ndice PQ1. Analisar situao .................................................................................................... 1 PQ1.1 Contedo da entrevista ..................................................................................... 2 PQ1.2 Lista de usurios do sistema ............................................................................ 3 PQ1.3 Situao atual ................................................................................................... 4 PQ1.4 Problemas ....................................................................................................... 17 PQ2. Definir a misso do sistema e os objetivos de negcio do projeto........................ 17 PQ3. Diagrama de contexto de sistema ........................................................................ 19 PQ4. Diagrama de contexto de dados ........................................................................... 19 PQ5. Restries e riscos do projeto .............................................................................. 20 PQ6. Escopo do projeto ................................................................................................ 20 PQ6.1 Requisitos Funcionais ..................................................................................... 20 PQ6.2 Requisitos No Funcionais ............................................................................. 21
Sorocaba, 28 de janeiro de 2014. gerente de projetos Amanda Pedroso
Caro fornecedor SoftwaresES/Ltda., Venho por meio desta, solicitar o desenvolvimento de um sistema para a empresa Jaragu Equipamentos. Nossa empresa precisa de um sistema rpido, simples e de fcil acesso para o departamento de almoxarifado. O departamento de almoxarifado conta com trs tipos de funcionrios, sendo estes, e s estes, permitidos para acessar o sistema. Os requisitos iniciais e mais precisos para o nosso sistema so: 1. Apenas trs tipos usurios para utilizar o sistema; 2. Controle de estoque do almoxarifado com o no mximo 2% de falhas, sendo este o limite para razovel para que no haja um prejuzo considervel grave a empresa; 3. Agrupar materiais por corredor e prateleiras e, juntamente com seus critrios de categoria alta rotatividade, inflamveis e abrasivos; 4. Facilidade de controlar a entrada e sada de materiais com maior segurana e agilidade; 5. Maior agilidade com o setor de compras por solicitaes de compras ao setor. Nada mais havendo, reafirmamos os nossos protestos de elevada estima e considerao. Atenciosamente, Eliana Rodrigues Gerente comercial 2
PQ1.1 Contedo da entrevista Entrevista realizada com o Lder de Almoxarifado, Sr. Leandro Mncio, da empresa Jaragu Equipamentos. 1) Organizao do Almoxarifado Nossos materiais so recebidos conforme NR (nota de recebimento) seria um espelho da nota fiscal, armazenados em locais apropriados conforme demanda de sada e retirados mediante a requisio de estoque. 2) Armazenamento dos materiais no almoxarifado Nossos materiais so recebidos e inspecionados alguns visualmente, outros por inspetor de recebimento, identificados com etiqueta que consta a numero da OS (Ordem de Produo) no qual ser usada, dependendo a urgncia a mesma segue direto para a produo, caso no a mesma armazenada em uma rea especifica do almoxarifado. 3) Critrios de armazenagem dos materiais no almoxarifado Os materiais seguem o seguinte critrio: Materiais Inflamveis Materiais Abrasivos Materiais de Alta rotatividade
4) Ferramentas utilizadas para localizar os materiais no almoxarifado Planilhas de controle de estoque.
5) Forma de Documentao necessria no setor de almoxarifado O documento usado na retirada dos materiais do Almoxarifado requisio de estoque a mesma feita manualmente em um bloco controlado por numerao.
6) Recepo de materiais Numero da OS (Ordem de Servio) ao receber o material o Almoxarife confere os mesmos e identifica atravs de etiquetas constando o numero da OS e a descrio do material.
7) Ocorrncia de falhas Devoluo do material, para que o fornecedor faa a troca caso o defeito seja de fabricao.
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8) Inventrio Nossos inventrios so gerais, no so feitos rotativos a fim de acertar o estoque. O que adotamos so inventrios por amostragem de itens de maior rotatividade, usando um relatrio gerado pelo setor de Custos.
9) Segurana e Inspeo dos Materiais Existe uma equipe de inspetores de recebimento que acompanham o PI (Plano de inspeo)
10) Automao de Processos Hoje somente os processos de baixas so feitas via sistema Datassul, mas futuramente estaremos implantando sistema de cdigo de barras em nossos almoxarifados.
