CURSO DE PERT-CPM

Baseado no MS Project
por A. C. Mattos
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Programa Do Curso
Aula 1 (2 h-a): Introduo rede PERT.
Atividades, caminho crtico, dummies, critical
points, milestones.
Aula 2 (2 h-a): Introduo ao MS Project 98.
Comandos, calendrio, interface, menu.
Aula 3 (2 h-a): Workshop: rede PERT de um
projeto escolhido e conhecido pelos
participantes.
Aula 4 (2 h-a): Workshop: otimizao da rede,
atualizao, resoluo de conflitos.
Aula 5 (2 h-a): Administrao gerencial
atravs da rede PERT.

O Que PERT-CPM
PERT = Program Evaluation and Review
Technique, ou Tcnica de Avaliao e Reviso
de Programas
CPM = Critical Path Method, ou Mtodo do
Caminho Crtico
O adjetivo pert, em ingls, tambm significa
animado, esperto, firme e atraente, atrevido
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Uma Rede PERT

Por Que Usar PERT-CPM ?

Reduz os atrasos dos programas

Diminui a necessidade de horas-extras
As solicitaes urgentes e para ontem
se tornam menos frequentes
Os gerentes sofrem menos presses para
cumprir os prazos
O ambiente fica mais tranquilo por haver
planejamento das atividades

Quando Se Usa Um PERT ?

Sempre que houver prazos definidos para
concluir uma atividade
Quando um programa tiver incio, meio e fim
Exemplos de uso: lanamento de cursos,
matrculas, vestibulares, conferncias, eventos
Exemplos de no uso: processos contnuos,
como na linha de produo de uma fbrica
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Histria do PERT-CPM
1956 - A RAND Corporation, trabalhando para a Marinha de
Guerra americana, inventa essa tecnologia gerencial.
1958 - O PERT usado com sucesso no projeto Polaris, um
mssil balstico intercontinental armado com ogivas nucleares.
1960 - A Marinha americana passa a usar o PERT em todos
os seus projetos. A NASA passa a utiliz-lo em seus programas
espaciais.
1964 - criado o PERT-CUSTO, incluindo no sistema dados
de custo das vrias atividades, melhorando seu controle.
1965 - O sucesso do PERT leva os gerentes de projeto a
utiliz-lo intensamente nas empresas.
1966 - O PERT, trabalhoso para ser utilizado manualmente,
implementado em computadores, tornando muito mais fcil
seu uso pelos gerentes.
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Uma Rede PERT

Elementos Importantes
Incio do projeto
bem definido

TODAS as
atividades
ligadas

Milestone:
marco
importante
(durao zero)

Must start on:

dia definido
para iniciar
(o Project no
altera a data)

Fim do projeto
bem definido

Cdigo da
atividade
Atividades
com folga
(em preto)

O caminho crtico
(em vermelho):
Atividades que
NO PODEM
sofrer atrasos.

Durao em
DIAS TEIS

CONFLITOS:
Se muito longa,
o PERT pode
ficar sem soluo

Data do incio
da atividade

Data do fim
da atividade

Pert, Cpm E Gantt

PERT: quando a durao dada por
distribuies estatsticas (pouco usado).
CPM: cada durao dada por um nico
nmero (MS Project).
GANTT: outra forma para o PERT,
mostrando o que deve ser feito a cada dia;
as relaes entre as atividades so menos
claras no Grfico de Gantt.

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Uma Rede PERT Sob a Forma

De Grfico De Gantt

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O PERT Em Um Calendrio
Sunday

Monday
26

Tuesday
27

Wednesday
28

Thursday
29

Friday

Saturday

30

31

01

06

07

08

13

14

15

20

21

22

ORAMENTO E APROVAO; 5d
INCIO DO PROJETO

02

03

04

05

ELABORAO DO MATERIAL; 5d
RESERVA DE SALA; 3d
DIVULGAO; 2d
09

10

11

12
REALIZAO DO CURSO; 11d

16

17

18

19

REALIZAO DO CURSO; 11d

12

Exerccio
Atravs do Project,
apenas desenhar uma
rede PERT igual do
slide
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FIM DA
PRIMEIRA AULA
Para a prxima aula:
Trazer um calendrio,
com os dias de feriados, e um
disquete vazio.
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SEGUNDA AULA
Usando o MS Project 98
Para esta aula:
Trazer um calendrio,
com os dias de feriados, e um
disquete vazio.
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Usando O MS Project 98: Configurando

1. Abra o Project
2. File/New
3. Copie abaixo ... ponha data de hoje + 7 dias .....OK

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Usando O MS Project 98: Calendrio

1. View/Pert Chart
2. Tools/Change working time............OK
Crie agora o seu calendrio, incluindo TODOS os feriados
(nacionais, escolares etc.) para os prximos 12 meses (ou mais !)
IMPORTANTE: Defina tambm como non-working (feriado)
TODAS as datas em que no houver trabalho, como
enforcamentos (Ex.: 6 feira com feriado na 5), dias de
enrolao (Ex.: 24-dez), dias pela metade (Ex. 4 feira de cinzas)
etc. Na dvida, defina como feriado tambm ! No fique
desprevenido !
Feriado, para voc, quando seus funcionrios no trabalharo
(feriados, greves etc.), ou trabalharo em marcha lenta, ou vrios
iro faltar (greve dos transportes) etc.

