Manual Operacao Geplanes

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MANUAL DE OPERAO
Jordanna Malena da Silva e Mendona Lima

Lissandra Clementoni Teixeira
LinkCom - Solues em TI
Av do Contorno, 2905 - 3 Andar - Bairro Santa Efignia - Belo Horizonte - MG - CEP 30110-080
Telefone/Fax: (31) 3239-4000 - E-mail: contato@linkcom.com.br
Agradecimento
O conhecimento de planejamento estratgico envolvido neste projeto oriundo da
Fundao Ezequiel Dias- FUNED. Desde 2006 vrios de seus colaboradores se dedicam
a especificar e homologar este sistema que agora est disponvel de forma irrestrita
para toda a comunidade atravs do Portal do Software Pblico Brasileiro. Por isto a
agradecemos imensamente FUNED sem a qual este projeto no seria possvel.
Visite o site da Fundao www.funed.mg.gov.br
SUMRIO
1. INTRODUO ..................................................................................................................................... 4
2. ACESSANDO O GEPLANES .................................................................................................................. 5
3. MENU CADASTRO .............................................................................................................................. 8
3.1 ANO DE GESTO ............................................................................................................................... 8
3.2 UNIDADES GERENCIAIS .................................................................................................................. 11
3.3 METAS ........................................................................................................................................... 14
3.4 MEDIDAS........................................................................................................................................ 17
3.5 INDICADORES ................................................................................................................................. 21
3.6 DETALHAMENTO DO INDICADOR ................................................................................................... 23
3.7 DEFINIO DO NEGCIO ................................................................................................................ 27
3.8 DEFINIO DE COMPETNCIAS ...................................................................................................... 30
3.9 SOLICITAO DE CANCELAMENTO DE METAS ................................................................................ 32
3.10 AUDITORIA DE GESTO ................................................................................................................ 34
4. MENU LANAMENTOS ..................................................................................................................... 39
4.1 LANAMENTO DE RESULTADOS ..................................................................................................... 39
4.2 DIRIO DE BORDO.......................................................................................................................... 43
4.3 TRATAMENTO DE ANOMALIA ........................................................................................................ 46
5. MENU RELATRIOS .......................................................................................................................... 53
5.1 PAINEL DE CONTROLE .................................................................................................................... 53
5.2 APRESENTAO DE RESULTADOS ................................................................................................... 57
5.3 RELATRIOS ................................................................................................................................... 60
6. MENU SISTEMA ................................................................................................................................ 61
6.1 ACESSO - AUTORIZAO ................................................................................................................ 61
6.2 ACESSO NVEL DE ACESSO............................................................................................................ 63
6.3 ENVIAR E-MAIL .............................................................................................................................. 65
6.4 REA DE RESULTADOS ................................................................................................................... 67
6.5 OBJETIVO ESTRATGICO ................................................................................................................. 69
6.6 PARMETROS ................................................................................................................................ 71

6.7 UNIDADES DE MEDIDA ................................................................................................................... 73
7. REFERNCIAS ................................................................................................................................... 77
1. INTRODUO
O Geplanes um software pblico, desenvolvido para ser utilizado como ferramenta de
Gesto Estratgica em organizaes pblicas ou privadas. Suas funes se aplicam desde a
fase do planejamento at a execuo estratgica, possibilitando o monitoramento do
desempenho organizacional de ponta a ponta.
Ao aplicar o Geplanes de maneira adequada, o gestor pode monitorar o desempenho dos
objetivos estratgicos, analisar fatores crticos de sucesso, definir prioridades, desdobrar
metas de forma alinhada em todos os nveis funcionais, acompanhar planos de ao, avaliar
resultados apurados periodicamente por meio de indicadores de desempenho, emitir diversos
relatrios gerenciais e grficos de gesto vista, dentre outras funes. Alm disso, o
Geplanes dispe de ferramentas da qualidade que permitem o registro e o tratamento de
anomalias ou no-conformidades, promovendo a melhoria contnua da organizao.
O objetivo deste manual servir de referncia bsica aos usurios iniciantes do Geplanes, a
fim de facilitar o processo de operacionalizao do planejamento estratgico, utilizando os
recursos oferecidos pelo software.
Salienta-se a possibilidade de adaptao do Geplanes s particularidades de cada organizao.
As demandas devem ser dirigidas Linkcom Informtica Ltda, empresa que desenvolveu o
Geplanes, por meio dos canais de contato disponibilizados em http://www.linkcom.com.br.
No deixe de ler todas as intrues de uso e segurana antes de iniciar a utilizao do
Geplanes.
2. ACESSANDO O GEPLANES
Para ter acesso ao Geplanes o usurio dever proceder o cadastramento de login e senha. Ao
acessar pela primeira vez, o usurio deve utilizar os seguintes dados:
LOGIN: admin
SENHA: admin
Aps digitar login e senha, clique em
FIGURA 1
Aps fazer o login, a tela inicial do sistema ser aberta. Nesse ambiente, o usurio ter acesso
ao menu principal de operaes, alm de visualizar informaes consolidadas sobre o nmero
de unidades gerenciais, metas e indicadores e tambm mensagens cadastradas pelos usurios
com perfil de administrador.
FIGURA 2
ATENO! J no primeiro acesso, o usurio dever alterar seu login e senha do Geplanes. Para
tal, deve-se conduzir o cursor at o menu
> Acesso > Alterar Senha, conforme
demonstrado na figura 3:
FIGURA 3
Preencha os dados solicitados, iniciando pela seleo do perfil de usurio (os gestores do
sistema devero ser cadastrados com perfil de Administrador), depois cadastre a nova senha,
repita a nova senha e no campo DIGITE SUA SENHA digitar a senha genrica de primeiro
acesso ao sistema (admin). Clique em
FIGURA 4
3. MENU CADASTRO
3.1 Ano de gesto
MENU: CADASTRO >ANO DA GESTO
FIGURA 5
O Ano da gesto define o perodo de um ano de exerccio. Rene o conjunto de metas,
medidas, indicadores e seus desdobramentos, que esto pactuados entre os membros da
organizao para o alcance dos mesmos, naquele ano de exerccio. O Ano da gesto
compreende o acompanhamento das aes em prol das metas que visam atingir o nvel /
conjectura / contexto desenvolvido pelo planejamento estratgico da organizao. Um plano
de gesto contempla datas limites para que haja um controle consistente das informaes
sobre metas, indicadores e desdobramentos gerenciados.
Para entrar na tela Ano da gesto, v at o menu Cadastro >>
Funes disponveis em Ano da Gesto:
Visualizar Ano da gesto: Inicialmente so listados todos os anos de gesto j

