Ra| Cande|oro

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\oce conhece a h|stor|a "A||ce no pa|s das marav||has"? Lembra-se daque|e
coe|ho que, toda vez que aparec|a (com um re|og|o de bo|so na mo), cantava a
ms|ca: " tarde! tarde! tarde ate que arde!". E, ento, sa|a correndo, po|s
estava sempre, sempre atrasado.
ass|m que voce v|ve em seu cot|d|ano? Sem tempo para nada, traba|hando
cada vez ma|s e sem sent|r que est azendo progressos. Est na hora de dar um
basta n|sso, mas um basta de verdade, sem retorno. Quero |he a|udar nessa
grande, porem poss|ve| tarea. Para comear, ve|amos a|gumas |e|s que
unc|onam como d|retr|zes para aque|es que querem max|m|zar seu uso do
tempo. E|as rea|mente podem |mpactar sua mane|ra de gerenc|ar o tempo.
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8l0008 8 0t8I8 8 t00 I8t0l
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Lei de Parkinson -
Princpio de Pareto -
Lei do retorno diminudo -
Lei da vantagem comparativa -
Lei da eficincia forada -
Administrar o tempo a|go que pode ser aprendido por todos.
O traba|ho se expande para preencher o tempo d|spon|ve|
para comp|et-|o. Por |sso, os prazos |na|s rea||stas nos tornam ma|s eet|vos.
80% de nossos resu|tados so consegu|dos com apenas
20% do que azemos. Pr|or|dade e a chave.
O tempo gasto em um traba|ho deve ser proporc|ona|
|mportnc|a de|e. No se|a perecc|on|sta.
No se envo|va com tareas ou at|v|dades de
menor va|or. De|egue-as.
Sempre h tempo su|c|ente para azer o ma|s
|mportante. Por |sso, no azemos ou comp|etamos certas tareas, po|s a|ta
mot|vao. E no temos tempo para azer tudo.

Se voce quer de|xar para trs o tempo de estresse e correr|a, se| que se
esorar. O tempo ex|ste para t|rarmos o me|hor prove|to de|e. \amos |!
Pa| Cande|oro
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1. Para comear bem ..............................................................................................06
2. Torne-se ma|s e|c|ente ........................................................................................11
3. De|egue |nte||gentemente ....................................................................................17
4. Dom|ne tecn|cas de re|axamento e ant|estresse ................................................21
5. Atenda as pr|or|dades pr|me|ro ...........................................................................26
6. Nunca desperd|ce o tempo dos outros ..............................................................30
7. Torne-se e|etron|co ..............................................................................................34
8. Peun|oes, reun|oes, reun|oes ..............................................................................39
9. Pac|ona||ze tambem seu espao.........................................................................44
10. D|ga no ............................................................................................................48
11. Tempo para voce ...............................................................................................52
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"voc ama a v/da? Ento, no desperd/ce o
tempo, porque e/e que /orma a matr/a da
v/da."
Benjamin FrankIin
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1. F8l8 00N08l 00N
0
Apere|oe suas prt|cas, po|s sempre h uma mane|ra me|hor de se
azer as co|sas.
P|ane[ando seu dia
"/q0e|e q0e |coas as man|as o|ane/a as ||ansaces oc o|as, e oe|manece nesse
o|anc, ca||ea a o0ssc|a q0e .a| c||en|a-|c oe|c |ao|||n|c oa ma|s a||aoa oas
.|oas. Fn||e|an|c, cnoe nac |a o|anc, cnoe se o|so0se| oc |emoc ac saoc| oc
me|c acasc, c cacs |cc |e|na|a." \|ctor Hugo
Comece bem o seu d|a azendo a amosa "||sta de co|sas a azer". \oce pode
aze-|a |ogo no comeo do d|a, na no|te anter|or ou a|nda em casa, enquanto
toma o cae, ou ao chegar ao traba|ho, como pr|me|ra tarea do d|a. Pode a|nda
aze-|a como |t|ma tarea do d|a, p|ane|ando o prox|mo d|a, tendo a|nda rescos
os acontec|mentos na mente. O |mportante e estabe|ecer uma rot|na e azer sua
||sta sempre no mesmo horr|o, para que e|a no se|a esquec|da ou "de|xada
para depo|s".
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Transforme metas em ao
Para ser vencedor, voce prec|sa transormar metas uturas em ao presente.
Metas no podem ser a|canadas no uturo se e|e nunca chega. Onde estaremos
daqu| a um ano ou do|s anos e determ|nado pe|o que estamos azendo ho|e.
Ento, uma vez que tenhamos co|ocado no pape| nossas metas e des|gnado as
datas, temos de agendar tempo toda semana ou, se poss|ve|, todo d|a para
traba|har em tudo que est re|ac|onado com nossos ob|et|vos.
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Para onde vai o tempo
De acordo com o escr|tor M|chae| Fort|no, os amer|canos gastam:
5 d|as de suas v|das em ||as,
2 d|as tentando retornar ||gaoes te|eon|cas,
8 meses abr|ndo correspondenc|a,
6 anos comendo,
1 ano procurando por ob|etos perd|dos,
4 anos em tareas domest|cas de rot|na.
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Foco a chave
ma un|dade de tempo d|rec|onado equ|va|e a quatro un|dades de tempo sem
oco. \oce rea||za o mesmo traba|ho em dez m|nutos de tempo se est|ver ocado,
em 40 m|nutos se est|ver sem oco.
Mantendo o foco
Para se tornar ma|s ocado, voce deve p|ane|ar seu d|a na no|te anter|or, comece-
o com seus pro|etos pr|or|tr|os e use |nterva|os de dez m|nutos durante o d|a
para se rean|mar e se reconcentrar.
Agendando tarefas em seu p|ane[amento
Quanto ma|s d|stante voce programa pro|etos v|ndouros, ma|ores as chances de
ter de mud-|os. Programe tempo su|c|ente para se manter rente dos outros. A
ma|or|a perguntar o que ar na prox|ma semana, no no prox|mo mes. Por |sso,
duas semanas e, gera|mente, su|c|ente. Fa|har em agendar suas pr|or|dades em
sua programao o de|xa a merce das pr|or|dades dos outros.
