora
4.1 proposta de ofício a ser enviada à entidade detentora da
CI
documentação. (PT-32).
(Coordenadora)
Após ter recebido a resposta da entidade informa o TSA para
4.2
proceder em conformidade.
Em cada UI selecionada, e se ainda não existir numeração
5
sequencial das folhas, são numeradas todas as folhas existentes.
TSA
No inventário, elaborado para o efeito, introduz quais os números
6
das páginas, por UI, a serem disponibilizados.

100
 Na presença de documentação classificada, comunica à
7 coordenadora do CI esta situação, para que a mesma tome as
devidas medidas.
Informa o SG/ CG sobre o facto, para que o requerente fique a par
7.1 da existência deste tipo de informação, ao qual só poderá aceder
mediante autorização superior e sendo detentor de credenciação.
CI
(Coordenadora) Se o requerente não apresentar a credencial, e não havendo
autorização para a consulta de informação classificada, a
7.2
coordenadora do CI retira todos os documentos classificados,
disponibilizando a restante informação.
Informa o requerente que a documentação está disponível para
8 TSA ser consultada. Marca a data e hora da consulta. (continua-PT-31-
Consulta da documentação pelos requerentes no CI).

101
 Fluxograma

Início

CI (TSA)
Seleciona nos inventários os
assuntos solicitados para
consulta; e informa EE para se
deslocar ao CI e selecionar as
UI desejadas

E-mail ou
telefone

PRT/EE

Desloca-se ao CI e
seleciona as UI
desejadas

Coordenadora elabora Seleciona

uma proposta de ofício NÃO informação só do
(PT-Pedido de sistema de
informação da SG a SR informação da
ou DR) PRGA?

SIM

CI (coordenadora) CI (TSA)
Numera
Após ter resposta da sequencialmente, em
entidade informa a TSA cada UI selecionada, Introduz no inventário
para proceder em todas as folhas as páginas que irão ser
conformidade existentes consultadas

CI (coordenadora)
CI (TSA)
Existe Informa o S e o CG da
SIM Informa a
documentação situação e posteriormente o
coordenadora que
classificada? requerente da necessidade
existe documentação
de uma credencial para
classificada
aceder à documentação

NÃO

CI (TSA)
Informa o Requerente que SIM
Requerente
a documentação está
apresenta
disponível para consulta.
credencial?
(marca a data e hora da
consulta)

NÃO

CI (coordenadora)

Retira todos os
documentos classificados
FIM

102
 Consulta externa presencial no CI - Código: PT-31

Objetivos: Definir os procedimentos em relação a consulta presencial da documentação, por parte

dos particulares ou entidades externas, na Presidência do Governo Regional. Este procedimento
trata-se da continuação do PT-30.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação.

Abreviaturas
AT – Assistente Técnico
CI – Centro de Informação
DA – Documento Associado
DTC – Declaração de Termo de Consulta
PT – Procedimento de Trabalho
PRT/EE – Particulares e Entidades Externas
TSA – Técnico Superior de Arquivo
UI – Unidade de Instalação

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Entrega ao requerente a declaração de termo de consulta (DA-PT-
(Cont. PT-30) 31-DTC), que define as regras e normas de acesso à documentação.
1 Esta declaração tem de ser assinada antes de iniciar a consulta da
documentação.
Ainda antes de iniciar a consulta informa o requerente que:
 A consulta só pode ser feita na sala de Biblioteca do Centro
de Informação;
 Irá estar sempre acompanhado com um técnico do CI;
TSA  Pode transcrever a documentação mas não pode captar
imagens digitais e reproduzir noutro suporte, salvo com
2 pedido prévio e autorização do Presidente do Governo
Regional;
 Sobre a mesa só pode estar uma UI de cada vez;
 Deve ter cuidado no manuseamento da documentação
(deve ser consultada como quem folheia um livro, por esta
estar numerada e, em algumas UI, existir folhas soltas
devido ao tratamento arquivístico que foram sujeitas).
Após ter prestado todas as informações e esclarecido todas as
3 TSA/AT dúvidas, coloca na mesa onde será consultada a documentação,
apenas uma UI.
Desfaz o nó do fio de nastro que envolve a documentação (caso a
4 AT
documentação já se encontre higienizada).

103
 No final da consulta, faz a conferência dos documentos, seguindo a
5 numeração das folhas, para comprovar se as folhas foram
arrumadas na ordem pré-estabelecida, dentro de cada UI.
Faz o nó do fio de nastro, que envolve a documentação, e arruma as
6
UI no depósito segundo as orientações do TSA.

Documentos Associados

Código do
Tipologia Objetivo
modelo
Compromete o requerente à não divulgação dos dados dados relativos
a pessoas ainda vivas ou que tenham falecido há menos de 25 anos, e
DA-PT-31-DTC Formulário
a imagens de qualquer documento reproduzido no Centro de
Informação.

104
 Pedido de informação do SG a SR e DR - Código: PT-32

Objetivos: Definir os procedimentos para as solicitações de autorização, efetuadas pelo Secretário-

Geral a outras Secretarias Regionais e/ou Direções Regionais, para consulta da documentação em
depósito no Centro de Informação, por terceiros. Este procedimento consiste na continuação do PT-
30-Tratamento da documentação para os pedidos de consulta externa- na sua 4ª Etapa.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação e à Secção de Expediente.

Abreviaturas
AHPGRA – Arquivo Histórico da Presidência do Governo Regional dos Açores
CI – Centro de Informação
DR – Direção Regional
PT – Procedimento de Trabalho
SE – Secção de Expediente
SG – Secretário-Geral
SR – Secretaria Regional
UI – Unidades de Instalação

Descrição
Etapa Responsável Atividades
(cont. PT-30- Informa o Secretário-Geral e elabora a proposta de ofício a
CI
4ª Etapa) informar do pedido de consulta da documentação, por parte de
1 (Coordenadora)
terceiros e envia numa distribuição por SGC ao SG.
2 SG Aprova o ofício e envia à SE.
3 SE Elabora o ofício de saída e entrega ao SG para assinar.
- Regista o ofício no Livro de Saídas da SG e envia remotamente;
4 - Anexa à distribuição e suspende a mesma até chegar a resposta
da SR e/ou DR.
SE
5 Envia um registo remoto com o ofício.
Após a receção da resposta, associa o registo à distribuição que
6
se encontra suspensa e envia ao SG;
7 SG Despacha para a Coordenadora do CI
CI Procede em conformidade com o despacho do SG e informa o
8
(Coordenadora) TSA do procedimento a ter. (cont. PT-31)

105
 Fluxograma

Cont. PT-
Início
30-4ª Etapa

CI (coordenadora)
Informa o SG, elabora uma
proposta de ofício e envia ao SGC
mesmo numa distribuição

SG

Aprova e envia à SE

SE
Elabora o ofício de saída e
entrega ao SG

SE
Regista no livro de Registo de Saídas Remoto da
Secretaria-Geral; envia à SR e/ou DR; suspende a SGC
distribuição interna

SE SR e/ou DR
Responde
Associa o registo à distribuição que se encontra através do
suspensa SGC

SG

Despacha para a Coordenadora do CI

CI (Coordenadora)

Procede em conformidade com o

despacho e informa o TSA

Fim Cont. PT-31

106
 Eliminação de documentos de arquivo - Código: PT-33

Objetivos: Definir os procedimentos referentes à eliminação da informação, que não lhe tenha sido
atribuído valor arquivístico (valor secundário) e que já tenha cumprido os prazos de conservação,
fixados na Tabela de Seleção.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação.

Abreviaturas
AE – Auto de Eliminação
AT – Assistente Técnica
CCARAA – Comissão Coordenadora para os Arquivos da Região Autónoma dos Açores
CI – Centro de Informação
DA – Documento Associado
PT – Procedimento de Trabalho
SE – Secção de Expediente
SG – Secretário-Geral
TSA – Técnica Superior de Arquivo

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Confere e seleciona quais as séries e documentos que terminaram o
1
prazo de conservação, definido na Tabela de Seleção.
Preenche, em duplicado, o auto de eliminação – DA-PT-33-AE.
2 CI
(documento que também se encontra no Regulamento do Arquivo).
(TSA)
Regista o auto no Livro Internos da Secretaria-Geral (PT-13), anexa-o a
uma distribuição e envia à Coordenadora do CI. Entrega, igualmente,
o original para ser assinado.
Aceita a distribuição, assina o original do auto, reencaminha a
distribuição à SE e ao mesmo tempo envia o auto, em suporte de
CI
3 papel, para ser assinado pelo SG. Na mesma distribuição anexa uma
(Coordenadora)
proposta de ofício para ser enviada, com o auto de eliminação já
assinado pelo dirigente, à CCARAA para conhecimento.
Aceita a distribuição e suspende até receber o auto em suporte de
4
papel.
SE
Ao receber o auto de eliminação elabora o ofício para ser enviado à
5
CCARAA e entrega, quer o ofício, quer o auto ao SG para assinar.
6 SG Assina os dois documentos e devolve ao expediente.
Digitaliza o original do auto e regista o ofício, anexando-os à
7 SE
distribuição (PT-15).

107
 Envia o ofício por correio com o duplicado do auto e devolve a
8 distribuição à Coordenadora do CI enviando, igualmente, o original à
mesma.
9 Aceita a distribuição e suspende até à chegada do original.
CI
(Coordenadora) Quando chega o original do auto informa a TSA que deverá proceder à
10
eliminação da documentação prevista.
No CI* e na presença da TSA e da Coordenadora procede à
11 AT
eliminação, no equipamento de trituração, das séries previstas.

*Caso seja considerável a dimensão da documentação, existente para eliminar, será contratada uma empresa regional
para efetuar este serviço.

Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

Funciona como documento de controlo e prova da informação
DA-PT-33-AE Formulário
eliminada.

108
 Fluxograma

TSA

Início Seleciona quais as

séries que deverão
ser eliminadas

TSA
Preenche, em
duplicado, o auto
de eliminação

CI (TSA)
Regista o auto no livro de
internos da Secretaria-Geral,
anexa-o a uma distribuição e
SGC
envia para a Coordenadora
do CI. Entrega, à mesma, o
original para ser assinado.

CI (Coordenadora)
Assina o original e reencaminha a
distribuição e o papel à SE para ser
assinado pelo SG. Anexa,
igualmente, uma proposta de ofício
para ser enviada à CCARAA, para ter
conhecimento da eliminação

SE
Aceita a distribuição e
suspende até receber o
auto em suporte de
papel

SE
Ao receber o original do
auto, elabora o ofício e
entrega os dois
documentos ao SG

SG
Assina e devolve
os documentos

SE
SE
Envia o ofício com o duplicado
Digitaliza o auto, do auto à CCARAA e devolve a
regista o ofício e distribuição à Coordenadora
anexa-os à do CI enviando, igualmente, o
distribuição original

CI (Coordenadora)
Aceita e suspende a
distribuição até chegar o
original do auto

CI (Coordenadora)

Ao chegar o original termina a

distribuição e informa a TSA que
deverá proceder à eliminação

AT
Elimina, por trituração, a
documentação na Fim
presença da
Coordenadora e da TSA

109
 Ofertas, Processo de entrada no CI - Código: PT-34

Objetivos: Definir quais os procedimentos que deverão ser seguidos quando uma oferta, dirigida ao
Presidente do Governo Regional dos Açores, dá entrada no Centro de Informação. Trata-se da
continuação do PT-08.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação.

Abreviaturas
APGRA – Arquivo da Presidência do Governo Regional dos Açores
AT – Assistente Técnica
CI – Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho
TSA-Técnica Superior de Arquivo

Descrição
Etapa Responsável Atividades

(Cont.PT-08) CI Informa a AT do envio das ofertas e dá instruções para proceder ao

1 (TSA) tratamento das mesmas.

De acordo com as tipologias das ofertas procede da seguinte forma:

2.1 - Fotografa os objetos, transfere os dados do cartão da câmara
fotográfica para: G:\APGRA-CF\10 Gestão de Ofertas\Imagens;
2
2.2 - Digitaliza os documentos gráficos em suporte de papel no
Scanner Fujitsu fi/6750s utilizando o software IrfanView (PT-42) e
transfere os ficheiros para o diretório supra referido.

3 Faz a visualização e o tratamento de imagem no programa Picasa;

Abre o diretório G:\APGRA-CF\10 Gestão de Ofertas\Imagens e

seleciona as novas imagens, renomeando-as sequencialmente de
acordo com o seguinte código
AT APGRA_COPG_+ nº sequencial* (ver
figura).
4 No caso de inscrições frente e verso
no objeto (ex. medalhas), este mantem o mesmo código,
acrescentando-se a letra “v” na denominação do ficheiro de imagem
referente ao verso da oferta. Exemplo: APGRA-COPG_72v.

*Código atribuído à coleção de ofertas da Presidência do Governo.

5 Faz a descrição do objeto na BD de ofertas.

Na BD, no campo “N.º INV.” estabelece a hiperligação à imagem da

6
oferta.

110
 Coloca a etiqueta na oferta, de acordo com o código alfa numérico
7 definido na etapa 4, e acondiciona-a no módulo atribuído para esse
efeito.

8 Identifica, na BD, o módulo e prateleiro onde foi colocada a oferta.

9 Informa a TS da conclusão do trabalho.

Faz a revisão dos dados introduzidos na BD e encerra a distribuição,
10 TS
dando conhecimento à Coordenadora do CI.

