Programa Aprendizagem ao Longo da Vida (PROALV)

Programa Sectorial ERASMUS

Normas para a Gesto das Subvenes ERASMUS 2009/2010 Mobilidade

Lisboa, Agosto de 2009

ndice
Nota Introdutria ...................................................................................................................................................................................... 4
Erasmus in PT Novo em 2009/2010 ................................................................................................................................................................ 4 Calendrio Erasmus ........................................................................................................................................................................................ 5

Parte I - Gesto das Aces

1. Actividades Elegveis no mbito da EUC................................................................................................................................................ 6 1.1 Aces que podem ser financiadas .................................................................................................................................................. 6 2. Capacidade Financeira das Entidades ................................................................................................................................................. 6 2.1. Resultados da anlise da Capacidade Financeira ....................................................................................................................... 7 3. Contrato Financeiro e Anexos .................................................................................................................................................................. 7 3.1. Contrato Financeiro.............................................................................................................................................................................. 7 3.2. Perodo de vigncia e perodo de elegibilidade contratual....................................................................................................... 8 3.3. Anexos ao Contrato Financeiro das Instituies de Ensino Superior ........................................................................................... 8 3.4. Anexos ao Contrato Financeiro para os Consrcios ...................................................................................................................... 9 3.3.A & 3.4.A Relatrio Final dos Beneficirios - Novo em 2009/2010 .............................................................................................. 9 3.5. Recuperao por compensao (Offsetting) ................................................................................................................................ 9 3.5.1. Recuperao de pequenos montantes ................................................................................................................................ 9 3.6. Redistribuio ........................................................................................................................................................................................ 9 3.6.1. Redistribuio e Pr-Relatrio Financeiro Final ................................................................................................................... 10 4. Controlos aos beneficirios - Novo em 2009/2010 .............................................................................................................................. 10 4.1. Orientaes de Seleco dos Beneficirios.................................................................................................................................. 10 4.1.1. Controlos Primrios .................................................................................................................................................................... 10 4.1.1.1. Controlo Sistmico ....................................................................................................................................................... 10 4.1.1.2. Desk-Check e On-the-spot-check - Novo em 2009/2010..................................................................................... 11 4.1.1.2.1. Desk checks de material de suporte - Novo em 2009/2010 ................................................................. 12 4.1.1.2.2. On the spot checks (verificao no local) - Novo em 2009/2010 ...................................................... 12 4.2. Requisitos Formais ............................................................................................................................................................................... 12 4.3. Avaliao de Relatrio Finais ........................................................................................................................................................... 12

Parte II - Mobilidade e Organizao da Mobilidade (OM)

1. Candidatura Mobilidade e Organizao da Mobilidade ............................................................................................................ 13 2. Candidatura Mobilidade de Estgios Profissionais atravs de Consrcios ................................................................................ 13 3. Acordos Interinstitucionais ....................................................................................................................................................................... 14 3.1. Mobilidade entre Instituies de Ensino Superior ......................................................................................................................... 12 3.2. Mobilidade entre Instituies de Ensino Superior e Empresas .................................................................................................... 12 4. Regras Financeiras para a Organizao da Mobilidade ................................................................................................................. 12 4.1. Actividades elegveis no mbito da OM e da OMP .................................................................................................................... 12 4.2. Organizao da Mobilidade e Seguros ......................................................................................................................................... 12 4.3 Organizao da Mobilidade e Visitas Preparatrias .................................................................................................................... 13 4.4. Princpios de execuo da OM e OMP.......................................................................................................................................... 13 4.5. Clculo Final da OM e OMP regra dos 10% ............................................................................................................................... 13 5. Financiamento adicional s bolsas de mobilidade .......................................................................................................................... 16 5.1. Bolsas Suplementares Erasmus para pessoas com necessidades especiais: Estudantes, Docentes e Pessoal (DIS/SEVD)16 5.2.1. Especificidades da Bolsa Suplementar Erasmus DIS/SEVD ............................................................................................... 16 6. Certificado de Estgio Profissional - Consrcios ................................................................................................................................. 16 7. Transferncia de verbas entre actividades de mobilidade ............................................................................................................. 17 2

Parte III - Mobilidade ERASMUS

1. Seleco de beneficirios individuais .................................................................................................................................................. 18 2. Regras Financeiras .................................................................................................................................................................................... 19 2.1. Mobilidade de Estudantes ................................................................................................................................................................ 19 2.1.1.Tabelas de Bolsas (SMS e/ou SMP) - Novo em 2009/2010 ................................................................................................... 19 2.1.2. Bolsa Mnima Erasmus - Novo em 2009/2010........................................................................................................................ 19 2.1.3. Estudantes bolsa zero............................................................................................................................................................ 20 2.1.4. Devoluo da Bolsa de Mobilidade Erasmus ...................................................................................................................... 20 2.2. Mobilidade de Docentes Misses de Ensino e Mobilidade de Pessoal Formao ............................................................... 20 2.2.1. Observncia dos Valores Reais de Viagem - Novo em 2009/2010 ................................................................................. 20 2.3. Cumprimento das regras financeiras .............................................................................................................................................. 21 2.4. Outros financiamentos ....................................................................................................................................................................... 21 3. Mobilidade de Estudantes (SMS e SMP) ............................................................................................................................................... 21 3.1. Critrios de elegibilidade do Estudante Erasmus.......................................................................................................................... 21 3.1.1 Entidade de Origem .................................................................................................................................................................. 21 3.1.2 Estudantes inelegveis ................................................................................................................................................................ 22 3.1.3. Acordos Interinstitucionais entre Entidades elegveis ......................................................................................................... 22 3.1.4. Reconhecimento Acadmico ................................................................................................................................................ 22 3.1.5. Propinas e outros encargos ..................................................................................................................................................... 22 3.1.6. Empresas elegveis para Estgios Profissionais ................................................................................................................. 22 3.1.7. Durao da Mobilidade de Estudantes Novo 2009/2010 .............................................................................................. 23 3.1.8. Perodos de Mobilidades Combinados e com Mltiplos destinos ................................................................................... 23 3.1.9. Programa de Estudos, Programa de Estgio Profissional e Reconhecimento .............................................................. 23 3.1.10. Compromisso de Qualidade para Estgios Profissionais ................................................................................................. 24 3.1.11. Actividades dos Estudantes no pas de acolhimento ...................................................................................................... 24 3.1.12. Mobilidade para o Pas de Origem ..................................................................................................................................... 24 3.1.13. Prolongamento do Perodo de Mobilidade Erasmus ....................................................................................................... 25 3.1.14. Mltiplos perodos de mobilidade Erasmus ........................................................................................................................ 25 3.1.15. Segunda Mobilidade Erasmus .............................................................................................................................................. 25 3.1.16. Perodo combinado de estudos e estgio profissional ................................................................................................... 25 3.1.17. Carta de Estudante Erasmus ................................................................................................................................................. 26 3.2. Contrato de Estudante (SMS e SMP) ............................................................................................................................................... 26 3.3. Atribuio da bolsa pela Entidade Beneficiria .......................................................................................................................... 26 3.4. Relatrios Finais de Estudantes e Fim do perodo contratual .................................................................................................... 26 3.5. Cursos Intensivos de Lnguas Erasmus (EILC) .................................................................................................................................. 27 3.5.1. Financiamento adicional Bolsa de Mobilidade dos Estudantes Erasmus ................................................................... 27 3.5.2. Iseno de taxas EILC para estudantes Erasmus ................................................................................................................ 27 3.5.3. Durao do EILC ....................................................................................................................................................................... 27 4. Mobilidade de Docentes para Misses de Ensino (STA) e de Pessoal para Formao (STT) ..................................................... 27 4.1. Critrios aplicveis aos Docentes e ao Pessoal NOVO 2009/2010 ......................................................................................... 27 4.1.1. Instituies elegveis e acordos interinstitucionais entre IES .............................................................................................. 27 4.1.2. Programa de Misses de Ensino (STA) / Programa de Trabalho (STT) .............................................................................. 28 4.1.3. Durao da mobilidade .......................................................................................................................................................... 28 4.1.4. Processo contratual .................................................................................................................................................................. 28 4.1.4.1 Relatrios Finais de Docentes e de Pessoal ............................................................................................................ 28 4.1.5. Prolongamento do perodo de mobilidade ........................................................................................................................ 29 4.1.6. Regras adicionais para as mobilidades Misso de Ensino/Pessoal para Formao ................................................... 29 4.1.6.1. Prioridade para a 1 vez de mobilidade ................................................................................................................. 29 4.1.6.2. Bolsa Zero ................................................................................................................................................................... 29 4.1.7. Custos de mobilidade .............................................................................................................................................................. 29 4.1.8. Atribuio de Bolsas ................................................................................................................................................................. 29 4.1.9. Outros financiamentos ............................................................................................................................................................. 29 Glossrio de Terminologias ERASMUS ........................................................................................................................................................ 30 Fontes de Informao .................................................................................................................................................................................. 31

Nota Introdutria
O presente documento estabelece as normas e os procedimentos aplicveis para o ano acadmico de 2009/2010, na gesto dos fundos comunitrios das actividades de Mobilidade descentralizadas na Agncia Nacional (AN), enquadradas na Carta Universitria ERASMUS EUC (normal e/ou alargada). As normas apresentadas baseiam-se no Guide For National Agencies Implementing the LifeLong Learning Programme, publicado pela Direco-Geral para a Educao e Cultura da Comisso Europeia, e so consideradas vinculativas pelo Contrato financeiro celebrado entre a Comisso Europeia / Direco-Geral para a Educao e Cultura e a Agncia Nacional para a Gesto do Programa de Aprendizagem ao Longo da Vida. Estas normas aplicam-se a todas as entidades Beneficirias (IES/Consrcios) directa ou indirectamente envolvidas no planeamento, organizao, implementao e desenvolvimento das actividades do programa sectorial Erasmus. As normas, e os restantes documentos que as complementam, fazem parte integrante do Contrato Financeiro celebrado entre a AN e as entidades beneficirias (IES/Consrcios). No site da AN encontra-se disponvel a seguinte documentao complementar a estas normas: Guia 2009; Convite Geral Apresentao de Candidaturas 2009; Convite Nacional 2009 Estudantes e Docentes Portadores de Deficincia: Critrios e Formulrio de Candidatura para Bolsas Suplementares Erasmus DIS & SEVD (BSE DIS & SEVD);

Erasmus in PT

Novo em 2009/2010

A Agncia Nacional PROALV, visando cumprir com o disposto na medida 86 do SIMPLEX 2008 (Cidados: Disponibilizao on-line de informao integral sobre Erasmus em Portugal), desenvolveu um novo stio da Internet, denominado Erasmus in Portugal: http://proalv.pt/erasmusInPt Esta iniciativa tem o propsito de agregar e disponibilizar toda a informao necessria a estudantes estrangeiros que pretendam realizar a sua experincia Erasmus no Nosso pas. A actualizao dos contedos desta pgina da responsabilidade de cada IES de acordo com o disposto no Contrato (Artigo X.9). Oportunamente a ANPROALV ir disponibilizar um documento com orientaes prticas sobre o acesso individualizado (introduo e/ou actualizao dos contedos) de cada entidade.