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No abarrote seu dia
H um m|to de que a adm|n|strao do tempo eet|va envo|ve azer a ma|or
quant|dade de co|sas durante o d|a. lsso no e verdade. Tentar rea||zar mu|tas
co|sas nos co|oca em uma correr|a em que pu|amos de tarea em tarea, tentando
enca|xar tudo o que podemos em nossa programao. O tempo parece voar.
\oce estar to ocupado traba|hando, que ser |ncapaz de aprove|tar o presente.
Peconhea que no consegue azer tudo em pouco tempo. D|str|bua seus
traba|hos por toda a semana e ace|te o ato de que a|gumas co|sas s|mp|esmente
no sero term|nadas.
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Sugira os prazos finais
Nunca pergunte aos outros quando gostar|am de term|nar sua so||c|tao. Em
vez d|sso, sug|ra uma data que ca|ba em seu p|ane|amento. Ass|m, no |car em
d||cu|dades.
P|ane[ando um novo ano
Novembro e o tempo certo de traar suas d|retr|zes para o prox|mo ano, de|n|r as
tareas |mportantes, eventos, v|agens e convenoes. Faa |sso com antecedenc|a,
antes que as pr|or|dades de outras pessoas consumam seu tempo.
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"Os d/as ta/vez sejam /gua/s para um
re/og/o, mas no para um homem."
MarceI Proust
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. 0l00t0 N8It 0II0I00I0I
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De gro em gro a ga||nha enche o papo: cada m|nuto econom|zado em
uma tarea somado a outro e outro garante um bom tempo poupado.
Uma de cada vez
Traba|har em duas ou ma|s tareas ao mesmo tempo reduz a e|c|enc|a. No se
concentrar em apenas uma tarea por um bom per|odo de tempo pode custar
empresa a|go em torno de 20% a 40% em e|c|enc|a. Testes e|tos com
traba|hadores mostraram que uma tarea e|ta de cada vez |evou menos tempo
que a troca constante de at|v|dade.
Pessoas que azem duas co|sas ao mesmo tempo, por exemp|o: a|ar ao te|eone
enquanto rev|sa textos esto se ||ud|ndo. Nosso cerebro no pode azer duas
tareas ao mesmo tempo.
lmag|ne o que uma a|ha de concentrao pode causar enquanto voce d|r|ge em
a|ta ve|oc|dade e a|a ao ce|u|ar. ma rao de segundo e o que basta para voce
no parar em um cruzamento ou av|sar outro carro de que voce passar o s|na|
verme|ho.
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Mu|titarefas sa|vam tempo, no vidas
Este assunto e ser|o: a|ar ao ce|u|ar enquanto d|r|ge o torna quatro vezes ma|s
vu|nerve| a ac|dentes e onze vezes ma|s propenso a ser morto enquanto d|r|ge.
D|str|bua seus traba|hos por toda a semana e ace|te o ato de que a|gumas co|sas
s|mp|esmente no sero term|nadas.
Faa interva|os regu|ares
O cerebro representa apenas 2% do peso do corpo, mas requer 25% do seu
ox|gen|o. Tempo |nsu|c|ente para se rev|gorar pode resu|tar em dec|soes ru|ns,
ba|xa cr|at|v|dade e ma|s erros.
Equi|brio a chave
Pesponda a pergunta: "Onde voce estava quando teve sua me|hor |de|a?". A
resposta raramente e "no traba|ho". , gera|mente, enquanto cam|nha, toma
banho, escuta ms|ca ou outra at|v|dade no re|ac|onada com traba|ho. Fazer do
traba|ho sua v|da e pre|ud|c|a| a e|e.
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E|imine todas as distraes
Enquanto est traba|hando em a|go |mportante, exper|mente des||gar o te|eone,
e||m|nar as d|straoes e seu traba|ho |u|r. m bom hb|to para todos e acordar
ma|s cedo e traba|har em casa por a|gum tempo. \oce poder azer tres vezes
ma|s em casa, po|s no h as |nterrupoes que sempre ex|stem em um escr|tor|o
che|o de gente e bombardeado por te|eonemas.
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Faa cada minuto contar
m dos segredos dos a|tos n|ve|s de perormance e produt|v|dade e azer cada
m|nuto contar. se o tempo de v|agem e trns|to, que podem ser chamados de
"pequenas dd|vas de tempo", para comp|etar pequenas partes de grandes
tareas. E |embre-se de que as p|rm|des do Eg|to oram constru|das b|oco a
b|oco. ma grande v|da ou grande carre|ra e constru|da tarea a tarea, uma de
cada vez. Seu traba|ho em adm|n|strar seu tempo deve ser cu|dadoso e cr|at|vo,
organ|zando os per|odos de tempo que necess|ta para comp|etar bem seu
traba|ho.
Crie um escritrio no ar
Quando v|a|ar a negoc|os, voce poder cr|ar um escr|tor|o no av|o, usando o
tempo que estar | para p|ane|ar seu traba|ho. Depo|s da deco|agem, voce pode
traba|har tranqu||amente. E |car surpreso ao ver o quanto pode azer e produz|r
e|cazmente enquanto voa, sem |nterrupoes e d|straoes.
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Se[a se|etivo ao esco|her o que fazer
Se a|guem espa|har 11,1 m|| rea|s em um estac|onamento em notas de
um rea|, dez rea|s e cem rea|s e, depo|s, ped|r que voce apanhe o que
puder em um m|nuto, o que voce ar|a? Correr|a para pegar o que osse
poss|ve|, o que aparecesse em sua rente? Com certeza, voce apanhar|a um
monte de notas de um rea|. Entretanto, se voce desprezasse essas notas e
reco|hesse apenas as de ma|or va|or, ganhar|a mu|to ma|s. A v|da e bem ma|or
que um m|nuto, mas o pr|nc|p|o e o mesmo. No h tempo para tudo, ento v
atrs das at|v|dades e pro|etos ma|s va||osos para voce.