cadastrados no sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais especfica, digite o
ano do exerccio ou um trecho da descrio e clique em
. Sero
mostrados apenas os anos de gesto que atenderem ao critrio estabelecido. No caso

do primeiro acesso, seguir passos descritos abaixo em Inserir ano de Gesto.
FIGURA 6
Inserir Ano da gesto: Clique no boto
. Insira o ano de exerccio que
deseja trabalhar. Defina datas-limite de criao das metas e dos indicadores para o
ano em questo. Depois determine a data limite para aprovao dos valores base a
serem lanados. Para salvar o ano de gesto cadastrado clique em
preenchimento da tela. Para retornar tela de listagem, clique em
aps o
.
10
FIGURA 7
Copiar Ano da gesto: Caso deseje copiar as informaes do ano de gesto

anterior, como as unidades gerencias, metas, indicadores, etc, o usurio dever
clicar em
Editar Ano da gesto: Clique no cone
e aparecer a tela de cadastro j com os
dados do ano selecionado. Aps editar os dados, clique no boto
Excluir Ano da gesto: Clique no cone
e confirme e excluso. Ateno: ao excluir
um ano de gesto, sero excludos todos os dados previamente cadastrados, incluindo

unidades gerenciais, metas, indicadores, etc.
Autorizaes :
Administrador
Outros
Listar e consultar
Inserir e alterar
Excluir
TABELA 1 AUTORIZAES PARA USURIOS DA FUNO ANO DA GESTO
11
3.2 Unidades gerenciais

MENU: CADASTRO > UNIDADES GERENCIAIS
FIGURA 8
Unidade gerencial uma rea especfica de gesto. Compreende uma rea, setor, segmento
ou unidade produtiva da empresa. Pode, ou no, estar subordinada a outra unidade gerencial,
assim como pode possuir vrias outras subordinadas a ela. O Geplanes permite a definio da
estrutura hierrquica entre as unidades gerenciais.
Para acessar, o usurio dever conduzir o cursor at o menu Cadastro >>
Funes disponveis em Unidades Gerenciais:
Inserir Unidade gerencial: Clique no boto
. Insira o nome desejado para a
unidade gerencial e determine uma sigla para a mesma. Para designar uma
subordinao entre a unidade gerencial a ser criada e uma outra j existente, clique
em
, selecione a unidade gerencial no pop-up e clique em
12
. Aps o preenchimento de todos os dados necessrios, clique em

. Para retornar tela de listagem, clique em
FIGURA 9
Visualizar Unidades gerenciais: Inicialmente so mostradas todas as unidades

gerenciais cadastradas no sistema. Caso deseje realizar uma pesquisa mais especfica,
digite o nome e/ou a sigla da unidade gerencial e clique em
. Pode-se
tambm realizar uma pesquisa a partir da subordinao da unidade gerencial. Para

isso, clique em
, aparecer uma janela pop-up.
gerencial desejada e clique em
Marque a unidade
FIGURA 10
13
Editar Unidade gerencial: Clique no cone
e aparecer a tela de cadastro j com
os dados da unidade gerencial selecionada. Aps alterar os dados, clique no boto

.
Excluir Unidade gerencial: Clique no cone
e confirme. Ateno: sero excludas
tambm todas as metas desta unidade gerencial.
Autorizaes:
Administrador
Outros
Listar e consultar
Inserir e alterar
Excluir
TABELA 2 AUTORIZAES PARA USURIOS DA FUNO UNIDADES GERENCIAIS
14
3.3 Metas
MENU: ELABORAO > METAS
FIGURA 11
As metas orientam as aes destinadas ao cumprimento da misso e do plano estratgico de
uma organizao. As metas so definidas para cada unidade gerencial e devem ser orientadas
pelo planejamento estratgico e objetivos estratgicos ou baseadas nas medidas definidas
para o alcance de uma meta de unidade gerencial superior. Assim acontece o desdobramento
das metas e o cumprimento individual de cada meta ser medido por meio dos indicadores de
desempenho.
Funes disponveis em Metas:
Inserir meta: Pr-requisitos: necessrio ter cadastrado um ano de gesto, uma

unidade gerencial e pelo menos um verbo. Clique no boto
. Selecione um ano
de gesto j cadastrado. Selecione a Unidade gerencial clicando no boto

