Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Manual Jovens
Manual Jovens
~
EXECUCAO
/
de projetos
culturais
Manual de
acompanhamento
de projetos
Coordenadora da rea de
Adolescncia e Juventude
Mnica Zagallo
Assistente de Projetos da rea de
Adolescncia e Juventude
Marlia Ortiz
indice
ina 01
1 Plano de trabalho Pg
2
mento Pgina 0
ra
Executando o o
amento Pgina
o do or
2.1 A organiza
02
a 02
s orados Pgin
n
e
it
s
o
d
o
i
is
2.2 Aqu
02
e contas Pgina
2.3 Prestao d
ina 03
s atividades Pg
a
o
d
n
a
tr
is
g
re
Executando e
ora Pgina 03
st
e
g
e
ip
u
q
e
a
d
3.1 Reunies
ina 04
3.2 Oficinas Pg
4
ficinas Pgina 0
o
s
a
d
o
a
lg
u
3.2.1 Div
cina? Pgina 05
fi
o
a
m
u
r
ra
a
p
gina 06
3.2.2 Como pre
iro da oficina P
ra organizao
adro pa
> Modelo de qu
ta
> Modelo de lis
do rote
gina 07
de presena P
a
oficineiro Pgin
o
d
to
n
e
m
a
h
n
a
e acomp
3.2.3 Registro d
ina 09
e produo Pg
d
o
ir
te
ro
o
s:
to
3.3 Even
ntos Pgina 11
ve
e
s
o
d
o
lic
b
do o p
3.3.1 Conhecen
es Pgina 12
a
rm
fo
in
s
a
d
o
3.3.2 Registr
rio Pgina 13
lat
Elaborando o re
08
Plano de
trabalho
Os editais de financiamento de projetos geralmente exigem a apresentao de um plano de trabalho. Por isso,
um projeto aprovado e em execuo j possui na grande parte das vezes este plano.
muito importante que durante a execuo do projeto os gestores (responsveis pela execuo do projeto)
sigam o mximo possvel aquilo que foi estipulado no plano, se comprometendo em cumprir os prazos do cronograma e as atividades propostas.
Isto no significa que revises do planejamento no possam ou devam ser feitas, porm, de preferncia, devem
ser evitadas. Imprevistos podem acontecer e a capacidade de improvisar do grupo tambm bastante importante.
No entanto, se essas mudanas alterarem o perfil do projeto, modificando bastante o planejamento e cronograma
de aes, elas precisam ser comunicadas e aprovadas pelo financiador.
Por que?
Refazer o plano de trabalho, dividindo as aes que
1. Oficinas
Aes
Jan
Z e
Mari
Z,
Mari,
Rob e
Manu
Fev
Mar
Abr
Mai
Jun
Jul
Ago
Mari,
Rob e
Manu
Mari,
Rob e
Manu
Mari,
Rob e
Manu
Mari,
Rob e
Manu
Mari,
Rob e
Manu
Mari,
Rob e
Manu
Mari,
Rob e
Manu
3. (...)
2. Eventos
Set
Out
Mari,
Rob e
Manu
Mari,
Rob e
Manu
Nov
Dez
Z e
Tio
Tio
Tio e
Manu
3.1)
3.2)
3.3)
Ms de Referncia: Janeiro
Quais atividades preciso fazer?
a) Fazer arte do cartaz e folhetos
05/01
06/01
10/01
15/01
Prazo
At 10/01
Agendar com grupos
25/01
01
Executando
o orcamento
No caso do Programa VAI1, a equipe executiva realiza uma capacitao para orientar os jovens sobre como
devero proceder para a prestao de contas. Uma
orientao dada ao os grupos apresentar notas fiscais
verdadeiras. A equipe do VAI explica quais dados devem constar nas notas e tambm mostra diversas ilustraes de notas falsas e verdadeiras. Em geral as
notas fiscais devem conter obrigatoriamente: data da
emisso, nome e endereo da empresa, CNPJ e discriminao do servio prestado ou do produto adquirido.
A nota no pode conter a descrio do servio como
prestao de servios ou diversos; precisa indicar
especificamente os itens da aquisio. Por exemplo:
aluguel de equipamento de som, 20 sanduches etc.
Verifique com o financiador do seu projeto quais
tipos de comprovantes fiscais so aceitos.