Acrescente tempo sua vida
Pessoas |ongevas mantem uma rot|na de azer as co|sas sempre na mesma hora,
todos os d|as, por exemp|o: dorm|r, |evantar, a||mentar, exerc|tar, etc. E|as tambem
no se apressam, mas cam|nham pe|a v|da, cu|dando para no perderem tempo.
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No mantenha cat|ogos antigos
Ass|m que receber uma nova ||sta te|eon|ca, um cat|ogo ou ||stagem, ||vre-se da
ed|o ant|ga. Qua| a necess|dade de manter, por exemp|o, os |t|mos dez anos
de cat|ogos da sua assoc|ao pro|ss|ona|?
Mantenha aberto seu p|ane[amento
m p|ane|amento aberto em sua mesa torna ma|s c|| marcar reun|oes, anotar
encontros, co|sas a azer e uturas at|v|dades e, tudo |sso, enquanto |e seu e-ma||,
despacha a pape|ada ou a|a ao te|eone.
1
"7udo tem seu tempo determ/nado, h
tempo para todo o propos/to deba/xo do
cu. H tempo de nascer e tempo de
morrer; tempo de p/antar e tempo de
arrancar o que se p/antou."
EcIesiastes 3:1-2
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Traba|ho demais ou de|egao de menos?
m estudo e|to em 1992, na Georg|a, E..A., mostrou que gerentes gastam 59%
do seu tempo em tareas que pertencem a um n|ve| de traba|ho |ner|or ao seu e
apenas 27% azendo o que rea|mente pertence ao seu n|ve| de traba|ho.
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L|vre-se de tareas que tomam tempo e trazem poucos resu|tados.
Pea a[uda
Pecrute a a|uda de outros para consegu|r que as co|sas se|am e|tas. J d|z|a
Andrew Carneg|e: "O segredo do sucesso cons|ste no em azer todo seu
traba|ho, mas em reconhecer a pessoa certa para aze-|o".
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Contrate gente de a|ta vo|tagem"
A ma|or|a das pessoas tem seu p|co de energ|a e pront|do menta| pe|a manh.
Outros so |etrg|cos pe|a manh e unc|onam me|hor tarde. Entretanto, ex|stem
os que so entus|asmados e che|os de energ|a durante todo o d|a. Esses so os
me|hores unc|onr|os a serem contratados.
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Esco|ha a tarefa certa
O que dentro de suas responsab|||dades pode ser de|egado a outra pessoa?
Pense naqu||o que pode ser e|to por outro to bem quanto voce o ar|a ou ate
me|hor. L|vrando-se de tareas ass|m, voce ganhar tempo para azer tareas ma|s
|mportantes.
Esco|ha a pessoa certa
c|aro que voce no pode de|egar tareas para qua|quer unc|onr|o. \oce pode
esco|her aque|e que tem menor (mas su|c|ente) apt|do para aze-|as. lsso
mantem o custo ba|xo e o mora| e|evado. E e uma mane|ra s|mp|es de ens|nar
novas hab|||dades aos seus co|aboradores. Esco|ha pessoas que podem ace|tar
responsab|||dade. lsso s|gn||ca que voce prec|sar estar rodeado dos me|hores.
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Comunique suas expectativas
\oce deve ser espec||co sobre o que espera do traba|ho de|egado, ou
se|a, os prazos, as |normaoes necessr|as e qua| a |mportnc|a dessa
tarea no contexto da empresa.
Saia de cena
A part|r do momento que voce a|ar suas expectat|vas para o co|aborador, voce
dever sa|r do cam|nho de|e e de|x-|o ag|r sem nenhum t|po de
m|crogerenc|amento. prec|so checar constantemente o andamento do pro|eto,
mas aa |sso sem |nterromper seu traba|ho. \oce deve estar |nteressado no
resu|tado, no no processo.
No retome a tarefa
Para de|egar, e prec|so renunc|ar ao contro|e, res|sta tentao de ret|rar a tarea
do unc|onr|o porque voce pode aze-|a me|hor e ma|s rp|do. Da mesma
mane|ra, no perm|ta que um co|aborador rustrado ou pregu|oso devo|va-a para
voce. De|egao requer perseverana de ambas as partes, sua e de sua equ|pe.
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"Nunca d/ga as pessoas como /azer as
co/sas. D/ga-/hes o que deve ser /e/to e e/as
surpreendero voc com sua engenhos/da-
de."
George Patton
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Aprenda a contro|ar a presso antes que e|a dom|ne voce.
Acabe com os maiores causadores do estresse
Em mu|tos casos, o estresse e s|mp|esmente o produto de v|c|os de traba|ho. Por
exemp|o: azer duas co|sas ao mesmo tempo, comer enquanto va| para a|gum
|ugar, de|xar as tareas para a |t|ma hora, traba|har excess|vamente por horas e
horas sem nenhum |nterva|o. Aprendendo a adm|n|strar seu tempo, voce
e||m|nar mu|to do seu estresse.
Reduza esforos e fadiga
Traba|hamos tanto que, s vezes, no enxergamos que no estamos chegando a
|ugar nenhum. A pr|me|ra e me|hor mane|ra de ev|tar o estresse e ser se|et|vo e
azer o que e rea|mente |mportante, e se concentrar nos 20% das at|v|dades que
produzem 80% dos resu|tados. Ass|m, voce consegue ma|s se esorando menos.
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Modere seu senso de urgncia

Correr, ass|m como sorr|r e boce|ar, tambem e contag|oso. \oce no tem de
acompanhar o passo dos outros. Pes|sta tendenc|a de |car de o|ho no re|og|o,
azer tudo ao mesmo tempo e passar pe|o s|na| amare|o. Faa um esoro
consc|ente de andar e d|r|g|r ma|s devagar, a|ar e ouv|r ma|s atentamente. Se de
um tempo para che|rar rosas, em vez de p|sar nas que esto em seu cam|nho.
Pratique a pacincia
Mod||que, gradua|mente, sua tendenc|a ao |med|at|smo, prat|que a pac|enc|a.
