arquivologia

Renato Valentini (Arquivologia para concursos, Ed. Campus Elsevier)

>>> Conceitos fundamentais

- Informao x Documento Conhecimento extrado de dados para a formao de um juzo de valor. Informao registrada, independente do suporte que a contm.

- Suporte: Material fsico onde a informao registrada. Carregador fsico do documento.

- Dossi x Acervo Documentos diversos relacionados a uma determinada pessoa/assunto especfico. Conjunto de documentos de um arquivo, de um determinado setor, de uma instituio, organismo. *Os dossis esto contidos nos acervos.

- Item documental x Unidades de Arquivamento Menor unidade arquivstica materialmente indivisvel. Ex.: um memorando, uma fotografia. *Arquivisticamente falando, um documento tem mais fora em conjunto do que isoladamente. Relao de organicidade. Menor conjunto de docs, reunido de acordo com critrio de arranjo preestabelecido. Ex.: caixa-box, pasta suspensa, um envelope contendo docs (itens documentais). *Os itens documentais esto contidos nas unidades de arquivamento.

- Arranjo: Organizao!

- Armazenar x Acondicionar Guardar. Relao com a localizao fsica do doc. Embalar. Relao com a embalagem (forma de conservao/proteo preventiva).

- Acesso: Possibilidades de consulta aos documentos (podem variar em funo de clusulas restritivas

>>> Conceito de arquivo - Antigo: Os documentos do arquivo estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando no mais atendiam essa exigncia eram transferidos para museus e bibliotecas. - Moderno: Conjunto de docs oficialmente produzidos/recebidos por um governo/organizao/firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

>>> Caractersticas dos docs de arquivo Produo Recepo Acumulao (ordenada)

>>> Finalidade principal dos arquivos Facilitar a consulta aos docs pelos usurios (administradores/pesquisadores), constituindo-se em base do conhecimento da histria.

>>> Funes bsicas (Servem de base para que ocorra a funo principal) - Guarda - Conservao - Disponibilizao So para permitir/facultar o acesso aos docs pelos consulentes, sendo essa a funo principal/precpua! Disponibilizao no quer dizer necessariamente acesso (est disponvel, o usurio pode acessar o no).

>>> Importncia dos arquivos - Racionalizao da informao (o doc produzido porque necessrio, ser usado) - Eficincia administrativa - Auxlio na tomada de decises!!

>>> Cincias auxiliares da Aquivologia Diplomtica! (Estuda o documento quanto a sua autenticidadeveracidade/fidedignidade-f pblica, alm da sua estrutura formal (suporte)) Paleografia! (Tcnica que habilita a decifrar docs antigos; estuda a histria da escrita e evoluo das letras. Permite o conhecimento dos materiais e instrumentos usados para escrever) Herldica (brases, emblemas) Genealogia (origem e relao das famlias)

>>> Centro documental - Agrupa qualquer tipo de documento (de museu, arquivo, biblio); - As informaes so, em sua maioria, reprodues (audiovisuais) ou referncias virtuais (bases de dados) - Finalidade de informar, com objetivo cientfico/funcional/jurdico, conforme a natureza do material

>>> rgos - Biblioteca Finalidade: cultural, didtica; Objetivos: instruir, educar; Aquisio: compra, doao ou permuta; Avaliao: peas isoladas (relao no-orgnica); Docs existem em numerosos exemplares e so unidos pelo contedo; Em sua maioria so impressos; rgo colecionador.

- Arquivo Finalidade: funcional (administrativa); Objetivos: provar, testemunhar; Aquisio: produo, recepo;

Avaliao: como em conjunto (relao orgnica); Docs existem em nico exemplar ou nmero limitado de cpias e so unidos pela sua provenincia; Em sua maioria so docs textuais; Pblico-alvo: administradores (rgos produtores) e pesquisadores (valor secundrio); rgo receptor. Reunidos pela provenincia (origem); Processamento tcnico: registro > arranjo > descrio.