Quando o grupo gestor for prestar contas interessante que apresente um documento organizado e de
fcil entendimento. Uma boa estratgia elaborar uma
planilha com os gastos, o estabelecimento onde cada
item foi comprado e indicar o nmero de um anexo
com a nota fiscal. Organizar os gastos por ordem cronolgica ou por categoria facilita a compreenso do
avaliador das contas.
Verifique sempre se os estabelecimentos possuem notas fiscais, afinal elas so requeridas na prestao de contas aos financiadores do seu projeto, alm de uma garantia para eventuais problemas com o produto comprado.
Programa para Valorizao de Iniciativas Culturais (VAI) uma poltica pblica da secretaria municipal de cultura que possui a finalidade
de subsidiar atividades artstico-culturais principalmente de jovens de baixa renda da cidade de So Paulo.
02
EXECUTANDO
E REGISTRANDO
AS ATIVIDADES
As atividades de um projeto sempre devem ser realizadas tendo em vista o cumprimento dos objetivos previstos,
e para isso muito importante comprometimento do grupo gestor para que as atividades sejam executadas da
melhor maneira possvel.
Para alcanar bons resultados, o projeto precisa ser bem executado. E para ser bem executado, o grupo precisa
se organizar e, entre outras coisas, elaborar e realizar: i) planejamentos especficos de cada atividade; ii) registros
sobre o andamento das aes; e iii) avaliaes. Isso pode ajudar na gesto do projeto, na apresentao dos resultados e na divulgao da iniciativa para a comunidade e outros pblicos interessados.
O planejamento, o registro e a avaliao podem ser feitos de diversas maneiras, como: dirio de bordo2 dos
alunos e dos gestores, lista de presena, ficha com descrio das atividades do dia, fotos, filmes, fichas e dinmicas. Cabe a cada grupo gestor definir quais so as melhores maneiras de registrar e acompanhar as aes de acordo
com a realidade e do pblico alvo do projeto.
Os projetos culturais em sua maioria contam com reunies da equipe gestora, oficinas e eventos. Pensando nisso, sugerimos abaixo algumas dicas, roteiros e modelos de instrumentos que podem ser utilizados para auxiliar o
grupo gestor na elaborao, execuo e memria das atividades.
Data: _______/_______/_______
Quem participou?
Assuntos:
1. O que decidimos?
03
3.2 OFICINAS
As oficinas podem ser atividades independentes, como palestras onde um contedo transmitido de uma s
vez, ou mais abrangentes, tratando de diversos aspectos de um mesmo tema (curso), cuja compreenso depende
da conexo entre todas as oficinas.
NOME:
IDADE:______ ANOS
E-MAIL:
TELEFONES PARA CONTATO: CELULAR:
RES. /COM.:
ENDEREO:
BAIRRO:
CIDADE:
NO (
SE SIM, QUAL?
PARA MAIS INFORMAES SOBRE O PROJETO ACESSE (coloque o site ou blog) OU ENTRE EM
CONTATO COM (colocar os nomes dos responsveis pelo projeto com telefone e e-mail).
04
Contedo
Ambiente
Mtodo/tcnicas
> Pense primeiramente nos temas das oficinas e nas
atividades de cada uma, posteriormente escolha os
recursos mais adequados (e os possveis, de acordo
com o oramento) para atingir o objetivo pretendido
naquela oficina.
Tempo
Sugesto: Antes de preparar o contedo e roteiro de cada oficina, importante perguntar aos alunos quais so as expectativas
deles em relao ao curso e, a partir disso, tentar incorpor-las, quando possvel, aos roteiros das oficinas. Alm disto, importante
estimular os jovens para que se envolvam no processo de ensino/aprendizagem, trocando saberes. Uma tcnica bacana para
estimular esta postura dos alunos ao longo do curso a dinmica do S/Q/A. Os jovens devem responder as seguintes perguntas:
S: O que eu SEI?
Q: O que eu QUERO saber?
A: O que eu APRENDI? (esta pergunta tambm pode ser utilizada para avaliar o curso)
A partir das respostas, programe os contedos das oficinas reservando um espao para os alunos trocarem aquilo que eles SABEM.
05
OFICINA
TEMA
Sobre o que vai
ser a oficina?
ATIVIDADES
O que e como
vou fazer?
a) Apresentar aos alunos a histria da
origem do Hip Hop.
RECURSOS
O que
eu preciso?
TEMPO
Quanto
dura?
Slides (datashow)
20 min
DVD e televiso
40 min
Equipamentos de som e
discos de vinil
30 min
Conversar em roda.