, marcando-a no popup e em
ou digitando a sigla da
unidade gerencial. Caso a meta a ser criada tenha origem em uma meta da unidade
15
gerencial superior, possvel selecion-la no campo Origem, com isso as medidas

daquela meta sero listadas no campo Medidas origem, onde se pode selecionar a
qual dessas medidas a meta criada estar subordinada. No campo ndice ser
determinado o valor para ordenao/indexao da meta quando esta for listada junto
s outras. Selecione no campo Verbo um dos verbos j cadastrados previamente no
sistema (menu Sistema >> Verbos). Determine o nome da meta a ser criada e sua
descrio (detalhamento). O status de uma meta pode variar entre Aguardando
aprovao e Aprovada. Clique em
FIGURA 12
Visualizar meta: Escolha um ano de gesto e uma unidade gerencial e clique no

boto
. Caso deseje realizar uma pesquisa mais especfica, escolha um
verbo e/ou digite um trecho do nome ou descrio e clique em
Editar meta: Clique no boto
. A tela de cadastro ser mostrada com todos os
dados preenchidos. Aps alterar os dados desjados, clique em
16
Excluir meta: Clique no boto
. Ateno: sero excludas todas as medidas dessa
meta.
FIGURA 13
Autorizaes:
Administrador
Responsvel
Apoio
Outros
Listar e consultar
Inserir e alterar
Excluir
Aprovar as metas a partir do status
Inserir, alterar e excluir com a data atual superior X

a data limite definida no respectivo plano de
gesto (data limite para distribuio das metas e
indicadores)
TABELA 3 AUTORIZAES PARA USURIOS DA FUNO METAS
17
3.4 Medidas
MENU: CADASTRO >> MEDIDAS
FIGURA 14
Medidas so as aes definidas para que uma meta seja alcanada. Sendo assim, as metas se
desdobram em uma ou mais medidas. Estas, por sua vez, iro orientar posteriormente a
elaborao de planos de ao.
Funes disponveis em Medidas:
Inserir medida: Pr-requisito: meta cadastrada. Clique no boto
, selecione
um ano de gesto e a unidade gerencial que deseja cadastrar a medida. Para

selecionar a unidade gerencial, clique no boto
up, selecione a unidade gerencial e clique em
, abrir uma janela pop

ou d um duplo clique
sobre ela. Escolha a meta na qual a medida estar contida e determine um valor para o
seu ndice (ordenao). Acrescente o texto explicativo da medida e clique no boto
.
18
FIGURA 15
Visualizar medidas: Clique no boto
, caso esteja na tela de cadastro.
Selecione o ano de gesto, a unidade gerencial e a meta da qual deseja visualizar as

medidas, clique no boto
Editar medida: Clique no boto
, altere os dados e depois clique em
Excluir medida: Clique no boto
FIGURA 16
Outra forma de inserir medidas pela tela de cadastramento de metas. Siga os passos
indicados para visualizao de meta. Clique no boto
Editar.
19
Clique na aba
FIGURA 17
Clique em
e preencha os campos NDICE e TEXTO
FIGURA 18
Autorizaes:
Administrador
Responsvel
Apoio
Outros
Listar e consultar
Inserir e alterar
Excluir
Inserir, alterar e excluir com a data atual superior X

a data limite definida no respectivo plano de
gesto (data limite para distribuio das metas e
indicadores).
TABELA 4 AUTORIZAES PARA USURIOS DA FUNO MEDIDAS
20
Ciclos de reviso: Eventualmente os administradores podero habilitar um ciclo de

reviso para uma determinada meta e todo seu desdobramento. Assim, as U.G. podem
efetuar modificaes nos seus desafios at determinada data.
Inserir / alterar ciclo de reviso: Pr-requisito: necessrio que haja uma meta cadastrada
no sistema e que a data limite para lanamento de valores base (esta data pertence ao ano de
gesto) j esteja ultrapassada.
Na tela de listagem de metas, clique no boto
Clique na aba
clique no boto
da meta que deseja criar um ciclo de reviso.
. Determine uma data de incio e fim para o ciclo de reviso e

.
Excluir ciclo de reviso: Clique no boto
FIGURA 19
Autorizao:
Administrador
Listar / Criar / Acesso
TABELA 5 AUTORIZAES PARA USURIOS DA FUNO CICLOS DE REVISO
Outros
21
3.5 Indicadores
MENU: CADASTRO >> INDICADORES
FIGURA 20
Os indicadores so como termmetros para o gestor, uma vez que medem o desempenho das
unidades gerenciais em suas atividades. O indicador a forma de mensurao de um
determinado objetivo ou meta. Nessa funo do Geplanes, sero cadastrados os indicadores e
sero distribudos pesos para os mesmos, conforme sua relevncia dentro dos objetivos
estratgicos.
Funes disponveis em Indicadores:
Inserir indicadores: Pr-requisitos: meta aprovada, objetivos estratgicos definidos,

unidades de medida estabelecidas, reas de resultado/perspectivas cadastradas.
Selecione o ano de gesto. Clique em
para determinar qual a unidade
gerencial desejada com um duplo clique ou selecionando-a clicando em