>>> Terminologia arquivstica Antecedente: Documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa. *Juntada de antecedentes = anexao! Arquivamento: Guarda de documentos nos seus devidos lugares, de acordo com mtodos determinados. Arquivstica: Princpios e tcnicas observados na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos. Arquivo em depsito: Conjunto de docs colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu acervo. *Depsito = local de armazenamento temporrio. Avaliao/Triagem: Processo de anlise da documentao de arquivos, para estabelecer sua destinao, de acordo com seus valores. Classificao: o arranjo dos arquivos correntes, colocando os docs em uma sequncia alfabtica, numrica ou alfanumrica. Data-limite: Elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido dos documentos existentes. Depsitos: Local onde os docs so guardados, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia de posse ou propriedade. temporrio. Descarte/Eliminao/Expurgo: Destruio de documentos destitudos de valor. Desclassificao: Autoridade competente libera pra consulta documentos antes caracterizados como sigilosos. Instrumento de pesquisa: Meio de disseminao e recuperao da informao utilizado pelos arquivos.

Notao: Elemento de identificao das unidades de arquivamento, permitindo sua localizao. Processo: Geralmente usado na administrao pblica, designando conjunto de docs reunidos em capa especial, e que vo sento organicamente acumulados no decurso de ao administrativa/judiciria. Protocolo: Denominao atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos docs em curso. Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado a um doc. Livro de registro de documentos recebidos e expedidos. Reclassificao: Mudana no grau de sigilo. Precedente: Se junta a outro, mas apesar do mesmo assunto, tem pessoas diferentes (juntada = apensao).

>>> Teoria das trs idades *Tais trs idades so complementares 1 idade: Correntes 2 idade: Intermedirios 3 idade: Permanentes Consulta frequente Devem cumprir prazo precaucional. Cria-se quando a instituio tem volume documental grande (logo, no obrigatrio, podendo-se usar o depsito) Arquivos propriamente ditos, sem valor administrativo. Fonte de pesquisa! So inalienveis e imprescritveis. Pode passar a ter valor administrativo temporariamente. # Acesso Corr e Int: Restrito ao rgo produtor (outro setor pode se o rgo produtor autorizar) Perm: Qualquer pessoa # Ciclo vital Passagem de corrente pra intermedirio: Transferncia. Passagem de intermedirio pra permanente: Recolhimento # Valores Primrio: Imediato/Administrativo (Corrente e intermedirio) Secundrio: Mediato/Permanente/De arquivo (Permanente

>>> Tipologia Documental

~~ Classificao de arquivos ~~ # Classificao dos arquivos quanto s entidades produtoras - Pblicos - Privados # Classificao dos arquivos quanto s entidades mantenedoras - Pblicos - Institucionais (Escolas, igrejas, ongs) - Comerciais (corporaes, firmas) - Familiares ou pessoais # Classificao dos arquivos quanto extenso de sua atuao/abrangncia - Setoriais (rgos operacionais). nicos descentralizados! - Gerais ou centrais (minimizar o problema espacial) # Classificao dos arquivos quanto natureza do documento/arquivo - Especiais (Docs de formas fsicas distintas que merecem tratamento especial, exceto o papel. Ex.: fotografia, slides, filmes, discos, mapas, Cd Rom) - Especializados (rea especfica de conhecimento, ex: engenharia, contbil)

~~ Classificao de documentos ~~ Gnero: Diferentes suportes (sistema de signos papel, fotografia) Espcie: Aspecto formal (disposio e natureza das informaes ligao com o suporte). Tipo: Especificao da espcie Espcie (relatrio) + Funo (financeiro) = Tipo (relatrio financeiro)

# Gneros Documentais - Textuais Manuscritos, impressos (papel) - Cartogrficos: tem formatos e dimenses variveis, ligados s reas de engenharia, geografia e arquitetura (fotografias areas, mapas, plantas, perfil). - Iconogrficos: imagens estticas (fotografias, negativos, ampliaes, desenhos, estampas, partituras, slides). - Filmogrficos: imagens em movimento (filmes). - Sonoros: Registros fonogrficos (discos, fitas de udio) - Microgrficos: Microfilmagem (microfichas, jaquetas, rolos)

- Informticos: Computador (disquetes, discos rgidos) - Audiovisual: som + imagem # Espcies documentais - Atos normativos: De cumprimento obrigatrio; preservados para sempre (leis, decretos, portarias, resolues, regulamentos). - Atos enunciativos: Emitem uma opinio (pareceres, votos, relatrios). - Atos de assentamento: Firmam fatos, acontecimentos (atas, autos de infrao) - Atos comprobatrios: Comprovam decises (certides, atestados, cpias autenticadas). - Atos de ajuste: Documentos pactuais Representam acordos firmados (convnios, contratos). - Atos de correspondncia: A fim da execuo de atos normativos (editais, memorandos, telegramas).

