Universidade Federal de Juiz de Fora

Faculdade de Engenharia
Departamento de Engenharia de Produo

Gesto de Projetos

Conceitos e Ferramentas de Gesto de

Aquisies em Projetos

Bernardo Dias Granato

Lucas Lopes Cruz

1.

Introduo

O Gerenciamento de Aquisies do Projeto responsvel por cuidar das compras e

aquisies de produtos, servios ou resultados necessrios para a realizao do
trabalho. A organizao pode ser o comprador ou fornecedor do produto, servio ou
resultado. O Gerenciamento de Aquisies do Projeto inclui os processos de
gerenciamento de contratos e de controle de mudanas necessrios para administrar
os contratos ou pedidos de compra. Este gerenciamento inclui, ainda, a administrao
de qualquer contrato emitido por uma organizao externa (o comprador) que est
adquirindo o projeto de uma organizao executora (o fornecedor) e a administrao
de obrigaes contratuais estabelecidas para a equipe do projeto pelo contratos. Esta
rea de conhecimento composta pelos processos:

Planejar Compras e Aquisies

Planejar Contrataes
Solicitar Respostas de Fornecedores
Selecionar Fornecedores
Administrao de Contratos
Encerramento do Contratos

2.

Objetivos

O objetivo deste trabalho demonstrar a utilizao do gerenciamento de aquisies

nos processos de planejamento, execuo, controle e encerramento dos projetos.

3.

Gerenciamento de Aquisies

3.1 Planejar Compras e Aquisies

Determinao do que comprar ou adquirir, de quando e como fazer isso e preparao
dos documentos necessrios para dar suporte ao processo de realizar as aquisies.
Entradas

Ferramentas

Sadas

Declarao do escopo do projeto Anlise de fazer ou comprar Plano de gerenciamento das aquisies
Declarao do trabalho do contrato
Opinio especializada
Documento de Requisitos
Decises de fazer ou comprar

Plano de gerenciamento do projeto

Fatores Ambientais da Empresa
Cronograma do Projeto

Tipos de Contrato

Tipos de contratos

Mudanas solicitadas

Contrato de Preo Fixo Garantido

Um tipo de Contrato de Preo Fixo em que o comprador paga ao fornecedor um valor
determinado (conforme definido pelo contrato), independentemente dos custos do
fornecedor.
Contratos de custos reembolsveis
Um tipo de contrato que envolve o pagamento (reembolso) pelo comprador para o
fornecedor pelos custos reais do fornecedor acrescidos de uma remunerao que
normalmente representa o lucro do fornecedor. Os custos geralmente so
classificados como custos diretos ou indiretos. Custos diretos so custos incorridos
para o benefcio exclusivo do projeto, como os salrios da equipe que trabalha em
perodo integral para o projeto. Custos indiretos, tambm chamados de "overhead",
custos gerais ou custos administrativos, so os custos alocados para o projeto pela
organizao executora como um custo de realizao do negcio, como os salrios dos
gerentes indiretamente envolvidos no projeto e o custo dos servios pblicos de
eletricidade do escritrio. Geralmente, os custos indiretos so calculados como um
percentual dos custos diretos. Os contratos de custos reembolsveis frequentemente
incluem clusulas de incentivo em que, se o fornecedor atingir ou superar os objetivos
selecionados para o projeto, como metas de cronograma ou custo total, receber do
comprador um incentivo ou pagamento de bnus.
Contratos por Tempo e Material
Um tipo de Contrato Hbrido, contendo aspectos dos Contratos de Custos
Reembolsveis e Contratos de Preo Fixo. Os Contratos por Tempo e Material se
assemelham aos acordos do tipo com Custos Reembolsveis por serem modificveis,
j que o valor total do acordo no definido no momento em que ele firmado. Dessa
forma, os Contratos por Tempo e Material podem ter o seu valor aumentado como se
fossem acordos de Custos Reembolsveis. Por outro lado, os acordos por Tempo e
Material podem tambm ser semelhantes a acordos de Preo Fixo. Por exemplo, os
valores unitrios so preestabelecidos pelo comprador e pelo fornecedor, quando
ambas as partes concordam com os valores de servios profissionais para a categoria
de "engenheiros seniores"
3.2 Realizar Aquisies

o processo que analisa as respostas dos fornecedores, realizando assim a seleo

de um fornecedor para ser contratado.