Calendrio Erasmus
ANO ACADMICO

ACTIVIDADE

DATA LIMITE

Candidaturas s Bolsas Suplementares Erasmus BSE-SOC Candidatura s BSE-DIS/SEVD Visitas de Monitorizao s Entidades Sesses de Divulgao Erasmus Reunies de Monitorizao Temtica - Novo em 2009/2010 Ciclo Financeiro de Vida do Projecto de Mobilidade Erasmus (Relatrio Intercalar) 2009/2010 Redistribuio de Verbas I Ciclo Financeiro de Vida do Projecto de Mobilidade Erasmus (Relatrio Pr-Relatrio Final) Redistribuio de Verbas II Alterao ao Valor Mximo de Financiamento Relatrio Final Programas Intensivos Relatrio Final das Actividades de Mobilidade Candidatura Carta Universitria Erasmus EUC Candidatura s Actividades de Mobilidade Erasmus Candidatura organizao de EILC 2010/2011 Candidatura aos Programas Intensivos Comunicao da Subveno das Mobilidades & Projectos Emisso de Contratos das Mobilidades & Projectos Incio do Ano Acadmico
a) b) c)

30/06/2009 31/05/2010 a) b) c) 31/01/2010 28/02/2010 30/04/2010 30/05/2010 30/06/2010 30/09/2010 30/10/2010 30/06/2009 c) c) c) 01/05/2010 15/05/2010 01/06/2010

A actividade ir decorrer ao longo do ano acadmico A actividade ir decorrer ao longo do ano acadmico, sendo as datas definidas pelas entidades seleccionadas. Data a ser comunicada oportunamente

Parte I
Gesto das Aces
1. Actividades Elegveis no mbito da EUC
Compete s entidades a gesto, tanto a nvel tcnico e administrativo como financeiro, das actividades aprovadas no quadro da candidatura apresentada AN a 13 de Maro 2009. O financiamento das mobilidades apenas pode ser atribudo a entidades detentoras de uma Carta Universitria Erasmus (EUC) Standard e quando a mobilidade envolver estudantes para estgios profissionais (SMP), a entidade dever ser detentora de uma EUC Extended. 1.1 Aces que podem ser financiadas Organizao da Mobilidade para a preparao e execuo das seguintes actividades: Organizao da Mobilidade (OM) Mobilidade de Estudantes para Estudos (SMS); Mobilidade de Docentes Misses de ensino (STA); Mobilidade de Docentes e Pessoal para Formao (STT); Financiamento atribudo Mobilidade de Pessoal (STT), de empresa por convite da IES.

Organizao da Mobilidade para Estgios Profissionais (OMP) Mobilidade de Estudantes Estgios Profissionais (SMP);

As actividades aprovadas so objecto de um contrato financeiro, celebrado entre a AN e a entidade beneficiria, que estabelece as responsabilidades e os direitos de gesto administrativa e financeira de ambos os outorgantes. Os anexos ao contrato financeiro so vinculativos e qualquer alterao que possa interferir com o estabelecido, dever ser acordada previamente, por escrito e assinada por ambas as partes. O referido contrato menciona o montante total da subveno comunitria, bem como o nmero de fluxos atribudos para financiamento. Esse montante ser discriminado por actividade: Financiamento atribudo Organizao da Mobilidade (OM); Financiamento atribudo Organizao da Mobilidade para Estgios Profissionais (OMP); Financiamento atribudo Mobilidade de Estudantes para estudos (SMS) - inclui EILC; Financiamento atribudo Mobilidade de Estudantes Estgio Profissionais (SMP). Financiamento atribudo Mobilidade de Docentes (STA). Financiamento atribudo Mobilidade de Docentes e de Pessoal para Formao (STT);

2. Capacidade Financeira das Entidades

De acordo com o previsto na Deciso 1720/2006/CE do Parlamento Europeu e do Conselho que estabelece o Programa Aprendizagem ao Longo da Vida (PROALV), o anexo II, artigo B7, prev que os estabelecimentos de ensino superior que durante os ltimos dois anos tenham recebido mais de 50% dos seus rendimentos anuais de fontes de financiamento pblicas, ou que sejam controlados por organismos pblicos ou seus mandatrios, so considerados pela Comisso Europeia (CE) como possuindo as capacidades financeiras, profissionais e administrativas necessrias, a par

da necessria estabilidade financeira, para realizarem projectos ao abrigo do Programa em causa. Os estabelecimentos de ensino superior que no se enquadrem na categoria acima indicada e aos quais a AN tenha atribudo uma subveno igual ou superior a 25.000,00, sero alvo de anlise da capacidade financeira. Esta anlise tem por objectivo averiguar se os estabelecimentos de ensino superior possuem a capacidade financeira, profissional e administrativa e respectiva estabilidade financeira, para realizarem projectos ao abrigo do PROALV. Para o efeito so analisados a Demonstrao de Resultados e os Balanos referentes execuo da instituio nos ltimos 2 anos.

2.1. Resultados da anlise da Capacidade Financeira

Nos casos em que esta anlise demonstre uma FRACA capacidade financeira, e no sentido de salvaguardar os interesses financeiros da CE, a AN pode decidir aplicar medidas preventivas, tais como: - o beneficirio no deve receber qualquer adiantamento de verba; ou - o adiantamento de verba deve ser limitado ao montante mximo de 25.000,00; ou - o adiantamento de verba pode ser dividido em vrias tranches, em funo da recepo e aprovao de Relatrios Financeiros; ou - a AN far apenas um nico pagamento, aps a recepo e aprovao do Relatrio Final da Instituio.

3. Contrato Financeiro e Anexos

3.1. Contrato Financeiro O contrato financeiro composto pelas Condies Especiais e pelas Condies Gerais. O contrato enviado, pela AN, s entidades beneficirias, juntamente com os anexos que o constituem (via CTT ou via e-mail). Aps recepo do mesmo, as entidades beneficirias devem proceder sua impresso em duplicado. Os dois exemplares do contrato financeiro devem ser assinados, rubricados em todas as pginas e datados pelo representante legal da entidade beneficiria, mencionado na primeira pgina do mesmo, devendo ser enviados com assinatura reconhecida na qualidade e com poderes para o acto. O contrato financeiro deve, igualmente, ser autenticado com carimbo da entidade. Caso no seja o representante legal a assinar o contrato financeiro, deve ser enviado um documento que comprove a autoridade do signatrio para assinar documentos contratuais em nome do beneficirio. No caso de o representante legal ter sido substitudo, deve ser enviado um ofcio ou um documento que o comprove, CE e AN, o qual dever comprovar a autoridade legal do signatrio. O contrato financeiro no pode ser modificado, rasurado ou de alguma forma alterado. Os dois exemplares, devidamente assinados, devem ser devolvidos AN, via correio postal, no prazo de 30 dias consecutivos, a partir da data de envio do contrato financeiro s entidades beneficirias.

3.2. Perodo de vigncia e perodo de elegibilidade contratual Vigncia: O incio e o fim de vigncia ocorrem nas datas identificadas no Artigo II.2 do contrato financeiro, sendo que a entrada em vigor coincide com a data da assinatura da AN e o termo de vigncia ocorre na data da comunicao da AN, da aprovao do Relatrio Final, salvo situaes de incumprimento, resciso ou de modificao antecipadas, esta ltima ocorrida por mtuo acordo estabelecido entre os outorgantes. Perodo de elegibilidade contratual: O incio e o trmino do perodo de elegibilidade contratual ocorrem nas datas identificadas no contrato financeiro. Para o ano acadmico de 2009/2010 o perodo de elegibilidade decorre entre o dia 1 de Junho de 2009 e o dia 30 de Setembro de 2010, pelo que as entidades beneficirias devero realizar todas as actividades Erasmus financiadas durante esse perodo. Todos os compromissos financeiros e pagamentos devero ser, igualmente, efectuados durante o perodo acima mencionado, sob pena de no poderem ser efectuados. 3.3. Anexos ao Contrato Financeiro das Instituies de Ensino Superior Anexo I Formulrio de Candidatura Bolsa da Instituio beneficiria; Anexo II Ciclo Financeiro de Vida do Projecto de Mobilidade Erasmus (Modelo de Relatrio Intercalar, Pr-Final e Final)2 Anexo III Compromissos de Mobilidade da Instituio beneficiria Anexo IV Acordos Interinstitucionais Anexo V - Acordos entre a Instituio beneficiria e os participantes individuais na mobilidade a) Estudante para perodo de estudos: Anexo V.1 Contrato financeiro e anexos, incluindo os seguintes anexos: Anexo V.2 Acordo de Aprendizagem; Anexo V.3 Carta Estudante Erasmus2; Anexo V.4 Relatrio Final para Estudantes; b) Mobilidade de estudante para estgio profissional: Anexo V.5 Contrato financeiro incluindo os seguintes anexos: Anexo V.6 Acordo de Estgio Profissional e o Compromisso de Qualidade; Anexo V.7 Carta de Estudante Erasmus (cf. Anexo V.3); Anexo V.8 Relatrio Final para estudantes; c) Mobilidade de pessoal Docentes para Misso de Docncia: Anexo V.9 - Contrato financeiro para Misso de Ensino (elaborado pela IES, tendo por base os requisitos mnimos do Programa de Misso de Ensino, sujeito aprovao da AN), incluindo os seguintes anexos: Anexo V.10 Programa de Ensino; Anexo V.11 Relatrio Final para pessoal docente (Misso de Docncia) d) Mobilidade de pessoal formao de pessoal: Anexo V.12 Contrato Financeiro para formao de pessoal (elaborado pela IES, tendo por base os requisitos mnimos do Programa de Trabalho, sujeito aprovao da AN), incluindo os seguintes anexos: Anexo V.13 Programa de Trabalho; Anexo V.14 Relatrio Final para pessoal (formao de pessoal); Anexo VI Normas para IES sobre a gesto dos financiamentos de mobilidade Erasmus para o ano lectivo 2009/2010, de acordo com o Contrato Financeiro assinado entre a Comisso Europeia e a Agncia Nacional incluindo os procedimentos para os estudantes Erasmus seguindo o EILC2

A verso electrnica encontra-se publicada no seguinte endereo electrnico: www.proalv.pt. 8

