Estruturagdo de projetos 5 De organizagio para organizaciio, é possivel encontrar \ variedade nos esquemas adotados para orientar a claboragéio de projetos ¢ respectivos formulfrios. Ajustar-se a esses ins- trumentos corresponde, para muitas pessoas interessadas em promover agdes para melhoria, 2 um engessamen’ da buro- cracia. - agir ¢ desmotiva mul! - GdizarempprojetosmVale a pena lembrar, no entanto, que for- mulérios siio importantes guias ¢ que as instituigdes que ado- tam em seu trabalho a gestiio pelo método de projetos ne- cessitam de formularios nfo apenas para organizar e facilitar aorientagiio de sua elaboracio, como também de sua andli- _ se emonitoramento. importante indicar que os formulirios orientam o estabelecimento de unidade na apresentagio das propostas, que facilita o seu exame ¢ sua utilizagao na orien- tagfo das agdes para sua implementagio. Dodorequalquer projeto, seja de pesquisa, sejade inte di . d * FT . d = d d finalidade, tem em sua estrutura os mesmos'elementos co- ‘Tauns (ver Quadro 2), uma vez que é orientado pelo método | clentifico, Portanto, a variagdo registrada em-relagao a for- mularios ocorre, sobretudo, pela énfase dada a alguns aspec- tos em detrimento de outros, pelo seu formato visual e dia- : gramitico que destaca certas informagSes em relagiio a ou- aa Digitalizado com CamScanner‘tas, ou pela terminol ‘VetS0S segmentos ou sut nandando dos scus elabo- adores discemimeato, perspicécia, versatli erate ee ao (GGenleogque exige vencer obsticulos que a nossa mente nos came eee Eats VV RVOUVUVeVVKsdUUUUTeUUNHEUuUUUoeEY oseu caphecimento, 2 tanto, identifica aspectos gerais importantes para’ : & ‘As informagSes consderadas importantes para essa iden- titicagao ¢ gestio do projeto variam segundo a organizasio citam a identificagao, neste segmento, dos objetivos gerais do projeto e de outras informagSes que traduzam, em uma pagina, 0 seu sumério executivo, A seguir apresentamos um exemplo de informages para identificar um projeto: [Unidade executora: Departs Programa: Malta da Qua. mento do Ensino Fundamental‘ lidade do Ensind da Secretaria de Educagio Responstve: ‘Elisabeth Ma- Coordenadora: Maria Ant6- Digitalizado com CamScannerPopulagio beneficlada: .000 alunos das 4" as7™ 19/12/2000 Séries do Ensino Fundamental, Duragio: 3 anos letivos Custo estimado: RS 1.500.000,00 Objetivos: Corrigir a distorgio idade-série dos alunos das 4° as ™ stries do Ensino Funda- mental, das escolas piblicas do Estado. Meta: Possiblitar a 55,000 alu- nos dessas séries se colocarem Jem niyel de aprendizagem es- ++ | colar correspondente a série re- Jativa a sua faixa etiiria, Infclo: 23/03/1998 - Término: ti Fi que niio é pritica que deva ser adotada sem o cuidado da di- "| -vulgacio do que as siglas representam. __ Passamos a seguir a descrever o significado desses dife- renkes aspectos. @WiieAIGDCabe 20 titulo do projeto traduzir com objetivi- ¢ ~-dade ¢ de maneira sintética o seu sentido, abrangéncia ou na- tureza. Analisemos algumas situagbes a respeito. “Emprega- bilidade”, como titulo de projeto na area de recursos huma- nos, indica o seu foco, mas nfo traduz a sua natureza ou ten- déncia. E necessirio, portanto, especificar esse aspecto, como por exemplo: “Desenvolvimento da empregabilidade como es- ‘ratégia de desenvolvimento de carreira”. Algumas vezes cos- ‘tuma-se resumir por siglas ou por palavras-chave, para facili- 3 tara sua divalgacio. Por exemplo: Disséminagao do Projeto Refis. No entanto, tal pritica s6 oferece entendimento para < os iniciados no que Refis representa. © hébito, muito presen- te entre n6s, de criar siglas para representar conceitos com- = plexos, pode mais obscurecer do que informar, em vista do jam identificadas, podendo, no entanto, ser encaberadas por ‘uma delas, a que detém maior responsabilidade na coordena- (@PPBPAFIA> Nomeia-se, quando for o caso, o nome do programa do qual 0 projeto & desdobramento, © programa Tepresenta o conjunto de agbes menores a serem realizadas para a implantagio ¢ implementagio de uma politica. (@CearHeHAAGT> Indica-se 0 nome do Coordenador do Projeto, que deveré responder por todo o seu andamento, € também atuar como dinainizador de sua implantagdo ¢ im- plementagao, estimulando ¢ orientando os seus executores, ajudando a contomar dificuldades, etc. Wdentifica-se também a sua unidade de trabalho e telefone. Registra-se adata (dia, més ¢ ano) do inkcio e 10 do projeto e a durago prevista para sua realizagSo em unidades de tempo (dias, semanas, | meses, anos, conforme seja mais apropriado). Estas informa- ‘qbes nfio apenas permitem situer no tempo 0 projeto, como oferecem indicadores para avaliaglo de custos por unidade de tempo. . gistra-se 0 custo estimado do proje- to, Em geral, costuma-se identficar apenas 0s custos indire- tos previstos. No entanto, recomenda-se identificar tanto os custos diretos como os indiretos, somando-se ambos os ipos 3] de despesa: “95 MM HOMIIDAVIIDDAD DID HHH Digitalizado com CamScannerwo OewwurvusduouvvewuuvuuuEY VRP OKOHY ALE MLOEDLE LINSEED EN 2, Desctigao da Situagio-problema ” Este primeiro se; je . “gmento do projet is varia dos projets, tenes dee Projeto recebe, nos mais varie de, uma situago que demanda ago de inovasao, Ou transformagao. E importante ressaltar que para compre- ender adequadamente uma situagio-problema & necessério Cotejar um grande volume de dados dispersos, organizé-los, déscrevé-los, analisi-los ¢ imerpreti-los, a fim de se poder compreender os fatos vigentes