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Escriturao Fiscal Digital (EFD) Regras Gerais

SUMRIO
1. 2. 3. 3.1. 4. 5. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 7. 8. 9. 10. 11. Introduo Definio Contribuintes Obrigados EFD Contribuintes optantes pelo SIMPLES Nacional ou Microempreendedor Individual (MEI) Livros Fiscais Contribuintes Obrigados EFD - Dispensa da Apresentao do SINTEGRA Contedo do Arquivo Livro Registro de Inventrio Registro do ativo imobilizado - CIAP Tabelas Registros dispensados Prestao de Informaes Relativas EFD Prazo de Entrega Validador Retificao da EFD Guarda das Informaes

1. Introduo O Decreto n 6.022/07 institui o Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED), cujo objetivo promover a atuao integrada dos Fiscos, mediante a padronizao e a racionalizao das informaes e o acesso compartilhado escriturao digital de contribuintes. A Escriturao Fiscal Digital (EFD) parte integrante do projeto SPED, cujos procedimentos sero abordados nesse trabalho.

2. Definio A Escriturao Fiscal Digital (EFD) constitui-se em um conjunto de escriturao documentos fiscais e de outras informaes de interesse dos Fiscos das Unidades Federadas e Secretaria da Receita Federal, bem como no registro de apurao de impostos referente operaes e prestaes praticadas pelo contribuinte (clusula primeira do Convnio ICMS 143/06). de da s n

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3. Contribuintes Obrigados EFD A EFD dever ser adotada pelos contribuintes mencionados no Protocolo ICMS n 77/08. O Estado de So Paulo, por meio de Comunicados DEAT, comunica ao contribuinte sobre a obrigatoriedade da Escriturao Fiscal Digital. O Comunicado DEAT n 5/12 aprovou cronograma com uma nova relao de contribuintes paulistas obrigados entrega da EFD sujeitos ao Regime Peridico de Apurao (RPA). Conforme informaes divulgadas no site da Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo (www.fazenda.sp.gov.br), a primeira etapa do cronograma est programada para outubro de 2012 e contemplar 40.998 contribuintes. A partir de janeiro de 2013, mais 34.548 contribuintes sero obrigados ao envio da escriturao digital. Outros 138.759 contribuintes devero iniciar a entrega da EFD nos meses de maro, julho e outubro de 2013 e janeiro de 2014. Nos termos do Protocolo ICMS n 3/11, a inteno do Fisco que todos os estabelecimentos RPA fiquem obrigados Escriturao Fiscal Digital at janeiro de 2014. A Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo criou, em sua pgina, consulta sobre a obrigatoriedade da EFD por meio do CNPJ ou inscrio estadual do estabelecimento no seguinte endereo eletrnico: www.fazenda.sp.gov.br/sped/obrigados/obrigados.asp. O contribuinte dispensado da EFD poder optar pela sua adoo mediante pedido que abranja todos os seus estabelecimentos situados no territrio do Estado de So Paulo, o qual dever ser dirigido ao Posto Fiscal de vinculao de qualquer um desses estabelecimentos (art. 1 da Portaria CAT n 147/09). 3.1. Contribuintes optantes pelo SIMPLES Nacional ou Microempreendedor Individual (MEI) Nos termos do Protocolo ICMS n 3/11, as empresas optantes pelo regime simplificado de tributao denominado SIMPLES Nacional esto dispensadas da Escriturao Fiscal Digital. Por meio do Comunicado DEAT n 5/12, o Microempreendedor Individual (MEI), a Microempresa ou a Empresa de Pequeno Porte, disciplinados pela Lei Complementar n 123/06, que por motivo de excluso obrigatria, de ofcio ou por opo, passar a sujeitar-se ao Regime Peridico de Apurao (RPA) a partir de 01/01/2014, estar obrigado ao uso da EFD a partir do ms da alterao do regime.

4. Livros Fiscais A EFD substitui a escriturao e a impresso dos seguintes livros fiscais e controle (art. 2 da Portaria CAT n 147/09): Registro de Entradas; Registro de Sadas;

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Registro de Inventrio; Registro de Apurao do IPI; Registro de Apurao do ICMS; e Controle de Crdito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP), de que trata a Portaria CAT n 25/01.

A EFD dever ser efetuada pelo contribuinte mediante o registro eletrnico, em arquivo digital padronizado, de todas as operaes, prestaes e informaes sujeitas escriturao dos livros fiscais e controle mencionados anteriormente.

