INSTITUTO DE EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL

Serviço de Formação Profissional de Lisboa

UFCD CLC 5 | Cultura, Comunicação e Media

O USO DO E-MAIL

Nos dias de hoje, a necessidade de escrever um e-mail formal pode ocorrer inúmeras vezes,
quer seja para a procura de uma nova oportunidade de trabalho, pedir informações e responder a
entidades oficiais, ou mesmo responder a questões do dia a dia. São muitos os motivos para enviar
um e-mail formal.

PASSO 1: TER UM ENDEREÇO ADEQUADO

Ao criar um e-mail formal, deve evitar-se usar endereços de que sejam formados por apelidos de
infância, nomes de super-heróis ou personagens famosos. Por exemplo: zezinho@internet.com,
batmandasilva@internet.com ou brancadeneve123@internet.com.

Na criação de um endereço de e-mail, deve seguir-se a convenção adotada pela maioria das
empresas, onde o primeiro e último nome são utilizados. Estes podem ser separados por ponto,
hífen ou underscore. Na utilização de um serviço gratuito, pode ser que alguém já tenha
reservado o endereço desejado. Neste caso, deve procurar-se acrescentar números para
diferenciar.

A foto escolhida para o perfil da sua conta de e-mail deve ter determinadas características. Não
devem ser usadas fotos muito informais, em momentos de descontração, diversão e intimidade.

PASSO 2: SER OBJETIVO NO ASSUNTO DO E-MAIL

Deve-se ter muita atenção na hora de definir o assunto. Ele deve garantir que a mensagem seja
identificada corretamente, ao mesmo tempo em que evita que ela caia na caixa de spam.

No caso de envio de currículos para vagas, deve-se sempre a palavra “Currículo” ou “CV” antes do
seu nome. Situações como “Leia isto, por favor” ou “Oi, tudo bem?” devem ser evitadas.

Em certos casos, pode existir a obrigatoriedade de incluir alguma informação no assunto. Algumas
vagas de emprego publicadas exigem que o candidato insira o código de referência para facilitar a
identificação. No caso dos formandos, devem sempre indicar a ação de formação.

Títulos genéricos devem ser evitados. Imagine trabalha no departamento de recursos humanos e
pretende mandar um e-mail para a sua superior, sobre um problema com as horas extras da
funcionária Maria. Não coloque no assunto apenas “Horas extras” ou “Maria”. Seja específico, use
o título “Erro nas horas extras de Maria”. Desta forma, você ajuda a manter organizadas as
mensagens para referência futura.
PASSO 3: CRIAR A MENSAGEM

Introdução
Deve-se ser amistoso. No caso de saber o nome da pessoa para qual o e-mail se destina, deve-se
usar termos ou expressões como “Prezado João da Silva”, “Prezada Maria da Silva”, “Caro João da
Silva” ou “Cara Maria da Silva”.

Para casos onde a formalidade exigida for mais alta, use “Exmo. João da Silva” ou “Exma. Maria da
Silva”, abreviações dos termos “Excelentíssimo” e “Excelentíssima”. Deve-se utilizar sempre o
nome e o apelido da pessoa.

Mensagem
A popularidade das redes sociais e dos aplicativos de comunicação para dispositivos móveis criou
a urgência das mensagens serem abreviadas. Mas em um e-mail formal, abreviaturas como “vc”
ou “tb” devem ser evitadas.

O uso de emoticons é terminantemente proibido ao redigir um e-mail formal. Eles servem para
indicar um estado emocional, portanto inadequado para mensagens formais.

Também deve-se evitar o uso de palavras em maiúsculas. Segundo as convenções estabelecidas,

as palavras quando estão em caixa alta são interpretadas como se o remetente estivesse gritando.

Deve-se usar sempre um corretor ortográfico ao compor a mensagem. Nos casos em que o
webmail não forneça um corretor ortográfico, deve-se um editor de textos como Word ou
LibreOffice Writer para redigir a mensagem. Depois, copiar e colar o conteúdo quando terminado.

Em e-mails formais, não devem ser feitas perguntas no texto que podem ter sido respondidas em
algum lugar. Antes de redigir a mensagem, deve-se consultar a área de perguntas e respostas da
empresa-alvo, por exemplo.

Devemos ser concisos no mail, dizer o que quer em poucas palavras. A pessoa que recebe as
mensagens irá agradecer. Imagine sempre que o destinatário deve lidar com um grande volume
de mensagens.

O conteúdo do mail deve ser redigido em poucos parágrafos e com espaço entre cada um deles.
Isso aumenta a legibilidade do texto.

Caso sejam enviados arquivos em anexo, deve-se mencionar isso na mensagem. O remetente
deverá explicar também qual é a sua intenção com o envio do arquivo. Deve-se evitar enviar
arquivos anexados sem dizer uma palavra no texto a respeito dos mesmos.

Preferencialmente, os anexos devem ser enviados em formato PDF. Arquivos editáveis, como o
Word, devem ser evitados, a não ser que seja necessária a revisão do documento por outras
pessoas.
Encerramento
Para encerrar a mensagem, procure usar uma das opções listadas abaixo:

Atenciosamente
Grato / Grata
Cordialmente
Aguardo seu feedback
Grato pela atenção
Cordiais cumprimentos
Fico a disposição para maiores esclarecimentos

No final, assine com o seu nome completo e informe algum telefone de contato, conforme o caso.

Exemplo de um email formal solicitando confirmação

Assunto: Confirmação de candidatura para Assistente de Tesouraria - João da Silva

Cara Maria Souza

Na semana passada enviei a minha candidatura para a vaga de Assistente de Tesouraria, publicada
no site oficial da empresa. Gostaria de confirmar o recebimento da minha candidatura.

Aguardo seu feedback.

João da Silva
Celular: 99999-1234

Passo 4: anexar os arquivos necessários

Quando a mensagem precisa de arquivos anexados, procure dar nomes adequados, que ajudem
ao receptor da mensagem identificá-los claramente.