3.4. Anexos ao Contrato Financeiro para os Consrcios Anexo I - Formulrio de candidatura da instituio beneficiria Anexo II - Ciclo Financeiro de Vida do Projecto de Mobilidade Erasmus (Modelo de Relatrio Intercalar, Pr-Final e Final)3 Anexo III - Compromissos de Mobilidade das IES participantes no Consrcio, representadas pela instituio beneficiria Acordos entre as IES participantes no Consrcio representadas pela instituio beneficiria e pelos participantes individuais na mobilidade para estgio profissional2 Anexo IV.1 - Modelo de Contrato Financeiro para Estgios Profissionais e anexos. Anexo IV.2 - Modelo de Contrato Financeiro para Estgio Profissional, anexos e Compromisso de Qualidade de acordo com os requisitos mnimos definidos no Guia das Agncias Nacionais Anexo IV.3 - A Carta de Estudante Erasmus2 Anexo IV.4 - Relatrio final para estudantes. Anexo V - Normas para as IES e Consrcios sobre a Gesto das Subvenes destinadas s mobilidades Erasmus no ano acadmico 2009/2010, de acordo com o Contrato Financeiro assinado entre a Comisso Europeia e a AN2 3.3.A & 3.4.A Relatrio Final dos Beneficirios - Novo em 2009/2010 Os Relatrios Finais dos Beneficirios individuais (SMS, SMP, STA e STT) sero preenchidos e submetidos atravs de uma ferramenta a ser disponibilizada pela AN. Oportunamente, a AN emitir um documento com orientaes prticas sobre o acesso, submisso e funcionamento da referida ferramenta. 3.5. Recuperao por compensao (Offsetting) No caso de a AN ter mais de um contrato com o mesmo beneficirio, esta pode fazer a recuperao de fundos atravs de offseting. Nestes termos o beneficirio ser informado de que o valor a recuperar ser descontado no montante da prxima transferncia a efectuar no mbito do outro contrato, mesmo que este esteja ao abrigo de um subprograma diferente. 3.5.1. Recuperao de pequenos montantes Se o montante devido pelo Beneficirio for igual ou inferior a 50, e caso no exista outro contrato com o beneficirio em causa que permita a AN proceder a cobrana por compensao (offsetting), a AN pode decidir em no proceder recuperao desse montante. 3.6. Redistribuio O exerccio de redistribuio de verbas no utilizadas pelas entidades tomar em considerao o requerido pelas entidades beneficirias em sede de relatrio intercalar (RI). Ser dada prioridade, em sede de redistribuio, aos estudantes (estudos e/ou estgios profissionais) que tenham, estejam ou venham a estar em mobilidade com bolsa zero. A atribuio de verba suplementar est dependente do correcto preenchimento do relatrio intercalar. Assim, no sero contempladas as entidades que: a) Embora tenham solicitado verba adicional, em sede de relatrio intercalar, no assinalem, nos quadros respectivos, o nmero de estudantes sem bolsa. b) As IES que, em sede de relatrio intercalar, no solicitem verba adicional, mas refiram nos quadros respectivos, o nmero de estudantes com necessidade de bolsa.
3

A verso electrnica encontra-se publicada no seguinte endereo electrnico: www.proalv.pt. 9

Tendo por base a anlise do relatrio final 2008/2009 das entidades beneficirias, a AN poder alterar as prioridades mencionadas neste ponto, caso considere necessrio. A redistribuio de verbas no utilizadas ir ocorrer aps a anlise de todos os relatrios intercalares. 3.6.1. Redistribuio e Pr-Relatrio Financeiro Final Aps a anlise dos relatrios intercalares, e caso se justifique, a AN poder solicitar s entidades beneficirias o preenchimento do Pr-Relatrio Financeiro Final. Este, a ocorrer, ter como objectivo uma melhor aplicao das subvenes atribudas mobilidade. Caso se verifique necessria esta opo, todas as entidades sero oportunamente informadas.

4. Controlos aos beneficirios - Novo em 2009/2010

A abordagem de controlo de subveno relativa Mobilidade e Organizao da Mobilidade Erasmus difere dos outros programas sectoriais do PALV. Considerando que as Instituies de Ensino Superior (IES) /Consrcios Erasmus so beneficirios recorrentes encarregues da gesto das bolsas individuais dos beneficirios (SMS, SMP, STA e STT), seguida uma dupla abordagem: As IES e os Consrcios Erasmus de maior dimenso (ver ponto 4.1.1.1) sero submetidos a um systems cheks (controlo sistmico) que caso no sejam detectados problemas de maior tornam possvel reduzir o nmero de desk-checks ou de on-the-spot-checks aps a recepo do Relatrio Final.

Para alm destas, uma amostra de IES e Consrcios Erasmus sero sujeitas ao controlo financeiro desk-check de documentos de apoio/material e ao controlo financeiro on-thespot-check, referente ao relatrio final do contrato mais recentemente encerrado. Tanto o desk check como o on-the-spot-check ocorrem aps o encerramento da aco e nunca durante o decorrer da mesma. Os Programas Intensivos (IP), os Cursos Intensivos de Lnguas Erasmus (EILC) e a Organizao da Mobilidade (OM e OMP) no sero objecto de um processo de amostragem distinta para finalidades de desk check e on-the-spot-check. Caso uma IES seja seleccionada para desk-check e/ou on-the-spot-check, sero efectuados controlos financeiros igualmente aos IPs, EILCs e OM (caso se aplique). Os controlos adicionais visam a verificao dos elementos subjacentes a essas actividades no sentido de determinar os montantes financeiros finais para os IPs, EILCs e OM. Os elementos subjacentes para controlo, no caso das OM, so o nmero de mobilidades iniciais previstas no contrato e o nmero de mobilidades realmente efectuadas, considerando a listagem com o nome dos beneficirios individuais. 4.1. Orientaes de Seleco dos Beneficirios 4.1.1. Controlos Primrios 4.1.1.1. Controlo Sistmico Em consonncia com as orientaes da CE, a seleco para controlo sistmico depende do nmero de acordos individuais de cada IES/Consrcios, dando prioridade s entidades com maior nmero de beneficirios individuais (SMS+SMP+STA+STT). Iniciando no ano 2009, a seleco para o controlo sistmico ser feita tendo por base o valor mximo de financiamento do contrato das actividades de mobilidade de cada entidade, aplicando-se tanto para as IES como para os Consrcios. O princpio bsico o seguinte: o controlo sistmico dever fixar-se nas IES/Consrcios cujo valor mximo de financiamento seja superior a 250.000,00/ ano, no mbito das actividades de mobilidade Erasmus.
10

No incio de cada ano civil (N), a AN dever elaborar uma lista dos top receivers consistindo de IES/Consrcios com acordos de mobilidade Erasmus no ano anterior (N -1) e cujo financiamento exceda o limiar dos 250.000,00. Essa lista ser ordenada de forma decrescente (do que mais recebe para o que menos recebe), sendo que todos os controlos sistmicos devero estar terminados e com relatrio aprovado at 31 de Dezembro do ano da seleco (N). O nmero anual de controlos sistmicos por AN com 40 IES/Consrcios ou mais na lista dos top receivers, no poder ser inferior a 6. Para as AN com menos de 40 IES/Consrcios na lista dos top receivers, o nmero anual de controlos sistmicos de 4. Se num determinado ano o nmero de top receivers na lista for de 4 IES/Consrcios ou inferior, a AN tem que levar a cabo o controlo sistmico para as entidades mencionadas na lista, excepto no caso de outras IES/Consrcios tenham se tornado top receivers posteriormente, mais nenhum controlo sistmico ser requerido. No final do Programa PALV (2007/2013) todos os top receivers devero, em princpio, ter sido sujeitos ao controlo sistmico. Para os Consrcios entre os top receivers, o controlo sistmico obrigatrio. As IES/Consrcios cujo financiamento seja superior a 250.000,00 e que tenham sido objecto de um controlo sistmico com resultados satisfatrios, no sero controladas novamente. As AN podem seleccionar mais IES/Consrcios do que o previsto, de acordo com polticas nacionais. Para os controlos sistmicos, a AN pode utilizar as concluses de controlos, inspeces ou auditorias levadas a cabo por organismos regionais ou nacionais, como parte de exerccios de certificao, desde 01/01/2007. O processo de seleco das entidades de responsabilidade conjunta da AN (de 1% sobre 5%) e da CE (de 4% sobre 5%). As entidades seleccionadas sero conhecidas no final de Setembro de 2009 e os controlos sistmicos realizados at 31 de Dezembro 2009. 4.1.1.2. Desk-Check e On-the-spot-check - Novo em 2009/2010 O tipo e o nmero de controlos primrios a serem realizados pela AN baseiam-se numa anlise de risco. A anlise de risco tem em conta os riscos de erro no mbito de cada aco descentralizada gerida pela AN. Todos os anos, a CE emitir um documento que estabelecer as percentagens e os nmeros mnimos de beneficirios/projectos a serem verificados pela AN, para cada aco descentralizada. Para cada tipo de controlo primrio necessrio para as aces descentralizadas, a AN seleccionar uma amostra da populao beneficiria, em conformidade com as instrues fornecidas pela CE. No sentido de obter uma garantia suficiente de que os relatrios finais reflectem a realidade e a elegibilidade das actividades e das despesas, e que as operaes subjacentes so legais e regulares, a AN pode decidir aumentar o nmero de controlos, tendo em conta os riscos envolvidos no contexto nacional, bem como os resultados dos controlos realizados no passado. Para alm da amostra de beneficirios/projectos acima referidos, a AN pode proceder a controlos de beneficirios/projectos com base em problemas especficos detectados. Todos os anos, a CE ir estabelecer uma taxa de erro mxima tolervel para os controlos primrios. As seguintes situaes podem ocorrer para uma ou para vrias aces descentralizadas: a) A taxa de erro resultante das verificaes levadas a cabo pela AN significativamente mais elevada do que o fixado pela CE: a AN informar imediatamente a CE de tal situao, a fim de chegar a acordo sobre a introduo de medidas apropriadas; b) A taxa de erro consistente e significativamente inferior ao erro tolervel fixado pela CE: a AN pode solicitar CE a reduo das percentagens mnimas e/ou o nmero beneficirios/projectos a serem verificados;
11

4.1.1.2.1. Desk checks de material de suporte - Novo em 2009/2010 Na fase de relatrio final, a AN levar a cabo um desk check do material de suporte de uma amostra de beneficirios/projectos de acordo com as percentagens e nmeros definidos pela CE. Dependendo do tipo de aco e do risco inerente envolvido, um desk check do material de suporte pode ser exigido para todos ou parte dos contratos em causa. No caso do desk check ser apenas exigido a uma parte dos contratos, a AN seleccionar uma amostra aleatria dos relatrios finais, de acordo com as orientaes fornecidas pela CE. A AN solicitar os documentos originais ou as cpias de todos os documentos para o desk check do material de suporte. Aps a anlise dos documentos de apoio, a AN determinar a quantia da subveno final e proceder ao pagamento do saldo final, ao pedido de devoluo de verba, ou ao encerramento do contrato financeiro. Caso considere necessrio, a AN pode decidir realizar mais um desk check ou um on the spot check antes de decidir sobre o montante final da subveno e proceder ao encerramento do contrato financeiro. 4.1.1.2.2. On the spot checks (verificao no local) - Novo em 2009/2010 A AN realizar um nmero de on the spot checks a beneficirios/projectos, de acordo com as percentagens e nmeros definidos pela CE. Existem diferentes tipos de on the spot check: a) No local e durante a execuo de uma determinada actividade financiada; b) Auditoria financeira, aps a recepo do relatrio final; c) Auditoria de sistemas de um beneficirio recorrente. A AN pode combinar: a) Uma verificao no local durante a execuo de uma actividade financiada com uma visita de acompanhamento; b) Uma verificao no local durante a execuo de uma actividade financiada com uma auditoria de sistemas de um beneficirio recorrente; c) Uma auditoria financeira, aps a recepo de um relatrio final, com uma auditoria de sistemas de um beneficirio recorrente. 4.2. Requisitos Formais O contrato financeiro deve especificar os tipos de controlos a que o beneficirio pode estar sujeito e com os quais tem que concordar na sequncia da aceitao do financiamento. A AN manter um registo de todos os controlos realizados s aces descentralizadas e de todos os erros detectados, tendo em vista a sua comunicao CE, em conformidade com os requisitos estabelecidos no Guia para as AN. A AN deve fazer uso de listas normalizadas para todos os tipos de controlos de aces descentralizadas. As listas de controlo devem: a) Fornecer provas dos elementos verificados; b) Descrever anomalias detectadas; c) Conter uma concluso e uma proposta de acompanhamento. 4.3. Avaliao de Relatrio Finais Qualquer beneficirio de uma aco descentralizada est obrigado a apresentar AN um relatrio final, por contrato financeiro.
12