5. Contribuintes Obrigados EFD - Dispensa da Apresentao do SINTEGRA O SINTEGRA consiste num conjunto de procedimentos administrativos e de sistemas computacionais de apoio que est sendo adotado simultaneamente pelas Administraes Tributrias das diversas Unidades da Federao. Do lado dos contribuintes, o propsito o de simplificar e homogeneizar as obrigaes de fornecimento de informaes relativas s operaes de compra, venda e prestao de servios. Do lado dos Fiscos Estaduais, o objetivo o de propiciar maior agilidade e confiabilidade ao tratamento das informaes recebidas dos contribuintes e troca de dados entre as diversas Unidades de Federaes. Est sujeito apresentao do SINTEGRA o contribuinte usurio do sistema eletrnico de processamento de dados, para emisso de documentos e/ou escriturao dos livros fiscais, com observncia do Convnio ICMS n 57/95 e da respectiva disciplina estabelecida na Portaria CAT n 32/96. Contudo, os contribuintes obrigados Escriturao Fiscal Digital (EFD) de que trata o art. 250-A do RICMS/00 no se sujeitaro apresentao do SINTEGRA (art. 1, 1-A, da Portaria CAT n 32/96).

6. Contedo do Arquivo O arquivo digital da EFD ser gerado pelo contribuinte conforme estabelecem as normas do Ato COTEPE/ICMS n 9/08 e dever conter (art. 3 da Portaria CAT n 147/09): a) a totalidade das informaes econmico-fiscais e contbeis, e outras de interesse do Fisco, correspondentes s operaes e s prestaes ocorridas no perodo compreendido entre o primeiro e o ltimo dia do ms civil, inclusive; a apurao do valor do imposto a recolher ou do saldo credor a transportar para o perodo seguinte; a assinatura digital do contribuinte, ou de seu representante legal, certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil), de forma a garantir a autenticidade e a validade jurdica das informaes nele contidas; -3EFD

b) c)

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d)

a informao sobre qualquer situao de exceo na tributao do ICMS, tais como iseno, imunidade, no incidncia, diferimento ou suspenso do lanamento do imposto, com a indicao do respectivo dispositivo legal; as informaes que, nos termos do disposto na Portaria CAT n 25/01, estiverem sujeitas escriturao no Controle de Crdito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP).

e)

Conforme leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS n 9/08, o arquivo digital da EFD ser estruturado em blocos de informaes dispostas por tipo de documento, contendo, cada bloco, os registros individualizados por operaes ou prestaes, de forma a identificar perfeitamente a totalidade das informaes (art. 7 da Portaria CAT n 147/09). Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo digital constitudo de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento, referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos e de outras informaes econmico-fiscais (item 2.5.1 do Ato COTEPE/ICMS n 9/08):

Bloco 0 C D E G H 1 9 Abertura, Identificao e Referncias

Descrio

Documentos Fiscais I - Mercadorias (ICMS/IPI) Documentos Fiscais II - Servios (ICMS) Apurao do ICMS e do IPI Controle do Crdito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) - Modelos C e D Inventrio Fsico Outras Informaes Controle e Encerramento do Arquivo Digital

6.1. Livro Registro de Inventrio O Livro Registro de Inventrio, modelo 7, destina-se a arrolar, pelos seus valores e com especificaes que permitam sua perfeita identificao, as mercadorias, as matrias-primas, os produtos intermedirios, os materiais de embalagem, os produtos manufaturados (acabados) e os produtos em fabricao, existentes no estabelecimento do contribuinte na poca do balano (arts. 213, 8, e 221 do RICMS/00). Sero tambm arrolados no Livro Registro de Inventrio, separadamente ( 1 do art. 221 do RICMS/00): a) b) mercadorias, matrias-primas, produtos intermedirios, materiais de embalagem e produtos manufaturados pertencentes ao estabelecimento, em poder de terceiros; mercadorias, matrias-primas, produtos intermedirios, materiais de embalagem, produtos manufaturados e produtos em fabricao, de terceiros, em poder do estabelecimento.