# Forma documental Relacionado ao preparo do doc e a maneira como ele disponibilizado. Ex.: minuta, rascunho, original, cpia. # Formato documental Relacionado s caractersticas fsicas de um suporte. Ex.: caderno, livro, cdice (livro de registro) # Natureza do assunto - Doc Ostensivo/ordinrio - Doc Sigiloso *DIFERENTE de natureza do arquivo (especial ou especializado)

>>> Organizao e administrao de arquivos # Passos para organizar e administrar arquivos - Levantamento de dados (questionrios, observaes, entrevistas e emisso de relatrios) - Anlise de dados coletados - Planejamento - Execuo ou implantao e acompanhamento do plano Deve-se conhecer a organizao da empresa e a legislao pertinente; conhecer a documentao e seus aspectos; os processos inerentes documentao encontrada; recursos humanos, financeiros, fsicos, ambientais, institucionais e informacionais. Diagnstico!

 Formulao de um plano arquivstico (coordenao da centralizao/descentralizao; posio do arquivo na estrutura organizacional; escolher instalaes e equipamentos; mtodos de arquivamento adequados; normas de funcionamento; recursos; formao de arquivos intermedirio/permanente. Sensibilizar os envolvidos; treinar pessoal; colocar em prtica o que foi planejado; ver se os objetivos foram alcanados; melhorar a qualidade dos servios; elaborar o manual de arquivo.

# Tipos de arquivamento Horizontal (docs dispostos uns sobre os outros intermedirios e permanentes) Vertical (docs colocados em p uns ao lado dos outros ou atrs correntes) # Material de arquivo - De consumo (acessrios): menor durabilidade (acessrios pasta, ficha, divisria, tira de insero). - Permanente (equipamentos): maior durabilidade (equipamentos arquivos, armrio de ao, estante, fichrio).

Conceitos bsicos: - Correspondncia interna: entre rgos de uma mesma instituio (memorandos, circulares, despachos). - Correspondncia externa: entre uma instituio e outras entidades (ofcios, cartas, telegramas). - Ata: Exposio de fatos ocorridos em reunies. - Atestado: Declarao de autoridade em relao a um fato/situao. Tem valor de prova. Mais usado por pessoas! - Aviso: Correspondncia entre Ministros de Estado ou Governadores. - Boletim: Pequeno escrito de notcia, geralmente afixado em certos locais. Sucinto, resumido. - Carta: Menos formal que o ofcio. Utilizada em comunicaes sociais originrias de cargo/funo pblico. Em empresas privadas muito usada pra transmitir informaes e convites. - Certido: Doc proveniente de funcionrio possuidor de f pblica, transcrevendo algo j registrado anteriormente. Ou seja, uma transcrio autenticada. - Certificado: Doc que garante a veracidade de algo. - Circular: Dirigida, ao mesmo tempo, a vrios destinatrios. - Contrato: Acordo/ajuste entre duas ou mais partes entre si, transferindo direitos ou obrigaes. - Convnio: Entre partes para a realizao de um objetivo convergente (comum). Distingue-se do contrato tambm pelas igualdades de condies entre os participantes.

- Medida provisria: Ato normativo de iniciativa do Poder Executivo, sem necessidade de tramitao no Poder Legislativo. *Atos normativos so preservados 4ever (Regimentos, portarias, resolues...) - Memorando: Correspondncia escrita com objetividade e simplicidade, para assuntos habituais entre chefias de um mesmo organismo. Sempre interna. - Ofcio: Trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou entre subalternos e autoridades. - Petio: Instrumento pelo qual se pede autoridade pblica a concesso de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito (sem certeza do respaldo legal). Difere do requerimento pelo fato de neste instrumento a reivindicao ter amparo legal. - Portaria: Ato pelo qual autoridades competentes determinam providncias de carter administrativo, definindo situaes funcionais, aplicando penalidades disciplinares, entre outras. - Regimento: Conjunto de normas que estabelece o modo de funcionamento de um rgo. - Regulamento: Conjunto de princpios e normas estabelecidas para a perfeita execuo de uma lei. - Relatrio: Doc onde se relata a autoridade superior o desenvolvimento de trabalhos. - Resoluo: Ato proveniente de rgo colegiado, registrando uma deciso ou uma ordem no mbito de sua rea de atuao. Termo: Declarao escrita em processo ou em livro especial, registrando um ato/acordo/vontade.

