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Apresentação de Access
Apresentação de Access
LUIS AGUIAR
Formado em Sistemas de Informao; Mais de 20 anos na rea de TI; Diversos Softwares desenvolvidos (Clipper, Access, VB, PHP, ASP); Possui diversos cursos na rea de TI tais como: COBIT, TCP/IP Microsoft Offcial Curriculun, Windows Server 2003, Segurana da Informao, Manuteno em hardware, etc. Ministrou aulas para o Governo do Estado nas disciplinas: (IPD, Windows, Pacote Office, Internet) Atualmente Consultor Independente na rea de TI. Email: professoraguiar@live.com
CONTEDO PROGRAMTICO
Diferenas entre as verses 2007/2010; Iniciando o Access; Criando/abrindo um Banco de Dados; Criando/Salvando uma nova tabela; Componentes de um banco de dados; Tipos de dados; Criando Formulrios; Criando/alterando Consultas; Critrios de Consultas Relatrios.
Interface do usurio
Office 2010 A faixa de opes substitui os menus e barras de ferramentas em todos os produtos do Office 2010 e pode ser totalmente personalizada.
Office 2007 A faixa de opes substitui os menus e barras de ferramentas no Access 2007, Office Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007 e partes do Outlook 2007.
Menus e guias
Painis de tarefas
Grupos de comandos na faixa de opes Grupos de comandos na faixa de opes Painel de tarefas bsico. e a capacidade de personalizao. e a capacidade de personalizao.
Introduzida em 2007. No disponvel.
Barra de Ferramentas de Acesso Rpido Totalmente personalizvel. Modo de exibio Backstage Mais ferramentas fora da janela de exibio do documento. Encontrado no modo de exibio Backstage em Informaes sobre o Documento / Proteger Documento. Aprimorado a partir da verso 2007.
Ferramentas limitadas que podem ser acessadas atravs do Boto do Microsoft Ferramentas limitadas no menu Arquivo Office. Formatado com XMLDSig, encontrado em Arquivo / Finalizar Documento / Assinaturas. Encontrado em Ferramentas / Opes / Segurana / Assinaturas Digitais
Assinaturas digitais
Smart Art
As ferramentas de design disponveis em No disponvel. todos os aplicativos do Microsoft Office. No disponvel. No disponvel. Verificador ortogrfico bsico.
Formatos Open (*.odt) OpenDocument Adicionados no 2007 Office System Includos nesta verso. Text Service Pack 2 (SP2). Opes de postagem de blog disponveis Integrao com o Windows Live Writer No disponvel. no aplicativo. Verificador ortogrfico O verificador ortogrfico agora integrado com a correo automtica. Uma visualizao dinmica antes de voc confirmar Colar. Evita o uso do boto Desfazer. O modo de exibio Backstage combina Imprimir com a Visualizao de Impresso, Layout da Pgina e outras opes de impresso. Verificador ortogrfico bsico.
Visualizao de Colar
Colar, Desfazer, Colar. Boto do Microsoft Office, Imprimir com ferramentas de impresso limitadas espalhadas ao longo de diversos comandos.
Impresso
Minigrficos
Um grfico em miniatura inserido em um texto ou embutido em uma clula de Grficos dinmicos e tipos de grficos. planilha para resumir dados. Conversa, Limpeza, Ignorar Thread, e Dicas de Email para quando uma pessoa No disponvel. estiver fora do escritrio ou se o email for enviado para um grupo. Disponvel nos aplicativos: (Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010, Outlook 2010 e Microsoft Publisher 2010). Gatilhos e controles de vdeo. Funcionalidade limitada. No disponvel.
No disponvel.
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Funcionalidade limitada. No disponvel.
O Access um SGBD da Microsoft Corporation, que tem a finalidade de auxiliar o usurio no desenvolvimento e manipulao de arquivos de bancos de dados. Sistema de Gerenciamento de Bancos de Dados (SGBD): um software com recursos especficos para facilitar a manipulao das informaes dos bancos de dados e o desenvolvimento de programas aplicativos.
PASSO A PASSO
Clique no boto iniciar do Windows e aponte o mouse sobre o menu Todos os programas. No final, clique no cone da Microsoft Access.