11) Otimizao de Processos Todo o processo do Almoxarifado ir sofrer modificao hoje nosso sistema manual, iremos implantar sistema de cdigo de barras.
12) Equipe/Colaboradores 27 funcionrios, dividido em gerentes, almoxarifes e assistentes de almoxarife.
13) Ferramentas para auxlio de atividades Software Datassul, o mesmo agiliza o processo na emisso de requisies de materiais. PQ1.2 Lista de usurios do sistema 01 Gerente do almoxarifado 13 Almoxarifes 13 Assistentes de almoxarife
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PQ1.3 Situao atual Almoxarifado o lugar destinado recepo, guarda, controle, conservao, distribuio e fiscalizao dos materiais adquiridos pela entidade. A organizao desse setor indispensvel em todas as entidades de carter pblico ou privado, pois quaisquer que sejam as atividades exercidas sempre existir a utilizao de materiais com valor financeiro. O almoxarifado deve funcionar da maneira mais objetiva possvel, evitando-se a burocratizao desnecessria no atendimento aos setores requisitantes. O atendimento deve ser rpido e eficiente, pois as atividades no podero ser prejudicadas com atrasos e dificuldades impostas por uma organizao demasiadamente complexa. Para obter uma boa organizao preciso que as normas e rotinas de funcionamento a serem estabelecidas sejam claramente definidas, principalmente quanto a: Atribuies do almoxarifado; Quem pode requisitar materiais; Processos de abastecimento; Distribuio de materiais; Sistema de controle de documentao. Qualquer que deve ser o tipo de organizao, a fiscalizao deve ser centralizada, pois de outra forma sua funo de bem informar ficaria prejudicada. Por conta de o almoxarifado ser um setor que guarda materiais, representando grandes somas de dinheiro, por isso indispensvel contratao de seguranas. Almoxarife o elemento encarregado de proceder ao recebimento, conferncia, armazenamento, distribuio e controle dos materiais da entidade. Deve conhecer os materiais estocados, a melhor maneira de conserv-los e as quais fenmenos de estocagem esto sujeitos, tais como: ferrugem, oxidao, decomposio, evaporao, combusto espontnea, inflamao, exploso, fermentao, etc. Auxiliar de Almoxarife encarregado de manter a organizao e funcionalidade das documentaes que o setor utiliza, atendendo tambm a demanda de cadastro dos materiais da empresa e o registro das movimentaes do material. Gerente de Almoxarifado Profissional responsvel por administrar o setor do almoxarifado, o qual fiscaliza o trabalho dos demais funcionrios, realiza os relatrios que exigem uma restrio 5
maior, analisa as necessidades e problemas do setor em busca da soluo. um cargo de grande responsabilidade, pois o setor est ligado a todos os demais da empresa. Normalizao Essa funo preocupa-se com a formalizao de critrios e princpios estabelecidos para que as atividades ou funes do Sistema de Administrao de Materiais sejam obedecidas. A normalizao consequncia direta da gesto de estoques e subsidia as demais funes, isto , padronizao, especificao, classificao, codificao, catalogao, a prpria aquisio e os subsistemas de Armazenamento e de Patrimnio. A finalidade da normalizao para esse setor a de estabelecer normas especficas para disciplinar sua abrangncia, sua forma de atuao e interrelaes com outros sistemas administrativos. Assim, h normas especficas de padronizao, especificao, codificao, etc., necessrias conforme a amplitude do sistema administrativo. Vantagens da Normalizao: Elimina dvidas com relao a critrios individuais ou aleatrios; Elimina as barreiras de comunicao, pois as normas so estabelecidas formalmente; Economiza o tempo, quando h poucas normas em vigncia; Diminui a possibilidade de repetio de tarefas, quando as normas so claras e objetivas. Classificao