Missão Oficial Internacional

1) Abertura do documento de capa azul

O deputado ou a comissão interessada formaliza o pedido de missão oficial no
Setor de Protocolo da Presidência, anexando o convite e/ou o programa
detalhado do evento. No ofício, o interessado deve demonstrar a motivação para
participar da viagem, em caráter de missão oficial, com ônus para a Casa
(passagem aérea e/ou diárias).

Protocolo cadastra o documento e o coloca numa capa azul, que tramita apenas
internamente na Presidência (Secretaria, Assessoria Internacional e Gabinete).
Protocolo carimba a página inicial do documento encapado, para assinatura de
encaminhamento de Iram à Assessoria Internacional, para instrução. Antes de
encaminhá-lo à Assessoria Internacional, no entanto, Protocolo tira cópia da
solicitação e a entrega à Redação, que passa a tomar conhecimento da missão.

2) Redação toma conhecimento do pedido

Ao tomar conhecimento do pedido, com a entrega da cópia do ofício pelo
Protocolo, a Redação deve proceder à abertura da missão no arquivo Missões
Oficiais Internacionais (Público / Secretaria_Presidência / Redação). Após ler
atentamente o ofício que deu origem ao processo, de modo a esclarecer todos os
termos da missão, deve-se preencher a planilha em branco com as informações
mais importantes, imprimi-la e grampeá-la à já citada cópia. Não se esquecer de
preencher também a planilha Pendentes, encontrada no mesmo local, inserindo o
pedido na ordem cronológica, de forma que o evento com data mais próxima
apareça sempre na primeira linha da planilha, e assim sucessivamente.

A planilha impressa, juntamente com a cópia do ofício, deve ser colocada dentro
da pasta verde Missão Oficial ao Exterior, que fica na mesa de Leandro. Sugere-
se conversar regularmente com Iram sobre as missões pendentes, lembrando
especialmente as missões mais urgentes e ainda sem decisão.

3) Decisão do Presidente

Com a missão devidamente aberta no arquivo Missões Oficiais Internacionais,

aguardar a devolução, pela Assessoria Internacional, do documento de capa azul
devidamente instruído. De posse do documento, Iram o encaminha para
apreciação e decisão do Presidente.

O Presidente pode autorizar ou não a missão oficial. No caso positivo, a

aprovação pode ser sem ônus ou com ônus para a Casa. No caso de sem ônus,
pode ser autorizado o uso da Cota para o Exercício da Atividade Parlamentar

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(Ceap) ou não. No caso de com ônus, pode ser autorizado somente o pagamento
de diárias ou de passagem, ou ainda o pagamento de ambos: diárias e
passagem.

Quanto às diárias, existe um costume de se concederem, no máximo, 5 (cinco).

No entanto, se houver decisão diferente, esse limite deverá ser omitido do texto e
a nova informação constar do memorando a ser enviado à Diretoria-Geral (ver
item 7). A passagem pode ser na classe econômica, preferencialmente
promocional (o mais comum), ou na executiva. A classe executiva pode ser
aprovada de imediato, com ônus total para a Casa (o que é raro), ou mediante o
uso da Ceap, para cobrir a diferença tarifária da mudança de classe (upgrade).

4) Uso da Ceap

Embora o ideal seja que cada parlamentar já defina o uso da Cota para o
Exercício da Atividade Parlamentar (Ceap) no momento em que pede a missão,
não é o que acontece. Além disso, é bastante frequente a autorização ser dada
com ônus apenas de diárias, embora a maioria dos parlamentares peça a missão
com ônus também de passagem; nesse caso, é possível que o parlamentar peça
o uso da Ceap para custear a passagem, que deve ser objeto de processo à parte,
a ser criado na Presidência e enviado para decisão do Terceiro-Secretário.
Sempre que for criado o processo de uso da Ceap, Protocolo deverá entregar
cópia da solicitação à Redação, para conhecimento e preparo do respectivo
despacho.