Entradas

Ferramentas

Sadas

Reunies com Licitantes

Fornecedores selecionados

Plano de Gerenciamento de Projeto Tcnicas de avaliao de proposta

Negociaes das aquisies
Opinio e especializada

Documento de Aquisio

Publicidade
Pesquisa na Internet

Adjudicao de contrato de aquisio

Solicitaes de mudanas
Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto

3.3 Administrar aquisies

o processo de gerenciar as relaes de aquisio, monitorar o desempenho do
contrato e fazer as mudanas e correes conforme necessrio. Cada um precisa
assegurar que as duas partes cumpram suas obrigaes contratuais e que seus
prprios direitos legais sejam protegidos. Quem executa de fato o trabalho o
fornecedor cabendo, portanto, ao comprador, um papel de controlar e administrar esta
execuo.
Tudo o que se conhece de gerenciamento de projetos deve ser aplicado pela firma
contratante com relao ao contrato. Desta forma, muito dos processos que aparecem
em outras reas do conhecimento vo ser referenciados aqui, tais, como o Plano de
Gerenciamento do Projeto, os Relatrios de Desempenho, o Controle de Qualidade e
o Controle de Mudanas. atravs destes instrumentos que o cumprimento do
cronograma e o desempenho com relao qualidade e ao cumprimento de metas
so aferidos, dentro da periodicidade que deve ser prevista no Plano de
Gerenciamento do Contrato.
O controle de mudanas costuma ser o ponto mais sensvel de toda a administrao
de contratos, principalmente em termos de negociao. muito comum que surjam,
durante o decorrer do trabalho, pedidos de mudanas na descrio dos produtos ou no
SOW (Declarao do Trabalho); alm disto, tambm podem ocorrer divergncias de
interpretao sobre alguns itens, isto leva a mudanas que acabam refletindo em
custo e/ ou prazo, e nem sempre fcil chegar a um acordo sobre estes pontos.
A administrao das aquisies engloba a aplicao dos processos apropriados de
gerenciamento de projetos s relaes contratuais e a integrao das sadas desses
processos no gerenciamento geral do projeto. Os processos de gerenciamento de
projetos que se aplicam podem incluir, entre outros:

Orientar e gerenciar a execuo do projeto para autorizar o trabalho do

fornecedor na ocasio apropriada:

Reportar o desempenho para monitorar o escopo do contrato, os custos. o

cronograma e o desempenho tcnico;

Realizar o controle da qualidade para inspecionar e verificar a adequao do

produto do fornecedor;

Realizar o controle integrado de mudanas para garantir que as mudanas

sejam aprovadas de forma adequada e que todas as pessoas envolvidas estejam
cientes dessas mudanas e

Monitorar e controlar os riscos para garantir a mitigao dos riscos.

A administrao das aquisies tambm tem um componente de gerenciamento

financeiro que envolve o monitoramento dos pagamentos ao fornecedor. Isso garante
que os termos de pagamento definidos no contrato sejam cumpridos e que a
remunerao do fornecedor fique vinculada ao seu progresso, conforme definido no
contrato. O processo de administrao das aquisies analisa e documentar como o
fornecedor est se desempenhando ou se desempenhou com base no contrato e
estabelece aes corretivas quando necessrio.
A administrao das aquisies engloba o gerenciamento de qualquer cancelamento
do trabalho contratado (por justa causa, convenincia ou inadimplemento) de acordo
com a clusula de resciso do contrato. Os contratos podem ser retificados a qualquer
momento antes do encerramento por consentimento mtuo, de acordo com os termos
de controle de mudanas do contrato.
Entradas

Ferramentas

Documentos de aquisio

Sistema de controle de mudanas no contrato

Plano de gerenciamento do projeto

Anlise de desempenho das aquisies

Relatrios de desempenho

Inspees e auditorias

Solicitaes de mudanas aprovadas

Relatrios de desempenho

Informaes sobre o desempenho do trabalho

Sistemas de pagamento
Administrao de reivindicaes

Sadas
Correspondncia
Cronogramas e solicitaes de pagamento
Documentao da avaliao do desempenho do fornecedor

Boas prticas na administrao de contratos

Ler e analisar o contrato

Desenvolver um plano para administrao do contrato, indicando um gestor de
contratos para assegurar que a organizao entregue aquilo a que se props;

Realizar reunio inicial (kick-off), antes da execuo dos trabalhos;

Controlar mudanas e manter cpias atualizadas do contrato;

Observar e respeitar os termos e condies do contrato;

Resolver claims e disputas prontamente, utilizando negociao e arbitragem

para resolver disputas;

Medir, acompanhar e controlar o desempenho, elaborando relatrios de

progresso;

Administrar o processo de faturamento e de pagamento;

Fazer o acompanhamento de todas as aes corretivas;

Distribuir cpia ou extrato do contrato para os principais stakeholders;

Documentar as comunicaes relevantes;

Preparar atas de reunies;

Documentar as lies aprendidas e promover a sua difuso na empresa;

3.4 Encerrar Aquisies
Este processo encerra as aquisies aplicveis a uma fase do projeto. Termos do
contrato no resolvidos esto sujeitas a processos judiciais aps o encerramento. H a
possibilidade de haver termos de procedimentos especficos para o encerramento do
contrato.
Direitos e responsabilidades das partes no evento de um cancelamento esto contidos
na clusula de resciso do contrato.