. Uma lista com as metas j cadastradas aparecer. Determine o peso
para cada meta, conforme a relevncia de cada uma dentro dos objetivos estratgicos
22
da organiza
o, sendo que a soma do peso de todas as metas dever ser igual a
100. Clique em
para criar um novo indicador para a meta. Preencha os
dados pedidos e para criar um novo indicador basta clicar em

novamente. Preencha todos os campos e clique em
para fazer o detalhamento do
indicador. Enquanto o detalhamento no estiver completo, o farol ao lado se mantm

vermelho
. Obs.: No campo preciso dever ser definido o nmero de casas
decimais que aparecero no lanamento de resultados. No campo tolerncia dever

ser definido um percentual de tolerncia para resultados inferiores ao esperado. Isso
implicar no painel de controle (faris) que indicaro o estgio em que se encontra o
desempenho daquela unidade gerencial. Ex: se a meta alcanar 100% de resultado
num determinado indicador, qual o resultado mnimo que a organizao tolera para
aquele indicador?
FIGURA 21
Excluir indicador: Clique no boto
. Clique em
para validar todas as
alteraes realizadas na lista. Ateno: ser excludo qualquer Detalhe do indicador.
23
3.6 Detalhamento do Indicador

Contm todos os atributos de um indicador, sua descrio, frmula de clculo,
responsabilidades, mecanismos de controle etc., e abas onde o usurio poder registrar
informaes como: planos de ao, objetivos estratgicos aos quais o indicador se vincula,
valores a serem alcanados (parmetros observar unidades de medida), anexos, subindicadores.
FIGURA 22
Funes disponveis em Detalhamento do Indicador:

Cadastrar sub-indicadores: esta funo s utilizada quando a unidade
gerencial julgar necessria a criao de indicadores condutores para alcanar
um resultado em um indicador finalstico. Ex.: Indicador finalstico ndice de
satisfao de clientes; indicador condutor Percentual de cumprimento de
plano de ao para elevar satisfao de clientes.
24
FIGURA 23
Elaborar plano de ao: Cada indicador pode possuir um plano de ao definido. O

plano de ao detalha as aes a serem executadas para o alcance dos resultados
esperados. Para cadastrar planos de ao clique na aba
boto
. Insira o texto desejado e clique em
; clique no
.
FIGURA 24
25
Anexos: cada indicador pode possuir documentos anexos para futuras consultas. Caso
seja necessrio anexar algum documento relacionado ao indicador no sistema, como
planilhas, cronogramas, imagens ou outros, clique na aba
; clique no boto
. Escolha um nome para o anexo. Se quiser, escreva uma descrio

para ele. Escolha o arquivo anexo desejado clicando em
anexo clique no boto
. Para excluir
FIGURA 25
Valores a serem alcanados: Para definir os valores a serem alcanados em cada

perodo de avaliao do indicador clique na aba
preencha os campos com os valores superiores e inferiores. Aps aprovao, marque

os campos de aprovao e clique em
. Importante: Observar polaridade do
indicador (maior melhor ou menor melhor).
FIGURA 26
26
Aps preencher os valores desejados em todas as abas, clique em
. Aps
completar o detalhamento do indicador, o farol ao lado do cone de detalhamento

ficar verde
Salvar a tela de distribuio de pesos e indicadores.
Autorizaes:
Administrador
Responsvel
Acesso tela
Alterar com a data atual superior a data limite
Apoio
definida no respectivo plano de gesto (data

limite para distribuio das metas e indicadores)
TABELA 6 AUTORIZAES PARA USURIOS DA FUNO INDICADORES
Outros
27
3.7 Definio do Negcio

MENU: CADASTRO > DEFINIO DO NEGCIO
FIGURA 27
A Definio do Negcio onde a UG detalha seus fornecedores, insumos, produtos e clientes
para possibilitar a visualizao dos seus inputs e outputs, bem como relacionar seus produtos
aos seus clientes e estruturar indicadores operacionais que mensuram o desempenho do seus
processo. Para cadastrar o mapa do negcio, selecione o ano da gesto e clique em
para selecionar a UG.
FIGURA 28
Preencha os campos indicados e clique na aba
28
FIGURA 29
Preencha os campos indicados e clique em
29
FIGURA 30
30
3.8 Definio de Competncias

MENU: CADASTRO > DEFINIO DE COMPETNCIAS
FIGURA 31
A definio de competncias onde a UG descreve as atividades que realiza e quais so as
competncias necessrias ao exerccio das suas atividades.
Para cadastro das competncias e atividades, selecione do Ano da Gesto e clique em
para selecionar a UG.
FIGURA 32
31
Clique em
clique em
para preencher as atividades e competncias. Aps preenchimento,

.
FIGURA 33
32
3.9 Solicitao de cancelamento de metas

MENU: CADASTRO > SOLICITAO DE CANCELAMENTO DE METAS E SOLICITAO DE
CANCELAMENTO DE INDICADORES
FIGURA 33
O Sistema permite a visualizao das solicitaes de cancelamento de metas e indicadores.
Funes disponveis em Solicitao de Cancelamento de Metas/Indicadores:
Visualizao de Cancelamento de Metas: Selecione o Ano da Gesto, clique em

para selecionar a UG, selecione a meta e o status da solicitao e clique
em
33
FIGURA 34
Visualizao de Cancelamento de Metas: Selecione o Ano da Gesto, clique em

para selecionar a UG, selecione o indicador e o status da solicitao e
clique em
FIGURA 35
Os administradores do sistema devero aprovar ou reprovar as solicitaes de

cancelamento, justificando seu parecer para tal alterao. A distribuio de pesos dos
indicadores e metas dever ser revista.
34
3.10 Auditoria de Gesto

