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GESTO DOCUMENTAL

VANTAGENS DE UMA SOLUO DE GESTO DOCUMENTAL

Quais as vantagens de uma soluo de gesto documental?
A distribuio de documentos (externos e internos) assim como o tratamento do contedo de informao, so actividades que consomem muito tempo e esto sujeitas a erros de manuseamento que, por vezes, resultam em disperso e extravio de documentos, dando origem a perdas de tempo e podendo mesmo causar dificuldades empresa. A implementao de um sistema de Gesto Documental suprime dificuldades operacionais e apresenta as seguintes vantagens: Desmaterializao da documentao e dos processos de tramitao associados Organizao da informao por processos Uniformizao e sistematizao dos procedimentos; Melhor controlo dos documentos e processos Automatizao de fluxos de informao (workflow); Possibilidade de medir a eficincia de recursos Gesto do arquivo da empresa de uma forma centralizada Rapidez de acesso informao Controlo e segurana da informao Reduo de espao fsico para arquivo e do custo de fotocpias; Estes factores constituem uma mais-valia no suporte ao negcio da empresa.

Gesto Documental e Workflow - Conceitos Vantagens de uma soluo de gesto documental Gesto documental Metodologia de implementao Filedoc - Gesto documental, processos e arquivo Filedoc - Mdulos de sistema Filedoc - Caractersticas tcnicas Desmateriao e automatizao de processos

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Algumas estatsticas sobre documentos e arquivo:

Em mdia, cada funcionrio, perde 12% do seu tempo procura de documentos na secretria ou no arquivo. 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia esto misturados com outros documentos. 80% dos documentos manuscritos nunca mais so consultados. 50% de todos os documentos no seu arquivo so duplicados ou encontram-se desactualizados. 30% a 40% de todos os registos de informao podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruio do seu original. O tempo dispendido na gesto de documentos representa uma das 10 actividades que mais tempo consome numa empresa. 15% dos documentos manuseados perdem-se. 7.5% de todos os documentos que se perdem so irrecuperveis e 3% esto mal arquivados. Em mdia cada documento copiado 9 vezes. Partilhar Contedo
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http://www.webuild.pt/conteudo.aspx?caso=contextual&lang=pt&id_object=348&name=Vantagens-de-uma-solucao-de-gestao-documental[20-02-2012 16:32:06]