Aps criar um Banco de Dados em branco voc ser direcionado para a tela principal do Access 2007/2010, na qual criado o seu prprio banco (tabelas, formulrio, consultas relatrios e macros). Veja figura a seguir.
TABELA um conjunto de dados dispostos em nmero finito de colunas e nmero ilimitado de linhas (ou registros); REGISTROS so as linhas da tabela; CAMPOS so as colunas da tabela; FORMULRIO: serve para visualizar, introduzir e modificar com facilidade os dados diretamente em uma tabela. o elemento de comunicao entre o banco de dados e o usurio; CONSULTAS: so usadas para encontrar e recuperar apenas os dados que atendem as condies especificadas pelo usurio. usada para visualizar, modificar e analisar dados de diferentes formas
Professor: Luis Aguiar
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Quando criado um novo banco de dados, voc direcionado para a tela do Access 2007/2010. Nessa tela voc j pode criar sua primeira tabela. Elas podem ser visualizadas de duas formas, no Modo Design ou no Modo Folhas de Dados, como mostra a seguir:
Modo Design: usada para criar a tabela; Modo Folha de dados: usada para inserir dados na tabela. Professor: Luis Aguiar
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PASSO A PASSO
D um clique na opo Modo de Exibio e selecione Modo Design. Surgir a caixa de dilogo Salvar como. Nela voc definir um nome para sua tabela (no nosso caso ser Clientes) e depois clicar em OK para continuar veja figura abaixo:
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PASSO A PASSO
Sua tabela Clientes foi criada, agora voc criar os campos, que neste caso podem ser nome, endereo, telefone, bairro, cidade e o cdigo do cliente. O cdigo ser a chave primria, ou seja, neste campo no aceita repetio de dados e o tipo de dados ser a numerao automtica, o restante (nome, endereo, bairro, CEP) ser dados do tipo texto. Preencha a sua tabela conforma mostra a figura a seguir:
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PASSO A PASSO
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TIPOS DE DADOS
As tabelas podem ter dados de diversos tipos, como os mostrados na figura a seguir: Memorando: caracteres alfanumricos longos que possuem at 64.000 caracteres; Nmero: valores numricos; Texto: caracteres alfanumricos que possuem at 256 caracteres; Moeda: valor monetrio; Data / hora: datas e horas; Auto Numerao: valor numrico que incrementado automaticamente; Sim / No: valor booleano; Objeto OLE: grficos ou figuras.
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Na parte inferior da tela pode-se visualizar uma lista de propriedades referentes aos campos descritos anteriormente, veja figura abaixo
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SALVANDO A TABELA
Vamos agora salvar a tabela Clientes com o nome Clientes. Clique com boto direito e na lista suspensa clique em salvar, veja figura abaixo:
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Tamanho do campo: os campos de texto nas tabelas do banco de dados do Access no podero ter mais de 256 caracteres. Exemplo: no campo Nome defina seu tamanho de como 60. Quer dizer que o nome ter no mximo 60 caracteres; Formato: mostra os dados e nmeros em determinado formato de exibio, como, data completa ou moeda; Mscara de entrada: mostra caracteres de formao em determinado campo para que eles no tenham de ser colocados e garante que os dados inseridos se ajustam mscara; Legenda: mostra uma etiqueta que no etiqueta padro, por exemplo, nome do campo, para novos formulrios e relatrios , o valor padro. Regra de validao e Texto de validao: limita os dados colocados em um campo a valores que atendam a determinada exigncia; Requerido: requer que os dados sejam colocados em um campo; Permitir comprimento zero: aceita que uma seqncia de caracteres de comprimento zero seja guardada em um campo texto ou memorando; Indexado: acelera buscas em campos freqentemente procurados.
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PREENCHIMENTO DA TABELA
Lembre-se que, como o campo Cdigo do tipo Auto Numerao, no entre com os dados diretamente nele; quando o cursor estiver neste campo, apenas tecle (Tab). Abaixo, uma lista de teclas que o ajudaro a manipular os dados numa tabela: Tab: permite avanar o cursor para o campo seguinte. Shift + Tab: permite retroceder o cursor. Enter: idem tecla Tab. Setas de navegao do teclado: navega pelso campos. F2: pressione esta tecla quando quiser colocar em modo de edio o contedo de um campo.