De|xe a secadora de roupas comp|etar seu c|c|o, a torrade|ra sa|tar o po por
conta propr|a. Pes|sta tentao de abr|r o m|croondas antes do s|na| de pronto
e de|xe as cr|anas term|narem suas rases, no as comp|ete nem as |nterrompa.
F|que na cama ate o despertador tocar, tome as escadas, em vez do e|evador, v
para casa por um cam|nho d|erente e ma|s bon|to. Permanea sentado no carro
por a|guns segundos antes de entrar em casa. Pequenos gestos e at|tudes
podem |n|uenc|ar seu comportamento para me|hor.
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n[ete esperana
Ad|c|one ao seu d||ogo |nterno as pa|avras "a|nda", "ate o momento" ou "por
enquanto". lsso modera a ans|edade e o energ|za para vencer a d||cu|dade em
questo.
Co|oque |embretes re|axantes" por todo o escritrio
Em d|as em que o amb|ente est ag|tado no traba|ho, as pessoas gera|mente
esquecem de azer |nterva|os. E|as traba|ham na hora do a|moo e cont|nuam ate
ma|s tarde, comeando tudo de novo na manh segu|nte. lsso pode a|udar a
acabar o traba|ho em um tempo ma|s curto, mas, em compensao, causar
estresse, ad|ga e taxas e|evadas de |0|nc.e|. A|ude a s| e aos outros |xando
"re|axantes" (pequenos cartazes) por todo o escr|tor|o e em |ugares que as
pessoas possam ver por exemp|o: ree|tor|o, perto da mqu|na de cae ou de
gua. Encora|e-as a azerem pequenos |nterva|os, |ns|sta para que a|mocem e
no |ncent|ve as horas extras. Acred|te ou no, a produt|v|dade aumentar em
|ongo prazo se voce |ns|st|r em uma atmosera de traba|ho ma|s re|axada.
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Substitua pa|avras negativas
Transorme seu estado de ans|edade em uma mensagem de e|evao.
Como? Penome|e sent|mentos d|rec|onando-os para o s|gn||cado contrr|o. Por
exemp|o: "Eu gosto de a|ar em pb||co". Mesmo que voce no acred|te n|sso no
comeo, rep|ta |sso para voce ate que seu estresse se|a d|m|nu|do.
Use seu crebro
A||v|e o estresse descobr|ndo qua| hem|ser|o cerebra| est estressado. Se voce
sente-se depress|vo ou emoc|ona|mente esgotado, seu estresse est no |ado
d|re|to, o |ado cr|at|vo, emoc|ona| e ho||st|co. O que azer: mude para o outro
hem|ser|o, o rac|ona|, o esquerdo, azendo contas matemt|cas, escrevendo atos
e organ|zando suas co|sas. Ass|m, o hem|ser|o d|re|to se aca|mar. Se voce
sente-se estressado em re|ao ao tempo e esgotado menta|mente, o prob|ema e
no hem|ser|o esquerdo. At|ve o hem|ser|o d|re|to cantando ou prat|cando a|gum
esporte.
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"Mu/tas pessoas perdem as pequenas

a/egr/as enquanto aguardam a grande
/e//c/dade."
PearI S. Buck
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. I0008 8t lI0lI0800t lIN0Il0

Aprenda a determ|nar e so|uc|onar o que e ma|s |mportante.

Urgente x importante
No de|xe a t|ran|a da urgenc|a desv|ar sua ateno dos traba|hos que prometem
va|or permanente.
Como identificar uma prioridade
Mesmo se em sua empresa no houver de|n|o de metas e seu chee no
oerece d|rec|onamento, a|nda ass|m e poss|ve| se perguntar: "Qua| o |mpacto na
empresa e em meu traba|ho se essa tarea no or e|ta?" Se a resposta e
"nenhum", a tarea no deve ser tratada como pr|or|dade em sua programao.
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Quais so suas prioridades?
L|ste suas tres ma|ores pr|or|dades e cert||que-se de estar usando tempo
adequado para comp|et-|as. Em uma pesqu|sa rea||zada recentemente, as
pr|or|dades dos norte-amer|canos oram constatadas como v|da em am|||a, v|da
esp|r|tua| e sade, segu|das pe|a s|tuao |nance|ra e o traba|ho.
Priorize suas tarefas
Se a|guns traba|hos no orem term|nados, aa com que se|am os de menor
|mportnc|a. Programe o ma|s |mportante e de ma|or va|or, de|xando amp|os
espaos entre as tareas para no entrar em uma correr|a desenreada para
term|nar tudo. Pe|egue o que or de menor |mportnc|a para sua ||sta de "co|sas a
azer", se a ||sta no or term|nada, voce no ter grandes consequenc|as.
P|ane[e
P|ane|ar antec|pa o uturo e est|mu|a a ao que ar as co|sas correrem de orma
tranqu||a, menos estressante e sem prob|emas. A cada |m de exped|ente,
prepare-se para os eventos do d|a segu|nte. A cada no|te, em casa, prepare-se
para as at|v|dades da manh. Por exemp|o: arrume a mesa para o cae-da-
manh, de|xe preparado o |anche da esco|a para seus ||hos, ass|ne ou escreva
aque|a nota na agenda de|es. Se voce comea o d|a correndo contra o tempo,
estar estabe|ecendo esse r|tmo para todo o restante do d|a.
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Primeiro as primeiras coisas
Nunca agende tareas pr|or|tr|as para o |m do d|a ou da semana ou voce ser
v|t|ma de prob|emas acumu|ados que acontecem durante a manh, comeo de
tarde ou comeo de semana.
Acorde cedo
Acordar cedo perm|te que voce tenha tempo para estabe|ecer um r|tmo ma|s
tranqu||o para o seu d|a. Acordar tarde so |he ar correr atrs do tempo perd|do.