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Usando O MS Project 98: Configurando

1. Format/Text Styles/Arial Normal 8 OK
2. Format/Box Styles/Boxes/.... copiar abaixo... OK

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Usando O MS Project 98: Configurando

1. Format/Layout ..... copiar abaixo OK

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Usando O MS Project 98: Desenhando

1. Escolha um projeto PEQUENO de sua rea
2. Usando o mouse, desenhe sua rede PERT
2. D nomes curtos s atividades (para caber no quadro)
3. Defina a durao de cada atividade em DIAS TEIS
4. Ligue as atividades, puxando uma seta da esquerda para a
direita
5. Para apagar um link, clique duas vezes e Delete
6. Para arrastar uma atividade, clique no canto e arraste.
7. Para arrastar vrias atividades, crie uma moldura ao redor
delas, solte o boto do mouse, clique em uma delas, arraste
todas elas.

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Usando o MS Project 98: ASAP e ALAP

As soon as possible (ASAP) = To cedo quanto
possvel: A atividade deve comear imediatamente,
deixando a folga para depois do trmino da atividade.
a caracterstica mais comum.

As late as possible (ALAP) = To tarde quanto

possvel: A atividade deve comear mais tarde,
deixando a folga para antes do incio da atividade.

Must start on = Deve comear em: A atividade

deve necessariamente comear na data definida pelo
gerente.

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Usando o MS Project 98: Definies

1. Com o boto direito do mouse, clique em uma atividade
2. Defina as caractersticas da atividade
3. Ateno: verifique se predecessors esto corretos !

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Usando o MS Project 98: Zoom

1. Clique em View/Zoom ou nos cones das lentes
2. Ajuste a lente a seu gosto

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Usando o MS Project 98: Calendrios

1. Clique em View/More Views/Organizer/Calendar
2. Copie o calendrio de seu projeto (se tiver sido alterado) para GLOBAL.MPT,
pois, ao abrir um novo projeto, o calendrio de GLOBAL.MPT sempre utilizado.

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Usando o MS Project 98: Options

1. Clique em Tools/Options
2. Defina as opes a seu gosto

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Usando o MS Project 98:

Configurando Impresso
1. File/Page Setup
Configure a pgina: formato Letter, landscape,
margens de 1 (2,54 cm), legend None, Footer
com nmero da pgina, data e nome do
arquivo, print blank pages: No
2. A configurao pessoal, dependendo do
gosto de cada um. Use, no entanto, uma
apresentao PROFISSIONAL.

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Usando o MS Project 98: Imprimindo

1. File/Print Preview
2. Examine suas pginas. Voc dever
fazer vrias alteraes no desenho at
que a impresso tenha aspecto
PROFISSIONAL. Para tanto, d um
Close, redesenhe e volte para Print
Preview, at ficar bom.
3. Imprima a pgina (no agora).

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Usando o MS Project 98: Tutorial

1. Clique em Help/Quick Preview
2. D um rpido passeio pelo Project

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FIM DA
SEGUNDA AULA
Guardar o seu projeto em disquete
para a prxima aula: onde esto seu
calendrio e suas configuraes.
Trazer esse disquete na prxima aula.
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TERCEIRA AULA
Workshop-1
Carregar no Project o seu projeto do
disquete, que onde esto seu
calendrio e suas configuraes.
Copiar o calendrio para
GLOBAL.MPT.
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Workshop-1
1. Escolha um projeto importante de sua rea. O PERT
deste projeto ser o produto final deste curso, e voc
poder implement-lo imediatamente em sua rea.
2. Liste as atividades do projeto e a durao de cada
atividade com o Notepad.
3. Abra o Project e crie a rede PERT.
4. Examine depois a impresso.
5. O professor e os monitores estaro sua disposio.
6. Examine sempre se o calendrio est correto ! Salve o
seu projeto em disquete.
7. Leve-o para a sua rea, imprima o projeto e comece a
us-lo.
8. E tenha mais paz em suas atividades !
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FIM DA
TERCEIRA AULA
Guardar o seu projeto em disquete
para a prxima aula.
Trazer esse disquete na prxima aula.
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QUARTA AULA
Workshop-2
Carregar o seu projeto em disquete,
que onde esto seu calendrio e suas
configuraes. Copiar o calendrio
para GLOBAL.MPT.
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Workshop-2
1. Escolha um outro projeto importante de sua rea. O
PERT deste projeto ser o segundo produto final deste
curso. Voc poder implement-lo imediatamente em
sua rea. VERIFIQUE SE O CALENDRIO EST
CORRETO !
2. Abra o Project e crie a rede PERT.
3. Examine depois a impresso.
4. O professor estar sua disposio.
5. Salve o seu projeto em disquete.
6. Leve-o para a sua rea, imprima o projeto e comece a
us-lo.
7. E tenha mais paz em suas atividades !
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FIM DA
QUARTA AULA
Guardar o seu projeto em disquete
para usar em sua rea.
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QUINTA AULA
Executando O PERT