Classificar materiais significa orden-los segundo critrios pr-estabelecidos, agrup-los conforme as caractersticas semelhantes ou no, sem, contudo, ocasionar confuso ou disperso no espao e alterao na qualidade, em virtude de contatos com outros materiais. Os materiais podem ser classificados da seguinte maneira: Materiais Inflamveis: so materiais lquidos, misturas de lquidos com slidos em soluo ou slidos que esto sujeitas a autoaquecimento e a combusto. Materiais Abrasivos: so muito rgidos, usados para moer, polir, afiar o corte, desbaste, perfurao, e polimento de superfcies. Materiais de Alta rotatividade: so aqueles que sofrem mais requisies pelos setores da empresa e/ou no esto inclusos como abrasivos e inflamveis. Codificao Codificao A codificao uma resultante da classificao e especificao. Nela, deve-se adotar um cdigo alfanumrico, para facilitar identificao, o controle, a localizao e 6
o fornecimento de materiais, dando maior rapidez ao atendimento, pois impossvel memorizar as denominaes e caractersticas dos materiais quando a variedade muito grande. Essa codificao em especial tem os seguintes critrios de formao: Classificao: I Materiais Inflamveis, A Materiais abrasivos, AR Materiais de Alta Rotatividade; Corredor; Prateleira; Numerao da categoria do material e um cdigo sequencial autoincrementado conforme a classificao do material. 1 Exemplo Classificao: Material Abrasivo - Disco de Corte A46 VZ Especial Duplex CODIFICAO = A00124 2 Exemplo Classificao: Alta Rotatividade Caneta Esferogrfica Cor Preta CODIFICAO = AR19037
Armazenamento Essa funo visa suprir as necessidades de materiais dos clientes internos com a maior eficincia possvel, fornecendo os itens requisitados corretamente, conforme a especificao, a quantidade requisitada e o menor tempo possvel. Deve ser anteriormente planejado para evitar: a) Trfego excessivo de pessoal e equipamentos no almoxarifado, tornando os processos mais lentos; b) Frequente mudana da localizao e embalagem dos materiais, gerando confuso no fornecimento; c) Manuseio inadequado do material, causando danos, deteriorao ou perdas; d) Lentido dos servios, gerando atraso no fornecimento; e) Desordem no armazenamento dos materiais. A localizao do almoxarifado deve fazer parte do planejamento da Administrao dos Materiais. Ele deve estar prximo de sua clientela interna, a fim de que o material percorra a menor distncia possvel e, consequentemente, diminua o tempo gasto com o transporte de seu custo. Critrios para armazenamento para arranjo fsico: a melhor utilizao do espao reservado para o armazenamento dos materiais, independentemente do tipo de instalao. Por isso, deve-se obedecer a alguns critrios, tais como: 7
Rotatividade dos materiais; Ordem de entrada e sada; Natureza dos materiais; Valor do material; Melhor aproveitamento da rea do armazenamento; Volume e peso do material; Acondicionamento e embalagem. Mtodo ABC Este mtodo consiste em separar os materiais em trs grupos: A,B,C, classificando-os de acordo com os seus valores, e dando mais importncia aos materiais de maior valor monetrio. Em todos os Almoxarifados, existe um pequeno nmero de itens que possuem elevado teor financeiro e um grande nmero de outros de menor valor, assim como uma quantidade intermediria de itens que tm custos mdios. Fazendo-se uma comparao entre os valores dos materiais adquiridos e sua correlao de necessidades, poderamos dividir os itens numa escala de 100%, da seguinte maneira:
MATERIAIS ITENS VALOR FINANCEIRO A 5% 70% B 25% 25% C 70% 5% TOTAL 100% 100%
Os diversos fatores que devem ser considerados para classificar os materiais dentro desse mtodo so: Tempo de fornecimento; Volume do material; Perecibilidade; Condies de mercado; Caractersticas particulares.