5) Comunicação da Decisão
Gabinete ou Iram comunica a decisão do Presidente à Redação,
preferencialmente por escrito, acompanhada do documento de capa azul. Quando
a decisão não for escrita, sugere-se, por segurança, registrar os dados principais
(condições, data, hora e autor da instrução) na respectiva missão aberta na
planilha. Por obséquio, a missão deve ser constantemente alimentada com as
informações consideradas mais importantes, de modo que fique registrado todo o
trâmite envolvendo aquela viagem.

Redação comunica ao Gabinete do parlamentar detalhes da decisão (com ou sem

ônus, passagem, diárias, etc.). Se a autorização for por missão sem ônus,
perguntar ao Gabinete se o parlamentar viajará mesmo assim, pois, caso positivo,
teremos de orientá-lo a protocolar, aqui na Presidência, um ofício, dirigido ao
Presidente, pedindo o uso da Ceap para custear a passagem aérea, explicando
que se trata de processo à parte, a ser enviado ao Terceiro-Secretário para
decisão (as demais despesas decorrentes, previstas no art. 4º, § 15, do Ato da
Mesa n. 43/09, são autorizadas pelo Presidente, não havendo, portanto, a
necessidade de abertura de processo à parte para decisão do Terceiro-
Secretário).

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No caso de autorização com ônus de passagem em classe econômica, deve-se
orientar o Gabinete sobre a possibilidade de solicitar, também por meio de ofício
dirigido ao Presidente, o uso da Ceap, para upgrade no bilhete aéreo. Também se
trata de processo à parte, a ser encaminhado ao Terceiro-Secretário.

Em caso de desistência, o Gabinete deve formalizá-la, ou via e-mail (que deve

ser encaminhado ao redacao.presidencia@camara.leg.br pelo endereço eletrônico
do parlamentar) ou mediante ofício de cancelamento, que também deve ser
protocolado aqui na Presidência. A desistência deve ser juntada ao documento de
capa azul. Para encerrar o processo, faz-se um despacho de arquivamento, a ser
assinado por Iram. Importante atentar, no entanto, que tal despacho somente é
necessário quando os ofícios (de missão e de designação) ainda não tiverem sido
feitos. Ou seja, caso já haja ofício, não há a necessidade de despacho de
arquivamento, já que as viagens são arquivadas na missão de cada deputado.

6) E-mail institucional
Caso a decisão do Presidente tenha sido positiva para missão com ônus, enviar,
logo após o telefonema ao Gabinete do parlamentar comunicando a autorização
da missão, e-mail institucional para todos os órgãos envolvidos, informando os
detalhes da autorização. Acessar o Outlook, perfil Institucional, Novo E-mail, Para,
Catálogo de Endereços, clicar na setinha Contatos (está no topo), clicar duas
vezes sobre Missão Oficial, OK. Com essa mensagem, todos os órgãos
envolvidos são cientificados formalmente da aprovação da missão oficial e, assim,
podem tomar as medidas que lhes couberem.

Exemplo

Assunto: Deputado Gladson Cameli – Noruega

Colegas,
O Presidente autorizou a seguinte missão oficial, com ônus para a Casa:
Deputado: Gladson Cameli
Evento: Feira Aqua Nor
Local: Trondheim, Sor-Trondelag, Noruega
Período: 16 a 19/8/11
Ônus: diárias, limitadas ao estritamente necessário para a participação do parlamentar no
evento, incluído o traslado e observado o máximo de 5 (cinco), e passagem, em classe
econômica, preferencialmente promocional (caso queira fazer upgrade de classe, o
parlamentar deverá solicitar uso da Ceap).
Favor providenciar a reserva.
Obrigado!
Leandro (ou quem enviar o e-mail)
ramal 5-8055 (ou o ramal de quem passar o e-mail)

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O texto deve conter os dados principais da missão e deve transmitir o que foi
autorizado pelo Presidente. Por segurança, solicitar confirmação de entrega e
leitura do e-mail antes de enviá-lo (Opções, clicar em Solicitar Confirmação de
Entrega e em Solicitar Confirmação de Leitura, Fechar, Enviar). Imprimir a
mensagem e juntá-la ao documento de capa azul.