e suns tendéncias ¢ reconbe- ‘cer suas implicagBes para a promogo de mudariga ou cons- ‘tnugio da nova situagio desejada. Para tanto, é necessério ter ‘uma visio hist6rica e retrospectiva da realidade, uma visio afual da mesma e uma visio prospectiva, de futuro, mediante anSlise de tendéncias. Sem estas trés perspectivas tomadas em conjunto e de maneira interativa, fica-se com uma dtica reativa ¢ limitada. Problema ¢uma palavra comum que, no cotidiano, signi- fica dificuldade, on falta de alguma coisa que se deveria ter; € comumente acompanhada do entendimento de que repre- senta uma situago indesejével, uma disfungo que no de- veria existir. Nesse sentido, vem associada a uma atitude rea- tiva e negativista, Cabe lembrar, no entanto, que, na lingua- gem da Metodologia Cieatifica, problema é um conceito mais amplo e mais complexo que deseavolve a compreensao de relagao entre uma situapao real ¢ a desejada. Avadoggo da palavra “problema” nio.implita, pois, ado- +f um enfoque!remediallelieativo) Treta-se de um termo © a convencional da Metodologia Cientifica que diz respeito 20 foco de ateneiio ao projeto ‘problematizado”, ito é, questio- fa construir uma visio de novas realidades. igfo do problema de muitos projeto denciado um desconhecimento da realidade n desenvolvimento, assim como um descuido em descrevé-ta. Maitas proposigSes fo genéricas e traduzem uma preocupa- ‘gio com abstragies descoladas de situages concretas do contexto que o projeto procura focalizar Para evitar tal situa- a0 énecessério realizar andlises bem fundamentadas, consi- derando elementos contextuais, comparatives, analitico-cri- ticose tebricos. Tais andlises, em seu conjunto, nos ajudam a superar nossa visio fregmentada e imediatista da realidade, ‘ovaté mesmo de senso comum, assim comonos ajudam ain- ter-relacionar os elementos que visualizamos, dando maior consisténcia ao quadro formado. Sem uma visio consisten- _ fe, de conjunto e ao mesmo tempo espectfico, omens orisco de agir a esmo e de nossas intervengies serem frageis ein- consistentes. _Elementos contextuais vevelam a evolugao da situago sua relago com o modo de ser ede fazer da unidade de ago ‘aque se relacionam seus processos de produgao ou de presta- gio de servigos; Ao focalizar a situago-problema, 0 foco deve ser especifico epréximoe nio a historia remota ou con- texto amiplo da organizario onde esta se situa. ‘Ecommum observar na descrigao da situagZo-problema de ‘projetos a apresentagao de um contexto amplo ¢ distanciado do foco pretendido; tendo-se como resultado uma descrigao ‘genética que Serve como introito para qualquer problem’e “que, portanto, deixa de ter valor para orientar a superagao da Guestio a que se referesFsic & 0 caso de inimeros projetos 97 Digitalizado com CamScannerPara @ melhoria da qualidade que invariavelmente apresea- ” tam uma introdugo como a seguinte: O mundo esti pasando por uma mudanca de ; Paradigma que estabelece transformagdes ais no contexto das organizagdes ¢ de m do.O avango da ciéncia e da tecnologi uma reorganizacio do trabalho em geral q. Be 0 Seu redimensionamento. Em vista disso, torna-se necessério promover na empre- Sa uma reestruturago de suas fungdes, com vistas a moder- nizé-la, de modo a garantir a sua competitividade e melhorar _ ‘sua produtividade, como condigSes de qualidade. \Verifica-sc, nessa descrigio, apenas a intengode propor _4 uma méldura estreita, elementar e formal para o projeto, sem qualquer preocupagio em deserever ¢ desvelar quais as ca- racteristicas da atual forma de organizago da empresa, quais os desafios que deve enfrentar, como se apresentam esses > desafios, coud esta organizagao para assumi-los, quais si0 as atuais fiangSes, que resultados as mesmas produzem ou deixam de produzir, por que nfo respondem as novasneces- sidades, déntre outros aspectos. oe ((OSRIBHERTES CO MpAFATIVO? so estabelecidos pela iden- melhantes. A descrigdo de uma realidade em si pouco indica a respeito da necessidade de estabelecer mudangas, mesmo | que bem descrita, uma vez que éa partir de uma comparagio com algum parimetro que se identifica uma condigdo a ser melhorada. Quanto mais claros sto apresentados os pardme- tros de comparapio, mais evidentes se tomam os objetivosa = serem estabelecidos. Estes funcionam como indicadores ou evidéncias das mudangas necessérias, Esses elementos comparativos podem ser tanto internos, representando dados evolutivos daorganizagio,comopodem materiais, a 3M prioriza produtos que geram soluges ¢ a |. Volvo garante proterdo e seguranga para seus clientes (WICK & LEON, 1997). Esse “benchma:k” significa justamente o esforgo no sen- tido de buscar referenciais extemnos positives e avancados, objetivando 0 estabelecimento de padrio de referéacia do } desenvolvimento, (Ceatertapias anaaiticoreritcos eviéenciam, a partis de dados quantitativos e qualitativos sobre a situagio, as suas li- mitagées, os seus problemas e potencialidades, suas tensBes e conflitos, suas fungBes ¢ disfungSes, enfim, suas contradi- ~ gGes e perspectivas, sem o que o projeto nao tem sentido rea Iistico, Além disso, a0 evidenciar a complexidade e a dind- mica da situago vivenciada, estabelecem-se parimetros € estrathgias de agdo e.a sinergia necesséria para promover & melhoria esperada. Fezparte da desorigdo a anilise de inter-relago dos miil- tiplos fatores que interferem numa dada situepo, fatores e3- ses das mais diversas ordens: burocréticos, técnicos, organi- zacionais, comportamentais, politicos, socioecondmicos. - Digitalizado com CamScanner| | wwuuvwyy | preender a questio, em relagSo a qualquer prot suficientes, promover a compreensio aprofundada sobre 0s ~~ clementos fundamentais da realidad, em vista do que im- explicitago e aprofundamento, afim de que se possairalém cco ipa 0 E + Em que ermos ede que modo contibuem para otrabalho? | * Quiais sous cendrios de desenvolvimento e desafios? =” CHHKKOHVBLEMHHEVUUYUYUUYY | : + Quais seus custos: individuais, sociais ¢ organizacionais? +O que tem sido feito a respeito? 