Organizao de eventos

Sugestes prticas

As perguntas essenciais
O qu? Para qu? Qual o resultado final desejado? Para quem? Onde? Como? Quando? Quem faz o qu? Que recursos? Concorrncia?
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O qu? / Para qu?

Planeamento do evento
Definio exacta do que se pretende fazer e de quais so os resultados finais a alcanar (metas) Definir um Guio com descrio de etapa-aetapa. Cronograma, com tempos bem definidos. Fluxo dos convidados. (entrada, passagem, sada,..alternativas de segurana).Quem conduz a comitiva ( frente) Grficos de disposio de elementos. Responsveis por etapa.
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Para quem?

Convites
Definio do universo de convidados. Mailing-list bem trabalhada, com a devida segmentao. Utilizao de NTI (SMS e e-mail). Carta personalizada para contactos formais. Mensagem do convite. No esquecer informao essencial (data, dia da semana, hora, local/morada). Prazos de envio: 2 semanas antes do evento. Recall 72 h. antes. Publicitao abrangente para eventos de espectro largo: anncio media, site institucional,.. Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro)+local de estacionamento + prximo..
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Para quem?

MCS
Lista segmentada de jornalistas. Convite (2 semanas antes) com press-realese (Curto, incisivo, indo do mais importante para o menos pirmide invertida). Informao para as agendas e recall dos convites com 72 horas de antecedncia. ( chegada) pasta de imprensa resumos / comunicaes integrais / documentao acessria, imagens digitais,...) Lugares reservados para jornalistas. Garantir tomadas de som e imagem. Prever momento para fotgrafos. Cuidar do enquadramento para fotografias. (no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas aps o evento, com as entidades presentes de maior interesse jornalstico. Cuidar do enquadramento para imagem e de sossego suficiente.

Quem faz o qu?

Equipa
Quem faz o qu cuidado com as bolas para terra de ningum.. Quem coordena. Reunir competncias diversas: relaes pblicas, operao som/luz/computador, comunicao,.. Guio mt detalhado com toda a informao.. Mecanismo de inter-comunicao ( do gesto/olhar, mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..) Reunies:
De arranque e planeamento De monitorizao da preparao De vspera (ensaios / testes) De pr-execuo ( 1 hora antes inicio da operao) De avaliao
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Onde? Como? Quando?

Recepo / Acolhimento
Prever uma zona de acolhimento. As boas-vindas so o primeiro passo de transformar um evento num acontecimento quente. Colocar indicaes bvias, ou sinaleiros no trajecto at sala; prever buracos negros. Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicvel), de materiais informativos gerais, de identificador; mas no de comunicaes a serem apresentadas. Registar as presenas. Pedir contactos para BD (pp. Email) Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera para que tudo esteja a postos para comear.
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Onde? Como? Quando?

Sala
Disposio da sala: sentados/de p... ; plateia, semicrculo, crculo; Canais de circulao (publico e convidados): meio, lados, orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados.. Clculo da capacidade para gesto de entradas. Cadeiras: conforto, rudo, distncia,.. Iluminao: natural/artificial; garantir destaque para centro do evento; reduo com projeces; Temperatura: procurar equilbrio. Calor mata um evento; frio tambm. Arejamento: necessidade de garantir ar fresco, pp. depois de algum tempo e para eventos com mt gente. Projeco: suficientemente legvel da ltima fila. Operador ou apoio tcnico sempre presente. Apresentaes previamente instaladas e testadas.

Onde? Como? Quando?

Segurana
Verificao de extintores mais prximos. Sadas de emergncia desimpedidas. Contactos de Bombeiros e polcia em local acessvel. (VIP) Garantir vigilncia do circuito de transito com ateno a qualquer elemento estranho Protocolo de aco para indisposies, desmaios,..
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Onde? Como? Quando?

Higiene
Verificar existncia de WC prximos, bem indicados e limpos. Garantir a sua higiene: antes, durante e depois piquete de limpeza No falhar pormenores: papel higinico, sabonete lquido, toalhas de papel, caixotes de lixo.. Ter alternativas identificadas em caso de avarias, sobrelotao,..
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Onde? Como? Quando?

Ensaios e testes
Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30 min. antes. O som deve ser testado 1 min. antes de comear, ligando os micros e verificando que esto a funcionar bem. Os movimentos mais complexos devem ser ensaiados (trajectos,).
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Onde? Como? Quando?

Composio da mesa
Precedncias:
6 4 2 1 mesa 3 5 7

Plateia

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Onde? Como? Quando?

No centro da mesa fica o convidado mais importante. A distribuio protocolar dos lugares feita com o n 2 direita do n1, o n 3 esquerda do n1, O anfitrio pode ficar direita do n 1 ou no ltimo lugar ( esse que ns preferimos..) Para usar da palavra, comea o anfitrio e vai por ordem ascendente de importncia. Depois do convidado principal ltimo a falar mais ningum intervm. Um apresentador declara aberta a sesso, d as entradas a cada orador e d por encerrada a sesso. Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador seguinte.
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Onde? Como? Quando?

Curso da sesso
Cumprimento do guio Ateno ao ritmo e combate aos tempos mortos. Papel do moderador e da organizao. Controle on-going Comunicao de olhares: chefe do evento lugar tenente - equipa. Importncia essencial dos factores de conforto e de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais projectados,
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Onde? Como? Quando?

Cenrios de contingncia
Pouca participao distribuio malhada, tirar cadeiras alargando espaos, chamar figurantes,.. Excesso de participantes retirar cadeiras para dar lugar em p, abrir portas para criar clareiras de audio fora de portas,.. Falha de conferencistas o moderador sempre preparado para se ajustar a novos formatos de sesso Falha de som e de audiovisuais. microfones suplentes, verificao de ligao de cabos, pilhas adicionais, porttil alternativo, Falha de electricidade. sadas de emergncia, luz de presena,..
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Recursos?

Materiais de apoio
Plateia: cadeiras dispostas com espao suficiente de passagem ( 2 palmos) Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenrio fundo. Audiovisuais: projector, tela, sistema som Computador porttil Bandeiras Cenrio de fundo. Plantas e flores. Placas comemorativas. Bastidores e mesa de apoio organizao. guas e copos para conferencistas. (Ateno s substituies e reabastecimentos.) Identificadores (toblerones) de dupla face para conferencistas qd existe mesa.

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Recursos?

Som
Microfones com (ligao dos cabos) /sem fios (pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off bem conhecido,.. Ps e suportes capacidade de ajustamento. Amplificador e colunas. Efeito de abafamento sala com pblico abafa o som; necessrio compensar. Feed-back retroalimentao: o som das colunas est a reentrar nos micros. Rudos parasitas. Operador sempre presente (depois do ltimo teste 1 min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para monitorizar o som, tendo disponvel mesa de controle
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Recursos?

Decorao
Do espao: sbria, com referncias imagem corporativa (cartaz, logotipo..); sem nada que distraia. mesa presidencial:
Plantas: base da mesa. Flores: em cima da mesa (que no tapem, nem incomodem..)

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Recursos?

Traduo simultnea
Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de traduo. indicao dos canais por lngua. Disponibilizao de textos (qd existem) para facilitao do trabalho dos tradutores. Avisar conferencistas para falarem + lento.

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Concorrncia?

Concorrncia
Verificao prvia de:
Datas incompatveis (feriados) ou inconvenientes (6 feira tarde; dia de ponte) Outros eventos agendados, na mesma rea temtica Outros eventos de grande impacto meditico Greves marcadas.

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