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Fazendo O PERT Funcionar

Auditando o PERT
As duraes esto corretas ?
O tempo destinado a cada atividade o ideal ?
Em alguns casos, conveniente aumentar o tempo
de durao da atividade.
As datas so viveis ?
Ex.: Um exame no meio de um feriado prolongado.
Muitas vezes, o que bom para ns ruim para os
outros clientes.
Devemos, nestes casos, tentar conciliar os conflitos,
buscando atender a todos.
Se no for possvel conciliar datas, faa o que for
conveniente para voc.
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Fazendo o PERT funcionar

Auditando o PERT
Os links esto corretos ?
H a necessidade de conhecer
detalhadamente o processo como um todo. Em
caso de dvida, discuta com quem compartilha
a execuo do processo com voc.

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Fazendo o PERT funcionar

Auditando o PERT
Falta alguma atividade ?
Discuta sempre o planejamento dos projetos com
a equipe que ir execut-lo, para no deixar de
incluir atividades que podem ser importantes.
Existe atividade que no mais realizada ?
Na discusso com a equipe, isto fica mais fcil de
ser percebido.
Ex.: atividades abolidas, atividades inteis ou
terceirizadas etc.
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Fazendo o PERT funcionar

Auditando o PERT
Comparando com os outros projetos existentes, no
h superposio de atividades em algum perodo,
sobrecarregando demais os funcionrios ?
No devemos confiar apenas em nossa memria,
ou somente em ns mesmos, pois poderemos no
perceber coincidncias de datas importantes e,
por um erro s, inviabilizar vrios projetos.
Devemos submeter avaliao do grupo, para
evitarmos a superposio de muitas atividades em
perodos crticos.
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Fazendo o PERT funcionar

Implementando o PERT
Ensinando os funcionrios a entender o PERT e a
cumpri-lo.
A princpio ir parecer que voc est colocando
um drago assustador na parede.
Muitos vo achar que voc no tem o que fazer e
fica inventando complicaes etc.
Voc deve mostrar a eles que cada atividade est
ligada prxima e que, se esta for bem feita,
facilitar a execuo da que vem logo a seguir.
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Fazendo o PERT funcionar

Ensinando os funcionrios a entender o PERT e a
cumpri-lo.
Enfatizar que, se a atividade no for feita, ou
no for bem feita, poder comprometer at o
projeto como um todo.
Explicando o significado de cada atividade.
Voc deve fazer isto, para que todos os
envolvidos compreendam no que consiste o
projeto e que metas voc quer atingir.
Definindo os responsveis por cada atividade.
No se esquea de que, mesmo delegando
responsabilidades por atividades, voc no
deixar de ser o responsvel pelo sucesso ou pela
derrocada do projeto.
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Fazendo o PERT funcionar

Definindo os responsveis por cada atividade.
Cabe a voc transformar em hbito uma consulta
diria (no mnimo) aos PERTs em execuo.
Crie este hbito em seus funcionrios. Comearo
a acabar os furos ou esquecimentos de coisas
importantes.
Deixe bem claro quem o responsvel por cada
atividade ou segmento de atividades, para que no
se corra o risco de que o projeto sofra solavancos ou
emperre, por desateno ou desinteresse de
qualquer membro da equipe.
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Fazendo o PERT funcionar

Elaborando o oramento para a execuo do projeto.
Na elaborao do seu oramento por projeto,
voc poder estar norteando seu rumo, em termos
financeiros, e tambm definindo novas metas a
serem alcanadas pelo seu departamento.
Seja o mais realista possvel, em termos de
projeo de suas despesas, e tente se basear em
dados estatsticos (histricos) para projetar as
possibilidades de receitas. prefervel que voc
faa uma previso pessimista de receitas.
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Fazendo o PERT funcionar