111
 Tratamento técnico de conteúdos enviados ao CI - Código: PT-35

Objetivos: Definir quais os procedimentos a utilizar aquando da entrega de conteúdos no CI que não
irão fazer parte do acervo bibliográfico. Este procedimento dá continuidade ao PT-26.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação (área arquivo), mais especificamente abrange aos
seguintes documentos: planos e relatórios de instituições e empresas privadas e associações;
relatórios de auditorias a serviços públicos; boletins, panfletos, folhetos e cartazes de divulgação de
serviços e eventos.

Abreviaturas
BD – Base de Dados
CI – Centro de Informação
GAAPS – Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de Sant’Ana
PT – Procedimento de Trabalho
SE – Secção de Expediente
TSA – Técnica Superior de Arquivo
TSB – Técnico Superior de Biblioteca
UI – Unidades de Instalação

Descrição
Etapa Responsável Atividades

Recebe para tratamento técnico confirmando em primeiro lugar a

1
série documental a que pertence.
Regista, no inventário correspondente (BD), os dados necessários à
2
sua identificação.
Verifica se existe UI, no caso de conteúdos variados, com espaço
3
disponível.
Se não houver UI com espaço disponível, introduz a documentação
numa nova e, na lombada, regista os dados previstos para a
TSA
identificação:
- Sistema e Subsistema a que pertence;
4 - Classificação;
- Nome da série;
- Ano;
- N.º sequencial da pasta;
- Cota de localização (depósito, módulo, prateleira).
Arruma a UI no depósito, no respetivo subsistema, por ordem
5
sequencial.

112
 Fluxograma

INÍCIO

GAAPS/SE

Envia os Conteúdos para

o CI

Os conteúdos são NÃO TSB procede ao

para arquivar no tratamento técnico
subsistema de biblioteca (PT-
correspondente? XX)

SIM
CI (TSA)
Confirma a série
documental e regista
a informação no BD Inventário
inventário
correspondente

CI (TSA)
Existe UI com Introduz a documentação numa
espaço disponível nova UI registando na lombada:
para acondicionar sistema e subsistema,
NÃO
os conteúdos? classificação, nome da série, ano,
n.º sequencial da pasta e cota

SIM
CI (TSA)
CI (TSA)
Arruma a UI no
depósito no respetivo
Acondiciona na UI
subsistema, por
ordem sequencial

FIM

113
 Descarte / eliminação de publicações bibliográficas - Código: PT-36

Objetivos: Define os procedimentos relativos à eliminação das publicações, em suporte papel, do

acervo bibliográfico da Presidência do Governo e que deram entrada no Centro de Informação.

Âmbito Aplica-se ao Centro de Informação

Abreviaturas
AT- Assistente Técnico
CI – Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho
SE – Secção de Expediente
SG – Secretário-Geral
TSB – Técnico Superior de Biblioteca

Descrição
Etapa Responsável Atividades
Bianualmente faz a avaliação das publicações do acervo bibliográfico
(monografias e publicações em série), selecionando, sempre que se justifique,
CI os títulos e exemplares a descartar/eliminar, de acordo com os critérios
1
(TSB) definidos em anexo [Critérios para descarte/eliminação de publicações do
acervo bibliográfico]
Após identificação das publicações a descartar/eliminar preenche as tabelas
CI correspondentes para as monografias e publicações periódicas (DA-PT-36-PE-
2
(TSB) PP_M)

Apresenta à Coordenadora do CI proposta de descarte/eliminação, pelo SGC,

CI iniciando uma distribuição (PT-16) e anexando, após registo prévio (PT-13), as
3
(TSB) tabelas referidas na etapa 2.
Aceita a distribuição, para análise prévia da proposta:
4.1. Se validar, envia a distribuição ao SG para aprovação.
CI
4
(Coordenadora) 4.2. Se não valida, devolve a distribuição para o TSB com indicação das
alterações a introduzir e este procede em conformidade

Aprova a proposta e envia a distribuição para a Coordenadora do CI.

5 SG

CI Envia a distribuição informando o TSB que deverá proceder ao preenchimento

6
(Coordenadora) do respetivo auto de eliminação (DA-PT-36-AE-PP_M).
Preenche o auto, regista-o e anexa-o à distribuição. Envia-a para a
CI
7 Coordenadora do CI.
(TSB)
Entrega, igualmente, em formato papel, para ser assinado (original).
CI Aceita e distribuição, assina o original do auto após conferi-lo, reencaminha a
8 distribuição à SE e ao mesmo tempo envia o auto, em suporte papel, para ser
(Coordenadora)
assinado pelo SG.
114
 Aceita a distribuição e suspende-a até receber o auto em suporte papel,
9 SE
assinado pelo SG.
10 SG Assina o auto de eliminação e devolve-o ao expediente.
Digitaliza o original do auto de eliminação e devolve a distribuição e o Auto à
11 SE Coordenadora do CI.
CI Aceita a distribuição, informando o TSB que deverá proceder à eliminação das
12 espécies bibliográficas que constam do auto. Envia o Auto para arquivo.
(Coordenadora)
CI Aceita a distribuição e suspende-a até estar concluído o processo de
13
(TSB) eliminação.
Com a supervisão do TSB o AT procede à eliminação das espécies bibliográficas
14 TSB/AT
que têm como destino a reciclagem.
Em caso de existirem publicações que tenham ficados disponíveis para
eventuais doações ou permutas, deverá:
15 TSB/AT
 Inseri-las em tabela própria para esse fim. (DA-PT-36-PP-M_PD)
 Arrumá-las em prateleiras de estante do depósito com esse fim.
Após o processo de eliminação estar concluído:
 Atualiza as bases de dados (livros de registo), assinalando no campo
das observações o respetivo abate;
16 TSB  Retoma a distribuição e encerra-a com o conhecimento da
Coordenadora do CI.

115
 Fluxograma
TSB
Seleciona bianualmente
publicações (monografias e
Início
publicações periódicas) a
descartar/eliminar de acordo
como critérios prédefinidos

TSB

Preenche tabelas com DA-PT-36-PE-PP_M

as publicações a
eliminar

TSB TSB
Apresenta à Coordenadora do CI
Reformula
proposta de descarte/eliminação, pelo SGC
proposta
SGC anexando tabelas
correspondentes
Não
Coordenadora
Aceita a distribuição,
Valida para análise prévia Da
proposta e validação
ou não da mesma

Sim

Coordenadora

Envia distribuição para

o SG para validação do
proposto

SG
Envia distribuição para
seguimento do
proposto

Coordenadora
Envia distribuição para
o TSB dar seguimento
ao proposto

TSB Auto de
eliminação
Preenche auto de eliminação, DA-PT-36-AE-
anexa-o à distribuição e entrega PP_M SGC
original à Coordenadora

116
 1

Coordenadora (CI) SE
Assina e envia o auto, para ser Aceita a distribuição e suspende-a
assinado pelo SG. Reencaminha até receber o auto em suporte
distribuição para a SE papel, assinado pelo SG

SG
Assina o auto de
eliminação e devolve-o
ao expediente. SE
Digitaliza o original
do auto e devolve a
Coordenadora (CI) distribuição à
Dá seguimento à distribuição Coordenadora do CI
informando o TSB que deverá
proceder à eliminação proposta

TSB

Aceita a distribuição e
suspende-a até estar concluído
o processo de eliminação

AT/TSB AT/TSB
Preenche tabela de publicações DA-PT-36-PP-M_PD
Com a supervisão do TSB procede à disponíveis para doação ou permuta e
eliminação das espécies bibliográficas arruma-as em prateleiras de estante do
que tem como destino a reciclagem depósito com esse fim

AT
Após o processo de eliminação estar concluído atualiza
as BD correspondentes e retoma a distribuição
encerrando-a com o conhecimento da Coordenadora
do CI

Fim

117
 Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

Documento de registo/proposta de descarte/eliminação de
DA-PT-36-PE-PP_M Tabela
publicações periódicas e monográficas

DA-PT-36-AE-PP_M Formulário Documento de controlo e prova da informação eliminada.

Documento que visa listar publicações periódicas e monográficas

DA-PT-36-PP-M_PD Tabela
disponíveis para permuta e doação

118
 Anexo

CRITÉRIOS PARA DESCARTE/ELIMINAÇÃO DE

PUBLICAÇÕES MONOGRÁFICAS E PERIÓDICAS DO ACERVO BIBLIOGRÁFICO

Eliminação/Descarte de informação/documentação bibliográfica

Consiste na eliminação definitiva, após criteriosa seleção, de exemplares/títulos deteriorados,
desatualizados e/ou desadequados do acervo bibliográfico e documental, em formato papel)
Poderão ter como destino a reciclagem, ou ficar disponíveis para doação ou permuta com outras
instituições, caso estejam em condições de uso e, pelo interesse da publicação* (para a instituição
em causa), se justifique.
No caso de publicações periódicas, a doação ou permuta, em princípio só se justificará quando se
cumprirem em simultâneo dois critérios: títulos recebidos em duplicado e com garantia de entrarem
no Centro de Informação, de acordo com a sua periodicidade (por exemplo, publicações editadas
pelo Governo Regional).

Publicações periódicas
Critérios

a) Exemplares duplicados;
b) Periódicos de divulgação e interesse temporário;
c) Conteúdo temático desadequado (pouca relevância informacional para as atividades da
Presidência);
d) Conteúdos desatualizados;
e) Jornais e revistas de carácter generalista com mais de dois anos.

Monografias
Critérios

a) Excessiva duplicação de título (mais de dois exemplares);

b) Conteúdo temático desadequado (sem relevância informacional para as atividades da
Presidência);
c) Conteúdos desatualizados;
d) Exemplares danificados.
* No caso de publicações periódicas, a doação ou permuta, em princípio só se justificará quando se
cumprirem em simultâneo dois critérios: títulos recebidos em duplicado e com garantia de entrarem
no Centro de Informação, de acordo com a sua periodicidade (por exemplo publicações editadas
pelo Governo Regional).

119
 Registo e carimbagem de monografias - Código: PT-37

Objetivos: Define os procedimentos relativos ao registo de monografias (livros) e carimbagem das

monografias que dão entrada, provenientes da Secretaria-Geral e Gabinete do Presidente*, assim
como das enviadas pela Direção Regional das Comunidades para tratamento e integração em fundo
bibliográfico comum.
*Normalmente enviadas pela Secção de Expediente e Gabinete de Apoio Administrativo do Palácio de
Sant’Ana.

Âmbito Aplica-se ao Centro de Informação

Abreviaturas
AT- Assistente Técnico
BD – Base de Dados
CI – Centro de Informação
DRC- Direção Regional das Comunidades
PG- Presidência do Governo
PT – Procedimento de Trabalho
SE- Secção de Expediente
TSB – Técnico Superior de Biblioteca
Descrição

Etapa Responsável Atividades

Após identificação prévia dos títulos monográficos que deram entrada no CI
(APGRA) procede à separação:
1.1. Dos títulos adquiridos por compra (tratamento técnico prioritário)
1.2. Títulos acompanhados de ofício que não tenham dado entrada no SGC
1.3. Títulos da Direção Regional da Comunidades
CI
1 1.4. Títulos para classificar com a CDU (integrados na biblioteca)
(TSB)
1.5. Títulos que irão para o depósito
1.6. Títulos duplicados*.
*Sempre que forem superiores a dois (à exceção de títulos de notório interesse para
a Instituição) não serão integradas no Fundo bibliográfico (são registados em tabela
própria de monografias duplicadas, disponíveis para oferta ou permuta).
Sempre que existam títulos monográficos, acompanhados de ofício, sem
CI registo no SGC, procede ao respetivo registo naquele sistema, inicia
2
(AT) distribuição, informando a Coordenadora do CI, com conhecimento do TSB.

120
 O AT (quando disponível), com a supervisão do TSB, procede à introdução dos
dados previstos nos campos (Anexo1) do “Livro de Registo de
Monografias”(BD), em, “L-R_M-PG (monografias da PG) ou LR-M-DRC
(monografias da DRC)*, de acordo com a proveniência e posse das espécies
bibliográficas.

*O “Livro de Registo” inclui duas folhas distintas, uma para as monografias da

Presidência do Governo (enviadas normalmente pelo GAPPS e SE) e outra das
CI
2 monografias enviadas pela DRC cujo fundo bibliográfico foi integrado no CI
(TSB/AT)
para tratamento e guarda.

** O material acompanhante no mesmo formato ou diferente (livro, CD –

ROM, CD-Áudio; DVD) deverá ter o mesmo n.º de registo da obra integrante.
No entanto, far-se-á um apontamento nas observações do livro de registos.
Poder-se-á, contudo, proceder a registo diferenciado de material
acompanhante, em casos muito especiais, quando este constitua por si só um
documento que possa ser considerado autónomo (decisão que cabe ao TSB) .
Após concluído o registo inicia a carimbagem (modelos de carimbo em
anexo2) de todos os títulos registados:

- Apõe o carimbo de registo (da PG ou da DRC, conforme a proveniência) na

página de rosto/título, no canto inferior direito, na impossibilidade, carimba
no espaço branco mais próximo. Caso não seja possível (sempre que lese uma
3 mancha tipográfica ou ilustração), carimba a seguir á página convencionada ou,
na imediatamente anterior. Nas obras em que a tinta não adere insere
etiquetas autocolantes onde irá apor o carimbo.
CI
(AT)
- Apõe o carimbo de posse na última página de texto dos documentos
impressos.

Inscreve no lugar próprio do carimbo de registo, o respetivo número e a data.

4
Regista em tabela específica (DA-PT-37-M-DUPL) as monografias duplicadas,
5 preenchendo os respetivos campos.

Procede à arrumação (PT-40) das monografias nos espaços definidos.

6
Trimestralmente, ou sempre que considerar pertinente, o TSB procede à
CI revisão dos dados introduzidos no “Livro de Registo, de modo a garantir a sua
7
(TSB) consistência.