Materiais A Por serem os mais caros e em menor nmero, em geral, devem permanecer em estoque por pouco tempo. Materiais B 8
So os materiais de quantidades e valores intermedirios, e podem ficar estocados por um perodo de tempo mdio (em torno de 60 dias). Materiais C So os materiais de pouco valor e de grandes quantidades; portanto, podem ficar estocados por mais tempo. Os critrios acima servem como regra, mas cabe ao administrador perceber que cada material, de acordo com as caractersticas de seu Almoxarifado, tem armazenamento prprio e poder sair de um nvel de classificao para outro. A definio das classes A, B e C obedece apenas a critrios de bom senso e convenincia dos controles a serem estabelecidos e definida pelo gestor. Por exemplo: materiais perecveis, mesmo que custem pouco em razo de sua pouca durabilidade, devero transpor o item C e rumar para o item A. Nem sempre essa tarefa cabe a quem administra o Almoxarifado, quando este possuir departamentos especializados. Mesmo assim, necessrio que quem esteja diretamente ligado aos processos de distribuio tenha noo destes critrios e possa auxiliar todo o sistema de compra. Curva ABC A curva ABC, no caso de administrao de estoques, apresenta resultados da demanda de cada item nas seguintes reas: Giro no estoque; Proporo sobre o faturamento no perodo; Margem de lucro obtida. A anlise destes parmetros propicia o trabalho de controle de estoque do analista cuja deciso de compra pode se basear nos resultados obtidos pela curva ABC. Os itens considerados de Classe A merecero um tratamento preferencial. Assim, a consequncia da utilidade desta tcnica a otimizao da aplicao dos recursos financeiros ou materiais, evitando desperdcios ou aquisies indevidas e favorecendo o aumento da lucratividade. 9
Registro de Entrada feito com base nas notas de recebimento, devendo constar: Data de entrada; Nota de recebimento; Nome e numerao da etiqueta do material; Quantidade; Unidade de medida; Valor unitrio. Registro de Sada feito com base nas requisies, devendo constar: Nmero de requisio; Data de retirada; Nome e numerao da etiqueta do material; Quantidade; Unidade de medida; Valor unitrio.
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Nota de Recebimento referente a nota fiscal de compras de materiais que chega ao almoxarife para que possa ser feita a entrada de material no estoque.
Histrico de Material O histrico do material feito a partir das entradas e sadas do material especfico.
Requisio de materiais As requisies de materiais so elaboradas por meio de impresso prprio. Com a condio que todas as requisies de materiais devero ser concentradas nas mos de um funcionrio por setor administrativo, designado pelo chefe de servio. Data: 23/03/2011 Codigo: MI1209 Unidade Med: Unidade Nome: leo Lubrif. Motor AS43 Preo Unit.: 90,00 R$ Data Quant. Ent/Saida Devoluo Total 21/01/2011 12 S - 1.080,00 R$ 27/01/2011 2 E - 180,00 R$ 02/02/2011 19 S - 1.710,00 R$ 08/02/2011 25 E SIM 2.250,00 R$ 14/02/2011 32 S - 2.880,00 R$ 20/02/2011 128 S - 11.520,00 R$ 26/02/2011 190 S - 17.100,00 R$ Histrico do material Data 12/01/2012 N Nota fiscal 83041 Unid. Med. Quant.Preo Unit. Total Unid. 5 90,00 R$ 450,00 R$ Unid. 2 78,43 R$ 156,86 R$ Pea 19 120,34 R$ 2.286,46 R$ Unid 2500 6,72 R$ 16.800,00 R$ Total 19.693,32 R$ Disco de Fibra FS 966 A 8 Parafuso Auto Atarraxante 1 Material Nota de recebimento leo Lubrif. Motor AS43 Combustvel ASBNS 11
A entrega de material depender da verificao quanto existncia de estoque suficiente para atend-la.
Requisio entrega do Material Constitui documento ou prova de utilizao do material. A unidade oramentria, ao necessitar de materiais, emite este documento, que dever ser assinado pelo chefe de servio ou funcionrio designado. A coluna destinada ao preo unitrio e importncia ser preenchida pelo almoxarife. 12
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Solicitao de compras o documento que se trata dos itens necessrios a adquirir, listando um ou mais materiais para compra, encaminhando esse documento ao setor de compras da empresa.