4 sblematica: + Quais so as varidveis mais importantes da questio? + Qual seu significado e forma de expressio? + Como esses variveis se relacionam entre si? + Qual o seu impacto no conjunto do problema? «A.quefatores eas sio sucetiveis? | + 0 que favorece ou desfavorece sua manifestag0? Tisar ¢ compreender nossa visdo de mundo. Este ponto de vista ou perpectiva de enfoque, pode, poroutrolado, orien “401 Digitalizado com CamScannertar-nos para definir um foco limitado para o projeto, condu- “4 zente a0 seu fracasso ou incapacidade de produzir resultados transformadores, A esse respeito pode-se lembrar 0 pensa- a1 ‘iento tintriéo que aponta para o risco de se adotar uma vi- sio reativa em relagdo a situago-problema, ao nos lembrar que: “da avaliago dos obsticulos vem o fracasso, da avalia- Gio dos meios, nasce o sucesso”. Wo log Sa e's que répida e facilmente es icam 0 problema do seu projeto poderdo estar apenas ‘tocando a periferia das questdes substancisis que caracteri- am uma dada situacdo ¢, por isso mesmo, produzindo odes- ‘vio da atengiio do que ¢ importante para o que ¢ secundirio, outrabalhando em generalidades superficiais, vindo, em mé- dio prazo, a agravar mais a situagio, por se mexer nele, sem condigses efetivas de melhori-la. H E preciso lembrar do que denominamos de “SindrOmenD. ee superficie ficam os elementos secundérios, superficiais e sintomas. Prestar atengio exclusivamente neles representa tapar o so] com a peneira e até mesmo re- sulta em, diferentemente do pretendido, reforgar e fortale- cer as questes bésicas e fundamentais que sustentam a si- ‘tuagdo-problema. 4. Tantra (se. VI) textes do hindusmo, budlsmo o jainism. 102 ‘A andlise de um problema constim-se em substancial ta- refa de gestio, que deve ser exercida com regularidade e perspicécia. No entanto, langamo-nos, muitas vezes, rapida- mente as solugGes e agdes que julgamos necessérias e, com essa mesma pritica, encobrimos os reais problemas. Alifs, este é um defeito muito comum de projetos, a partir do seu ‘comprometimento com uma solusio, sem a compreensio cla- ada situagdo, como se vers a seguir. A especificagio da na- ‘tureza do problema implica um modo inquisitive e perspicaz de pensar sobre a sealidade e exige que se faga perguntas pe- netrantes e coma aguiieza de espirito, de inodo a se conhecer a Teal natureza do problema ¢ o que nio faz parte dele; quais io seus elementos essenciais ¢ quais os securidérios. Dirigentes que sf0 ineficazes analistas da realidade em que estio envolvidos podem prejudicar a sua organizacio, produzindo sérios prejuizos, por tomar decisGes que nfo ape- , 103 Digitalizado com CamScannervuwew VP OVO OROKKHHVUUUYYUUYUUHUHUY nas dei : aie luzir avan;os, como também conduzem a Dilidade do cafors ne emeMtes, © que desgastam a credi- = forgo voltado para a melhoria e mudanga. 6a situagdo? Qual seu significado? Quando ocorre? a corre? Quais sio suas caractristicas? Como se desvia Outra situagdo desejada? Quais seus elementos? Como es- ‘es se manifestam? Com que frequtncia¢ intensidade? O que pode explicar a situacao? Qual sua extensio ou intensidade? Quem sii as pessoas nela envolvidas? Como a mantém? Estas Sto algumas das perguntas que se pode fazer a partir da reali- dade e da literatura, para o levantamento de informagdes ne- cessdrias & compreensio sistemftica e objetiva a uma dada si- tuagio. E importante observar que a orientagio das perguntas deve ser no sentido de conkiecer a realidade e nfio de propor ~ ‘uma solugao para ela, sem o devido estudo e compreensio da ‘mesma, como, no entanto, é commum acontecer. ‘Trata-se de um esforgo voltado para conhecer arealidade de mancira abrangente, mas também especifica. No caso de anilise quantitativa, os niimeros nfo devem ser interpretados por eles mesmos ¢ nao também apenas de uns eqn relaglo a ‘outros, mas em relago ao contexto sociocultural que produz ¢ explica a realidade. E preciso tomar muito cuidado, também, para evitar 2 roposigo de problemas genéricos e rotuladores, como por exemplo os de falta de motivagao de funciondrios, os de co- municagao ineficaz, que acobertam muitos problemas reais, que deveriam ser atacados diretamente, Tais descrigdes, por outro lado, conduzem, por seu caréter remedial e negativo, 2 ages reativas econservaiioras, sem condigées de auxiliar na transformagao organizaciénal ¢ institucional : ‘Alerta:se ainda para que se evite a tendéncia de descre- ver barreiras, isto é, de se fixar em aspectos impeditivos da ‘busca de solugdes, assim como de se tratar os problemas aca- 04 demicamente, gorando debates conceituais ¢ classificatiios, sem nenhuma vinculagéo com quest&es concretas da realida- + de, Na drea social, notadamente na educacional, esta pritica & muito comum. limit importante ter em mente a sua rela¢do com 0todo, dada a interagao sistémica que ocorre na realidade, Qualquer ago ou mudanga provocada afeta 0 conjunto todo, em vista do que faz parte de sua definicio, o estudo das