Disciplina

Docente

Microinformtica
Mdulo

Marcos Danilo Chiodi Martins

Data

1.1

29.07.2009

LEITURA 2 da Aula 3
Este artigo foi retirado do portal Microsoft Portal para Empresas disponvel em : http://www.microsoft.com/business/smb/pt-br/themes/bottomline/streamlineaccounting.mspx no dia 29.07.2009

Como o excel pode otimizar as tarefas de contabilidade

Novos recursos de planilha melhoram a eficincia
Orientao para empresrios/gerentes
As prticas de contabilidade comercial tiveram um grande avano graas tecnologia. Assim como as planilhas, a potente ferramenta de controle financeiro e anlise da era moderna. Quer voc use planilhas na sua empresa para controlar despesas, fluxo de caixa e estoque, para projetar as exigncias de capital e impostos, quer para analisar opes de compra e venda, os recursos do Microsoft Office Excel 2003 podem economizar seu tempo. E como qualquer um envolvido na contabilidade de pequenas empresas sabe muito bem tempo realmente dinheiro.

DICA: Ao usar o Excel voc pode personalizar as opes de preenchimento de srie para preencher as clulas adjacentes repetidamente. Clique em Opes no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Listas Personalizadas.
fazem parte do processo.

Compartilhando e comparando documentos Em muitos casos, as informaes financeiras registradas nas planilhas so usadas por vrias pessoas. O funcionrio de vendas faz um relatrio de suas despesas para o gerente. O gerente encaminha a planilha ao contador, que por sua vez pode precisar da aprovao do dono da empresa. O Excel 2003 apresenta vrios recursos que melhoram o compartilhamento e a comparao de pastas de trabalho: Documentos inteligentes estendem a funcionalidade de uma pasta de trabalho atravs de uma resposta dinmica ao contedo das suas aes. Os formulrios e modelos funcionam particularmente bem como documentos inteligentes. Assim como as pastas de trabalho que

Digamos que a sua empresa utilize um processo para preencher os relatrios de despesas anuais com funcionrios com base em um modelo do Excel. Ao transformar esse modelo em um documento inteligente, ele pode conectar-se a um banco de dados que preenche automaticamente algumas das informaes necessrias. Ao terminar, basta clicar em um boto para encaminh-lo automaticamente ao encarregado da prxima etapa do processo. Com os documentos inteligentes voc economiza tempo ao reutilizar o contedo existente. Por exemplo, a pessoa encarregada pelo faturamento pode utilizar uma cpia padro existente ao preparar as demonstraes mensais. Os documentos inteligentes tambm podem interagir com outros aplicativos do Microsoft Office. Voc pode us-los para enviar mensagens de email atravs do Microsoft Outlook sem que seja preciso sair da pasta de trabalho em que est trabalhando e sem que seja necessrio iniciar o Outlook. Os espaos de trabalho de documentos simplificam o processo de criao, edio e reviso de documento com outras pessoas de sua equipe em tempo real. Os espaos de trabalho de documentos ocupam um site do Microsoft Windows Sharepoint Services dedicado a um ou mais documentos. Geralmente, um espao de trabalho de documento criado quando voc envia um email com um anexo compartilhado; como remetente voc se torna o administrador do espao de trabalho de documento e os seus destinatrios tornam-se membros com permisso para fazer contribuies ao site. Alm de permitir que as pessoas colaborem entre si de modo mais eficiente, os espaos de trabalho de documentos tambm possuem recursos de atualizao automtica que auxiliam o controle de verso. Alm das pastas de trabalho do Excel, os espaos de trabalho de documentos podem ser criados para documentos do Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 e do Microsoft Office Visio 2003. A comparao lado a lado facilita a complicada tarefa de visualizar em uma nica pasta de trabalho as alteraes feitas por vrios usurios ou talvez em perodos contbeis diferentes. Quando voc usa o comando de comparar lado a lado no menu Janela, voc pode ver facilmente as diferenas entre duas pastas de trabalho, sem precisar mescl-las em uma nica pasta de trabalho ou trocar de guia continuamente entre elas.

Usando atalhos Aqui esto mais algumas dicas rpidas que podem ajudar a otimizar as tarefas contbeis: O AutoFiltro um recurso do Excel que facilita o gerenciamento de planilhas grandes. Suponha que voc possua 2.000 clientes em uma pasta de trabalho e precisa identificar os que compraram um determinado produto. A filtragem permitir que voc visualize apenas os dados que deseja, ocultando o restante. Ao contrrio da classificao, a filtragem no altera nem reorganiza os dados; uma vez removido o filtro, tudo volta a ter a mesma aparncia de antes. A consolidao de dados a partir de vrias fontes em uma nica pasta de trabalho pode ser um pesadelo durante perodos de pagamento de impostos, ao final de um ano fiscal ou em outra data importante para a contabilidade. Redigitar ou copiar e colar vrias colunas de dados a partir de vrias fontes pode ser uma tarefa demorada. O recurso de importao do Excel torna essa tarefa muito mais fcil, alm de atualizar automaticamente seus dados quando o banco de dados fonte atualizado. A localizao de discrepncias entre longas listas de dados pode tomar muito tempo caso voc precise analisar linha por linha. Mas com o Excel voc pode identificar as inconsistncias automaticamente. Com uma configurao um pouco mais avanada por exemplo, escolhendo ou criando um campo em cada lista que seja exclusivo e comparvel voc pode fazer com que o Excel encontre dados que esto em uma lista mas no em outra. Os modelos personalizveis podem ajud-lo a agilizar tarefas rotineiras. Em vez de criar ou comprar formulrios necessrios para controlar suas finanas, voc pode baixar os modelos pr-criados do Excel gratuitamente e personaliz-los conforme necessrio para atender s suas necessidades especficas. Voc pode acessar esses modelos no site do Office Online (em ingls), mas segue uma lista com alguns exemplos do que est disponvel:

Calculadora de anlise de valor (em ingls) Fatura com clculo de imposto (em ingls)

Quando voc est administrando uma empresa, economizar tempo com os pequenos detalhes deixa mais tempo para as coisas mais importantes. Alm disso, voc sempre pode encontrar a informao que precisa em uma planilha.