Informtica II

Gesto Comercial e da Produo

EXCEL Listas como Bases de Dados

(TPICOS ABORDADOS NAS AULAS DE INFORMTICA II)

Curso de Gesto Comercial e da Produo Ano Lectivo 2002/2003

Por: Cristina Wanzeller / Jorge Loureiro

ndice
O QUE UMA BASE DE DADOS.......................................................................................................... 3 EVOLUO DOS SGBDS ....................................................................................................................... 3 ARQUITECTURAS DE EXPLORAO............................................................................................... 4 BASE DE DADOS NO EXCEL................................................................................................................ 4 ESTRUTURA DA BD EM EXCEL ......................................................................................................... 5 OPERAES SOBRE A BD EM EXCEL.............................................................................................. 5 CRIAR BASE DE DADOS ....................................................................................................................... 5 ALGUMAS CONSIDERAES ............................................................................................................. 7 FORMAS DE TRABALHO COM A BD.......................................................................................................... 7 GESTO DE BD COM FORMULRIO ......................................................................................................... 7 FILTRAGEM DE REGISTOS................................................................................................................. 9 FILTRO AUTOMTICO .............................................................................................................................. 9 Filtro Automtico - Personalizar ......................................................................................................11 FILTRO AVANADO ................................................................................................................................12 Extraco ..........................................................................................................................................14 Critrios Calculados .........................................................................................................................14 SUBTOTAIS .............................................................................................................................................16

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CAPTULO 1 Listas como Bases de Dados em Excel

O que uma base de dados
Uma base de dados consiste num conjunto de dados relacionados, organizados de uma forma lgica e consistente, que pode ser simples ou complexa. EX. sistema de gesto de alunos. Um Sistema de Gesto de Base de Dados (SGBD) consiste numa base de dados mais o conjunto de programas para aceder e manipular esses dados. O SGBD proporciona uma interface entre dados e programas de aplicao e pedidos feitos ao sistema. Algumas tarefas do SGBD: controlo de concorrncia; verificao e manuteno de integridade dos dados; verificao e manuteno de segurana (controlo de acessos); recuperao de dados em caso de falhas; etc.

Evoluo dos SGBDs

Nos anos 60 surgem os sistemas de ficheiros de acesso sequencial, com processamento em batch. Nos anos 70 e 80, com os dispositivos de acesso directo, surgem os sistemas de ficheiros indexados e processamento transaccional. Comeam a surgir os primeiros sistemas de gesto de bases de dados, sob a forma do modelo hierrquico e de rede. Nos anos 80, Codd lana as bases do modelo relacional e desenvolve o Sistema R, que com o Sequel, o percursor do SQL, obrigatrio em todos os SGBDRs actuais. O modelo relacional e os SGBDs permitem uma independncia entre os dados e os tratamentos dos dados. O prprio SGBD mantm a estrutura dos dados (guardando-a no chamado dicionrio de dados), permitindo a sua manipulao em regra, atravs de uma interface amigvel ou por SQL. Podemos alterar a estrutura ou a aplicao de forma independente, traduzindo-se este facto numa enorme versatilidade.

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Arquitecturas de Explorao
Com os SGBDs e em resultado de evoluo no domnio das redes, surge o chamado modelo cliente/servidor. Neste temos um ou mais servidores (que suportam o SGBD centralizado ou distribudo) e vrios clientes. Mais recentemente, com o advento da Internet, surgem as intranets e a evoluo para uma nova arquitectura centrada na rede, com vantagens de aligeiramento dos clientes, baixo custo de manuteno dos clientes e quase inexistncia de formao de utilizao (manejar um browser tudo quanto necessrio).

Base de Dados no Excel

O Excel, como j devem ter percebido, fundamentalmente uma folha de clculo com grficos. Mas dado que permite o armazenamento organizado de dados, pode implementar-se uma base de dados com ele. Revela obviamente enormes limitaes (especialmente do ponto de vista de capacidade de armazenamento), j que todos os dados so carregados em memria (no permitindo assim bases de dados de grandes dimenses). Por outro lado, questes como controlo de concorrncia, segurana, recuperao, controlo de integridade e outras, no se colocam, no lhe sendo dados quaisquer suporte. Poder dizer-se que possui algumas facilidades de SGBD que permitem a criao de pequenas bases de dados.

