O primeiro passo para qualquer plano de organização é realizar um inventário completo de

todos os documentos e arquivos da empresa. Isso inclui todos os tipos de documentos,

desde escrituras, contratos, faturas, recibos, e-mails, etc.

Classificação de documentos: os documentos devem ser classificados de acordo com a sua

relevância e data de expiração.

Criar um sistema de arquivamento: os documentos precisam ser arquivados de forma

conveniente e fácil de procurar. Isso pode ser feito utilizando pastas, caixas, armários com
compartimentos marcados com identificação clara, e se for preciso, a possibilidade de
digitalizar parte dos documentos para armazenar em nuvem para fácil acesso.

Definir um plano de vigilância e proteção: os documentos devem ser protegidos contra

dano, perda ou roubo. Isso pode ser feito por meio de instalação de ar-condicionado, uso de
cofres, alarmes, ou segurança 24 horas por dia.

Revisar regularmente os documentos arquivados: é importante que os documentos

arquivados sejam revisados regularmente para garantir que a informação estejam correta e
atualizada, assim como para liberar espaço para novos arquivos.

Treinar e educar a equipe: é essencial que todos os membros da equipe saibam como
organizar e armazenar corretamente os documentos e o que fazer caso um documento seja
perdido ou roubado. Pode-ser uma boa ideia realizar treinamentos para garantir que a
equipe esteja ciente de seus papéis e responsabilidades.

O ambiente ideal para armazenar documentos de uma empresa deve ser seguro,
organizado e acessível. Seguindo, algumas diretrizes que devem ser seguidas:

Seguro:

Documentos sensíveis devem ser armazenados em local seguro e restrito, com acesso
limitado a funcionários confiáveis.

Instalação de alarmes ou câmeras para monitoramento do local.

Guarda de vigilância durante 24 horas.

Organizado:
Arquivamento dos documentos de forma clara e estruturada para fácil localização.

Classificação e rotulagem correta dos documentos por tipo, data, e/ou importância.

Sistema de triagem rotineiro para exclusão de documentos expirados ou desnecessários.

Utilização de caixas, pastas, ou armários de arquivo com etiquetas.

Acessível:

Facilidade de acesso aos documentos necessários para realizar tarefas específicas.

Armário ou closet de arquivo fácil de encontrar e acessar.

Utilização de software ou aplicativos de gerenciamento de documentos para facilitar a busca

e navegação.

Estrutura ideal para armazenar documentos de uma empresa:

Arquivos físicos: Os arquivos físicos seriam armazenados em gabinetes arquivistas ou

pastas com rótulos claramente identificativos.

Arquivos digitais: Os arquivos digitais seriam armazenados em um servidor seguro ou em

nuvem. As pastas seriam organizadas por área, por exemplo, marketing, vendas, financeiro,
etc.

Arquivos de e-mails: Os arquivos de e-mails seriam armazenados em um servidor seguro

ou em nuvem, com rotulagem clara e uma estrutura fácil de entender.

Documentos de referência: Os documentos de referência seriam armazenados em um

sistema de gerenciamento de conhecimento, como o Google Drive ou o Dropbox, que allow
o compartilhamento com outros membros da equipe. ( são: Documentos legais ou
regulamentares que precisam ser arquivados para referência futura.

Documentos financeiros, como balancetes e contas analíticas, que precisam ser arquivados
por razões tributárias ou contábeis.

Documentos relacionados a patentes, marcas registradas e direitos de autor que precisam

ser arquivados para serem utilizados como prova em eventuais litígios.

Documentos relacionados a estudos e projetos que precisam ser arquivados para serem
consultados e utilizados em futuros projetos similares.)
A iluminação do local de armazenagem de documentos deve seguir alguns princípios:

Luz natural: a iluminação natural, seja pela luz solar ou pela janela do local de
armazenagem, é a melhor opção porque evita o uso excessivo de luz artificial e mantém os
documentos em boas condições.

Luz artificial: se a luz natural não for suficiente, é importante utilizar luz artificially que evite
reflexos ou sombras nos rótulos. A melhor escolha é a utilização de iluminação LED, que é
mais eficiente e duradoura.

Iluminação adaptável: a iluminação do local de armazenagem de documentos deve ser

adaptável, isso significa que o nível de iluminação deve poder ser ajustado facilmente
dependendo do documento que está sendo usado.

Iluminação homogênea: o local de armazenagem de documentos deve ter uma iluminação

homogênea para garantir que todos os documentos sejam legíveis.

A iluminação do local de armazenagem de documentos deve ser adaptável, homogênea e

evitar reflexos, sombras ou iluminação excessiva para garantir que os documentos sejam
legíveis e estejam em boas condições.

É recomendável ter um sistema de refrigeração que controle a temperatura e a umidade no

local de armazenagem de documentos.

A temperatura e a umidade podem afetar negativamente a qualidade e preservação dos

documentos. Por exemplo, o calor excessivo pode causar a degradação do papel, e a
umidade pode causar mofo, apodrecimento e até mesmo a deterioração física dos
documentos. Por isso, é importante manter a temperatura e a umidade em níveis
adequados para evitar a deterioração dos documentos.

Como por exemplo: a utilização de desumidificador , ou ar condicionado. Hoje em dia

existem pastas térmicas e armários com ajustes de temperatura.