Prof.

Clber Marques de Oliveira

professorclebermarques@hotmail.com Site: www.professorclebermarquesdeoliveira.blogspot.com

4. Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais.

Envolve a realizao de procedimentos administrativos para utilizao dos servios de protocolo no mbito da Administrao pblica.
Portaria Normativa N 05 , de 19 de dezembro de 2002.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO

toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. classifica-se em:
1. interna e externa, 2. oficial e particular,

3. recebida e expedida.

Interna
A correspondncia interna mantida entre as

unidades do rgo ou entidade.

Externa
A correspondncia externa mantida entre os

rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal.

Oficial
a espcie formal de comunicao mantida entre

os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros rgos pblicos ou empresas privadas.

Particular
a espcie informal de comunicao utilizada entre

autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica Federal.

Recebida
aquela de origem interna ou externa recebida pelo

protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.

Expedida
a remessa da correspondncia interna ou externa

no mbito da Administrao Pblica Federal.

Ao receber a correspondncia e proceder abertura do envelope, o protocolo setorial dever observar:

a) se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao; b) se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso; c) se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devoluo; d) se a correspondncia ser autuada ou no;

a) Toda correspondncia oficial expedida dever conter, para sua identificao em sistema prprio, a espcie do documento e o rgo emissor, seguido da sigla da unidade, do nmero de ordem, destinatrio, assunto e da data da emisso.

A correspondncia oficial expedida ser encaminhada por intermdio do protocolo central do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de correios, ou utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega. A correspondncia oficial interna ser encaminhada por intermdio do protocolo setorial;

Toda correspondncia oficial expedida ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereo do destinatrio, a espcie e nmero da correspondncia, bem como nome e endereo do remetente.

Remetente Nome: Cargo ou funo: Unidade: rgo: Endereo: CEP:

Espcie: Destinatrio

n.

/Ano:

Pronome de tratamento Nome: Cargo ou funo: Unidade: rgo: Endereo: CEP:

Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo do destinatrio e no pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatrio que no ocupe mais o cargo, dever ser aberto, para as providncias cabveis.

b) A correspondncia particular no ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.

A correspondncia de carter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio.

c) Correspondncia Recebida e expedida

Correspondncia Recebida A correspondncia recebida ser entregue no protocolo central de cada rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal, para posterior distribuio. O protocolo central receber a correspondncia e verificar se o destinatrio ou a unidade pertencem ou no ao rgo ou entidade; em caso negativo, devolver a correspondncia ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devoluo. As unidades de protocolo central remetero a correspondncia lacrada, ao protocolo setorial da unidade qual pertena o destinatrio, controlando por meio de sistema prprio.

d) Correspondncia Expedida

O controle da expedio de correspondncia caber ao respectivo protocolo setorial, responsvel pela numerao, que dever ser sequencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada ano. O protocolo central do rgo ou da entidade manter um controle da expedio de correspondncia, a fim de informar aos usurios, sua localizao, em tempo real.

CONFERE COM O ORIGINAL

O carimbo confere com o original ser utilizado

para autenticar a reproduo do documento ou peas de processo, cujos originais so imprescindveis Administrao. Esse carimbo tem a identificao do rgo ou entidade onde o documento est sendo autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos:
a) data da autenticao; b) assinatura do servidor.

CONFERIDO
O carimbo conferido ser usado nas unidades de

protocolo para registrar a quantidade de folhas ou peas inseridas no processo, quando da autuao. Os campos prprios desse carimbo sero preenchidos com as seguintes informaes:
a) quantidade de peas que constituem o processo; b) rubrica do servidor e sigla do rgo autuado.
M. Planejamento, Oramento e Gesto Unidade: XXXX CONFERIDO Processo autuado com ................................. peas(s). Data: -------/--------/-------Servidor

CONFIDENCIAL
O carimbo confidencial ser utilizado para facilitar a

identificao do documento ou processo cujo teor somente ser conhecido por servidor autorizado. Usaro o carimbo confidencial, os servidores competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo ser aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou. As unidades de protocolo tambm usaro esse carimbo aps a autuao de documento classificado como confidencial, observados os procedimentos definidos nesta norma.

CONFIDENCIAL

NUMERAO DE FOLHA OU PEA

O carimbo de numerao de folha ou pea ser utilizado para

registrar a incluso de uma ou mais peas no processo. Caber ao protocolo central ou setorial do rgo ou entidade que inserir uma ou mais folhas, bem como peas no processo, fazer a aposio do carimbo de numerao de folha ou pea, preenchendo com os seguintes dados:
a) nmero da folha ou pea; b) rubrica do servidor que fez as anotaes;

O nome do rgo ou entidade dever circundar o carimbo. Os

rgos ou entidades sero representados por abreviaturas, na palavra inicial, seguido de seu respectivo nome, constando, tambm, volta do carimbo, a sigla da unidade especfica que tenha autuado o processo ou inserido peas.

NUMERADOR-DATADOR
O carimbo numerador-datador ser usado para

registrar, em ordem numrico-cronolgica, os processos formados pelas unidades de protocolo. Esse carimbo registrar, no processo, os seguintes elementos:
a) nome ou sigla da unidade administrativa responsvel pela autuao; b) nmero do processo; c) data da autuao.

Ser opcional, a cada rgo, a utilizao do carimbo

numerador-datador.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3 edio, 15 reimpresso. Rio de Janeiro: FGV, 2012.
REIS, Leonardo. TIAGO, Joo. Arquivologia facilitada: teoria e questes. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. TEIXEIRA, Carolina. Arquivologia para concursos: teoria e exerccios do CESPE e da FCC comentados. 2 edio. So Paulo: Mtodo, 2011.

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