Documentos Associados

Código do
Tipologia Objetivo
modelo
DA-PT-37-M- Visa registar e listar as monografias duplicadas disponíveis para
Tabela
DUPL doação e permuta.

121
Anexo 1 – Campos de preenchimento obrigatório no “Livro de Registo de Monografia” e
orientações de preenchimento

- Número
[de registo, a cada documento corresponde um número de registo próprio**. O número de registo é
sequencial e irrepetível para cada documento)]

- Data
[ano, mês, dia (em que a obra é registada]

- Autor
[Nome do primeiro responsável pela obra, quer seja pessoa física ou uma entidade coletiva escrito
pela ordem normal como se encontra na Folha de Rosto ou seu substituto]

- Título
[tal como se apresenta na folha de rosto ou seu substituto]

Local de edição, editor e ano de edição

[Normalmente consta da ficha técnica, esta pode estar numa das páginas iniciais ou nas últimas
páginas]

- Aquisição
[por compra, oferta ou permuta]

- ISBN
[Sempre que conste. Normalmente está inscrito na ficha técnica ou na contracapa]

- Localização (Biblioteca, Depósito ou outro)

[Local onde se encontra arrumada a monografia)

122
Anexo 2 – Modelos dos carimbos para os documentos de biblioteca

Modelo de carimbo Modelo de carimbo

Modelo de carimbo de posse
de registo do CI
(3cm, de diâmetro) de registo da DRC
(1,8cm. de diâmetro)
(3cm. de diâmetro)

123
 Registo e carimbagem de publicações periódicas - Código: PT-38

Objetivos: Define os procedimentos relativos ao tratamento preliminar das publicações periódicas

impressas (revistas, jornais, boletins de caracter técnico científico, boletim informativos ou de
divulgação, etc.), nomeadamente ao seu registo, carimbagem e arrumação.

Âmbito Aplica-se ao Centro de Informação

Abreviaturas
AT- Assistente Técnico
BD – Base de Dados
CI – Centro de Informação
PT – Procedimento de Trabalho
SGC- Sistema de Gestão de Correspondência
TSB – Técnico Superior de Biblioteca

Descrição

Etapa Responsável Atividades

Após receção das publicações enviadas para o CI (APGRA), na Ribeira Grande,
procede às seguintes operações:
1.1. Separação prévia dos documentos impressos: identifica e separa as
publicações periódicas das monografias que serão tratadas à parte (PT-
37);
1.2. Após, análise cuidada, com base nos critérios definidos em anexo, separa
CI os periódicos que irão constar da BD “Controlo de Periódicos-Kardex” *,
1
(TSB) dos que dele não irão constar e que irão ser registados em tabela própria
(Registo anual de Periódicos Fora de Coleção:DA-PT-38-PFC).

1.3. Separa os títulos que irão constar na BD de “Controlo de Periódicos-

Kardex”, referidos em 1.2., que dão entrada pela primeira vez.
*Substitui o atual “Mod.01.LR_PP”, que incluía folha de registo e controlo de todos os
periódicos

124
 2.1. Para novos títulos, cria nova folha (por ordem alfabética) na BD de
“Controlo de “Periódicos-Kardex”, atribuindo-lhe o título do periódico.

2.2. De seguida preenche os campos que identificam o título:

- Título
- Editor
- Local
- Periodicidade (mensal, trimestral, anual))
- Ano de entrada (1º ano em que deu entrada o título)
- ISSN
CI - Forma de entrada (assinatura, permuta, oferta)
2
(TS)
2.3. Preenche os dados relativos à entrada do 1.º número, nomeadamente, os
que dizem respeito ao controlo da periodicidade de entrada dos novos volumes
e/ou números, e a sua localização, nomeadamente:

-Data de entrada (se tiver resultado de aquisição por assinatura, por permuta,
editado por organismo do Governo da Região Autónoma dos Açores, ou ofertas
oficiadas, com registo no SGC. Nos outros caso este campo não é preenchido)
-Data da publicação
-Volume (quando o periódico o inclui)
-Número
-Localização (Biblioteca, Depósito* ou outro local/serviço da Presidência)
Para títulos já existentes: procede ao preenchimento dos dados relativos ao
3 controlo da entrada de novos volumes e/ou números na folha do título
CI correspondente na BD “Controlo de “Periódicos-Kardex” (referidos no ponto 2.3.
(AT)
Apõe o carimbo de posse na primeira página (canto inferior direito), dos novos
4 exemplares dos títulos que constem na BD “Controlo de “Periódicos-Kardex”, na
impossibilidade, carimba no espaço branco mais próximo.
Arruma os periódicos registados na BD “Controlo de Periódicos-Kardex”, de
acordo com o convencionado*:

- por ordem alfabética, em caixas próprias para cada título, na Biblioteca.

CI
5
(AT) - por ordem alfabética, em UI própria no Depósito.

*Depende de orientação prévia do TSB que pode variar, de acordo com o espaço
disponível na Biblioteca e o potencial interesse de consulta dos títulos registados.

125
 Preenche, na tabela “Registo anual de Periódicos Fora de Coleção” (DA-PT-38-
PFC), os seguintes campos:

[se o título ainda não conste da tabela]

-Título
6 - ISSN
CI - Periodicidade
(AT) - Vol./n.º de exemplares

[se o título já consta da tabela]

- Vol./n.º de exemplares

Arruma em estante própria, por ordem alfabética, os periódicos referidos na

7 etapa anterior.

Documentos Associados

Código do modelo Tipologia Objetivo

Modelo
DA-PT-38-FCP-Kardex Fazer o controlo das coleções periódicas entradas no CI
de BD
Fazer o registo anual dos periódicos “fora de coleção”, que deram
DA-PT-38-PFC Tabela entrada, mas que não serão integrados na coleção de periódicos.
Documento de controlo e prova da informação eliminada.

126
 Anexo

1. CRITÉRIOS PARA O REGISTO DE PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS EM “CONTROLO DE PERIÓDICOS-KARDEX”

 Assinaturas [pagas, adquiridas por assinatura];

 Periódico de carácter técnico-científico em áreas de interesse para as atividades da
Presidência do Governo (quer por permuta, quer por oferta);
 Periódicos de arquitetura, arte e artes decorativas;
 Periódicos produzidos por Organismos/Departamentos do Governo Regional;
 Periódicos produzidos por empresas público-privadas com participação do Governo Regional;
 Periódicos de organismos privados produzidos com o apoio do Governo Regional;
 Periódicos de divulgação de organismos públicos nacionais e militares que se considere com
interesse para as atividades da Presidência;
 Publicações da caracter estatístico e demográfico que se considere com interesse para as
atividades da Presidência;
 Publicações da União Europeia que se considere com interesse para as atividades da
Presidência;
 Qualquer publicação por oferta, que dê entrada regularmente, acompanhada de ofício e que
tenha sido dada entrada no SGC

2. CRITÉRIOS PARA O NÃO REGISTO DE PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS EM “CONTROLO DE PERIÓDICOS-KARDEX”

 Exemplares duplicados (em princípio só será registado um número por cada título)
 Periódicos de divulgação e interesse muito efémero;
 Periódicos de divulgação de carácter comercial;
 Periódicos de divulgação de carácter religioso;
 Jornais de informação generalista (diários e semanários);
 Revistas de informação generalista (semanais e quinzenais);
 Publicações periódicas por oferta, com periodicidades muito irregulares (muitas falhas)

127
 Aposição de Etiquetas com cota - Código: PT-39

Objetivos: Define os procedimentos para aposição de etiquetas com a cota das monografias
classificadas com a CDU (cotas das obras em livre acesso) e subsequente arrumação no espaço na
Biblioteca do Arquivo da Presidência do Governo Regional.

Âmbito Aplica-se ao Centro de Informação

Abreviaturas
AT- Assistente Técnico
CI – Centro de Informação
CDU-Classificação Decimal Universal
PG- Presidência do Governo
PT – Procedimento de Trabalho
TSB – Técnico Superior de Biblioteca

Descrição

Etapa Responsável Atividades

Coloca, na mesa da biblioteca, a folha com as etiquetas autocolantes previamente
CI impressas com a cota1, assim como as monografias a etiquetar, pela ordem
1
(TSB) coincidente com a etiqueta correspondente.
[as etiquetas da cota devem ser retiradas da esquerda para a direita (Z)]
CI Coloca as etiquetas a 1cm da base da lombada das monografias, na vertical, de
2
(AT) forma que a leitura possa ser feita de baixo para cima.
CI Coloca a pelicula protetora autocolante picotada sobre a etiqueta, no mesmo
3
(AT) sentido desta.
Separa por cores as monografias de acordo com as cores* que constam na
última linha da cota das etiquetas.

CI Exemplo: MPGR-2291;MDRC-578; MPGR-2293, etc.

4
(AT)
* As cores correspondem às principais classes temáticas da CDU, de acordo com o que
foi convencionado para a sinalização das estantes e prateleira da biblioteca
(V.Anexo1)

128
 Arruma as monografias (livros) no módulo e prateleiras correspondentes (ver
Anexo1), de acordo com a cota1, seguindo os seguintes princípios:

-Pela parte da cota referente à classe temática da CDU, representada por

algarismos.
Exemplo: 394.2(469.9)

MERELIM, P/ San

MDRC-297
- Dentro duma mesma classe e, por ordem alfabética de autor/título.

[Primeiro ordenam-se as obras alfabeticamente pelo nome do autor e em caso

de nomes iguais, ordenam-se também alfabeticamente pelo título]
394.2(469.9) 394.2(469.9) 394.2(469.9)
CI Exemplo:
5
(AT) CABRAL, O/ San MERELIM, P/ San MERELIM, P/ Igr

PGRC-340 MDRC-297 PGR-444

- As obras cujo título é constituído por diferentes volumes são arrumadas
respeitando a sequência lógica da numeração dos diferentes volumes

[Primeiro ordenam-se as obras alfabeticamente pelo nome do autor e em caso

de nomes iguais, ordenam-se também alfabeticamente pelo título]

Exemplo: 398 (469.9) 398 (469.9) 398 (469.9)

ATAÍDE/ ETN vol.1 ATAÍDE/ ETN vol.2 ATAÍDE/ ETN vol.3

MDRC-578 MDRC-456 MDRC-578

- A colocação das monografias nas estantes obedece ainda ao seguinte
critério: da esquerda para a direita, de cima para baixo em Z

Confirma, periodicamente (pelo menos uma vez por mês), se existem

CI
6 exemplares fora do lugar.
(TSB)

1A cota é um código alfanumérico construída a partir da CDU (algarismos que traduzem o assunto) +
letras (autor-apelido + primeira letra do nome próprio) +título-três primeiras letras do título) +
número volume (quando existem).
394.2(469.9)

CABRAL, O/ San
**A última linha da cota das etiquetas (corresponde à entidade detentora e ao nº de registo).
PGRC-340**

129
 Anexo – Classes e subclasses de assunto da CDU e cores de sinalização dos módulos de estantes e
relação com etiquetas com a cota

Classes (módulos de estantes) Prateleiras (exemplo de algumas sub-classes)

0. 01. BIBLIOGRAFIAS. CATÁLOGOS

CIÊNCIA E CONHECIMENTO. ORGANIZAÇÃO. 02. BIBLIOTECONOMIA

INFORMÁTICA. INFORMAÇÃO. DOCUMENTAÇÃO. 03. OBRAS DE REFERÊNCIA
BIBLIOTECONOMIA. INSTITUIÇÕES.
1 1.59.9 PSICOLOGIA

FILOSOFIA.PSICOLOGIA 172 ÉTICA SOCIAL:CIDADANIA

Sem estante própria (por serem poucos os títulos)
2
RELIGIÃO.TEOLOGIA 2.RELIGIÃO.TEOLOGIA
Não terá estante própria (por serem poucos os títulos) (Prateleira apenas com a classe principal)

316. SOCIOLOGIA
4
CIÊNCIAS SOCIAIS 32. POLÍTICA
34. DIREITO.JURISPRUDÊNCIA
5.
MATEMÁTICA.CIENCIAS NATURAIS 2.CIÊNCIAS NATURAIS
sem estante própria (por serem poucos os títulos) (Prateleira apenas com a classe principal)

6. 6.
CIÊNCIAS APLICADAS. MEDICINA. TECNOLOGIA CIÊNCIAS APLICADAS. MEDICINA. TECNOLOGIA
Sem estante própria (por serem poucos os títulos)
(Prateleira apenas com a classe principal)
7.2. ARQUITETURA
7
ARTE.DESPORTO 7.3. ARTES PLÁSTICAS
7.7. FOTOGRAFIA
82 Literatura
8.
LÍNGUA. LINGUÍSTICA. LITERATURA 821.134.1. Literatura Portuguesa
821.134.1. Literatura Portuguesa
908. ESTUDOS REGIONAIS
9
GEOGRAFIA.BIOGRAFIA.HISTÓRIA 930.25. ARQUIVÍSTICA.ARQUIVOS
94(469.9) HISTÒRIA DOS AÇORES

130
 IrfanView renomeação de ficheiros - Código: PT-40

Objetivos: Renomear, em lote, qualquer formato de ficheiros de imagem, permitindo tornar mais
eficiente e eficaz este processo.

Âmbito: Qualquer utilizador com essa necessidade.

Requisitos: O procedimento exige a instalação do Irfanview, software livre para utilização não
comercial. O ficheiro de instalação da versão 4.35 está disponível na pasta R-PT-41, ou poderá der
feito o download em http://www.irfanview.net/.

Descrição

Etapa Atividades
Abrir o IRFANVIEW, no separador FILE, selecionar Batch Conversion/Rename…
Clique.