Assim, uma base de dados no Excel, consiste somente numa zona de trabalho que: possui uma determinada estrutura (semelhante a uma parte de uma BD); pode ser tratada de uma forma especial (atravs de algumas operaes tpicas da BD); Exemplos: lista de alunos: nmero, nome, morada, telefone pauta de disciplina: nmero, nome, classificao inventrio de equipamento: cdigo, descrio, custo, seco

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Estrutura da BD em Excel
Uma lista de dados ou tabela tem o seguinte formato: colunas, tambm denominados campos (terminologia tradicional), que consistem em clulas que contm sempre o mesmo tipo de dados; linhas, tambm denominados registos em terminologia tradicional, que mais no do que uma ocorrncia de todos os campos de um elemento da lista; cada elemento da lista, mostra os atributos (propriedades) da entidade que pretende representar. Ex. a lista de clientes, permitira conhecer as propriedades relativas a um determinado cliente representado (nome, morada, telefone, saldo, etc.). Exemplo:
Cdigo P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 Designao Aab Abc Acd Bab Bbc Abc Xbc Preo 100 150 130 200 140 170 110 Armazm Existncias 1000 A1 300 A2 4240 A3 2341 A1 900 A3 1856 A2 1749 A3 Q_alerta 1500 2000 3000 1000 1500 2000 1500

Operaes sobre a BD em Excel

insero de registos alteraes em registos remoo de registos consulta/pesquisa de dados, permitindo a especificao ou no de critrios de pesquisa, atravs de filtragem ou extraco. outras: ordenaes e anlises estatsticas.

Exemplos: localizar itens de inventrio com um custo superior a 100 .

Criar Base de Dados

Numa folha, assegurar formato de tabela ou lista com:
nomes de campos registos

Deixar pelo menos uma linha e uma coluna em branco entre a lista que constituir a base de dados e outra informao A lista seleccionada automaticamente desde que o cursor esteja posicionado em qualquer clula da BD

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Para efectuar uma operao de BD, o Excel assume como BD a folha activa, ou seja todas as clulas que no sejam separadas (com colunas ou linhas em branco) volta da clula activa.

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Algumas Consideraes
O contedo dos campos da BD, pode ser:

valores frmulas nulo (<> de espao)

Utilizar um campo (coluna) separado para cada item de dados, que se pretenda manipular individualmente; Utilizar sempre o mesmo formato de dados para toda a coluna; No introduzir espaos no incio das clulas; Se houver outra informao abaixo da lista:

ao inserir novas linhas, poderemos receber mensagem a dizer que a bd no pode crescer; se ficarem sem separao, sero posteriormente incorporados na bd, com as consequncias possivelmente nefastas da decorrentes.

Formas de Trabalho com a BD Edio normal Formulrio: Modo Edio ou Pesquisa. Opes menu Dados Funes de base de dados (j abordadas em Informtica I), a que acrescentaremos a funo Bdobter, que extrai um nico registo que corresponde aos critrios especificados da maneira normal.

(Este ltimo modo proporciona uma interface mais amigvel (tipo ficha), mostrando um registo de cada vez)

Gesto de BD com Formulrio colocar cursor numa qualquer clula da BD menu dados, formulrio

Mostra caixa de dilogo com: um registo de cada vez para todos os campos mostra indicao do registo corrente e nmero total de registos

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mostra botes de operao novo - para adicionar registo eliminar - para remover registo restaurar - para desfazer alterao corrente localizar anterior localizar seguinte critrio - permite especificar critrio num ou mais campos com a barra de elevador, so visualizados sempre todos os registos, independentemente da especificao ou no de critrios.

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Filtragem de Registos
Operao / modo mais rpido e fcil de trabalhar com um conjunto de dados. Ao filtrar a lista so visualizadas apenas as linhas que obedecem (s) condio(es) definidas - critrios - e escondendo-se as outras. Obs. No se esquea que informao esquerda e direita da lista pode ficar escondida quando se filtram os dados. Opes do menu dados relacionadas: filtro automtico mostrar tudo filtro avanado Filtro Automtico

aparecem setas direita dos nomes dos campos dando um toque numa das setas aberta uma lista com todos os itens dessa coluna, mais os itens todos e personalizar seleccionado um dos valores da lista, s aparecero os registos que obedeam a esse valor nesse campo e as setas mudam de cor podem utilizar-se mltiplos campos e especificar assim mltiplas condies (s uma por cada campo)

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Para remover critrio: se for um critrio, bastar escolher todos na lista do campo desejado; se forem vrios critrios (um em cada campo), ser mais rpido ir ao menu dados, filtro e seleccionar mostrar todos. Desactivar filtro: novamente, menu dados, filtro e filtro automtico. Contudo: Este tipo de filtragem est limitada a determinadas ocorrncias de valores dos campos (os que j existem) e s por igual; No permite encontrar por exemplo os registos dos alunos cujos nomes sejam iniciados por M.