MENU: CADASTRO > AUDITORIA DE GESTO
FIGURA 36
O Sistema permite a realizao de auditoria de gesto para aferio da qualidade do
desdobramento, e dos valores lanados.
Funes disponveis em Auditoria de Gesto:
Criao de fator de avaliao: a categoria estabelecida pela empresa para avaliar

determinado padro de trabalho referente aos indicadores estabelecidos. Para
cadastrar fatores de avaliao, clique em
aba
, escreva o nome do fator e clique na
35
FIGURA 37
FIGURA 38
Os itens so os parmetros de avaliao definidos pela empresa. Para cadastrar mais
itens clique em
. Para finalizar o cadastro, clique em
Exemplo: Fator de avaliao Disseminao das metas aos colaboradores / Itens 1:

No disseminado, 2: pouco disseminado, 3: disseminado, 4: altamente disseminado.
Criao de Modelos de Auditoria: O Sistema permite o registro de diferentes tipos de

auditoria, conforme a necessidade ou normas que a empresa segue. Clique em
, descreva o nome do modelo de auditoria que deseja criar e clique na aba
. Escreva o nome do item de avaliao, sua descrio, selecione o fator de
avaliao ao qual este item estar relacionado e defina sua ordenao no relatrio.
Para cadastrar novo item, clique em
. Para salvar o cadastro clique em
36
FIGURA 39
Realizar auditoria de gesto: clique em
, e comece a preencher os campos.

Ao preencher o campo Modelo de Auditoria, abrir uma tela pop up para
confirmao de cadastro.
FIGURA 40
FIGURA 41
37
Clique na aba
FIGURA 42
Selecione o indicador e pontue conforme a avaliao. Para finalizar clique em
FIGURA 43
Visualizar Auditoria: Inicialmente so mostradas todas as auditorias. Caso deseje

realizar uma pesquisa mais especfica, digite o nome e/ou a sigla da unidade gerencial
e clique em
. Pode-se tambm realizar uma pesquisa a partir da
subordinao da unidade gerencial. Para isso, clique em
, aparecer uma
janela pop-up, conforme figura 40. Marque a unidade gerencial desejada e clique em
.
Editar auditoria: Clique no boto
38
Excluir auditoria: Clique no boto
Abrir relatrio de auditoria: Clique no boto
.
.
FIGURA 44
39
4. MENU LANAMENTOS
4.1 Lanamento de Resultados
MENU: LANAMENTOS > LANAMENTO DE RESULTADOS
FIGURA 45
Utilizado para o lanamento dos resultados alcanados no perodo de avaliao de
desempenho estipulado. As metas e indicadores estaro compostos de forma hierrquica para
que o usurio possa localizar e lanar seus valores reais adequadamente. O lanamento dos
valores reais atuar como base para anlise do sucesso ou insucesso no cumprimento da meta.
Funes disponveis em Lanamento de resultados:
Lanamento de Resultados: Pr-requisitos: existir distribuio de pesos e

indicadores e valores a serem alcanados. Selecione o Ano de Gesto. Clique em
e selecione a Unidade de Gesto desejada.
40
FIGURA 46
Preencha o resultado alcanado no perodo avaliatrio correspondente. Clique em
. Se o preenchimento estiver correto, aparecer a mensagem de texto na
cor verde no lado superior esquerdo da tela:
Lanamento de resultados salvo com
sucesso. Caso o preenchimento estiver incorreto, o sistema informar a pendncia por

meio de uma mensagem de texto na cor vermelha.
FIGURA 47
41
Consultas: Detalhamento do indicador - Para consultar o detalhamento do

; Medidas - Para
indicador clique em
consultar as medidas referentes ao indicador clique em
Cancelamentos - Indicador: Para solicitar o cancelamento do indicador clique em

; Preencha o campo justificativa da solicitao e
clique em
FIGURA 48
Meta - Para solicitar o cancelamento da meta clique em

campo justificativa da solicitao e clique em
. Preencha o
.
42
FIGURA 49
Anlise Crtica: Um resultado muita acima do esperado pode significa que a meta foi
sub-dimensionada ou mal formulada. Um resultado muito abaixo do esperado, pode
ter sido mal formulado ou necessrio alguma interveno nos processos para no
comprometer as estratgias institucionais. Dessa forma, possvel ao usurio fazer
uma anlise crtica do resultado quando necessrio. Clicar no boto
FIGURA 50
Aparecer a tela para tratamento de anomalias. Seguir os mesmos passos do item
TRATAMENTO DE ANOMALIAS.
43
4.2 Dirio de Bordo

MENU: LANAMENTOS > DIRIO DE BORDO
FIGURA 51
O Dirio de Bordo onde se registram ocorrncias de uma unidade gerencial em um ano de
gesto.
Funes disponveis em Dirio de Bordo:
Visualizar: Escolha um plano de gesto e uma unidade gerencial. Clique no boto