Em “WorK as” selecionar “Batch Rename”

131
 Aberta a janela de diálogo de “Batch conversion”, em “Procurar em”, navegar
até ao espaço de armazenamento (computador ou espaço de rede no servidor)
onde está o conjunto de imagens a renomear.

Seleciona os ficheiros para conversão com um dos seguintes métodos:

-Clicando no botão esquerdo do rato e premindo, simultaneamente, a tecla
“Shifth” do teclado do computado nos ficheiros que pretende converter e, de
seguida, no botão “Add” da aplicação, mantendo premida a tecla “Shifth”.
- Clicando no botão “Add
All” da aplicação se a
conversão incluir todos os
ficheiros da pasta
selecionada.

Nota: A figura ilustra os

botões referidos acima,
4 assim como as outras
opções dos ficheiros
selecionados para
renomeação em (“Input
files”)

[É possível selecionar outra

pasta e voltar a adicionar
mais ficheiros]

132
 5.1. Em “Batch rename settings” clicar em no botão “Options”

5.2. Definir denominação padrão do ficheiro em “Name Pattern”, de acordo com

os código previamente estabelecido (o sinal # será substituído com um digito de
série. Deverá, em princípio ser usado: # # # para centenas de arquivos de imagem
em série, # # # # para milhares e assim sucessivamente.
[No exemplo “PT-RAA-APG-CFPG9L_####”]

5.2. Em “Starting Counter” definir o número de partida para a série (em princípio
1. Caso se estabeleça uma continuidade da série não esquecer o último nº da
renomeação)

5.3. Selecionar, por segurança, “Copy original/input files to outpout diretory”

(arquivos renomeados para uma nova pasta).

5.4. Clicar em OK, após conclusão, na janela de configuração.

De acordo com o definido em 5.3

da etapa anterior, clicar no botão
“Browse” em “Output directory
for result files” e, por navegação,
6 selecionar pasta ou diretório de
destino dos ficheiros de imagem a
renomear.

133
 7.1. Clicar em “Run test
rename”. É apresentado
um relatório da
renomeação.

7.2. Confirmar se não há

7 erros e se os dados
apresentados estão de
acordo com o definido.

7.3. Clicar em “Return to

batch”.

8.1. Dar início à conversão, clicando no botão “Start Batch” (figura ilustra o
processamento e resultados, no exemplo foram convertidos 52 ficheiros sem
erros).

8.2. Clicar no botão da aplicação “Exit Batch” para concluir o atual processo de conversão.

8.3. Caso se pretenda converter outros ficheiros, localizados no atual diretório, ou

noutro, executar “Return to Batch” e executar, na mesma sequência, as
instruções das etapas 3,4,5,6, e 7.

134
 IrfanView conversão de ficheiros - Código: PT- 41

Objetivos: Conversão, em lote, do formato original de ficheiros de imagem, e tornar mais eficiente e
eficaz esse processo (particularmente útil para a conversão de ficheiros de imagem sem compressão
(RaW, TIFF), muito pesados, utilizados para a preservação a longo prazo, por exemplo para arquivos
fotográficos, para formatos de ficheiro mais leves e adequados para disponibilização na web (JPEG,
GIF, PNG ou WEbP) ou integração em sistemas integrados de gestão de arquivo, de biblioteca ou de
conteúdos, ou para circulação em outros sistema informáticos.

Âmbito: Qualquer utilizador com essa necessidade.

Requisitos: O procedimento exige a instalação do IrfanView, software livre, para utilização não
comercial. O ficheiro de instalação da versão 4.35 está disponível na pasta R-PT-41, ou poderá der
feito o download em http://www.irfanview.net/.

Descrição
Etapa Atividades
Abrir o IrfanVIew, no separador FILE, selecionar Batch Conversion/Rename…
Clicar em

Aberta a janela de diálogo de “Batch conversion”, em “Procurar em”, navegar

até ao espaço de armazenamento (computador ou espaço de rede no servidor)
onde está o conjunto de imagens que se pretende converter e selecionar a
respetiva pasta.

135
 Abrir a pasta e selecionar:
3.1. Em “Ficheiros do tipo” o formato de ficheiros a serem convertidos (TIFF no
exemplo)

3.2. Em “Output format” selecionar o formato de ficheiros para a conversão

noutro formato de ficheiro de imagem (JPEG, no exemplo abaixo).
3

Nota: Se a conversão for para JPEG, poderá clicar no botão “Options” e definir o nível da
compressão, de acordo com a utilização que for dar aos ficheiros.

136
 Selecionar os ficheiros a converter com um dos seguintes métodos:
-Clicar no botão esquerdo do rato e premir, simultaneamente, a tecla “Shifth” do
teclado do computado, nos ficheiros a converter e, de seguida, no botão “Add” da
aplicação, mantendo premida a tecla “Shifth”.
- Clicar no botão “Add All” da aplicação, se a conversão incluir todos os ficheiros
da pasta selecionada.

Nota: A figura ilustra os botões referidos acima, assim como as outras opções dos ficheiros
selecionados para conversão (“Input files”)

Escolher a localização dos ficheiros a converter em “Output directory for result

files”:
- Se se pretende guardá-los na localização atual (dos ficheiros de origem) escolher
o botão “Use current (’look in’) directory e clicar (aconselha-se a criação prévia
de uma subpasta, por exemplo com o nome de JPEG).
- Se se pretende guardá-los em outra localização, selecionar o botão “Browse” e
por navegação ir para a pasta ou diretório pretendido (aconselha-se a criação de
uma subpasta, que identifique o assunto das imagens)
5

137
 Dar início à conversão, clicando no botão “Start Batch” (figura ilustra o
processamento e resultados, no exemplo foram convertidos 51 ficheiros sem erros)

7.1. Para concluir o processo de conversão e sair do batch de conversão, clicar no

“Exit Batch”.

7.1. Caso se pretenda converter outros ficheiros, localizados no atual diretório, ou

noutro, executar “Return to Batch” e executar, na mesma sequência, as
instruções das etapas 2,3,4,5, e 6.

138
 Digitalização de documentos em alta resolução - Código: PT- 42

Objetivos: Digitalizar, em alta resolução, documentos (em suporte papel), em especial para
preservação ou impressão profissional, utilizando o scanner FUJITSU-fi-6750s, instalado na
biblioteca do Centro de Informação.

Âmbito: Centro de Informação

Abreviaturas
AT- Assistente Técnico
PT – Procedimento de Trabalho
TSB – Técnico Superior de Biblioteca

Descrição
Responsável
Etapa Atividades

CI
(TS/AT)
1
Ligar o Scanner e abrir, no computador,
a aplicação IrfanView, no separador
FILE, selecionar Acquire/ Batch
scanning.

139
 Na janela Acquire/
Batch scanning –
Setup”,
Selecionar:
“Single image”
- para digitalização de
documento isolado e
posterior visualização,
nomeação de ficheiro e
gravação no disco no
Irfanview

“Multi images”
- para gravação automática do ficheiros de imagem em diretório ou
pasta pré definida, preencher os campos:

-“Output file name” (nome que será dado aos ficheiros

digitalizados). No ex. APGR-TBV)

“Starting counter” (início de contagem)

“Number of digits” (no exemplo 3)

CI No exemplo, serão criados ficheiros de imagem alfa numéricos
2 sequenciais APGRA_TBV001; APGRA_TBV001, etc.
(TS/AT)

-Definir a localização para arquivo dos ficheiros de imagem em

“Destination directory. Clique em “Browse” e escolher o
caminho (pasta) para os ficheiros de imagem.
[No ex., G:\Centro de Informação\Projectos\APGRA-TBV\ ]

- Definir o formato de ficheiro (preferencialmente TIFF (formato

padrão de imagens para preservação digital)

- Para definir digitalização simultânea

de ficheiros comprimidos (mais
leves, por exemplos para
disponibilizar as imagens na web ou
em Sistemas de Gestão de
Informação) clicar em “Options” e
em “TIFF save options” e selecione
JPEG.

Selecionar “OK”

140
 Na janela “Driver Twain” definir configurações:

Resolução: Para criar ficheiro de alta qualidade para impressão gráfica ou

preservação escolher 200 ou 300 DPI.
Tipo de
Digitalização:
- Para digitalização
em lote (vários
documentos com
a mesma
dimensão, com
gramagem até
200gr. E no
máximo com o
formato A3
selecionar ADD
[frente] .

- Para digitalização
de documentos isolados ou com gramagens superior a 200gr, volumosos
(por exemplo um livro,
CI ou de formato
3
(TS/AT) superiores ao A3 (até
305X457) selecionar
“Flatbed”.

Tamanho do papel
Existem vária
possibilidade pré-definidas de formatos standard. Se for um formato
estandardizado, clicar no botão do lado direito deste campo e atribuir em
“Configuração de papel personalizado” um nome à configuração
personalizada, de seguida definir as dimensões pretendidas, de acordo com
as do(s) documento(s) a digitalizar. De seguida clicar em “OK” para voltar à
janela e configuração anterior.

- Modo de imagem
- Para digitalização de qualidade de imagens a cores escolher “24bits
colorido”.
- Para reproduções de qualidade de imagens a preto e branco (por exemplo
fotografias, selecionar “meio tom”.
- Para reproduções de qualidade de imagens a preto e branco (por exemplo
fotografias, selecionar “preto e branco”. Nota: Poderá simultaneamente

141
 Iniciar o processo de digitalização:

4.1. Para digitalização em lote (massa documentais) no alimentador

automático de documentos (ADF):

- Colocar os documentos a digitalizar em (virados para baixo) em “ADF

Paper Chute”.
4
- Ajustar à dimensão em “Side Guide Button”.

- Na janela “Driver Twain” do IrfanView, selecionar “Pré-Visualizar”.

- Se necessário ajustar brilho e contraste.

- Selecionar
digitalizar

142
 - Para voltar a digitalizar
um novo lote de
documentos repetir os
passos anteriores.

- Para concluir a
digitalização sair do
“Driver Twain” e, de
seguida, do “IrfanView”.

4.2. Para digitalização de documentos isolados, volumosos ou de

dimensão superior a A3

- Abrir a tampa (“Document Cover”), premindo dispositivo de

abertura (”Handle”).
4
- Colocar o documento sobre a base de vidro (“Document Bad”)
com a área a digitalizar virada para baixo.

[Ilustração mostra as janelas visíveis no

monitor, durante a digitalização]

- Fechar a tampa.

143
 - Na janela “Driver Twain”, do IrfanView, selecionar “Pré-Visualizar”.

- Selecionar com o rato a área a digitalizar.

-Se necessário ajustar brilho e contraste.

- Selecionar “Digitalizar”.

- Para voltar a digitalizar outro documento, repetir os passos anteriores.

-Sair de “DriverTwain”
Documentos Associados
- Na janela principal do IrfanView guardar o ficheiro de imagem na pasta de
destino.
Código do modelo Tipologia Objetivo
Complementar a informação disponível com o Guia do operador do
DA-PT-42 Manual
Scanner Fujitsu-fi-6750s.
Nota: Para informações mais detalhadas sobre a utilização do scanner144e
parametrizações no Scan Twain Driver32 consultar o manual” Image Scanner
:“Operator’S Guide” (DA-PT-42)
 Proposta de aquisição de bens e serviços do Centro de Informação - Código: PT- 43

Objetivos: Definir os procedimentos necessários para a aquisição de bens e serviços pelo Centro de
Informação.

Âmbito: Aplica-se ao Centro de Informação

Abreviaturas

AO – Assistente Operacional

CI – Centro de Informação

SOCP – Secção de Orçamento, Contabilidade e Património

Descrição
Etapa Responsável Atividades
- Verifica o stock
CI - Preenche a Proposta de Aquisição de Bens e Serviços e entrega à
1 (AO) Coordenadora do CI, para ser assinada
- Verifica as necessidades dos bens e serviços
CI - Se concorda assina a Proposta e devolve à AO
2 Coordenadora - Senão concorda corrige a proposta
- Tira fotocópia à Proposta (para guardar em pasta própria no CI)
CI - Digitaliza a Proposta
3 (AO) - Envia a Proposta, por correio eletrónico, à Coordenadora do CI.
CI - Regista e envia a Proposta, por SGC, à SOCP
4 Coordenadora (o documento original é enviado através do Motorista da Presidência).
- Envia a requisição, por SGC, à Coordenadora do CI
5 SOCP - Envia o original à Coordenadora pelo motorista
CI - Imprime e entrega a requisição à AO (porque o motorista não se
6 Coordenadora desloca todos os dias à Ribeira Grande)
- Aguarda a requisição original para entregar ao fornecedor
- Tira fotocópia da requisição (para guardar em pasta própria no CI)
CI - Compra os produtos e traz a respetiva fatura para o CI.
7 (AO) - Entrega a fatura à Coordenadora para ser assinada
CI
8 Coordenadora - Assina a fatura e devolve à AO
- Tira fotocópia da fatura (para guardar em pasta própria no CI)
CI - Digitaliza a fatura
9 (AO) - Envia a fatura, por correio eletrónico, à Coordenadora do CI.

145
 CI - Insere a fatura no SGC
10 Coordenadora - Envia a fatura original, à SOCP, pelo motorista.
CI Insere no mapa de despesas do CI as compras efetuadas ao longo do
11 (AO) mês.

146
Glossário
Abreviatura: Forma gráfica abreviada de um termo. Nos instrumentos de descrição
documental, as abreviaturas são utilizadas sobretudo para indicar as características físicas
dos documentos, a língua e a tipologia documental.

Acervo documental: Conjunto de documentos sob custódia de um arquivo, biblioteca ou

outra entidade.