O relatrio final ter por objectivos a avaliao dos resultados da aco financiada, a definio do montante final da subveno comunitria, a emisso de pagamento ou de devoluo de verba, assim como o encerramento administrativo do contrato. A AN verificar a totalidade dos relatrios finais de todas as aces descentralizadas. Os beneficirios de subvenes devem utilizar os formulrios de relatrio final disponibilizados pela AN. O relatrio permitir a recolha de informao sobre contedos, dados estatsticos e financeiros necessrios para o acompanhamento da execuo do programa, para o controlo da utilizao dos fundos da UE e para a avaliao dos resultados do programa, tal como estabelecido pela CE. Logo que a avaliao esteja concluda, a AN notificar o beneficirio, por escrito, dos resultados obtidos em termos de aprovao ou rejeio do relatrio final. A notificao indicar o montante final da subveno comunitria, ou o montante resultante para pagamento final ou o montante em devoluo, bem como as condies para se proceder ao reembolso, quando necessrio. A notificao indicar, igualmente, as possibilidades e as condies de recurso no caso de o beneficirio no concordar com as concluses da AN.

Parte II
Mobilidade e Organizao da Mobilidade (OM)
1. Candidatura Mobilidade e Organizao da Mobilidade
O financiamento para a mobilidade SMS, STA e STT apenas pode ser atribudo a entidades detentoras de uma Carta Universitria Erasmus (EUC) Standard. Quando a mobilidade envolver estudantes para estgios profissionais (SMP), a entidade dever ser detentora de uma EUC Extended. A candidatura a financiamento para as aces SMS, SMP, STA e STT realizada pelas entidades com EUC (Standard e/ou Extended) AN do seu pas. Uma IES elegvel pode candidatar-se a financiamento por duas vias distintas: a) directamente AN, como uma instituio individual (no caso de mobilidades para estudantes para estudos e para estgios profissionais); b) atravs de um consrcio, do qual a instituio faz parte (no caso exclusivo de estudantes para estgios profissionais). As duas possibilidades podem ser usadas simultaneamente, para candidatura a financiamento de estudantes para estgios profissionais, por um departamento ou faculdade. Contudo, a instituio/departamento/faculdade responsvel pela preveno de duplo financiamento de um beneficirio, quando as duas possibilidades so utilizadas no decorrer do mesmo ano acadmico; e igualmente responsvel pela mobilizao de todos os estudantes (rea de estudo) da IES, a que estiver confinado o Consrcio.

2. Candidatura Mobilidade de Estgios Profissionais atravs de Consrcios

O financiamento para SMP s pode ser alocado para consrcios detentores do Certificado de Estgios Profissionais Erasmus, atribudo no seguimento do anterior Convite Apresentao de Candidaturas ou decorrente da actual candidatura mobilidade.
13

Os consrcios devero candidatar-se AN do seu pas fazendo uso do formulrio de candidatura oficial, o qual consiste de duas partes. A primeira parte faz a descrio da estrutura do consrcio, a forma de gesto, a capacidade de organizao e a experincia na mobilidade. Esta parte ser utilizada para a avaliao no sentido de atribuir o Certificado de Estgios Profissionais Erasmus ao consrcio que ainda no o detm. A segunda parte diz respeito ao pedido de financiamento para as mobilidades para o ano acadmico 2009/2010.

3. Acordos Interinstitucionais
3.1. Mobilidade entre Instituies de Ensino Superior Qualquer mobilidade Erasmus entre IES dever sobrevir no mbito de um acordo interinstitucional entre as IES, sendo que cada uma delas dever ser detentora de uma EUC vlida. Os requisitos mnimos para um acordo interinstitucional esto publicados na pgina Web da AN. (www.proalv.pt) A AN, conjuntamente com as IES, assegurar que toda a organizao administrativa para a gesto da mobilidade no mbito dos acordos interinstitucionais realizada de forma transparente e simplificada. Essa organizao dever igualmente assegurar um elevado grau de qualidade nas mobilidades realizadas, bem como promover o incremento em termos quantitativos de participao dos beneficirios. 3.2. Mobilidade entre Instituies de Ensino Superior e Empresas Para a mobilidade SMP, no existe necessidade de acordos interinstitucionais entre a entidade de envio e a de acolhimento, uma vez que estaro legalmente ligadas pelo Contrato de Estgios individual, o qual dever ser assinado pelas trs partes envolvidas.

4. Regras Financeiras para a Organizao da Mobilidade

A verba para esta actividade destina-se a auxiliar as entidades beneficirias nas despesas incorridas com a OM, bem como a promover a criao de mecanismos para a sua implementao e divulgao. Existem duas vertentes da Organizao da Mobilidade: Organizao da Mobilidade (OM); Organizao da Mobilidade para Estgios Profissionais (OMP). 4.1. Actividades elegveis no mbito da OM e da OMP A verba da OM uma contribuio para qualquer tipo de despesas (independentemente da sua natureza, excepto os custos com seguros de estudantes outgoing e com remunerao regular de pessoal da IES afecto gesto financeira e tcnica do Erasmus) incorridas pelas entidades beneficirias, relacionado com as actividades de suporte s mobilidades, tanto incoming como outgoing. Ao fazer uso de verba da OM, a entidade dever observar o princpio de co-financiamento, ou seja, se para efectuar uma determinada actividade os custos inerentes so X, estes sero repartidos pela Instituio (verbas prprias) e pela OM (financiamento comunitrio), de acordo com percentagens que a entidade achar conveniente. 4.2. Organizao da Mobilidade e Seguros Os custos com o seguro devem ser cobertos pelos estudantes atravs da sua bolsa de mobilidade e no atravs da verba OM.
14

A entidade de envio deve verificar se o estudante tem o tipo de seguro correcto para o perodo de mobilidade que vai realizar. Os estudantes devem ser informados atempadamente sobre a situao no pas de acolhimento no que se refere necessidade de seguro. 4.3 Organizao da Mobilidade e Visitas Preparatrias Parte da verba da OM pode ser utilizada para cobrir despesas com "visitas preparatrias" a Instituies de Ensino Superior, no mbito de acordos interinstitucionais j existentes. Por outro lado, a verba atribuda pela aco Visitas Preparatrias, destina-se a apoiar visitas preparatrias a IES entre as quais no existem acordos interinstitucionais. Ambas as IES tm que ser detentoras de uma EUC. 4.4. Princpios de execuo da OM e OMP Em sede de Relatrio Final (RF), o saldo da subveno da OM depende do nmero de mobilidades efectivamente realizadas, tendo como base para o clculo o valor per capita estabelecido pela AN. As mobilidades de pessoal de empresas convidado pela instituio beneficiria so tomadas em considerao no clculo final. Para o ano acadmico de 2009/2010 o valor per capita calculado para estas actividades o apresentado na tabela seguinte: Tabela per capita da OM & OMP para 2009/2010 Indivduos Valor Mximo por Indivduo Gradao Percentual OM OMP 1 a 25 115,00 117,00 100% 26 a 100 93,00 95,00 -19% 101 a 400 66,00 68,00 -29% > 400 a 53,00 54,00 -19%

Escalas 1 2 3 4

4.5. Clculo Final da OM e OMP regra dos 10% Se o nmero total de mobilidades realizadas for inferior ao indicado no contrato financeiro entre a AN e a entidade beneficiria, h lugar a reembolso. Contudo, existe uma margem de tolerncia de 10%, o que significa que, se o nmero de mobilidades implementadas for inferior ao nmero de mobilidades especificadas no contrato, at uma diferena mxima de 10%, a subveno OM no ser reduzida. Caso se verifique um aumento nas mobilidades realizadas face s que foram atribudas inicialmente, nunca haver lugar a um aumento do montante da subveno OM. Se o total de mobilidades efectivas for inferior margem de tolerncia referida, o montante a reembolsar ser calculado com base no valor per capita estabelecido pela AN. Caso exista apenas uma mobilidade realizada, a subveno final ser de 500,00. Se nenhuma mobilidade for realizada, a entidade devolver a totalidade da subveno atribuda. O registo da observncia da regra dos 10% da OM deve obrigatoriamente ser efectuado no respectivo quadro que consta nos relatrios financeiros (intercalares e final) que so parte integrante dos instrumentos de gesto o ciclo financeiro do projecto, criados pela AN.

15

5. Financiamento adicional s bolsas de mobilidade

5.1. Bolsas Suplementares Erasmus para pessoas com necessidades especiais: Estudantes, Docentes e Pessoal (DIS/SEVD) A CE adoptou uma poltica geral dirigida integrao de pessoas portadoras de deficincia em todas as aces e polticas comunitrias, em especial no mbito da educao. Este desenvolvimento poltico foi objecto de uma comunicao da CE datada de 30 Julho de 19964 e de uma Resoluo do Conselho datada de 20 de Dezembro de 19965, relativas igualdade de oportunidades para pessoas portadoras de deficincia. A implementao desta medida na rea da mobilidade do ensino superior envolve a promoo de condies que tornem possvel a participao completa/total de pessoas portadoras de deficincia em programas comunitrios de mobilidade de estudantes e docentes. A Deciso que institui o PROALV refere a necessidade de alargar o acesso s pessoas oriundas de grupos desfavorecidos e de atender de modo activo s necessidades especiais no domnio da aprendizagem das pessoas com deficincia, nomeadamente atravs do aumento do montante das bolsas para reflectir os custos adicionais dos participantes com deficincia. A implementao do PROALV deve contribuir inteiramente para uma maior integrao de pessoas com necessidades especiais, promovendo a sua integrao no campo da educao. 5.2.1. Especificidades da Bolsa Suplementar Erasmus DIS/SEVD As bolsas especficas para pessoas com necessidades especiais (estudantes, docentes e pessoal), podem ser financiadas com subvenes comunitrias atribudas AN pela CE, bem como a partir de fundos adicionais obtidos a nvel local, regional e/ou nacional. A partir de um oramento reservado especificamente para a mobilidade de pessoas portadoras de deficincia, a AN pode atribuir um financiamento suplementar para estudantes, docentes e pessoal. Todos os estudantes, docentes e pessoal, seleccionados pela sua Instituio para a realizao de uma mobilidade Erasmus, para participar num IP ou num curso EILC, que tenham necessidades especiais, podem candidatar-se a uma bolsa suplementar DIS/SEVD. O formulrio de candidatura encontra-se disponvel na pgina electrnica da AN (www.proalv.pt) do qual fazem parte os critrios para a atribuio de uma Bolsa Suplementar Erasmus DIS/SEVD. Estas candidaturas devem ser enviadas AN entre os dias 1 de Junho de 2009 e 31 de Maio de 2010.