. Sero mostradas todas as ocorrncias da unidade gerencial no plano
de gesto em questo.
Editar: Clique no boto
. A tela de cadastro ser mostrada com todos os dados
preenchidos.
Excluir: Clique no boto
Inserir (lanamento de ocorrncia): clique no boto
.
.
44
FIGURA 52
Selecione o ano de gesto e clique em
Gerencial. Preencha os demais campos e clique em
para selecionar a Unidade

.
FIGURA 53
Aparecer uma janela pop up. Caso deseje criar uma anomalia clique em
. Caso no considere necessrio, clique em
45
FIGURA 54
46
4.3 Tratamento de Anomalia

MENU: LANAMENTO > TRATAMENTO DE ANOMALIA
FIGURA 55
Anomalias so condies ou circunstncias que causaram ou no impactos adversos no
cumprimento da meta. As anomalias so registradas a partir de faris, ocorrncias (menu
Execuo > Dirio de bordo >
) ou lanamento dos valores a serem alcanados.
Funes disponveis em Tratamento de Anomalias:
Visualizar anomalia: Inicialmente, uma lista com todas as anomalias ir aparecer.

Caso deseje uma consulta mais detalhada, escolha uma ou mais das opes: unidade
gerencial de origem, unidade gerencial responsvel ou escreva um treco de descrio.
Clique em
Emisso de relatrio: Clique em
Editar e tratar anomalia: Clique em
Excluir anomalia: Clique em
47
Inserir anomalia: Pr-requisitos: existir unidade gerencial cadastrada. Clique no

boto
. Cique em
para selecionar o Setor Responsvel pelo
Registro e o Setor responsvel pelo tratamento. Preencha todos os campos e clique

em
FIGURA 56
48
FIGURA 57
Se o preenchimento estiver correto, aparecer a mensagem de texto na cor verde no lado

superior esquerdo da tela:
Tratamento de anomalia salvo com sucesso
Caso o preenchimento estiver incorreto, o sistema informar a pendncia por meio de

uma mensagem de texto na cor vermelha.
49
FIGURA 58
50
Preencha os campos da tela.
FIGURA 59
Anlise de Causa e Efeito: Para fazer a anlise crtica da anomalia usando o diagrama
espinha de peixe, clique em
e preencha os
campos que julgar necessrio. Para visualizar clique em

Para imprimir, clique em
. Para salvar a anlise, clique em
51
FIGURA 60
Para elaborao do plano de ao do tratamento de anomalia, clique em

e para preencher os campos referentes ao plano de ao clique em
.
52
FIGURA 61
Para salvar o tratamento clique em
abrir o relatrio elaborado, clique em
ou clique em
. Aparecer uma janela pop up. Para

. Para salvar, clique em
para cancelar a operao.
FIGURA 62
53
5. MENU RELATRIOS
5.1 Painel de controle
MENU: RELATRIOS > PAINEL DE CONTROLE
FIGURA 63
uma base de comparao entre os faris que sinalizam o desempenho de indicadores e o

acompanhamento do cumprimento de uma meta. Em um painel de controle possvel
expandir os vrios nveis das U.G. para uma verificao detalhada. Cada farol tem sua cor em
funo de seu respectivo valor de desafio, valor de base e a tolerncia.
Para consultar os dados do sistema pelo painel de controle os valores de base do
acompanhamento dos faris j devem estar definidos e aprovados. Alm disso, alguns valores
reais no andamento dos indicadores j devem estar lanados para haver dados que definam os
faris.
Pelo painel de controle possvel visualizar todo o desdobramento em todos os nveis e
hierarquias em um determinado plano de gesto tendo uma viso detalhada dos faris.
54
possvel ainda verificar quais indicadores tiveram anomalias registradas, visualizar sua
descrio e trat-las.
FIGURA 62
Ano de gesto: Selecione um ano de gesto e o sistema apresentar sua rvore de unidades
gerenciais com suas respectivas metas, reas, indicadores e sub-indicadores.
Acumulados e apurados: Escolha uma forma de apresentao entre valores

acumulados e apurados e o sistema apresentar os valores j lanados ou o somatrio
dos valores respectivamente.
Reset: Uma vez que os dados do painel de controle j esto apresentados na tela
necessrio que o sistema guarde esta rvore na memria para que ela no seja
recarregada desnecessariamente. Porm, se seus dados forem alterados em alguma
outra tela do sistema, o usurio deve reiniciar a rvore atravs do boto reset.
Clicando em alguma linha do painel de controle, seu respectivo detalhamento ser

apresentado na tabela abaixo da rvore. Este detalhamento mostra os valores reais, os valores
a serem alcanados, os valores percentuais calculados e os usurios que ainda no lanaram
algum valor.
Clique em
para selecionar uma UG.
FIGURA 64
Para visualizar as metas e indicadores da UG selecionada, clique em
. Para visualizar o valor
do resultado alcanado de determinada Meta, clique em cima da Meta desejada. Os valores

alcanados aparecero em uma tabela no fim da pgina. Para visualizar o detalhamento dos
55
valores referentes aos indicadores, clique em cima do indicador desejado. O detalhamento dos
valores aparecer em uma tabela no fim da tela.
FIGURA 65
Tratar Anomalia Via Painel De Controle

Clique na setinha preta que aparece abaixo, ao lado direito do farol >
Aparecer no canto esquerdo inferior da tela a descrio da anomalia criada relativa

quele resultado. Clique em
56
FIGURA 66
Autorizaes:
Acessar
Administrador
Outros
TABELA 6 AUTORIZAES PARA USURIOS DA FUNO PAINEL DE CONTROLE
57
5.2 Apresentao de resultados