Acessibilidade: Disponibilidade dos documentos para consulta em consequência da sua

comunicabilidade e da existência de instrumentos de descrição documental.

Acesso: Possibilidade de aceder à informação veiculada pelos documentos.

Acondicionamento: Colocação dos documentos em unidades de instalação adequadas à sua

conservação e preservação.

Arquivo: Conjunto orgânico de documentos, independente da sua data, forma e suporte

material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um
organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova
ou informação.

Instituição ou serviço responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação

dos documentos de arquivo.

Depósito.

Arquivo definitivo: Núcleo constituído por documentos correspondentes a processos

concluídos, depois de prescritas as respetivas condições de reabertura.

Arquivo encarregue da conservação permanente e comunicação de documentos de arquivo,

já não consultados pela administração produtora no exercício das suas atividades de gestão,
previamente selecionados em função do seu valor arquivístico.

Arquivo reservado: Arquivo sujeito a restrição de comunicabilidade.

147
Arquivo sectorial: Arquivo que reúne apenas a documentação produzida por um ou alguns
dos departamentos e serviços de uma administração.

Assinatura: Sinal gráfico reconhecido como identificando uma pessoa e traçado pela própria
mão. Pode ser nominal ou simplesmente sinalético.

Autenticação: Ato, fórmula ou sinal, através do qual uma entidade com reconhecida
competência de autoridade certifica que o teor de um documento ou uma assinatura estão
conformes com o original.

Auto de eliminação: Ato, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de
eliminação.

Auto de entrega: Ato, revestido das formalidades prescritas por lei ou pelos costumes, que
culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos e/ou arquivos e que
deve ser assinado no momento da entrega material.

Autorização especial de consulta: Autorização administrativa concedida a título excecional,

para a consulta de determinados documentos.

Avaliação: Determinação do valor arquivístico e/ou histórico dos documentos de um

arquivo, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente num arquivo
definitivo ou eliminação, após o despectivo prazo de conservação.

Base de dados: Conjunto de dados, parte ou totalidade, de um outro conjunto de dados, que
consiste pelo menos num ficheiro suficiente para uma dada aplicação ou para um
determinado sistema de processamento de dados.

Biblioteca: Instituição ou serviço responsável pela aquisição, tratamento documental e

comunicação de monografias e publicações periódicas, impressas ou manuscritas.

Bobine: Unidade de instalação para acondicionamento de filmes, microfilmes ou fitas

magnéticas, constituída por um cilindro munido nas extremidades de dois discos
perpendiculares ao seu eixo.

Cadastro: Registo de dados biográficos individuais.

148
Registo público dos bens imóveis de um determinado território. Nele se acham
inventariados os prédios rústicos ou urbanos situados num determinado espaço geográfico,
com indicações das respetivas confrontações, área, valor matricial e nome dos proprietários
ou possuidores.

Registo que identifica, individualmente, bens patrimoniais, móveis ou imóveis, para efeito de
controlo das existências.

Censo de arquivos.

Caixa: Unidade de instalação em material rígido, de formas e dimensões variáveis, destinada

ao acondicionamento e transporte de documentos.

Registo de contabilidade em que são lançadas por ordem cronológica as entradas e saídas de
dinheiro de uma pessoa ou organismo, assim como o apuramento do saldo correspondente.

Capa: Unidade de instalação, normalmente em materiais flexíveis, como o papel ou a

cartolina, para acondicionamento de documentos.

Proteção exterior dos cadernos, constituída por dois planos e uma lombada.

Capacidade de instalação: Quantidade de documentos que um depósito pode conter,

expressa normalmente em metros lineares (de prateleiras) ou cúbicos (de caixas ou ficheiros
verticais).

Carimbagem: Aposição, para fins de controlo e segurança, do carimbo da entidade

detentora dos arquivos nos seus documentos.

Catálogo: Instrumento de discrição documental que descreve, até ao nível do documento, a

totalidade ou parte de um arquivo ou de uma coleção.

Certificado: Documento autêntico destinado a fazer prova de determinado facto ou situação

pessoal.

Classificação: Componente intelectual da organização, que consiste na elaboração e/ou

aplicação de um quadro ou de um plano de classificação.

Instituto jurídico que assegura a proteção do património arquivístico.

149
Classificação de segurança: Restrição de comunicabilidade e utilização de documentos de
arquivo ou informação, imposta pelo Governo ou outras entidades definidas por legislação
específica, por razões de segurança nacional. Tal documentação é referida como classificada.
Os graus de confidencialidade são: reservado, confidencial, secreto e muito secreto.

Coleção: Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em função de

qualquer característica em comum, nomeadamente no modo de aquisição, o assunto, o
suporte, a tipologia documental.

Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos do mesmo arquivo,

organizada para efeitos de referência (por exemplo, os copiadores de correspondência
expedida), para servir de modelo à produção de documentos com a mesma finalidade, ou de
acordo com critérios de arquivagem (exemplo, coleção de documentos de despesa).

Ciclo vital: Ciclo de vida dos documentos de arquivo, caracterizado pela frequência da
utilização dos mesmos e pelo tipo de utilização que deles é feito.

Conservação permanente: Custódia por tempo ilimitado dos documentos de arquivo.

Consulta: Utilização dos documentos para efeitos de informação ou prova.

Cópia de segurança: Cópia destinada a conservar informação contida no original, caso este
se perca ou deteriore. Em princípio, o original e a cópia de segurança não deverão estar
armazenados no mesmo depósito.

NP 4041

Cópia de substituição: Cópia, geralmente em microforma, destinada a substituir, para todos

os efeitos, originais eliminados. O recurso às cópias de substituição tem por base razões de
conservação ou gestão de espaço.

Cota: Código numérico, alfanumérico ou alfabético, para efeitos de instalação definitiva,

ordenação e recuperação da informação.

Custódia: Guarda física de documentos ou arquivos, com a consequente responsabilidade

jurídica, sem necessariamente implicar a sua propriedade.

150
Dado: Representação de factos, conceitos ou instruções, de um modo convencional e
adequado à comunicação, interpretação ou tratamento por meios humanos ou automáticos.

Depósito: Edifício, ou parte de um edifício, destinado à conservação dos documentos ou

arquivos.

Descrição arquivística: Operação que consiste na representação exata de uma unidade de

descrição e das partes que a compõem, caso existam, através da recolha, análise,
organização e registo da informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a
documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que a produziu.

Direito à informação: Reconhecimento legal de que a ninguém pode ser negado o acesso,
livre e gratuito, aos documentos, dados ou informações que lhe digam diretamente respeito,
assim como, de um modo mais geral, a todos os documentos que não estejam abrangidos
por qualquer restrição de comunicabilidade.

Direito à privacidade: Garantia, legalmente estatuída, de que os dados, informação e ou

documentos de carácter pessoal ou privado constantes dos arquivos estarão sujeitos a
restrição de comunicabilidade por um período previamente estabelecido, durante o qual
caberá ao(s) próprio(s) visado(s) ou aos seus legítimos sucessores qualquer autorização
especial de consulta.

Documento de arquivo: Documento produzido, recebido e mantido a título probatório e

informativo por uma organização, ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou
na condução das suas atividades.

Dossier: Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos coligidos com o

fim de informar uma decisão pontual.

Eliminação: Destruição de documentos de arquivo que, na avaliação, foram considerados

sem valor arquivístico e ou histórico que justificasse a sua conservação permanente. Pode
ser feita por corte, trituração, incineração e maceração.

Fantasma: Documento de controlo que regista a referência e a localização atual de uma

unidade arquivística ou de instalação, retirada do conjunto que integra, para fins de
comunicação, tratamento documental ou reinstalação.
151
Ficha de requisição: Documento de identificação e controlo das unidades arquivísticas ou de
instalação requisitadas para consulta, geralmente sob a forma de formulário, com zonas
destinadas ao preenchimento da referência da(s) unidade(s) requisitada(s), de elementos de
identificação do utilizador, da data e da autorização da consulta.

Sistema (Fundo): Conjunto orgânico de documentos de arquivo de uma única proveniência.

É a mais ampla unidade arquivística.

Sistema aberto (Fundo aberto): Conjunto orgânico de documentos de arquivo de uma única
proveniência que continua a receber remessa do organismo produtor.

Sistema fechado (Fundo fechado): Conjunto orgânico de documentos de arquivo de uma

única proveniência que cessou a sua existência.

Fusão: Operação pela qual se unem dois ou mais organismos para formar um organismo
novo, que lhes sucederá em todos os direitos e obrigações.

Gestão de documentos de arquivo: Campo da gestão responsável por um controlo eficiente

e sistemático da produção, receção, organização, descrição, manutenção, utilização e
destino dos documentos de arquivo, incluindo os processos para constituir e manter prova e
informação sobre atividades e transações.

Gestão da informação: Implementação de um conjunto de medidas que visam a

racionalização e a eficácia no uso e circulação de dados e informação e a aplicação das
teorias e técnicas da ciência da informação aos sistemas de informação.

Guia: Instrumento de descrição documental que descreve um ou mais acervos documentais,

ao nível dos sistemas (fundos) ou núcleos (historial da entidade produtora, estrutura interna
da documentação, instrumentos de descrição documental disponíveis, bibliografia, etc.) ou
da(s) coleção(ões), fornecendo ainda a informação de carácter geral e sumário sobre as
respetivas entidades detentoras.

Guia de remessa: Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela

entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como
instrumento de descrição documental.

152
Incorporação: Aquisição gratuita e a título definitivo de documentos de arquivo por um
arquivo, que sobre eles passa a ter a jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as
condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.

Regime geral das incorporações - Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março, publicado no

Diário da República n.º 53, Série I-A, de 3 de Março de 2004

Índice: Documento que regista, de acordo com uma ordenação pré-estabelecida (sequencial
ou sistemática), os descritores, designações ou títulos de um documento, acompanhados
das correspondentes referências de localização ou cotas.

Informação: Qualquer elemento capaz de ser expresso com o auxílio de um código. É

correntemente empregado como sinónimo de dado.

Documento interno em que se dá conhecimento de um assunto ou situação e ou se submete

a consideração superior para sua resolução.

NP3003:1 (1988)

Instalação: Arrumação das diversas unidades de instalação em estantes ou outro mobiliário

adequado, tendo em vista a sua conservação e preservação.

Instrumento de descrição documental: Documento secundário que referência e/ou

descreve as unidades arquivísticas, quantificando as respetivas unidades de instalação,
tendo em vista o seu controlo e/ou acessibilidade. Os principais instrumentos de descrição
são: Guias, Roteiros, Inventários, Catálogos, Registos, Listas e Índices.

NP 4041

Integridade do Sistema (Fundo) ou Núcleo: Objetivo fundamental dos princípios da

proveniência e do respeito pela ordem original, que consiste em manter o sistema (fundo)
ou núcleo na sua forma original, não o sujeitando a quaisquer alterações ou eliminação não
autorizada, a fim de conservar o seu valor probatório e informativo.

Inventário: Instrumento de descrição que descreve um sistema (fundo) até ao nível da série,
referindo e enumerando as respetivas unidades de instalação, apresentando o quadro de
classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices.

153
Lista: Instrumento de descrição documental que relaciona, para fins de descrição e controlo,
as unidades de instalação existentes num arquivo, de acordo com critérios cronológicos,
alfabéticos, temáticos ou outros.

Lista de eliminação: Relação de documentos de arquivo a submeter à autorização da

entidade competente para os efeitos de eliminação.

Maço: Unidade de instalação constituída por um conjunto de documentos atados,

correspondente a uma organização original ou podendo ser constituída no decurso de uma
reinstalação.

Migração documental: Processo de transferência de documentos digitais para formatos

recentes e atualizados, de forma a evitar a obsolescência técnica e consequente
ilegibilidade.

Ordenação: Ordem (cronológica, numérica, alfabética, temática, hierárquica, etc.) atribuída

a dados, informações, documentos de arquivo, ou outras unidades arquivísticas ou de
instalação, para efeitos de arquivagem.

Organização: Conjunto das operações de classificação e ordenação de um acervo

documental ou de um arquivo. É aplicável a qualquer unidade arquivística, atendendo aos
princípios da proveniência e do respeito pela ordem original.

Peça: Documento simples ou composto que integra um processo ou, por extensão, uma
coleção ou um dossier.

Plano de classificação: Documento que regista o sistema de classes concebido para a

organização de um arquivo corrente e as respetivas notas de aplicação, nomeadamente
quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada
uma, de modo a determinar toda a estrutura de um arquivo.

Prazo de conservação: Período fixado para a conservação dos documentos de arquivo. Este
prazo é definido na tabela de seleção. O prazo de conservação é determinado pelo prazo de
prescrição e/ou pela utilização dos documentos.

154
Prazo de retenção: Período previamente estabelecido para a permanência dos documentos
de arquivo junto do agente produtor, antes da sua transferência ou eliminação. Este período
é definido em regulamento próprio.

Preservação: Conjunto de medidas de gestão tendentes a neutralizar potenciais factores de

degradação dos documentos.

Princípio da proveniência: Princípio básico da organização de arquivos, segundo o qual deve

ser respeitada a autonomia de cada sistema (fundo), não misturando os seus documentos
com os de outros.

Princípio do respeito pela estrutura: Conceito segundo o qual um sistema (fundo) de que se
perdeu a organização original deve, sempre que possível, receber uma organização
correspondente à estrutura interna do organismo que o criou.

Princípio do respeito pela ordem original: Princípio segundo o qual os arquivos de uma
mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora,
a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento
daquela entidade.

Processo: Unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes a

qualquer ação administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente
regulamentada.

