Organizao

de eventos
Sugestes prticas

As perguntas essenciais
O qu?
Para qu? Qual o resultado final
desejado?
Para quem?
Onde? Como? Quando?
Quem faz o qu?
Que recursos?
Concorrncia?
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O qu? / Para qu?

Planeamento do evento
Definio exacta do que se pretende fazer e de
quais so os resultados finais a alcanar (metas)
Definir um Guio com descrio de etapa-aetapa.
Cronograma, com tempos bem definidos.
Fluxo dos convidados. (entrada, passagem,
sada,..alternativas de segurana).Quem conduz
a comitiva ( frente) Grficos de disposio de
elementos.
Responsveis por etapa.

Para quem?

Convites

Definio do universo de convidados. Mailing-list bem

trabalhada, com a devida segmentao. Utilizao de
NTI (SMS e e-mail). Carta personalizada para contactos
formais.
Mensagem do convite. No esquecer informao
essencial (data, dia da semana, hora, local/morada).
Prazos de envio: 2 semanas antes do evento. Recall 72
h. antes.
Publicitao abrangente para eventos de espectro largo:
anncio media, site institucional,..
Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro)+local
de estacionamento + prximo..
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Para quem?

MCS

Lista segmentada de jornalistas.

Convite (2 semanas antes) com press-realese (Curto, incisivo, indo
do mais importante para o menos pirmide invertida).
Informao para as agendas e recall dos convites com 72 horas de
antecedncia.
( chegada) pasta de imprensa resumos / comunicaes integrais
/ documentao acessria, imagens digitais,...)
Lugares reservados para jornalistas. Garantir tomadas de som e
imagem. Prever momento para fotgrafos. Cuidar do
enquadramento para fotografias.
(no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas aps o evento,
com as entidades presentes de maior interesse jornalstico. Cuidar
do enquadramento para imagem e de sossego suficiente.

Quem faz o qu?

Equipa

Quem faz o qu cuidado com as bolas para terra de

ningum..
Quem coordena.
Reunir competncias diversas: relaes pblicas,
operao som/luz/computador, comunicao,..
Guio mt detalhado com toda a informao..
Mecanismo de inter-comunicao ( do gesto/olhar,
mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..)
Reunies:

De arranque e planeamento
De monitorizao da preparao
De vspera (ensaios / testes)
De pr-execuo ( 1 hora antes inicio da operao)
De avaliao
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Onde? Como? Quando?

Recepo / Acolhimento
Prever uma zona de acolhimento.
As boas-vindas so o primeiro passo de transformar um
evento num acontecimento quente.
Colocar indicaes bvias, ou sinaleiros no trajecto at
sala; prever buracos negros.
Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicvel), de
materiais informativos gerais, de identificador; mas no
de comunicaes a serem apresentadas.
Registar as presenas. Pedir contactos para BD (pp. Email)
Sala de acolhimento para convidados especiais
enquanto se espera para que tudo esteja a postos para
comear.
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Onde? Como? Quando?

Sala

Disposio da sala: sentados/de p... ; plateia, semicrculo, crculo;

Canais de circulao (publico e convidados): meio, lados,
orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados..
Clculo da capacidade para gesto de entradas.
Cadeiras: conforto, rudo, distncia,..
Iluminao: natural/artificial; garantir destaque para centro do
evento; reduo com projeces;
Temperatura: procurar equilbrio. Calor mata um evento; frio
tambm.
Arejamento: necessidade de garantir ar fresco, pp. depois de algum
tempo e para eventos com mt gente.
Projeco: suficientemente legvel da ltima fila. Operador ou apoio
tcnico sempre presente. Apresentaes previamente instaladas e
testadas.

Onde? Como? Quando?

Segurana

Verificao de extintores mais prximos.

Sadas de emergncia desimpedidas.
Contactos de Bombeiros e polcia em local
acessvel.
(VIP) Garantir vigilncia do circuito de
transito com ateno a qualquer elemento
estranho
Protocolo de aco para indisposies,
desmaios,..
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Onde? Como? Quando?