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Balancete Mensal Contm o resumo de movimentao dos valores, de carter exclusivamente financeiro, que registra, ao final de cada ms, sob guarda do almoxarife. Devero ser elaborados com os dados constantes do Registro de entrada e sada, devendo constar: Ms de referncia; Valor do saldo anterior; Valor das entradas; Valo das sadas; Valor do saldo atual; Data e assinatura do responsvel.
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Inventrio Disciplina as quantidades e os valores dos bens em estoque numa determinada poca. As seguintes situaes podem dar origem elaborao do inventrio: Obrigatoriamente, em 31 de dezembro de cada ano; Facultativamente, ao se realizar um levantamento fsico geral de todo o material existente em estoque; Realizado na hora de fazer a contagem fsica dos materiais. Dever ser realizado periodicamente e obrigatoriamente no final do exerccio, devendo registrar: Cdigo do material; Especificao; Quantidade existente; Preo mdio unitrio; Valor do material; Total do material em estoque; Data e assinatura do responsvel. Etiquetas individuais Contagem e conferncia Ajustes Efetivao . 15
Ficha de Prateleira Registra apenas as quantidades movimentadas e deve ser colocada ao lado do material que controla, para permitir a conferncia imediata da quantidade estocada e sua movimentao. feita manualmente.
Nota de Transferncia ou Devoluo do Material Destina-se a registrar a transferncia de uma unidade para outra, ou ainda devolver materiais fornecedores. 16
Frmulas para controle e previso de estoque Esse calculado manualmente pelo gerente do almoxarifado. Giro de Estoque: diviso total das sadas anuais dos itens armazenados pelo estoque total, no perodo de um ano. Frmula: Giro (%) = Sadas Anuais (R$) / Estoque Total Anual (R$) Ele indica se est ocorrendo superestocagem ou subestocagem. Estoque mnimo: a previso de estoque baseado no clculo do estoque mnimo. Frmula: M= MM * PE Onde: M= Estoque mnimo MM= Consumo mdio PE= Prazo de Entrega (que deve ser transformado em nmeros decimais)
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PQ1.4 Problemas Falha na comunicao com o setor de recebimento de materiais: problemas dentro do almoxarifado ocorrem quando os materiais j comprados chegam contendo danos ou falta. Isso acarreta uma cadeia de problemas nos demais setores envolvidos, o setor que fez o pedido ter um desfalque e haver um prejuzo, caso seja um setor de produo de produtos, a produo vai atrasar e metas provavelmente no sero atingidas. Quando esse problema ocorre o material no recebido, o setor de compras informado para comunicar os fornecedores e estabelecer um novo prazo de entrega do produto, cabendo ento a empresa deferi-lo ou no o novo prazo. Falhas no armazenamento e manuseio dos materiais: essa falha pode ocorrer com mais frequncia quando o almoxarife no tem conhecimento suficiente sobre o material recebido, pode ser algum material novo na empresa, onde o dano pode vir a ocorrer. O prejuzo ficar por conta do valor do material. Falta de materiais no estoque: esse problema em especial, pode ter vrias justificativas, pode ser pelo atrasado da aprovao dos pedidos de solicitao de compras, pela falta de verificao do almoxarife dos materiais em estoque, no verificando o estoque mnimo do determinado material, e pelo atraso por parte do fornecedor. Lentido na comunicao como o setor de compras: isso acontece por conta de esse processo ser completamente manual dependendo de diversos nveis de funcionrios. Primeiro o almoxarife tem que realizar um relatrio dos materiais em desfalque, o assistente elabora o documento de solicitao de compras que precisa da assinatura do gerente do almoxarifado e s ai encaminhado ao setor de compras por qualquer funcionrio uma nica hora especfica do dia. PQ2. Definir a misso do sistema e os objetivos de negcio do projeto O sistema existe para que o controle de armazenamento do almoxarifado seja organizado e seus processos sejam efetuados com mais exatido e agilidade. A facilidade na rotatividade dos materiais um dos focos mais importantes, pois quando mais agilidade no repasse da mercadoria dos setores envolvidos melhor ser a produtividade da empresa. Setor de almoxarifado: reduo de custo com os materiais estocados, reduo nos custos operacionais, maior reaproveitamento do espao utilizado, reduo do tempo nas operaes como busca de materiais, documentos de requisio, solicitao e relatrios. Setor de Compras: envolve maior comunicao com o almoxarifado, validando a comunicao com o fornecedor. Setor de Produo: aumento no tempo de rotatividade e produo com excelncia. 18
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PQ3. Diagrama de contexto de sistema
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PQ4. Diagrama de contexto de dados As tabelas esto sendo analisadas em documentaes e tambm em tabelas no gerenciador de bancos de dados da empresa.