6. Certificado de Estgio Profissional - Consrcios

O certificado um bilhete de entrada para os consrcios acederem ao financiamento para Estgios Profissionais Erasmus, por analogia, como a Carta Universitria Erasmus Alargada o , para as IES. Regra geral, o certificado ser atribudo por 3 anos acadmicos. Se a Agncia Nacional avaliar um consrcio constitudo recentemente, o qual no tem experincia passada nem objectivos alcanados, poder decidir atribuir o certificado apenas por 1 ano acadmico.

4 5

COM (96) 406 final OJ C 12/1 of 13 January 1997 16

O certificado poder ser cancelado caso se verifiquem problemas que prejudiquem a qualidade da mobilidade Erasmus. O sistema de certificao permanece aberto. Em cada ano haver uma seleco para os consrcios que ainda no esto certificados. O sistema de avaliao baseado no seguinte: a) na recomendao de dois peritos externos que devero dar especial ateno experincia e aos objectivos atingidos pelo consrcio, bem como ao seu potencial de sustentabilidade; b) na avaliao da AN sobre a experincia e objectivos atingidos pelo consrcio. A AN dever avaliar a experincia e os objectivos atingidos de vrias maneiras; c) Se um consrcio esteve activo durante alguns anos no Programa Leonardo da Vinci (LdV), a AN tem vrios instrumentos para avaliar a sua experincia: relatrios finais de projectos passados, relatrios de estudantes, visitas de monitorizao, entre outros. Se o consrcio tem experincia, mas no do LdV, a AN dever questionar o consrcio para que este possa provar a sua experincia, bem como os objectivos atingidos. d) A certificao ser vlida para trs anos acadmicos: 2009/2010, 2010/2011 e 2011-2011. Para um novo consrcio, que no tem ainda experincia, a AN pode decidir atribuir a certificao por apenas um ano, vlida para o ano acadmico de 2009/2010, ou no atribuir qualquer tipo de certificao.

7. Transferncia de verbas entre actividades de mobilidade

A transferncia de verbas entre actividades permitida e deve ser sempre efectuada com base nos valores iniciais do contrato financeiro e no nos valores de possveis adendas. As transferncias so possveis at ao mximo de 20% sobre o valor da actividade, nos seguintes termos:
PARA Actividades SMS SMP STA STT OM OMP SMS at 20% at 20% at 20% at 20% SMP at 20% at 20% at 20% at 20% STA at 20% at 20% STT at 20% at 20% OM OMP -

No est autorizada a transferncia entre as respectivas actividades se a entidade beneficiria no executar pelo menos UMA mobilidade. Se tal acontecer, poder ser solicitado o reembolso do montante total ou parcial da subveno atribuda s actividades entre as quais ocorre a transferncia.

17

Parte III
Mobilidade ERASMUS
1. Seleco de beneficirios individuais5
So elegveis no mbito do PROALV, programa sectorial Erasmus, os seguintes beneficirios individuais: Estudantes para a mobilidade de estudos e/ou para estgio profissional; Docentes das IES para mobilidade em misses de ensino; Pessoal docente e no docente para formao: Entre IES ou para uma Empresa; Pessoal de uma empresa, convidado pela IES. A entidade beneficiria responsvel pela seleco: De estudantes para um perodo de estudos/estgios profissionais, podendo definir critrios, tais como a realidade socioeconmica do estudante, o desempenho acadmico, o conhecimento da lngua de trabalho no pas de acolhimento, a motivao, entre outros; De pessoal docente entre IES para misso de ensino, mediante a apresentao de um "programa de misso de ensino", acordado pelas IES envolvidas; De pessoal de uma Empresa para a IES, por convite desta, com o objectivo de leccionao, baseando-se num programa de misso de ensino. De pessoal docente e no docente entre IES ou para uma Empresa, mediante a apresentao de um "programa de trabalho", acordado pelas IES de Origem e de Acolhimento ou a Empresa. Deve ser dada particular ateno a potenciais conflitos de interesse, relativamente a candidaturas de pessoal relacionado com a mobilidade Erasmus. Ambas as entidades (de origem e de acolhimento) sero responsveis pela qualidade do perodo de mobilidade. De pessoal de uma Empresa para a IES, por convite desta, com o objectivo de dar formao, baseando-se num programa de trabalho. A mobilidade de pessoal de uma empresa, a convite da IES, efectuada com base num "programa de trabalho" e/ou "programa de misso de ensino" (consoante o objectivo da mobilidade) acordado entre as partes envolvidas. A gesto e atribuio da bolsa so geridas pela IES de Origem. A entidade deve assegurar os seguintes requisitos mnimos: Transparncia, justia, equidade e coerncia do processo de atribuio de bolsas e de mobilidade e respectiva documentao. O processo deve ser tornado pblico, com indicaes claras sobre a elegibilidade, excluso, seleco e critrios de atribuio. Preveno de qualquer conflito de interesse relacionado com pessoas envolvidas no processo de seleco ou no processo individual dos beneficirios; Transparncia do processo de seleco de estudantes, docentes para misso de ensino ou pessoal docente e no docente para formao das entidades beneficirias e respectiva documentao e disponibilizao a todos os intervenientes envolvidos no processo.

5 Repblica da Crocia e a antiga Repblica Jugoslava da Macednia participam no PALV de acordo com a Adenda ao convite apresentao de candidaturas 2009 DG EAC/31/08.

18

A entidade beneficiria deve manter uma lista completa de todos os estudantes, docentes em misso de ensino e pessoal docente e no docente para formao que se candidataram a uma mobilidade Erasmus. O documento deve apresentar o resultado da candidatura, bem como breves comentrios sobre as candidaturas apresentadas. A lista de beneficirios seleccionados dever ser publicada nos meios disponveis. Dependendo do resultado, e se possvel, dever ser elaborada uma lista de reserva a ser utilizada caso se verifiquem desistncias ou a atribuio de verbas adicionais. Qualquer caso de potencial conflito de interesses dever ser devidamente comunicado AN.

2. Regras Financeiras
2.1. Mobilidade de Estudantes As bolsas de mobilidade Erasmus no so bolsas de estudo, so uma contribuio para fazer face s despesas adicionais (de viagem e de subsistncia) incorridas num perodo de estudos ou de estgio profissional no estrangeiro. A atribuio das bolsas individuais feita pela Instituio/entidade de origem, com base nas regras do PROALV e nas orientaes da AN. 2.1.1.Tabelas de Bolsas (SMS e/ou SMP) - Novo em 2009/2010 As Tabelas de Bolsas Erasmus 2009/2010 decorrem da adopo da Tabela da Comisso Europeia, publicada no Guia LLP 2009, Parte I - Disposies Gerais (Tabela 1b, p. 34, www.proalv.pt). Para cada uma das actividades de mobilidade, a AN decidiu adoptar um valor mnimo recomendvel (ou seja, de acordo com a gesto que cada entidade adoptar na atribuio das bolsas, pode dar-se o caso de existirem bolsas abaixo ou acima dos valores apresentados na adopo da tabela a 40%, para SMS, e a 50%, para SMP) e um valor mximo obrigatrio (ou seja, no podem ser atribudas bolsas acima deste valor). Para SMS, o valor mnimo recomendado a adopo da Tabela 1b a 40% e o valor mximo de bolsa obrigatrio a adopo da Tabela referida a 50%. Para SMP, o valor mnimo recomendado a adopo da Tabela 1b a 50% e o valor mximo de bolsa obrigatrio a adopo da Tabela referida a 60%. Estas adopes so efectuadas com o arredondamento s unidades, sem casas decimais. A AN recomenda s entidades que, no processo de atribuio de bolsas de mobilidades Erasmus, os beneficirios que se enquadrem nas tipologias SOC, DIS/SEVD sejam considerados prioritrios. 2.1.2. Bolsa Mnima Erasmus - Novo em 2009/2010 Visando garantir a qualidade financeira da mobilidade dos estudantes com bolsa Erasmus atribuda (estudos ou estgio), e no seguimento das orientaes dadas pela Comisso Europeia, a ANPROALV decidiu estipular uma bolsa mnima Erasmus para 2009/2010. Pretende-se, com esta medida que qualquer estudante em mobilidade (estudos ou estgio) com bolsa Erasmus atribuda, tenha pelo menos um valor financeiro mensal que assegure a execuo da mobilidade com o mnimo de qualidade financeira. Assim, a bolsa mnima Erasmus, para 2009/2010 para as duas tipologias de mobilidade, fixa-se em 200,00/ms. Se a AN verificar o incumprimento desta norma por razes imputveis ao beneficirio, a AN penalizar a entidade, no ano acadmico imediatamente seguinte, reduzindo o financiamento, propor19

cionalmente, de acordo com o nmero de estudantes com bolsa abaixo dos valores mnimos estipulados. 2.1.3. Estudantes bolsa zero A mobilidade Erasmus permite estudantes com bolsa zero, para perodos de estudo e de estgio profissional, ou seja, estudantes que, apesar de no receberem bolsa, preencham todos os requisitos para participar num perodo de mobilidade, tendo os mesmos direitos e obrigaes que qualquer outro estudante Erasmus. 2.1.4. Devoluo da Bolsa de Mobilidade Erasmus Caso o estudante no obtenha qualquer aproveitamento no seu perodo de mobilidade, este ser considerado nulo em termos estatsticos e o estudante dever devolver, na ntegra, o valor da bolsa de mobilidade recebida (cf. o disposto no Contrato de Estudante SMS ou SMP). Em casos de fora maior, devidamente justificados e documentados, colocados por escrito, e devidamente autorizados pela AN, os estudantes podem ficar isentos da devoluo da bolsa. 2.2. Mobilidade de Docentes Misses de Ensino e Mobilidade de Pessoal Formao As bolsas de mobilidade so uma contribuio para fazer face s despesas adicionais (de viagem e de subsistncia) incorridas na realizao de um perodo de misso de ensino e/ou formao de pessoal no estrangeiro. 2.2.1. Observncia dos Valores Reais de Viagem - Novo em 2009/2010 De acordo com o Contrato, a IES compromete-se em observar e a cumprir, no processo de pagamento de bolsas de mobilidade para STA e STT, os valores reais de viagem, at ao mximo definido nas Tabelas de Bolsa para 2009/2010 para STA e STT. No processo de escolha da viagem para o perodo de mobilidade, o beneficirio dever optar, de entre todas as escolhas, pela opo mais econmica. Neste sentido, sugere-se que os beneficirios, para obterem viagens mais baratas, procedam sua reserva e compra com a devida antecedncia. Como regra geral, as viagens devero ser efectuadas de avio. O beneficirio poder fazer uso de comboio ou de viatura prpria como forma de deslocao, mas dever fazer prova que: a) ou a viagem de comboio ou a viagem de viatura prpria ocorre por no existirem viagens de avio para o destino em causa; b) ou a viagem de comboio ou a viagem de viatura prpria mais econmica do que a viagem de avio. No caso do comboio, o valor real da viagem corresponde a um bilhete de 1 classe. No que se refere s deslocaes em viatura prpria, salienta-se, que devem ser sempre situaes excepcionais e nunca a regra. Contudo e sempre que a opo de viagem recaia sobre a viatura prpria dever aplicar-se o seguinte: Clculo inicial do montante da viagem (ex-ante): - sempre que exista um percurso equivalente de comboio, o valor a considerar ser o equivalente a um bilhete de comboio em 1 classe, ida e volta; - quando no existe o equivalente percurso em comboio, poder ser considerado no clculo inicial, o montante de 0,22/km. - o montante inicial da viagem no pode ultrapassar o estipulado na tabela de viagem disponvel no Convite Nacional 2009.
20