possibilidades de sua repercussio em outros setores € no conjunto. A andlise de problemas descritos em projetos constitui-se em excelente exervicio alargador de horizontes sobre esse procedimento bisico do planejamento. importante lembrar que o planejamento pressupée pensamento complexo ¢ inte- rativo ¢ que ¢ possivel exercitar esse pensamento a partir de projetos jé elzborados, mediante cbservagao e andlise de seus componentes € a forma como sio apresentados. A partir de um exerefcio répido com um grupo de partici- pantes de um curso sobre elaboregdo de projetos, caracteri- zado em grande parte por exploragao de ideias, obteve-se al- gumas descripbes de situagdes-problema que demandavam ages articuladas ¢ concertadas para a sua superagio. A sc- ‘ir sio examinadas algumas dessas descrigSes, 2 fim de ob- servar seu significado ¢ seu potencial para orientar ages. Caso1 | iis, Esse fato, aiado ao volume crescente de 105 * © seguro é um ramo de atividade que, por sia propria natureza, gera muitasreclamarbesjudi~” Digitalizado com CamScanner8. Os profissionais disponiveis, frente a de tabaho, vem com grande difaldede cote curmbindo-se das rotinas necessirias & execusio dos servigos, por nilo disporem de ferramentas que propicicm agilidade, controle, raionalizagio e procedimentos ¢ armazenamento de dads. Hoje trabalha-se, sobretudo, para realizar tare~ fas, ndo se dispondo de tempo para analisar os resultados obtidos,a fim de avaliar o desempe- tho, em vista do que se evidencia a necessidade de agilizar ¢ incrementar procedimentos para obter produtividade com qualidade, Pode-se afirmar que 0 texto apresenta mera descrigo preliminar para firmar o ponto de vista do projeto, a partir do ual a especificagio deveria ser construfda. Sem adevidaes- ” ecificagio, 0 projeto pouco poder orientar o empreendi- mento de ago objetiva e eficaz. Para essa especificagio, _ dentre outros aspectos, alguém pode examina: * Qual tem sido o volume de venda de seguros (produsio)? + Como tem evoluido e com que caracteristicas? = Quais so os pontos negatives de prestago de servigos? = * Como sao eles ¢ 0 que os mantém? * Como é a rotina de trabalho e 0 que ela representa? + Por que se trabalha, sobretudo, para realizar tarefas? * Que tarefas sio essas? = O que cria essa atitude? Todos trabalham dessa forma- ."} ela é generalizada? : 106 , + Apenas ferramentas ajudardo a resolver o problema? Por qué? iando eficazmente a Sgua produzida pela goteira, em- + quanto a goteira, pelo seu proprio fluxo natural nao controla- do, tenderiaa aumentar. £ necessério que a questo seja tam- bém articulada num contexto mais amplo, envolvendo vérias unidades ou segmentos da organizacao, do ponto de vista do negécio como um todo. Dever-se-ia, por conseguinte, questionar, também, sobre | A questio proposta no caso apresentado: + Qual a natureza das questées judiciais apresentadas?” * Que tipo de pessoas as apresentam? + Quais as suas necessidades? = Como elas poderiam ser atendidas? * Como e com que frequencia as questies judiciais ocor- rem? : ; + Por que ocomrem? + Quais seus desdobramentos? ~ +O que tem sido feito a respeito? 4 0 ‘7 Digitalizado com CamScanner aaa aananaeww Caso2 * tutolempresa) que talvez nfo seja a melhor ou que, até ja inndequada para a problemitica. Dentro de uma realidade nacional e internacio- nal, énotério que apenas poderi garantir seu es- nas as $I imitagdes. Por outro assenta numa solugo ¢ nfo numa situagdo-problema, pro- priamente dita, conforme no caso anteriormente descrito, cor- re-sco risco de escamotear p \de de promover uma transformagio significativa da : uso de animais pare esse fim. Portanto € de extrema necessidade a interagdo ‘Alguns cuidados slo fundamentais para que se possa des- crever uma situago-problema, de modo a orientar adequada- mente o planejamento de intervengo pretendido sobre ela: + Focalize e delimite a érea de atengao. ~Essa focalizagao estabelece a unidade de andlise, a clareza ¢ consistén- cia da proposigio, 20 mesmo tempo em que evitaa dis- perso de atengo, energia e esforgos. + Identifique todos os elementos envolvidos, fazendo uma lista deles. -_Essa idzutificagdo permite avaliar os ele- Instituto/Empress, pard podermos eolocar no mer- cado um produto que contibua para a melhoria dda qualidade de vida c que soja a alavanca de di- ferenciagéo de nossa empress, possibilitando, num future préximo, um antonomia orgamen- thin Verifica-se nessa’descrigio, novamente, a preocupasio com a mera formalidads, dado o sei-caréter genérico, que iio se refere especificamente & questio da interardo Institu- to/Empresa, que €0 foco do projeto eprecisaser explicitado: Digitalizado com CamScanner OP OROVEVBEDIKHKUEKEUUUYUHVEVUUYY So a * Que se tem em mente com essa interagio? +O que a interasio envolve? Quais seus elementos? * Como eta pode contribuir para a gerapio de novos pro- dutos? + Como tem sido essa interagio até 0 momento? = Como ela tem prejudicado a geragdo dos novos produ- tos? — sem a explicitagio e 0 esclarecimento sobre es- ses aspectos, tem-se a suspeita de que é possivel ter ocorrido a fixeeio sobre uma solugéo (interagao insti- dos e aspectos envolvidos. Aliés, esta ¢ aprimeira ati- -vidade sio intimamente relacionadas. « Desenvolva o entendimento da expréssio e significado esses elementos ~ suas caractersticas, causas, conse quéncias, extensio, profindidade. - Como a verdade no aparece superficialmente, é necessério aprofundar a observago ea andlise dos fatos ¢ processos, visando = a