São Gonçalo, 18 de setembro de 2023.

Curso: Qualificação: Assistente Administrativo turma U364- manhã

U.C. Organização e controle de documentos
Alunas: Geovanna Prado e Talucha Loureiro

Conteúdos
( pesquisar e selecionar os pontos de maior relevância e inserir as fontes
pesquisadas)
A) Técnicas de arquivamento.
B) Organogramas - Fluxogramas e cronogramas;
C) Expedição de documentos.

Técnicas de arquivamento.

Conheça algumas técnicas de arquivamento de

documentos eficientes para utilizar
Explicamos aqui algumas das técnicas de arquivamento que
você deve aplicar na organização de documentos arquivados da
sua empresa, com o objetivo de viabilizar a consulta e o
gerenciamento das informações. Acompanhe!

1. Arquivamento por assunto

Uma das técnicas mais empregadas na gestão de documentos é

o arquivamento por assunto. Como o próprio nome já adianta,
tal método consiste em realizar o arquivamento dos
documentos de acordo com o assunto abordado neles. Isso
permite agrupar documentos que tratem de tópicos correlatos e
possibilita encontrar informações completas sobre determinada
matéria de maneira simples e direta, sendo especialmente
interessante para empresas que lidam com um grande volume
de documentos de um mesmo tema.

2. Método alfabético

Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de

documentos é o método alfabético, que se resume a organizar
os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética
deles, assim promovendo uma consulta mais intuitiva e
eficiente .Como a própria denominação já indica, nesse
esquema o elemento principal considerado é o nome. Estamos
falando de um jeito muito usado nas empresas por apresentar a
vantagem de ser rápido e simples. No entanto, quando se
armazena um número muito grande de informações, é comum
que existam alguns erros. Isso acontece devido à grande

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variedade de grafia dos nomes e também ao cansaço visual do

funcionário .Para que a localização e o armazenamento
dos documentos se tornem mais rápidos, é possível combinar tal
método com a escolha de cores. Dessa forma, fica mais simples
encontrar a letra procurada. Esse método é conhecido como
Variadex e utiliza as cores como elementos auxiliares, com o
objetivo de facilitar a localização e a recuperação dos
documentos. Vale lembrar que essa é somente uma variação do
método alfabético. É possível, ainda, combinar tal técnica ao de
arquivamento por assunto, usando a ordem alfabética para
subdividir a organização.

3. Método numérico

O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima

escolha para empresas que lidam com um grande volume de
documentos. Ele consiste em determinar um número sequencial
para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com
um índice numérico previamente determinado. Como o próprio
nome sugere, esse método é aquele aplicado quando os
documentos são ordenados por números. É possível escolher
três formas distintas ao empregá-lo: numérico simples,
cronológico ou dígito-terminal.

 Método numérico simples documentos financeiros, as

fotos e outros arquivos em
Essa forma é usada quando o que a data é o elemento
jeito de organizar é feito pelo essencial para buscar a
número da pasta ou do informação.
documento. É muito aplicado
na organização de  Método numérico dígito-
prontuários médicos, terminal
filmes, processos e pastas de
funcionários. A partir do momento em que
se faz uso de números
 Método numérico maiores, com diversos
cronológico dígitos, o método simples
não é satisfatório. Isso
Um método empregado para ocorre porque ele acaba se
fazer a organização dos tornando trabalhoso e lento.
documentos por data. É Por isso, nesse caso, o mais
bastante aplicado para indicado é efetuar o método
dispor corretamente os

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dígito-terminal. Nele, a algarismos anteriores. Isso

ordenação é realizada com acaba tornando o
base nos dois últimos arquivamento mais ágil e
dígitos. Quando esses são eficiente.
idênticos, a ordenação é
dada a partir dos dois

4. Método eletrônico
O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de
forma eletrônica, efetivando sua digitalização — o que favorece
não só a organização deles de diversas maneiras diferentes e
de acordo com o método que mais se encaixa nas preferências
e nas necessidades da empresa, mas também a gestão online e
até mesmo remota.