7) Memorando inicial

Após enviar o e-mail ao grupo, é hora de fazer o memorando inicial, que formaliza
a autorização da missão pelo Presidente. No disparador, acessar o modelo 2 Mem
Mis Of Com Ônus Internacional Coletivo. Esse será o único documento que
levará a assinatura de próprio punho do Presidente (em casos excepcionais e
urgentes, se o Presidente estiver ausente e houver autorização superior, esse
memorando poderá ser feito por chancela). Ressalte-se que o período citado no
texto desse memorando é aquele referente ao evento, e não ao afastamento. Só
saberemos o período correto do afastamento após a transmissão, pela Diretoria-
Geral, do trecho/período da viagem, que somente ocorre com a efetivação da
reserva feita por aquele órgão, quando então é possível proceder ao aditamento
ao memorando inicial e à feitura dos ofícios de missão (ver item 9).

8) Abertura de processo(s)
Após a assinatura do Presidente no memorando inicial, Iram entrega a Luísa toda
a documentação. Ela numera e data o memorando, entregando a documentação
ao Protocolo. Este tira tantas cópias quantos forem os deputados autorizados.
Assim, a viagem de cada parlamentar gera processo individualizado,
independentemente de quantos tiverem sido autorizados no memorando inicial.

9) Memorando de aditamento e ofícios

Recebido o e-mail da DG com o trecho e o período de afastamento (que deve
cobrir desde a data da partida até o dia em que o parlamentar chega de volta ao
Brasil), imprimi-lo e juntá-lo ao documento de capa azul. Passa-se então à feitura
do memorando de aditamento (2 Mem Mis Of Com Ônus Internacional Aditamento
Trecho Período) e dos ofícios (de missão e de designação). Após, alimentar a
planilha Controle com os respectivos códigos dos documentos gerados no
Disparador.

O ofício de missão deve ser escolhido entre os vários modelos disponibilizados no

Disparador, em razão do que tiver sido autorizado. Mesmo assim, pode haver
situação não enquadrada em qualquer dos modelos existentes, e, nesse caso,
escolhe-se aquele mais aproximado do que se pretende e faz-se a devida
adaptação no texto.

O memorando de aditamento e os ofícios são entregues a Iram, que colhe ou dá o

necessário atesto. Billy ou Marcelo, após chancelá-los, os entrega a Luísa. Ela os
numera e copia, entregando o memorando ao Protocolo (onde será gerado um
novo processo, a ser enviado à DG, que o apensará ao processo já criado com o

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memorando inicial), envelopa os ofícios e contata o Gabinete do parlamentar para
que seja providenciado o recebimento da missão aqui na Secretaria. Ela também
deve entregar à Redação cópias do memorando de aditamento e dos ofícios.

10) Aditamentos posteriores

Não raramente, pode haver novas alterações após a feitura do memorando de

aditamento e dos ofícios. Caso a alteração seja apenas de trecho, aditar só o
memorando inicial. Se, no entanto, for alterado o período, os ofícios de missão
também deverão ser aditados, pois eles devem espelhar o período real de
afastamento do parlamentar do País. Se houver a inclusão/exclusão de atividade
ou cidade/país não prevista na documentação anterior, deverão ser aditados o
memorando e os ofícios de missão, pois isso tem influência na prestação de
contas.

11) Arquivamento
A missão pode ser arquivada por dois motivos: desistência do parlamentar ou
conclusão dos trâmites necessários à realização da viagem. Conforme já
comentado no item 5, em caso de desistência, o Gabinete deve formalizá-la, ou
via e-mail (que deve ser encaminhado ao redacao.presidencia@camara.leg.br
pelo endereço eletrônico do parlamentar) ou mediante ofício de cancelamento,
que também deve ser protocolado aqui na Presidência. A desistência deve ser
juntada ao documento de capa azul (que é encerrado com um despacho de
arquivamento, a ser assinado por Iram). Luísa e Luciane devem ser cientificadas,
no entanto, pois isso gera implicações no controle da frequência do parlamentar e
na prestação de contas da viagem.

Se o arquivamento se der em razão do término da missão, não há a necessidade

de fazer tal despacho, uma vez que as viagens são arquivadas no ofício de cada
deputado.