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Dinmica Fbrica de Avies 2.0 Agile Way

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Artigos, reflexes e lies aprendidas de Flvio Steffens de Castro, um gerente de projetos orientado s pessoas. A corrente gil (agile) em sua essncia; o Scrum na prtica; liderana atravs do aprendizado; mais colaborao e menos chefia.

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18 de Agosto de 2009

Dinmica Fbrica de Avies 2.0

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Esta uma dinmica criada por mim em parceria com o prof. Rafael Prikladnicki, que busca trazer de forma prtica alguns conceitos do SCRUM e dos processos geis. J foi aplicada diversas vezes e sempre com bastante sucesso, principalmente por passar a mensagem que desejamos. A idia da dinmica vivenciar os conceitos do SCRUM, de forma prtica, facilitando a visualizao dos benefcios. Usamos bastante o conceito PDCA e processos empricos, que so algumas das bases dos processos geis. Esta dinmica foi desenvolvida com base na primeira verso, s que agora ela se tornou mais gil e divertida. Por qu? Inseri algumas novas variveis e situaes que tornam ela mais aderente ao que desejamos passar, ou seja, o conceito do SCRUM. Sinta-se a vontade para ler o artigo, baixar a dinmica e aplic-la em sua empresa!Para acompanhar este post, legal voc primeiro baix-la no link abaixo. Slides em PDF Tabela em XLS Fichas de responsabilidade em PPT Qual a essncia da dinmica? Criar uma linha de produo de avies de papel que segue uma regra bem simples: a folha de papel comea numa ponta e termina avio na outra ponta. Na dinmica que eu apliquei, foram 3 equipes com 7 membros cada. Se voc tiver mais gente envolvida, tente manter no mximo 4 equipes com os membros necessrios. Assim voc consegue fazer o papel de Product Owner, avaliando o que foi produzido. Crie nomes do alfabeto grego para as equipes (no meu caso foram Sigma, Omega e Gama. Voc j vero o por qu disso.
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Avise as equipes que a forma como eles se organizaro para fazer a engenharia com eles. Se quiserem ficar de p, organizar as mesas em crculos, etc. problema deles. DESDE QUE o produto comece numa ponta e acabe na outra. Alm disso, a outra restrio que no pode haver estocagem de material, ou seja, cada grupo s pode pegar mais 10 folhas quando a ltima folha entrar em produo. Isso existe s para tornar o processo mais difcil e para dar trabalho ao Scrum Master, na hora dos sprints A estrutura da dinmica simples: as equipes tem trs minutos para discutir o processo (retospectiva e planejamento) e ao final do tempo passam a estimativa de produo. Depois elas tem trs minutos para produzir o que prometeram, conforme as definies do escopo solicitadas. E assim por diante (ciclo PDCA). Neste primeiro momento, os papis no existem ainda. O cliente fictcio a Fora Area. informado que a organizao quer um novo avio e entrou em contato com as empresas deles. Ento a organizao quer saber das equipes quantos avies eles produzem em trs minutos. E eles tem UM minuto para dar a estimativa. Isso mesmo, curto e grosso assim. Qual a idia por trs? Quantas vezes nossos clientes e chefes chegam para ns: Quanto tempo a gente entrega um sistema de cadastro e relatrios para o cliente XYZ?. Bem depende, como o escopo?. Escopo? um sistema de cadastro e relatrios!! Quanto tempo?. Notaram a semelhana? exatamente essa. Dar uma estimativa de algo que no se tem a menor idia. No fim da dinmica, na retrospectiva, isso serve para avaliar como as estimativas melhoram quando a equipe trabalha e conhece sua capacidade. Enquanto as equipes fazem as estimativas, abra a planilha Excel para fazer o controle do previsto / realizado. E marque ali assim que eles derem as estimativas. Continuando, passe para eles que a Fora Area gostou das estimativas. E vai abrir concorrncia. Agora, a organizao passou o escopo