Em ambas as situaes devem ser sempre guardados todos os comprovativos de despesa (por exemplo, recibos de combustvel e portagens). Alguns percursos podem no ter portagens, mas os recibos de combustvel devem existir. Clculo final do montante da viagem (ex-post): Aps o regresso do docente/pessoal dever ser apurado o custo real da viagem, utilizando para o efeito os respectivos documentos comprovativos de despesa (recibos de combustvel e de portagens). Se o montante efectivamente gasto pelo docente (ex-post) for superior ao montante pago inicialmente (ex-ante) dever ser feito o acerto de verba e paga a diferena entre os dois montantes em causa, at ao limite mximo de viagem definido na tabela da AN. Se se verificar a situao contrria, um custo inicial superior ao custo real final, o docente dever proceder devoluo da diferena de verba. Para qualquer uma das situaes previstas nas alneas a) e b) precedentes, as IES devero apresentar o caso, por escrito e com a respectiva documentao comprovativa, AN; a AN dispe de 15 dias teis para se pronunciar sobre o caso apresentado. A AN reserva-se o direito, de acordo com as recomendaes da CE, de autorizar somente a viagem mais barata. Toda a documentao que ateste o valor efectivamente pago (real) de viagem deve estar no processo do respectivo beneficirio. Neste sentido, a IES dever assegurar uma organizao e gesto destas mobilidades que melhor responda sua realidade acadmica e, ao mesmo tempo, observe as normas presentes no Anexo VI do Contrato, como no prprio Contrato. O incumprimento da aplicao do valor real da viagem para mobilidades cuja durao igual ou inferior a 12 semanas est previsto no Artigo 5 do Contrato. 2.3. Cumprimento das regras financeiras Se se verificar a existncia de bolsas de mobilidade abaixo do valor mnimo (SMS e SMP) ou acima do valor mximo (SMS, SMP, STA e STT); e/ou se se verificar, igualmente, o incumprimento do valor real da viagem (STA e STT), sem anuncia expressa da AN, a entidade fica obrigada a devolver o total da subveno atribuda e definida no contrato financeiro do ano em curso, sem qualquer prejuzo dos beneficirios directos da mobilidade Erasmus (estudantes, docentes e/ou pessoal). Sobre o cumprimento das regras financeiras, veja-se o mencionado no ponto 2.1.2., Parte III do presente documento, sobre SMS e SMP. 2.4. Outros financiamentos Os beneficirios de uma bolsa nacional (por ex: Servio de Aco Social ou outra) ou de qualquer outro tipo de financiamento local, regional, etc., devero continuar a usufruir, plenamente, dessas ajudas durante o perodo de mobilidade. Este benefcio no dever ser interrompido ou reduzido durante a actividade de mobilidade.

3. Mobilidade de Estudantes (SMS e SMP)

3.1. Critrios de elegibilidade do Estudante Erasmus Os estudantes Erasmus devem ser: a) Nacionais de um estado membro da Unio Europeia ou de outro pas elegvel para participar no PROALV; b) Indivduos oficialmente reconhecidos por Portugal como refugiados, aptridas ou residentes permanentes. Estudantes com residncia temporria em Portugal, no so elegveis para participar no Programa sectorial Erasmus.

21

3.1.1 Entidade de Origem O estudante deve estar inscrito e a frequentar um curso, em qualquer rea de estudos, numa IES Portuguesa, detentora de uma EUC (Standard e/ou Extended), com vista obteno de um diploma ou outra qualificao reconhecida ao nvel do ensino tercirio, desde a licenciatura ao doutoramento, inclusive. 3.1.2 Estudantes inelegveis Para a mobilidade de estudos Erasmus, o estudante deve estar inscrito, pelo menos, no segundo ano de estudos do Ensino Superior. Esta regra aplica-se, exclusivamente, Licenciatura. Para a mobilidade de estgios profissionais Erasmus esta regra no se aplica. 3.1.3. Acordos Interinstitucionais entre Entidades elegveis A mobilidade de estudos Erasmus baseia-se em acordos interinstitucionais celebrados entre entidades detentoras de uma EUC. A condio precedente no se aplica entre a entidade de origem e a entidade de acolhimento quando esta uma Empresa e o objectivo da mobilidade so estgios profissionais. Uma IES pode, em determinados casos, ser a Empresa de Acolhimento para um estgio profissional Erasmus. Neste contexto, o estudante no vai realizar um perodo de estudos, vai adquirir experincia de trabalho. Neste caso, as regras aplicveis so as dos estgios profissionais Erasmus. Assim, no so requeridos acordos interinstitucionais entre Instituies participantes e no requerido que a IES de acolhimento seja detentora de uma EUC. No mbito dos acordos interinstitucionais, pelo menos um dos pases, o de envio ou o de acolhimento, deve ser um dos 27 estados membros da Unio Europeia. Os requisitos mnimos para a elaborao dos acordos interinstitucionais encontram-se disponveis no seguinte endereo: http://www.proalv.pt 3.1.4. Reconhecimento Acadmico A entidade de origem deve reconhecer na ntegra o perodo de estudo e/ou de estgio profissional Erasmus realizados pelo estudante, de preferncia pela utilizao do ECTS. No caso particular de uma mobilidade de estgio profissional Erasmus que no faa parte do currculo do estudante (estgios extra-curriculares), a entidade de origem deve atribuir ao mesmo total reconhecimento, pelo menos atravs do seu registo no Suplemento ao Diploma (DS). 3.1.5. Propinas e outros encargos A entidade de acolhimento no pode, sob qualquer pretexto, solicitar ao estudante o pagamento de propinas (Ex: tutores, registos, exames, acesso a laboratrios, bibliotecas, etc.) durante o perodo de mobilidade acordado. Contudo, podem ser cobradas pequenas quantias para seguros, associaes de estudantes, fotocpias, ou produtos de laboratrio, quantias estas cobradas normalmente aos estudantes da entidade de acolhimento. Os estudantes devem ser informados, previamente, pela entidade de origem, sobre o pagamento ou no de propinas durante o seu perodo de mobilidade. 3.1.6. Empresas elegveis para Estgios Profissionais Para Estgios Profissionais Erasmus, a entidade de acolhimento deve cumprir o disposto na definio de Empresa, estabelecida pela CE (ver Glossrio). As IES esto includas nesta definio. Os seguintes tipos de organizaes no so elegveis como entidades de acolhimento:
22

a) Instituies Europeias (incluindo Agncias Europeias); b) Organizaes gestoras de Programas Europeus (a fim de evitar conflitos de interesse e/ou duplo financiamento); c) Representaes diplomticas do pas de origem do estudante, sedeadas no pas de acolhimento, (embaixadas, consulados, etc.). 3.1.7. Durao da Mobilidade de Estudantes Novo 2009/2010 O perodo mnimo de mobilidade Erasmus para SMS e SMP de 3 meses ou o equivalente a um trimestre acadmico, sendo o perodo mximo de 12 meses o equivalente a um ano acadmico completo. Para os perodos de mobilidade superiores a 3 meses, nos casos em que a durao da mobilidade no perfaz um nmero inteiro de meses, aplica-se a regra dos 16 dias para contabilizar um ms de mobilidade. (ex. caso um estudante realize um perodo de mobilidade de 5 meses e 15 dias so contabilizados apenas 5 meses; no entanto se fizer 5 meses e 16 dias so contabilizados 6 meses). A nica excepo o ms de Fevereiro.

3.1.8. Perodos de Mobilidades Combinados e com Mltiplos destinos A mobilidade Erasmus com mltiplos destinos deve respeitar o mnimo de 3 meses (2 meses e 16 dias) em cada pas de acolhimento. A excepo a esta regra implica que exista uma justificao acadmica devidamente fundamentada e documentada. As mobilidades combinadas (estudos e estgio profissional) e as mobilidades com mltiplos destinos devem decorrer consecutivamente (somente separada por fim-de-semana e/ou feriado) e no decorrer do mesmo ano acadmico. A consecutividade dos perodos de mobilidade s no ser observada por razes curriculares e em casos devidamente reconhecidos. Para o mencionado anteriormente, o perodo elegvel ocorre entre 1 de Junho de 2009 e 30 de Setembro de 2010. excepo regra da elegibilidade temporal (01/06/2009-30/09/2010) a mobilidade SMP, uma vez que pode ocorrer no decurso de 2 contratos da CE com a AN, e da AN com a respectiva entidade para os anos N e N+1; mas, a ocorrncia de uma mobilidade nestes termos dever terminar o mais tardar no dia 31 de Outubro do ano N+1. A bolsa de mobilidade para este tipo de mobilidade dever ser paga da subveno do Contrato do ano N. Exemplo: uma mobilidade SMP que tenha incio em Maro de 2010 (corresponde ao ano acadmico 2009/2010) pode terminar a 31 de Outubro de 2010 (j no decorrer do ano acadmico 2010/2011). 3.1.9. Programa de Estudos, Programa de Estgio Profissional e Reconhecimento Antes de qualquer estudante Erasmus iniciar o seu perodo de mobilidade, a entidade de origem deve assegurar que o programa de estudos/estgio profissional a ser cumprido no estrangeiro, vlido, no que respeita ao grau ou diploma que o estudante est a frequentar, e que o mesmo ser conducente ao total reconhecimento, quando satisfatoriamente executado.