Processo findo: Processo correspondente a uma ação administrativa ou judicial dada por
concluída e que não integrará novos documentos/informação. Em determinadas
circunstancias, previstas na lei, um processo findo pode ser reaberto ou apensado a outro.

Processo individual: Unidade arquivística relativa a cada um dos trabalhadores de uma

organização, onde se reúnem os elementos biográficos sobre a sua situação profissional,
familiar e pessoal.

Protocolo: Conjunto de procedimentos fixos que caracterizam determinados tipo de

documentos, enquadrando o teor de um documento, determinado pelos hábitos do autor
ou, mais restritamente, pelo costume da chancelaria produtora.

155
Proveniência: Em arquivo corrente é a entidade produtora dos documentos recebidos. Em
arquivo definitivo é a entidade produtora do arquivo.

Referência: Dado ou conjunto de dados que permitem identificar e localizar dados,

informações.

Registo: Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da

documentação produzida e/ou recebida por uma administração de um arquivo.

Remessa: Entrega de documentos e/ou arquivos ao arquivo que passa a ter a sua custódia.

Seleção: Operação que decorre da avaliação e consiste em separar os documentos de

arquivo a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados.

Série: Unidade arquivística composta por um conjunto de documentos (simples ou

compostos) a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um
sistema de recuperação de informação.

Em princípio, os documentos de uma série deverão corresponder ao exercício de uma

mesma função ou atividade, dentro de uma mesma área de atuação.

Tabela de equivalência: Instrumento de descrição documental complementar que

estabelece a correspondência entre diferentes cota, anteriores e atuais, das unidades de
instalação.

Tabela de seleção: Instrumento que regista o resultado da avaliação, apresentando-se como

uma relação dos documentos de arquivo de um organismo ou administração que fixa os
respetivos prazos de conservação e destino final.

Tipologia documental: Conjunto de elementos formais, nomeadamente diplomáticos e

jurídicos, que caracterizam um documento, de acordo com as funções a que se destina.

Transferência: Mudança de documentos de arquivo ou acervos documentais sem alteração

da custódia.

Tratamento arquivístico: Conjunto de procedimentos técnicos que têm por objetivo a

identificação, conservação, organização, comunicação e descrição arquivística dos
documentos de arquivo e dos dados e informações por eles veiculados.
156
Unidade arquivística: Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo
arquivo (documento composto, coleção, dossier, processo, série, secção, sistema (fundo).
Estes conjuntos resultam da organização dada pela entidade produtora.

Unidade de instalação: Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades

arquivísticas. São unidades de instalação: caixa, maços, livros, rolos, pastas.

Utilizador: Pessoa que utiliza arquivos por razões funcionais, civis, judiciais, culturais ou de
investigação, nomeadamente elementos da administração produtora e/ou de custódia,
investigadores, outros leitores, público em geral. O utilizador é o destinatário dos serviços de
comunicação de um arquivo.

Valor arquivístico: Valor atribuído aos documentos de arquivo para efeitos de conservação
permanente. Resulta do seu valor primário e/ou da relevância do seu valor secundário.

Valor legal: Relevância de um documento de arquivo perante a lei para comprovar um facto
ou constituir um direito.

Valor primário (probatório): Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que
consigam ou comprovam direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e
fundamento de atos, factos e acontecimentos. Também designado por valor administrativo.

Valor secundário (informativo): Valor decorrente da informação veiculada por um

documento de arquivo ou de outra unidade arquivística. Deste ponto de vista, são
especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados,
testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem
dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos.

Valor atribuído aos documentos de arquivo para efeitos de conservação permanente.

Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de investigação, na medida em que
possam assumir funções de testemunho para a preservação da memória da entidade
produtora e/ou da memória coletiva.

157
Referenciás Bibliográ ficás

ANTÓNIO, Rafael, Desafios profissionais da gestão documental. Lisboa: Colibri, 2009.

CARAPETO, Carlos; FONSECA, Fátima – Administração Pública. Modernização, Qualidade e

Inovação. Lisboa: Edições Sílabo, 2005. ISBN 972-618-354-5

Normas Portuguesas de Documentação e informação. CT7. Lisboa: Biblioteca Nacional;

Instituto Português da Qualidade, 2010.

LOURENÇO, Alexandra – Orientações para a elaboração e aplicação de instrumentos de

avaliação documental: portarias de gestão de documentos e relatórios de avaliação. [Em
linha]. Lisboa: DGARQ, 2010. [Consult. 2 out. 2013]. Disponível em WWW <URL:
http://dgarq.gov.pt/files/2010/11/Orientacoes-avaliacao-V1.0a.pdf

158
Apêndice I – Formulários e quádro do
Regulámento de Conserváçáo
Arquivísticá

159
Formulário I – Auto de Eliminação

Auto de Eliminação

(1) (2) (3)

Aos ........ dias do mês de .............. de .......... , no(a) .................... , em ............... , na presença dos abaixo assinados, procedeu-se
(4)
à venda / inutilização por .................... , de acordo com o(s) artigo(s) .......... da Portaria n.º ......../..... de ................... (5), e disposições da
Tabela de Selecção, dos documentos a seguir identificados:
Identificação

Fundo e/ou Sub-fundo

Arquivístico:

Série e/ou Sub-série:

Classificação: Tabela de Selecção  Refª: Datas Extremas: /

Número e Tipo de Unidades de Instalação Suporte Documental Dimensão Total

Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros Papel Microfilme Magnético Outro  metros lineares 
   

Unidades de Instalação

Título Datas Extremas Cota

/
/
/
/
/

160
 O Responsável pelo Arquivo O Responsável pela Instituição

Assinatura Assinatura

(1)
- Data.
(2)
- Designação do serviço responsável pela custódia da documentação – arquivo.
(3)
- Local.
(4)
- Forma de inutilização utilizada: trituração, maceração, incineração.
(5)
- Diploma legal que autoriza o acto.
(6)
- Número de referência da Tabela de Selecção.
(7)
- Número e tipo de Unidades de Instalação: Caixas (Cx), Pastas (Pt), Livros (Lv), Maços (Mç), Rolos de microfilmes (Rl)
(8)
- Dimensão total da série e/ou sub-série, em metros lineares.

161
Formulário II – Auto de entrega

162
Formulário III – Guia de Remessa

Guia de Remessa
OBS: Feito em DUPLICADO

Entidade Remetente Entidade Destinatária

Remessa de Saída nº: Remessa de Entrada nº:

Data:   /   /     Data:   /   /    

Responsável: Responsável:

Identificação

Sistema e/ou
Subsistema Arquivístico:

Série e/ou Sub-série:

OBS:
Classificação: Tabela de Selecção  Refª: Datas Extremas:     /    

Número e Tipo de Unidades de Instalação Suporte Documental Dimensão Total

Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros Papel Microfilme Magnético Outro  Metros lineares 

Unidades de Instalação

Cota
N.º Tipo Título Datas Extremas Data de Eliminação Data de Transferência
Original Actual

/ / /

/ / /

/ / /

/ / /

/ / /

163
/ / /

164
Quadro I – Quadro de agendamento das remessas para o Arquivo Definitivo
da Presidência do Governo Regional

Mês Unidade orgânica

Janeiro Avaliação e Seleção Documental

Gabinete do Presidente do Governo

Fevereiro
Regional (e assessorias)

Coordenação dos Palácios da

Presidência; Gabinete de Apoio
Março Administrativo do Palácio de
Santana e Gabinete do Protocolo e
Relações Públicas

Gabinete de Apoio à Comunicação

Abril
Social e Secção de Pessoal

Secção de Expediente e Secção de

Maio Orçamento, Contabilidade e
Património

165
Apêndice II – Documentos Associádos
áos Procedimentos

166
DA-PT-08-Guia de remessa-Ofertas

167
DA-PT-08-PR - Pré-registo de ofertas

168
DA-PT-12-A-M – Aquisição de recursos de informação – Monografias

169
DA-PT-12-A-PP – Aquisição de recursos de informação – Publicações periódicas

170
DA-PO-12-PA-M – Proposta de aquisição de Monografias

171
DA-PT-12-PA-PP – Proposta de aquisição de Publicações Periódicas

172
DA-PT-20 A 24 – Câmara de expurgo

173
DA-PT-22 – Controlo de valores das sondas da Câmara de expurgo
CONTROLO DOS VALORES DAS SONDAS DA CÂMARA DE EXPURGO
Registo de valores
Dia Dia da Humidade Temperatura Oxigénio
Horário
semana relativa (%) (ºC) (ppm)
/ /
1 / /
/ /
/ /
2 / /
/ /
/ /
3 / /
/ /
/ /
4 / /
/ /
/ /
5 / /
/ /
/ /
6 / /
/ /
/ /
7 / /
/ /
/ /
8 / /
/ /
/ /
9 / /
/ /
/ /
10 / /
/ /
/ /
11 / /
/ /
/ /
12 / /
/ /
/ /
13
/ /
174
 / /
/ /
14 / /
/ /
/ /
15 / /
/ /
Abertura da / / ------ ------ ------ ------
Câmara

Horários de registo dos valores:

De manhã – entre as 9H00 e as 9H30
Tarde – entre as 16H30 e as 17H00
Noite – Entre as 23H00 e as 00H30

Valores de referência:
- Temperatura – deverá situar-se os 20 e 25º centigrado. (será verificada no Termostato).
- Humidade – deverá oscilar entre os 30 e 60% (será verificada no Hidrostato).
- Oxigénio – deverá situar-se abaixo dos 2.000 ppm (será verificado no Oximetro).

Nota: É normal os valores sofrerem algumas oscilações quer para níveis inferiores quer para níveis superiores,
mas não poderá haver uma permanência, dos mesmos, por um longo período de tempo.

175
DA-PT-28-FPDC – Folha de requisição de documentos

176
DA-PT-28-BDRPCD

177
DA-PT-31 – Declaração de consulta: modelo

178
DA-PT-33 – Auto de eliminação

179
180
DA-PT-36 – Critérios para descarte e eliminação de publicações no acervo bibliográfico

181
DA-PT-36-AE-PP_M – Auto de eliminação: Descarte/ eliminação de publicações monográficas e periódicas

182
DA-PT-36-PE-PP – Proposta de eliminação: Descarte/ eliminação de publicações periódicas

183
184
DA-PT-36-PP-M_PD – Publicações para permuta ou doação

185
186
DA-PT-37-M-DUPL – Monografias duplicadas disponíveis para oferta ou permuta

187
DA-PT-38-FCP-KARDEX – Base de dados de controlo de periódicos KARDEX

188
DA-PT-38-PFC – Registo anual de entrada de periódicos fora de coleção (não registados em controlo de periódicos KARDEX)

189
Apêndice III – Portáriá n.º 12/2014 -
Gestáo de Documentos párá á
Administráçáo Regionál Autonomá

190
 JORNAL OFICIAL
I SÉRIE – NÚMERO 26
QUARTA-FEIRA, 26 DE FEVEREIRO DE 2014

ÍNDICE:

VICE-PRESIDÊNCIA DO GOVERNO, EMPREGO E COMPETITIVIDADE

EMPRESARIAL

Portaria n.º 12/2014:

Aprova o regime de gestão de documentos para a administração regional autónoma.

Página 386

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VICE-PRESIDÊNCIA DO GOVERNO, EMPREGO E COMPETITIVIDADE
EMPRESARIAL
Portaria n.º 12/2014 de 26 de Fevereiro de 2014

O Governo Regional dos Açores tem vindo a assistir ao crescimento exponencial de

documentação de arquivo, gerador de elevados custos e ineficiência que é fundamental
reduzir.
A possibilidade de proceder à eliminação de documentação, sem qualquer valor patrimonial e
com prazos administrativos de conservação já prescritos, representa, para os vários
organismos da administração regional autónoma, inúmeras vantagens, quer em termos de
racionalização de procedimentos de gestão documental e de gestão de espaços, quer em
termos de eficácia e rentabilização de meios.
Por outro lado, permite a assunção mais objetiva das competências de salvaguarda da
documentação de valor histórico, científico, arquitetónico, pedagógico ou cultural e na sua
divulgação, previstos no Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de abril, cuja
regulamentação e procedimentos de gestão documental estão previstas no Decreto
Regulamentar Regional n.º 7/2008/A, de 30 de abril.
A presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliação, seleção e determinação de prazos
de conservação administrativa e a eliminação dos documentos produzidos pelo Governo
Regional dos Açores, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados.
Manda o Governo Regional, pelo Vice-Presidente do Governo Regional, nos termos do nº1 do
artigo 18º, do Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de abril, e da alínea e) do nº 1
do artigo 4º do Decreto Regulamentar Regional 7/2008/A, de 30 de abril, o seguinte:
1.Aprovar o regime de gestão de documentos para a administração regional autónoma,
relativa às atividade de suporte, em anexo à presente portaria, e da qual faz parte integrante.
2.A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Vice-Presidência do Governo, Emprego e Competitividade Empresarial.

Assinada em 20 de fevereiro de 2014.
O Vice-Presidente do Governo Regional, Sérgio Humberto Rocha de Ávila.

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Anexo
Nº Prazo de
Classe/ Destin
de Título da Série/Sub-série conservação Justificação
Subclasse o Final
Ref.ª administrativa

Estrutura orgânica Estruturas orgânicas e Conservar as

1 Enquanto útil CP
e funcional diplomas complementares versões finais.

Estrutura orgânica
2 Resoluções 5 C
e funcional

Estrutura orgânica
3 Portarias 5 C
e funcional

Estrutura orgânica
4 Despachos 4 C
e funcional

Estrutura orgânica
5 Orientações Enquanto útil C
e funcional

Estrutura orgânica
6 Deliberações Enquanto útil C
e funcional

Estrutura orgânica
7 Comunicados 4 C
e funcional

Conservar um
Estrutura orgânica Enquanto em exemplar de cada
8 Regulamento interno CP
e funcional vigor alteração ao
regulamento.