do avio. Com base no escopo, as equipes tero 3 minutos para produzir um prottipo. O escopo bem simples: - O avio deve possuir 12 janelas - Deve possuir uma cabine - Deve possuir o logotipo da empresa que est produzindo, nas asas e na cauda (o logotipo tem que ser o smbolo do Sigma, Gama, Omega aqui outra pegadinha!) Note que no dito que tipo de avio deve ser produzido. A idia mesmo que as equipes quebrem a cara na hora de apresentar o prottipo. Esse o momento mais divertido da dinmica. Se as equipes perguntarem algo mais sobre o escopo, diga que voc no sabe a organizao no passou mais informaes. Cuidado para no passar o prximo slide, onde tem o projeto que a Fora Area quer. Esse slide para depois das apresentaes!! Aps a produo, pea para um de cada equipe vir at a frente e apresentar o avio. No final, faa o teste do vo. No esquea de solicitar os aplausos para cada apresentao Depois das apresentaes, passe o feedback de cada avio. Compare os prottipos com a idia do que o cliente queria (o slide que mostra isso). Uma coisa que quase nenhuma equipe coloca PORTA. Pergunte: Como o pessoal vai entrar no avio???. Se eles reclamarem que isso no foi dito no escopo, fale: Mas precisava dizer?!. Aqui a velha demonstrao das expectativas do cliente versus produo. Pronto. Agora eles j sabem o que deve ser produzido. Ento as linhas de produo vo comear. Diga que eles tero 3 minutos para avaliar a engenharia que iro utilizar para o processo e ao final, passaro a estimativa de produo. Eles devero produzir os avies criteriosamente conforme o escopo passado. Aqueles que, ao final dos trs minutos do sprint, no estiverem de acordo (faltou uma janelinha, faltou o logotipo correto, etc) no contam como finalizados, mas podem voltar para a linha de produo para serem finalizados. Essa regra importante e segue os princpios do SCRUM. Antes de comear, porm, preciso definir os papis. Utilize as fichas que esto ali em cima para download (imprima mais fichas membro da equipe). Diga que voc ir passar para cada um dos membros das equipes uma ficha contendo o papel deles na equipe. Invente que as equipes sero multi-funcionais e cada um ter um papel para desempenhar. Diga que eles devem ler a ficha e atuar conforme est escrito ali e no devem comentar com ningum quais so suas atribuies. Por que dessa cena toda? Porque os papis nas equipes so: SCRUM MASTER (no pode produzir, deve cuidar do time, avaliar o processo, remover impedimentos e buscar matria-prima), MEMBRO DO TIME (produzir o produto e avaliar o processo) e ELO FRACO. Cada equipe tem UM Scrum Master e UM Elo Fraco (se voc quiser colocar dois por equipe, dependendo do tamanho, uma idia interessante tambm). O Elo Fraco tem como funo principal ser exatamente a pessoa que atrasa o processo todo. Aquele cara descompromissado, que destoa dos demais. o gargalo do time. Mas ele participar do time como se quisesse melhorar o processo (dar sugestes, etc), mas na produo ser sempre o gargalo. Ele tem que ser um bom ator e no pode deixar ningum saber que ele
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est atuando assim, dai a importncia de deixar claro que ningum pode ler a ficha do outro (se possvel, recolha as fichas aps eles lerem). Sabendo disso, diga que o SCRUM MASTER dever sair da linha de produo e ficar de p, auxiliando o time nas suas funes. Ele, lgico, pode dizer o que pode ou no fazer. Feito isso, as regras esto expostas, o escopo sabido e os papis e responsabilidades so conhecidos. D o start para que eles comecem a planejar o processo e ao final passar a estimativa. Uma sugesto que causa um efeito psicolgico bacana: Durante esses perodos de planejamento, controle o tempo e passe para eles quanto tempo falta para encerrar. Mas nos sprints no avise o tempo, s diga quando encerrou. A idia que o Scrum Master ou a equipe percebam que eles que tem que controlar o tempo. Ao final do planejamento, eles comeam os sprints de 3 