DOMINE O EXCEL 2007

16-09-2008

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Introduo ao Microsoft Excel 2007 O ambiente de trabalho O Friso e os Tabuladores do Excel 2007

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Domine o Excel 2007

O Excel possui vrias verses sendo que, para a plataforma Windows, a mais recente a verso 2007. Devido ao seu lanamento recente, existe ainda pouca bibliografia e pouco se tem escrito a seu respeito. Sendo assim, o Ncleo de Estgio de Informtica da Escola Secundria de Vilela, vem desta forma disponibilizar aos interessados este manual. A sua edio por fascculos ser faseada ao longo das vrias semanas do primeiro perodo lectivo. Apesar de no pretendermos que esta edio seja exaustiva nos seus contedos, iremos dar uma maior nfase s ferramentas mais comummente usadas para dominar os recursos da mais nova verso da folha de clculo electrnica: O Excel 2007. Caso pretenda estes fascculos em formato electrnico, consulte o site da Escola Secundria de Vilela: http://www.esvilela.pt

Introduo O Office 2007 est com um novo formato, uma nova interface que substitui os menus e a maioria das barras de ferramentas das verses anteriores com um nico mecanismo simples e fcil de aprender em autonomia. Esta nova interface foi criada para aumentar a produtividade, para facilitar a localizao dos recursos certos para diversas tarefas, para descobrir novas funcionalidades e ser mais eficiente. A principal substituio de menus e barras de ferramentas no Office 2007 o Friso. Criado para uma fcil navegao, o Friso, localizado na parte superior das aplicaes Office, consiste em vrios Tabuladores contendo agregaes lgicas de funcionalidades. O Excel da Microsoft uma das ferramentas informticas mais usadas que possui recursos incrveis e fascinantes capazes de facilitar a criao e a manipulao de clculos, listas e

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at mesmo de pequenas bases de dados. Pode tambm funcionar como uma poderosa calculadora oferecendo uma enorme variedade de funes e frmulas.

O ambiente de trabalho Ao comear a utilizar folha de clculo do Excel 2007 ir notar que existem vrias caractersticas comuns a outras verses do Excel mais antigas. Com certeza, que ir tambm reparar em novas particularidades de que poder tirar proveito. Destas, h 3 que se destacam: o boto do Office, a barra de ferramentas de acesso rpido e o Friso. As funes destes 3 itens iro ser explicados com algum pormenor mais abaixo.

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Folha de clculo Uma folha de clculo electrnica um programa que proporciona uma rea de trabalho ou folha de trabalho, dividida em linhas e colunas, onde temos a possibilidade de realizar operaes e clculos matemticos de forma automtica. um documento electrnico que armazena vrios tipos de dados. A interseco de uma linha com uma coluna (Exemplo G5) designada por clula. Cada clula pode conter dados e pode ser usada para efectuar clculos na prpria folha de clculo. Um ficheiro do Excel designado por livro de trabalho e pode conter vrias folhas de trabalho.

Boto do Office O boto do Office efectua muitas das funes que anteriormente estavam localizadas no menu Ficheiro das verses mais antigas do Excel. Este boto permite criar um novo documento, abrir um j existente, guardar, guardar como, imprimir, enviar ou fechar um documento.

O Friso O painel que se encontra no topo do documento designado como friso. Tem 7 itens (Tabuladores): Base, Inserir, Esquema de Pgina, Frmulas, Dados, Rever e Ver. Cada item dividido em grupos. Estes grupos so agregaes lgicas de funcionalidades desenhadas para um melhor aproveitamento no desenvolvimento de trabalhos na folha de clculo.

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As funcionalidades mais usadas so apresentadas no friso. Para ver as restantes funcionalidades de cada grupo, clique na seta do canto inferior direito de cada grupo.

Base: rea de transferncia, Tipo de Letra, Alinhamento, Nmero, Estilos, Clulas, Edio Inserir: Tabelas, Ilustraes, Grficos, Ligaes, Texto Esquema de Pgina: Temas, Configurar Pgina, Ajustar Tamanho, Opes de Folha, Dispor Frmulas: Biblioteca de Funes, Nomes Definidos, Auditoria de Frmulas, Clculo Dados: Obter Dados Externos, Ligaes, Ordenar e Filtrar, Ferramentas de Dados, Destaques Rever: Verificao, Comentrios, Alteraes Ver: Vistas de Livro, Mostrar/Ocultar, Zoom, Janela, Macros

A barra de ferramentas de acesso rpido Esta barra, que pode ser personalizada, contm comandos que poder vir a utilizar. Poder alterar a sua localizao, colocando-a por baixo ou por cima do friso. Para efectuar este procedimento, clique na seta no fim da barra de ferramentas e seleccione a opo Mostrar Abaixo do Friso.

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Tambm poder adicionar itens barra de ferramentas de acesso rpido. Com o boto direito do rato, clique sobre qualquer item desejado e seleccione a opo Adicionar Barra de Ferramentas de Acesso Rpido.

Mini barra de ferramentas Outra das novas funcionalidades do Excel 2007 a mini barra de ferramentas. uma barra flutuante que apresentada aquando da seleco de texto numa clula ou quando clicamos com o boto direito.

