ARQUIVAMENTO

NOES DE ARQUIVO
o conjunto de documentos de variados tipos (comercial,
governamental, familiar, et) e variados suportes ( papel, CDROM, etc)
ACESSRIOS DO ARQUIVO
Materiais que favorecem o uso e manuseio do arquivo e
facilitam a busca dos documentos:
Pastas
Guias
Tiras de insero
Notaes

SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO
DIRETO o arquivo pode ser consultado diretamente,
sem necessidade de recorrer a um ndice ou fichrio
INDIRETO o arquivo, nesse caso, depende de um
ndice para ser consultado

O ARQUIVAMENTO COMPREENDE AS
SEGUINTES FASES:
1- Arquivo corrente- formado por documentos que ainda so
consultados frequentemente pela empresa no intuito de
buscar uma soluo.
2- Arquivo intermedirio formado por documentos que
vieram do arquivo corrente e embora ainda sejam objeto de
consultas, os assuntos neles contidos j foram solucionados
ou as respostas obtidas;
3- Arquivo permanente o formado por documentos que
j no circulam ou no so consultados com frequncia na
empresa, se destacando mais pelo valor histrico, e, por
isso, devem ser preservados indefinidamente.

ETAPAS DE ARQUIVAMENTO DOS

DOCUMENTOS
INSPEO consiste em verificar se o documento
deve realmente ser arquivado. O poder de julgar e
decidir sobre isso atravs de ordem da chefia ou
por fora de normas de organizao da empresa.
ESTUDO E SELEO cada documento deve ser lido
cuidadosamente a fim de verificar o seu contedo e
sob que classificao dever ser arquivado ( se j
existe pasta ou se h necessidade de abrir nova) ou
se esses documentos podero ser descartados
imediatamente.

 CLASSIFICAO momento em que se

determina como ser arquivado o
documento analisando o seu tipo, a
atividade que o gerou
ORDENAO a disposio dos
documentos dentro das pastas e destas
dentro do ARQUIVO. A escolha da forma de
ordenao depende muito da natureza dos
documentos. Ex.: ordenao alfabtica;

PROCEDIMENTOS PARA CRIAO OU

ORGANIZAO DE UM ARQUIVO