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O Bloco H da Escriturao Fiscal Digital destina-se a informar o inventrio fsico do estabelecimento. O registro H005 do Bloco H deve ser apresentado para discriminar os valores totais dos itens/produtos do inventrio realizado em 31 de dezembro de cada exerccio, ou nas demais datas estabelecidas pela legislao fiscal ou comercial. Nos termos do art. 3 da Portaria CAT n 147/09, o contribuinte dever incluir a EFD do livro fiscal Registro de Inventrio do ltimo dia do ms anterior ao do incio da obrigatoriedade, no arquivo digital da EFD relativo: 1 - ao primeiro perodo de referncia, contado a partir do ms de incio da obrigatoriedade da escriturao digital; 2 - ao ms de fevereiro, quando o incio da obrigatoriedade da escriturao digital ocorrer no ms de janeiro. Exemplo: inventrio realizado em 31/12/2011 - perodo de referncia fevereiro 2012 apresentao na EFD em 25/03/2012. 6.2. Registro do ativo imobilizado - CIAP O controle do montante de crdito apropriado em razo da aquisio de bens para o ativo permanente do estabelecimento de contribuinte ser elaborado por meio da escriturao do documento denominado Controle de Crdito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP). A Portaria CAT n 25/01 estabelece a forma de controle do Crdito de ICMS do Ativo Permanente. Contudo, os contribuintes obrigados Escriturao Fiscal Digital em 01/01/2011 devero, para realizao do controle do crdito de ICMS do ativo permanente, observar a apresentao do Bloco G da EFD. O Bloco G foi includo para vigorar a partir do perodo de apurao de janeiro de 2011. Conforme o Guia Prtico da EFD, na abertura do bloco G, o contribuinte deve indicar se h registros de informaes no bloco. Vejamos:

N 1 2

Campo REG IND_MOV

Descrio Texto fixo contendo G001 Indicador de movimento: 0 - Bloco com dados informados; 1 - Bloco sem dados informados

Tipo C C

Tam. 004* 001*

DEC -

Obrig. O O

Caso o bloco seja preenchido com 1, significa que no h escriturao do documento CIAP e portanto no h crdito a apropriar. Se preenchido com 0, dever ser informado, pelo menos, um registro G110 e respectivos registros filhos.

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6.3. Tabelas As operaes e os lanamentos constantes no arquivo da EFD sero identificados por meio de cdigos associados a tabelas externas oficiais previamente publicadas, a tabelas internas, a tabelas intrnsecas ao campo do registro informado e a tabelas elaboradas pelo informante.

As tabelas externas criadas e mantidas por outros atos normativos e cujos cdigos sejam necessrios elaborao do arquivo digital devero seguir a codificao definida pelo respectivo rgo regulador (item 2.4 do Ato COTEPE/ICMS n 9/08). Exemplo: - Tabela de Cdigo Fiscal da Operao e Prestao (CFOP); - Tabela de Nomenclatura Comum do MERCOSUL (NCM); - Tabela de Municpios do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica (IBGE). As tabelas internas necessrias elaborao do arquivo esto relacionadas nos itens 3, 4 e 5 do Manual do Ato COTEPE/ICMS n 9/08. Podemos citar como exemplo de tabelas internas a tabela de Documentos Fiscais do ICMS.

Exemplo: Tabela de Documentos Fiscais do ICMS:

Cdigo 1 8 Nota Fiscal Conhecimento de Transporte e Cargas Descrio Modelo 1/1A 8

As tabelas intrnsecas so as tabelas que constam no Manual do Ato COTEPE mencionado.

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Exemplo: IND_MOV Indicador de movimento: 0 Bloco com dados informados; 1 Bloco sem dados informados. TP_PROD Tipo de produto: 0 Similar; 1 Genrico; 2 tico ou de marca. Por fim, as tabelas elaboradas pelo informante, como o prprio nome diz, so as tabelas criadas pelo prprio contribuinte. Exemplo: Tabela de Cadastro de Participantes, Tabela de Identificao do Item (Produtos e Servios), Tabela de Natureza da Operao/Prestao, Tabela de Informao Complementar do Documento Fiscal, Tabela de Observaes do Lanamento Fiscal, Tabela de Identificao das Unidades de Medidas e Tabela de Fatores de Converso de Medidas. 6.4. Registros dispensados O contribuinte ficar dispensado de incluir no arquivo digital da EFD as informaes correspondentes aos registros indicados nos Anexos I, II e IV da Portaria CAT n 147/09, a seguir observados. Registros cujas informaes correspondentes esto dispensadas de incluso no Arquivo Digital da EFD:

Registro C114 C176 C179 C197 E113 E115 E240 1200 1210 1400 1700 1710

Descrio Cupom Fiscal Referenciado Nas operaes de entrada Complemento de Item Ressarcimento de ICMS em operaes com substituio tributria (cdigo 01,55) Informaes Complementares ST Outras Obrigaes Tributrias, Ajustes e Informaes provenientes de Documento Fiscal Informaes Adicionais dos Ajustes da Apurao do ICMS Identificao dos documentos fiscais Apurao Informaes Adicionais Informaes Adicionais dos Ajustes da Apurao do ICMS Substituio Tributria Identificao dos documentos fiscais Controle de Crditos Fiscais ICMS Utilizao de Crditos Fiscais ICMS Informao sobre Valor Agregado Documentos Fiscais Utilizados Documentos Fiscais Cancelados/Inutilizados

