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Valor do Tempo

Ao longo dos anos, filsofos, matemticos, fsicos, psiclogos, economistas, entre outros estudiosos, refletiram sobre este tema e chegaram a diferentes conceitos e teorias, cada um com um enfoque particular.

Sempre h tempo suficiente para as coisas que realmente julgamos importantes. A dificuldade est em determinar o que de fato importante, priorizando tarefas.
O problema no a falta de tempo, mas a maneira como o utilizamos. As atitudes que temos perante nossas atividades afetam o nosso desempenho frente ao uso do tempo. Atitudes positivas levam utilizao racional do tempo.

Valor do Tempo
H alguns anos, cardiologistas norteamericanos concluram que todos os pacientes que sofreram ataques cardacos prematuros tinham um perfil tpico, todos viviam numa constante luta contra o tempo, excessivamente preocupados com prazos, nunca conseguiam fazer tudo a que se propunham e raramente estavam satisfeitos.

Apresentavam o que chamamos de sentimentos ruins favoritos, ou seja, irritao, impacincia, raiva e uma generalizada desconfiana em relao s pessoas.

Definindo Objetivos
A fixao de objetivos muito importante para otimizar o uso do tempo. Quando se tem uma meta bem definida fica mais fcil estabelecer estratgias e alcanar o sucesso sem perder tempo. Para definir os seus objetivos, escreva num pedao de papel as suas metas. Esta a regra mais importante para ajudar voc a fix-las. No importam os objetivos, voc sempre encontrar tempo suficiente para realiz-los. O importante definir o que fazer primeiro, estabelecer as prioridades.

Definindo Objetivos
As tarefas importantes so aquelas necessrias, essenciais. As urgentes so aquelas que precisam ser executadas naquele momento, que no podem ser adiadas. S resolveremos o problema da falta de tempo quando pudermos romper com a tirania do urgente. A preocupao constante com todas as coisas que temos para fazer o que mais consome nosso tempo e energia. Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque no temos metas e planos de aes estabelecidos.

O Cotidiano no Trabalho
As interrupes inesperadas so uma das maiores fontes de perda de tempo e uma constante ameaa nossa produtividade e eficincia. Infelizmente, no temos como elimin-las, mas podemos administr-las de forma eficiente e racional. Falta de motivao ou de concentrao, perfeccionismo, indeciso e dificuldade para enfrentar tarefas difceis so alguns dos fatores que nos levam a perder tempo. As crises fazem parte do nosso cotidiano profissional e pessoal. Sabendo administrlas, podemos evitar que se repitam e at mesmo aproveit-las para rever nosso comportamento e experimentar novas ideias.

Consumidores e Organizadores do Tempo


Os meios tecnolgicos modernos so ferramentas de grande utilidade para administrar nosso tempo. Se utilizados adequadamente, agilizam a comunicao, facilitam nossa vida e potencializam nossa capacidade de fazer as coisas. O e-mail facilita a comunicao, mas tambm consume tempo. Determine um horrio para checar suas mensagens, procure respond-las imediatamente. Ao utilizar a Internet, tenha disciplina. Quantifique quanto tempo voc passa em frente ao computador e analise quanto tempo voc gasta fazendo atividades relacionadas diretamente aos seus objetivos e quanto tempo despende em outras atividades.

Consumidores e Organizadores do Tempo


As reunies so um meio de intercambiar informaes e tomar decises, porm, podem se transformar num dos maiores inimigos do trabalho produtivo. Tenha sempre objetivos definidos, no as utilize para discutir falhas individuais e nem para decidir um assunto que voc deve decidir. Estabelea sempre um tempo de durao destas reunies. Faa uma agenda detalhada com os pontos a serem abordados e a envie antecipadamente aos participantes. Convide para a reunio apenas as pessoas cuja presena necessria e diga o que espera delas. Permita que os participantes entrem e saiam de acordo com a necessidade de suas presenas. Certifique-se de que as resolues tomadas sejam implementadas imediatamente. Avalie como suas reunies podem ser melhoradas.

Economizando Tempo
A maioria dos gestores despende muito mais tempo imposto pelo subordinado do que necessrio. Isso acontece por muitas razes: no saber delegar, centralizar demandas da rea e no possuir uma equipe qualificada para o trabalho, entre outras. Nem sempre fcil identificar o problema. Quando o administrador aceita o tempo imposto pelo subordinado ele est, voluntariamente, se transformando em subordinado do seu subordinado, e passa a ser supervisionado por ele. Mantenha controle sob prazos e aes. Utilize parte do tempo para se assegurar de que cada um de seus subordinados possui iniciativa suficiente para o cargo que ocupa. Certifique-se de que eles esto tomando as devidas iniciativas. Use outra parte de seu tempo para controlar prazos e atribuies solicitadas pelo superior ou pela organizao. Uma das principais condies para que um chefe possa transformar o seu tempo imposto pelo subordinado em tempo livre que seus subordinados tenham iniciativa.

Economizando Tempo
A disciplina tem um papel de extrema importncia em qualquer atividade a ser realizada. Se voc no tem disciplina, no tem nada. A disciplina um processo de treinamento com o objetivo de adquirir padres especficos de comportamentos desejados, hbitos pretendidos e atitudes que o levam voc a se desenvolver com sucesso. Sem disciplina muito difcil progredir: podemos ter planos mirabolantes para aumentar os lucros da empresa e ideias e ambies para melhorar a qualidade de vida, porm, se no tivermos disciplina, nenhum progresso ser alcanado. Existem coisas que todos gostaramos de ter, porm podemos viver sem elas, como um aumento de salrio ou um chefe melhor. Outras, no entanto, so imprescindveis, como gua, comida, ar e disciplina. Este so os cinco componentes da disciplina: valores slidos, metas desafiadoras, prioridades bem definidas, persistncia e inspirao pessoal.