Corte o papo-furado"
D|gamos que voce tenha 20 conversas por d|a. Se cada do|s m|nutos |na|s orem
de "b|ab|ab|" d|spensve|, voce perder 40 m|nutos do seu d|a. E |sso equ|va|e a
ma|s de tres horas por semana. Como conduz|r ma|s e|cazmente suas
conversaoes. Detenha os a|adores. Quando um tagare|a d|sparar sua
metra|hadora a|ante, no v para o mundo dos sonhos |ng|ndo que o est
escutando. Em vez d|sso, |nterrompa-o perguntando: "Qua| e o assunto mesmo,
Fu|ano?". lsso deve bastar para e|e conc|u|r.
Co|oque em pratos ||mpos. Se do|s co|egas derem a voce |normaoes
con||tantes, |unte-os para que reso|vam o con||to de |normao rap|damente.
\oce perder tempo se a|ar separadamente com cada um, |ndo de | para c e
comparando as h|stor|as. Se|a |rme em conc|u|r o que p|ane|ou. Parar seu
traba|ho para se entregar a uma conversa |mpu|s|va az voce perder seu tempo.
Em vez d|sso, ad|e sua pausa ate que term|ne o que se propos a azer.
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"Uma das grandes desvantagens de termos
pressa o tempo que nos
/az perder."
Chesterton
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. h0008 00t0l0I00 0 I0N0 00t 00Il0t
J0
Carto de visita
Se voce tem a|guma extenso no nmero do seu te|eone na empresa (rama| ou
a|gum outro nmero ou cod|go), |nc|ua em seu carto de v|s|tas. Desse modo, as
pessoas que ||gam para voce pouparo seu tempo no prec|sando esperar a
atendente tentar encontr-|o.
Na dvida? Pergunte
Nada gasta ma|s tempo que uma comun|cao de|c|ente. Quando receber uma
|normao |ncomp|eta, voce no deve |nterpret-|a, mas perguntar de que modo
dever segu|r as |nstruoes. E voce tambem dever ser c|aro ao dar |nstruoes,
poupando o tempo do seu |nter|ocutor.
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Se voce respe|ta o tempo dos outros, ter seu tempo tambem
respe|tado.
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J1
Reso|vendo prob|emas em grupo
Se voce e sua equ|pe tem prob|emas de adm|n|strao de tempo, aa
um o|a|ns|c|m com todos, gerando so|uoes.
Mantenha |igaes curtas
Para manter conversas ma|s rp|das ao te|eone, no se recoste na cade|ra com
os pes para c|ma. Mantenha-se a|erta e consc|ente do tempo, mesmo que |sso
s|gn||que azer suas ||gaoes em pe.
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J
Comunique-se c|aramente
Faa uma breve (breve mesmo, de c|nco ou dez m|nutos) reun|o com sua
equ|pe a cada manh. De|xe seu (ou sua) ass|stente sempre c|ente de que voce
sa|u do escr|tor|o, |normando o horr|o que vo|tar. De|xe um nmero em que
possa ser encontrado. Mantenha sempre ||vre o acesso sua agenda ou aa
uma otocop|a para seu ass|stente, ass|m e|e poder ac||mente saber em que
horr|os e datas voce estar ||vre para marcar reun|oes e entrev|stas. No
esconda |normaoes quando passar a|guma tarea, de|xe sua secretr|a sempre
saber de suas expectat|vas para os traba|hos que passa a e|a. Ass|m, voce no
poupar apenas o tempo dos seus aux|||ares, mas tambem o seu.
No interrompa desnecessariamente
lsso pode ser d||c||, po|s | se tornou um (mau) hb|to para a ma|or|a das pessoas.
Pes|sta tentao. Acumu|e seus ped|dos, questoes, |normaoes, etc. L|m|te
suas |nterrupoes a duas ou tres por d|a. lsso va|e tambem para v|s|tas, e-ma|| e
||gaoes te|eon|cas.
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JJ
"H /adres que no se cast/gam, mas que
nos roubam o ma/s prec/oso:
o tempo."
NapoIeo Bonaparte
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1
7. 0l00t0 0I0Il00I00
J4
No ev|te a tecno|og|a, abrace-a. Como erramenta de traba|ho, e|a e
sua me|hor a||ada.
Tenha dois endereos de e-mai|
Como a ma|or|a das pessoas gasta, em med|a, uma hora por d|a no e-ma||,
torna-se bastante prt|co ter duas contas de e-ma||, uma para o traba|ho e outra
para mensagens pessoa|s, que no tem a|ta pr|or|dade.
Manua| de instrues resumido
As pessoas, gera|mente, procuram os manua|s de |nstruoes como |t|mo
recurso, perdendo tempo tentando dec|rar suas |nstruoes. Pea para a|guem
escrever um breve "passo a passo" de todas as mqu|nas do seu escr|tor|o. Teste
com a|gum unc|onr|o que no sabe nada sobre os apare|hos e, ento, co|oque
os manua|s resum|dos perto das mqu|nas e em capas p|ast||cadas.
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J

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J
Adie os e|etrnicos
Acabe ao menos uma tarea pr|or|tr|a antes de ||gar o computador e se envo|ver
com os e-ma||s ou escutar o corre|o de voz. ma vez envo|v|do no mundo
e|etron|co, restar um tempo menor em seu d|a.
Verifique os e-mai|s
Com os ||tros, as mensagens e|etron|cas s|mp|esmente podem vo|tar or|gem
ou se perder. desconcertante no saber se o seu e-ma|| rea|mente chegou ao
seu dest|no. Por |sso, e prec|so |nvest|r a|guns m|nutos ver||cando a
correspondenc|a e|etron|ca do traba|ho.
Precaues com as mensagens e|etrnicas
Se voce tem a man|a de env|ar e-ma||s esquecendo de anexar o que pretend|a ou,
sem querer, env|a a mensagem antes de acab-|a, ou esquece de comp|etar o
campo assunto, desenvo|va o hb|to de enderear por |t|mo. Pr|me|ro ad|c|one o
anexo, depo|s escreva a mensagem e o assunto e, por |t|mo, o endereo. Se or
uma resposta (|eo|,) corte o endereo e so co|e novamente quando term|nar a
mensagem. Desse modo, a poss|b|||dade de acontecer a|gum t|po de erro d|m|nu|
bastante.