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EXERCICIO 01
Inicie o Microsoft Acess 2007/2010; Crie um novo Banco de Dados chamado Controle de DVDS; Crie uma tabela chamada CADFILMES conforme modelo (Slide); Criar uma nova tabela chamada ESTILOFILME conforme modelo (Slide);
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TABELA ESTILOFILME
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FORMULRIOS
Os formulrios so utilizados para muitos propsitos. Entrada de dados de alguma tabela; Criar uma caixa de dilogo personalizada para receber a entrada do usurio e em seguida executar uma ao de acordo com esta entrada; Criar um formulrio menu de controle para abrir outros formulrios ou relatrios. Criar botes ou menus para abrir outros formulrios, relatrios, consultas, etc. Pode-se criar um formulrio por meio do assistente de formulrio. O Assistente acelera o processo de desenvolvimento, pois acaba fazendo todo o trabalho bsico.
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FORMULRIOS
Vamos utilizar o nosso banco de dados criado anteriormente. Abra-o e clique na aba Criar > Mais Formulrios > Assistente de formulrio, como mostra a figura a seguir:
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ASSISTENTE DE FORMULRIO
Surgir caixa de dilogos Assistente de formulrio, escolha a tabela para a criao dele (em nosso exemplo ser a tabela CADFILMES). Escolha os campos que fazem parte do seu formulrio (no nosso exemplo sero todos e clique em Avanar:
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LAYOUT DO FORMULRIO
Na tela que surge escolha o layout para o seu formulrio. No nosso exemplo ser utilizado a opo Coluna Clique em Avanar:
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ESTILO DO FORMULRIO
Escolha agora o estilo para o seu formulrio assim como desejar (no nosso exemplo utilizaremos Access 2007/2010). Clique em Avanar para continuar:
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NOMEANDO O FORMULRIO
Nesta opo definiremos um nome para o nosso formulrio como a tabela em questo a de FILMES usaremos o mesmo nome em nosso formulrio. Existe a opo de abrir o formulrio j com dados ou de modificar o design do formulrio. Marque a opo Abrir o formulrio para visualizar ou inserir informaes e clique em Concluir:
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CONCLUINDO O FORMULRIO
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FORMULRIO PRONTO
Seu formulrio foi criado com sucesso por meio do Assistente de criao. Veja o resultado na Figura a seguir
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Tabela Produtos
EXERCICIO 02
Crie um novo banco de dados com o nome Exerccio de Fixao 02 e salve-o. Precisaremos deste exerccio futuramente. No seu banco de dados crie duas tabelas;
Nome do Campo Cdigo do Fornecedor Nome da Companhia Nome do Contato Cargo do Contato Endereo Cidade Tipos de Dados Numerao Automtica Texto Texto Texto Texto Texto
Nome do Campo Cdigo do Fornecedor Nome da Companhia Nome do Contato Cargo do Contato Endereo Cidade
Fornecedores
Produtos
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EXERCICIO 02 - PASSOS
1.
2.
3.
4.
5.
Inicialmente vamos criar o banco de dados. Para isso abra o Access. Como o Access aberto, insira o nome para o novo banco de dados. Agora vamos criar as nossas duas tabelas. Clique sobre a Tabela 1, que aparece, assim que voc cria o banco de dados, como o boto direito do mouse, e na lista suspensa clique na opo Modo Design. Na caixa de dilogo Salvar como, insira um nome para a nova tabela e em seguida em OK. A tabela ser criada no Modo Design. Crie os dados que foram descritos no incio deste Exerccio.
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EXERCICIO 02 - PASSOS
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Agora feche a tabela. Surgir uma caixa de dilogo perguntando se voc deseja salvar as alteraes feitas. Clique em Sim: Excute o mesmo procedimento para a tabela Produtos. Acesse a aba Criar > Tabela: Siga os mesmos passos dos tpicos 4,5,6, no esquecendo que o nome da tabela agora Produtos. Insira os dados que foram descritos no incio deste exerccio: Pronto, agora feche a tabela e salve-a da mesma forma da anterior. Vamos analisar agora como est nosso banco de dados.