Hip Hop:
os 4 elementos
06
Data:_______/_______/________
Tema:
N
Nomes
Assinaturas
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Dica: Elabore a lista de presena com os nomes dos alunos que preencheram
a ficha de inscrio, ou caso o projeto no tenha essas fichas, registre os nomes
dos presentes no primeiro dia de oficina e depois os coloque na lista.
07
Data:_______/_______/________
N de participantes: __________
Oficina n:
Tema da oficina:
Atividades previstas
O que ocorreu?
Obs. gerais:
08
Dica: Para pensar o objetivo do evento, pense no objetivo do projeto, no pblico que voc quer que participe
e nas caractersticas da comunidade. Pense tambm numa estratgia para atingir o objetivo e nos recursos
disponveis para realizar o evento. Se voc tiver poucos recursos, no adianta pensar num evento com um
objetivo muito grande e que seu grupo no conseguir atingir.
b) Data
Dicas:
> Cheque se h eventos parecidos (com o mesmo tema) prximos da data que pretende realizar o seu evento.
> Pense em qual a melhor data e horrio para o pblico que voc quer que comparea ao evento.
> Tente negociar com os parceiros-chave (como subprefeitura, bandas e organizaes locais) uma data que
seja adequada para as duas partes.
c) Local
Dicas:
> Localize um espao que comporte o pblico e que esteja de acordo com seu perfil .
> Fique atento acessibilidade (portas de entrada grandes, placas, rampas para deficientes fsicos etc.) e se tem
transporte pblico (ponto de nibus e metr) prximo ao local em que ser realizado o evento.
> Verifique se existe e onde esto dispostos os pontos de energia para instalar a estrutura que pretende montar.
> Observe a ventilao do local.
> Verifique se h rota de fuga e extintores de incndio satisfatrios e compatveis com as normas de segurana.
> Pense na estrutura de evento que pretende montar considerando os espaos cobertos e descobertos do
local em que quer realizar o evento. Pense em como deslocar a festa para um espao fechado, caso o tempo
esteja chuvoso.
> Se precisar colocar banheiro qumico, tente localizar no espao uma rea aberta na qual o caminho possa
deposit-los e retira-los facilmente.
> Dependendo do nmero de pblico esperado, obrigatrio alvar e a presena de polcia e ambulncia.
preciso requisitar estes servios subprefeitura.
> Se a rea do evento for residencial preciso respeitar a lei do silncio, para evitar problemas.
> Veja se o local tem lixeiras, ou um lugar onde as pessoas possam jogar o lixo produzido.
d) Pblico
Dicas:
> Faa uma estimativa da quantidade de pessoas que iro prestigiar o evento para estruturar a festa.
> Pense na faixa etria que pretende atingir e direcione as atividades para este pblico.
> Pense qual o perfil cultural do pblico que pretende atingir.
> Se o pblico for muito genrico comunidade pense em ter atividades para os diferentes grupos (crianas,
jovens, mulheres...).
09
ideias
> CRIAO DO EVENTO: o Brainstorming
O brainstorming, ou chuva de ideias uma tcnica na qual todos os presentes colocam seus palpites sem que
haja julgamentos ou auto-crticas.
Para realizar o brainstorming deve-se primeiramente constituir um grupo que entenda minimamente do assunto.
Esse grupo deve agregar pessoas que tambm vo executar as aes para a realizao do evento.
Dicas:
> Todas as pessoas que integram o grupo de discusso das aes devem ter legitimidade no processo. Isso
significa que os integrantes do grupo devem ouvir, debater, concordar ou no com as sugestes a serem
realizadas, mas isso deve ser feito coletivamente e todos devem ser ouvidos.
> Outra dica formar uma equipe mista, com pessoas e parceiros diferentes e de fora do projeto. Uma pessoa
que pense a estratgia de comunicao essencial, pois no h evento e nem cumprimento do objetivo
sem uma boa estratgia de divulgao. Incluir pessoas que pertencem ao universo temtico do evento e
familiarizados com a organizao de eventos culturais fundamental para desenhar aes que estejam de
acordo com o objetivo do projeto.
> Redija as ideias que o grupo tiver e, se possvel, coloque-as num painel para que todos visualizem os palpites
que j foram dados.
> Analisem em grupo todas as ideias que surgiram e avaliem se so viveis, pertinentes com o objetivo do grupo,
enfim, o que possvel e o que no possvel aproveitar dessa chuva de ideias.