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O te|efone contro|a sua vida?
Sugesto para quem sente que est abusando do te|eone: mon|tore suas cha-
madas por a|guns d|as, anotando quem ||gou, a durao das chamadas e a
|mportnc|a de|as. Se o tota| de ||gaoes or ma|or que o tempo tota| de traba|ho
do mesmo per|odo, ento est na hora de reduz|r drast|camente suas ||gaoes.
Adote estas orientaes para e-mai|s
se estas d|cas para responder e-ma||s de c||entes:
Pesponda em 48 horas no mx|mo.
Ass|m como az com as ||gaoes te|eon|cas, prepare sua equ|pe para responder
e-ma||s sobre promooes.
Cert||que-se de que apenas pessoas com hab|||dade para azer |sso respondem os
e-ma||s. Escr|ta pobre re|ete uma empresa desorgan|zada e raca.
Persona||ze suas respostas o mx|mo poss|ve|.
Tre|ne seus "escr|tores" para estarem atentos a assuntos |ega|s. A transm|sso e
e|etron|ca, mas as mensagens podem ser cons|deradas documentos escr|tos.
No esquea de que a|guns c||entes preerem o "|e|to ant|go": carta, te|eone e ax.
Verifique os e-mai|s
m execut|vo t|p|co recebe ma|s de 225 mensagens no so||c|tadas por mes, de
acordo com o ||vro 7|e 0-Seccno O|an|ze|. O autor Je Dav|dson ca|cu|a que
em med|a as pessoas gastam o|to meses de suas v|das |endo soams.
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Dicas para os o|hos
Prote|a seus o|hos do computador usando estas d|cas:
D|m|nua a c|ar|dade. Se mu|ta |uz re|ete na te|a, seus o|hos tem de traba|har
ma|s. So|uo: co|oque um ||tro redutor de c|ar|dade na rente da sua te|a.
Co|oque a te|a em um ngu|o de 10 a 20 graus aba|xo do n|ve| do seu o|har.
lsso ac|||ta a |e|tura. se uma base que g|re o mon|tor para ev|tar mov|mentos
extras dos o|hos quando voce se repos|c|onar em sua mesa.
A|uste a |magem para uma reso|uo de no m|n|mo 110 p|xe|s por po|egada.
Tambem aumente o tamanho das ontes para |er com ma|s ac|||dade, sem
orar seus o|hos.
Retornando |igaes
A menos que se|a a|go urgente e |mportante, a ma|or|a das mensagens do corre|o
de voz pode ser respond|da no |m do d|a, quando voce est menos produt|vo.
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"Nunca penso no /uturo, e/e chega rp/do
dema/s."
AIbert Einstein
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8. 000I00t, l000I00t, l000I00t
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Aprenda a rac|ona||zar as ma|ores desperd|adoras de tempo.
Reunies em fuga
Se voce quer ter uma rp|da reun|o com a|guem, mas tem d||cu|dade de se ||vrar
das constantes |nterrupoes, tente sa|r para uma cam|nhada com a pessoa.
Supondo que o c||ma perm|ta, voces podem tomar um pouco de ar resco,
exerc|tar-se e a|nda tero o s||enc|o necessr|o. Se prec|sar tomar notas, carregue
um gravador pequeno com voce.
Mantenha as reunies no a|vo
ltens que surgem ao |ongo da reun|o (no estavam na pauta or|g|na|) devem ser
anotados em um b|oco com cava|ete, que pode ser chamado de
"estac|onamento". Se no houver tempo su|c|ente para d|scut|-|os no |na| da
reun|o, podem ser |nc|u|dos na pauta da prox|ma.
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J

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No |eia em reunies
Ev|te usar o tempo das reun|oes para |er. Mantenha suas reun|oes ||vres de mu|ta
pape|ada. Pe|ator|os e outras |normaoes devem ser passadas aos part|c|pantes
pe|o menos do|s d|as antes do encontro.
Reunio sobre contro|e
Para preven|r que a reun|o se arraste |nde|n|damente, use uma pauta com hor-
r|os certos para os assuntos. Depo|s de consu|tar os responsve|s pe|as
apresentaoes, separe um espao de tempo para cada |tem. Cert||que-se de
conceder 20% de tempo a ma|s do que acha necessr|o. Com um horr|o para
term|nar, no haver desperd|c|o de tempo com d|scusso e d|vagaoes |nte|s.
Cause impacto e poupe tempo
Quando apresentar uma proposta ou comun|car uma |de|a em uma reun|o,
cons|dere que retemos:
10% do que |emos,
20% do que ouv|mos,
30% do que vemos,
50% do que ouv|mos e vemos,
70% do que d|zemos,
90% do que azemos.
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Reunies ao a|moo
Se voce ter uma reun|o de negoc|os durante o a|moo, pea para a outra parte
encontr-|o em seu escr|tor|o, no no restaurante. Desse modo, voce poder
cont|nuar traba|hando se e|es se atrasarem.
No to cedo
Chegue em reun|oes com a|guns m|nutos de antecedenc|a, mas no to cedo a
ponto de se envo|ver em conversas de pouco va|or. lsso e desperd|c|o de tempo.
O me|hor horrio para reunies
\|sto que as companh|as contratam tanto madrugadores quanto coru|oes, o
me|hor horr|o para uma reun|o cr|at|va e quando todos esto bem despertos e
a|ertas e s 11 horas.
Limite o nmero de participantes em suas reunies
Quanto ma|s gente conv|dar para uma reun|o, ma|s a reun|o durar.
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Como |idar com os participantes prob|ema"
Basta apenas um part|c|pante "aprontar" para sua reun|o durar horas ou,
s|mp|esmente, a|har. \e|a como ||dar com os tres t|pos ma|s comuns de
"part|c|pantes prob|ema":
O dom|nador quer o contro|e monopo||zando a conversao.
Estrateg|a: d|ga a e|e para tomar nota do que est sendo a|ado. Dar a e|e a
honra de ser o "escr|ba" da reun|o o ar sent|r-se |mportante, |cando
ocupado o bastante para no a|ar tanto.