Aula 12 >>>> Atividades dos artigos correntes As atividades dos artigos correntes so: 1) Protocolo; 2)Expedio; 3)Arquivamento; 4) Emprestimo e consulta! # Protocolo: a) Denominao atribuda a setores encarregados do recebimento, registro, distribuio e movimentao dos docs em curso (trmite). b) Denominao atribuda ao prprio nmero de registro do doc. c) Livro de registro de docs recebidos e expedidos. *Protocolo est para arquivos correntes e descrio para arquivos permanentes. *Protocolo no ordena, elimina, empresta nem avalia. *Protocolo = Porta de entrada dos docs, responsvel pela concentrao das atividades de controle da documentao. - Atividades tpicas de controle do protocolo: Recebimento (entrada); Classificao (ver o assunto); Registro (controle sucinto do fluxo documental);

Autuao (abertura de processos, ou seja, coloco na capa do processo o carimbo de protocolo, no canto superior direito). Distribuio (o primeiro destino/encaminhamento dado ao doc); Movimentao (trmite, fluxo; vrias redistribuies); Expedio (sada); (ReClaRegAuDiMo) Protocolo dividido em 2 setores/compartimento: Recebimento e Classificao; Registro e movimentao. (ReC e ReMo) ReC: Recebo o doc; Separo os docs oficiais dos particulares e ostensivos dos sigilosos; Encaminho os de natureza particular e sigilosa aos destinatrios; Interpreto e classifico os docs ostensivos e, finalmente, encaminho os docs ao setor seguinte (ReMo) ReMo: J recebe os ostensivos e oficiais prontinhos e s movimenta. Em suma, enquanto o ReC encaminha as correspondncias sigilosas e particulares (as quais no so abertas), o ReMo encaminha as oficiais e ostensivas (as nicas que so abertas).

# Expedio Ligada sada de documentos em um organismo. Rotinas da expedio: Verifico se no faltam folhas/anexos; numero e dato no original e nas cpias; separo original de cpia; preparo envelopes; expedir o original e encaminho a cpia pro setor de arquivamento.

Aula 13 >>>> Rotinas do arquivamento (Na fase Corrente) Inspeo Anlise (Estudo, classificao e codificao) Ordenao Arquivamento Emprstimo e consulta >Insp: Examino o doc, verificando o ltimo despacho (tem que ter para arquivo ou arquive-se, seno devolve; isso confere segurana). >Anlise: Leio o doc com ateno, classifico e codifico o mesmo, fao as referncias cruzadas necessrias e checo a existncia de antecedentes (mesmo assunto mesma pessoa). >*Ordenao: a forma de disposio dos docs, obedecendo classificao e a codificao adotadas. Agiliza o arquivamento e racionaliza as tarefas. PS.: Primeiro classifica e codifica e depois ordena).

>Arquivamento: Guarda do doc no local designado. >Emprstimo e consulta. {Quando um doc for retirado da estante (emprestado), deve ser colocada no local uma guia de substituio (ficha localizadora ou guia-fora)}. PS.: A guia-fora substitui a pasta/o doc que foi retirado temporariamente do arquivo. Serve pra indicar que o doc saiu do arquivo no de forma extraviada ou arquivado errado, permite a localizao do doc (com quem t agora); serve como sinal na estante e facilita o rearquivamento por ocasio da devoluo do doc.

Destinao: 3 fases/possibilidades (ainda est no corrente) Transferncia Recolhimento Eliminao Vs. Destinao final: 2 fases/possibilidades (j est no intermedirio) Recolhimento Eliminao (recolhimento: vai pro permanente; eliminao: fora)

Aula 14 >>> Mtodos de arquivamento Sistema/Classe/Esquema (* recomendvel a utilizao de diversos mtodos de arquivamento, de acordo com a realidade de cada setor. *Sistema de arquivamento deve ser simples, flexvel e permitir expanses.)

Mtodos de arquivamento *Dividem-se em 2 grandes classes: Bsicos e Padronizados. *Os mtodos bsicos e padronizados se dividem em 2 grandes sistemas: Direto (busca direta; acervo pequeno; ex: alfabtico, geogrfico) e Indireto (deve-se consultar um ndice auxiliar remissivo; acervo grande; Ex: todos os numricos).