Dicas:
> No h um modelo consolidado de check list, no entanto, uma dica colocar no mesmo documento (ao lado
das aes que pretende executar) telefones e endereos dos responsveis e dos executores.
> Procure listar TODAS as aes necessrias, desde convite das atraes, divulgao do evento, parcerias
estratgicas para conseguir espao, equipamentos e algumas atraes, contatos com a CET, alimentao das
atraes e de quem vai trabalhar, produo de materiais de comunicao, mestres de cerimnia (se houver),
segurana e limpeza do local, registro fotogrfico do evento, fechamento do evento, agradecimentos e
organizao do espao quando o evento terminar. Divida o check list por temas, como por exemplo:
divulgao, atraes, estrutura etc.
> Na medida em que as aes vo sendo executadas, o planejamento precisa ser revisto.
> Inclua no seu check list aes ps-evento, por exemplo, limpar o palco, mandar agradecimentos a um parceiro,
enviar fotos para os participantes do evento etc.
10
Nome:
Endereo:
Tel. Fixo:
Celular:
E-mail:
Representa/faz parte de alguma instituio? Qual?
) boca a boca
) cartaz
) folder
) orkut
) blog/site
) estava de passagem
11
1) Pblico alvo
2) Nmero de participantes
3) Formas de divulgao
4) Parceiros
5) Gastos
6) Participao do grupo gestor
7) O que pode ser feito de diferente no prximo evento?
12
Elaborando
o relatorio
O relatrio final de atividades do projeto mostra como ele foi executado e quais foram os resultados obtidos. A
elaborao do relatrio um momento bastante importante para a equipe do projeto, pois garante a memria de
tudo o que aconteceu e uma ferramenta de prestao de contas para os parceiros. Um bom relatrio confere credibilidade ao grupo, pois demonstra sua capacidade gestora e isso pode muitas vezes facilitar outros financiamentos
para prximas edies dos projetos.
Lembre-se de que todos os registros feitos ao longo da execuo do projeto so importantes para a redao do
relatrio. Tambm no se esquea de apresentar junto ao relatrio de atividades, o relatrio financeiro (dicas de
como fazer no item 2.3 - Prestao de contas deste manual).
Abaixo, segue a sugesto de um roteiro para que voc possa elaborar com o grupo gestor o relatrio do seu projeto.
a) CAPA
> Perodo de durao do projeto
> Nome do projeto
> Foto(s)
b) NDICE
> Ttulos e respectivas pginas
c) FICHA TCNICA
> Nomes dos participantes do projeto (ex:
proponente, grupo gestor, parceiros do projeto etc.)
com contato (e-mail dos participantes do grupo,
endereo e telefone da organizao).
d) INTRODUO
> Esta parte deve lembrar o leitor do que se trata o
projeto. Para isso, apresente brevemente (em um
ou dois pargrafos) o histrico do grupo e qual foi o
contexto que levou criao do projeto.
e) SNTESE DO RELATRIO
> Em um ou dois pargrafos apresentar o relatrio,
destacando ao menos um ou dois resultados
principais.
f) APRESENTAO DO PROJETO
> Neste item vale a pena resgatar (reapresentar) os
objetivos do projeto.
> Contar em quais locais foram realizadas as aes.
h) RESULTADOS DO PROJETO
> Apresente os resultados do projeto tentando
responder a pergunta: como as atividades e
aes do meu projeto contriburam para atingir os
objetivos? Ento, v descrevendo esses resultados
dividindo-os em tpicos (por objetivo) no relatrio.
Resultados Quantitativos
> muito importante quantificar os resultados de um
projeto. Por exemplo: Quantas pessoas participaram
de uma oficina? Quantas pessoas estiveram no
evento? Uma boa estratgia para apresentar este
dado comparando o nmero de inscritos no
projeto e contrastar com o nmero de alunos que
efetivamente terminou as oficina, ou seja, calculando
o nmero de alunos que permaneceu na proposta.
> Os resultados devem ser divididos em beneficirios
diretos (n de participantes de oficinas e/ou grupo
cultural beneficiado) e indiretos (estimativa de
pblico que compareceu aos eventos, moradores do
entorno etc.).
Resultados Qualitativos
> Os resultados qualitativos dizem respeito aos
impactos do projeto sem tratar diretamente de
nmeros; por exemplo: maior divulgao do tema
do projeto para jovens, articulao do projeto com
grupos e organizaes da comunidade, intercmbio
entre grupos culturais da regio, aproximao da
comunidade com o poder pblico local etc.
Dica:
13