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Os registros a seguir indicados esto temporariamente dispensados de incluso no Arquivo Digital da EFD pelos contribuintes no obrigados a efetuar o Registro Eletrnico de Documentos Fiscais (REDF):

Registro C350 C370 C390

Descrio Nota Fiscal de Venda a Consumidor (cdigo 02) Itens do documento (cdigo 02) Registro Analtico das Notas Fiscais de Venda a Consumidor (cdigo 02)

Nota Cenofisco: A Nota Fiscal Paulista um programa de estmulo cidadania fiscal no Estado de So Paulo, que tem por objetivo estimular os consumidores a exigir a entrega do documento fiscal na hora da compra. Alm disso, visa gerar crditos aos consumidores, aos cidados e s empresas do Estado. A transferncia de crditos do Tesouro no Programa Nota Fiscal Paulista requer instrumentos de controle de repasse de informaes ao Fisco correspondentes aos documentos fiscais emitidos pelos contribuintes, bem como identificao dos consumidores e adquirentes de mercadorias que sero favorecidos. Como consequncia, impe-se aos contribuintes, como obrigao acessria, a apresentao do Registro Eletrnico de Documentos Fiscais (REDF). O REDF o conjunto de informaes armazenadas eletronicamente na Secretaria da Fazenda que correspondem aos dados do documento fiscal informados pelo contribuinte emitente. O contribuinte emissor de Nota Fiscal Eletrnica Estadual (NF-e) est dispensado de registrar as Notas Fiscais, modelo 55, no REDF.

7. Prestao de Informaes Relativas EFD O contribuinte dever, relativamente a cada estabelecimento localizado neste Estado, gerar um nico arquivo digital da EFD e envi-lo uma nica vez Secretaria da Fazenda, ou seja, cada estabelecimento dever enviar o arquivo digital (art. 4 da Portaria CAT n 147/09). O contribuinte que realizar as suas atividades em mais de um estabelecimento situado no Estado de So Paulo e que tiver inscrito, no Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de So Paulo, um nico estabelecimento para fins da escriturao fiscal de todas as operaes ou prestaes por ele praticadas no territrio paulista dever prestar as informaes relativas EFD de forma consolidada pelo conjunto dos seus estabelecimentos localizados neste Estado, as quais devero ser gravadas em um nico arquivo digital a ser enviado uma nica vez Secretaria da Fazenda do Estado de So Paulo para cada perodo de referncia. O contribuinte que possuir mais de um estabelecimento, seja filial, sucursal, agncia, depsito, fbrica ou outro qualquer, dever prestar as informaes relativas EFD em arquivo digital individualizado por estabelecimento, ainda que a apurao dos impostos ou a escriturao contbil seja efetuada de forma centralizada (art. 6 da Portaria CAT n 147/09). Para fins de entrega do arquivo, o contribuinte deve obedecer ao leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS n 9/08.

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8. Prazo de Entrega O arquivo digital da EFD dever ser enviado at o dia 25 do ms subsequente ao perodo a que se refere (art. 10 da Portaria CAT n 147/09).

9. Validador O arquivo digital da EFD, cuja gerao de responsabilidade do contribuinte, dever ser submetido validao de consistncia de leiaute mediante uso do Programa de Validao e Assinatura da Escriturao Fiscal Digital (PVA-EFD), disponibilizado por meio de download no ambiente nacional do Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED), o qual poder ser acessado por meio da internet, no endereo eletrnico www.fazenda.sp.gov.br/sped (art. 9 da Portaria CAT n 147/09). A validao restringe-se verificao efetuada pelo PVA-EFD quanto consistncia aritmtica e da estrutura lgica das informaes contidas no arquivo digital da EFD em face das orientaes e especificaes tcnicas do leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS n 9/08. A referida validao dever ser efetuada antes do envio do arquivo digital da EFD Secretaria da Fazenda. Aps a validao sero efetuados, automaticamente, por meio do PVA-EFD, os seguintes processamentos: 1 - verificao da validade e da autenticidade da assinatura digital de que trata o tpico 6 deste trabalho; 2 - gerao de algoritmo que garanta a integridade das informaes contidas no arquivo digital da EFD; 3 - envio do arquivo digital da EFD diretamente Secretaria da Fazenda, por meio da internet, mediante utilizao do programa de Transmisso Eletrnica de Documentos (TED), independentemente da quantidade de registros nele contidos ou do seu tamanho. Para cumprimento do exposto anteriormente, o contribuinte dever efetuar o download do programa TED mediante acesso pgina do Posto Fiscal Eletrnico (PFE) da Secretaria da Fazenda na internet, no endereo eletrnico www.fazenda.sp.gov.br/pfe. Aps o envio do arquivo, por meio da internet, ser expedida, automaticamente, comunicao ao contribuinte declarante da EFD em um dos seguintes eventos (art. 12 da Portaria CAT n 147/09): falha ou recusa na recepo do arquivo digital da EFD; regular recepo do arquivo digital da EFD, eletronicamente o protocolo de recebimento. hiptese em que ser gerado