23

Perodo de Estudos: cada estudante deve possuir um Programa de Estudos (Learning Agreement LA), o qual deve ser acordado e assinado pelas IES de origem e de acolhimento e pelo estudante, antes do incio da mobilidade. Estgios Profissionais6: cada estudante deve possuir um Programa de Estgio Profissional (Training Agreement - TA), o qual deve ser endossado pelas entidades de origem e de acolhimento e pelo estudante, igualmente antes do incio da mobilidade. Alterao ao Programa de Estudos/Estgio Profissional: Qualquer alterao considerada necessria ao programa, aquando da chegada do estudante entidade de acolhimento, deve ser finalizada e formalizada, no prazo de 30 dias, a contar da data de chegada do estudante. Quaisquer subsequentes modificaes ao Programa de Estudos ou ao Programa de Estgio Profissional que se verifiquem necessrias devem ser formalmente acordadas pelas trs partes envolvidas e executadas de imediato. Aps o cumprimento satisfatrio do perodo de mobilidade, a Entidade de Acolhimento deve fornecer ao estudante uma transcrio de notas ou do trabalho efectuado, de acordo com o Programa de Estudos/Estgio Profissional. A atribuio de crditos e o reconhecimento da mobilidade efectuada pelo estudante na entidade de acolhimento poder ser negado, apenas se o estudante no alcanar o nvel acadmico/profissional requerido pela entidade de origem, ou se no cumprir satisfatoriamente as condies necessrias ao reconhecimento pelas entidades participantes. 3.1.10. Compromisso de Qualidade para Estgios Profissionais O Compromisso de Qualidade para Estgios Profissionais Erasmus um documento padro, que estabelece as funes e as responsabilidades das partes envolvidas no perodo de estgio e deve estar anexo ao contrato e ao Programa de Estgio do estudante. 3.1.11. Actividades dos Estudantes no pas de acolhimento As bolsas de mobilidade Erasmus so atribudas exclusivamente para as seguintes actividades no estrangeiro: Perodo de estudos, a tempo inteiro, que conduzam obteno de um diploma, incluindo mestrado e doutoramento, e ainda a preparao de teses. No so elegveis actividades de investigao fora do mbito curricular do curso; Perodo de estgio profissional, a tempo inteiro, desde que seja reconhecido pela instituio de origem, como parte integrante do programa de estudos do estudante; Perodo combinado de estudos e de estgio profissional; Mobilidade (estudos ou estgio profissional Erasmus) com dois ou mais destinos7; 3.1.12. Mobilidade para o Pas de Origem Um estudante oriundo de um pas participante no PROALV, temporariamente residente noutro pas participante, com o propsito de prosseguir um programa de estudos numa IES, elegvel para
6

Os estgios profissionais contemplam os estgios curriculares e os extra-curriculares desde que, quer um, quer outro sejam efectuados em ambiente de trabalho e sejam completamente reconhecidos pela entidade de origem. 7 Quando esta situao ocorrer, a IES dever contactar a AN para orientaes especficas relativamente bolsa de mobilidade e registo do estudante. 24

efectuar um perodo de mobilidade Erasmus para o seu pas de origem. No entanto, dever ser dada uma prioridade menor seleco da sua candidatura. A entidade de origem deve informar as entidades de acolhimento do envio de estudantes nestas condies, bem como identific-los claramente no Relatrio Final a ser enviado AN. 3.1.13. Prolongamento do Perodo de Mobilidade Erasmus Se a poltica da AN e da entidade beneficiria o permitirem, um prolongamento do perodo de mobilidade Erasmus poder ser acordado entre as entidades envolvidas, desde que: Os preparativos e o acordo subsequente sejam realizados antes do final do perodo de mobilidade em curso; O prolongamento se realize imediatamente aps o perodo de mobilidade em curso, no sendo permitida qualquer interrupo entre os mesmos, com excepo de frias escolares ou encerramento da entidade de acolhimento. Se houver interrupo, esta ter que ser devidamente justificada pela entidade de origem e aprovada pela AN; O perodo de mobilidade, incluindo qualquer prolongamento aprovado, no exceda o perodo contratual para a realizao das actividades de mobilidade (30 de Setembro de 2010); O perodo de mobilidade, incluindo qualquer prolongamento aprovado, no exceda a durao mxima elegvel da mobilidade 12 meses. 3.1.14. Mltiplos perodos de mobilidade Erasmus No decurso dos seus estudos no Ensino Superior, um indivduo pode receber um mximo de trs bolsas Erasmus: - uma bolsa para um perodo de estudos no estrangeiro; - uma bolsa para um perodo de estgio profissional no estrangeiro; - uma bolsa para participar num Erasmus Mundus Master Course Isto significa que no possvel a um estudante receber duas bolsas para estudos ou duas bolsas para estgios profissionais Erasmus. A durao total de todas as bolsas no pode exceder os 24 meses (incluindo a bolsa para o Erasmus Mundus Master Course). 3.1.15. Segunda Mobilidade Erasmus No permitida uma segunda mobilidade, caso o estudante j tenha efectuado um perodo de estudos, durante o Programa Scrates/Erasmus. So excepo a esta regra os estudantes que: - Realizaram duas mobilidades, uma para um perodo de estudos no mbito do Programa Scrates II e uma para um estgio profissional no mbito do Programa Leonardo Da Vinci II, e que assim podero realizar um Erasmus Mundus Master Course, no mbito do PROALV; - Realizaram uma mobilidade para um perodo de estudos no mbito do Programa Scrates II, e que podero realizar um estgio profissional e um Erasmus Mundus Master Course, no mbito do PROALV; - Realizaram um estgio profissional no mbito do Programa Leonardo Da Vinci II, e que assim podero realizar um perodo de estudos e um Erasmus Mundus Master Course, no mbito do PROALV. 3.1.16. Perodo combinado de estudos e estgio profissional possvel combinar um perodo de Estgio Profissional com um perodo de Estudos num nico perodo de mobilidade para estudos, da seguinte forma:
25

 O estgio profissional deve realizar-se sob a superviso da mesma IES de acolhimento onde o estudante vai realizar o seu perodo de estudos; As DUAS actividades devem ter lugar consecutivamente, no existindo interrupes; Ao perodo COMBINADO aplica-se a bolsa de mobilidade para um perodo de estudos; A durao do perodo combinado de 3 meses, no mnimo, e de 12 meses no mximo. Por exemplo, possvel a combinao de 1 ms de estgio profissional e 2 meses de estudos, perfazendo o mnimo requerido de 3 meses de mobilidade. Se um estudante realizou uma mobilidade para estgio profissional, como parte do seu Curso de Especializao Tecnolgica, no mbito do Programa Leonardo Da Vinci, poder realizar um perodo combinado de estudos e estgio profissional Erasmus. 3.1.17. Carta de Estudante Erasmus Todos os direitos e obrigaes do Estudante Erasmus esto descritos na Carta de Estudante Erasmus. A entidade beneficiria deve assegurar que cada estudante recebe um exemplar da Carta, antes do incio do seu perodo de mobilidade. 3.2. Contrato de Estudante (SMS e SMP) Os modelos de contrato entidade beneficiria/estudante para estudos e estgios profissionais, bem como os anexos que os constituem, esto disponveis no seguinte endereo: http://www.proalv.pt As entidades beneficirias devem guardar os registos e os documentos que confirmem que o estudante recebeu uma bolsa de mobilidade, foi devidamente informado e aceitou os termos e as obrigaes resultantes do contrato, antes do incio da mobilidade. Estas regras aplicam-se, igualmente, aos estudantes "bolsa zero". 3.3. Atribuio da bolsa pela Entidade Beneficiria A atribuio das bolsas individuais realizada pela entidade de origem, com base no estabelecido pela AN no mbito do contrato financeiro e dos anexos que o constituem. 3.4. Relatrios Finais de Estudantes e Fim do perodo contratual Todos os estudantes que realizaram a mobilidade Erasmus devem preencher o relatrio final de estudante Erasmus, (do respectivo ano acadmico)8 aps o regresso da mobilidade. Este relatrio deve ser devidamente preenchido, assinado e entregue pelo estudante na sua instituio de origem, o mais tardar at 15 dias aps o seu regresso. Caso tenha frequentado um curso EILC (Cursos Intensivo de Lnguas Erasmus), o estudante deve igualmente preencher o relatrio final de estudante EILC. A entidade de origem responsvel pela recolha dos relatrios dos estudantes, bem como pela recuperao de verba no utilizada de acordo com o estabelecido contratualmente. O no aproveitamento do estudante no final do perodo de mobilidade constitui motivo suficiente para a devoluo total da bolsa de mobilidade, excepto em casos de fora maior, devidamente justificados e apresentados por escrito AN.

No so aceites modelos de relatrio final que no correspondam ao ano acadmico ao qual se refere a mobilidade. 26

Os relatrios finais dos estudantes devem ser enviados pela Entidade beneficiria AN, juntamente com o envio do relatrio final da IES, at 31 de Outubro de 2010. O seu envio AN no invalida o seu tratamento estatstico por parte da IES, como forma de avaliao interna do perodo de mobilidade dos estudantes. A AN poder vir a solicitar esse tratamento de dados, caso se verifique necessrio ou solicitar s IES o seu tratamento numa base de dados, especificamente elaborada para o efeito e fornecida pela AN. 3.5. Cursos Intensivos de Lnguas Erasmus (EILC) 3.5.1. Financiamento adicional Bolsa de Mobilidade dos Estudantes Erasmus A Entidade de origem pode atribuir um financiamento suplementar aos estudantes outgoing que participem num curso EILC no pas de destino, financiamento esse que libertam da rubrica SM e que tem como objectivo ajudar nas despesas de subsistncia dos estudantes. A bolsa EILC pretende fazer face aos custos adicionais de um estudante que efectua um curso EILC antes do incio do seu perodo Erasmus. Assim, o montante de financiamento adicional ser do mesmo valor, independentemente do tipo de mobilidade (estudos ou estgios). No caso em que o curso EILC paralelo ao perodo de mobilidade Erasmus, a bolsa EILC, em circunstncias normais, no dever ser atribuda. Contudo, podem existir circunstncias em que a bolsa suplementar EILC possa ser justificada, por exemplo, quando esto envolvidos custos adicionais na participao do referido curso. 3.5.2. Iseno de taxas EILC para estudantes Erasmus Aos estudantes Erasmus no devem ser cobradas quaisquer taxas para participarem num curso EILC. Contudo, podem ser cobradas pequenas quantias para excurses e eventos opcionais similares e para outros encargos que so solicitados aos estudantes Erasmus. 3.5.3. Durao do EILC O curso EILC tem no mnimo 60 horas de ensino no total, decorrendo normalmente entre 2 a 6 semanas.