Caso o motivo seja justa causa ou convenincia, um contrato pode ser parcialmente
ou totalmente cancelado a qualquer momento pelo comprador. Por sua vez, o
fornecedor poder ser ressarcido por trabalhos concludos e aceitos a partes do
contrato.
Um contrato pode ser encerrado nas seguintes formas:

Terminao: trminos das atividades contratuais;

Acordo Mtuo: Acordo mtuo entre as partes;
Resciso: No-observncia das obrigaes contratuais.

As condies para trmino do contrato so as seguintes:

Escopo complementado nas condies especificadas

Pagamentos efetuados conforme o contrato
Obrigaes tributrias, trabalhistas e fiscais cumpridas
Inexistncia de pendncias judiciais ou arbitrais
Entradas
Documento de Aquisio

4.

Ferramentas
Auditoria de Aquisies
Acordos Negociados

Sadas
Aquisies Encerradas

Indicadores:

ndice de Desempenho das Aquisies = Parmetros de Sucesso das Compras

Realizadas / Parmetros de Sucesso das Compras Programadas
5.

Aplicao

O estudo de caso que ser apresentado foi extrado do livro de Vargas 2009
(Manual Prtico do Plano de Projeto).
O Projeto Novas Fronteiras surgiu da necessidade identificada de uma empresa
em se tornar mais direcionada para atuar em projetos. Para isso, ela decidiu implantar
um escritrio de projetos na instituio. De acordo com o EAP (estrutura analtica do
projeto), o Projeto Novas Fronteiras dividido em 7 itens: Diagnstico, Software,
Hardware, Treinamento, Padronizao, Piloto e Resultados. Para cada uma dessas,
h uma srie de requisitos que necessitam ser satisfeitos para que o projeto atinja seu
objetivo.
Declarao de Trabalho: Materiais e Equipamentos
Propsito do Documento
Este documento tem como objetivo detalhar as necessidades de aquisio de
materiais e equipamentos para o Projeto Novas Fronteiras.
Especificao e quantitativos dos materiais e equipamentos a serem adquiridos
Os materiais e equipamentos a serem adquiridos pelo projeto so os seguintes:
Equipamentos de Informtica (Hardware)

165 Microcomputadores Dell Pentium Duo Core com 2GB de Memria RAM,
HD de 500 GB e rede (15 computadores) de Backup

2 Servidores Dell Dual Pentium com 4GB de Memria RAM, 2 HD S

espelhados co 500 GB cada
Software

1 Cpia de um sistema de gesto eletrnica de documentos a ser definido pelo

projeto com 150 licenas de acesso includas

150 licenas do Microsoft Office Project Professional

1 Cpia do Microsoft Office Project Server FPP

1 Cpia do Microsoft SQL Server FPP

2 cpias do Microsoft Windows Server

150 licenas do Microsoft Windows Vista

Condies de Fornecimento
O fornecedor deve atender s seguintes condies de fornecimento para os
equipamentos e materiais:

Garantia mnima de trs anos para todos os equipamentos adquiridos

Suporte on-site para os servidores
Manuteno garantida para todos os softwares adquiridos por dois anos

Qualificao dos Proponentes

O fornecedor contratado dever atender s seguintes qualificaes obrigatrias:

Atestados devem ser fornecidos por todos os proponentes com histrico de

entregas em outros projetos, onde o fornecedor a ser contratado possa comprovar o
histrico das entregas dos equipamentos e materiais solicitados (mnimo de trs)

Os proponentes devem apresentar junto com sua proposta pelo menos trs
Atestados de Capacidade Tcnica em projetos dessa envergadura

Os proponentes devem apresentar balano auditado e registrado comprovando

a capacidade financeira para o fornecimento( a ser encaminhado para o departamento
de auditoria da contratante)

S sero consideradas empresas com no mnimo dois anos de constituio

Modelo Contratual
O contrato a ser firmado com o proponente selecionado ser de preo Unitrio Fixo e
irreajustvel por unidade de materiais e equipamentos adquiridos.
O responsvel pela autorizao de pagamentos de materiais recebidos ser Nelson
Azevedo, coordenador do gerenciamento de suprimentos.
Avaliao de fornecedores
Conforme previsto no plano de comunicao do projeto, ser realizada mensalmente
uma reunio interna do projeto para a avaliao dos resultados do fornecimento de
materiais e equipamentos na 2 segunda-feira de cada ms em seguida reunio de
CCB. O objetivo da reunio ser verificar o cumprimento de prazos, preos e
qualidade dos servios de consultoria.