5. Método geográfico

Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua

organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os
documentos a partir de seu local de origem. No entanto, de acordo com a
literatura arquivística, duas normas precisam ser empregadas para que o
método geográfico seja concretizado de modo adequado.

 Norma do método normalmente, as mais

geográfico 1 procuradas, tendo uma
quantidade maior de
Se os documentos forem documentos.
organizados por país ou por
estado, eles precisam ser  Norma do método
ordenados alfabeticamente. geográfico 2
Assim, fica mais fácil
localizá-los depois. Isso vale Ao realizar um arquivamento
também para as cidades de por cidades, quando não
um mesmo país ou estado: existe separação por estado,
sempre postas em ordem não há a exigência de que as
alfabética.
capitais fiquem no início. A
Nesse caso, as capitais têm ordem vai ser simplesmente
de aparecer no início da alfabética. Entretanto, ao
lista, uma vez que elas são, final de cada cidade, o

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estado a que ela corresponde deve aparecer na

identificação.

https://www.eboxdigital.com.br/

Organogramas - Fluxogramas e cronogramas;

Qual A Diferença Entre Cronograma Organograma E

Fluxograma?
Fluxograma: Representação gráfica da sequência de atividades de um
processo. Além da sequência das atividades, o fluxograma mostra o que é
realizado em cada etapa, os materiais ou serviços que entram e saem do
processo, as decisões que devem ser tomadas e as pessoas envolvidas
(cadeia cliente/ fornecedor). O fluxograma torna mais fácil a análise de um
processo, através da identificação:

● das entradas e de seus fornecedores;

● das saídas e de seus clientes;

● de pontos críticos do processo.

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http://www.professor.ufop.br/

Orgonograma: O organograma é um gráfico que representa hierarquicamente

as partes de uma organização que pode ser um órgão, uma associação ou
uma empresa. Essa imagem nos oferece uma visão mais geral da interligação
entre as partes de uma corporação.

7 tipos de organograma de uma empresa

 Organograma vertical  Organograma funcional

 Organograma horizontal  Organograma em barras

 Organograma circular  Organograma em barras

 Organograma linear

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https://www.todamateria.com.br/

Cronograma: O cronograma é sobre os prazos e datas de entrega.

Um cronograma é útil em diversos
uma ferramenta que serve para
contextos: tanto para uma família
organizar as atividades, os recursos
organizar suas atividades diárias,
e os prazos de um projeto em um
quanto para um mestre de obras
único diagrama visual. Ou seja, é
que precisa entregar uma edificação
um instrumento de organização e
dentro de um tempo pré-
planejamento. Ele pode ser feito no
determinado. Ou seja, o
papel, em uma planilha ou até em
cronograma é uma ferramenta para
softwares especializados, podendo
uso pessoal, profissional e
ser representado graficamente ou
organizacional. E, por fim, um outro
não, o importante é que todos os
aspecto muito importante sobre o
envolvidos tenham uma visão clara

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que é cronograma é o tempo, que entregas sejam feitas dentro do

deve ser sequenciado para que as prazo estimado.

Tipos de cronograma

 Gráfico de Gantt  Diagrama de rede

 Cronograma de Marcos

https://artia.com/

Expedição de documentos
Como funciona a expedição de exploradoras, destinadas ao
documentos? reconhecimento e mapeamento do
território; expedições guarda-costas,
Expedição de documentos é um destinadas a proteger as referidas
serviço prestado pela Coordenação terras de possíveis investidas de
de Protocolo (COP) do Arquivo exploradores de outras
Central, por meio do contrato da nacionalidades.
UnB junto aos Correios. Esse
serviço consiste no envio
dos documentos oficiais da UnB
destinados a outros órgãos
públicos, pessoas físicas e/ou
jurídicas em âmbito nacional ou
internacional. Essas expedições
são, geralmente, classificadas em
duas categorias: expedições
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https://todasasrespostas.com/

Geovanna
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