4. Mobilidade de Docentes para Misses de Ensino (STA) e de Pessoal para Formao (STT)
4.1. Critrios aplicveis aos Docentes e ao Pessoal NOVO 2009/2010 Misses de Ensino: o pessoal docente dever ser funcionrio (independentemente do tipo de contrato e da sua durao) da instituio detentora de uma EUC ou de uma Empresa elegvel. A misso de ensino deve decorrer numa instituio detentora de uma EUC. Mobilidade para Formao: o pessoal envolvido na formao dever ser funcionrio (independentemente do tipo de contrato e da sua durao) da instituio detentora de uma EUC. Se a entidade de acolhimento for uma Universidade, esta dever ser igualmente detentora da EUC. O pessoal para formao dever ser nacional de um dos pases participantes no PROALV ou ter estatuto de residncia permanente, aptrida ou refugiado. A AN recomenda que a seleco dos beneficirios para este tipo de mobilidade se enquadre na estratgia de implementao dos objectivos definidos na EPS Declarao de Poltica Erasmus e que faz parte integrante da EUC - de cada IES.
27

4.1.1. Instituies elegveis e acordos interinstitucionais entre IES A IES de acolhimento dever ser detentora de uma EUC. A Empresa de acolhimento dever ser elegvel (ver Glossrio). A mobilidade para misses de ensino entre IES baseia-se em acordos interinstitucionais, sendo que esta regra no se aplica para a mobilidade entre IES e Empresa. O pas de envio ou o pas de acolhimento dever ser um estado membro da Unio Europeia. 4.1.2. Programa de Misses de Ensino (STA) / Programa de Trabalho (STT) Misses de Ensino: a IES ou Empresa parceira dever ter concordado antecipadamente com o programa de ensino a ser leccionado pelo docente. Mobilidade para Formao: a entidade de acolhimento dever ter concordado antecipadamente com o programa de trabalho a ser realizado pelo pessoal. A partir de 2008, se existir uma estratgia clara e definida para a mobilidade de pessoal definida pela IES, podem ser considerados como elegveis a formao lingustica, a participao em seminrios e em conferncias. Contudo, estas actividades de formao no devem representar a maioria dos dias de formao. A AN monitorizar esta fase experimental. 4.1.3. Durao da mobilidade Misses de Ensino: existe a obrigao de leccionar pelo menos 5 horas (pelo menos um dia). Uma durao mnima de 5 dias vivamente recomendada no sentido de providenciar uma contribuio essencial para o programa de ensino, bem como para a vida acadmica internacional na instituio de acolhimento. Perodos mais curtos devero ser excepcionais. A durao mxima de 6 semanas. Mobilidade para Formao: a durao da mobilidade dever ser de 1 (5 dias de trabalho) a 6 semanas. Sabendo no entanto que por vezes difcil o pessoal da Instituio ausentar-se por uma semana, estadias mais curtas no estrangeiro so permitidas. A instituio dever, contudo, providenciar justificao nos casos em que a mobilidade for inferior a 1 semana. 4.1.4. Processo contratual Para as Misses de Ensino e Formao, devem ser celebrados contratos financeiros, sendo as IES responsveis pela preparao dos mesmos. Os contratos para as Misses de Ensino e Formao devem ser elaborados respeitando os requisitos mnimos definidos nos Programas de Ensino e de Trabalho, respectivamente, ficando sujeitos aprovao da AN. Os compromissos financeiros devem ser devidamente especificados. As partes envolvidas nos programas de ensino e de trabalho ficam vinculadas pelo respectivo Programa, que aprovado e assinado pelos intervenientes, sendo as instituies responsveis pela qualidade do perodo de mobilidade. 4.1.4.1 Relatrios Finais de Docentes e de Pessoal Todos os docentes e pessoal que realizaram a mobilidade Erasmus devem preencher o relatrio final Erasmus, (do respectivo ano acadmico)9 aps o regresso da mobilidade. Este relatrio deve ser devidamente preenchido, assinado e entregue pelo docente e pelo pessoal na sua instituio de origem, o mais tardar at 15 dias aps o seu regresso. A instituio de origem responsvel
9

No so aceites modelos de relatrio final que no correspondam ao ano acadmico ao qual se refere a mobilidade. 28

pela recolha dos relatrios finais, bem como pela recuperao de verba no utilizada de acordo com o estabelecido contratualmente. Os relatrios finais dos docentes e do pessoal devem ser enviados pela entidade beneficiria AN, juntamente com o envio do relatrio final da IES, at 31 de Outubro de 2010. O seu envio AN no invalida o seu tratamento estatstico por parte da IES, como forma de avaliao interna do perodo de mobilidade dos docentes e do pessoal. A AN poder vir a solicitar esse tratamento de dados, caso se verifique necessrio ou solicitar s IES o seu tratamento numa base de dados, especificamente elaborada para o efeito e fornecida pela AN. 4.1.5. Prolongamento do perodo de mobilidade A AN livre de estabelecer as regras para as IES no que se refere ao prolongamento dos perodos de mobilidade e consequente atribuio de bolsas, tendo em considerao os limites definidos no Convite Geral Apresentao de Candidaturas. 4.1.6. Regras adicionais para as mobilidades Misso de Ensino/Pessoal para Formao 4.1.6.1. Prioridade para a 1 vez de mobilidade No sentido de assegurar a participao de um maior nmero possvel de docentes e de pessoal, dever ser dada prioridade queles nunca tenham efectuado uma mobilidade no mbito do programa sectorial Erasmus. 4.1.6.2. Bolsa Zero As mobilidades para STA e STT com bolsa zero so permitidas. 4.1.7. Custos de mobilidade As bolsas de mobilidade destinam-se a auxiliar nas despesas de subsistncia (alojamento e alimentao). Para estas mobilidades deve ser pago o valor real da viagem. 4.1.8. Atribuio de Bolsas Para estas actividades podero ser atribudos valores inferiores aos estipulados nas Tabelas de Bolsas (STA e STT). No entanto, os valores mximos NO podem ser ultrapassados. 4.1.9. Outros financiamentos Os beneficirios de uma bolsa nacional ou de qualquer outro tipo financiamento nacional devero continuar a usufruir, plenamente, dessas ajudas durante o perodo de mobilidade. Este benefcio no dever ser interrompido ou reduzido durante a actividade de mobilidade.

29

Glossrio Terminologias ERASMUS

Terminologias Consrcio Definio Designa o grupo de IES e, possivelmente, de outras organizaes (associaes, cmaras de comrcio, fundaes, etc.) trabalhando em conjunto com o objectivo de facilitar os estgios profissionais a estudantes das IES. Designa a organizao que coordena o consrcio. Esta organizao pode ser uma associao, uma IES, uma fundao, uma empresa, etc. O coordenador do consrcio o beneficirio junto das Agncias Nacionais e assume a responsabilidade administrativa e financeira por todos os membros do consrcio. O mesmo est encarregue da gesto e atribuio das bolsas de mobilidade para estgios profissionais Erasmus, da administrao dos fundos e da elaborao dos respectivos relatrios. Designa as IES de origem dos estudantes. Cada IES parceira responsvel IES parceiras pela qualidade, pelos contedos e pelo reconhecimento dos estgios profissionais Erasmus. Designa qualquer organizao que no seja uma IES, como sejam associaOutros Parceiros es, fundaes, redes, empresas, etc., e podem deter vrias responsabilidades no seio do consrcio. A Carta um certificado, assinado pela Comisso Europeia, que estabelece os princpios fundamentais a serem aplicados em todas as actividades Erasmus e que devem ser respeitados pelas IES. A Carta d acesso s IES a candidatarem-se s Agncias para financiamento para as actividades Erasmus descentralizadas. A Carta Universitria Erasmus alargada requerida s IES quando organizam estgios profissionais Erasmus. Designa um determinado perodo numa empresa ou organizao situada noutro Estado-Membro, eventualmente acompanhado de cursos de preparao ou de reciclagem na lngua do pas de acolhimento ou numa lngua de trabalho, tendo em vista facilitar o ajustamento aos requisitos do mercado laboral comunitrio, adquirir uma aptido especfica e melhorar o conhecimento da cultural social e econmica do pas em questo no contexto da aquisio de experincia de trabalho. Designa o documento de mobilidade Erasmus para Estgios Profissionais onde consta: o trabalho ou o programa de trabalho a ser executado; as aprendiAcordo de zagens a serem adquiridas em termos de conhecimento; as competncias e Estgio as aptides a serem adquiridas; tutoria; correspondncia do estgio com os estudos/grau do estudante; reconhecimento a ser outorgado pela mobilidade, etc. Compromisso de Designa o documento que estabelece os papis e as responsabilidades das partes envolvidas na mobilidade de estgios profissionais Erasmus. Qualidade Designa a mobilidade de docentes de IES com o objectivo de ensinar numa outra IES parceira. A seleco de docentes para misses de ensino efectuada com base num Programa de Programa de Ensino submetido pelo candidato, onde constem os objectivos e Ensino as mais-valias da mobilidade, o contedo a ser leccionado, resultados esperados, etc. Designa a mobilidade de pessoal administrativo, docente e no docente para uma IES ou para uma Empresa; designa, ainda, a mobilidade de pessoal de Empresas para uma IES, por convite desta. A seleco de pessoal de uma IES e de uma empresa efectuada mediante um Programa de Trabalho entregue pelo candidato, onde dever constar: a Programa de apresentao global dos objectivos, dos resultados esperados em termos de Trabalho ensino ou formao e as actividades a serem desenvolvidas no perodo de mobilidade. Designa qualquer forma de ensino geral, de educao e formao profissionais, de educao no formal e de aprendizagem informal seguida ao longo da vida, que permita melhorar os conhecimentos, aptides e competncias numa perspectiva pessoal, cvica, social e/ou profissional. Designa qualquer empresa do sector pblico ou privado que exera uma actividade econmica, independentemente da dimenso, do estatuto jurdico ou do sector econmico em que opere, incluindo a economia social.

Coordenador do Consrcio

Carta Universitria Erasmus - EUCnormal e alargada

Estgio Profissional Erasmus

Contrato de Estgio Profissional Erasmus

Mobilidade de Docentes para Misses de Ensino

Mobilidade de Pessoal

Aprendizagem ao Longo da Vida

Empresa

30

Fontes de Informao
complementares sobre o PROALV, em geral, e sobre o programa sectorial ERASMUS, em particular, podem ser obtidas junto de:
Informaes

AGNCIA NACIONAL PARA A GESTO DO PROGRAMA APRENDIZAGEM AO LONGO DA VIDA

Avenida Infante Santo, n 2, Piso 4 1350-178 Lisboa Tel.: 213 944 760 Fax: 213 944 737 E-mail: erasmus@proalv.pt Pgina Web: www.proalv.pt

Equipa Erasmus: Ana Cristina Soares csoares@proalv.pt Carlos Sousa csousa@proalv.pt Gustavo Alva-Rosa - galva-rosa@proalv.pt Rita Cheta rcheta@proalv.pt

EAC Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

Education Audiovisual & Culture Executive Agency Avenue du Bourget 1 BOUR BE-1140 Brussels E-mail: eacea-info@ec.europa.eu Pgina Web: http://eacea.cec.eu.int

Endereo para visitantes: Education Audiovisual & Culture Executive Agency Rue Colonel Bourg 135-139 BE-1140 Evere http://eacea.ec.europa.eu/about/index_en.htm http://eacea.ec.europa.eu/static/en/llp/index_en.htm

31