compreensio ¢ o desvendamento da realidade. Essa compreensio permite buscar significados subliminares, 109°onstituindo-se em precondigto para que se possael- orar planos vlidos ¢ adequados. * Mapeie o relacionamento entre os elementos que com- f. Bem a situagdo- problema. —Esse mapeamento permi- te compreender a forma como os elementos se influen- ~ Giam ¢ como se reforgam reciprocamente, de modo a se poder determinar quais as ages com potencial de maior abrangtncia ¢ cfetividade. Compreender essa relagdo jéémeio caminho para asolugdo. Algumasve- es 0 bom encaminhamento a problemas depende nfo de que se fara algo novo, mas de que se deixe de atuar topicamente, desconsiderando os aspectos e processos interativos dentre os virios aspectos da realidade. * Verifique 0 contexto da situagio focalizada, a fim de ‘identificar sua relevancia no conjunto de ‘situagdes ob- tam, entre os aspectos secundarios ¢ os essenciais. + Transforme negativismo ¢ reativismo em orientagées proativas.~A perspectiva proativasupera oenvolvimento “+ ¢ estimula a visio estratégica, promovendo resulta- “ 110 consiste essa tensio e dificuldade, como se expressa, como se distribui, 0 que a produz e mantém, que pro- vista disso, sa eis, capazes de orientar a visualizagio e julga~ resultados objetivos, distinguir entre objetivos e procedi- los mento dos i ‘mentos, aspectos esses queso Comumente apresentados como “se fossem objetivos que desvirtuam a realizapio do traba- 2 is do um projeto. Os procedimentos apresentam a descriggo que as relagSes interpessoais no ambiente de trabalho + sio tensas ¢ dificeis. E necessério caracterizar em que “ft que & necessério fazer para obter um resultado (cuudanga, » 411 Digitalizado com CamScanner+0 coneeito de otimizagdo coresponde a um processo de desenvolvimento que demanda continuidade ¢ perma ‘facia em toda e qualquer agd0, devendo, portanto, er- ir muito mais para a proposigao de principios de ago frst transformacio) ) pretendido, Por ex Ho" “informar oclieate sobre a qualidade dsunsapr ts ai ago que necessita estar associada & Tesultado que se pretende com essa. ‘informagio. im todo e qualquer projeto e nfo apenas um. iho & 0 se propor otimizaqio como um resultado de um prajeto esse principio pode deixar de ser foco de stengio em outros pro Jrounstincias de trabalho. « Sugere que a questio que se pretende superar focaliza a falta de integragio do processo de aquisigdo desses bens e servigos. E interessante apontar que o mesmo pode estar representando um carétrreativo, oque pode jndicar falta de visfo estratégica. O objetivo poderia ad ser: "Tomar o processo de aquisgdo de bens ¢ de ser vigos, i eficaz e proativo”. Ainda assim, se poderia ‘Alguns exemplos Em um projeto voltado para. estabelecimento de um sis- terna integrado de compra foram propostos os seguintes ob- jetivos: yh pergontar: — Que resultados so preteadidos com tal processo? Talvez,entio, apbs essa reflexio Se propu- segse outro objetivo: “ “Garantir a oferta de bens € servi- gos adequados, suficientes ¢ em tempo hibil, por suz aquisigdo gil, eficaz proativa”. Portanto, a proposisao de objetivo geral pressupde que Se teaha claro o foco unitirio e que se entende bem ¢ claramente 0 significado e aleance dos) conceto(s) neleinserido(s). Foram délineados, como delimitago do objetivo geral anteriormetite proposto, os seguintes objetivos especificos: 1) "Defic politica de compra de easionamento com 0s fomecedores”. 2) “Determinar 0 fio ordenado das informagies ¢ das tarefas que fazem parte do processo”, Integrar e otimizar o processo de aquisigdo de bens e de servicos. Observe ua redagio dest objetivo apresetado como - geral em uin pojeto a proposigdo de dois resultados: otimi- zar cintegrar, Tal proposigin apresenta algumas limitagBes: + A proposigao sugere dois aspectos diferentes: integra- ¢i0c otimizagio, que demandam um melhor entendi- Oveuvues mento do que cada um deles representa e qual a poss!- ‘vel relagio entre 0s dois. E importante ressaltar que © ‘objetivo geral tem o papel de estabelecer uma inten 940, uma linha geral de ago que, no entanto, deve ca- racterizar-se pela unidade. + H4, portanto, no objetivo proposto, uma duplicidade * de resultados, que pode contribuir para a dispersio do foco de atengfo e consequente enfraquecimento _ da finalizacdo de resultados, bem como para realizar -sua avaliagao. CC eveeveve i 2 ns 443 Digitalizado com CamScanner3) ‘Definiro proc tagiio de servigos”, 4) “Delincar o Ambito de decisio sobre a realizagio de ‘compras e de servigas”, 5) “Delinear poderes e responsabilidades dos atos do pro- jeto”, vo atividades ¢ processos, tal como no objetivo geral, conside- rando-os como 0s resultados mais importantes. Veja-se agora mais dois objetivos propostos para oriea- tar o projeto em questo: + Envolver as dreas durante o processo para o conheci- mento e decisiio sobre os assuntos pertinentes. ess0 de regulagdo das comprase-contras ~ Esta formulago, como se pode verificar, refere-se auma estratégia de trabalho eno a um resultado do projeto;nela, no entanto, esti subentendido um resultado intemo, qual seja, 0 de analisar processos ¢ tomar decisSes de forma participativa. + Contratar analista de sistema para desenvolver um sis- tema, Esta descriglo se refere a uma atividade especifica eno a um resultado de uma ago, i 7 O papel dos objetivos especificos é o de delimitar e pro- or os desdobramentos do objetivo geral em resultados me- nores. Esses objetives devem relacionar-se aos fatos ¢ 20s