minutos. Repita da o processo de planejamento/estimativa 3 minutos e sprint 3 minutos. So trs sprints (um nmero ideal para ningum cansar ou encher o saco!). Quando as equipes passarem as estimativas, marque na planilha Excel, na coluna previsto. Quando voc fizer a contagem dos produtos finalizados (que devem estar totalmente de acordo com o escopo) marque na outra coluna realizado. Assim at acabarem os sprints. Ao final do terceiro sprint, veja qual foi a equipe vencedora (a que entregou o maior nmero de produtos). Entregue algum prmio, como uma caixa de Bis para motiv-los Encerrada a dinmica, avalie com o pessoal como foi o processo. Revele os papis obscuros que existiam nas equipes (os elos fracos) e questione se a equipe havia percebido isso e se tomaram alguma atitude para contornar o problema. Avalie a questo do prottipo versus expectativa do cliente a questo do trabalho em equipe a identificao do limite de produo da equipe o desafio de superar esse limite a questo do empowerment (onde os membros da equipe avaliavam o processo e tinham poder de sugerir mudanas) os benefcios da inspeo e adaptao com base na experincia e encerre comentando a idia de usar sprints de trabalho. Faa a pergunta que contm no slide: Seria melhor entregar todos os avies em 10 minutos ou % deles a cada 3 minutos?. Dificilmente algum dir que o ideal ser a primeira opo. Lembre da teoria do estudante (deixar tudo para a ltima hora), a motivao que ser alta nos primeiros minutos e depois cair com o tempo (afetando a produo). Antes de terminar, abra a segunda aba da planilha Excel, onde tem o grfico baseado nas estimativas passadas. Demonstre que o primeiro ponto representa a estimativa quando eles no sabiam NADA do que tinha que ser feito (quando a Fora Area pediu estimativa sem passar nada). As outras estimativas j foram com base na experincia e no conhecimento do escopo. Possivelmente voc ter um grfico que comea mais alto ou baixo e que depois tende a ficar parecido com uma reta, estabilizando. A idia que a gente erra nas estimativas iniciais em +400% e -20%, normalmente. E com o tempo, conhecendo o escopo e nossos limites de produo, as estimativas tendem a ser mais prximas realidade e tendem a estabilizar. Comente que se houvessem novas sprints, o grfico se estabilizaria de vez, cabendo equipe e ao Scrum Master a idia de tentar encontrar solues para superar aos poucos estes limites. Por exemplo, se as equipes produzissem 15 avies no mximo, o que eles teriam que fazer para otimizar o processo para produzirem 17-18? E assim sucessivamente, quando conseguissem atingir os resultados. Por fim conclua, demonstrando que eles vivenciaram a essncia do SCRUM, ou seja, um ciclo PDCA onde eles planejaram o que fariam, realizavam as tarefas, checavam e avaliavam o processo e por fim tomavam decises de mudana com base nisso, para alimentar o planejamento. Termine desafiando: E se usssemos isso na produo de um software?. A discusso para no acabar mais Ufa! Apesar deste texto longo, eu tenho certeza que voc conseguir aplicar essa dinmica com o mesmo sucesso que eu tive ao aplicar na turma de especializao em gerenciamento de projetos, na PUCRS. Ali foi muito bacana. Os momentos mais divertidos foram na prototipao e durante os sprints (tive a sorte de escolher bem quem seriam os elos fracos que foram excelentes atores!). Ao final da dinmica, todos entenderam a essncia do SCRUM. A mensagem foi passada com total sucesso e tenho a certeza que abriu um novo horizonte para aqueles que no conheciam essas prticas. Use essa dinmica como um reforo para passar a mensagem do SCRUM ou mesmo para vender a idia para sua diretoria. Apesar do pretexto bobo (criar avies de papel) tenha a certeza de que ao final todos vo ficar bastante satisfeitos com o resultado. Peo encarecidamente que, quem for aplicar a dinmica, me envie um email contando como foi a experincia
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