Os Tabuladores do Excel 2007 Antes de uma pessoa se iniciar na conduo de um automvel, precisa primeiramente de aprender a conduzir, saber como travar, como acelerar, o cdigo de estrada, entre outras aprendizagens. Usar o Excel, ou outro software qualquer, no muito diferente. Para que possa ter sucesso na sua utilizao, necessita de conhecer bem as suas ferramentas, atalhos, menus e outros recursos. Seguidamente ser apresentada uma descrio detalhada sobre cada tabulador, para que possa ter uma conduo agradvel e com sucesso. Sem dvida que, uma das maiores diferenas que o Excel 2007 tem em relao s verses anteriores a substituio das Barras de Menus e Ferramentas pelo Friso que est organizado em Tabuladores: Base, Inserir, Esquema de Pgina, Frmulas, Dados, Rever e Ver. H rumores de que a razo desta substituio foi o facto de que muitas ferramentas, opes e atalhos presentes nas verses mais antigas do Excel eram totalmente desconhecidos pelos utilizadores. Isso acontecia porque, nessas verses, a Barra de Ferramentas era padronizada de acordo com a frequncia de uso destes recursos e o espao disponvel para visualizao, deixando assim, vrias ferramentas, opes e atalhos ocultos aos utilizadores das verses 97, 2000, XP e 2003. Entretanto, com a utilizao destes Tabuladores tanto a visualizao como a utilizao dos recursos acima citados tornaram-se mais fceis, prticos e intuitivos para os utilizadores do Excel 2007.

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O Tabulador Base

Aumentar e diminuir a Fonte Tamanho da Fonte Fonte

Alinha o texto em cima Centraliza Alinha o texto em baixo Orientao do texto

Quebra automtica de Texto

Inserir linha acima Exclui linha Vrias opes de formatao de Clulas

Cor da Fonte Colar Cor do preenchimento Borda Sublinhado Itlico Negrito

Unir Clulas Aumenta ou diminui recuo Alinha o texto esquerda Centraliza Alinha o texto direita Opes de formataes de nmeros Opes de Formatao de Tabelas, Clulas e Formatao Condicional Vrias Opes para Classificao e Filtragem de dados

Pincel Copiar Recortar

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O Tabulador Inserir

Criar uma tabela dinmica Criar uma tabela

Inserir caixa de texto Opes para inserir Hiperlink

Inserir cabealho e rodap Inserir assinatura digital Nome, Cargo, E-Mail, etc.

Inserir uma imagem

Inserir Clip-arts Inserir Auto-formas Quadrados, rectngulos, crculos, tringulos, setas,

Inserir um SmartArt Vrios tipos de diagramas, organogramas e outros elementos grficos

Vrias opes para criao de diferentes tipos de grficos

Opes para inserir diversos tipos de WordArts Inserir diversos tipos de smbolos

Inserir um objecto Clipes, apresentaes do PowerPoint, som Midi e wave,

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O Tabulador Esquema de Pgina

Configurar margens Define as margens como normal, estrela, moderada, Fundo Insere ou exclui uma imagem como fundo. Ttulos de impresso Define qual a linha ou coluna a ser impressa em cada pgina da folha de clculo. Ttulos Oferece a possibilidade de exibir ou ocultar os ttulos na folha de clculo, bem como a possibilidade de as imprimir.

Opes de Temas Fontes, Cores, Efeitos aplicveis principalmente aos objectos.

Quebras de pgina Insere ou remove Quebras de pgina.

Linhas de grelha Permite visualizar/ocultar as linhas de grelha, bem como a possibilidade de as imprimir.

Orientao da Pgina Define a pgina horizontal ou vertical.

rea de impresso Define a rea de impresso da folha de clculo.

Ajustar Tamanho Oferece diversas opes de impresso.

Tamanho da pgina Define o tamanho da pgina: A4, Carta, Ofcio, etc.

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O Tabulador Frmulas
Opes de funes mais usadas no Excel Diversas opes menos usadas no Excel

Biblioteca de Funes Oferece uma infinidade de opes de funes organizadas por Categorias.

Remove as setas usadas para mostrar a interligao de clulas atravs de funes ou frmulas, tal como apresentado na figura abaixo.

Assinala as clulas que esto ligadas entre si atravs de funes ou frmulas. Usa setas para assinalar essas clulas, tal como apresentado na figura abaixo.

Vrias outras funes do Excel

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O Tabulador Dados
Actualiza todos os dados obtidos de fontes externas

Diversas outras opes.

Obter dados Externos Vrias opes para a obteno de dados externos a partir de diversas fontes, tais como: Access, Web, Texto, etc.

Organiza os dados de forma Crescente (A-Z) ou Decrescente (Z-A)

Insere ou exclui filtros

Oferece opes avanadas para classificao de dados.

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O Tabulador Rever
Ferramentas de pesquisa, tais como: sinnimos e tradues. Algumas destas ferramentas necessitam de estar ligadas Internet. Diversas opes para proteger a folha de clculo e o livro de trabalho.

Verifica a ortografia.

Comentrios Oferece vrias opes de comentrios, tais como: Novo comentrio, Exibir o comentrio anterior ou o prximo, mostrar todos os comentrios, etc.

Diversas opes para partilhar o livro de trabalho com outros utilizadores atravs da rede.

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O Tabulador Ver
Abre uma nova janela. Apresenta a folha de clculo em modo normal ou esquema de pgina. Exibe as quebras de pgina da folha de clculo. Organiza todos os livros abertos

Exibe a folha de clculo no ecr inteiro. Exibe ou cria um modo de visualizao personalizado.

Oferece vrias opes inclusive a de aplicar o zoom a uma seleco.

Fixa os painis para poder visualizar sempre os ttulos das folhas de clculo.

Opo para gravar ou exibir macros.

Mostra/oculta a rgua, linhas de grelha, barra de frmulas, mensagens e cabealhos, como tal como apresentado na figura.

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