# Mtodos bsicos (mais comuns): - Alfabtico - Geogrfico (procedncia/local) - Numrico - Ideogrfico (assunto)

*alfabeto e geogrfico so diretos. Os outros, indiretos. *numrico divide-se em numrico simples, cronolgico (mais utilizado para arquivamento de processos) e dgito-terminal. *ideogrfico divide-se em alfabtico (divide-se em dicionrio e enciclopdico) e numrico (divide-se em decimal, duplex e indexao coordenada, tambm chamada de unitermo).

# Mtodos padronizados Variadex Automtico Soundex Mnemnico Rneo *mnemnico e rneo: obsoletos. *automtico e soundex: Brasil no usa. *Variadez combina letra e cor

Aula 15 >>> Mtodo alfabtico Vantagens: gil na recuperao da informao; Custo baixo; Sistema direto e de fcil implantao Desvantagem: Erros mais constantes de arquivamento. # Regras de ordenao: Letra por letra, ou Palavra por palavra. Arquivamento onomstico: Refere-se a pessoas fsicas ou jurdicas. # Regras de alfabetao Nomes de pessoas fsicas

- ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex.: Antnio Carlos Jobim > Jobim, Antonio Carlos. (Prenome = nome. Vem antes do nome DE FAMLIA. Que nem no franais <3!) PS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

Substantivo + adjetivo ou sobrenomes ligados por hfen no se separam! Ex.: Marcelo Castelo Branco e Ruth Villa-Lobos. >> Castelo Branco, Marcelo; VillaLobos, Ruth. Santa, Santo ou So no se separam. Ex.: Maria Santa Rita e Antnio So Paulo. >> Santa Rita, Maria; So Paulo, Antnio. Iniciais abreviativas de prenomes vm antes na classificao de sobrenomes iguais. (Porque a mais reduzida) Ex.: Valentini, S; Valentini, Sandra; Valentini, Solange. Artigos e Preposies no so considerados parte integrante do ltimo sobrenome. Ex.: Vincius de Moraes >> Moraes, Vincius de. Grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas NO so considerados na ordenao alfabtica. Ex.: Antnio Souza Neto e Csar Souza Filho. Souza Neto, Antnio Souza Filho, Csar Ttulos no so considerados na alfabetao. Ex.: Professor Lucas Soares da Silva >> Silva, Lucas Soares da (Professor) Nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, EXCETO nos casos de nomes espanhis e orientais. Ex.: Sophia Loren >> Loren, Sophia Partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome, quando comeadas com letra maiscula. Ex.: Pepino di Capri e Mafalda Di Capri. Capri, Pepino Di Capri, Mafalda Nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome. Ex.: Oviedo Lopez Diaz >> Lopez Diaz, Oviedo. Nomes orientais so ordenados como se apresentam, ou seja, ficam igual. Ex.: Ali Mohamed >> Deng Yutang >> Omar Saad

Nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser registrados como se apresentam. MAS, os artigos e as preposies no so considerados na alfabetao. Ex.: Bonf Correia Ltda Fundao Roberto Marinho Globo (O) New York Times (The)

Ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados: Os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Ex.: Congresso brasileiro de Arquivologia (IX) Encontro nacional de jornalistas (Stimo)

Aula 16 >>> Mtodo geogrfico Vantagens: Sistema direto Ordenao alfabtica Fcil de usar Desvantagem: Uso de 2 classificaes (local e nome do correspondente)

H 3 Formas de ordenao: Estado, Cidade ou Pas. Pelo Estado (Estado Cidade Correspondente) Prioriza-se a ordem alfabtica dos Estados. Ao ordenar por Estado, a Capital desse Estado deve vir primeiro. Ex.: Bahia Ilhus Sangalo, Ivete Minas Gerais Belo Horizonte Valentini, Ivo Minas Gerais Arax Arajo, Ruth Minas Gerais Varginha Costa, Monica Minas Gerais Varginha Ribeiro, Joo de Rio de Janeiro Rio de Janeiro Souza, Ary Pela Cidade (Cidade Estado Correspondente) Ao ordenar pela cidade, observa-se a ordem alfabtica das cidades, inclusive as capitais. Pelo Pas (Pas Cidade Correspondente) Prioriza-se a ordem alfabtica dos pases, com a Capital vindo primeiro.

