SIGS E oo ape Capituto 2 Natureza dos arquivos HA usa Forte tendéneia, por parte dos que exercem uma nova profissao, para ificados altamente especializados.E,além disso, quando se trata de disciplina que carece de substincia cientifica ou erudita, surge outra tendéncia, a de eriar termos com significados nio s6 especializados, ‘mas também tao obscuros que dio @falsa impressio de grande profundidade. A arquivistica, ainda que relativamente nova, nao carece de substancia criartermos com si cientifica ou de erudicio e, fugindo a regra, tentou evitar uma terminologia espesializada. Mas, pelo simples uso de termos comuns, os arquivistas mui- tas vezes eaem na obscuridade em sua literatura téenica. Pretendo, portan- to, definir os termos usados neste livro & medida que oeorram. Neste capftulo tratarei amplamente das definigGes dos termos “docu- ‘menios” (records) e “arquivos” (archives), nfo por merecerem atengio es pecial, mas porque é essencial para o nosso estudo uma anilise das princi pais caracteristicas dos documentos e dos arquivos, ou seja, do material de arquivo. Definigées 7 4 pteeaerhies, de origem ses, & dette n Oxford English Diztonory como) agar ene io gard doce bln ¢ oats doeamenas de mportinca; eb) “else itr on documento cssim preserved" Bsa deflagto€ um pov confe er vite dose 2s Slang a ARSE lea ape are distingaio s6 se poder tornar clara pelo uso de termos diferentes para os dol epg !OF dente ml tra Archusler oa luis 0 ma Fiais, mas o seu equivalente em inglés, arehivalia, jamais logrou aceitagio gera. Para esclarecer essa distingao, a palavra arquivo” (archival institution) sera empregada neste livro para designar a instituiglo, enquanto a expres-JEENES TE ALODS 2 1a sofidnnenis a Gee sio “material de arquivo” ou simplesmente arquivos (archives) seré usada Ne arquivista italiano Eugenio Casanova (1867-1951), no seu manual in- para indicar 0 material que é objeto da instituigo. A definigao do citado titulado Arehivistica, publicado em 6iena, em 1928, define arquivos como diciondrio, ademais, nao deixa clara a natureza intrinseca do material de “a acumulagao ordenada de documentos criados por uma instituigao ou pes- 9g arquivo, oquepaseremosa andi agora Paraiso, seréderandetii- | ySS_ Sea aoeuse desu atvidadee preserads par conseeio de seu obj dade examinarmos as definigdes encontradas nos manuais téenicos escritos ttivos politicos, legais ¢ culturais, pela referida instituigao ou pessoa”."* gt p ‘O arquivista alemao Adolf Brenneke (1875-1946), por muitos anos dire- ¥ Do ponto de vista da contribuigio universal para a arquivistica © mais 452] 9 Jor do Arquivo do Estado da Prissia, cujas conferéncias foram reunidas em : o importante manual escrito sobre administragio de arquvos ,provavelmen- _Ypeerasio porque oh cia “pra ts propiinfrmao "par @ sua propria referéncia”, £ interessante observar-se que em seguida, quando analisa a maneira pela qual os documentos se tornam arquivos, Jenkinson, embora essencialmente interessado em arquivos do passado, formula ob- servagdes postetiormente enunciadas por arquivistas que se ocupam de do- cumentos moderos, ao declarar quelos documentos se tommam arquivo quan- do, “terminado 0 seu uso corrente, sejam definitivamente separados para preservagio uma ver. julgada conveniente a sua guarda’.*° & ébvio que os arquivos modernos so guardados para serem usados por outros que no aqueles que os criaram, e devem ser tomadas decisdes conscientes quanto a0 valor dos mesinos para tal uso, Casanova ressaltou a preservagio dos ar ‘quivos para atenderem a fins politicos, legais ou culturais. O arquivista ale- indo afirmou que os arquivos sio preservados “como fonte e testemunho do pasado”, portanto, é claro, para fins de pesquisa. Esta 6 também a opin dos arquivistas americanos. Devemos admitir que a raz0 primordial paraa aleangar o objetivo para o qual foram criados ¢ acumulados, Em se tratando de um governo, este fim, como sabemos, é re ‘em fungao dessa finalidade nao so necessariamente arquivos. Para que 0 sejam faz-sen para uso de outros além de seus proprios eriadores. preservago da maioria dos documentos dio de sua atribuiggo. Documentos conservados somente ister uma outra rai jo —ade ordem cultural. Sao preservados ® Jenkinson, 198789. we T.R. ScurLurnnenc - Umterceiro elemento, que, segundo Jenkinson, éessencial a caracterts- tica dos arquivos, refere-se & eustédia, Para este autor os documentos sio arquivos se “o fato da custédia ininterrupta” puder ser estabelecido, ou, se ‘aomenos, se puder estabelecer uma “presungio razovel" do mesmo, Uma “razoivel presungao” desse fato, segundo aquele autor, éa differentia entre un documento que Geum que nao é considerado material de arquivo” Ou, como afirma no seu Manual of archive administration, “a caracterizagio cs arquivos (archive quality) depende da possibilidade de provar a conti- nvidade de uma linha imaculada de eustédias responsiveis”.” A opiniao de Jenkinson em relagio & cust6dia difere da opiniao dos arquivistas holande- ses para os quais bastava que 03 documentos fossem criados no intuito de permanecerem no servigo originério. Isto, na verdade, significa que aceita- vam, como possuindo todas as condigdes para serem considerados material dearquivo, aqueles que houvessem permanecido fora de custédia oficial. Ao formular esse principio de custédia responsivel, Jenkinson provavelmente pensava na possibilidade de