Conservar uma
Circulares internas, ordens e
9 Atos de direção 5 C coleção no serviço
notas de serviço
de origem

10 Atos de direção Circulares externas 5 C

Conservar as Atas,
memorandos,
11 Atos de direção Processos de reuniões 5 C pareceres,
informações técnicas
e relatórios

Órgãos Conservar as Atas,

consultivos, memorandos,
Órgãos consultivos do
12 conselhos, Enquanto útil CP pareceres,
Governo Regional dos Açores
comissões e grupos informações técnicas
de trabalho e relatórios

Órgãos Conservar as Atas,

consultivos, Conselhos, comissões e memorandos,
13 Enquanto útil CP
conselhos, grupos de trabalho pareceres,
comissões e grupos informações técnicas

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de trabalho e relatórios

Qualidade dos Estudos de normalização e Conservar as

14 5 CP
serviços conceção de formulários versões finais.

Qualidade dos
15 Processos de certificação 5 C
serviços

Processos de modernização
Qualidade dos
16 administrativa e reengenharia 5 C
serviços
de processos

Estudos de opinião e
Qualidade dos Conservar as
17 questionários relativos ao 5 CP
serviços versões finais.
Governo Regional dos Açores

Planos, projetos e
programas do Plano e Orçamento da Região Enquanto em Conservar as
18 CP
Governo Regional Autónoma dos Açores vigor versões finais.
dos Açores

Planos, projetos e
Relatórios de execução do
programas do Enquanto em Conservar as
19 Plano da Região Autónoma dos CP
Governo Regional vigor versões finais.
Açores
dos Açores

Planos, projetos e
programas do Planos a Médio Prazo da Enquanto em Conservar as
20 CP
Governo Regional Região Autónoma dos Açores vigor versões finais.
dos Açores

Planos, projetos e
programas do Enquanto em Conservar as
21 Planos e projetos CP
Governo Regional vigor versões finais.
dos Açores

Planos, projetos e
programas do Programas e balanços de Conservar as
22 5 CP
Governo Regional ação governativa versões finais.
dos Açores

Sistema de Documentação de apoio ao Enquanto em

23 C
avaliação sistema de avaliação vigor

Sistema de Instrumentos de avaliação do Enquanto em

24 C
avaliação departamento vigor

Sistema de Enquanto em Conservar as

25 Carta missão CP
avaliação vigor versões finais.

Conservar as Atas,
memorandos,
Sistema de Processos do Conselho
26 5 CP pareceres,
avaliação Coordenador de Avaliação
informações e
relatórios

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60 dias após o
Sistema de Processos de avaliação dos Transferido para o
27 Despacho de C
avaliação dirigentes Processo individual
homologação

60 dias após o
Sistema de Processos de avaliação de Transferido para o
28 Despacho de C
avaliação trabalhadores Processo individual
homologação

Conservar a versão
Planeamento
29 Planos de atividades 18 meses CP final. Eliminar os
interno de atividades
planos setoriais.

Conservar a versão
Controlo interno de
30 Relatórios de atividades 5 CP final. Eliminar os
atividades
relatórios setoriais.

31 Estatística Relatórios estatísticos 5 C

Pedido de dados estatísticos Informação deixa

32 Estatística 5 E
ou resposta a inquéritos de ter utilidade

Desde que
Elaboração de informação
33 Estatística 3 E recuperável na Refª
estatística
31

Auditorias, verificações e
34 Auditorias 5 C
fiscalizações

Inspeções,
inquéritos e Processos de inspeções,
35 5 C
sindicâncias, inquéritos e sindicâncias
averiguações

1 ano após
36 Ação disciplinar Processos disciplinares conclusão do C
processo

37 Assessoria jurídica Informações e pareceres 5 C

38 Assessoria jurídica Estudos jurídicos 5 C

Pareceres sobre reclamações

39 Assessoria jurídica 5 C
e recursos hierárquicos

Informações e pareceres
40 Assessoria técnica 5 C
técnicos

41 Assessoria técnica Estudos técnicos 5 C

Contencioso Processos de reclamação e Enquanto em

42 C
administrativo recurso hierárquico vigor

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Até decisão
Contencioso Processos de Contencioso
43 definitiva do C
administrativo administrativo
Tribunal

Até decisão
Contencioso Processos de Contencioso
44 definitiva do C
judicial judicial
Tribunal

Até decisão
Provedoria de Processos da Provedoria de
45 definitiva do C
Justiça Justiça
Tribunal

Conservar os
registos de
Processos de audiências audiências,
46 Cidadão 3 CP
referentes aos cidadãos informações,
memorando e
pareceres

Processos de exposições,
sugestões e reclamações sobre
47 Cidadão 3 C
vários assuntos relativos aos
cidadãos

Conservar apenas
Mensagens de cortesia
48 Cidadão 1 CP a informação mais
relativas aos cidadãos
relevante

Organismos Processos de protocolos,

Enquanto em
49 privados regionais e acordos e parcerias com C
vigor
nacionais organismos privados

Conservar os
registos de
Organismos Processos de audiências
audiências,
50 privados regionais e referentes aos organismos 3 CP
informações,
nacionais privados
memorando e
pareceres

Processos de exposições,
Organismos
sugestões e reclamações sobre
51 privados regionais e 3 C
vários assuntos relativos aos
nacionais
organismos privados

Organismos Registos e meios de

Informação deixa
52 privados regionais e identificação de organismos Enquanto útil E
de ter utilidade
nacionais privados

Organismos Mensagens de cortesia

53 privados regionais e relativas aos organismos 1 C
nacionais privados

Processos de protocolos,
Administração Enquanto em
54 acordos e parcerias com a C
pública local vigor
administração pública local

Processos de audiências Conservar os

Administração registos de
55 referentes à administração 3 CP
pública local audiências,
pública local

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informações,
memorando e
pareceres

Pedidos de esclarecimentos,
exposição, reclamações,
Administração
56 protestos e recomendações de 3 C
pública local
diversos assuntos relativos à
administração pública local

Administração Enquanto em
57 Planos municipais C
pública local vigor

Composição dos órgãos

Administração
58 autárquicos e assembleias da Enquanto útil C
pública local
administração pública local

Mensagens de cortesia
Administração
59 relativas à administração 1 C
pública local
pública local

Processos de exposição de
Administração
60 diversos assuntos relativos à 3 C
pública regional
administração pública regional

Processos relativos aos

contratos, programa e à
Administração Enquanto em
61 concessão de apoios C
pública regional vigor
financeiros a terceiros pela
administração pública regional

Processos relativos à
Os despachos são
Administração realização de estágios nos Enquanto em
62 E recuperados na Ref.ª
pública regional organismos públicos da Região vigor
4
Autónoma dos Açores

Mensagens de cortesia
Administração
63 relativas à administração 1 C
pública regional
pública regional

Processos relativos ao
Administração
64 Governo da Região Autónoma 3 C
pública regional
da Madeira

Processos de protocolos,
Administração Enquanto em
65 acordos e parcerias com a C
pública central vigor
administração pública central

Conservar os
registos de
Processos de audiências
Administração audiências,
66 referentes à administração 3 CP
pública central informações,
pública central
memorando e
pareceres

Processos de exposição de
Administração
67 diversos assuntos relativos à 3 C
pública central
administração pública central

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Processos relativos à
Administração Conservar as
68 realização de estudos 5 CP
pública central versões finais.
científicos nos Açores

Administração Relacionamento com forças

69 4 C
pública central militares e paramilitares.

Mensagens de cortesia
Administração
70 relativas à administração 1 C
pública central
pública central

Processos de protocolos,
Assembleias e Enquanto em
71 acordos e parcerias com as C
partidos políticos vigor
assembleias legislativas

Conservar os
Processos de audiências registos de
Assembleias e referentes aos grupos audiências,
72 3 CP
partidos políticos parlamentares e partidos informações,
políticos memorando e
pareceres

Eliminar a
Requerimentos, interpelações
Assembleias e informação desde
73 e petições provenientes das 5 CP
partidos políticos que recuperável nas
assembleias legislativas
assembleias

Eliminar a
Processos relativos às Enquanto durar
Assembleias e informação desde
74 comissões das assembleias a legislatura em CP
partidos políticos que recuperável nas
legislativas vigor
assembleias

Eliminar a
Assembleias e informação desde
75 Sessões plenárias 6 CP
partidos políticos que recuperável nas
assembleias

Assembleias e
76 Órgãos independentes 5 C
partidos políticos

Processos relativos aos

Assembleias e partidos políticos fora do
77 5 C
partidos políticos contexto das assembleias
legislativas

Mensagens de cortesia
Assembleias e relativas às assembleias
78 1 C
partidos políticos legislativas e aos partidos
políticos

Conservar as Atas,
Presidência da Órgãos consultivos da memorandos,
79 República Presidência da República 4 CP pareceres,
Portuguesa Portuguesa informações técnicas
e relatórios

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Conservar os
registos de
Presidência da Processos de audiências
audiências,
80 República referentes à Presidência da 3 CP
informações,
Portuguesa República Portuguesa
memorando e
pareceres

Presidência da Mensagens de cortesia

81 República relativas à Presidência da 1 C
Portuguesa República Portuguesa

Processos de protocolos,
acordos e parcerias do
Assuntos europeus Enquanto em
82 Governo Regional dos Açores C
vigor
com instituições da União
Europeia

Conservar os
registos de
Processos de audiências
Assuntos europeus audiências,
83 referentes a representantes nas 3 CP
informações,
instituições da União Europeia
memorando e
pareceres

Conservar Atas,
Assuntos europeus Processos de reuniões com relatórios,
84 2 CP
instituições da União Europeia memorandos,
dossiers de apoio.

Assuntos europeus Correspondência com

85 1 C
instituições da União Europeia

Processos de protocolos,
acordos, parcerias e
Relações geminações da Região Enquanto em
86 C
internacionais Autónoma dos Açores com vigor
regiões ou países estrangeiros
e organismos internacionais

Conservar os
Processos de audiências
registos de
referentes a representantes de
Relações audiências,
87 cidades, regiões ou países 3 CP
internacionais informações,
estrangeiros e organismos
memorando e
internacionais
pareceres

Processos de reuniões no Conservar Atas,

Relações
88 âmbito das relações 5 CP relatórios,
internacionais
internacionais memorando.

Correspondência com
Relações representantes de cidades,
89 1 C
internacionais regiões ou países estrangeiros
e organismos internacionais

Eventos e Processos relativos a eventos

90 4 C
cerimónias oficiais e cerimónias oficiais

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Eventos e
91 Relatórios das atividades 2 C
cerimónias oficiais

Eventos e
92 Agendas 2 C
cerimónias oficiais

Normas e regulamentos Enquanto em Conservar as

93 Gestão protocolar CP
protocolares vigor versões finais.

Informação deixa
94 Gestão protocolar Gestão de endereços Enquanto útil E
de ter utilidade.

95 Gestão protocolar Gestão de ofertas 2 C

Discursos, intervenções e
96 Comunicação 4 C
mensagens

Processos de debates e
97 Comunicação 4 C
entrevistas

Notas e comunicados à
98 Comunicação 5 C
imprensa

Revistas de imprensa e
99 Comunicação 2 C
recortes de jornais

Imagem Publicidade institucional do

100 2 C
institucional Governo Regional dos Açores

Imagem Campanhas institucionais do Conservar as

101 5 CP
institucional Governo Regional dos Açores versões finais.

Solicitações relativas à
Imagem Conservar listagem
102 imagem e aos símbolos dos 1 C
institucional de solicitações.
Açores

Processos de criação de
Imagem símbolos da Região Autónoma Conservar as
103 2 CP
institucional e do Governo Regional dos versões finais.
Açores

Manuais de procedimentos
104 Arquivo Enquanto útil C
para a gestão de arquivos

Processos de elaboração de Conservar as

105 Arquivo portarias de gestão de Enquanto útil CP versões finais, após
documentos publicação.

Instrumentos de descrição Conservar as

106 Arquivo Enquanto útil C
documental versões finais.

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Autos de entrega e guias de
107 Arquivo remessa de documentos de 5 C
arquivo

Conservar os autos
Autos de eliminação de e eliminar as guias
108 Arquivo 5 CP
documentos de arquivo que os
acompanhem.

Informação
Processos de consulta dos
109 Arquivo 2 E recuperada na Refª
arquivos
30

Gestão dos depósitos de

110 Arquivo 5 C
documentos

Eliminar apenas se
Copiadores de
111 Arquivo 5 E recuperável nos
correspondência
processos.

Livros de protocolo de Informação deixa

112 Arquivo 5 E
correspondência de ter utilidade.

Eliminar apenas se
Guias de entrega de
113 Arquivo 5 E recuperável nos
correspondências avençadas
processos.

Correspondência mal Até ao respetivo

114 Arquivo 1 E
endereçada encaminhamento.

Processos de edição de Conservar as

115 Conteúdos 5 CP
conteúdos versões finais.

Processos de divulgação de
Conservar a versão
116 Conteúdos informação na intranet e 5 CP
atualizada
internet

Conteúdos remetidos aos

117 Conteúdos diferentes departamentos do 2 C
governo

Conservar a
118 Conteúdos Eleições 2 CP informação mais
relevante.

Registo bibliográfico de
119 Biblioteca Enquanto útil C
espécies documentais

Processos de avaliação e Informação

120 Biblioteca seleção de material 2 E recuperável na Refª
bibliográfico 185.

Autos de entrega e guias de

121 Biblioteca remessa de material 5 C
bibliográfico e audiovisual

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Autos de eliminação de Conservar apenas

122 Biblioteca 5 CP
publicações periódicas os autos.

Informação
Processos de consulta de
123 Biblioteca 2 E recuperada na Refª
material bibliográfico
30.