PQ5. Restries e riscos do projeto Implementao em sistema operacional Windows 7, com processador de 64bits, RAM de 512MB e HD de 32GB; Servidor online 24 horas por dia; Backup de dados na nuvem online e offline todos os dias; Quantia a ser gasta com o projeto ser de no mximo R$ 100.000,00; Desfalque de funcionrios devido a problemas pessoais ou frias; Problema na converso de dados do sistema atual para o novo; Falha no backup de dados do sistema anteriormente utilizado pela empresa para o atual; Sistema em desacordo com as normas de qualidade de software. PQ6. Escopo do projeto
PQ6.1 Requisitos Funcionais Requisitos Funcionais 1. Cadastrar Materiais RF1. Cadastrar material RF2. Gerar cdigo de barras 21
RF3. Imprimir etiquetas 2. Realizar operaes sobre material RF4. Buscar/Alterar materiais RF5. Localizar armazenamento do material 3. Movimentar Materiais RF6. Computar entrada de material RF7. Computar sada de material 4. Requisies RF8. Receber requisio de materiais 5. Gerenciar Solicitaes RF9. Gerar solicitao de compra RF10. Solicitar compra RF11. Alterar status da compra RF12. Visualizar status de solicitao 6. Controlar estoque RF13. Gerar/Emitir Balancete Mensal RF14. Gerar/Emitir Movimentao de Material RF15. Avisar estoque mnimo RF16. Listar materiais a inventariar RF17. Emitir carto de inventrio RF18. Preencher controle de diferenas de notas do inventrio RF19. Emitir/Efetivar Inventrio Anual RF20. Contagem de materiais e preenchimento de carto de inventrio PQ6.2 Requisitos No Funcionais Cdigo Descrio 1. Externos 1.1. Legais RNF 1.1 Verificar dados de acesso de autorizao de usurio, que deve se identificar usando um login e uma senha. RNF 1.2 Validar dados de entrada, onde no permitido usar caracteres que no estejam de acordo com o que o campo de entrada est solicitando. 2. De Produto 2.1 Facilidade de Uso RNF 2.1.1 Tempo gasto de treinamento, cerca de cinco dias para adaptao ao sistema. 22
RNF 2.1.2 Suporte ao usurio, realizado atravs do envio de dvidas por e-mail ou telefone ao suporte de atendimento ao usurio. 2.2 Eficincia 2.2.1 Desempenho RNF 2.2.1.1 Tempo de resposta no dever demorar mais de 5 segundos para processar informaes, para qualquer operao que for realizada. RNF 2.2.1.2 Tarefas simultneas podero ser realizadas at 35 pelo tempo mximo de 5 segundos. RNF 2.2.1.3 Acesso simultneo at 30 usurios. 2.3 Confiabilidade RNF 2.3.1 Disponibilidade deve ser alta, 99,9999% de tempo dirio. 2.4 Portabilidade RNF 2.4.1 Linguagem de Programao adotada ser VB. RNF 2.4.2 Sistema Operacional ser desenvolvido para Windows 7. RNF 2.4.3 Banco de Dados ser o SqlServer. RNF 2.4.4 Relatrios emitidos sero compatveis a formato pdf. RNF 2.4.5 Notas de devoluo sero realizadas atravs de um documento pr-montado para preenchimento manual. 3 Organizacionais 3.1 Entrega RNF 3.1.2 Balancete mensal dever ser realizado ao fim de cada ms. 3.3 Padres RNF 3.3.1 Metodologia utilizada para o desenvolvimento do sistema ser a Extreme Programming (XP).