indicadores apontados na andlise do problema, em vista do 114. ‘que, sem uma boa anilise do problema, nfo se pode propor bons objetivos. (0, anteriormente apresentada, deduz-se que a falta de integraciio do processo de aquisi¢ao de bens ¢ de i sociada dirctamente a falta de politica de com- Pi jonamento com fornecedores, determinagio de responsabilidades ¢ autonomia na tomada da decisiio so- bre a questiio. No entanto, os resultados propostos apontam para a pro- dugio de documentos, normas ¢ procedimentos como resulta- do importante para superar aquelas falhas. £ necessério apon- tos, nem que principios devam nortear esses documentos, wma Vez que eles se restringem & organizagio, Em vista disso, tor- nar-se-ianecessério, para estabelecer coeréncia e consisténcia das ages, que se (re}dimensione 0 objetivo geral, acrescen- tando, por exemplo, objetivos especificos que garantissem ple- namente a integragao do processo e no apenas que ofereces- ‘sem instrmentos Utilizveis para tal fim. = Poder-se-ia propor como objetivos especificos, de ma- neira a dotar o projeto de prospectiva proativa, mas ainda se- guindo o mesmo foco de atencéo: 1) Promoyer relacionamento com fornecedores ¢ realizar ‘compras pela Stica ganha-ganha“ 2) Dotar todos os envolvidos no proceso de informagdes: completas'e atualizadas pertinentes 20 mesmo. 3) Contratar servigos a parti de critérios de produtividade. 4) Alargar o ambit de poder na tomada de deciso pelos compradores. 415, Digitalizado com CamScanner: bilidade por resultndgg ee ntamemo de respons A cxplicitagao do obj speci t objetivo jet mas geral em ob} - cacao nea — menores, em acordo que se fz das possibilidades, & luz das problemen sadas. Tal processo implica tanto uma Sobretudo os da drea social, deixam no entanto de dedicar tempo eatengio sufieiente para planejaras metas do projto tom termnos de resultados quantificaveis. Como resultado, 20 fromento de avaliar a efetividade do projeto, nfo slo caper zes de apresentar evidéncias de seu sucesso. para a ethoria na prestagao de servigas, WD projet Pro” ‘poe como meta: Treinar 35 vendedores no atendimento a clicnss, Visa do um aumento em 20% et ‘0 projeto € suas apes. Corres ral do propésitodo projeto, sendo similar a uma’ definigao de isso e principios, na medida em que estabelecem partine- tros gerais para a agio. Consistem normalmente tanto de uma declaragdo do que oprojeto alcangaré, quanto pela auséncia do que nio o fard. orientadores de mensuragdo, nao present para orientar a suaavaliaga0. - Portanto, a partir da’ proposi¢ao de objetivos, toma-sene- cesshrio definir condigdes de nortear a avaliagao dacficicia do projeto, definindo com maior preciso os resultados espe- rados com a sua realizagao, mediante a especificagao quanti- tativa desses resultados, bem como do tempo em que ‘deve- ‘yo ser aleangados. Essa definigo comesponde a especifica- gio de metas. . Aq da clientela, até dezembro. SMES | Fal, Frere time On ay geet dei deh er a a ed eek Ld Oe hi) ae ) L\eevveve ° OOK K KEKE UUUUUUYUUUUU USS’ ae am fequencia Se AAT ug Ee ‘ vei Tiago objetivos. por isso, exercem 0 Por exemplo, dado 0 objetivo de qualficarfuncionéios Digitalizado com CamScannerpretende alterar. Seria meramente retérico definiro aumento de uma percentagem, caso nio se conhecesse as suas bases iniciais. A meta, portant, deve representar uma quantifica- fo a partir de uma quantidade objetivamente conhecida ¢ devidamente analisada em sua conjuntura ¢ representacao. Outro exemplo de meta identificado em outro projeto: Dado 0 objetive de Methorar 0 atendimento a usuérios dos servigos da organizapao, foi proposta a seguinte meta: Aumentar 0 indice de satisfagio dos usuarios dos servi- ‘¢0s da organizaciio em 50% no pertodo de cinco meses. __Observa-se ser fundamental existiruma relagdo entre ob- jetivos e metas. Em tese, se todas as metas do projeto forem cessidades e, indiretamente, aos recursos. Para formular uma meta é importante que se responda a {rs perguntas em relagdo aos objetivas: * Quem é o piblico? * Qual 0 desempenho desejado? + Quais so as condig6es do alcance? Em um projeto de parcerias em educapdo entre escola ¢ empresa foi definida a seguinte meta que pode servir como exemplo: : Os alunos da 3série (pibblico) melhorardo suas notas de avaliagdio em Matemétioa mama média de trés pontos de acor- do com rendimento em testes de avaliagio externa (a exer- ‘plo do Saeb/Enem) (Gesempetho), apés trabalharem uma hora por semana, durante J5 semanas, em programa de desenvolvimento de aprendizagem (condigaes). 418 Com esta meta claramente formulada, torna-se facil de- terminar se.0 projeto obteve o resultado pretendido de aprea- dizado para o aluno, Apés 15 boras de atividade, distributdas em 15 semanas de aulas, verificar-se-4, pelos resultados dos testes, em que medida cs estudantes melhoraram a sua apren- dizagem ¢ 0 alcance da meta pretendida pelo projeto. ‘Quando nfo se dedica o tempo necessério para descrever asmetas do projeto neste ponto seré quase isapossivel avaliar seu Exito ¢, em decorténcia, promove-se a quebra de credi- bilidade dos projetos, Uma vez que a avaliagdo estd se tor- nando uma questio cada vez mais importante nas organiza- (gbes em geral, a definigiio de metas claras para orientar os ‘projetos toma-se uma questo muito importante. Convergéncla entre as objetivos/metas do projelo @ as prioridedes da organizacdo ‘Seu projeto deve ser visto como uma forma de ajuda na organizago para alcangar os objetivos e metas existentes, €n- fim, a