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EXERCICIO 02 - PASSOS
Precisamos alimentar nosso banco de dados para que nossas futuras consultas e relatrios tenham contedo; Abra o formulrio Filmes; Digite no mnimo 15 registros aleatrios;
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EXERCICIO 03
Abra o Banco de Dados Exerccio de Fixao 02; Crie um formulrio para a tabela Fornecedores; Crie um formulrio para a tabela Clientes; Preencha alguns registros de Fornecedores; Preencha alguns registros de Clientes.
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CONSULTAS
A consulta um dos recursos mais importantes do Access. Com elas, o usurio pode filtrar, ordenar e agrupar duas ou mais tabelas, podendo assim criar tabelas virtuais e subconjuntos de registros, que atendam a determinada necessidade dos seus sistemas. Uma consulta uma pergunta feita ao Access a respeito dos dados de suas tabelas. Pode-se perguntar dentro de uma tabela do salrio, por exemplo, se o usurio deseja ter os dados de quem ganha mais. O tipo de consulta mais usado o de seleo. Uma consulta de seleo recupera informaes de uma ou mais tabelas usando mtodos especializados pelo usurio, e em seguida os dados so mostrados na ordem em que voc deseja. Suponha que voc queira visualizar alguns produtos de determinada marca no seu banco de dados da tabela produtos. Em vez de buscar em toda a tabela, pode-se estruturar uma consulta que mostre apenas os dados que voc deseja.
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TIPOS DE CONSULTAS
Consulta Seleo: como comentamos anteriormente este tipo de consulta o mais usado, ele seleciona campos e registros a partir de uma ou mais tabelas. Recupera dados nos quais se podem atualizar os registros com pequenas restries. Consulta de Tabela de Referncia Cruzada: agrupa informaes em categorias e mostra os dados no formato de uma planilha resumidamente. Uma consulta de tabela de referncia cruzada mostra valores resumidos como: somas, contagens e mdias de um campo em de um campo em uma tabela Consulta Parmetros: aceita que uma consulta seja executada para determinar diferentes conjuntos de informaes, em funo de um ou mais parmetros que so fornecidos antes de sua execuo Consulta Ao: aceita que os dados sejam arrastados ou modificados. As consultas desse tipo subdividem-se em quatro tipos: excluso, atualizao, acrscimo e criar tabela;
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CONSULTAS AO
Excluso: remove um grupo de registro de uma ou mais tabelas. Suponha que se posa usar uma Consulta Excluso para remover produtos que esto em uso ou para os quais dos registros inteiros, e no apenas os campos selecionados dentro dos registros; Consulta Atualizao: ela cria modificaes globais em um grupo de registros em uma ou mais tabelas. Suponha que se voc tenha uma tabela Consulta Criao de Tabela: aceita a criao de uma tabela, a partir de outras tabelas ou consultas. No esquea que uma consulta apenas rene os dados de outras tabelas. Ela no uma tabela propriamente dita. A consulta Criao de Tabela til para: - criar uma tabela para exportar dados para outros bancos de dados do Access; - criar relatrios que mostrem dados a partir de determinada data; - criar uma cpia de backup de uma tabela; - criar uma tabela de histrico que possua registros antigos. Suponha que voc poderia criar uma tabela que guardasse todos os seus pedidos antigos, antes de remov-los de sua tabela Pedidos atual. de cadastro de possveis fornecedores.
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Antes verifique se voc tem registros disponveis registros no seu banco de dados atual.
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Temos nesta tela as opes Detalhe ou Resumo, a opo resumo serve normalmente para somatrios ou quantitativos, no nosso caso.
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CONSULTA SELEO
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CONSULTA SELEO
Devemos clicar nos campos que queremos que faam parte da consulta e arrastar para a parte debaixo da consulta soltando sobre o item CAMPO; Fazemos isso tantas vezes quantas forem os campos necessrios a nossa consulta.