MENU: RELATRIOS > APRESENTAO DE RESULTADOS
FIGURA 67
uma base de comparao do andamento dos indicadores e, conseqentemente, da meta. O

andamento ser verificado por meio de grficos.
Os valores de base do acompanhamento dos faris j devem estar definidos e aprovados e
alguns valores reais no andamento dos indicadores j devem estar lanados para haver dados
para compor os grficos.
Funes disponveis em Apresentao de Resultados:
Gerar grfico: Selecione uma unidade gerencial, um plano de gesto, o intervalo de

datas, o tipo do grfico e o sistema apresentar um grfico e uma tabela com os
valores dos indicadores selecionados.
58
FIGURA 68
59
FIGURA 69
60
5.3 Relatrios
MENU: RELATRIOS
O sistema Geplanes possibilita a emisso dos seguintes relatrios:
Listagem de indicadores por rea de resultados: Relatrio que permite a

visualizao da relao de indicadores de cada rea de resultados perspectiva de mapa
estratgico.
Listagem de indicadores por objetivo estratgico: Relatrio que permite a

visualizao da relao de indicadores vinculados a cada objetivo estratgico da
organizao.
Alcance de metas institucionais: Relatrio que permite a visualizao do alcance de

resultados de todas as unidades gerenciais, por perodo.
Mapa do Negcio: Relatrio que permite a visualizao do Mapa do Negcio da UG

selecionada.
Mapa Estratgico: Relatrio que permite a visualizao do Mapa Estratgico da

empresa.
Pendncia no cadastro: Relatrio que permite a visualizao da relao de

pendncias das unidades gerenciais no Geplanes (lanamento de resultados, mapa do
negcio, etc).
Pendncia no cadastro de anomalia: Relatrio que permite a visualizao da

relao de pendncias das UGs referente ao cadastro e tratamento de anomalias.
Anomalias: Relatrio que permite a visualizao da relao de anomalias abertas no

ano de gesto selecionado.
Desempenho: Relatrio que permite a visualizao do desempenho da empresa em

relao s UGs ou em relao aos objetivos estratgicos.
Para visualizar os relatrios selecione o tipo de relatrio desejado no menu > Relatrios e
clique em cima do relatrio desejado. Selecione o ano de gesto e clique em
.
61
6. MENU SISTEMA
6.1 Acesso - Autorizao
MENU: SISTEMA > ACESSO > AUTORIZAO
FIGURA 70
O Sistema permite o controle de acesso dos perfis de usurios definidos pela empresa. Para
estabelecimento do nvel de acesso, selecione o nvel do perfil.
FIGURA 71
Selecione os acessos que sero permitidos ao perfil selecionado, conforme figura 70, e clique
em
62
FIGURA 72
63
6.2 Acesso Nvel de Acesso

MENU: SISTEMA > ACESSO > NVEL DE ACESSO
FIGURA 73
O Sistema j vem com dois nveis de acesso cadastrados: Administrador e Usurio.
Editar Nvel de Acesso: Clique em
Excluir Nvel de Acesso: Clique em
.
.
FIGURA 74
Cadastrar novo nvel: clique em
, descreva o nome do nvel e clique em
64
FIGURA 75
65
6.3 Enviar e-mail

MENU: SISTEMA > ENVIAR MAILING
FIGURA 76
O Sistema permite o envio de mensagem a todos os perfis de usurios cadastrados no sistema.

Para enviar mensagem, preencha os campos e clique em
. Para novo e-
mail, preencher o campo Novo e-mail e clicar em

clicar
em
Para
excluir
. Para incluir usurio,

todos
os
usurios,
clicar
em
66
FIGURA 77
67
6.4 rea de resultados

MENU: SISTEMA > REA DE RESULTADO
FIGURA 78
So agrupamentos de indicadores. Tambm so conhecidos como dimenses de qualidade.
Por exemplo, alguns indicadores esto relacionados segurana, enquanto outros podem
estar relacionados com investimentos. Alm disso, as reas de resultados podem se referir s
perspectivas do mapa estratgico.
Funes disponveis em rea de Resultados:
Visualizar: Inicialmente todas as reas de resultado so mostradas. Para uma

pesquisa mais detalhada, entre com um trecho do nome e clique em
Editar: Clique em
. A tela de cadastro ser mostrada, com todos os campos
preenchidos.
. Ateno: Os indicares desta rea ficaram sem rea de
resultado.
Incluir: Clique no boto
68
FIGURA 79
69
6.5 Objetivo Estratgico

MENU: SISTEMA > OBJETIVO ESTRATGICO
FIGURA 80
Funes disponveis em Objetivos Estratgicos:
Visualizar Objetivos Estratgicos: Inicialmente, uma lista com todas as anomalias

ir aparecer. Caso deseje uma consulta mais detalhada, escreva um trecho de
descrio. Clique em
Editar Objetivo Estratgico: Clique em
Excluir Objetivo Estratgico: Clique em
FIGURA 81
70
Inserir Objetivo Estratgico: Pr-requisitos: existir unidade gerencial cadastrada.