Informação
Receção de publicações e/ou
124 Biblioteca 2 E recuperável na Refª
desdobráveis
119.

Especialização do serviço de
125 Biblioteca Enquanto útil C
biblioteca

Planeamento de Planeamento e gestão de Conservar a versão

126 2 CP
recursos humanos recursos humanos final.

Planeamento de Conservar a versão

127 Balanço Social 2 CP
recursos humanos final.

Recrutamento e
Processos de concurso de Conservar atas e
128 alteração da posição 1 CP
pessoal lista de classificação.
remuneratória

Recrutamento e
Processos de mobilidade de Conservar atas e
129 alteração da posição 1 CP
pessoal lista de classificação.
remuneratória

Recrutamento e Informação
130 alteração da posição Posição remuneratória 5 E recuperável na Ref.ª
remuneratória 132

Recrutamento e
Informação deixa
131 alteração da posição Candidaturas espontâneas 6 meses E
de ter utilidade
remuneratória

Após a passagem
à aposentação, ou
desvinculação,
conservar a última
atualização de:
identificação,
habilitações
Processos, 10 após académicas,
Processos individuais de
132 registos e meios de passagem à CP formação
pessoal
identificação aposentação profissional,
avaliação de
desempenho,
louvores, registos
disciplinares,
contagem de tempo
de serviço, nota
biográfica.

Processos,
133 registos e meios de Estágios curriculares 2 C
identificação

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Processos,
Cartões de identificação e Informação deixa
134 registos e meios de Enquanto útil E
livre-trânsito de ter utilidade.
identificação

Prestação e Informação
Férias, faltas, licenças e
135 suspensão de 5 E recuperável na Ref.ª
dispensas de serviço
trabalho 132.

Prestação e
136 suspensão de Listas de antiguidade 5 C
trabalho

Prestação e Certidões/declarações Informação

137 suspensão de relativas à antiguidade dos 2 E recuperável na Ref.ª
trabalho funcionários 132.

Prestação e Informação
138 suspensão de Acumulação de funções 5 E recuperável na Ref.ª
trabalho 132.

Informação deixa
139 Formação Planos de formação 2 E
de ter utilidade.

Informação deixa
140 Formação Divulgação de formação 1 E
de ter utilidade

Conservar lista de
Processos de formação formandos e
141 Formação 1 CP
interna informação
pedagógica.

Conservar
Processos de formação
142 Formação 2 CP informação
externa
pedagógica.

Informação deixa
143 Formação Bolsa de formadores Enquanto útil E
de ter utilidade.

Conservar Atas,
Processos da Comissão deliberações,
144 Relações laborais 6 meses CP
Paritária memorandos,
relatórios.

Conservar a versão
final relativa ao
145 Relações laborais Processos de greve 2 E
tratamento dos
dados.

Remunerações, Processos de vencimentos e Se recuperável na

146 10 E
abonos e descontos abonos Ref.ª 147.

Remunerações, Folhas de vencimentos

147 10 C
abonos e descontos processados

Conservar
Remunerações, informação relativa
148 Descontos 10 CP
abonos e descontos aos descontos para

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aposentação.

Processos de liquidação de
Remunerações,
149 ajudas de custo, deslocações e 10 C
abonos e descontos
estadas

Remunerações,
150 Regimes de proteção social 10 C
abonos e descontos

Remunerações, Se recuperável na
151 Trabalho extraordinário 5 E
abonos e descontos Ref.ª 147.

Segurança, higiene Se recuperável na

152 Acidentes em serviço Enquanto útil E
e saúde no trabalho Ref.ª 204.

Gestão de bens Cadastro e Inventários de Em atualização Conservar a última

153 CP
imóveis bens imóveis permanente versão.

Processos de aquisição,
Gestão de bens
154 alienação, expropriação de 15 C
imóveis
bens imóveis arrendamento

Eliminar a
Gestão de bens Processos de reserva de informação de
155 2 CP
imóveis espaços suporte
administrativo.

Conservar um
Gestão de bens Circuitos museográficos
156 Enquanto úteis CP exemplar de cada
imóveis relativos aos imóveis
percurso.

Conservar: Plantas,
escritura,
Processos de certificados, estudos
obras e manutenção Enquanto existir técnicos, memórias
157 Processos de obras CP
de imóveis e o imóvel descritivas. Eliminar
instalações toda a informação de
suporte
administrativo

Processos de
obras e manutenção Informação deixa
158 Reparação de equipamentos 5 E
de imóveis e de ter utilidade.
instalações

Processos de
obras e manutenção
159 Empreitadas 10+2 CP
de imóveis e
instalações

Processos de Conservar os
obras e manutenção Processos de arrendamento Enquanto existir contratos de
160 CP
de imóveis e e/ou cedência o imóvel arrendamento ou
instalações cedência.

Processos de
obras e manutenção Enquanto existir Informação deixa
161 Ocorrências e/ou sinistros E
de imóveis e o imóvel de ter utilidade.

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instalações

Conservar apenas
informação relativa a
ocorrências. As
Segurança de Serviços de vigilância e de imagens de
162 60 dias CP
imóveis e bens portaria videovigilância são
eliminadas a partir de
30 dias de acordo
com a legislação.

Conservar versões
Segurança de Processos relativos à Enquanto existir finais do Plano de
163 CP
imóveis e bens segurança dos imóveis e bens o imóvel Emergência, e
informações.

Gestão do parque Enquanto existir Informação deixa

164 Aquisição de veículos E
de veículos o veículo de ter utilidade.

Gestão do parque Em atualização Conservar últimas

165 Inventários de veículos CP
de veículos permanente versões.

Gestão do parque Enquanto existir Recuperável na

166 Processos de veículos E
de veículos o veículo Ref.ª 167.

Conservar o auto
Gestão do parque Processos de abate e
167 5 CP de abate e/ou de
de veículos alienação de veículos
cedência.

Gestão do parque Informação deixa

168 Parqueamento Enquanto útil E
de veículos de ter utilidade.

Gestão do parque Folhas de serviço diárias dos Informação deixa

169 2 E
de veículos veículos de ter utilidade.

Acervo artístico, Inventários relativos ao Conservar as

Em atualização
170 histórico e botânico acervo artístico e histórico CP versões finais a cada
permanente
móvel móvel alteração

Acervo artístico, Processos de avaliação e

Recuperável na
171 histórico e botânico seleção de peças e obras de 5 E
Ref.ª 185.
móvel arte

Acervo artístico, Autos de entrega e guias de

Conservar os
172 histórico e botânico remessa de peças e obras de 5 CP
autos.
móvel arte

Eliminar a
informação de
Acervo artístico, Processos de conservação e suporte
173 histórico e botânico restauro de peças e obras de 10 CP administrativo.
móvel arte Conservar as fichas
técnicas e relatórios
de intervenção.

Acervo artístico, Processos de empréstimo de Enquanto durar Conservar os autos

174 histórico e botânico CP de devolução /
peças e obras de arte o empréstimo

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móvel entrega

Eliminar a
Acervo artístico,
Processos relativos às informação de
175 histórico e botânico 5 CP
espécies botânicas suporte
móvel
administrativo.

Desde que
Gestão de bens Cadastro e Inventários de Em atualização
176 E recuperável na Ref.ª
móveis bens móveis permanente
177

Gestão de bens Mapas síntese dos bens Em atualização

177 C
móveis inventariados permanente

Gestão de bens Requisições internas de Informação deixa

178 5 E
móveis material de ter utilidade.

Conservar um
Gestão de bens exemplar de cada
179 Fardamento Enquanto útil CP
móveis alteração ao
fardamento.

Processos de avaliação e
Gestão de bens Recuperável na
180 seleção de material e 5 E
móveis Ref.ª 185.
equipamentos

Manuais técnicos e manuais

Gestão de bens Enquanto existir Informação deixa
181 do utilizador relativos a E
móveis o equipamento de ter utilidade.
equipamentos

Gestão de bens Processos de manutenção e Informação deixa

182 Enquanto útil E
móveis reparação de equipamentos de ter utilidade.

Conservar o auto
Gestão de bens Processos de cedência/
183 5 CP de cedência /
móveis transferência de bens móveis
empréstimo.

Gestão de bens Processos de abate de bens Conservar o auto

184 15 CP
móveis móveis de eliminação.

Aquisição de bens Processos de aquisição de Conservar até à

185 15 E
e serviços bens e serviços duração do bem.

Aquisição de bens Enquanto em Conservar um

186 Contratos de manutenção CP
e serviços vigor + 2 anos contrato.

Aquisição de bens Ficheiro de fornecedores de Informação deixa

187 Enquanto útil E
e serviços bens e serviços de ter utilidade.

Conservar o
Hardware e Licenças e garantias de Enquanto em
188 CP contrato e as
software produtos informáticos vigor
licenças.

Conservar a última
Hardware e versão e a
189 Atualizações de software Enquanto útil CP
software informação relativa
às alterações

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efetuadas.

Conservar o registo
Hardware e Registo de doações de
190 5 CP das doações e os
software produtos informáticos
autos de abate.

Análise, desenvolvimento e
Gestão de bases
191 implementação de bases de Enquanto útil C
de dados
dados

Gestão de bases Registos de acesso a bases

192 Enquanto útil C
de dados de dados

Gestão de bases Relatórios de erros de

193 2 C
de dados utilização de bases de dados

Gestão de bases Mapas estatísticos relativos

194 2 C
de dados às bases de dados

Gestão de bases
195 Registo de backups, recovers 2 C
de dados

Informação deixa
196 Assistência técnica Apoio ao utilizador 5 E
de ter utilidade.

Informação
Conceção de manuais
197 Assistência técnica 2 E recuperável na Ref.ª
técnicos
198.

Conservar manuais
Manuais de produtos de software, do
198 Assistência técnica Enquanto úteis CP
informáticos utilizador e
administrador.

Conservar as
199 Orçamento Plano e Orçamento 10 CP
versões finais.

Informação
200 Orçamento Projetos de Orçamento 5 E recuperável na Ref.ª
199.

Informação
201 Orçamento Orçamentos Aprovados 5 E recuperável na Ref.ª
199.

Alterações
Alterações orçamentais do
orçamentais e
202 Orçamento e do Plano de 10 C
outros atos de
investimentos
gestão orçamental

Alterações
Informação
orçamentais e
203 Cabimentos orçamentais 10 E recuperável na Ref.ª
outros atos de
222.
gestão orçamental

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Contabilidade e Folhas de processamento de

204 10 E
Gestão Financeira despesas

Contabilidade e
205 Requisição de fundos 10 E
Gestão Financeira

Contabilidade e Controlo do movimento

206 10 E
Gestão Financeira bancário

Extratos relativos aos

Contabilidade e
207 fornecedores de bens e Enquanto útil E
Gestão Financeira
serviços

Contabilidade e Notas de crédito, guias de

208 5 E
Gestão Financeira reposição e cauções

Contabilidade e
209 Confirmação de saldos 10 E
Gestão Financeira

1 ano após a
Contabilidade e
210 Penhora liquidação da C
Gestão Financeira
penhora

Contabilidade e Informação deixa

211 Fundo de maneio 5 E
Gestão Financeira de ter utilidade.

Acompanhamento
Desde que
e controlo da
212 Despesas do Orçamento 10 E recuperável na Ref.ª
execução
216.
orçamental

Acompanhamento
Desde que
e controlo da
213 Despesas do Plano 10 E recuperável na Ref.ª
execução
216.
orçamental

Acompanhamento
e controlo da
214 Subsídios 10 C
execução
orçamental

Acompanhamento
Desde que
e controlo da
215 Mapas de despesas 10 E recuperável na Ref.ª
execução
216.
orçamental

Acompanhamento Mapas e relatórios de controlo

e controlo da da execução do orçamento de
216 10 C
execução funcionamento e do Plano de
orçamental Investimento

Acompanhamento
Desde que
e controlo da
217 Mapas de receitas 10 E recuperável na Ref.ª
execução
216.
orçamental

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Correspondência com a
Acompanhamento Eliminar a
Direção Regional do
e controlo da informação de
218 Orçamento e Tesouro, 10 CP
execução suporte
Vice-Presidência e Tribunal de
orçamental administrativo.
Contas

Eliminar os
balancetes, desde
Acompanhamento
que a informação
e controlo da
219 Balanços e Balancetes 10 CP seja recuperável no
execução
instrumento de
orçamental
síntese. Conservar
os Balanços.

Conta da Região Autónoma

220 Contas públicas 10 C
dos Açores

221 Contas públicas Documentos de despesa 10 E

Atas dos órgãos de gestão

222 Contas públicas 10 C
financeira

223 Contas públicas Contas de gerência 10 C

Gestão de Fluxos
224 Transferências Financeiras 10 C
Financeiros

Gestão de Fluxos
225 Transferências Interbancárias 10 C
Financeiros

Gestão de Fluxos Depósitos em Instituições

226 10 C
Financeiros Bancárias

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Fichá Tecnicá

Título
Manual do Centro de Informação [Biblioteca, Arquivo e Documentação] da Secretaria-Geral
da Presidência do Governo Regional dos Açores

Edição
Secretaria-Geral da Presidência do Governo Regional dos Açores

Elaboração
Elisabete Paula Ledo Raposo

Colaboração
José Júlio Ribeiro
Maria de Fátima Medeiros Soares Sousa

Fotografia
Arquivo de Imagem da Presidência do Governo

1.ª edição
2013
2.ª edição
2014

ISBN
????????

191
212