esta ser estabelecida na base dos antigos rolos de Chancelaria, da Fazenda e dos tribunais de Justica. Em se tratando de documentos produzidos sob modernas condigées de governo, a prova da “li- nha imaculada de custédias responséveis”, ou da “cust6dia ininterrupta” nfo pode ser tomada como um teste de caracterizagao dos arquivos. Os docu- ‘mentos modernos existe em grande volume, so de origem complexae sua criagio é, muitas vezes, casual. A maneira pela qual sio produzidos torna infritifera qualquer tentativa de controlar os documentos de per si, ou, em tras palavras, de seguir “linhas imaculadas” de “custédia intacta”. Isto & uma verdade, no importa o sistema de arquivamento usado. Por conse- guinte, se forem oferecidos documentos modernos a um arquivo, sero acei- tos como arquivos, desde que satisfagam os outros quesitos essenciais, na “suposigio razodvel” de que sejam realmente documentos do érgo que os oferece O arquivista moderno, ¢ légieo, interessa rmentos que recebe de um 6rgio do governo. Aspira ater a “integridade dos documentos” preservados. Por isso, entende-se que os documentos de um determinado 6rgao: a) devem ser conservados num todo como documentos se pela qualidade dos docu- 8 Seat Britain, Public Record Office, 1949. parte, p.2. * Jenkinson, 193721.40 + Arquivos mopeanos esse 6rgio; b) devem ser guardados, tanto quanto possivel, sob o arranjo que Ihes foi dado pelo 6rgio no curso de suas atividades oficiais; ee) devem ser guardados na sua totalidade, sem mutilagao, modifieagao ou destruigao niio autorizada de uma parte deles. O valor de prova do material do arquivo para o arquivista moderno baseia-se na maneira pela qual foram os docu- mentos mantidos na repartigio do governo, de do arquivo e nao no sistema pelo qual eram controlados, de per si, na repar= tigdo. Definigao de arquivos modernos Os arquivistas de diversos pafses, como vimos, definiram o termo “ar- quivos” de maneira diferente. Cada qual definiu-o segundo o modo como se aplica aos materiais com que lidam. Assim, os holandeses denominaram arquivos 0 contetido de um archief, ou servigo de registro, ¢ elaboraram re- sas para o seu arranjo e descrigdo codificados em um manual. O arquivista inglés Jenkinson da mesma maneira definiu arquivos como correspondendo ‘0s antigos documentos piblicos dos quais essencialmente se ocupou e ela- borou prineipios para o seu tratamento aplicéveis particularmente Aqueles documentos. Portanto, é claro, ndo hé uma definigo do termo “arquivos” ‘que possa ser considerada final, que deva ser aceita sem modificagées e que seja preferivel as demais. A definigéo pode ser modificada em cada pais de acordo com suas necessidades peculiares. Deve fornecer uma base sobre a qual o arquivista possa lidar de fto, eficazmente, com o material produzido pelo governo a que serve. Nao deve ser aceita uma definigio que nao corresponda a realidade. Uma definigZo que tenha surgido da observagio de ‘material da Idade Média nao poderd atender as necessidades dos arquivis- tas que trabalham principalmente com documentos modernos. A reciproca desse fato também é verdadeira. © arquivista moderno, penso eu, precisa de fato dar nova defi termo “arquivos” de maneira mais adequada as suas proprias exigéncias, 0 elemento selegio deve estar implicito na sua definigio de arquivos, pois 0 maior problema do arquivista atual consiste em selecionar, da massa de do- ‘cumentos oficiais criados por instituiges piblicas ou privadas de todos os inam a preservagdo permanente, Minha de- finigdo de documentos (records) ¢ a seguinte _géneros, os arquivos que se de RG Ro risticas, expedidos ou recebidos; M TR, Seuniunweene + 41 s * “Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies docu- ‘mentirias, independentemente de sua apresentagio fisica ou caracte- ialquer entidade pablica ou pri-_ vada no exereicio de seus encargos legais ou ent fungto das suas Mivdades reservados on operon ne lepositados para preservagio por aquela entidade ou por seus lepitings Suzessores come prove de Sa fa “Ges, sua polities, decisbes, métodos, operagSes ou outras at ou em virtude do valor informative dos dados neles contidos.” idades, Pode-se observar que esta é a definigao, ligeiramente modificada, que aparece na Lei de Destinagao dos Documentos (Records Disposal Act) de 7 de julho de 1943 (44 U.S. Code, 366-80). Outrossim, € preciso lembrar que o termo “entidade” aplica-se também. a organizagies como igrejas, firmas comerciais, associagdes, ligas e até mes moa famflias. Otermo “arqy ‘0s" pode agora ser definido como: «°Os documentos de qualquer instituigo publica ou privada que ha- jam sido considerados de valor, merecendo preservago permanente para fins de referéncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depésito, num arquivo de custédia permanente.” As caracteristicas essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razées pelas quais 0s documentos vieram a existire com as razées pelas quais forem preservados. [Aceitamos, agora, que, para serem arquivos, os documentos devem ter sido produzidos ou acumulados na consecugdo de um determinado objetivo € possuir valor para fins outros que nao aqueles para os quais foram produ- zidos ov acumulados] Arquivos piiblicos tém, entio, dois tipos de valores: valores primérios, para a repartigao de origem, e valores secundétios, para as cutras repartigGes e para pessoas estranhas ao servigo pili