Higiene

Verificar existncia de WC prximos, bem

indicados e limpos.
Garantir a sua higiene: antes, durante e
depois piquete de limpeza
No falhar pormenores: papel higinico,
sabonete lquido, toalhas de papel,
caixotes de lixo..
Ter alternativas identificadas em caso de
avarias, sobrelotao,..
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Onde? Como? Quando?

Ensaios e testes
Tudo deve ser testado duas vezes, uma
das quais 30 min. antes. O som deve ser
testado 1 min. antes de comear, ligando
os micros e verificando que esto a
funcionar bem.
Os movimentos mais complexos devem
ser ensaiados (trajectos,).
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Onde? Como? Quando?

Composio da mesa
Precedncias:
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mesa

Plateia

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Onde? Como? Quando?

No centro da mesa fica o convidado mais importante.

A distribuio protocolar dos lugares feita com o n 2
direita do n1, o n 3 esquerda do n1,
O anfitrio pode ficar direita do n 1 ou no ltimo lugar
( esse que ns preferimos..)
Para usar da palavra, comea o anfitrio e vai por ordem
ascendente de importncia. Depois do convidado
principal ltimo a falar mais ningum intervm.
Um apresentador declara aberta a sesso, d as
entradas a cada orador e d por encerrada a sesso.
Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador
seguinte.
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Onde? Como? Quando?

Curso da sesso

Cumprimento do guio
Ateno ao ritmo e combate aos tempos mortos.
Papel do moderador e da organizao. Controle
on-going
Comunicao de olhares: chefe do evento - lugar
tenente - equipa.
Importncia essencial dos factores de conforto e
de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos
materiais projectados,
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Onde? Como? Quando?

Cenrios de contingncia

Pouca participao distribuio malhada, tirar cadeiras

alargando espaos, chamar figurantes,..
Excesso de participantes retirar cadeiras para dar
lugar em p, abrir portas para criar clareiras de audio
fora de portas,..
Falha de conferencistas o moderador sempre
preparado para se ajustar a novos formatos de sesso
Falha de som e de audiovisuais. microfones suplentes,
verificao de ligao de cabos, pilhas adicionais,
porttil alternativo,
Falha de electricidade. sadas de emergncia, luz de
presena,..
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Recursos?

Materiais de apoio

Plateia: cadeiras dispostas com espao suficiente de passagem (

2 palmos)
Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenrio fundo.
Audiovisuais: projector, tela, sistema som
Computador porttil
Bandeiras
Cenrio de fundo.
Plantas e flores.
Placas comemorativas.
Bastidores e mesa de apoio organizao.
guas e copos para conferencistas. (Ateno s substituies e
reabastecimentos.)
Identificadores (toblerones) de dupla face para conferencistas qd
existe mesa.
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Recursos?

Som

Microfones com (ligao dos cabos) /sem fios

(pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off
bem conhecido,..
Ps e suportes capacidade de ajustamento.
Amplificador e colunas.
Efeito de abafamento sala com pblico abafa o som;
necessrio compensar.
Feed-back retroalimentao: o som das colunas est a
reentrar nos micros.
Rudos parasitas.
Operador sempre presente (depois do ltimo teste 1
min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para
monitorizar o som, tendo disponvel mesa de controle
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Recursos?

Decorao

Do espao: sbria, com referncias

imagem corporativa (cartaz, logotipo..);
sem nada que distraia.
mesa presidencial:
Plantas: base da mesa.
Flores: em cima da mesa (que no tapem, nem
incomodem..)

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Recursos?

Traduo simultnea
Materiais de apoio: auscultadores,
gabinetes de traduo.
indicao dos canais por lngua.
Disponibilizao de textos (qd existem)
para facilitao do trabalho dos tradutores.
Avisar conferencistas para falarem + lento.

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Concorrncia?

Concorrncia
Verificao prvia de:
Datas incompatveis (feriados) ou
inconvenientes (6 feira tarde; dia de ponte)
Outros eventos agendados, na mesma rea
temtica
Outros eventos de grande impacto meditico
Greves marcadas.

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