O cr|t|co adora desa|ar e contrad|zer o que ouve.
Estrateg|a: rebata os comentr|os c|n|cos com um "no estamos d|scut|ndo
|sso agora". No prox|mo |nterva|o, a|e em part|cu|ar com e|e e de|xe-o
desabaar com voce.
O desatento adora |evantar assuntos |rre|evantes
Estrateg|a: use o quadro "estac|onamento" para anotar os assuntos no
re|ac|onados aos top|cos que esto sendo d|scut|dos. D|ga ao desatento que
d|scut|ro |sso ma|s tarde.
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"$e voc acha que organ/zao consome
tempo, tente a desorgan/zao."
Jeff Davidson
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Arrume |nte||gentemente sua rea de traba|ho.
Design de escritrio
O |a,c0| do escr|tor|o tem um |mpacto pos|t|vo na produt|v|dade e no mora| dos
unc|onr|os, de acordo com os experts no assunto. ma companh|a de seguros
de M||waukee, E..A., observou que a produt|v|dade aumentou 15% depo|s de
uma mudana cr|at|va no mob|||r|o e na decorao das sa|as. \a|e a pena
|nvest|r n|sso.
Contro|e o f|uxo de pape|
50% a 70% do seu tempo de traba|ho so gastos ||dando com pape|s.
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Organize sua mesa
Para organ|zar sua mesa, t|re de sua v|sta co|sas que no usa com requenc|a
como abr|dores de carta, reguas, se|os, tesouras, dando espao aos |tens que
voce usa sempre, por exemp|o: grampos, c||pes e cartoes de v|s|ta. Cert||que-se
de que esses |tens esto ao seu a|cance, mesmo que |sso s|gn||que mudar para
uma mesa menor.
Corte o excesso de cpias
Ex|stem pessoas que esto em ma|||n ||s| para receber re|ator|os e nunca os |e.
Para poupar seu tempo e esoro ao env|ar seus re|ator|os em seu traba|ho, anexe
um pequeno ormu|r|o na prox|ma ed|o, ped|ndo para que o retornem se
qu|serem cont|nuar recebendo. Quem no retornar o ormu|r|o, e ret|rado de sua
||sta. Quem sabe voce nem prec|sar ma|s aze-|o.
Arrumado no significa imacu|ado
O propos|to de manter uma mesa arrumada no e o de promover a pere|o
pasteur|zada, mas prover um amp|o espao de traba|ho, poupar tempo reduz|ndo
d|straoes e assegurando que os |tens ma|s usados esto acess|ve|s. No
exagere na organ|zao.
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Ergonomia
No econom|ze na ergonom|a. lnvest|r em uma boa cade|ra, por exemp|o, a|udar
tanto em sua postura quanto em sua produt|v|dade. Sem contar que, em |ongo
prazo, prev|ne doenas na co|una, na v|so e
nos mov|mentos.
No mantenha materia| de |eitura
Se voce no |eu ou mesmo tocou um art|go ou mater|a| que guardou h do|s
meses, pode ter certeza de que no o |er ma|s. Jogue-o ora.
Organize seus CDs e DVDs
Organ|ze um s|stema de arqu|vamento para os vr|os CDs e dr|vers que voce
recebe com os sotwares e apare|hos e|etron|cos. Ass|m, voce no perder tempo
procurando por e|es na hora de re|nsta|ar ou reso|ver a|gum prob|ema com um
programa. m m|nuto ou do|s |nvest|dos na compra de um arqu|vo podem sa|var
horas de procura e dor de cabea.
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"7odos os erros que comet/ aconteceram
quando eu quer/a d/zer 'no', e d/sse 's/m'."
Moss Hart
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10.0I8 080
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A assert|v|dade como sa|vadora do seu tempo.
Dizendo no
Dar razoes para d|zer "no" de|xar o assunto em aberto para d|scusso. Quanto
menos voce a|ar, me|hor.
Diga no de outras maneiras
No e prec|so usar expressoes negat|vas para manter sua assert|v|dade. Por
exemp|o: ao ||dar com uma pessoa que vem |nterromper seu traba|ho, no use a
expresso "agora no posso" ou "tenho apenas do|s m|nutos para |he ouv|r".
D|ga a e|e que pode gastar do|s m|nutos agora com e|e e que pode agendar uma
conversa deta|hada para ma|s tarde, se necessr|o. lsso mostrar a e|e que voce
no o est despachando sem se |nteressar por seu prob|ema.
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Tente exerccios de assertividade
\oce quer ser ma|s d|reto em mostrar aos outros que sente que esto querendo
t|rar vantagem de voce? Durante uma semana, comece cada d|a escrevendo de
se|s a dez |na|s para estas sentenas:
"Se eu or 5% ma|s assert|vo ho|e..."
"Se eu or cora|oso o bastante para cons|derar m|nhas necess|dades como
|mportantes..."
"Se eu deender meus pensamentos e sent|mentos..."
Ao |m da semana, |e|a todas as rases que comp|etou. Escreva de se|s a dez
|na|s para esta sentena:
"Se a|guma dessas a|rmaoes est correta, poder me a|udar se..."

\oce deve comp|etar a sentena d|zendo, por exemp|o: "Eu a|e| aos outros o que
penso com ma|s requenc|a."
No cons|dere o que escreveu como certo ou errado. Esse exerc|c|o va| a|ud-|o
a enxergar os momentos em que repr|me seus sent|mentos. E voce estar ma|s
apto a a|rmar-se quando a s|tuao ped|r |sso.