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10. Retificao da EFD O contribuinte poder retificar a EFD relativa ao perodo de referncia para o qual a Secretaria da Fazenda j tenha recepcionado regularmente o respectivo arquivo digital (art. 15 da Portaria CAT n 147/09). Para fins do exposto anteriormente, o contribuinte dever: a) gerar um novo arquivo digital que contenha todas as informaes relativas EFD para o mesmo perodo de referncia, incluindo aquelas objeto de retificao, bem como o respectivo cdigo da finalidade do arquivo, conforme previsto no leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS n 9/08; enviar Secretaria da Fazenda o arquivo digital, em substituio ao ltimo arquivo digital da EFD por ela regularmente recepcionada.

b)

O contribuinte poder retificar a EFD relativa ao perodo de referncia, independentemente de autorizao da Secretaria da Fazenda, em at 60 dias aps o vencimento do prazo de entrega do arquivo digital da EFD. Aps decorridos 60 dias do vencimento do prazo de entrega do arquivo digital da EFD, depender de autorizao da Secretaria da Fazenda a substituio do arquivo digital da EFD com a finalidade de retificao, quando desta resultar, cumulativamente ou no, em relao ao correspondente perodo de apurao: a) b) c) d) diminuio do imposto a pagar; aumento de saldo credor de imposto a ser transportado para o perodo seguinte; alterao do valor total de entradas; alterao do valor total de sadas.

Nesse caso, o contribuinte dever protocolizar pedido de retificao da EFD perante o Posto Fiscal ao qual estiver vinculado o seu estabelecimento, instruindo-o com os seguintes documentos: a) b) c) d) demonstrativo da retificao da EFD, onde conste o resumo das alteraes a serem efetuadas; cpia, em papel, do respectivo protocolo que comprove a regular recepo, pela Secretaria da Fazenda, do arquivo digital da EFD a ser retificada; cpia, em papel, do respectivo protocolo que comprove a regular recepo, pela Secretaria da Fazenda, do arquivo digital da EFD retificadora; Guia de Arrecadao Estadual - Demais Receitas (GARE-DR) relativa ao recolhimento da Taxa de Fiscalizao e Servios Diversos devida em razo da substituio da EFD original.

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Decorridos 90 dias do vencimento do prazo de entrega do arquivo digital da EFD, em qualquer caso, a sua substituio com finalidade de retificao s poder ser efetuada mediante autorizao da Secretaria da Fazenda, devendo ser observado o procedimento exposto nas letras anteriores. Caso a retificao da EFD seja autorizada pela Secretaria da Fazenda, a autoridade fiscal competente enviar eletronicamente o arquivo digital da EFD retificadora ao ambiente nacional do SPED por meio do mdulo de Servios Fiscais do Posto Fiscal Eletrnico (PFE) e entregar ao contribuinte cpia do respectivo protocolo que comprove a regular recepo do arquivo enviado (art. 16 da Portaria CAT n 147/09). O contribuinte obrigado EFD poder, independentemente da autorizao da Secretaria da Fazenda, enviar eletronicamente a esta, conforme disciplina estabelecida no captulo IV da Portaria CAT n 147/09, at 30/06/2012, os arquivos digitais da EFD com a finalidade de retificao da EFD original (art. 18 da Portaria CAT n 147/09).

11. Guarda das Informaes O contribuinte dever conservar pelo menos uma cpia do arquivo digital da EFD regularmente recepcionado pela Secretaria da Fazenda pelo prazo previsto no art. 202 do Regulamento do ICMS, ou seja, cinco anos (art. 17 da Portaria CAT n 147/09). Todos os documentos contbeis e fiscais relacionados com a EFD, independentemente de terem existncia fsica ou digital, devero ser conservados pelo contribuinte pelo mesmo prazo mencionado no pargrafo anterior.

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