>>> Mtodo Numrico Vantagem: Erros reduzidos de arquivamento, pois o controle mais rgido. Desvantagem: Sistema indireto (exige pesquise aos ndices) Mtodo Numrico SIMPLES!!! - Pasta arquivada em ordem numrica (n da pasta + n sequencial ordem de entrada); - Usado com frequncia em arquivos especiais e especializados; - Pode-se reaproveitar o n de uma pasta que venha a vagar (Vantagem do MNS). Mtodo numrico cronolgico - Mais usado em sistemas de protocolo (processos); - Ordem cronolgica; - Ordem numrica (data + nmero) Mtodo Numrico Dgito-terminal - Divididos em 3 grupos; - Forma pares; - Lidos da direita pra esquerda. Ex.: Dossi n 983.021 Separando: 98 30 21 21 = grupo primrio (representa o n da gaveta/seo) 30 = grupo secundrio (n da guia divisria/diviso) 98 = grupo tercirio (n do doc)

Aula 17 >>> Mtodo ideogrfico Alfabtico - MIA Dicionrio: Assuntos dispostos em rgida ordem alfabtica. Alinhamento uniforme. Um embaixo do outro retinho. - MIA Enciclopdico: Hierarquizao. H uma relao mtua entre os assuntos (Dos gerais pros especficos). Alinhamento no uniforme.

Numrico - MIN Duplex: Abertura ilimitada de classes e subclasses, onde os nmeros so separados por um trao. Construo semelhante ao enciclopdico.

Ex.: 1 1-1 1-2 2 2-1 2-1-1 2-2 - MIN Decimal Baseia-se no sistema decimal de Melvil Dewey. Os nmeros so separados por um ponto. A parte inteira sempre composta por 3 algarismos, a parte decimal pode ou no existir. Como limitado a 10 classes, so fceis de serem memorizadas, mas as subclasses so ilimitadas. 9 grande assuntos e um geral. Ex.: 100 Departamento pessoa (duplex 1) 110 Admisso (duplex 1-1 111 Exame mdico (duplex 1-1-1) 112 Docs (duplex 1-1-2) 112.1 Docs recebidos (duplex 1-1-2-1) 112.2 Docs pendentes (duplex 1-1-2-2)

- MIN Unitermo/Indexao coordenada A Base dele a analogia. utilizado em arquivos especiais e especializados! Fichas em ordem alfabtica; 10 colunas em cada ficha; Atribui assuntos de um nico termo.

>>> Mtodos padronizados Variadex Mtodo alfabtico Acrescentam-se cores s letras So sempre 5 cores, atribudas em funo da 2 letra do nome de entrada no arquivo. As cores podem ser modificadas Automtico Evita acumular pastas de sobrenomes iguais. Soundex Pronncias semelhantes, embora de grafia diferente

 Mnemnico Letras so consideradas smbolos Rneo Combina letras, nmeros e cores

Aula 18 >>> Lei 8159/1991 Principais itens de prova: Art 2, Art 3, Art 10, Art 12, Art 18, Art 25, Art 26. CONARQ define poltica nacional dos arquivos brasileiro; SINAR implementa a racionalizao das atividades arquivsticas.

Aula 19 >> Gesto de documentos !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Deve ser feita desde o momento em que o doc produzido (nasce). Abrange todas as atividades decorrentes das fases corrente e intermediria apenas, visando sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente (cobre produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento). # Princpio bsico: A informao deve estar disponvel no lugar certo e na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possvel (economia de tempo e espao! Uso racional de recursos humanos e materiais). # Fases: Produo; Utilizao; (relao com gesto de protocolo, fluxo documental) Destinao. (fase primordial!!!) - Elementos componentes da Produo: Gerenciamento de fichas e formulrios; Controle dos atos normativos; Aproveitamento, de forma adequada, dos recursos reprogrficos e informticos; Escolha de materiais de consumos e permanentes; Selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentao.

- Elementos componentes da Utilizao: Gerenciamento dos arquivos de primeira e segunda idades; Poltica de acesso aos docs; Gesto de protocolo!!!!!! (= fluxo, trmite, movimentao de docs).

# Nveis de aplicao de uma Gesto de docs: - Mnimo - Mnimo ampliado - Intermedirio - Mximo *Quanto mais problemas, maior o nvel de aplicao.

Lei de Acesso informao (12.527/2011) Sancionada: Nov/2011 Vigorou: Maio/2012 # Grau de sigilo dos docs pblicos Reservado (5 anos e sem prorrogao) Secreto (15 anos e sem prorrogao) Ultrassecreto (25 anos e uma nica prorrogao)

Arts IPC: 1, 4, 9 I abc II,10, *11, 12, 13, 14, 23, *24 I, 27 I abcde II III, 31 I, 33, 35 I II III, 35 III, 37