melhoraro seu desempenho. Se na fase de planejamen- tonto sc for capaz de estabelecer a consisténcia dessa relagio ce amobilizaglo dos esforgos necessérios para tal fim o projeto no fincionard. Seus objetivos e metas devem, portanto, coin~ cidir com as prioridades existentes na organizaco. Digitalizado com CamScannerwe VOMVeVvUVVeeTdewuuUUUUUUUYYYHYUUY ado a ser desencadeada. P Ne a ‘ortanto, método pressupde uma Concepgio a: Tespeito do modo de agir e nio a lis- tagem de procedimentos, ativj ‘mentos, momentos ¢ procedimentos adotados. Oconjunto de método, estratégias ¢ procedimentos esta- Delece um plano de ago geral, odenado e integrado, consi- derado necessério para empreender um processo demelhoria de uma dada situago-problema, a criapo de uma condicio ‘ova, ou outros resultados que atendam is necessidades apon- tadas na gnilise da situagdo-problema. A sua proposig&o deve levar em conta a cocréncia entre dos. Isto porque, quando falta método, as ages sio realiza- das de forma fragmentada e até mesmo aleatéria, deixando de garantir os melhores resultados. ‘Uma vez proposto o método, o mesmo ¢ desdobrado em rocedimentos e atividades, que sio especificados tanto quan 20 | re to possivel. No entanto, hé de se convir que, dadas a dindmi- a qual se objeto é mais dependente do impacto humano do que nos, projetos tecnolégicos, cujos resultados so mais diretamente dependentes de equipamentos ¢ tecnologia. E justamente a proposigdo de método que garante a flexi- bilidade do projeto e a sua fluidez diante de imprevistos, en- ‘quanto quena auséncia dele surgem impasses, imobilizagéo, paradas, atrasos ¢ desvirtuamentos. Eis o que um projeto pro- pés, em seu trabalho preliminar, como seu método estraté- gias de ago: Por meio de um processo participative, ou seja, através de um grupo de trabalho, constitulde de representantes das dress envolvides, serio pro- ppostas as politicas gerais do processo de compra, cavolvendo estebelecimeto de padrdes a serem implantados, anise de custas e estratégins para a tomada de decisio. Esta seria primeira fase do“ processo, que se baseard em um diagnéstico am- "plo das linnitagdes atuais desse processo, «A seguada fase serf iniciada apis aprovago pela diretoria, a ideia preliminar do projeto € _ 124 Digitalizado com CamScannerJamento do mesmo com um modelo racional, Visando propor methoria ao primero. normatizagdo de procedimentos. AA tiltima fase se caracterizaré por um traba- Iho-piloto para que, experimentalmente, s¢~ jam analisadas as condigbes de aplicabilidade ° feitos os ajustamentos necessirios, Em cada uma éas fases se praticarh o principio da participagSo e imertividade, de modo que cada uma delas esteja integrada A anterior refor- ando seus resultados € avancos. O primeiro parigrafo sugere wm método democritico © participativo, que pressupée trabalho em equipe. Este tipo de trabalho € proposto para a 1* fase do projeto. No segundo, tereiro e quarto parigrafos, hi areferéacia . -a atividades, o que se vai fazer ~ sem que se indique que 0 métcdo participative seré adotado. Porém, épossivel pressu-” por a manutengao daquele método no processo todo, tal como deve ocorrer em uma orientagio metodol6gica. No tiltimo pa- rigrafo, esse entendimento € esclarecido. comet A “ 50, ‘envolverd andlise do processo existenteccote- “Apesar de seu valor, no entanto, saber avaliar © maximizar 0 tempo neeessirio para realizago de agbes constitu uma Bas bilidade rara. A habilidade de realizar gestio do tempo conti- rua deixando de ser devidamente considerada, ‘A distribuigio do tempo a ser empregado na efetivagio deum projeto deve ser especificada, tanto quanto foram de~ tathadas as suas atividades. Muitas vezes, uma proposta no ‘vem a se materializar, seja pela ocorréncia de situag6es ines peradas ¢ de novos fatos imprevistos, que demandam maior alocagio de tempo ta execugdo de-arefas pelas pessoas Co ‘volvidas, seja pela ma gestiio do tempo, © que ocorre com ‘mente projetos sBo atrasados, vindo, por isso, a exigir mals recursos, tomando-os muitas vezes invidveis. # importante ‘essaltar que atrasos ¢ subaproveitamento do tempo tendem no projeto. Esse fato n&o é, porém, motivo para que se abandons © planejamento de ages e a especificagio objetiva, pois sem tal processo estar-st-ia inexoravelmente: Amercé dos aconte- cimentos, das situagdes e do humor das pessoas. Agilidade € ‘marca de nosso tempo e deve ser a marca da busca de me- Thoria de processos, que deve ser considerada quando das de- ~ cisdes sobre ajustamento de cronograma, que Ocorrem no moinento da implementagio de projetos. ‘No estabelecimento de cronogramas hi uma tendéncia a considerar que sendo os problemas complexos ¢ amplos, 08 __gesultados esperados s6 podem ser aleangados em médio 123 Digitalizado com CamScannerPOCO COO LEK HUHHUUUUYYYVHWGUUUUUES N a Jongo prazo: 5 amento S, Oque leva a uma mobili afroux: nee uma imobilidade. Stemina¢ao de prazos delimitados, mediante sua deter. ma, ‘i Para complementar o projeto, No entanto, deve-se ter em = Tapidez e agilidade na busca de solugées ¢ de res- ‘as a novas demandas, em vista do que o tempo se toma um importante valor mensuriivel ¢ quantificivel. A proposicio do crono; it j 0 ygrama permite, portanto, ajustar no tempo a proposigdo de resultados, tanto intermediérios ‘como finais, estabelecendo importantes parimetros de moni- toramento e avaliago do projeto. D adiani jamente o que j& nao Enecessé- Tio. Deve-se considerar que atender tardiamente ds necessi-- dades