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Filtro Automtico - Personalizar

Permite pesquisas: com metacaracteres (* e ?) de funcionalidade idntica ao windows; com valores numricos e utilizando operadores de comparao (>, <, ...); definir at dois critrios para cada campo com e ou ou. Passos: menu: dados, filtro, filtro automtico nos campos escolher a opo personalizar da lista surge uma caixa de dilogo mostrada acima, onde poderemos especificar um ou dois critrios e se se trata de conjuno ou disjuno de critrios. Exemplos: encontrar registos de designao iniciada em A

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encontrar registos com existncias igual ou maior a 500 e inferior ou igual a 800.

Este tipo de filtro tem limitaes se pretendermos especificar critrios complexos: condies com mais de dois critrios para um s campo critrios mais sofisticados do tipo (horas >x e salrios < y) ou (...............), ou seja, critrios de comparao mltiplos critrios calculados Filtro Avanado Para filtrar lista utilizando critrios complexos: critrios com mais de duas condies para um s campo; critrios calculados, ou seja, dependentes de resultado de frmula Ex. Produtos a reabastecer =Existncias Q_Alerta < 0 para utilizar este tipo de filtro, cria-se um intervalo onde iremos definir os critrios (condies a especificar para a filtragem), de forma anloga ao j conhecido esquema utilizado nas funes BD.

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Exemplo 1: Mostrar registos de produtos de preo diferente de 100 existente no armazm A1 ou A2.

Exemplo 2: Vamos supor que temos uma folha com lista de empregados de uma empresa em que, alm de outro campos, est registado o Nome, Salrio e Horas Extraordinrias. Problema: Mostrar registos de funcionrios que trabalharam 30 ou mais horas extraordinrias e com salrio >= 1000. A Nome B Salrio >=1000 C Horas >=30

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Neste caso ao definirmos na caixa de dilogo o critrio, especificaramos para intervalo de critrios $A$1:$C$2

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Extraco Seleccionar clula da BD Dados - Filtro - Filtro Avanado Surge a caixa de dilogo relativa aos filtros avanados, onde deveremos ligar o boto relativo a copiar para outro local e indicar o intervalo para onde ir ser efectuada a cpia dos registos que obedeam ao critrio especificado no intervalo indicado.

Critrios Calculados Regras: a frmula a criar ter de produzir um valor lgico a frmula ter que referir pelo menos uma clula da lista: referncia relativa s primeiras clulas com valores ou nome da coluna introduzir nome para cada critrio calculado Exemplo 1: Mostrar todos os funcionrios cujo vencimento calculado em termos de horas seja superior a 500. =salrioH*Horas > 500 ou =B7*C7 > 500, em que B7 e C7 so as primeiras clulas com valores relativos s colunas salrioH e Horas. Depois: dados-filtro-filtro avanado e especificar o intervalo onde est o critrio (frmula + nome dado ao campo calculado). Exemplo 2: Mostrar produtos cujo valor das existncias seja superior a 20000. Em I3 colocar por exemplo: val_exist_sup_20000 Em I4 colocaremos frmula = Existncias * Preo > 20000

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Ordenar Lista cursor na lista dados ordenar surge a caixa de dilogo, onde poderemos especificar um mximo de trs critrios de ordenao ou cone AZ ou ZA, neste caso ordena alfabeticamente pelo campo onde estiver posicionado o cursor opo, dados ordenar, faz surgir a caixa de dilogo apresentada abaixo, onde poderemos especificar um mximo de trs critrios de ordenao

1 maisculas, se opo activa

Ordenar por linhas (normal)

Ordenar por colunas

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Subtotais
Passos: Ordenar em primeiro lugar os registos de modo a que os valores de itens a calcular estejam agrupados, neste caso armazm.

Menu Dados Subtotais e surge caixa de dilogo:

Neste caso seriam gerados subtotais de existncias por armazm, como mostrado abaixo. No lado esquerdo aparecem smbolos outline que permitem visualizar a organizao da base de dados e esconder ou mostrar diversos nveis de detalhe.

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Por exemplo, com um toque no boto 2, s so visualizados os subtotais; Com um toque em 1, s os totais; com o 3, so visualizados todos os nveis de detalhe. Com o mais e menos, visualiza-se ou esconde-se os detalhes do grupo respectivo.

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