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CONSULTA SELEO
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OPERADORES DE COMPARAO
Operado r Significado do operador Igual Maior Menor Maior ou Igual Diferente Entre dois Valores (inclusive) Entre uma srie de valores Exemplo =Lisboa ou =Lisboa > 6000 < 1/1/95 >=1500 <> FF ou <> FF Entre 20 E 40 Em (Lisboa, Porto, Faro) Significado do exemplo Igual a Lisboa Maior que 6000 Antes de 1/1/95 Maior ou igual a 1500 Diferente de FF Um nmero entre 20 e 40 Lisboa, Porto ou Faro
Como
Como Li*
OPERADORES LGICOS
Operador E Significado do operador
Ambos so verdadeiros
Exemplo
=Lisboa E >150000
Significado do exemplo
De Lisboa E Maior que 150000
Ou
Um deles verdadeiro
Alverca Ou Pvoa
De Alverca ou Pvoa
Negado
Falso
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OPERADORES MATEMTICOS
+ * / ^ &
Adio Subtraco Multiplicao Diviso Exponenciao Juntar dois conjuntos de texto (concatenar)
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Exemplo B?la
Significado do Exemplo
Encontra as palavras Bala, Bela, Bola, Bula Encontra Carlos, Carla, Carlota Encontra todos os nmeros entre 100 e 199 Encontra Bala e Bola mas no Bela e Bula Encontra qualquer caracter entre NeZ Encontra qualquer caracter que no comece entre N e Z Encontra dados com comprimento zero Registos cujos valores dos campos sejam inferiores aos valores do campo Preo Unidade
*
# [] ! [nome do campo]
Qualquer ou nenhum caracter Qualquer digito Qualquer caracter entre os parnteses Qualquer caracter dentro do intervalo (entre parnteses) Excepo do caracter (entre parnteses) Dados com comprimento zero Qualquer outro campo na grelha
Carl*
1## B[ao]la [N-Z] [!N-Z] <[Preo Unidade]
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Campo CidadeDeDestino
CidadeDeDestino
DataDeEnvio
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DataDeEnvio PasDeDestino
PasDeDestino
Negado "EUA"
NomeDeEnvio
Como "S*"
NomeDaEmpresa
>="N"
Utilize o operador Em para mostrar as encomendas enviadas para Espanha ou Frana. Utiliza o operador Negado para mostrar as encomendas enviadas para todos os pases, excepto os EUA. Encomendas enviadas para clientes cujo nome comea com a letra S. Mostra as encomendas enviadas para as empresas cujo nome comea com as letras N a Z.
DataDaEncomenda
< Data( )
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CRITRIOS
Campo NomeDeEnvio Expresso Como "S*" Descrio Mostra as encomendas enviadas para os clientes cujos nomes comeam com a letra S. Mostra as encomendas enviadas para os clientes cujos nomes terminam com a palavra "Importao". Mostra as encomendas enviadas para os clientes cujos nomes comeam com A a D. Mostras encomendas enviadas para os clientes cujos nomes incluem a sequncia de letras "ar".
NomeDeEnvio
Como "*Importao"
NomeDeEnvio
Como "[A-D]*"
NomeDeEnvio
Como "*ar*"
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EXEMPLOS DE CONSULTAS
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EXEMPLO DE CONSULTAS
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EXERCICIO 04
1.
2.
3.
4.
Construa uma consulta com a tabela CADFILMES que apresente apenas os filmes romanticos; Construa uma consulta com a tabela CADFILMES que apresente apenas os filmes cadastrados antes do ms 08; Construa uma consulta com a tabela CADFILMES que apresente apenas os filmes cujo nome iniciem com M; Construa uma consulta com a tabela CADFILMES que apresente apenas os filmes que no estejam alugados;
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RELATRIOS
Os relatrios so o resultado final de todo um trabalho, e quase sempre o Item mais requisitado nas empresas. Na janela do banco de dados CADFILMES clique na Aba Criar e em seguida em Assistente de Relatrio (Figura abaixo).
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RELATRIOS
Surgir a caixa de dilogo Assistente de Relatrio. Na caixa de listagem selecione a tabela CADFILMES; escolha tambm os campos que faro parte do seu relatrio.
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RELATRIOS
Aqui podemos decidir se vamos agrupar algum campo. Ex: Estilo do Filme.
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RELATRIOS
Selecionamos o ordenao; Selecionamos o Layout do Relatrio.
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RELATRIO
Agora escolha (no estilo do seu relatrio), e clique novamente em Avanar; Seguido do Titulo do Relatrio
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RELATRIO PRONTO
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