CURSO - AUXILIAR DE ESCRITRIO

Aula 01 O trabalho em um escritrio

Nesta aula, voc ir aprender sobre o que faz o auxiliar de escritrio e como ele controla seu trabalho.

Tpico 1 O que faz um auxiliar de escritrio?

Atualmente, quase todo tipo de trabalho possui um escritrio. Desde uma loja at um advogado, de uma escola at consultrios mdicos, todos precisam do trabalho de algum que cuide do escritrio.

Justamente por isso um dos trabalhos mais comuns da atualidade o de auxiliar de escritrio. Muitas pessoas que se especializaram em diferentes reas tiveram sua primeira experincia profissional trabalhando em um escritrio.

Tarefas do auxiliar de escritrio I

Mas, qual o trabalho de um auxiliar de escritrio? Uma das principais tarefas de quem trabalha em escritrios fazer o atendimento:

Assim, o sucesso de um escritrio para o pblico depender muito do bom desempenho do auxiliar de escritrio.

Tarefas do auxiliar de escritrio II

Quando se trabalha no escritrio de um profissional liberal (como um dentista, um mdico ou um advogado), a pessoa ter muitas vezes a responsabilidade de agendar os compromissos.

Tambm muito comum que a pessoa que trabalha em escritrio tenha de pagar e receber contas. Por isso ela deve saber o que so e o que fazer com:

Tarefas do auxiliar de escritrio III

E se pagamentos e recebimentos so feitos, o auxiliar de escritrio precisa saber registrar e controlar todos eles.

Quem trabalha em um escritrio tambm precisa conhecer como montar alguns tipos de documentos e cartas: declaraes, atestados, procuraes e muitos outros.

E se o escritrio recebe cartas e documentos, o responsvel por eles precisa saber exatamente como arquivar tudo isso.

Responsabilidades do auxiliar de escritrio

E ainda existiro muitas responsabilidades relacionadas com a funo do escritrio. Por exemplo, quem trabalha em um escritrio de contabilidade precisar aprender alguns dos trabalhos de um contador.

O que muitos no sabem que o computador de grande ajuda para a realizao de muitos dos trabalhos do escritrio. Um auxiliar de escritrio atualizado sabe de que forma utilizar o computador e seus programas para cuidar de seus trabalhos.

Responsabilidades do auxiliar de escritrio II

Por exemplo, voc pode controlar as tarefas, agendar compromissos e controlar o atendimento atravs do Microsoft Office Outlook 2007.

Documentos comerciais e cartas podero ser criados de forma rpida, prtica e com boa aparncia com o Microsoft Office Word 2007.

E voc pode controlar pagamentos e recebimentos, criar notas fiscais e oramentos com o Microsoft Office Excel 2007.

Ferramentas do auxiliar de escritrio

Enfim, uma das principais ferramentas de trabalho de um escritrio atualmente o computador.

O objetivo desse curso ajud-lo a se tornar um excelente auxiliar de escritrio com a ajuda da informtica. Acompanhe todas as informaes, faa os exerccios e as prticas e se qualifique para trabalhar em qualquer escritrio.

Resumo da Matria

Uma das responsabilidades mais comuns em um escritrio fazer o atendimento, seja pessoalmente, por telefone ou via fax, e agendar compromissos. Tudo isso pode ser feito com o Microsoft Outlook 2007. Quem trabalha em escritrio precisa estar pronto para montar recibos, declaraes, atestados etc., o que poder ser feito facilmente com o Microsoft Word 2007. Com o Microsoft Excel 2007 podero ser criados oramentos, notas fiscais e controle de pagamentos e recebimentos.

Tpico 2 Controlando os trabalhos

O trabalho em um escritrio normalmente no possui tarefas muito pesadas, mas formado de dezenas de pequenas tarefas que precisam ser realizadas. Por isso muito bom que voc saiba como control-las.

Todas as tarefas podem ser devidamente cadastradas, visualizadas e encontradas com a ajuda de um computador, utilizando o programa Microsoft Office Outlook 2007.

Utilizando o Outlook
Assim que voc acionar o Outlook 2007, dever escolher o modo de trabalho Tarefas. A janela principal aparecer dessa forma:

Utilizando o Outlook II
Ao definir a criao de uma nova tarefa, ser exibida uma nova janela de trabalho. Vejam quais so as principais informaes a serem definidas:

Utilizando o Outlook III

Utilizando o Outlook IV

Utilizando o Outlook V

Utilizando o Outlook VI

Utilizando o Outlook VII

Utilizando o Outlook VIII

Uma tarefa normalmente aparece no modo de trabalho Tarefas assim:

Utilizando o Outlook IX

As tarefas podem ser vistas de vrias formas. No modo de trabalho Tarefas, voc pode escolher qual o Modo de Exibio das tarefas no Painel de Navegao, que aparece esquerda das tarefas. O primeiro modo de exibio, Lista Simples, o nico que exibe a tarefa com uma caixa de verificao.

Clicando sobre a caixa de verificao, a tarefa definida como concluda (ou pendente).

Utilizando o Outlook X
Com o modo Lista detalhada, voc pode ver mais detalhes de cada uma das tarefas criadas.

Nesse modo, voc pode informar que uma tarefa est concluda clicando na bandeirinha exibida na ltima coluna.

Utilizando o Outlook XI
Se voc categorizou as tarefas, pode utilizar o modo de exibio Por Categoria, observando as tarefas agrupadas pelas categorias escolhidas.

Os demais modos de visualizao exibem somente as tarefas relacionadas com o modo escolhido. Por exemplo, Tarefas atrasadas e Tarefas concludas. E em todos os modos de exibio, voc apaga uma tarefa selecionando-a e clicando no boto Excluir ou pressionando a tecla Delete.

Utilizando o Outlook XII

Normalmente, assim que o Outlook 2007 for aberto, voc ver a lista de tarefas pendentes no Outlook hoje. Conforme as tarefas forem sendo concludas, basta clicar na caixa de verificao. E ao clicar na caixa de verificao de uma tarefa concluda, ela volta a ser pendente. Lembrando o que voc aprendeu nesse tpico, voc poder controlar todos os trabalhos de um escritrio de modo simples e prtico com a ajuda do Outlook 2007.

Resumo da Matria

Voc pode ter o controle de todos os trabalhos que precisam ser feitos no escritrio usando o modo de trabalho Tarefas do Microsoft Office Outlook 2007. Uma tarefa precisa ter um assunto. Pode ter tambm uma prioridade, um status (sua situao no momento), uma categoria e anotaes. Voc pode escolher como visualizar as tarefas criadas no Painel de Navegao. No modo de trabalho Tarefas, uma tarefa definida como concluda se voc clicar em sua caixa de verificao. Se a caixa de verificao no estiver sendo exibida, basta clicar na bandeirinha que aparece na ltima coluna.