Elaborando o oramento para a execuo do projeto.
Se for compatvel com a sua atividade, submeta
seu oramento para aprovao da Diretoria,
remetendo, depois de aprovado, cpia para a DFC
(eles iro gostar !).
Vai facilitar a gesto financeira de seu projeto e a
vida da DFC.
Elaborar oramento to importante quanto
elaborar o PERT. Ele permite que no se caminhe
s cegas e, via de regra, evita prejuzos.
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Fazendo o PERT funcionar

Afixando o PERT em lugar visvel para os
funcionrios.
Todos os envolvidos na execuo deram suas
opinies, foram dados todos os retoques.
O PERT j em seu formato final. Agora afixar
em local bem visvel e execut-lo.
Cada atividade concluda, dever ser riscada, de
preferncia com uma cor bem chamativa, para
mostrar a todos que o projeto est caminhando (e
bem).

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Fazendo o PERT funcionar

Afixando o PERT em lugar visvel para os

funcionrios.
Tem um sabor especial, quando se risca um
quadro que representa uma atividade-chave do
projeto que foi concluda.
Ex.: Um exame que foi realizado, uma
divulgao de resultados etc.
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Fazendo o PERT funcionar

Executando o PERT
Quais as maiores dificuldades para se executar o
PERT?
A maior de todas conseguir obter o
comprometimento das pessoas que tenham que
executar partes importantes do projeto -- partes que
no podem sofrer atrasos.
Professores lembrarem de cumprir os prazos
combinados.
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Fazendo o PERT funcionar

Quais as maiores dificuldades para se executar o PERT?
Deve-se sempre fazer tudo por escrito, ficando com
uma via assinada como comprovante (burocracia
necessria).
Fazer acompanhamento constante, junto s pessoas
envolvidas, lembrando, perguntando, cobrando etc.
Para evitar dor de cabea, pode-se tambm enganar
o PERT, antecipando o incio de atividades que
envolvam pessoas que sabidamente no cumprem os
prazos.

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Fazendo o PERT funcionar

Como proceder em casos de atrasos imprevistos ? O

caminho crtico.
Encarar o problema imediatamente.
Convoque as pessoas envolvidas, para procurar
uma soluo conjunta. Sempre haver uma sada.
Se achar que no tem como resolver, coloque o
seu superior no jogo, para ajudar na busca de
uma soluo.
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Fazendo o PERT funcionar

Como proceder em casos de atrasos imprevistos ? O
caminho crtico.
Estude detalhadamente o PERT, para ver se no h
condies de mexer em atividades futuras, para no
afetar o caminho crtico.
A soluo sempre ser encontrada, com bom senso,
nunca no desespero.
Muitas vezes, a soluo vem de onde menos se
espera.
Para evitar a ocorrncia de problemas srios, faa
51
sempre follow up de tudo.

Fazendo o PERT funcionar

Casos prticos de execuo

Caso 1: Impresso de exames.
Procedimentos internos.
Contatos prvios com a grfica.
Preparao dos originais.
Personalizao dos exames.
Segurana.
Planto tcnico.
Problemas imprevisveis.
Impresso etc.
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Fazendo o PERT funcionar

Caso 2: Preparao para a aplicao de um exame.
Reserva de salas.
Escolha de fiscais.
Reunio de treinamento de fiscais.
Separao de filipetas de identificao.
Elaborar mapas de distribuio fsica na sala.
Preparar lista de salas.
Listas de presena.
Materiais de suporte.
Sala de apoio etc. etc.
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Fazendo o PERT funcionar

Caso 3: O candidato que no se inscreveu para o

exame (no tinha um PERT...).
Por que no consta na lista de candidatos ?
Quando se deve deixar de fora ?
Deixar fazer o exame ?
Como proceder ?
H problemas para a Escola nestes casos ?
H problemas no processamento dos dados ?
Exemplos
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Fazendo o PERT funcionar

Conselhos e sugestes prticas

Planejar sempre com bastante antecedncia.
Inclua a lpis as atividades novas no PERT que
voc est executando, para que no haja
esquecimento quando fizer o prximo.
Adiante o incio de todas as atividades que puder
adiantar, desde que isto no atrapalhe o trabalho.
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Fazendo o PERT funcionar

Conselhos e sugestes prticas

Caso haja algum projeto que voc execute ou possa
executar para clientes externos, mantenha sempre
montado um PERT genrico, que possibilite
demonstrar quanto tempo voc leva para executar
projetos similares.
Ex.: Temos montado o PERT de um vestibular
genrico, onde podemos mostrar, a quem se
interessar pelo nosso trabalho, que levamos 45
dias para aplicar um exame similar ao da Escola.
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FIM DA
QUINTA AULA
Seja agora mais produtivo com esta
nova tcnica !
Obrigado pela sua participao !
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