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Tenha sua prpria po|tica
Pense e desenvo|va sua propr|a po||t|ca para o traba|ho, seus va|ores, pr|nc|p|os,
metas e ob|et|vos. Tenha tudo |sso mu|to c|aro em sua mente, po|s, so ass|m,
estar apto a d|zer no no tempo apropr|ado e usar seu tempo sab|amente. Por
exemp|o: se a|guem |he pede para serv|r como vo|untr|o em um com|te, sua
po||t|ca o |ncent|va a d|zer no, a menos que tenha tempo e rea| |nteresse na
at|v|dade. No e prec|so perder tempo d|scut|ndo sobre o assunto, d|zendo que
pensar ou dando a|sas esperanas. Ou se or "conv|dado" a part|c|par de uma
operao ant|et|ca, voce poder rap|damente recusar. Ter uma po||t|ca propr|a e
embasada ag|||zar seu processo dec|sor|o e o preven|r de se desv|ar dos seus
ob|et|vos.
Diga no genti|mente
Sa|ba como dec||nar po||damente a um ped|do:
Co|oque o no entre duas sentenas a|rmat|vas, por exemp|o: "Adm|ro o que voce
est azendo. No estou apto a a|udar, mas dese|o que tudo de certo".Conceda
a|go. E, em vez de re|e|tar o ped|do, proponha um comprom|sso. Espec||que
quanto tempo voce pode ded|car, por exemp|o: "No posso entrar para seu t|me,
mas posso ded|car ao menos uma hora por mes para dar uma mo".lnterrompa
para dec||nar. Pessoas t|m|das |ntroduzem seus ped|dos com "ode|o ped|r |sso a
voce...". De uma orma gent||, mas |rme, d|ga: "\ou te sa|var de ter de d|zer outra
pa|avra. Estou ato|ado em traba|ho e no podere| |he a|udar".
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"Quem mata o tempo no assass/no.
E su/c/dal"
MiIIr Fernandes
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11.0N0 8l8 t000

Separe um tempo para voce, sua am|||a e am|gos, usando-o

|nte||gentemente.
Desenvo|va metas pessoais
Sua v|da exter|or e o re|exo da sua v|da |nter|or. Se dese|a conqu|star co|sas
va||osas em sua v|da pessoa| e em sua carre|ra, voce tem de se transormar em
uma pessoa que |uta pe|o desenvo|v|mento pessoa|. Tem de constru|r a s| mesmo
se qu|ser constru|r sua v|da.
Pr|me|ro, voce dever desenvo|ver o hb|to de parar de tempos em tempos para
pensar no que e rea|mente |mportante para voce. Quanto ma|s parar para pensar,
me|hores dec|soes voce tomar.
Segundo, dec|da c|aramente sobre suas metas pessoa|s e am|||ares. Co|oque-as
no pape|. D|scuta-as com outras pessoas. Se|a c|aro sobre o porque voce est
azendo |sso.
Terce|ro, separe a|gum tempo para pensar em suas metas pro|ss|ona|s e passos
que tem de dar para crescer. Faa a|go todos os d|as que o mova ma|s rp|do
nessas tres reas (pessoa|, am|||ar, pro|ss|ona|).
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nvista tempo
O que voce acha que seus ||hos se |embraro ma|s: uma casa ||mpa ou as no|tes
de br|ncade|ras e |ogos?
Programe tempo para voc
As companh|as aereas |nstruem para que voce co|oque sua propr|a mscara de
ox|gen|o antes de a|udar os outros. Da mesma mane|ra, voce tem de programar
tempo su|c|ente para suas propr|as necess|dades antes de ded|car tempo para
os outros.
Viver no futuro
Mu|tas pessoas v|vem suas v|das para o uturo, sacr||cando o presente.
lne||zmente, o presente est sempre conosco e o uturo nunca chegar. Se voce
se encontra em uma constante correr|a atrs de tempo para tudo, a|guma co|sa
est errada. De uma boa o|hada para onde est |ndo o tempo, se est |ndo para
onde est seu corao. Ou como nos prev|ne o proverb|o ch|nes: "Se no
mudarmos de d|reo, provave|mente term|naremos onde comeamos".
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Simp|ifique sua vida
A propaganda tem grande |n|uenc|a em nossa acumu|ao de |tens
desnecessr|os. Somos bombardeados por annc|os de rd|o, T\, e-ma||, rev|stas
e |orna|s que cr|am uma sensao de necess|dade ou |nsat|sao com o que
rea|mente possu|mos. A m|d|a e um dos ma|ores causadores de estresse e
conuso em nossas v|das.
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Decida quais so seus princpios
Ter pr|nc|p|os nos a|udam a tomar dec|soes rap|damente e nos prev|nem
de d|zer s|m sem pensar. Po||t|cas como "no vou ma|s entrar em
at|v|dades de vo|untar|ado sem pr|me|ro des|st|r de a|guma outra co|sa", ou
"no comprometere| m|nha et|ca para ganhar um c||ente", ou "dec|soes que
aetam m|nha am|||a devem ser d|scut|das com m|nha am|||a" oram voce a
pensar sobre poss|ve|s s|tuaoes v|ndouras e preven|r o estresse do con||to
|nter|or.
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Separe tempo para seus re|acionamentos
Pessoas so ma|s |mportantes que co|sas. No tente term|nar tareas custa de
seus re|ac|onamentos. Em vez de tentar azer as pessoas andarem no seu passo
apressado, mod||que seu r|tmo para acompanhar os outros. Por exemp|o: em vez
de arrastar suas cr|anas de |o|a em |o|a, tente ba|xar seu r|tmo para o de seus
||hos. Lembre-se de que cr|anas prec|sam de ma|s tempo e menos br|nquedos.
lsso se ap||ca aos adu|tos tambem.
Viva no presente
Nesta era da ve|oc|dade, as pessoas tem a tendenc|a de cont|nuar |utando para
atender uturas metas, em vez de aprove|tarem o que | a|canaram. O tempo
parece passar ma|s rp|do quando voce est ocando no uturo. No se torne
obsess|vo por metas. Aprove|te o que a v|da | |he deu. O tempo passa ma|s
devagar para as cr|anas porque e|as esto ocupadas em v|ver o presente.
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"O va/or das co/sas no est no tempo
Que e/as duram, mas na /ntens/dade com
que acontecem. Por /sso, ex/stem
momentos /nesquec|ve/s, co/sas
/nexp//cve/s e pessoas /ncomparve/s."
Fernando Pessoa
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