Clique no boto
. Preencha a descrio e clique em
FIGURA 82
71
6.6 Parmetros
MENU: SISTEMA > PARMETROS
FIGURA 83
rea de parametrizao e customizao de dados e valores padro que sero utilizados por
todo o sistema em seus processamentos.
So eles:
Dias para lembrete de criao de metas e indicadores
Dias para lembrete de lanamento de valores reais
Dias para lembrete de aprovao de valores base
Notificar os Envolvidos na Anomalia
Freqncia Padro do indicador
Para definio dos parmetros, preencha os campos disponveis e clique em
72
FIGURA 84
73
6.7 Unidades de Medida

MENU: SISTEMA > UNIDADES DE MEDIDA
FIGURA 85
Um indicador necessita de uma unidade de medida aos valores lanados em seus
desdobramentos. Todos os valores lanados sero valores referentes uma unidade de
medida em especfico, para que seja possvel nas referncias (desafio, real e limite inferior)
uma anlise de valores de mesmas dimenses.
Funes disponveis em Unidades de Medidas:
Visualizar: Inicialmente todas as unidades de medida so mostradas. Para uma

pesquisa mais detalhada, entre com um trecho do nome ou da sigla e clique em
.
Editar: Clique em
preenchidos.
74
. Escreva o nome e a sigla da unidade de medida e clique em
FIGURA 86
75
6.8 Verbos
MENU: SISTEMA > VERBOS
FIGURA 87
Verbo o objetivo principal de metas. utilizado para defini-las de forma objetiva.
Funes disponveis em Verbos:
Visualizar: Inicialmente todos os verbos so mostrados. Para uma pesquisa mais

detalhada, entre com dados nos campos que desejar e clique em
Editar: Clique em
preenchidos.
.
. Cadastre o verbo desejado e clique em
76
FIGURA 88
77
7. REFERNCIAS
GEPLANES Gesto de Planejamento Estratgico: software proprietrio de
linguagem livre (Java). Verso 1. Belo Horizonte: LinkCom. Disponvel em:
http://www.softwarepublico.gov.br/ver-comunidade?community_id=20483099.
Acesso em 21 de maio de 2010.

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Jordanna Malena da Silva e Mendona Lima

Visite o site da Fundao www.funed.mg.gov.br

6.6 PARMETROS ................................................................................................................................ 71

> Acesso > Alterar Senha, conforme

Funes disponveis em Ano da Gesto:

Visualizar Ano da gesto: Inicialmente so listados todos os anos de gesto j

mostrados apenas os anos de gesto que atenderem ao critrio estabelecido. No caso

Inserir Ano da gesto: Clique no boto

. Insira o ano de exerccio que

Copiar Ano da gesto: Caso deseje copiar as informaes do ano de gesto

Editar Ano da gesto: Clique no cone

e aparecer a tela de cadastro j com os

dados do ano selecionado. Aps editar os dados, clique no boto

Excluir Ano da gesto: Clique no cone

e confirme e excluso. Ateno: ao excluir

um ano de gesto, sero excludos todos os dados previamente cadastrados, incluindo

TABELA 1 AUTORIZAES PARA USURIOS DA FUNO ANO DA GESTO

3.2 Unidades gerenciais

Funes disponveis em Unidades Gerenciais:

Inserir Unidade gerencial: Clique no boto

. Insira o nome desejado para a

, selecione a unidade gerencial no pop-up e clique em

. Aps o preenchimento de todos os dados necessrios, clique em

Visualizar Unidades gerenciais: Inicialmente so mostradas todas as unidades

tambm realizar uma pesquisa a partir da subordinao da unidade gerencial. Para

, aparecer uma janela pop-up.

gerencial desejada e clique em

Editar Unidade gerencial: Clique no cone

e aparecer a tela de cadastro j com

os dados da unidade gerencial selecionada. Aps alterar os dados, clique no boto

Excluir Unidade gerencial: Clique no cone

e confirme. Ateno: sero excludas

tambm todas as metas desta unidade gerencial.

TABELA 2 AUTORIZAES PARA USURIOS DA FUNO UNIDADES GERENCIAIS

Funes disponveis em Metas:

Inserir meta: Pr-requisitos: necessrio ter cadastrado um ano de gesto, uma

de gesto j cadastrado. Selecione a Unidade gerencial clicando no boto

gerencial superior, possvel selecion-la no campo Origem, com isso as medidas

Visualizar meta: Escolha um ano de gesto e uma unidade gerencial e clique no

. Caso deseje realizar uma pesquisa mais especfica, escolha um

verbo e/ou digite um trecho do nome ou descrio e clique em

Editar meta: Clique no boto

. A tela de cadastro ser mostrada com todos os

dados preenchidos. Aps alterar os dados desjados, clique em

Excluir meta: Clique no boto

. Ateno: sero excludas todas as medidas dessa

Aprovar as metas a partir do status

Inserir, alterar e excluir com a data atual superior X

Funes disponveis em Medidas:

Inserir medida: Pr-requisito: meta cadastrada. Clique no boto

um ano de gesto e a unidade gerencial que deseja cadastrar a medida. Para

, abrir uma janela pop

Visualizar medidas: Clique no boto

, caso esteja na tela de cadastro.

Selecione o ano de gesto, a unidade gerencial e a meta da qual deseja visualizar as

Editar medida: Clique no boto

, altere os dados e depois clique em

Excluir medida: Clique no boto

e preencha os campos NDICE e TEXTO

Inserir, alterar e excluir com a data atual superior X

Ciclos de reviso: Eventualmente os administradores podero habilitar um ciclo de

da meta que deseja criar um ciclo de reviso.