Nos casos de no cumprimento dos itens de contrato por parte da empresa de

consultoria, as seguintes medidas podem ser tomadas:

Advertncia para desvios leves que no comprometem o sucesso no

cumprimento dos prazos e escopo do projeto

Suspenso para desvios mdios que comprometam parte do escopo do

projeto ou para fornecedores j advertidos anteriormente

Cancelamento para desvios graves que comprometam o projeto e que

necessitem de interveno direta do gerente do projeto e do patrocinador ou para
casos anteriores de suspenso
Plano de Gerenciamento das Aquisies
Descrio dos processos de gerenciamento das aquisies
O gerenciamento de aquisies ter basicamente trs focos principais:

Aquisio do hardware e do software para implantao da soluo;

Contratao e administrao dos contratos com os consultores;

Gerenciamento dos contratos relativos ao treinamento da equipe

Quaisquer solicitaes de mudana no processo de aquisies ou nos objetos

a serem adquiridos devem ser feitas por escrito ou atravs de e-mail.
Gerenciamento e tipos de contratos

Todos os contratos devem ser obrigatoriamente elaborados e avaliados pela

rea jurdica da empresa;

Todos os contratos deste projeto so do tipo Preo Unitrio Fixo e irreajustvel,

onde os valores unitrios das mercadorias e o custo/hora dos servios sero fixados
em contrato, e o nmero de horas previstas ser baseado nas necessidades oradas
para o projeto.
Critrios de avaliao de cotaes e propostas

Sero consideradas cotaes as aquisies de bens diversos disponveis em

vrios fornecedores e plenamente substituveis. O preo de deciso baseado no
menor preo.
Avaliao de Fornecedores
Ser realizada mensalmente uma reunio interna para avaliao dos resultados dos
fornecedores, em seguida reunio do Comit de controle de Mudanas. O objetivo
da reunio ser verificar o cumprimento de prazos, preos e qualidade dos produtos
adquiridos e fornecidos por terceiros ao projeto.
Nos casos de no cumprimento dos itens de contrato por parte do fornecedor, as
seguintes medidas podem ser tomadas:

Advertncia ao fornecedor;
Suspenso do fornecedor;
Cancelamento do contrato

Alocao financeira para o gerenciamento das aquisies

Qualquer necessidade de aquisio no prevista no oramento e que requeira

gasto adicional do projeto deve ser alocada dentro das reservas gerenciais do projeto;

Para compras urgentes e prioritrias que estejam fora da alada do gerente do

projeto, ou quando no existe mais reserva gerencial disponvel, dever ser acionado
o patrocinador, uma vez que o gerente do projeto no tem autonomia necessria para
decidir utilizar a reserva de contingncia de riscos para aquisies, ou dever ser
solicitado diretoria da empresa um aumento nas reservas gerenciais.
Administrao do Plano de Gerenciamento das Aquisies
1.

Responsvel pelo plano

Nelson Azevedo: Membro do time do projeto, ser o responsvel direto pelo

plano de gerenciamento das aquisies, suas atualizaes e relatrios

Juliano Palcios Medeiros: Membro do time do projeto, ser suplente do

responsvel direto pelo plano de gerenciamento das aquisies.

2.

Frequncia da atualizao do plano de gerenciamento das aquisies

O plano de gerenciamento das aquisies ser reavaliado mensalmente na

primeira reunio mensal do CCB, juntamente com os outros planos de gerenciamento
do projeto.

Necessidades de atualizao do plano antes da primeira reunio de CCB do

projeto devem ser tratadas atravs dos procedimentos descritos no item Outros
Assuntos no previstos neste plano.

Outros assuntos relacionados ao Gerenciamento das Aquisies do projeto no

previstos no plano
Todas as solicitaes no previstas neste plano devem ser submetidas para
aprovao na reunio do CCB para aprovao. Imediatamente aps sua aprovao,
dever ser atualizado o plano de gerenciamento das aquisies com o devido registro
das alteraes efetivadas.

6.

Bibliografia

www.robsoncamargo.com.br
PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (GUIA PMBOK) 4
edio, Project Management institute, Inc, 2008.