que se tornam crénicas por falta de atengo no mo- mento em que ocorrem demanda muito maior esforgo ¢ mais recursos, causando elevadissimos ¢ evitéveis énus. Iniciar agbes no momento mais propicio é, pois, elemento significa- tivo da definigio do cronograma. Em lingua inglesa utili- za-Se 0 timing, termo de dificil tradugao adequada, que re- presenta o senso de oportunidade, a escolha do momento oportuno para agir a fim de obter o resultado maximo. A res- peito, La Fontaine jé afirmava em uma de suas fabulas: “cor- Ter nao adianta, € preciso partir a tempo”. Ecomum, no entanto, identificar-se entre os planejado- res a tend@ncia a tratar a questio do cronograma unicamen- te como uma questio de distribuigio de tempo € nfo de | i ot i Conta que a sociedade da informatizagao ¢ a economia atval | i | oportunidade do tempo ou mesmo de sua rentabilidade ¢ aproveitamento. Quando se perde 0 momento adequado para se atender ide, a mesma se toma crénica ¢, nesse €250, 0 complexo ¢ prolongado, im- para a obtencSo dos resulta- o caso das areas dacdu- no contexto nacional ~ situa- gées semelhantes existem, por certo, no Ambito das organi- zages ¢ da vida pessoal de cada um. O sistema passa,em consequéncia desse descuido, a fun- cionarinsatisfatoriameate ¢ essa condigao passa, até mesmo, 1 ser considerada normal, gerando um espirito de acomoda~ (0. E 0 importante nesse processo no €0 tempo em si, mas grandes realizagBes ou em nenhuma, dependendo da atitude, cempenho e competéncia com que se age, isto 6, com o que se faz com o tempo. A constincia, o discernimento, 0 cuidado com a obtengao de informagies corretas sdo algumas das condigdes fundamentais para o bom uso do tempo. Toma-se necessixio, portanto, que o projeto seja propos: ~ to’com um rigoroso sentido de uitilidade de tempo, pelo qual ‘um produto, un servigo, um objetivo sio efetivados no mo- mento em que sio necessirios, sem desperdicio de meses, dias ou horas, “O tempo dura bastante para aqueles que sa- bem aproveiti-lo”, conforme afirmou Leonardo Da Vinci, ¢ para quem nio sabe aproveitar os minutos,as horas escoam por suas mcs. Em tiltima instincia, 6 necessirio ter em mente que o cronograma oferece as condigées de monitoramento das ayées, pela verifcagdo de que resultados parciais sio produzidos no devido tempo, como condigio para que 0s resultados finais sejam promovidos. 425 Digitalizado com CamScannerPerguntas qui idee quese deve fazer para definir o eronograma do * Qual omethor momento para realizar as ages espectficas? ~ * Qual a sequenciago mais adequada das mesmas? ®, ito deve ser emy Quanto tempo ipregado para que cada cumpra seus objetivos? —— * Como organizar o trabalho, de modo a maxinnizaro tempo? * Como se pose realizar objetvas proposes, msisrep e, sem prejuizo de qualidad ir na su- deren Som qualidade e sem cair na sv- concstoqecatupmpeanels oes ieee rar coma sua implementa;io um retomo postivo narelapdo custo-béneficio, Segundo Page-Jones (1990), “para que um projeto seja cconémico e vidvel, deve prover beneficios que ~ excedam 0s recursos disponiveis”. Tal condi¢o pressupde ‘um planejamento cuidadoso do dimensionamento equilibra- do euso correto derecursés e custos, que devem ser menores em relagao aos beneficios pretendidos. Para se avaliar essa relagao, necessério que os resulta~ dos de um projeto sejam mensuraveis ¢ que o valor medido seja convertido num valor monetario, o quenem sempre € fi- cil ou possivel, sobretado em projetos da area social. De qualquer forma o esforgo por quantificar o valor financeiro dos resultados obtidos ¢ necessério. Ele deve orientar-se pelo estabelecimento de estimativas realisticas que levem em consideragdo 0 valor objetivo da condigao subjetiva. Por exem- 126 plo, o desenvolvimento de uma habilidade pods ter seu valor estimado mediante a avaliagio do retorno de sua aplicario em um dado periodo de tempo. Outra dificuldade em tal tipo de avaliagio reside no fato de que resultados nem sempre ocorrem imediatamente aps ‘0 término de um projeto ou, a0 ocorrerem, podem niio se manter por muito tempo. E possivel também obter um deter- min: favordvel em curto prazo que, em médio € . longo prazos, se transforma em desfavorivel. Em conse- quéncia, 20 se realizar uma avaliago logo apis otérmino do projeto pode-se ter uma falsa visio dos seus resultados. Tanto as agdes quanto as omissées tém seus Custos, s¢- jam diretos, sejam indiretos. Tempo, energia ¢ atengdo de pessoas, como bens materiais ¢ fisicas disponiveis na orga nizagio, custam dinbeiro, cujo desembolso seja efetuado mes ‘mosemarealizacio do projeto, Oseucusto deveri serconsi- derado na sua elaboragdo, a fim de que se possa conhecer 0 seu montante, Sem essas informagbes no se pode ter una comreta estimativa da relago custo-beneficio. ‘Nada é feito sem custo ¢ as coisas de menor custo podem chegar a representar um montante muito grande, que no é + samuifas vezes levado em consideragio, quando consideradas em sua unidade, dada a relativa insignificancia do seu custo. Por outro lado, muitas vezes também os custos indiretos no sio levados em consideragdo e podem ser mais elevados que 0s diretos, Contudo, a consciéncia de custos e sua previsdoe projecdio sao fundamentais, a fim de se jdentificar a relagao ‘custo-beneficio em qualquer ago organizacional. * Pelo enfoqu rragdo cfentifica,tradietonalmen- te ectabeleceu-se que para obter novos © maiores resultados (cufputs) deve-seteraentrada de noyos recursos (pus ar | 427. Digitalizado com CamScanner