Como Usar o Tempo Racionalmente


Divida tarefas longas em partes e faa imediatamente as tarefas que no despendem tempo. 80% dos seus problemas podem ser resolvidos em 20% do tempo, portanto, fique atento e utilize melhor os 80% restantes; elimine o que no essencial. A preocupao o maior dano que podemos nos causar. deciso. A indeciso ressalta o lado negativo das coisas, dificultando nossas aes, e nos leva interrupo de tarefas e, consequentemente, perda de tempo. Quanto mais nos preocupamos, menos conseguimos realizar. O planejamento um processo natural da nossa mente. Quando decidimos fazer qualquer programa ou tomar uma atitude, nossa mente comea, automaticamente, a planejar a ao. O planejamento racional depende da clareza dos objetivos. Quem no sabe o objetivo do que est fazendo no tem chance alguma de alcanar o sucesso.

Como Usar o Tempo Racionalmente


Para realizar um planejamento realista preciso analisar as diversas alternativas, organizar e trocar ideias, consultar as pessoas e ouvir diferentes opinies e coletar informaes dirigidas. Para executar o planejamento deve-se definir objetivos e prioridades, descartar aes de baixa prioridade e avaliar o cumprimento dos objetivos. Para planejar compromissos preciso ter uma viso muito clara deles, decidir o que deve ser feito, cumprir tarefas relativas ao compromisso, manter lembretes relacionados ao cumprimento de cada tarefa e organizar cada uma delas. As facilidades proporcionadas pelas novas tecnologias so indiscutveis, porm, em nada influenciaram a economia de tempo. A verdade que agora temos mais escolhas de como gastar nosso tempo, mas a mesma quantidade de tempo. O dia continua tendo apenas 24 horas, que precisam ser divididas entre as novas e as velhas tarefas.

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo


"Filosofia de vida" uma expresso muito usada em nosso cotidiano. Qualquer pessoa pode, e deve, ter uma filosofia que oriente suas atitudes ao longo da vida. Esta prtica facilita a definio de metas e a tomada de decises, alm de ajudar na manuteno de um cotidiano coerente, com aes voltadas para a conquista de objetivos. preciso escrever sua filosofia de vida; o ato de escrever facilita a reflexo e o esclarecimento de pontos ainda obscuros e ajuda a cristalizar os pensamentos, motivando aes positivas e atitudes coerentes. Ser organizado significa utilizar o tempo em atividades de valor, em concordncia com a filosofia de vida estabelecida e em prol de objetivos definidos. A organizao implica no estabelecimento de prioridades que devem ser o foco de nossos objetivos. Organizar apenas uma questo de hbito e planejamento. uma tarefa lgica que pode ser descrita como um sistema matemtico: Objetivos + Plano + Programas = ORGANIZAO

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo


Planejar envolve um paradoxo: No h tempo disponvel para planejar X Quem no planeja nunca ter tempo disponvel, a menos que comece a planejar. O hbito uma parte importante do planejamento que, como qualquer nova atitude, precisa ser imposta rotina para ser incorporada aos poucos. Para adquirir o hbito de planejar, comece desenvolvendo um plano semanal centrado nos objetivos de alto retorno, sem perder de vista os objetivos de longo alcance. A maioria das pessoas irremediavelmente otimista ao realizar uma estimativa de tempo por atividade. O desafio encontrar um meio termo entre Murphy, "Tudo demora mais do que pensamos", e Parkinson, "O trabalho se estende para preencher o tempo disponvel a sua execuo."

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo


Um planejamento no funciona sem um bom programa de execuo. Por isso, essencial transformlo numa "lista de coisas a fazer hoje". Toda meta deve ter trs pontos imprescindveis: deve ser suficientemente desafiadora, deve ser suficientemente flexvel para no ser abandonada ao menor sinal de dificuldade e deve ser objetiva e, se preciso, dividida em partes. O importante em qualquer plano se sentir motivado a segui-lo. De nada adianta confeccionar planos mirabolantes e guard-los na gaveta.

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo


Saber delegar evita a frustrao de no ser promovido por no haver outra pessoa capaz de desempenhar suas funes e, alm disso, traz vrios benefcios. Entre eles podemos citar a ampliao dos resultados e da motivao dos subordinados, transformando o poder de fazer em poder de controlar, a liberao de tempo para trabalhos mais importantes, o desenvolvimento de iniciativas, habilidades, conhecimentos e competncias dos subordinados e a manuteno do nvel de deciso.

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo


Dicas para se habituar a delegar: Fixe objetivos para delegar decises e tarefas especficas. Defina datas para concluir o processo; pense que delegar o melhor processo para capacitar seus subordinados a fim de que assumam mais responsabilidade. Erros fazem parte da delegao de tarefas, portanto, quando o subordinado errar, seja compreensivo, e delegue metas a atingir, dando aos subordinados o arbtrio de como execut-las. Cuidado na hora de delegar, tenha certeza de que o funcionrio tem condies de assumir a responsabilidade que precisa ser delegada, deixe bem claro os objetivos e prazos a serem atingidos, inclua instrues para que o funcionrio possa tomar decises como gastar dinheiro, usar espao, viajar e etc. No se esquea de motiv-los a incentivar a misso delegada. Esclarea a responsabilidade dele sobre os resultados e defina os retornos de comunicao.

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Infogrfico: Administrao do Tempo Portal HSM

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